Laiku atliekamas biuro perkraustymas į Londoną: praktiniai patarimai iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – laiku atliekamas biuro perkraustymas į Londoną yra tas dalykas, kuris skiria sėkmę nuo visiško chaoso. Daugelis klientų mano, kad tai tiesiog spinta ir kelios dėžės, tačiau realybėje, ypač dabar, kai Didžioji Britanija nebesiskiria nuo žemyninės Europos, viskas yra kur kas sudėtingiau. Turime išsiaiškinti dokumentus, muitinę, o dar ir tas Londono eismo spūstis... O, dar ten tas ULEZ zona, kur dabar viskas užkerta. Bet apie vėliau.

Svarbiausia yra suprasti, kad biuro perkraustymas į Londoną nėra tik fizinis daiktų pernešimas. Tai procesas, kuris reikalauja plano, o ne tik vairuotojo, kuris „kažkaip nusives“. Buvau matęs įmonių, kurios atidėlioja viską iki paskutinės sekundės, o tada stovi tuščiuose biuruose savaitę, laukdami krovinių, nes trūko vieno parašo ant dokumento. Noriu jums pasakyti, kaip tai iš tikrųjų veikia, be jokių gražių paveiksliukų, tiesiog kaip yra.

Dokumentai ir biurokratija – nuo ko pradėti

Ar tikrai reikia EORI numerio biuro perkraustymui į Londoną?

Taip, be jokio abejojo. Nors tai yra perkraustymas, o ne prekyba, britų muitinės sistemoje jūsų įmonė yra laikoma importuotoju. Be EORI numerio, kuris prasideda raide GB, jums niekas neleis įvežti įrangos. Vieną kartą turėjau klientą, kuris manė, kad jo lietuviškas PVM mokėtojo kodas užteks – teko sustoti sienoje ir rašyti paraiškas realiu laiku. Tai užtruko dvi dienas. Gaukite šį numerį iš anksto, tai padaryti internetu nėra sunku, tik reikia laiko.

Kokie dokumentai reikalingi muitinės deklaravimui?

Reikės krovinių manifestą, kuris turi būti tikslus, ir prekių sąrašą (paketinę). Sąraše turi būti nurodyta, kas kas yra, serijiniai numeriai, jei tai technika, ir apytikslė vertė. Muitininkai mėgsta detales. Jei parašysite tiesiog „kompiuterinė įranga“, gali sukilti klausimų. Geriau būti per daug išsamiam, nei per mažai. Dar reikės EX-1 dokumento, kuris patvirtina, kad krovinių išvežtas iš Lietuvos (išvežimo procedūra).

Ar reikia mokėti PVM ar muito importuojant biuro įrangą?

Čia yra įdomi vieta. Paprastai, jei perkeliate savo nuosavybę, kuri buvo naudojama Lietuvoje ir toliau bus naudojama Londone, galima taikyti nulinį muito tarifą (Transfer of Own Goods). Tačiau PVM (Import VAT) dažniausiai teks mokėti, o vėliau jį galima grąžinti (atgauti) per britų mokesčių deklaraciją, jei esate užsiregistravęs kaip PVM mokėtojas JK. Biuro perkraustymas į Londoną visada sukelia mokesčių headaches, tai tiesiog būkite pasiruošę, kad išlaidos bus didesnės nei tik transportas.

Ką daryti, jei įmonės duomenys įvedami klaidingai?

O, tai klasika. Vieną kartą vairuotojas įvedė neteisingą svarų sumą deklaracijoje, ir muitinė užkabino. Teko koreguoti. Jei pastebite klaidą prieš pat pasienį, praneškite savo brokeriui nedelsiant. Jei neištaisysite, gali būti bauda arba patikrinimas. Būkite tikri, kad duomenys deklaracijoje atitinka tai, kas fiziškai vairuotojo kablyje. Jei skiriasi – bėdos.

Ar reikia draudimo poliso keliui?

Būtina. Nors įstatymai gali skirtis priklausomai nuo to, ką vežate, bet turtas turi būti apdraustas. Mūsų standartinės sąlygos apima draudimą, tačiau visada patikrinkite, ar jis dengia brangią techniką. Biuro perkraustymas į Londoną su keliais serveriais be draudimo – tai lošimas. Draudimas turi dengti ne tik vagystę, bet ir smūgius, drėgmę.

Ar galiu vesti asmeninius daiktus kartu su biuro kroviniu?

