Lankstus biuro perkraustymas į Angliją pagal jūsų grafiką: Vadovas, kurio nerasite vadovėliuose

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir, turiu pripažinti, kiekvienas kartas yra kaip loterija. Žmonės įsivaizduoja, kad tarptautiniai pervežimai yra taisyklingas, kaip pasidaryti, mechanizmas, tačiau realybėje tai dažniau primena chaotišką šokį su improvizacija. Ypač kai kalbame apie perkraustymus į Angliją po „Brexit“ – taisyklės keičiasi dažniau nei oras, o muitinės gali sukelti tiek nervų, kiek nė nupusi. Dauguma klientų svajoja apie tai, kas vadinasi lankstus biuro perkraustymas į Angliją pagal jūsų grafiką, tačiau retai supranta, ką tas lankstumas iš tikrųjų reiškia logistikos pasaulyje. Čia ne tik apie tai, kai atvažiuojame tada, kai jums patogu, bet ir apie tai, kaip išvengti tų momentų, kai sunkvežimis stovi pasienyje, o jūsų kompiuteriai laukia išsiuntimo. Rašau šį tekstą taip, kaip pasakiau būdamas prie kavos puodelio – tiesiog, be gailesnių, kad žinotumite, į ką įsileinate.

Kodėl biuro perkraustymas yra kaip šokis su drambliu (ir ką su tuo daryti)

Kiek laiko iš tikrųjų reikia suplanuoti biuro išvežimui?

Dažniausiai žmonės skambina antradienį ir sako, kad penktadienį jau turi būti Londono biure veikiantys. Tai yra fantastika, nebent kalbame apie dvi dėžutes su dokumentais. Normaliam biurui reikia mažiausiai dviejų, o geriau trijų savaičių plano. Turime susitarti dėl vietos kelyje, parengti dokumentus, kurie Anglijoje dabar yra be galo svarbūs. Jei skubate, kaina šoktels į dangų, nes teks organizuoti ekspresinį pervežimą. Geriau prašyti kliento atsiprašyti už dėmesio trūkumą iš anksto, nei prašyti atsiprašyti už vėlavimą pasienie.

Ar galite atvykti tą pačią dieną, kai aš susitarsiu?

Teoriškai – taip, praktiškai – dažnai ne. Turiu atvirai pasakyti, jei neturime laisvo sunkvežimio jūsų mieste arba netoliese, tai neįmanoma. Negalime tiesiog „užmagioti“ vilkiko iš oro. Kartais pavyksta suorganizuoti, jei tas pats vairuotojas grįžta tuščias, tačiau lankstus biuro perkraustymas į Angliją pagal jūsų grafiką tokiu atveju priklauso nuo tikimybės, o ne nuo mūsų valios. Geriau derintis bent savaitę prieš tai.

Kas daroma, jei klientas nieko nesupranta apie krovinių sudėtį?

Tai, tiesą sakant, dažniausiai pasitaiko situacija. Žmonės sako „turime keletą baldų“, o atvažiavę matame tris konteinerius-sofas ir dešimtis seifų. Tokiu momentu tenka keisti techniką planuose, o tai brangiau. Nerekomenduojaju meluoti ekspertui, kuris skaičiuoja tūrius metrus kubiniais. Jei nepasakysite tikrosios apimties, vairuotojas tiesiog nebesuges pakrauti, o tada jums teks ieškoti kito transporto ir mokėti dvigubai.

Ar reikia išmontuoti baldus ar juos vežite kaip yra?

Visada geriau išmontuoti. Taip sutaupote vietos (kas sumažina kainą) ir sumažinate pažeidimo riziką. Dideli staliniai kompleksai ar sekcijos turi būti išardyti, kitaip jų nepralės pro liftus arba gali lūžti vibracijos kelionės metu. Žinau, kad tai nemalonus darbas, bet patys tai daryti arba mums mokėti už montuotojus – vienas iš pasirinkimų.

Pasiruošimas ir dokumentai (ir tas prakeiktas Brexit)

Kokius dokumentai reikalingi įvežti biuro įrangą į JK?

Dabar tai rimtas dalykas. Reikalingas EORI numeris (jei jo neturite, gausite baudą arba stabdymą pasienyje), komercinė faktūra ir krovinio deklaracija. Be to, viskas turi būti tiksliai aprašyta – koks daiktas, serijiniai numeriai (jei tai elektronika), vertė. Anglų muitininkai dabar yra labai griežti, net nedideliems biurams. Vieną kartą maža firma praleido tris dienas Doverio uoste, nes neteisingai užpildė prekės kodą (HS kodą). Geriau pasiklausti buhalterio prieš kelionę.

Ar mums reikia mokėti PVM (VAT) arba importo mokesčius Anglijoje?

