Lankstus biuro perkraustymas į UK: pagal jūsų verslo poreikius

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų, ir galiu pasakyti vieną – vienodų perkraustymų tiesiog neegzistuoja. Nors dažnai klientai atvažiuoja ir klausia „kiek kainuoja vienas kubinis metras“, realybėje viskas yra kur kas sudėtingesnė, ypač kalbant apie biuro perkraustymą į UK po visų tų Brexit pokyčių. Kartais viskas vyksta kaip pagal laikrodį, kartais vairuotojas stringa pasienyje dėl vieno trūkstamo popieriaus, o kartais klientas pats nežino, ką tiksliai nori vežti. Štai kodėl lankstumas čia ne privalumas, o būtinybė. Toliau bandysiu paprastai, be jokių marketingo gražių žodžių, paaiškinti, kaip tai veikia praktiškai ir ką turėtumėte žinoti, kad neišprotėtumėte.

Bendrai apie procesą ir planavimą

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkraustymą į UK?

Idealiai reikėtų pradėti mažiausiai mėnesį prieš, o jei kalbame apie didesnes korporacijas, tai dar anksčiau. Žinoma, esu matęs atvejų, kai skambina sekmadienį ir sako, kad reikia važiuoti trečiadienį – tada kyla chaosas, kainos šoką į viršų, ir tenka ieškoti kur kas daugiau resursų. Normalus biuro perkraustymas į UK reikalauja laiko ne tik dėl pačių vežimų, bet ir dėl dokumentų tvarkymo, kurie dabar yra kur kas lėtesni nei anksčiau. Neskubėkite, jeigu nenorite sumokėti už skubą.

Ar tikrai reikia apžiūrėti biurą prieš teikiant pasiūlymą?

Geriau taip daryti, nors dabar dažnai viską darome nuotoliniu būdu per „Zoom“ ar vaizdo skambučius. Kai atsiunčiate tik sąrašą daiktų, beveik visada pasitaiko klaidų – pavyzdžiui, užmirštate paminėti, kad turite milžinišką stalinį ledynėlę virtuvėlėje arba, kad serverio spinta sveria ne 50, o 200 kilogramų. Vizualinis patikrinimas leidžia mums suprasti, ar ten reikės specialios technikos, ar įlips į liftą, ar ne. Tai užtikrina, kad galutinė kaina nesistotų kaip sniegbolas.

Kaip suskaičiuojamas tūris ir kiek tai įtakoja kainą?

Standartiškai mes skaičiuojame kubiniais metrais (m3), bet biuro perkraustymas į UK dažnai turi savų niuansų. Jeigu turite daug mažų dalykėlių, popierių, archyvų, tai užima daugiau vietos ir laiko pakavimui nei kelios didelės sofa. Taip pat įtakos turi svoris – jei daugiau knygų ar metalinio baldų, gali tekti imti mažesnę mašiną, kad neviršytų svorio limito. Taigi, kaina nėra tikrais tūris, tai ir kompleksiškumas, ir svoris, ir distancija JK viduje.

Ar galima atidėti daiktus ir juos išvežti vėliau?

Taip, tai dažnai darome, vadiname tai „sandėliavimu“ arba daline išvežimo tvarka. Kartai įmonė negali iš karto įsikurti naujoje vietoje, todėl mes išvežame dalį į mūsų sandėlį Lietuvoje arba tiesiogiai į laikiną saugojimo vietą UK. Lankstus biuro perkraustymas į UK leidžia tokias variacijas, svarbu tik tiksliai pasakyti, kiek laiko reikia laikyti daiktus, nes ilgesnės laikymo trukmės kainos gali skirtis.

Kas daroma su kompiuteriais ir jautria technika?

Tai visada yra nervų dalykas. Geriausia, jei techniką išpakuoja ir supako patys jūsų IT žmonai, nes jie žino, kas kur priklauso. Jei mums paliksite tai daryti, mes padarysime geriausia galima, bet atsakomybę dėl duomenų praradimo neįsivaizduoju imti. Dažnai įmonės nusiperka specialias dėžes su putomis serveriams, o paprastus kompiuterius supa į burbuliukų plėvelę. Svarbiausia – užfiksuoti buklę prieš pakavimą.