Techniškai – galima, bet nerekomenduoju. Muitinėje tai sukelia painiavą. Jei vairuotojas turi ir savo drabužius, ir biuro kompiuterius, gali būti įtarimų dėl „pilkojo importo“. Geriau viską atskirti. Asmeniniams daiktams yra kita procedūra (Transfer of Residence), o biuro perkraustymas į Londoną turi eiti kaip komercinis arba įmonės turtas.

Kas tokis „tikslinės paskirties garantinė“ (security bond)?

Kartais, ypač jei naudojate laikinąją importo procedūrą, muitinė gali reikalauti užstato (garantijos), kad krovinius iš tiesų naudosite Londone ir neparduosite juos rinkoje be mokesčių sumokėjimo. Tai nėra paprasta, todėl dažniausiai imame tokią atsakomybę į save kaip tarpininkai, bet klientas turi žinoti, kad toks dalykas egzistuoja.

Ar greitasis biuro perkraustymas į Londoną įmanomas be brokerio?

Niekuomet. Nebent jūsų vairuotojas yra ir sertifikuotas muitinės brokeris (kas retai nutinka). Be brokerio, turinčio licenciją Jungtinėje Karalystėje, jūsų krovinius tiesiog neįleis. Dirbame su patikimais partneriais ten, tai viskas vyksta toliau, bet bandyti taupyti čia – prarasite laiką.

Ar reikia atsiskaityti iš anksto?

Įprasta taika – 50% avansas, likęs 50% prieš išvykdami arba atidavant dokumentus. Tačiau kiekvienas atvejis individualus. Jei dirbame su nauja klienta, reikalaujame pilno išankstinio apmokėjimo arba banko garantijos. Per daug kartą matęs, kaip kroviniai atkeliauja, o klientas „nėra pasiekiamas“.

Ką daryti, jei trūksta originalių pirkimo dokumentų?

Tai problema. Muitinė gali nepritarti vertei, kurią nurodysite be dokumentų. Jei technika sena, gali tekti įvertinti pagal rinkos kainą (dabartinę vertę), o ne pirkimo. Būkite pasiruošę, kad gali tekti mokėti mokesčius nuo aukštesnės vertės, jei negalite įrodyti, kiek tai kainavo prieš 5 metus.

Logistika ir fizinis procesas

Kaip suplanuoti laiką, kad viskas vyktų sklandžiai?

Biuro perkraustymas į Londoną reikalauja bent 2-3 savaičių planavimo. Negalima paskambinti penktadienį ir tikėtis, kad pirmadienį važiuojame. Reikia rezervuoti vietą kelyje (jei reikia), suderinti muitinę, surinkti dėžes. Pradėkite nuo didžiausių daiktų sąrašo. Jei planuojate važiuoti per Kanalą (Eurotunelis arba keltas), vietos ten tenka rezervuoti savaites iš anksto.

Ar geriau važiuoti keltu ar per Eurotunelį?

Eurotunelis dažniausiai greitesnis, yra daugiau išvykimo per valandą (apie kas 15 min). Keltas gali būti šiek tiek pigesnis, tačiau priklauso nuo oro sąlygų (nors retai atšaukia). Biuro perkraustymas į Londoną su brangia technika – aš asmeniškai pasirinkčiau tunelį, mažiau jūros drėgmės ir mažiau viršimo. Be to, ten mažiau tikėtina, kad vairuotojas pavargs ir užmiegos.

Kiek laiko užtrunka paties važiavimas?

Iš Vilniaus iki Londono – tai apie 24-30 valandų gryno važiavimo, jei nėra didelių spūsčių. Tačiau su pietų pertraukomis, poilsio režimu (tachoografas) ir muitinės formalumais, tai užtrunka maždaug 2 dienas. Jei išvykstame pirmadienį ryte, Londone esame antradienio vakare arba trečiadienio ryte. (Tiksliau, dažniausiai trečiadienį, nes muitinė Kalėje gali užtrukti).

Ar vairuotojas padeda pakrauti ir iškrauti?

Įprasta praktika – vairuotojas padeda su dideliais daiktais, bet jis nebaigia pakavimo darbų. Jis atvyksta, kai viskas jau paruošta. Jei reikia pilnos pakoimo komandos, tai reikia tartis iš anksto. Biuro perkraustymas į Londoną dažnai reikalauja 2-3 vyrų, jei yra daug sunkių spintų ar serverių.

Kaip sužinoti, kur vairuotojas yra realiu laiku?

Duodame nuorodą į GPS sekimą. Tačiau ne visada tai veikia 100%, kai vairuotojas važiuoja per tunelį arba blogai gaudysis signalas Anglijos kaimiškose vietovėse. Geriausia tiesiog turėti vairuotojo numerį ir rašyti jam į „WhatsApp“. Jie dažnai atsiliepia greičiau nei sistema atsinaujina.