Jei perkraustote biurą, kuris buvo naudojamas Lietuvoje ir tiesiog keliate jį į Angliją tolesniam naudojimui (t. y. perkėlimą), dažniausiai galioja atleidimas nuo importo mokesčių. Tačiau tai nėra automatiška. Turiu pripažinti, aš nesu 100% tikras kiekvieno atvejo, nes taisyklės priklauso nuo to, ar jūsų įmonė JK jau registruota. Geriausia pasikonsultuoti su muitinės brokeriu, kad nesusidurtumė su netikėta sąskaita po to, kai krovinius jau iškrautėme.

Kas daryti su jautria elektronika – serveriais, kompiuteriais?

Tai visada yra nervai. Serverius reikia išjungti tinkamai (sutaupyti duomenis), o ne tiesiog ištraukti laidą iš lizdo. Rekomenduoju juos pakuoja į originalias dėžes, jei dar jas turite (nors kas jas laiko po penkerių metų, tebūnie čia?). Jei ne, turiu naudoti specialias putų dėžes. Vibracija kelyje, ypač vėjuotuose Anglijos keliuose, gali sugadinti standžiuosius diskus. Geriau užtikrinti, kad duomenys yra pasidaryti atsarginę kopiją debesyje, o ne tik tikėti vairuotojo delicatiškumu.

Ar tikrai reikia detalaus inventoriaus sąrašo (packing list)?

Be abejo. Be jo, nei mes negalime užpildyti CMR konosamento, nei anglai neleis įsileisti. Nereikia rašyti „10 dėžių su daiktais“, reikia rašyti „10 dėžių: biuro popierius, raštinės reikmenys, 5 klaviatūros“ ir t.t. Kuo tiksliau, tuo greičiau eis procesas. Esu matęs, kaip visa kolona buvo grąžinta atgal iš Kalė, nes sąrašas buvo pernelyg bendras ir įtartinas.

Kas nutinka, jei pamiršau kokį svarbų dokumentą Lietuvoje?

Tai liūdna istorija. Viskas sustoja. Negalime „priekalbinti“ pasieniečio, kad jis leis praeiti be popierių. Kartais galima dokumentus nusiųsti el. paštu, jei vairuotojas turi spausdintuvą kabinoje (dabar tai jau standartas), bet ne visada tai priimama. Būna, kad tenka laukti dieną-dvi, kol kur nors mieste rasiame notarą arba siuntėją. Tai laiko ir pinigų švaistymas, kurį lengva išvengti.

Ar sunku gauti leidimus dėl specialios įrangos?

Jei turite kokią nors keistą techniką, pavyzdžiui, didelius generatorius ar chemijos laboratorijos reikmenis, gali prireikti papildomų leidimų. Paprastai biuro įranga tokia nėra, bet jei transportuojate neįprastus daiktus, geriau tai pasakyti iš anksto. Aš vieną kartą teko aiškintis, kodėl vairuotojas veža dešimt didelių akvariumų – viskas gerai pasibaigė, bet buvo nemažai klausimų.

Logistika: Kaip surengti lankstus biuro perkraustymas į Angliją pagal jūsų grafiką

Ar galima atvykti į Angliją savaitgalį arba naktį?

Galima, bet tai kainuoja. Vairuotojai turi poilsio laiko apribojimus, o Anglijoje daug kur draudžiama stovėti sunkvežimiams naktį (tiesiog šalia kelio). Jei norite lankstus biuro perkraustymas į Angliją pagal jūsų grafiką būtų įvykdytas sekmadienį ryte, turi mokėti už vairuotojo laukimą. Be to, dauguma biurų JK turi apsaugą, kuri neleidžia įvažiuoti ne darbo laiku. Reikia viską suderinti su pastato administratoriumi.

Kas dėl Londono ULEZ ir mokesčių už užterštumą?

O, tai dabar didelė bėda. Jei jūsų biuras yra Londone, turiu žinoti, ar tas sunkvežimis atitinka Euro 6 standartą. Jei ne – mokesčiai už važiavimą į centrą gali būti didesni nei už patį pervežimą. Kartais klientai stebisi, kodėl kaina tokia aukšta, o aš turiu aiškinti apie šias „žalias“ zonas. Reikia tikslaus adreso, kad paskaičiuotume, ar įmes į ULEZ zoną.

Ar vairuotojas padės iškrauti biuro įrangą?

Taip, jis padės, bet jis ne kėdėjimas. Jis gali duoti ranką arba naudoti „žynio“ kėblius (jei yra), tačiau jis neims nešti po 20 kilogramų dėžių aštuoną aukštą be liftų. Tokiu atvejui reikia užsakyti „krautojimus“ Lietuvoje arba Anglijoje. Nereikia manyti, kad vairuotojas yra universalus darbuotojas, jis atsakingas už vairavimą ir krovinių saugumą kelyje, o ne už jūsų nugaros sveikatą.