Ar padedate susirasti naujas patalpas UK?

Ne, mes ne turto agentai, mūsų darbas yra gabenti. Tačiau per tuos 20 metų pažįstome daugybę žmonių, todėl galiu kažką patarti arba nukreipti į tuos, kurie išmano rinką Londono ar Mančesterio regionuose. Tik neprašykite man pasakyti, kur pigiausia nuomoti biurą, nes aš tiesiog neberiu to informacijos galvoje, tai ne mano kompetencija.

Ką daryti, jei biure yra pavojingų atliekų?

Tai ne retkas dalykas senesnėse įmonėse – senos spausdintuvų kasetės su toneriu, chemikalėlės valymui ir panašiai. Tai negali būti tiesiog įmesta į konteinerį su baldais. Reikia specialios atliekų utilizavimo procedūros, kurią mes organizuojame atskirai. Niekada neslėpkite to nuo vairuotojo, nes pasienyje ar sandėlyje tai gali sukelti didelių problemų.

Ar reikia išmontuoti baldus prie atvykimo komandos?

Lengviau, jei tai padaryta iki mūsų atvykimo, bet jei neturite ką padaryti, mūsų meistrai tai padarys greičiau nei jūs galvojate. Tiesa, taisyklingas biuro perkraustymas į UK reikalauja, kad visos sraigštės ir varžtai būtų sudėtos į pažymėtas maišelius, kad paskui nebūtų naktų ieškant, kaip surinkti direktoriaus stalą. Pasidaryk nuotraukas prie išmontavimo, tai labai padeda.

Dokumentai, muitinė ir „Brexit“ realybė

Kokius dokumentus reikia turėti išvykstant iš Lietuvos?

Pagrindinis dalykas – tai krovinių manifestas ir sandėlio žurnalas, bet jums kaip klientui svarbiausia turėti tikslią inventoriaus sąrašą (packing list). Jis turi būti lietuvių ir anglių kalbomis, nurodyant apytikslę vertę (nors perkraustant į JK vertė dažnai nėra taip kritinė kaip prekėms, bet muitininkai mėgga matyti skaičius). Be to, reikės sutarties su pervežėju.

Ar reikia EORI kodą biuro perkraustymui į UK?

Jeigu perkraustote savo asmeninius daiktus ar įmonės turtą, kuris išlieka jūsų nuosavybės, dažnai EORI nereikalingas, jei vertė n viršija tam tikrą slenkstį (paprastai tai maždaug 6000 GBP). Bet čia esu tikras tik 90 proc., nes taisyklės keičiasi kaip oras. Geriausia pasitikrinti su savo buhalteriu arba mūsų logistiku. Jei reikia EORI, gauti jį nėra sudėtinga, bet trunka kelias dienas.

Kaip Brexitas pakeitė dalykus? Ar dar ilgai truks muitinės patikros?

O Dieve, Brexitas... (pataisymas: turiu omenyje išstojimą iš ES) sukėlė daugiau galvos skausmo nei pasaulio karas. Dabar kiekvienas krovinys turi būti deklaruojamas. Kartą vairuotojas stovėjo 12 valandų ties Doveriu, nes sistema „nulūžo“. Dabar situacija šiek tiek pagerėjo, bet visada reikia skaičiuoti, kad gali užtrukti. Lankstus biuro perkraustymas į UK dabar reiškia ir psichologinį pasiruošimą nenumatytiems.

Kas yra „Transfer of Residence“ (ToR) arba perkėlimo į gyvenamąją vietą procedūra?

Jei verslo atstovas persikelia gyventi į UK ir veža asmeninius daiktus, galima kreiptis dėl ToR01 numerio, kuris leidžia atsiskaityti be PVM (VAT) ir muito. Tai labai padėjo vienam mūsų klientui, kuris vežė visą namų ūkį kartu su biuro įranga. Bet būkite atidūs – jeigu daiktai priklauso įmonei, o ne fiziniam asmeniui, ToR gali netikti.

Ar mokesčiai taikomi naujiems biuro baldams, kuriuos nusiperkame ES ir vežame į UK?

