Lankstus biuro perkraustymas į Londoną patogiai: kaip išvengti nervų griūties ir išlaikyti protus

Gyvenau šioje srityje jau beveik dvidešimt tris metus, ir, tikiuosi, mano patirtis padės išvengti tų klaidų, kurias aš pats dažnai dariau pradžioje. Žmonės dažnai galvoja, kad tarptautinis pervežimas – tai tik sunkvežimis ir kelias, bet ypač kai kalba eina apie lankstų biuro perkraustymą į Londoną patogiai, viskas tampa daug sudėtingiau dėl biurokratijos ir paties miesto specifikos. Londonas neleidžia sau taip lengvai „užlipti“ su didele mašina, todėl reikia ne tiek jėgos, kiek galvos. Štai paprastas, bet kartais šiek tiek „netvarkingas“ vadovas, kaip tai viskas vyksta tikrovėje, be reklaminių frazių.

Kas dažniausiai kankina susirūpinusius kaina

Ar tikrai taip brangu važiuoti į Angliją dabar?

Žiūrėk, kainos šiuo metu ne iš malonių, tai aš jums pasakysiu tiesiai. Degus kuras, britų svaras ir visokie mokesčiai padarė savo, tačiau lankstus biuro perkraustymas į Londoną patogiai gali būti įmanomas ir ne už milijoną, jeigu gerai suplanuojate datą. Svarbiausia nesivaikyti pigiausio pasiūlymo „iš skrajynės“, nes ten dažnai būna užmaskuoti papildomi mokesčiai už uosto wait time arba vairuotojo apgyvendinimą, kuris užtrunka ilgiau nei planavote.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Nenuostabu, kad klausiate, nes čia nėra tikslaus atsakymo. Viskas priklauso nuo to, ar reikia vengti Londono greitkelių mokesčių (Ulez), ar galima važiuoti per centrą, ir ar muitinėje nėra eilių. Paprastai traukinys ar keltas užima apie 6–8 valandas vieną kryptį, bet su iškrovim Londone tai gali išsiplėsti iki dviejų dienų, jei ten nėra vietos stovėjimui, kas, tiesą sakant, tenka labai dažnai.

Ar galima sutaupyti jeigu važiuojame savaitgalį?

Galima, bet tai yra loterija. Anglijoje dauguma terminalų ir sandėlių dirba tik darbo dienomis, tad jei atvyksite šeštadienį, vairuotojas gali priverčiamai stovėti iki pirmadienio, o tai jums kainuos dvigubai – poilsio dienos ir stovėjimo mokestis. Geriau derinti su tuo, kas gali priimti prekes, jei norite lankstaus biuro perkraustymo į Londoną patogiai be pernelyg didelių sąnaudų.

Kas įeina į kainos sudėtį?

Čia dažniai pasitaiko nesusipratimų, todėl klausykite atidžiai. į kainą įeina furgonas, degalai, kelionė per Lamanšą ir vairuotojo darbas. Bet neįeina: liftingas Londone (jei reikia kelti baldus į aukštą apdailą), mokesčiai už užterštą zoną (Ulez) ir dažnai netgi pakavimo medžiagos. Viską reikia aptarti anksčiau, o ne stovint prie pat prekių.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, bet ji dažnai būna padidinta, kad įmonė apsisaugotų nuo staigių pokyčių, pavyzdžiui, kai kyla kuro kaina ar keičiasi muitinės reikalavimai. Aš asmeniškai visada rekomenduoju žiūrėti į „estimatą“ su galimybe padidinti iki 10–15 proc., jei nėra jokių neprognozuojamų situation.

Kodėl kiti kainuoja pigiau?

Jei kas nors siūlo kainą, kuri yra 30 proc. mažesnė nei rinkos vidurkis, bėkite tolyn. Tai arba „skrajynės“ vairuotojai be draudimo, arba jie nebus pajėgūs įveikti Londono ribojimų. Kartais tai tiesiog nerealu, todėl nedarykite iš savęs kvailio ir nepasikliaukite per daug mažomis sumomis.

Dokumentai ir tas niekada nesibaigiantis biurokratijas chaosas

Ar reikalingas EORI numeris?

Taip, be jo niekur neprisikelsite, nors dažnai klientai net nežino, kas tai yra. EORI numeris reikalingas prekių deklaravimui iš Europos Sąjungos į JK, o be jo muitinė tiesiog neišleis krovinio. Gaukite jį išanksto, nes vėliau tai gali trukdyti lankstaus biuro perkraustymo į Londoną patogiai eigai ir uždelsti visą procesą dienoms.