Kiek trunka kelionė per Lamanšą (Dover-Kalė)?

Pats keltas trunka maždaug valandą ir trisdešimt minučių. Tačiau laukimas eilėse gali trukti ir keturias valandas, ir keturias minutes. (Niekada nežinai, ką išrado anglai šiandien ar ar yra koks nors protestas). Jei būsite spūdyje, tai gali sugadoti jūsų grafiką. Planuokite laiką su atsarga, o jei reikia tikslaus pristatymo laiko, geriau rinktis tunelį (Eurotunnel), kur dažniau būna mažiau eilių, bet ten irgi turi būti užsakyta vieta.

Kas daryti, jei keltas atšaukia reisą dėl blogo oro?

Tai retoka, tačiau įvyksta. Tada turime ieškoti alternatyvos – pavyzdžiui, važiuoti šiauriau per Hullą arba Zeebrugę. Tai pailgins maršrutą viena-dvi dienas. Jei jums būtinas tas konkretus lankstus biuro perkraustymas į Angliją pagal jūsų grafiką, tokios nesklandumų gali sudaužyti planus. Reikėtų turėti planą B, pvz., jūsų darbuotojai dirba iš namų dieną ilgiau.

Kainos ir pinigai (ko niekas nesako tiesiai)

Kiek apytiksliai kainuoja vienos europaletės pervežimas?

Sunku pasakyt vienu žodžiu, nes kaina svyruoja kasdien. Dabar, kai kuro kainos vėl šokiruoja, tai gali būti nuo 150 iki 300 eurų už vieną EP už vietą atgal (t. y. pilnas sunkvežimis). Jei turite tik keletą dėžių (dalinelį), kaina bus didesnė už kilogramą, nes tenka dalintis sąnaudomis su kitais klientais. Geriau atsiųsti man dėžių nuotraukas ir matmenis, tada paskaičiuosiu.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos nepasakote?

Nėra paslėptų, yra „pamirštomų“. Dažniausiai klientai pamiršta apie mokesčius už keltą (jį moka gabenantis), apie ULEZ Londone, apie galimą vairuotojo maitinimą arba nakvynę, jei jis turi laukti. Aš visada stengiuosi tai įrašyti į sąskaitą, bet kartais situacija kelyje pasikeičia – pavyzdžiui, užstrigama spūstyje, ir vairuotojui tenka papildomai prasimiegoti. Tai realios išlaidos, ne mano priverstinis pelnas.

Ar galima atsiskaityti grynaisiais vairuotojui?

Geriau ne. Vairuotojams draudžiama turėti didelių pinigų sumų saugumo sumetimais. Be to, be kvito tai bus sunku įskaityti į apskaitą. Geriausia mokėti banko pavedimu įmonės sąskaitą prieš krovinio išvykimą arba gavęs prekes. Taip apsaugote save ir mus nuo nesąmonių. Buvo atvejų, kai klientai bandydavę „derėtis“ tiesiog su vairuotoju už pusę kainos, bet tai baigiasi tuo, kad krovinius tiesiog palieka kelio sankryžoje.

Kaip susiformuoja galutinė kaina?

Priklauso nuo tūrio, svorio, atstumo, kuro kainos to dieną ir to, kiek greitai jums reikia. Jei sakote „lankstus biuro perkraustymas į Angliją pagal jūsų grafiką“ reiškia „atvykite rytoj“, tai tai kainuoja kaip skubiosios medicinos pagalbos iškvietimas. Jei galime planuoti savaitę-dvi – kaina bus ženkliai mažesnė. Taip pat įeina draudimas, kuris apima 1-2 eurus už kilogramą (tas, kurį dažniausiai pasirašome konosamente).

Ar atsipirku už laiką, jei vairuotojas vėluoja?

Jei jis vėluoja dėl savo kaltės (pamiršo kelią, užmigo – kas draudžiama), taip, atsiprašome ir grąžiname pinigus arba atliekame nuolaidą. Tačiau jei vėluoja dėl eismo įvykio, kurio nebuvo, arba dėl muitinės (ką negalėjome numatyti), tada negalime. Mes nesusiegame su Anglijos policija ar su oru. Tokie dalykai yra vadinami „nepaisytinomis aplinkybėmis“.

Pakavimas ir saugumas (nuo ko priklauso jūsų ryšiai)

Ar jūs parduodate ar duodate pakavimo dėžes?

Taip, galime atvežti dėžių ir juos palikti. Kainos nėra didelės, palyginti su tais, ką kainuos sugadinta monitorių. Rekomenduoju juos užsakyti bent savaitę prieš tai, kad spėtumėte viską susidėti. Geriau naudoti stiprias, džiovintų kartono dėžes, o ne tas, kurias gaunate iš parduotuvės su bulvėmis – jos drėgna ir neilaikys svorio.

