Lankstus biuro perkėlimo planavimas iš Londono: kaip išvengti nervų išligimo ir išsaugti pinigus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti viena – idealus perkėlimas egzistuoja tik filmuose arba reklamose. Gyvenime visada kažką užmirštame, kuriam nors darbuotojui atsiranda problemų su vizais, o vairuotojas užstringa M25 žiede. Tačiau, jei tinkamai paruošiate lankstus biuro perkėlimo planavimas iš Londono gali tapti jūsų išgelbėjimu, o ne košmaru. Čia ne apie tai, kad viskas eina pagal grafiką (grafikai dūžta), o apie tai, kaip susitvarkyti, kai viskas ne taip. Kalbėsime kaip žmonėms su žmonėmis, be techninės kalbos ir be jokių užuominų, kad „šiame straipsnyje“ sužinosite paslaptis. Paprasčiau: ką tikėtis ir kaip nesužiūrėti, kai britai padirba su muitinės dokumentais.

Bendri klausimai ir pradžios derliai

Ar tikrai reikia planuoti biuro perkėlimą iš Londono keliems mėnesiams iš anksto?

Žinoma, jei norite miegoti ramiai. Bet jei esate tokio tipo žmogus, kuriam adrenalinas – tai kasdienybė, galite ir savaitę. Geriausia visgi pradėti galvoti mažiausiai prieš 2-3 mėnesius. Londonas yra specifinis – čia viskas brangu ir lėta. Lankstus biuro perkėlimo planavimas iš Londono leidžia mums surasti laiko tarpus tarp jūsų nuomos pabaigos ir naujųjų patalpų paruošimo. Kartais klientai man atsisako vėliau sakydami, kad viskas pasikeitė, todėl tas lankstumas yra tiesiog būtinas. Be to, reikia laiko dokumentams, ypač dabar, po „Brexit“, kai viskas tapo sudėtingiau nei buvo anksčiau.

Kuo skiriasi perkėlimas iš Londono palyginti su kitais miestais?

Didžiausias skirtumas yra biurokratija ir pats miestas. Londonas yra uždaras miestas (net ir fiziškai su tuo Ulez mokesčiu). Čia sunku privažiuoti dideliame sunkvežimyje prie pat ofiso, reikia leidimų iš savivaldybės (congestion charge). Be to, dauguma firmų čia vežia ne tik į Lietuvą, bet ir į kitas šalis, todėl logistika yra sudėtingesnė. Dar tas oras... (na, čia jau kalbos eina ne apie logistiką, o apie nuotaiką). Bet realiau sakant, viskas vyksta lėčiau dėl didelio transporto srauto. Lankstus biuro perkėlimo planavimas iš Londono turi numatyti atsparumą šiems uždelstims.

Ar galiu patys vežti dalykus savo furgonu?

Gali, bet tikrai nerekomenduoju, jei turi daug technikos. Turi būti specifinis vairuotojo pažymėjimas (Driver CPC) ir turtas turi būti įrašytas į TIR knygutes (jei tai nėra tik asmeninis daiktas). Vieną kartą matėme, kaip klientas bandė vežti kompiuterius furgonu, o jo sulaikė britų muitinė ir klausinėjo, kodėl jis prekiauja be licencijos. Buvo nemalonu. Geriau pasikreipti į specialistus, kurie žino, ką daro. O jei jau tikrai norite pats, pasirūpinkite visais CMR draudimais, kitaip užstrigsite ant sienos.

Ką daryti su dokumentais, jei perkėlimas vyksta staigiai?

Tai yra būtent ta vieta, kur lankstus biuro perkėlimo planavimas iš Londono padeda labiausiai. Jei viskas vyksta staigiai, mes naudojame tarpinį sandėlį Lietuvoje arba netoli Londono. Ten galima padėti visus archyvus, o tuomet juos vežti dalimis. Dokumentus reikėtų suskirstyti iš anksto, bet žinome, kad dažnai viskas lieka paskutinę dieną. Tuomet tiesiog uždarome dėžes, numeruojame jas ir siunčiamos atskirai, kad dingtų tik dokumentai, o ne jūsų kompiuteriai (juokauju, bet šiek tiek ir nejuokauju).

Ar saugu leisti savo techniką svetimams?

Kiekvieną kartą, kai girdiu šį klausimą, nusijuokiu. Ką, jūs tikėsites savo technika daugiau nei žmonėms, kurie tai darba kasdien? Profesionalios firmos turi draudimą, o technika yra pakavama ant specialių vežimėlių (saddle carts). Esu matęs, kaip klientai bando taupyti ant pakavimo ir padeda monitorius į paprastas dėžes su laikraščiais – rezultatas paprastai būna tragiškas. Geriau mokėti už kokybiškas dėžes ir užklotas.