Jei perkate naujus baldus Vokietijoje ir norite atvežti į Londono biurą, tai jau yra prekyba, ne perkraustymas. Čia reikės mokėti JK importo PVM (VAT) ir galbūt muitus, priklausomai nuo prekės kilmės. Biuro perkraustymas į UK paprastai apima jūsų naudojamą turtą, o ne naują prekę. Naujų daiktų vežimas yra visai kita istorija su kitais dokumentais.

Kas nutinka, jei dokumentuose įrašysiu klaidingą prekės vertę?

Muitininkai nėra kvaili, jie turi savo kainų duomenų bazes. Jei parašysite, kad 5 metų senumo kėdės kainuoja 500 eurų, juos įtars. Greičiausiai jie nustatys savo vertę, o jei skirtumas didelis, gali būti bauda ar papildomas patikrinimas. Geriau būti sąžiningas ir rašyti realią (nors ir sumažintą dėl nusidėvėjimo) vertę.

Ar galima vežti alkoholį ar maisto produktus biuro turtuose?

Asmeniniams poreikiams – nedidelį kiekį taip, bet jei vežiate biuro staltiesėms vyną ar maistą bankietui, tai gali būti problematiška. JK yra griežti reikalavimai dėl gyvūninių produktų atvežimo iš ES. Geriau to nedaryti, nes viena sausa dešra gali sutrukdyti visą biuro perkraustymą į UK ir baigtis dideliu baudos rėmeliu.

Ką daryti, jei krovinys užstrigs muitinėje?

Tuomet reikia greito reagentavimo. Mūsų brokeriai UK susisieks su jumis ir paprašys papildomų dokumentų ar paaiškinimų. Svarbiausia nepradėti hysteriuoti, o greitai pateikti tai, ko prašoma. Dažniausiai užstrigsta dėl netikslaus kodo (HS Code) nustatymo, todėl labai svarbu, kad sąraše būtų tikslios prekių pavadinimai.

Ar reikia draudimo muitinės patikros atveju?

Draudimas apima daugiau fizinio pažeidimo ar grobimo, bet ne dėl dokumentų trikdžių patirtus nuostolius. Tačiau jei muitinė nuspręs sunaikinti krovinią (pavyzdžiui, dėl draudžiamų medžiagų), draudimas gali padėti. Visada patariu įsigyti „All risk“ draudimą, jis nėra toks brangus, bet sutaupo daug nervų.

Kainos, laikas ir logistika

Kiek vidutiniškai trunka kelionės į Londoną ar Mančesterį?

Iki Londono paprastai važiuojame 2–3 dienas viena kryptimi, priklausomai nuo kelių situacijos ir kalno (feribų) laiko. į Škotiją ar šiaurės Angliją gali užtrukti diena ilgiau. Biuro perkraustymas į UK nėra lenktynės, svarbiau, kad krovinys atvyktų sausai. Tačiau jei jums labai skubia, galima organizuoti ekspresinį reisą su vienu vairuotoju (bet jis tils mažiau, tai didesnė rizika).

Kodėl kaina svyruoja tarp skirtingų pasiūlymų?

Kai gaunate pasiūlymą, kuris yra 50 proc. pigesnis už kitus, tai tikriausiai melas. Gali būti, kad jie skaičiuoja be PVM, be draudimo, arba naudoja senas, nepritaikytas mašinas. Kartos pigiausi pasiūlymai baigiasi taip, kad atvažiuoja sunkvežimis be lifto ir pradeda klausinėti, kur jūsų keliai yra. Kokybė turi savo kainą.

Ar galima užsisakyti dalinį krovinį (shared load)?

Taip, jeigu turite mažai daiktų, pavyzdžiui, tik vieną biurą ir keletą dėžių. Tada jūsų daiktai važiuoja su kitų klientų kroviniu viename sunkvežimyje. Biuro perkraustymas į UK tokiu būdu yra pigesnis, bet lėtesnis, nes reikia surinkti visus krovinius ir iškrauti juos keliuose vietose. Tinka tiems, kurie neskuba.

Kas yra „access“ problema ir kodėl ji brangiai kainuoja?