Ką daryti su Intrastat deklaracijomis?

Nesijaudinkite apie tai per daug, jei gabenate tik savo biuro turtą, Intrastat dažnai nebūtinas, nebent vertė viršija tam tikrą thresholdą. Bet geriau pasikalbėti su savo buhalteriu, kadangi aš čia ne ekspertas, turiu savo srį, o pinigus geriau tikrinti su žmonėmis, kurie tuo užsiima kasdien (arba tiesiog pasidarykite nedidelę rezervą).

Ar reikia veryti visus kompiuterius sąraše?

Būtų protinga. Muitinėje gali užduoti klausimų, jei matys, kad vežate 30 nešiojamųjų kompiuterių. Jie gvo maniau, kad tai verslas, o ne biuro perkraustymas. Geriau turėti Excel lentelę su serijiniais numeriais ar bent jau apytikslį inventorių, kad nereikėtų aiškintis keleto valandų.

Ar pasas ar vairuotojo pažymėjimas užtenka vairuotojui?

Dabar, po „Brexit“, tik pasas. Vairuotojo pažymėjimas kaip dokumentas kelionės nėra, žinote, jis tik teisė vairuoti. Be to, vairuotojui dar gali prireikti speciali leidimas važiuoti į JK, jei jis ne iš ES šalies – vadinasi, „visa“ arba „ETA“ leidimas, tai reikia patikrinti dar iš anksto.

Kas nutinka su dokumentais jei pasibaigia darbo laikas?

Čia esama viena didžiausių baimų. Jei atvykstate į uostą vėlai ir muitinė jau uždaryta, vairuotojas liks lauke su kroviniu iki ryto. Tai kainuoja pinigus. Todėl jei planuojate lankstų biuro perkraustymą į Londoną patogiai, stenkitės, kad dokumentai būtų pateikti darbo metu, arba pasirūpinkite muitinės brokeriu, kuris dirba 24/7.

Ar reikia draudimo poliso?

Būtinai. Nors JK nebe ES, draudimas vis tiek privalo dengti kelią ir krovinių atsakomybę. Pasitikrinkite, ar jis galioja „tuometinėje“ Jungtinėje Karalystėje, nes kai kurie seni polisai gali nebegalioti po šių visų politinių pokyčių.

Londono specifika ir kodėl ten viskas taip sudėtinga

Kas yra tas Ulez mokestis?

Ulez – tai Ultra Low Emission zona, kai reikia mokėti didelius pinigus, jei jūsų furgonas neatitinka ekologinių standartų. Dauguma senesnių sunkvežimių ten tiesiog negali važiuoti be didelio baudos rizikos. Todėl reikia tiksliai žinoti savo transport priemonės kodą ir užsiregistruoti prieš važiuojant.

Ar galima važiuoti į Londono centrą su 7.5 t sunkvežimiu?

Ne be specialaus leidimo. Londono centre daug vietų yra „weight restricted“, reiškia, ten gali važiuoti tik maži furgonai. Jeigu jus reikia lankstaus biuro perkraustymo į Londoną patogiai varianto, ir biuras yra Soho ar City rajone, greičiausiai teks perkrauti į mažesnį transporterį miesto ribose, o tai laikas ir pinigai.

Kur statyti sunkvežimį iškraunant?

Didelė problema. Ten nėra nemokamų aikštelių sunkvežimiams kaip Lietuvoj. Turite iš anksto susitarti dėl „loading bay“ (įkrovos zonos) arba gauti leidimą sustoti ant „yellow line“ (geltonos linijos). Vairuotojas tiesiog negali sustoti ant šaligatvio, nes greitai atvyks „clamping“ paslauga ir nuims ratą.

Kiek laiko užtrunka iškrovimas tame mieste?

Priklauso nuo lifto. Jei biure nėra keltuvo arba jis per mažas biuro stalams, tai gali trukti visą dieną. Kartais tenka nešti rankomis per kelis aukštus, o tai ne tik lėtai, bet ir brangu. Prieš tai reikia tiksliai išmatuoti liftus.

Ar sunku rasti adresą?

