Lankstus biuro perkraustymas į Londoną su greičiu: praktinis vadovas be reklamų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir mačiau viską – nuo tai, kai vairuotojas prarado dokumentus Kelne, iki tokių situacijų, kai klientas slapta bandydėi įvežti daugiau nei leidžiama. Dažnai įmonės, kurioms reikalingas lankstus biuro perkraustymas į Londoną su greičiu, įsivaizduoja, kad tai kaip filmuose – pakrauname, važiuojame, iškrauname. Realybėje ten yra daugiau pavojų, nei atrodo. Ypač kai kalbame apie Jungtinę Karalystę po Breksito. Čia nėra tikrai apie tai, kad padėtum viską į dėžę ir užfiksuotum laiką. Čia apie tai, kad turi suprasti, kur tavo daiktai yra fiziškai ir kur yra jų dokumentai. Jei reikia skubos, lankstus biuro perkraustymas į Londoną su greičiu turi būti suplanuotas taip, kad muitinėje neišsižiotum. Kalbėsim tiesiogiai, be tų visų gražių frazių iš brošiūrų.

Kiek laiko tai viskas užtrunka ir kaip su planu

Ar tikrai įmanoma atvežti viską per 3 dienas?

Tai labai sunkus klausimas. Teoriškai – taip, jei pasirūpinsit lankstaus biuro perkraustymo į Londoną su greičiu logistika iš anksto. Praktiškai? Viskas priklauso nuo to, ką vairuotojas pamatys Lietuvoje. Jei darbuotojai vis dar nepakavę kompiuterių, kai atvažiuoja sunkvežimis, tada nebus jokių trijų dienų. Būna taip, kad krovinys paruoštas, bet vėliau paaiškėja, trūksta kelių dokumentų, ir vairuotojas privalo laukti iki ryto. Vienas kartas buvo, kad dėl vieno pasirašymo trūkumo prastovėjome 12 valandų. Taigi, laikas – tai tai, ką užsakovo akys mato, bet dokumentai rodo kažką kito.

Ar galima keltis savaitgalį?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Vairuotojai taip pat turi poilsio laikus, o Londono centras savaitgalį nebus mažiau užstrigęs. Jei norite lankstaus biuro perkraustymo į Londoną su greičiu, savaitgalis gali būti geriausias variantas, kad netrukdytumės savo darbui, bet reikia suprasti, kad ir muitinės dirba kitaip. Kartais gali tekti mokėti už ekspresinį išvykdymą iš sandėlio. Geriau šitą dalyką aptarti iš karto, o ne tuomet, kai jau penktadienį vakare viskas sudėta į dėžes.

Kas daryti, jei reikia skubėti labai daug?

Tada turi mokėti už prioriteta. Standartinis lankstus biuro perkraustymas į Londoną su greičiu yra viena kaina, o kai reikia, kad sunkvežimis išvažiuoja dabar, tai visai kita. Gali tekti siųsti papildomą sunkvežimį, jei daiktų susikraupė daugiau nei planavote. Be to, reikia atsižvelgti į laiko juostas. Vairuotojai negali važiuoti be poilsio 10 valandų. Jei jums reikalinga "skubos pagalba", mes turim jungti du vairuotojus į vieną sunkvežimį, o tai pridės prie galutinės sąskaitos.

Kiek užtrunka surinkti biurą?

Tai priklauso nuo to, kiek turite tos "ergonomikos". Jei tai paprasti stalai, tai viena, jei sudėtingos sistemos – kita. Vieną kartą teko nešti milžiniškas parduotuvės lentynas, kurios neėėjo į liftą. Teko keltis pro langą (ne, nešokti, o su kranu). Surinkimas užima maždaug trečdalį viso laiko. Negerai, jei planuojate pradėti dirbti naujame biure rytoj, o darbininkai dar tik montuoja pirmą stalą.

Ar reikia rezervuoti keltą iš anksto?

Būtinai. Ypač dabar, kai kelių tiesimas ar keltų problemos gali sukelti chaosą. Nors dažnai lankstus biuro perkraustymas į Londoną su greičiu reiškia, kad viskas sprendžiama paskutinę minutę, keltas turi būti užsakytas bent prieš kelias dienas. Jei atvažiuosite į uostą be bilieto, tikimybė, kad vos praslysite pro ten, yra maža. O stovėjimas priekyje gali užeiti brangiau nei patys perkraustymo darbai.