Jei naujieji jūsų biuro rūmai centre yra siaurame gatvėlėje, kur neįvažiuoja 7,5 tonų sunkvežimis, tenka dirbti kitaip. Reikia mažesnės mašinos (Luton) ar net perkrauti ant specialios transporto priemonės. Tai vadinasi „access issue“ ir tai papildomai kainuoja, nes užtrunka kelias valandas. Visada pasakykite iš anksto apie gatvės apribojimus.

Ar dirbate savaitgaliais ar naktimis?

Galime, bet tai kainuoja brangiau. JK vairuotojai turi griežtas darbo laiko apribojimo taisykles. Jei reikia iškrauti biurą naktį, kad rytaudami darbuotojai galėtų dirbti, tai reikia suderinti papildomus mokesčius. Kartais verta laukti iki ryto, jei leidžia situacija.

Kokie papildomi mokesčiai gali atsirasti išaiškėjus?

Gali būti „waiting charges“ (laukimo mokestis), jei vairuotojas laukia, kol paruošiate biurą išsikrauti. Taip pat gali būti mokestis už sunkvežimio išvalymą (vaizdas, kai įkeliate purvius statybinius atliekas iš biuro remonto). Geriausia aptarti šiuos dalykus iš anksto, kad nebekristumėte nuo kėdės gavus sąskaitą.

Ar galima sekti krovinį realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS stebėjimą, tačiau ne visada vairuotojai atnaujina būseną kas valandą. Esu matęs, kaip GPS rodo, kad mašina stovi vietoje, o ji tiesiog stovi įstrigusi spūstyje M25 žiede. Biuro perkraustymas į UK technologiniu požiūriu pasiekė aukštą lygį, bet vis dar priklauso nuo žmogaus faktoriaus.

Kas daryti, jei naujame biure nėra keltuvo?

Turime savus nešiklius, kurie gali nešti rankomis, bet jei turite 50 dėžių penktame aukšte be lifto, tai užtruks labai ilgai ir brangiai. Tokiu atveju galima nuomoti mobiliųjų keltuvų platformą, bet tai turi būti suplanuota iš anksto. Nenuokite mums apie tai tik tada, kai sunkvežimis jau stovi prie durų.

Ar taikoma nuolaida, jei kartu vežame ir asmeninius daiktų darbuotojų?

Kartais taip, jeigu tai neįsigudrina per daug vietos. Jei darbuotojai persikelia ir turi kelias dėžes asmeninių daiktų, mes dažnai imame tai „už akies“ kaip papildomą paslaugą. Bet jei tenka butą iškrauti, tai jau tampa atskira sutartimi. Geriausia aptarti su vadovu.

Rizikos, draudimas ir problemų sprendimas

Kas nutinka, jei susidaužo brangus serveris ar turtas?

Jei mes supakome ir mes sudaužėme – mokame. Jei jūs supakote ir tai susidaužė dėl blogo pakavimo – mokėsite patys. Todėl draudimas yra būtinas, bet svarbu sužinoti, kas yra apdrausta. Yra atvejų, kai klientai sako, kad visa vertė 100 tūkst. eurų, bet draudima įsigyja tik už 10 tūkst. – tada nuostolio nebus padengtas pilnai.

Ar dažnai įvyksta avarijos ar grobimai?

Per 20 metų buvo keletas incidentų, bet stengiamės labai atsargiai. Didelės rizikos maršrutai yra, kai mašina paliekama be priežiūros neapsaugotoje aikštelėje. Mes stengiamės niekada nepalikti krovinio be priežiūros. Biuro perkraustymas į UK yra saugus, jeigu pasirenkate patikimą, ne pigiausią bendrovę.

Kaip elgtis, jei atvykstančioje komandooje yra problemų su kalba?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai bent jau baziniu lygmeniu, jei važiuoja į UK. Tačiau jei tenka susidurti su vietinės apsaugos ar administracija, kartos būna sunku. Tada mes padedame telefonu. Kartais vairuotojai tiesiog bando aiškintis rankomis ir kojomis, kas, tiesą sakant, veikia 90 proc. atvejų.

Ar galima pasitikėti įmonėmis, kurios siūlo neįtikėtina pigią kainą?