Ar galima vežti pavojingus krovinius (pvz., dažai, chemija)?

Į biurą? O, tai pavojinga. Jei tai tik kelios dėžės su valymo priemonėmis, tai galima, bet reikia specialios etiketės (ADR) ir deklaracijos. Jei daugiau – reikalingas specialus transportas. Biuro perkraustymas į Londoną su degalais ar dideliais kiekiais chemijos be leidimų yra nelegalus ir gali baigtis dideliu baudomis.

Kas daryti, jei keliame labai jautrią techniką?

Serveriai, laboratorinė įranga – tai reikalauja specialios pakuotės. Naudokite „anti-static“ dėžes, o ne paprastas kartono. Kartais reikia „air ride“ sunkvežimio (su oro pakaba), kad mažiau supurtėtų. Pasakykite mums iš anksto apie tai. Buvau atveju, kai klientas nepranešė, kad mikroskopas jautrus virpėjimui, ir atvažiavome – jo nebebeveikė.

Ar galima statyti dėžes ant vienos kitos?

Taip, dėžės yra sukamos tam, kad jas būtų galima krauti. Tačiau, jei viršuje yra pažymėta „Nekrauti“, geriau nekelti. Biuro perkraustymas į Londoną yra ilgas kelias, dėžės apačioje gali suspausti. Brangiausius dalykus geriau padėti atskirai arba viršuje.

Ką daryti su baldais, kurie neišsirenka?

Tuomet reikia iškviesti meistrus arba mūsų vairuotojai turi įrankių paprastam išrinkimui. Jei tai itališka sofa, kuri suvirinta kartu... tai gali būti problema. Kartais teka išnešti pro langą arba išmontuoti durų arką. Žmonės dažnai pamiršta pamatuoti liftus ir koridorius naujame biure.

Ar atvežame įrangą tiesiai į biuro patalpas?

Taip, jei yra keltuvas arba įvažiavimas. Jei biuras antrame aukšte be lifto – tai bus brangu. Reikės nešti rankomis, o tai papildomi žmogiškieji resursai. Londono senosiuose pastatuose tokios problemos labai dažnos. Pasitikrinkite iš anksto, ar spinta įlenda pro lifto duris.

Ar imame atliekti išpakavimą ir montavimą?

Galime, tai papildoma paslauga. Vairuotojas gali padėti išnešti dėžes, bet jei reikia surinkti kompleksinę sistemą arba sujungti IT, tai reikia specialistų. Mes esame pervežimo specialistai, ne IT ar baldų montuotojai, nors pagrindinius dalykus sugebame ir padaryti.

Londono specifika ir išlaidos

Kodėl biuro perkraustymas į Londoną taip brangus?

Londonas yra brangiausias miestas Europos (ir turbūt pasaulyje) logistikos požiūriu. Čia ir ULEZ mokesčiai (už taršą), ir „Congestion Charge“ (už spūstį centro zona), ir labai brangios stovėjimo vietos. Be to, po „Brexit“ mokesčiai ir formalumai padidino išlaidas. Negalima lyginti kainos su perkraustymu į Berlyną ar Varšuvą.

Kas yra ULEZ zona ir kaip ji įtakoja kainą?

ULEZ (Ultra Low Emission Zone) – zona, kurioje galima važiuoti tik naujausiais arba ekologiškais sunkvežimiais. Jei mūsų mašina neatitinka standartų (Euro 6), reikia sumokėti 100 svarų per dieną (kaina gali keistis). Dažniausiai naudojame naujus sunkvežimius, tačiau tai visada įskaičiuojama į pasiūlymą. Biuro perkraustymas į Londoną be ULEZ žinojimo gali smarkiai padidinti sąskaitą.

Ar reikia leidimo stovėti prie biuro?

Beveik visada. Londono rajonuose (boroughs) reikia gauti „parking suspension“ leidimą. Be jo, jūsų sunkvežimį greitai nuvelyks „clamping“ paslauga (užrakinants ratus), o tai kainuoja šimtus svarų. Reikia kreiptis į vietos savivaldybę bent savaitę iki atvykimo. Mes galime padėti suformuoti prašymą, bet vietos savivaldybės gali būti lėtos.

Kiek laiko užtrunka gauti stovėjimo leidimą?

Londono savivaldybės gali trukti iki 10 darbo dienų. Tai viena dažniausių problemų – klientai galvoja, kad tai numatomas iš karto. Biuro perkraustymas į Londoną turi būti suplanuotas taip, kad leidimas būtų rankose prieš išvykstant. Jei jo nėra, vairuotojas turės važinėti ratu arba stovėti už miesto ribų.