Kaip užtikrinamas, kad vairuotojas nepavėluos?

Negaliu užtikrinti 100 proc., nes gali būti avarija. Bet mes stengiamės dėti patikimus vairuotojus, kurie nevažiuoja kaip lenktynininkai. Lankstus biuro perkraustymas į Londoną su greičiu nereiškia, kad vairuotojas turi laužyti greičio limitus. Jis turi važiuoti taip, kad krovinys atvyktų sveikas. Gali būti, kad jis pradels dėl užstrigimo ties Ostenda ar Kalais, bet to išvengti sunku. Geriausia turėti atsarginį planą – pvz., pagrindiniai kompiuteriai važiuoja viena mašina, o baldai kita.

O jei planai pasikeičia pervežimo metu?

Tai įprasta dalyka. Vieną kartą klientas pareiškė, kad biuras uždarytas anksčiau laiko, ir prašė vežti į sandėlį, o ne į Londoną. Tokiu atveju mums reikia greitai pakeiti CMR dokumentus ir gauti naują adresą. Tai įmanoma, bet tai sukelia chaosą. Jei norite lankstaus biuro perkraustymo į Londoną su greičiu, turite būti pasirengęs, kad kainos gali keistis, jei keičiamas maršrutas pervežimo metu.

Dokumentai ir tas nemalonus muitinės pyks

Kokius dokumentus reikia turti su savimi?

Būtinai reikia inventoriaus sąrašo (packing list). Be jo nepraeisite net pro Lietuvos sieną, jei tikrins. Taip pat reikia CMR konosamento. Dabar, po Breksito, lankstus biuro perkraustymas į Londoną su greičiu tapo dar sudėtingesnis dėl EORI numerių. Jūsų įmonė turi turėti JK EORI numerį, jei norite įvežti daiktus be muito. Jei jo nėra, pradėsite laukti ir mokėti baudas už netinkamą deklaravimą.

Ar reikia mokėti mokesčius už biuro techniką?

Dažniausiai ne, jei tai naudojama technika (t. y. jau ne nauja, parduodama). Bet turi tai įrodyti. Muitininkai gali užduoti klausimų, kodėl vežiate 50 monitorių. Jei atsakysite, kad tai pardavimui, bus PVM ir importo mokestis. Jei lankstus biuro perkraustymas į Londoną su greičiu yra tik perkėlimas į filialą, tai laikoma perkėlimu tarp savo padalinių (intra-community supply), bet čia yra daug niuansų, todėl geriau pasitarti su brokeriu.

Kas yra EORI numeris ir kur jį gauti?

Tai Europos ekonominės veiklos registracijos ir identifikavimo numeris. Be jo jums neleis įvežti nieko į JK. Gali gauti jūsų buhalteris arba logistikos partneris. Kartais klientai mano, kad jų įmonės kodas užtenka. Neužtenka. Buvo atvejis, kai sunkvežimis stovėjo pasienyje 2 dienas, kol klientas gavo EORI. Tai visiškai gadina lankstaus biuro perkraustymo į Londoną su greičiu idėją.

Ką daryti, jei dokumentai neteisingi?

Reikia juos taisyti iš karto. Kartais lankstus biuro perkraustymas į Londoną su greičiu sustoja dėl pavienės klaidos pavardėje arba neteisingai nurodyto svorio. Negalima meluoti apie svorį, nes svarsčiai uoste nemeluoja. Jei dokumentuose parašyta 2000 kg, o realu 5000, gali būti bauda. Geriau leisti mums padaryti darbą patikimai, nei bandyti "sutaupyti" deklaravant.

Ar reikia brokero?

Siūlau taip. Nors galima bandyti patys eiti pro muitinę, bet jei kas nors nepasiteis, gausite baudą, kuri bus didesnė nei brokero paslaugos. Brokeras žino visus tuos kodus (HS kodus), kurių aš tik retai prisimenu iš galvos. Jis padarys, kad lankstus biuro perkraustymas į Londoną su greičiu neuktųtų į muitinės "kaminą". Ypač jei vežate brangią techniką ar serverius.

Kaip deklaruoti kompiuterius?