Kaip susitarti su laiku, jei darbuotojai dirba nuotoliniu būdu?

Tai dabar labai dažna situacija. Jei visi dirba iš namų, tai idealu – galime vežti naktį arba savaitgalį be jokių stresų. Lankstus biuro perkėlimo planavimas iš Londono numato ir šį scenarijų. Mes galime atvykti į tuščią biurą, viską išsiimti ir paleisti. Darbuotojai netgi nepastebės, kad kažkas judėjo, išskyrus tai, kad pirmadienį jų stalai bus kitame mieste. Viskas priklauso nuo to, ar pasieksite raktaus laiku. (Kartais nutinka, kad buhalteris paslepia raktus ir niekas negali patekti į patalpas, tai tikras siaubas).

Londono specifika ir logistikos smulkmenos

Kiek laiko trunka pati kelionė į Lietuvą?

Pats važiavimas trunka apie 24-30 valandas, jei vairuotojas neilausia. Tačiau čia yra „pavojinga“ žodžių kombinacija, nes dažnai pasitaiko eismo įvykių arba techninių gedimų. Vieną kartą mūsų sunkvežimis užstrigo prieš Calais dėl migrantų bandymų užlipti į mašiną – praradome pusę dienos. Todėl lankstus biuro perkėlimo planavimas iš Londono turi būti grindžiamas ne tik valandomis, o dienomis. Geriau pasakykite klientui, kad prekės atvyks po 3-4 dienų, o ne po 2, tada bus malonumas nustebinti juos anksčiau laiko.

Ar reikia rūpintis parkavimo leidimais Londono centre?

Absoliučiai taip. Be to, ne tik paprastu parkavimu, bet ir specialiu leidimu sunkvežimiams (Heavy Goods Vehicle). Londono savivaldybės labai griežtos – jei pastatysite mašiną ne ten, gausite baudą, kuri gali būti didesnė nei vairuotojo atlyginimas. Mes visada susirandame vietą arba deramės su vietos savivaldybe. Kartais tiesiog tenka iškrautyti ant gatvės ir nešti dėžes 50 metrų, nes sunkvežimis negali privažiuoti prie pat durų. Tai realybė.

Ką daryti su biuro augalais?

Augalai – tai blogiausia košmaras. Jie negali būti vežami su šaltu kroviniu, jei žiema, ir jie dažnai užsikrečia kai kurių kenkėjų, kuriuos britų muitinė labai neleidžia įvežti į ES. Kartą turėjome situaciją, kai klientas norėjo vežti didelę palmedę, kuri buvo kažkaip užsikrėtusi, ir ją teko sunaikinti sienoje. Tai buvo liūdna. Lankstus biuro perkėlimo planavimas iš Londono gali numatyti augalų pervežimą atskiru, šiltu reisu, bet tai kainuoja. Dažniausia patariu juos atiduoti darbuotojams arba parduoti.

Kaip elgtis su serveriais ir jautria technika?

Serverius reikia išjungti ir užfiksuoti jų būseną (backup'ą) dar prieš juos judinant. Nerekomenduojama juos vežti kartu su biurkėmis ir kėdėmis, nes gali atsitikti vibracija. Geriausia juos padėti į specialias dėžes su smėliu arba putomis. Esu matęs, kaip viena firma išmeta serverius į paprastas dėžes ir kažkas užbėga ant jų... nereikia sakyti, kad IT vadybininkas tada beveik išsižadėjo gyvenimo. Geriau juos vežti asmeniniame automobilyje arba specialiu kurjeriu.

Ar įeina į kainą pakavimo medžiagos?

Paprasčiau atsakyti – ne visada. Įprastai į kainą įeina darbo rankos, bet dėžės, juostelės, burbuliukai – tai papildomos išlaidos. Nors kai kurios firmos (ir mes kartais) siūlo „viskas įskaičiuota“ paketus. Tik patikrinkite, ar tai ne yra „viskas įskaičiuota“, išskyrus tai, kas brangu. Lankstus biuro perkėlimo planavimas iš Londono gali leisti jums nusipirkti medžiagas patys iš vietinės parduotuvės (jie pigesni) ir mums tiesiog mokėti už darbą. Tai gali padėti taupyti.

O jei lietus? Kuo tada skiriasi?