Žinote, Anglijooje nėra gatvių kodo kaip pas mus, ten tik „Postcode“. Ir vienas postcode gali apimti visą kvartalą. GPS veikia gerai, bet paskutiniais metrais vairuotojas dažnai pasiklysta, todėl reikia, kad kas nors iš jūsų komandos lauktų gatvėje ir nukreiptų.

Dėžės, baldai ir kaip susitvarkyti su technika

Ar verta pirkti naujas dėžes?

Aš asmeniškai sakyčiau, kad taip. Naudotos dėžės gali būti suirusios, o kai ant vienos dedate sunkų serverį, tai gali baigtis liūdnai. Naujos dėžės suteikia tam tikrą užtikrinimą, o lankstus biuro perkraustymas į Londoną patogiai prasideda nuo to, kad turite ką dėti.

Kaip supakuoti serverius ir IT įrangą?

Tai pati jautriausia dalis. Geriausia juos supakuoti į originalias dėžes, jei dar turite. Jei ne, reikia naudoti daug putų ir stiprių dėžių. Nerekomenduoju maišyti IT įrangos su paprastais daiktais, nes vairuotojas gali užmesti ant viršaus kėdžių, o tada bus didžiulis problemų ratas su duomenų praradimu.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Stalus – tikrai taip. Kojas nuimkite, o plokštes uždenkite. Didelius spintas ir sekcijas taip pat geriau išmontuoti, nes neįsivaizduoju, kaip jas pro duris įvežti be to. Vairuotojas nebus meistras, jis tik nešėjas, todėl paruoškite viską pačiai.

Ką daryti su biuro atliekomis?

Nevežkite šiukšlių į Londoną, ten tai labai brangu. Išmeskite viską čia, Lietuvoje. Vienas klientas norėjo vežti senus spausdintuvus, nes ten „kažkas perdirba“, bet galiausiai tai kainavo daugiau nei naujų spausdintuvų pirkimas.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet yra ribojimai dėl dirvos. Jei augalai augo dirvožemyje, gali būti problemų su fitosanitariniu kontrolės. Geriau nuplauti šaknis ir įdėti į švarias dėžes, o ne vežti su tąsia žeme, ką darome dažnai.

Neprognozuojamos situacijos ir kaip iš jų išsisukti

Kas daro, jei vairuotojas susirgsta kelionės metu?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Tada mes stengiamės rasti pakaitalą iš artimiausios vietos, bet jei jis sėdi prie Calais, gali užeiti nemažai laiko. Turiu būti sąžiningas – tokiu atveju laiku neįmanoma garantuoti.

Kas jei keltas atšaukiamas dėl štormo?

Oho, tai problema ypač žiemą. Tada mes stovime uoste ir laukiam. Klientui tai kainuoja laiko, bet mes paprastai neimame papildomai už mūsų laiką, tik jei stovime ilgiau nei 24 valandas, tada reikia kalbėtis apie kompensacijas.

Ar dažnai įvyksta gadynės?

Per 20 metų mačiau viską. Nulūžęs liftas, pradūtas ratas, netgi vieną kartą vairuotojas užsidarė raktus furgone su raktais viduje (kaip tai įmanoma? nežinau, bet įvyko). Visada turkite planą B, pvz., svarbius dokumentus pasilikite pas save, ne furgone.

Ką daryti, jei klientas Londone nepasiruošęs?

Tai klasika. Atvažiuojame, o ten dar dirba statybininkai arba net nėra elektros. Tada vairuotojas laukia. Jei norite lankstaus biuro perkraustymo į Londoną patogiai, patikrinkite, ar jūsų naujasis biuras pasiruošęs priimti krovinius nurodytu laiku.

Ar draudžiama vežti maistą ar gėrimus?

Asmeniniam vartui ne, bet jei tai yra didelis kiekis kompanijos vakarėliui, gali būti klausimų. Geriau deklaruoti kaip asmeninį turtą, o ne prekes, kad nebūtų PVM mokesčių ir galvos skausmo su alkoholio kiekiais.

Kaip elgtis su pašarais jei vežate gyvūnus?

Jeigu turite biuro šunį ar katiną, tada taisyklės kitos. Reikia mikroschemos ir veterinarijos pažymos. O pašarai turi būti originalioje pakuotėje, uždaryti, nes anglai labai griežti dėl įvairių ligų užkratų maiste.