Jie turi konkretų kodą (paprastai 8471). Reikia nurodyti serijinius numerius, jei vertė didelė. Negalima tiesiog rašyti "kompiuteriai" – turi būti "nešiojami kompiuteriai, 5 vnt.". Dažnai klientai bando susigrupuoti viską į vieną eilutę "biuro įranga", bet to muitinė nepriima. Tai viena dažniausių klaidų, kurios sulėtina lankstų biuro perkraustymą į Londoną su greičiu.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai gana pavojinga zona. Techniškai tai turi būti atskira siunta, o ne įmonės krovinys. Jei įdėsite darbuotojo dėžę su drabužiais į sunkvežimį su įmonės baldais, ir ją rands, gali būti įtarimas, kad tai prekyba. Geriau, kad darbuotojai vežtų savus daiktus atskirai, arba deklaravote tai kaip "personal effects". Bet tuo tikrai labiau užsiima brokeris.

Biuro technika ir brangios daiktys – kaip neišsišokti

Kaip supakuoti serverius?

Jie turi būti išjungti (svarbu!), užklijuoti kabeliai, o pats serveris – uždarytas į originalią dėžę arba specialų „flight case“. Negalima mesti į paprastą dėžę su putėlių popieriumi. Lankstus biuro perkraustymas į Londoną su greičiu reiškia vibracijas kelyje, o serveriai to nemėgsta. Vieną kartą gavome skundą, kad po važiavimo serveris nebeužsileido – tiesiog atsijojo atminties moduliai.

Ar reikia išimti dokumentus iš seifų?

Ne visada, bet rekomenduoju. Jei seifas sveria 500 kg ir jis nejudinamas, jis liks biure. Bet jei tai mažesnis seifas su svarbiais sutartimis, geriau juos išimti. Jei dingsta raktas (o tai nutinka dažnai per tokius kraustymus), turėsite problemų. Geriau pasirūpinti, kad svarbiausi dokumenteliai keliautų su vadovu rankiniame bage, o ne lankstaus biuro perkraustymo į Londoną su greičiu sunkvežimio gilumoje.

Kaip apsaugoti LCD ekranus?

Jūs turite tuos specialius apsauginius popierius, vadinamus „bubble wrap“, bet jis reikalingas storas. Be to, reikia uždėti kartoną tarp kiekvieno monitoriaus. Negalima statyti vienas kito ant kitos be tarpinės. Monitoriai – dažniausiai kenčia dalykas tokiose siuntose. Nors ir lankstus biuro perkraustymas į Londoną su greičiu yra mūsų prioritetas, jei vairuotojas staigiai stabdo, monitoriai gali nukristi.

Ar draudžiama vežti tonerius?

Galima, bet labai atsargiai. Jei toneris išsilieja, jis užteršia viską – ir baldus, ir kilimus. Geriau juos išimti iš spausdintuvų ir įdėti į plastikinius maišus. Būna, kad spausdintuvas užšąla kelyje (jei žiema ir nėra šildymas), o tada toneris tampa kietu bloku. Tai komplikuoja lankstų biuro perkraustymą į Londoną su greičiu, nes reikia valyti ilgai po to.

Ką daryti su augalais?

Augalai į JK nėra draudžiami, bet turi būti be žemės (arba sterilioje) ir be kenkėjų. Muitinė labai griežtai tikrina šaknų sistemą. Jei turite didelę palmę biure, gali tekti palikti ją čia, nes lankstus biuro perkraustymas į Londoną su greičiu su augalais yra loterija. Gali tiesiog sulyginti jiems šaknis ir neleisti įžengti.

Ar verta apsisaugoti draudimu?

Būtinai. Standartinė draudimo suma (paprastai 10 eurų už kg) gali neužteksti serverių ar brangių menkų kūrinių. Reikia deklaruoti tikrąją vertę. Vienas klientas neteko 5 tūkst. vertės duomenų saugyklos, nes nesužinojo, kad reikia specialaus draudimo. Lankstus biuro perkraustymas į Londoną su greičiu turi būti ne tik greitas, bet ir apsaugotas finansiškai.

Kaip vežti biuro kėdes?