Anglijoje lyja beveik visada. (O kas yra tas saulėtas diena? Aš jau pamiršęs). Krokymas lietuje yra pavojingas ir dėl slystančių grindų, ir dėl drėgmės. Mes naudojame specialias apsaugotas grindis ir uždengimus. Jei pas jus grindys yra medinės arba kiliminės, būtinai pasakykite mums iš anksto, kad turėtume pasiimti daugiau apsauginių kilimėlių. Niekas nenori gauti sąskaitos už naują kilimą, kai senąjį nuspalvino purvas iš gatvės.

Pinigai, sutartys ir "pavojingos" vietos

Kokios yra apytikslės kainos tokiam perkėlimui?

Kainos svyruoja kaip akcijų biržoje. Pradedant nuo 2-3 tūkstančių eurų už mažą biurą ir baigiant dešimtimis tūkstančių, jei tai didelė korporacija. Londonas brangus ne tik dėl darbo jėgos, bet ir dėl degalų bei mokesčių. Lankstus biuro perkėlimo planavimas iš Londono gali padėti sutaupyti, jei sutarsite vežti „grįžtančiu“ reisu (backload), kai mašina tuščia važiuoja atgal į Angliją. Tada kaina gali nukristi net 30 procentų. Verta klausti to varianto.

Ar reikia mokėti iš karto?

Paprastai imamas avansas (deposit), apie 30-50 procentų, kad užtikrintume, kad klientas nebegalvos kitaip paskutinę minutę. Likusi dalis sumokama pristatymo metu. Atsidūrėme situacijoje, kai atvežėme viską į Vilnių, o klientas sako: „o mes vis dar laukiame lėšų iš investitoriaus“. Tai tikrai nepageidaujama situacija. Todėl sutartyje visada užrašome delspinigius, jei atšaukiate per vėlai.

Kaip apsidrausti nuo vagysčių?

Visada turite pasitikrinti, ar firma turi „Goods in Transit“ draudimą. Be to, patys rūpinkitės brangiausiais daiktais – neškite piniginių ar brangių asmeninių daiktų bendrose dėžėse. Vieną kartą vienas direktorius padėjo į dėžę su knygomis savo auksinius laikrodžius... ir pamiršo. Labai stresuota buvo tą rasti (radome, bet laiko praradome daug). Naudokite gerus spynų sistemų ant raktų (seal numbers), kurias užlaužti neįmanoma be pastebėjimo.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Girdėjau istorijų apie blogas firmas, kurios po to, kai pakrauna, prideda mokesčius už liftą arba laiptus. Mes to nedarome (ar bent jau stengiamės nedaryti). Viskas turi būti užrašyta sutartyje. Vienintelė thing, kuri gali pasikeisti, yra jei jūs pats pakeisiate krovinio kiekį vietoje. Tada vairuotojas gali reikalauti papildomo mokėjimo už laiką, nes jis neturi ką vežti kitam klientui.

Kas nutinka, jei biure randame daugiau daiktų nei buvo planuota?

Tai kasdienybė. Klientas sako: „o, mes dar turim šitą sandėlykurį už kambario“. Lankstus biuro perkėlimo planavimas iš Londono numato ir šį „netikėtumų“ faktorių. Mes dažnai vežame papildomą „pavogtą“ vietą mašinoje tik tam atvejui. Jei daiktų per daug, tenka skambinti ir siųsti papildomą transportą, o tai kainuoja. Geriau iš anksto parodykite mums visus kambarius, net ir tuos, kurių būsite gėda.

Ar galima susiderėti dėl kainos?

Visada galima pabandyti. Ypač jei perkėlimo data yra lanksti – jei galite laukti, kol mes surinksime kitą krovinią tame pačiame regione. Jei skubate rytoj – tai kaina bus kita. Taip pat įtakoja ir aukštis (ar reikia kelti per langą, jei neįeina liftu). Tai darbas, kurį reikia apmokėti atskirai. (Ir pasakykime tiesiai – aš nemėgstu kelti biurkės per 4 aukštą per langą, tai pavojinga).

Techninės problemos ir pabaigos darbai

Kaip suskaičiuoti daiktus, kad neapsirinkti?

Nenaudokite „daiktų“ sąvokos. Naudokite „kubinius metrus“ (m3). Arba paprasčiausia – nufotografuokite viską. Siųsdami mums nuotraukas, mes galime geriau įsivaizduoti, kokią mašiną reikia. Vienas klientas sakė „turime nedaug dalykų“, o pasirodė, jie turi pilną archyvą nuo 1990 metų. Tas archyvas užėmė visą sunkvežimį. Lankstus biuro perkėlimo planavimas iš Londono prasideda būtent nuo tobulo inventoriaus, o ne nuo spėliojimų.