Ar galima važiuoti naktį, kad išvengtume spūsčių?

Galima, bet Londono centre naktis taip pat gali būti judri. Be to, dauguma biurų turi apsaugą, kuri neleidžia atidaryti durų naktį be išankstinio sutarimo. Dar ir garsų apribojimai. Geriau rytą, tarp 8 ir 10 valandų, nors ir ten spūstys. (Tikrai ne rekomenduoju sekmadienį, nes viskas uždaryta).

Ar kainuoja daugiau, jei reikia nešti daiktus toliau nuo sunkvežimio?

Taip. Jei sunkvežimis negali pastatyti tiesiai prie įėjimo ir reikia nešti 50 metrų, tai papildomi valandos užmokestis vairuotojui arba papildomi padėjėjai. Londono gatvės siauros, dažnai tenka statyti gatvės gale ir nešti visą kelią.

Ar tenka mokėti už sunkvežimio įvažiavimą į miestą (Congestion Charge)?

Jei biuras yra „Congestion Charge“ zonoje (centras), taip, tai 15 svarų per dieną (jei ne mokėjote iš anksto, gali būti bauda). Zonos ribos nuolatos keičiasi, reikia patikrinti žemėlapį. Biuro perkraustymas į Londoną centro rajonuose visada brangesnis dėl šių mokesčių.

Kaip elgtis su „Low Emission Zone“ (LEZ) užmiestyje?

LEZ yra didesnė zona nei ULEZ, ten taip pat reikalaujami tam tikri standartai sunkvežimiams. Dauguma mūsų flotilės mašinų jau atitinka šius reikalavimus, tačiau visada reikia patikrinti numerį oficialioje svetainėje. Jei padarysite klaidą, bauda atkeliauja paštu po mėnesio.

Ar galima sutaupyti važiuojant mažesne mašina?

Jei daiktų mažai – galima. Tačiau jei tarkime, perkeliote visą „open space“ biurą, mažesnė mašina nebeužteks. Reikės daugiau kelionių, o kuras ir darbo laikas Anglijoje brangus. Kartais viena didelė mašina iššeina pigiau nei dvi mažos.

Ką daryti, jei naujas biuras dar nebaigtas remontu?

Tada reikia sandėliavimo. Galime laikinai padėti krovinius mūsų sandėlyje Londone arba netoli jo. Tačiau tai kainuoja. Biuro perkraustymas į Londoną turi būti sinchronizuotas su remonto pabaiga. Vieną kartą teko laikyti krovinius savaitę, nes klientas nepaskaičiavo su grindų klojimu.

Ar reikia suteikti prieigos raktus vairuotojams?

Žinoma, arba kas nors turi būti vietoje. Negalima palikti sunkvežimio gatvėje su įjungtu varikliu ir tikėtis, kad jis pats įlips. Anglijoje labai griežta saugumo taisyklių laikymasi, vairuotojas negali palikti mašinos be priežiūros ilgai.

Kokia vidutinė biuro perkraustymo į Londoną kaina?

Klausimas „ilgas kaip laidas“. Viskas priklauso nuo kiekio, svorio, vietos mieste ir dokumentų. Mažas biuras gali kainuoti 1500–2000 eurų, o didelis su IT įranga ir baldais – 5-10 tūkstančių ar daugiau. Be to, svorų kursas įtakoja galutinę sumą eurais.

Ar galima atidėti mokėjimą po atvykimo?

Su naujais klientais retai kada. Su nuolatiniais – galime tartis. Tačiau muitinės mokesčiai turi būti sumokėti iš karto, kitaip krovinius neišleis. Tas mokesčias dažniausiai turime pervesti mes, o klientas mums gražina.

Ar saugu vežti serverius be specialios pakuotės?

Nesaugu. Nors vairuotojas gali važiuoti atsargiai, Anglijos keliai, ypač aplink Londoną, gali būti blogi (duobės). Serveris turi būti užfiksuotas. Geriausia pasirūpitu originalia pakuote. Jei jos nėra, reikia statyti medinę dėžę su putomis viduje.

Kas nutinka, jei sugenda sunkvežimis kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet įvyksta. Tada skambiname pagalbai iš artimiausios šalies (Prancūzija, Belgija, Vokietija). Siunčiame kitą sunkvežimį su vairuotoju perkrauti. Tai užtrunka, tačiau mes turime draudimą, kuris dengia šias išlaidas ir vėlavimo nuostolius (jei tokia buvo pasirinkta).