Galima sekėti kroviniu realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS stebėjimą, tačiau, tiesą sakant, kai vairuotojas važiuoja pro Anglijos kaimus, signalas kartais dingsta. Mes galime pranešti apytikslę vietą, bet ne tikslinę koordinatę kiekvieną minutę.

Ar reikia duoti pinigų arbatpinigių vairuotojui?

Nėra privaloma, bet labai padeda. Jei vairuotojas iškraunia jūsų daiktus su šypsenos ir be nusiskundimų, 10–20 svarų arbatpinigių padarys jį dar malonžiau, o jūsų lankstus biuro perkraustymas į Londoną patogiai bus baigtas geresniais įspūdžiais.

Kas nutinka su dėžėmis po to?

Mes jas paprastai pasiimame atgal, jei sutarta iš anksto. Nenaudokite jų kaip šiukšliadėžių, nes mes turime juos grazinti ir naudoti kitam klientui. Jei dėžės sugadintos – reikia sumokėti.

Ar galima užsakyti tik vieną kryptį?

Žinoma, dažniausiai taip ir daroma. Vairuotojas atvyksta, iškrauna ir važiuoja atgal tuščias (arba paima kitą krovinį iš Anglijos). Vienos krypties pervežimas yra standartinis paslaugos modelis.

Kodėl reikia griežtai laikytis svorio?

Nes ant tiltų yra svarstyklių. Jei furgonas perpildytas, gauti baudą ir priverstimą iškrauti dalį krovinio kelio vidury yra košmaras. Geriau dviem mašinomis nei viena perpildyta.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (chemija)?

Tik su specialiais leidimais. Paprastos biuro valymo priemonės gerai, bet jei turite kažką ypatingo, tai turi būti deklaruojama kaip ADR krovinius, o tai visai kaina ir kitas vairuotojas.

Kaip apmokėti paslaugas?

Gerai, kai sutarta iš anksto. Dažniausiai imame avansą 30 proc., o likutį – pristatymo dieną arba prieš išvykstant iš Lietuvos. Sąskaitas išrašome be PNS (jei esate registruotas), bet viskas aptariama individualiai.

Ar turite sandėlį Londone jei pavėluojame?

Turime partnerių, bet tai kainuoja. Jei negalite įleisti krovinio į biurą, jį galima laikinai padėti į sandėlį Šiaurės Londone arba netoli uosto, bet tada dar reikės organizuoti išvežimą iš ten.

Ką daryti jei dings daiktas?

Imame visą atsakomybę, jei mes juos pakavome. Jei pakavote jūs – tada sunkiau įrodyti. Visada darykite nuotraukas prieš pakavimą ir po, tai padeda spręsti ginčus. Vienas kartą dingo brangus monitorius, pasirodo, jis nukrito iš neįtvirtintos lentynos, todėl tvirtumai yra svarbiausi.

Ar reikia rūpintis vertimu?

Paprastai ne, mūsų vairuotojai sugeba susikalbėti angliškai pagrindiniais žodžiais apie iškrovimą. Bet jei reikia sudėtingų instrukcijų, geriau turėti kontaktinį asmenį vietoje, kuris moka kalbėti.

Ar laikotės terminų?

Stengiamės, bet esame ne „Amazon“, o logistika. Kelių eismas, orai, muitinė – vis tai veikia. Paprastai duodame 1–2 dienų intervalą, kad nebūtume melagiai.

Kokia pagrindinė patirtis po šių metų?

Kad lankstus biuro perkraustymas į Londoną patogiai – tai ne tik apie pervežimą, tai apie planavimą ir komunikaciją. Klientai, kurie sako tik ką reikia vežti ir kada, visada laimi. Tie, kurie bando tai daryti patys be konsultacijos, dažnai gauna stresą ir papildomų sąskaitų rinkinį. Būkite protingi, klauskite ir viskas gerai sueis.

Išvada

Galiausiai, viskas sumajė ne tiek fizinis darbas, kiek tas smulkus detalės, kurios sukelia didžiausią stresą. Po dvidešimties metų šioje srityje galiu pasakyti viena – geriausia priemonė nuo rūpesčių yra kantrus ir atvirumas. Jei planuojate lankstų biuro perkraustymą į Londoną patogiai, neskubėkite spręsti per vieną dieną, pasikalbėkite su žmonėmis, kurie jau važiavo ten ir atgal, ir tikėkitės geriausio, bet būkite pasiruošę blogiausiam – tada kelionė bus ramesnė. Sėkmės naujuose biuruose!