Ar reikia išvalyti biurą prieš išvykstant?

Britai yra labai draugiški (tiek, kiek reikia), bet jie neleis jums palikti šiukšlių. Paskutinė nuoma (tenancy agreement) visada reikalauja, kad patalpos būtų „sweep clean“ – tai reiškia, kad turi būti išsiurbtos grindys ir išmestos šiukšlės. Mes galime padėti su išvežimu šiukšlių į šiukšliadėžę (skip), bet tai papildoma paslauga. Nepalikite savaitgalių maisto šaldytuve, tai blogas dalykas.

Ką daryti, jei naujose patalpose nėra lifto?

Tuomet mes pasiimame daugiau žmonių. Nėra jokio būdo nešti 30 kilogramų dėžių 5 aukštus be papildomos pagalbos. Kartais net naudojame keltuvus (hoists) pro langą, jei leidžia architektūra. Lankstus biuro perkėlimo planavimas iš Londono taip pat reiškia ir tai, kad mes iš anksto žinome apie naujojo biuro trūkumus, kad paruoštume techniką. Neatsitiko taip, kad atvykstame ir staigiai sužinome, kad liftas neveikia jau mėnesį.

Kaip išvengti daiktų maišymosi?

Etiketės, etiketės ir dar kartą etiketės. Rašykite ne tik „Biuras“, bet ir „Vadybininkas, stalas Nr. 5“. Taip pat spalvokite dėžes – viena spalva vienam aukštui, kita kitaam. Tai sutaupo laiko tiesiog milžiniškai, kai kraunant naujame biure. Be to, padarykite „nedėžti“ zoną – vieta, kur dėžių negalima statyti (pvz., tualetas ar virtuvė), nes vairuotojai mėgsta statyti viską pirmąja pro akį.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS stebėjimą. Mes galime siųsti jums nuorodą, kur galite matyti, kur mašina yra. Tai labai padeda, jei reikia susiderėti su atsiskaitymu arba pasirūpinti raktais. Nors kartais signalas dingsta Tunelyje arba giliuose miškuose (o Lietuvoje jų gana), bet paprastai viskas matyti.

Kas daryti su suirusiais daiktais?

Jei pastebite, kad kažkas sužalojo pervežimo metu, tai reikia užfiksuoti tuoj pat. Nefotografuokite tik po to, kai viskas išpakuota – drąsiai fotografuokite pažeidimus ant dėžės arba pačio daikto, kol vairuotojas dar yra vietoje. Tada mes galime pildyti „protokolą“ (claims report). Jei praleisite tą momentą, vėliau įrodyti, kad ne jūs patys sėdėjote ant kėdės, bus beveik neįmanoma.

Ar reikia rūpintis elektrika ar IT instaliacija?

Ne, mūsų darbas yra tik fizinis pervežimas. IT instaliaciją (kabelių įvedimą, serverių prijungimą) turi atlikti jūsų IT specialistas. Mes galime pastatyti stalą reikiamoje vietoje, bet neįkiškime laidų į kompiuterį. (Kartais padedame, jei vairuotojas yra techniškai gabus, bet mes už to neatsakome). Geriau, kad jūsų IT žmogus būtų pasiruošęs naujoje vietoje.

Kokios būna dažniausios problemos paskutinę dieną?

Dažniausiai problema yra ta, kad darbuotojai pasiima dalykus, kurių neturėtų (pvz., firmines klaviatūras arba pėdsakus). Reikia aiškiai papasakoti komandai, kas yra jų asmeninis daiktas, o kas – įmonės turtas. Kitas dalykas – paskutinės minutės išmestos šiukšlės. Niekas nenori vežti per pusę Europos šiukšlių, kurias galima išmesti Londone.

Ar galima įsitraukti darbuotojus į krovimą?

Galima, bet tai dažnai sukelia daugiau problemų nei naudos. Darbuotojai dažnai sužeidžia nugarą arba pradeda kalbėtis su vairuotojais ir trukdo. Tačiau jei jie nori padėti susirūpinti savo asmeniniais daiktais (paveikslais, augalais), tai tikrai gerai. Lankstus biuro perkėlimo planavimas iš Londono gali numatyti tai, kad darbuotojai susirenka paskutinę valandą ir pasiima tai, kas jiems brangu, o likusį „šiukšlyną“ palinka mums.

Ką daryti, jei vairuotojas negali patekti į gatvę?

