Lankstus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau: vadovas tiems, kurie nori taupyti

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas niekada nebuvo lengvas, o po „Brexit“ tapo dar sudėtingesnis. Daugelis klientų svajoja apie tai, kad jų baldai ir technika pasirodys naujoje vietoje lyg stebuklu, tačiau realybė yra daug drąsingesnė. Pastaruoju metu visi klauso apie lankstų biuro perkėlimą iš Jungtinės Karalystės pigiau, nes kainos išaugo, o biudžetai dažnai lieka tokie patys. Sunku taupyti nerizikuojant, bet jei žinote kur spustelėti ir ką klausti, galima išvengti tų didelių komisinių, kurias įkaisperia didelės brokerių firmos. Štai kaip tai atrodo iš mano, šiek tiek nusilpusio, patirties pusės.

Dokumentai ir muitinė (pats skausmingiausias etapas)

Ar reikia muitinės brokerio biuro perkėlimui iš Londono?

Absoliučiai taip. Be galo dažnai klientai man sako: „O, mes tiesiog sukelsim dėžes į furgoną ir važiuosim“. Po 2021-ųjų tai nebebeleidžiama. Jūsų krovinys turi būti deklarouojamas, o jei jūsų įmonė registruota Lietuvoje (ar kitur ES), reikės importo deklaracijos. Be brokerio vairuotojas gali tiesiog užstrigti sienoje ir važiuoti atgal. Tą lankstų biuro perkėlimą iš Jungtinės Karalystės pigiau galima užmiršti, jei teks mokėti baudas už neteisingus dokumentus ar laiko praradimą tarpvalstybiniame punkte. Geriau iš karto pasirūpinti žmogumi, kuris moka užpildyti tuos be galo sudėtingus popierius.

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūra Doverio uoste?

Paprastai tai trunka nuo 2 iki 6 valandų, jei viskas tvarkoje. Tačiau aš mačiau atvejų, kai dėl vienos trūkstamos raštelio eilutės krovinys stovėjo dvi dienas. Jei jūsų lankstus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau priklauso nuo greito pristatymo (pavyzdžiui, jums reikalingi serveriai darbo pradžiai rytą), geriau tikrai pasirūpinkite visais dokumentais iš anksto. Darbas su tais britų muitininkais kartais būna... tarkime, labai specifinis. Jie mėgsta tikslumą, o jei dokumentuose parašyta „biuro įranga“, o dėžėse rasime asmeninius daiktus, bus problemų.

Kas dėl TIR knygelės, ar ji būtina?

Jei vežate tikslingą siuntą, greičiausiai ne. Bet jei tai yra didelis, pilnas furgonas, keliaujantis transitu per kelias šalis, gali prireikti. Tiesa, dauguma smulkių ir vidutinių biurų perkėlimų vyksta standartine procedūra. Nemanau, kad verta sau užsisakyti TIR, jei tik vežate stalus ir kompiuterius iš Mančesterio į Vilnių. Tai papildomos išlaidos, kurios neleidžia pasiekti tikslo, kad lankstus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau. Paprastas CMR draudimas ir sutartis dažnai užtenka, jei maršrutas tiesus.

Ar galiu vežti naudotus kompiuterius be PVM?

Tai vienas populiariausių klausimų. Jei jūsų įmonė perregistruojama arba tai tiesiog turtos perkėlimas tarp savo padalinių, taip, galima taikyti 0% PVM importo tarifą. Būtina pateikti dokumentus, patvirtinančius, kad turtas buvo naudojamas Jūsų veikloje ne trumpiau kaip 6 mėnesius. Viena kartą teko matyti situaciją, kur klientas bandė įvežti visiškai naujus „Mac“ kompiuterius, o pats sako, kad jie „naudoti“ ofiso reikmėms. Muitinė tai iškart pastebėjo ir bauda buvo didelė. Nedarykite taip, geriau tiesiog sumokėkite tą PVM, jei prekės naujos.

Kas nutinka jei prarandu krovinių sąrašą (packing list)?

Tai blogiausia scenažo versija. Be packing list krovinys nebus išleistas. Jūs turite žinoti, kas yra kiekvienoje dėžėje. Nerašykite tik „baldai“, parašykite „4 biuro kėdės, 1 stalas, 2 spintos“. Kiekvienas gabenamas daiktas turi būti inventorizuotas. Be to, lankstus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau taip pat priklauso nuo to, kiek laiko krovėjai praleis surašinėdami tą sąrašą. Jei jums tenka mokėti už jų valandas dirbant vietoje, tai gali brangiai kainuoti. Geriau sąrašą turėti paruoštą iš anksto, dar kol dėžės dar neuzklijuotos.