Ar reikia išvalyti biurą prieš išvykdami?

Tai ne mūsų darbas, tačiau klientai dažnai prašo padėti išnešti šiukšles. Jei tai nėra numatyta sutartyje, vairuotojas gali atsisakyti, nes jis turi važiuoti toliau. Biuro perkraustymas į Londoną yra apie pervežimą, ne apie valymą, bet už papildomą mokestį viskas įmanoma.

Ar galima sujungti krovinius su kitais klientais?

Taip, tai vadinama daliniu krovininiu (part load). Tai pigiau, bet lėčiau, nes reikia laukti, kol surinksime kitus krovinius tą pačią kryptį. Jei jums svarbus laikas, geriau užsisakyti pilną mašiną (FTL).

Ar reikia deklaruoti aukštą vertę daiktams?

Jei daiktai labai brangūs (tūkstančiai svarų), tada taip. Muitinės draudimas priklauso nuo vertės. Nedeklaruotos aukštos vertės prekės gali būti konfiskuotos, jei bus įtarimų. Biuro perkraustymas į Londoną su brangia įranga reikalauja skaidrumo.

Kokios dažniausios problemos atsiranda paskutinę minutę?

Pamiršti raktai nuo sandėlio Lietuvoje, neveikiantis liftas Londone, arba klientas paskutinę minutę nusprendžia pridėti 10 dėžių knygų, kurios netilpsta. Tai visos realios situacijos. Planuokite su atsarga.

Ar reikia tikrinti dėžių būklę prieš išvykstant?

Būtina. Pasirašykite sąrašą (pakrovimo vārdu). Jei vairuotojas neįrašo, kad dėžė buvo sutrupta, vėliau gali tekti įrodinėti, kad ne jis tai padarė. Biuro perkraustymas į Londonas prasideda ne tuomet, kai važiuojame, o kai krauname.

Ar galima sekti krovinių temperatūrą?

Jei vežame jautrią įrangą ar vaistus (nors biurui retai), taip, galime įdiegti temperatūros datalogerius. Jis rodo, ar nebuvo per šalta ar per karsta. Tai papildoma užtikrinimo priemonė.

Kaip elgtis su pašarais, jei vežame įrenginius su kuro bažnyčia?

Tai pavojingas krovinių rūšis (ADR). Reikia specialios leidimų ir apmokymų. Negalima tiesiog taip įvežti. Anglija yra griežta šioje srityje. Biuro perkraustymas į Londoną su tokia technika be ADR dokumentų yra neįmanomas.

Ar reikia pranešti apie atvykimą anglų kalba?

Vairuotojai dažniausiai kalba angliškai bent jau baziniu lygmeniu, tačiau geriausiai, jei kieno nors iš jūsų komandos Londone yra pasiruošęs susitikti. Anglų kalbos barjeras gali sukelti nesusipratimų su apsauga arba sandėlininkais.

Ar galima padaryti visą procesą savaitgalį?

Galima, bet brangiau. Vairuotojai turi poilsio režimą, o dauguma sandėlių ir muitinių dirba tik darbo dienomis. Jei norite atvykti šeštadienį, reikia, kad muitinė būtų atlikta penktadienį. Biuro perkraustymas į Londoną savaitgalį įmanomas tik su labai gera planavimu.

Ką daryti, jei dėžės dingsta?

Tai retai nutinka, bet nutinka. Tada įsigyjame draudimo išmoką. Todėl būtina sudaryti kruopštų inventorinį sąrašą su vertėmis. Be sąrašo draudikas nepays jums nieko.

Ar reikia dezinfekuoti baldus prieš išvežimą?

Nebereikia (COVID laikai baigėsi), tačiau jei baldai labai purūs ar su dulkių kamuoliais, gali būti problemų su sanitarinėmis tarnybomis arba tiesiog nepatogus vairuotojui. Geriau nuplauti baldus prieš supakuojant.

Išvada

Taigi, sėkmingas biuro perkraustymas į Londoną nėra tiesiog užsakymas telefonu. Tai sudėtingas logistinis mazgas, reikalaujantis dokumentų, laiko ir kantrybės. Nors aš čia parašiau daugiau problemų nei pagyrų, mano tikslas buvo parodyti realią padėtį, kad jūsų niekas nepastebėtų neapgalvotai. Jei viską suplanuosite, turėsite gerus partnerius ir nebandysite taupyti ant dokumentų, viskas vyks sklandžiai. O jei turite klausimų ar abejonių – geriau klausti dešimt kartų, nei vieną kartą padaryti klaidą sienoje.