Kaip turėčiau supakuoti stiklo vitrinas?

Tai košmaras. Geriausia jas supakuoti į specialias medines dėžes su putomis tarp stiklų. Jei dėžių nėra, galime bandyti su folija ir pripučiamomis antrinėmis, bet rizika didelė. Stiklas yra trapiausia dalis visame biure. Vieną kartą gavome skundą, kad vitrina atkeliajo „suskaldyta į tūkstančius gabalų“, nors ji buvo supakuota (aišku, klientas nesakė, kad dėžė nukrito nuo paletės krašto, kai jis pats ją stumėjo).

Ar drėgnėja kroviniys konteineryje arba sunkvežimyje?

Sunkvežimai su tentais (tentrai) nėra hermetiški. Jei lietus lyja į šoną su vėju, o tentas yra senas, gali būti smulkios drėgmės. Tačiau dažniausiai problemos daro ne lietus, o temperatūros skirtumai – kondensatas. Rekomenduoju dėžes padėti ant paletės, ne ant grindų, ir padengti juos stora stretch plėvele. Tai užtikrina, kad net jei kelyje bus drėgna, jūsų dokumentai liks sausi.

Kas daryti, jei biuro baldai pervežimo metu sužalojami?

Tikriname krovinį iškraunant (tai būtina!). Matote įbrėžimą – fiksuojame CMR konosamente ir darome nuotraukas. Tada rašome prašymą draudimo kompanijai. Mes turime standartinį draudimą, bet jei daiktas yra vertingas (brangūs paveikslai, antikvariniai baldai), reikia tai pasakyti iš anksto – papildomai apdrausti. Klientai dažnai pamiršta tai padaryti, o tuos praradimus turi padengti patys.

Ar saugu palikti įrangą vairuotojui be priežiūros?

Vairuotojas turi užraknti sunkvežimį ir nueiti pailsėti. Tačiau jis negali būti sargas po stogu 24/7. Jei krovinys yra labai vertingas, reikia galvoti apie konvojų (kel sunkvežimių vienas kitoje) arba apie stebėjimo sistemą. Statistika rodo, kad pavogiami daugiau maisto prekių negu biuro stalų, tačiau rizika visada egzistuoja, ypač stovint neapsaugotose aikštelelėse (ir tokių Anglijoje yra daug).

Finaliniai patarimai ir nuotaikos (ir kaip išlikti sveikam)

Kodėl verta rasti patiklą, o ne pigiausią pervežėją?

Nes pigiausiai dažniausiai reiškia „kažkaip“. Aš girdėjau istorijas apie firmas, kurios imdavo užmokestį, o paskui dingdavo su kroviniu arba reikalaudavo „papildomo mokesčio už rūkalus“ pasienyje. Dirbti 20 metų šioje srityje reiškia turėti sąžinę. Nuo mūsų priklauso jūsų verslo tęstinumas. Pasirinkite tą, kuris nieko neslepia ir pats skambina pranešti apie vėlavimą, o ne tas, kuris neatsiliepinė į telefonus tris dienas.

Ar verta vežti senus biuro baldus ar geriau nusipirkti naujus Anglijoje?

Sunkus klausimas. Anglijoje baldai (ypač naudoti) gali būti pigesni negu jų pervežimas iš Lietuvos, atsižvelgiant į kuro kainas. Jei turiate seni, „išbruvę“ baldus, tikrai nepatartina juos vežti – pervežimo kaina bus didesnė nei jų vertė. Geriau juos padovanoti arba išmesti. Tačiau jei tai dizainerių kuriami brangūs komplektai – tuomet važiuojame ir saugome juos kaip akį.

Kas svarbiausia galo gale?

Būti nuoširdžiam. Jei žinojau, kad lankstus biuro perkraustymas į Angliją pagal jūsų grafiką neįmanomas dėl savaitgalių draudimų, aš tai pasakysiu iš karto. Nesu čia tam, kad žadėčiaum pergalę, o kad būtų atliktas darbas. Tikimės, kad šie patarimai padės išvengti streso ir jūsų komanda galės dirbti naujoje vietoje be pertraukų (išskyrus tą pietų pertrauką prie angliško arbatos).

Išvada

Viskas apie tai – logistika nėra stiklinis bokštas, ji yra purvina, sudėtinga ir kartais netvarkinga kaip gyvenimas. Nors reklamose siūlomas idealus lankstus biuro perkraustymas į Angliją pagal jūsų grafiką, realybėje reikia kantrybės, gerų dokumentų ir pasitikėjimo savo pervežėju. Sėkmės kelionėje, ir tikimės, kad jūsų kava Anglijoje bus skanesnė nei ta, kurią gerdavote Lietuvoje.