Ar reikia atsiskaityti su muitine iš karto?

Daugeliu atvejų taip, ypač jei naudojate išorinį brokerį. Jis padarys deklaraciją, o gavęs mokėjimo pavedimą iš jūsų, perves pinigus muitinei, kad krovinys būtų atlaisvintas. Kai kuriems dideliems klientams galima gauti atidėjimo (deferred account) leidimą, bet tai reikalauja daug biurokratijos. Jei jūsų tikslas yra lankstus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau, geriau susitarti dėl brokerio mokėjimo iš karto, kad nelauktumėte dienų dėl bankinių pavedimų.

Kokios rizikos susijusios su duomenų saugumu pervežiant metus?

Labai didelės. Jei vežate serverius ar išorinius standžiuosius diskus, juos reikia pakti kaip šampaną – labai atsargiai. Be to, duomenų pranešimas (GDPR) yra svarbus. Vieną kartą teko girdėti apie firmą, kuri paleido vairuotoją su nešifruotu serveriu, o tas vairuotojas nusprendė apsistoti nakvynei ne saugioje vietoje. Ir viskas, dingo duomenys. Nors lankstus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau kabo ant plauko, duomenų saugumo taupyti negalima. Pakuokite techniką patys arba užsakykite specializuotą pakavimą.

Ar turiu būti fiziniai priešingame krante?

nebūtina, bet pageidautina. Jei atvyksta vairuotojas ir nieko nesupranta, ar reikia įvežti krovinį į sandėlį ar į biurą penktame aukšte be lifto, kilna problema. Jei galite, atsiųskite atstovą. Jei lankstus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau įtraukia tarpininkus, tikrinkite, ar jie fiziniai žmonės, o ne tik virtualios buhalterijos firmos. Realus kontaktas vietoje išgelbstė daug nervų.

Kainų formulės ir kur galima taupyti

Kodėl kainos šokinėja kaip šuoliuose su lazdele?

Priežastys keičiasi kas savaitę – kuro kainos, kelių mokesčiai (Užtveriamieji mokesčiai Prancūzijoje nusiaubia biudžetus), darbo jėgos trūkumas. Nemažai vairuotojų po „Brexit“ nusprendė nebevažiuoti į kontinentą dėl vizų problemų. Todėl pasiūlymas sumažėjo, o paklausa išliko. Tai ir verčia kainas kilti. Tačiau lankstus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau vis dar įmanomas, jei nesate išrankūs dėl pristatymo dienos (pvz., sutinkate gauti prekes antradienį vietoj pirmadienio).

Ar verta naudotis „part load“ (daliniu kroviniu) paslaugomis?

Jūsų biuro turtas užims tik pusę furgono? Kodėl gi ne. Tai vienas geriausių būdų sumažinti išlaidas. Tiesa, reikia žinoti, kad lankstus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau su daliniu kroviniu reiškia ilgesnį laukimą. Vairuotojas turi surinkti kelias siuntas, kad užpildytų mašiną. Jei jums skubia, tai netaikys. Jei galite laukti savaitę-dvi, tai išeis gerokai pigiau.

Kas dėl pakavimo medžiagų – ar brangu?

Dabar kartonas ir burbuliukai tapo prabanga. Vietoje to, kad pirktum naujas dėžes, kurios po to iškelsite į šiukšliadėžę, pabandykite rasti naudotas. Yra firmų, kurios parduoda arba dovanoja kokybiškas dėžes po perkėlimų. Taip pat, lankstus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau įmanomas, jei pakavate patys. Darbuotojų laikas kainuoja, bet jei padarysite tai „team building“ stiliumi vieną popietę, taupykite šimtus svarų (ar eurų).

Ar galiu susitarti dėl atidėto mokėjimo su vežėju?

Galiu pasakyti iš patirties – mažos firmos dažnai sutinka, didelės – ne. Jei sutinkate su atidėtu mokėjimu, įsidėkite 10-20% priemoką į galutinę sumą. Vežėjas imasi rizikos. Jei norite, kad lankstus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau būtų tikras, mokėkite iš karto. Pinigai rankose – tai stipriausia аргументas dėl nuolaidos.

Kiek iš tikrųjų kainuoja vairuotojo darbo valanda JK?