Geraiiau surinkti jas ir padėti ant padėklų. Jei tiesiog užmestumėte vieną ant kitos, ratukai susilaužo, o odelės subraižomos. Yra specialios kėdžių krovimo priemonės („chair dolly“), tai pagreitina darbą. Nenuostabu, kad dažnai po tokių vežimų reikia pirkti naujas kėdes – nebus tai lankstus biuro perkraustymas į Londoną su greičiu, jeigu atvyksiate tik su sulaužytais baldais.

Londono specifika ir mokesčiai – kur gali nudžiugti

Kas yra ULEZ ir ar reikia mokėti?

ULEZ (Ultra Low Emission Zone) apima beveik visą Londoną. Jei jūsų sunkvežimis neatitinka standartų (Euro VI), mokėsite 100 svarų per dieną (gal net daugiau dabar). Tai didelė pinigų suma, kurią dažnai klientai pamiršta. Lankstus biuro perkraustymas į Londoną su greičiu turi apimti ir šį mokesčį, kitaip sąskaita gali būti nemaloni staigmena. Reikia tikrinti sunkvežimio registracijos numerį JK svetainėje.

Ar sunku rasti vietos prie biuro?

Labai sunku. Londono centre be leidimo (parking permit) negalima stovėti ilgiau nei 20 minučių. Jei jūsų biuras vidury miesto, reikia kreiptis į savivaldybę dėl leidimo iš anksto. Kitu atveju vairuotojas gali būti baudžiamas, o sunkvežimis nuvilktas. Tai neįeina į lankstaus biuro perkraustymo į Londoną su greičiu sąvoką, jei praleisite valandas ieškodami vietos arba mokėdami baudas.

Ką daryti su „Congestion Charge“?

Tai mokesčias už važiavimą į centrą (jei dar taip vadinasi, nes jie keičia zonas). Dabar beveik visa zona yra ULEZ, bet kai kuriuose vietose reikia mokėti atskirai. Mums reikia žinoti jūsų biuro adresą (post code), kad galėtumėt apskaičiuoti. Nenoriu, kad klientas pyktų, kai pamato sąskaitą už papildomus 15 svarų.

Ar galiva važiuoti naktį?

Galima, ir kartais netgi rekomenduojama, kad neužstrigtumėt spūstyse. Bet Londono naktis nėra taip tylu, kaip atrodo. Taip pat reikia atsižvelgti į tai, ar jūsų naujasis biuras turi liftą, kuris veikia naktį (dažnai jis yra išjungtas). Lankstus biuro perkraustymas į Londoną su greičiu naktį gali tapti košmaru, jei reikia nešti 20 kg monitorių 4 aukštus laiptais, nes liftas techninės pertraukos.

Kas daryti, jei biuras antrame aukšte be lifto?

Reikia užsisakyti „tail lift“ sunkvežimį (su pakėlimo platforma gale) ir papildomus darbuotojus. Tai kainuos. Beje, prisimenu vieną atveją, kur sunkvežimis neprilenkė tilto, nes biuras buvo sename rajone, kur žemos arklių tramvajų arkos. Ten teko viską perkrauti į mažesnę mašiną. Tai tikras lankstaus biuro perkraustymo į Londoną su greičiu testas.

Ar reikia mokėti vairuotojo apgyvendinimą?

Jeigu jis priverstas laukti, kad jums atidarytų duris ryte, o atvyko vakare, taip. Jis negali važiuoti atgal tuoj pat, jeigu nėra poilsio laiko. Dažniausiai jie miega sunkvežimyje arba viešbutyje (jei užsakytas). Geriau iš anksto pasiderėti laikus, kadangi lankstus biuro perkraustymas į Londoną su greičiu neapima nemokamų nakvynių.

Kokie yra Londono parking'o apribojimai?

Gėlytės linijos (red routes) – jose negalima stovėti visai. Geltonos linijos – galima tik tam tikru laiku. Jei vairuotojas nekalba angliškai (o kai kurie nekalba), jis gali suprasti klaidingai. Geriau, kad kas nors iš jūsų komandos sutiktų vairuotoją ir parodytų, kur stovėti. Tai išvengsite nemalonių pokalbių su „warden“.

Kainos ir paslėpti mokesčiai – apie ką niekas nesako

Nuo ko priklauso kaina?