Nepatariu. Yra įmonių, kurios dirba „be popierių“, be draudimo, o kai atsiranda problema, tiesiog išsijungia telefonus. Esu girdėjęs istorijų, kai krovinys dingdavo viduryje kelio, o įmonė sakydavo, kad tai ne jų problema. Patikimumas šioje srityje brangiau kainuoja nei pigumas.

Kas daryti, jei klientas pats nupakoja daiktus blogai?

Tada mes neprisiimame atsakomybės. Jei dėžė su kompiuteriais viršuje turi užrašą „kruopščiai“, o viduje viskas plaskeja be popieriaus, ir dėžė susilygina – tai ne mūsų kaltė. Visada rekomenduoju naudoti kokybiškas dėžes, o ne tas, kurias parsigabenate iš prekybos centrų (jos būna per minkštos sunkioms knygoms).

Ar galima keisti planą kelionės metu?

Galima, bet tai brangu. Jei jau važiuojate ir staiga nusprendžiate, kad vietoj Londono reikia važiuoti į Birmingamą, tai reikės pakeisti maršrutą, gali kilti papildomi mokesčiai už laiką ir kuro priedus. Lankstumas yra geras dalykas, bet jis turi savo kainą.

Kaip užtikrinti konfidencialumą perkeliant dokumentus?

Galima uždaryti biurą išorėje, kol vyksta perkraustymas, arba naudoti užrakstomas dėžes svarbiems dokumentams. Mūsų darbuotojai yra instruktuoti ne skaityti, kas ten rašyta, bet visgi geriau pasirūpinti, kad svarbių sutarčių nebūtų tiesiog palikta ant stalo.

Ar galima naudoti jūsų dėžių nuomos paslaugą?

Žinoma, tai labai patogu. Atvežame dėžes, jūs susipakuoojate, mes atvykstame, pakrauname ir išvežame tuščias dėžes atgal. Tai sutaupo laiko ir nervų ieškant kur nupirkti kokybiškų dėžių. Biuro perkraustymas į UK tampa kur kas tvarkingesnis su tinkama inventoriaus sistema.

Ką daryti su senais baldais, kuriuos nereikia vežti?

Galime juos išvežti į šiukšliadėžę arba, jei jie dar tinkami, perduoti labdarai. Kartais klientai sako, kad viskas turi būti išvežta, netgi seniai sugedusios kėdės. Tai užima vietą sunkvežimyje, todėl jei galite išsikrauti senų daiktų prieš mūsų atvykimą, padarysite sau ir mums malonumą.

Kas jei vairuotojas susirga ar negali važiuoti?

Turime atsarginių vairuotojų tinklą, bet jei tai nutinka Anglijoje, gali būti komplikacijų. Vieną kartą vairuotojui užstrigo akmenys inkstuose (tiesiog taip nutiko), teko skubiai ieškoti vietinio pagalbos. Tai retas atvejis, bet mes visada turime planą B, bent jau bandome jį turėti.

Ar verta rūpintis apsauga naujame biure?

Jei biuras yra mažai saugumo rajone arba statybų aikštelėje, verta pagalvoti apie laikiną apsaugą arba bent jau užrakstamas duris. Mes neatsakome už vagystes iš jūsų patalpų tada, kai mes jau išvažiavome. Gudrumas niekada nenuodinga.

Ar galima susimokėti atidėliautus mokėjimą?

Standartiškai prašome avanso, o likutį – gavus krovinį arba prieš išvežimą. Su ilgalaikiais partneriais galime kalbėtis apie sąskaitas-faktūras su mokėjimo terminu, bet naujiems klientas reikia užtikrinimo. Mes taip pat negalime dirbti nemokamai, degalai ir algos nėra nemokamos.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į UK nėra mokslas, bet jis reikalauja kantrybės ir gero planavimo. Nors aš čia parašiau daug problemų ir rizikų, dažniausiai viskas vyksta sklandžiai, jeigu klientai nekalba „aš viską nusipirkau vakar ir reikia rytoj atvežti“. Lankstumas ir atvirumas leidžia išvengti didžiausių stresų. Pasitarkite su profesionalais, pasirūpinkite dokumentais ir tikėkis geriausio – o blogiausiu atveju, mes jau esame matę viską ir žinome, kaip iš to išsisukti.