Tai priklauso nuo regiono. Londone ar pietryčiuose tai gali būti beveik dvigubai daugiau nei šiaurėje. Be to, jei reikia specialios leidimo (Congestion charge) važiuoti į miesto centrą, tai viskas pridedama prie sąskaitos. Planuodamas lankstų biuro perkėlimą iš Jungtinės Karalystės pigiau, visada rekomenduoju klientams išsivežti daiktus į pakraustymo vietą patys (jei įmanoma) arba susitarti dėl pakrovimo uostamiestyje, o ne gatvės centre.

Ar yra paslėpti mokesčiai?

Beveik visada. Ką „pamiršta“ pasakyti: užkelti ant sunkvežimio (jei ne liftas), ilgas nešimas per 50 metrų, laukimas raktų. Už viską kas virš 2 valandų darbo vietoje, reikia mokėti papildomai. Būkite tikri, kad klaustumėte apie „waiting time“. Tai vienas dažniausių nesusipratimų šaltinių. Lankstus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau tampa brangus, kai užsidaro biuras ir vairuotojas laukia valandą kol kas nors atvyksta su raktu.

Ar verta kreiptis į pervežimų biržas?

Rizikinga. Ten yra ir puikių vežėjų, bet ir daugybė „kišeninių“ kurie neturi nei draudimo, nei tinkamos technikos. Jei pasirinksite pigiausią pasiūlymą kuris atrodo per geras būti tiesa, greičiausiai jums teks mokėti už technikos remontą vėliau. Geriau pasirašyti sutartį su žinoma bendrove, net jei jų lankstus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau atrodo kiek brangiau nei anonimo vairuotojo pasiūlymas.

Ar galiu vežti pavojingus krovinius (tusinčius, tonerius)?

Galima, bet turi būti specialios deklaracijos (ADR). Nerekomenduoju maišyti jų su įprasta biuro technika. Vieną kartą teko matyti, kaip toneris plyšo viduryje furgono ir užteršė visus biuro stalus. Nuplauti tai beveik neįmanoma. Tiesa, tokie nesklandumai padaro mūsų paslaugas labiau užtikrintomis, nors lankstus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau tokiu atveju kabo ant plauko dėl galimo žalos atlyginimo.

Ką daryti su baldais, kurie netelpa į liftą?

Tikriausiai teks juos išmontuoti. Tai papildomas darbas. Jei turite didelę conferencijos stalą arba „L“ formos biuro sistemas, užsibrėžkite, kad montavimas ir demontavas sudarys 20-30 galutinės sąskaitos. Naudokitės vietiniais montuotojais JK prieš išvežant, tai dažnai pigiau nei mokėti už tarptautinį vairuotojo laiką su atsuktuva.

Logistika, maršrutai ir kas daro „lankstų“

Kurį maršrutą rinktis – per Ostendą ar Kalerį?

Klasikinis klausimas. Kaleris (Dover) yra artiau Londono, bet ten eilės gali būti baisios (ypač po „Brexit“). Ostendas (Belgija) ar Zebriugė yra toliau, bet dažnai mažiau užstrigimų. Jei jūsų lankstus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau priklauso nuo greitumo, Doveris gali būti lošimas. Jeigu laikas nėra kritinis, keltinis iš Niuheveno (Newhaven) į Diepą gali būti pigiausia variacija, reikia tik geriau suskaičiuoti distanciją važiuojant.

Ar vairuotojas padės iškrauti biuro vietoje?

Tik tai kas parašyta sutartyje. Dauguma standartinių pasiūlymų yra „iki rėmų“, t.y. vairuotojas atveža ir pasilenkia priešaky. Jei jums reikalinga „pilna rankų pagalba“ (2-3 žmonės), tai kainuos daugiau. Nereikia manyti, kad lenkas ar lietuvis prie vairo privalo dėti kalėjimas jūsų biure. Už tai paprastai mokama atskirai.

Kaip elgtis su parkavimu miesto centre?

Prieš išvažiavimą tikrai reikia susitarti dėl vietos. Anglijoje (ypač Londone) ir Lietuvoje (Vilniaus senamiestyje) griežtai stebimi apribojimai. Jei vairuotojas gaus baudą už neteisingą stovėjimą, ši sąskaita nukeliaus tiesiai į jūsų stalą. Lankstus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau gali tapti brangus, jei teks mokėti už 3 valandų stovėjimą „Yellow line“.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus biuro siuntos metu?