Tai įvyksta dažniau, nei galvojate. Tuomet mes skambinam vietos „scaffolding“ firmoms arba policijai, jei reikia. Kartais tenka perkrauti dalykus į mažesnį furgoną (shuttle) paskutinę mylią. Tai brangu, bet būtina. Geriau iš anksto nuvažiuoti į vietą ir pasižiūrėti ar ten tikrai gali privažiuoti 18 metrų ilgio monstras.

Ar pasirūpinsite išpakavimu?

Taip, tai mūsų paslauga. Mes galime nešti dėžes į konkretų kabinetą, nuplėšti juostas ir net sureguliuoti stalus. Tačiau dėžių utilizavimas (jų išvežimas) – tai papildomas dalykas. Galite jas pasilikti, jei planuojate dar kartą keltis po metų (ką tikrai nedarykite, gyvenimas per trumpas).

Kodėl verta rinktis justes o ne pigiausius?

Nes pigiausieji dažnai tampa brangiausiais. Jei pasakysite, kad kainuoja 500 eurų mažiau, bet paskui jūsų serveriai nukrenta ir įmonė neveikia tris dienas – kiek tai kainuos? Patirtis ir draudimas yra svarbiau nei keli šimtai eurų taupymo. Lankstus biuro perkėlimo planavimas iš Londono reikalauja partnerio, kuris supranta rizikas, o ne tik tiekėjo, kuris nori greitai uždirbti.

Kaip apsisaugoti nuo melagingų atsiliepimų apie firmas?

Skaitykite ne tik „Trustpilot“ (ten viskas gali būti nupirkta), bet ir klauskite kitų verslininkų. Jei kalbate apie Londoną, paklauskite vietos lietuvių bendruomenės – kurie kraustėsi, kurie ne. Žinios pasisklinda greitai. Jei firmos pavadinime rašo „Express“, tai dažniausiai reiškia, kad jie skubės, o ne kad bus atsargūs su jūsų turtu.

Ar galima susiderėti dėl atidėjimo mokėjimo?

Kartais galima, jei esate didelis klientas arba bendradarbiaujame ne pirmą kartą. Tačiau mažoms firmoms be istorijos reikalaujame išankstinio mokėjimo arba garantinio rašto iš banko. Mes negalime rizikuoti vežti krovinius į kitą šalį be jokios užtikrino. (Vieną kartą taip nukentėjome, daugiau nebesikartos).

Kas nutinka su pervežimo atliekomis (pakavimo medžiagomis)?

Jas galime išvežti arba susmulkinti. Jei jums reikia tų dėžių toliau sandėliuoti, jas paliekame. Bet dažniausiai klientai nori, kad mes išvežtume visą šiukšlių maišą, kad biuras atrodytų švarus. Tai tą pačią dieną darome.

Ar reikia specialių leidimų Lietuvoje atvykstant?

Nebūtinai, jei tai ne ypač pavojingas krovinys. Paprastai biuro daiktai praeina be problemų. Viskas apsirašoma CMR sąvokoje, kuri yra pagrindinis dokumentas. Vairuotojas pateikia eksporto deklaraciją, jei to reikia, bet dažniausiai tai jau padaryta išsiuntimo šalyje.

Kaip elgtis su vertingais meno kūriniais biure?

Jei turite brangius paveikslus, juos reikia apklijuoti stiklu apsaugotine plėvele ir padėti į specialias kabinetas. Niekada neguldykite paveikslų ant grindų – visada statykite į kraštą. Lankstus biuro perkėlimo planavimas iš Londono turi numatyti meno kūrinių inventorizaciją su nuotraukomis prieš ir po. Be to, tokius dalykus geriau vežti ne su bendru kroviniu, o atskirai, jei vertė leidžia.

Pabaigos mintys ir išvados

Apibendrinant, lankstus biuro perkėlimo planavimas iš Londono nėra tik apie tai, kad perkeltumėte stalus iš taško A į tašką B. Tai apie tai, kaip išvengti to streso, kuris lydi bet kokį judėjimą, ypač kai kalbame apie tokią uždarą ir brangią sistemą kaip Londonas. Nėra tobulo plano, todėl būtina turėti „planą B“, ir „planą C“, o kartais netgi ir D. Svarbiausia yra ne bijoti klausti nepatogių klausimų savo brokeriui ar pervežėjui ir būti sąžiningam apie savo turtą. Nuo mano patirties, kai klientas kalba tiesiai ir pasako apie visus galimus trikdžius, viskas vyksta geriau. Sėkmės jūsų naujuose namuose (ar biuruose) – tikimės, kad ten bus mažiau Londono lietaus ir daugiau saulės. O jei kas nors ne taip – skambinkite, mes kažką sugalvosime (tikiuosi).