Nuotolis, svoris, taip, bet svarbiausia – sudėtingumas. Lankstus biuro perkraustymas į Londoną su greičiu brangesnis ne todėl, kad mes taip norim, o todėl, kad ten reikia daugiau darbo jėgos ir dokumentacijos. Užtektų vieno vairuotojo, bet jis nepajėgs išnešti 50 dėžių per 2 valandas. Reikia komandos. Kaina taip pat priklauso nuo degalų kainos, kuri dabar... na, žinote.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, bet turi būti tikslus inventoriaus sąrašas. Jei parodysite 10 m3, o realu bus 15, kaina pakis. Negaliu įsivaizduoti, kaip vežti lankstų biuro perkraustymą į Londoną su greičiu be aiškaus sąrašo. Fiksuota kaina apima tai, kas užsakyta, ne tai, kas "atsiranda" paskutinę minutę prie sunkvežimio.

Kokios papildomos paslaugos kainuoja brangiausiai?

Pakavimo medžiagos (dėžės, lipdukai) ir pakavimo darbas. Tai dažnai sudaro iki 30 proc. galutinės sumos. Taip pat, jei reikia išmontuoti ir sumontuoti baldus. Vieną kartą teko išardyti didelę stiklinę pertvarą – tai užtruko visą dieną ir kainavo kaip mažas automobilis. Lankstus biuro perkraustymas į Londoną su greičiu tokiu atveju tampa labai brangus, bet be to neįmanoma.

Ar pigiau susitarti su privatiums vairuotoju?

Atsakymas trumpas: ne. Jei jis sustringa arba sužeis nugarą, kas atsakys? Jei sulaikys muitinė, kas padės? Profesionalios kompanijos turi atsakomybės draudimą ir žino procedūras. "Lankstus biuro perkraustymas į Londoną su greičiu" su "vkontakte" rastu vairuotoju yra didelė rizika. Gali būti, kad jis tiesiog nusirinks su jūsų serveriais.

Ką daryti, jei biudžetas ribotas?

Sumažinkite daiktų kiekį. Venkite vežti senas, nereikalingas lentynas. Nupirkite naujas Londone – kartais tai būna pigiau nei jų gabenimas. Taip pat, jeigu galite laukti, rinkites mažiau populiarius datas. Bet jei jums tikrai būtinas lankstus biuro perkraustymas į Londoną su greičiu, tai turi būti planuojamas kaip investicija į verslo continuity (tolygumą).

Ar galima mokėti PVM?

Taip, jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, ir mes, ir JK (jeigu turime atstovybę ten). Kai kurios „grey“ firmos siūlo mokėti „be PVM“ grynaisiais. Nenaudokitės jų paslaugomis. Jei jums reikalingas lankstus biuro perkraustymas į Londoną su greičiu ir sąskaitos faktūros apmokestinimui, geriau dirbti su šviežia, legalia kompanija.

Kas darbiau: viena didelė mašina ar dvi mažos?

Dvi mažos gali būti greitesnės, jeigu Londono gatvės siauros. Bet dvi mašinos reiškia du vairuotojus, du keltų bilietus. Didelė mašina (pvz., 20 tonų) talpiau, bet ji negali važiuoti į visus rajonus. Paprastai lankstus biuro perkraustymas į Londoną su greičiu daromas su 7.5 tonų sunkvežimiu – jis erdvus, bet dar gali važiuoti daugumoje vietų.

Ar galima atidėti mokėjimą?

Standartiškai – ne. Reikia sumokėti iš anksto arba prieš išvykdymą, kadangi yra daug išlaidų iš anksto (keltas, degalai). Kol kas nesutikau kompanijos, kuri nori rizikuoti dėl mokėjimo po to, kai krovinys jau išvyko. Tai verslo standartas.

Galiausiai, viskas susikerta viename taške – pasitikėjime. Nors lankstus biuro perkraustymas į Londoną su greičiu skamba kaip techninis dalykas, tai iš tikrųjų yra tik žmonių darbas. Planuokite iš anksto, nedarykite prielaidų, kad „viskas gerai įsiks“, ir būkite atviri savo logistikos partneriui. Jei paslėpsite ką nors svarbaus, tą pačią informaciją sužinos muitinė, tik tada bus vėlu. Sėkmės naujame biure Londone, tikrai tikimės, kad jūsų kava ten geriau nei čia (o bent jau jūsų klientams taip pasakysite).