Techniškai ne, jei tai yra komercinis siuntimas. Muitinė gali pamatyti dviračią ar vaikišką vežimėg tarp serverių ir paklausti, kodėl čia yra asmens prekės. Tai gali būti traktuojama kaip kontrabanda arba neteisingai deklaruotas krovinių tipas. Geriau tiek dalykus vežti atskirai arba tarpininkų paslaugomis, nes lankstus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau neapsieina be švarios sąskaitos.

Kas dėl draudimo – kiek jis turi padengti?

Būtina patikrinti draudimo polisą. Ar jis dengia biuro techniką? Ar dengia „pašalinį riziką“ (pvz., jei vairuotojas užmuša ką nors įėjime)? Standartinis draudimas dažnai yra tik 10-20 tūkstančių, o jei vežate brangų serverių parką, gali nepakakti. Didelės rizikos apsidrausti verta papildomai, tai nedidelė suma palyginti su technikos verte.

Ar įmanoma atidėti siuntą tarpininkų sandėlyje?

Taip, tai vadinamas „bonded warehouse“. Jei dar neturite patalpų Lietuvoje ar ES, galite laikyti daiktus sandėlyje ne sumokę mokesčių (muitinės ir PVM) tol, kol surandate pirkėją arba patalpas. Tai suteikia labai didelę lankstumą. Lankstus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau taip pat gali būti pasiektas perkėlus viską į sandėlį ir transportuojant dalimis į galutinę vietą vietiniu transportu.

Kaip sekti kurį jis važiuoja?

Dabar beveik visos tirklinės turi GPS sekimą. Reikalaukite nuorodos. Tai padeda išvengti situacijų, kai vairuotojas sako „esu prie Birmingamo“, nors jis dar geriau išgerėjų prie Londono. (Nebūkite šalti, jiems taip pat sunku, bet tikrumas svarbus). Sekimas padeda planuoti savo darbuotojų laiką naujoje vietoje.

Ką daryti jei atvykstant paaiškėja, kad daiktų yra daugiau nei planuota?

Tai įvyksta beveik visada. Klientas sako „10 dėžių“, o paskui atsiranda dar 15 nesutvarkytų popierių. Vairuotojas gali atsisakyti juos vežti arba paprašyti papildomo mokėjimo vietoje. Geriau prieš išvykstant nufotografuoti viską kas kraunama ir išsiųsti vadybininkui, kad būtų išvengta nesutarimų.

Ar reikia iš anksto apmokėti pavedimą?

Daugelis firmų dabar reikalauja 100% išankstinio mokėjimo arba bent 50% depozito. Tai apsauga nuo „dingstančių“ klientų, kai krovinys jau pakrautas. Jei esate patikimas klientas, galima derėtis, tačiau lankstus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau dažnai priklauso nuo jūsų pasirengimo sumokėti iš karto už paslaugas.

Problemos ir jų sprendimai (realus pasaulis)

Kas nutinka jei vairuotojas susirga ar sugenda mašina?

Tai bjaurus scenarijus, bet jis įvyksta. Tada reikia skubiai ieškoti pakaitalinio furgono. Geros firmos turi tokias apsaugas, bet pigios – ne. Jūsų siunta gali stovėti kelias dienas kelkraštyje. Todėl verta rinktis vežėjus, kurie turi ne vieną mašiną. Lankstus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau neturi reikšti, kad jūsų dovana užstrigs tarp Berlyno ir Varšuvos be priežiūros.

Ar galiu reikalauti nuolaidos jei vėluojate?

Galite bandyti, bet tai priklauso nuo vėlavimo priežasties. Jei vėluoja dėl blogo oro ar kelių eismo įvykių, tikėkitės nėra. Jei vėluoja dėl to, kad vairuotojas pamiršo raktus, tai taip. Būkite teisingi – jie taip pat žmonės, o ne robotai. Vieną kartą teko grąžinti pinigus klientui, nes mūsų vadybininkas padarė klaidą kalendoriuje ir siunta atvyko per savaitę. Lankstus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau tada tapo nemokamas (deja, mums).

Kaip atpažinti blogą pervežėją?

Jei jis neduoda sutarties, rašo tik per „WhatsApp“ ir nesiruošia registruoti krovinių. Taip pat, jei kaina yra 50% žemesnė nei rinkos vidurkis. Gerai žinau vieną firmą iš Rytų Anglijos, kuri žadėja auksą, o paskui pradeda reikalauti papildomų pinigų kelio viduryje. Venkite jų kaip ugnies. Lankstus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau su jais baigsis teisme.

Ar verta drausti techniką prieš išvežimą?

Fotografuokite visas serijinius numerius. Jei atvykus randate sulūžusį monitorių, be foto įrodymų draudimo bendrovėsakys „jis jau buvo sulūžęs“. Tai jūsų apsauga. Be to, patikrinkite ar visi kompiuteriai įsijungia prieš išvežimą. Dažnai pasitaiko, kad senas kompiuteris „veikė“ tik kol stovėjo vietoje, o po vibracijos miršta.

Ką daryti jei dėžė atvyko sutrypta?

Reikia kuo greičiau pranešti vairuotojui ir užpildyti „draudimo pranešimą“. Nerašykite apie tai praėjus mėnesiui. Draudikai nemėgsta vėluojančių pranešimų. Taip pat, jei dėžės buvo sugadintos išorėje, gali būti, kad sugadinta ir viduje. Lankstus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau gali tapti brangus dėl to, kad nesutikote pažymėti pažeidimą kurjeriui.

Ar galima susitarti dėl naktinio pristatymo?

Galima, bet tai kainuos. Naktinės valandos, savaitgaliai – visi šie „extra“ laikai yra brangūs. Jei jūsų biuras dirba 24/7, tai puiku, bet jei ne, geriau laukyti ryto. Vairuotojas po 12 valandų vairavimo turi ilsėtis, tai ne tik pinigų, bet ir saugumo klausimas (taisyklės yra griežtos).

Ar reikia maitinti vairuotoją?

Nebūtina, bet labai padeda. Jei vairuotojas laukia iškrovos 3 valandas, o jūs pasiūlysite kavos ir sumuštinio, jis bus labiau linkęs padėti nudėti tą sunkią spintą be rūpesčio. Tai nedidelis dėmesys, kuris padeda užtikrinti, kad lankstus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau neprasidėtų nuo pykčio ir konflikto.

Ar galima atšaukti užsakymą paskutinę minutę?

Techniškai galima, bet gali prarasti depozitą. Jei mašina jau važiuoja pas jus, atšaukiant reikės sumokėti pilną kainą. Vairuotojų laikas – tai pinigai. Lankstus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau reiškia ir sąžiningą bendradarbiavimą. Jei planai pasikeitė, praneškite kuo anksčiau, galbūt tiks pervesti siuntą į sandėlį.

Kaip apskaičiuoti tūrį, jei neturiu matmenų?

Naudokite „Rule of thumb“ – 1 standartinės (europinės) paletės tūris yra apie 1.2 kubo. Suskaičiuokite, kiek paletų užimtų jūsų baldai. Jei sunkiai sekasi, paprašykite vaizdo skambučio – geriausias vadybininkas sugebės apytiksliai įvertinti iš vaizdo. Tai leidžia išvengti to, kad atvyksta per mažas furgonas.

Ar jūsų įmonė garantuoja pristatymą konkrečia data?

Mes stengiamės, bet negalime užtikrinti 100%, nes yra faktoriai už mūsų kontrolės (muitinė, policijos patikros, kelio darbai). Bet jei jums būtina, kad lankstus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau būtų tikslus, geriau turėti atsarginį planą (pvz., laikinai nuomoti techniką). Nekalbu apie tai, kad kadais atsitiko taip, kad klientas atidarė biurą be stalo ir kėdžių, nes furgonas užstrigo Eurotunelyje gaisro metu.

Kodėl kai kurios firmos neima smulkių siuntų?

Nes jiems tai nepelninga. 3 dėžės iš Londono kainuoja tiek pat administracinių darbų, kiek ir 30 dėžių. Todėl ieškokite specializuotų kurjerių („man and van“) mažiems siuntimams, o didelėms firmoms skirti dideli projektai. Lankstus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau mažoms įmonėms dažniausiai vyksta būtent mažųjų vežėjų pastangomis.

Išvada

Viso šio sujudimo ir dokumentų chaoso centre viena dalykas išlieka aiškus – planavimas yra viskas. Lankstus biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės pigiau nereiškia būti skurdžiam, tai reiškia būti protingam. Naudokitės dalinėmis siuntomis, planuokite pakavimą patys ir, svarbiausia, nebijokite klausti tiek patyrusių logistikos specialistų, tiek draudimo brokerių. Jei išvengsite tų paprastų klaidų, apie kurias kalbėjau aš, jūsų biuras atsikels be didelio streso ir (kas svarbiausia) be biudžeto skyrybų. Sėkmės kelyje – Londone vairuotojai gali būti šiek tiek agresyvesni, bet Lietuvoje viskas nusistos.