Kaip užtikrinti sklandų biuro perkraustymą iš Anglijos be vargo?

Biuro perkėlimas iš Londono, Mančesterio, Birmingamo ar Leeds į Vilnių, Kauną, Klaipėdą nėra tas pats kaip vežti kelias dėžes. Čia susiduria darbuotojų grafikai, IT, baldai, muitinė po Brexit, liftų rezervacijos, draudimas, CMR, EORI, kartais dar ir nuomotojo baudos. Klausimas, kaip užtikrinti sklandų biuro perkraustymą iš Anglijos be vargo, dažniausiai prasideda ne nuo sunkvežimio, o nuo paprasto sąrašo: kas kraunama, kada negalima krauti, kas atsako už gedimą. Per 20 metų mačiau, kad vargas ateina ten, kur niekas nepasiėmė atsakomybės.

DUK: kaip užtikrinti sklandų biuro perkraustymą iš Anglijos be vargo per planavimą

Ar tikrai galima užtikrinti sklandų biuro perkraustymą iš Anglijos be vargo?

Galima, bet ne taip, kaip reklamoje: „viską paimsim ir atvešim rytoj“. Jei biure yra serveriai, darbo stotys, dokumentai, kėdės, stalai, archyvas ir dar pora spintų, kurių niekas neatrakina, reikia plano. Pirmiausia fiksuojate datą, tada inventorių, tada kas ką išjungia ir kas pasirašo priėmimą. Tai nėra poezija, tai paprasta kontrolė. (Tiksliau – kontrolė, kurią kažkas privalo turėti rankoj.)

Ar reikia pradėti nuo perkraustymo įmonės, ar nuo biuro vadovo?

Ne visada. Įmonė gali pasiūlyti gerą kainą, bet be jūsų žmogaus ji nežinos, kuris kompiuteris yra direktoriaus, kuris archyvas negali liestis su drėgme ir kuris stalčius turi būti užrakintas. Geriausiai veikia, kai Anglijoje yra vienas atsakingas asmuo, o Lietuvoje kitas. Jei abu tik „pažiūrės“, pirmasis vargas ateis dar prieš kraunant. Ir taip, telefonas tada skambės be perstojo.

Kas dažniausiai griūva, kai klientas sako: viskas paprasta, tik keletas stalų?

Dažniausiai griūva ne sunkvežimis, o informacija. Vienas sako, kad bus 30 dėžių, kitas pamato 90, trečias prisimena, kad serverio spinta sveria ne 80 kg, o 250. Todėl pirmas rimtas darbas – suskaičiuoti baldus, dėžes, ritinius, monitorius ir dokumentus. Tada galima tikrinti dokumentus, muitinę ir kainas, o ne spėlioti. Kitaip pasiūlymas bus gražus popieriuje, o realybėje – nervai.

Kodėl data turi būti derinama su Anglijos pastato administratoriumi?

Administratorius Anglijoje nėra smulkmena, jis saugo liftą, duris, apsaugą ir baudas. Daugelyje Londono, Manchester ar Birmingham biurų be booking numerio krovininė mašina tiesiog stovės kieme. Kartais leidžiamas tik 30–45 min. langas, o jei vėluojate, kitas eina po jūsų. Mačiau situaciją, kai dokumentą pamiršo atsispausdinti ir visa komanda laukė prie vartų. Juokinga nebuvo.

Ką daryti, jei biurą reikia perkelti per savaitgalį, bet visi bijo brangaus darbo?

Weekend dažnai atrodo pigus, nes biuras nedirba, bet pervežėjui tai gali būti brangesnis laikas. Ypač jei reikia dviejų miestų, dviejų liftų ir IT žmogaus šeštadienį. Kartais protingiau pradėti penktadienį 14:00, palikti archyvą saugomoje zonoje ir pirmadienį tik sujungti kompiuterius. Tarp kitko, kavos aparatas visada užtrunka ilgiau nei planuota. Svarbiausia – netvirtinti datos, kol nežinote pastato taisyklių.

DUK: praktiniai žingsniai, kaip užtikrinti sklandų biuro perkraustymą iš Anglijos be vargo

Kiek laiko reikia, jei norite užtikrinti sklandų biuro perkraustymą iš Anglijos be vargo?

Mažam biurui reikia bent 2–3 savaičių, vidutiniam – 4–6, dideliam su serverine – 8 ar daugiau. Jei viskas tik kelios dėžės, galima greičiau, bet dažniausiai „tik kelios dėžės“ virsta stalais, kėdėmis, spausdintuvais ir senais dokumentais. Todėl, jei klausiate, kaip užtikrinti sklandų biuro perkraustymą iš Anglijos be vargo, pradėkite nuo datos, inventoriaus ir atsakingų žmonių. Tada jau skambinkite pervežėjui. Priešingu atveju jis tik spės gelbėti tai, kas dega.

Kaip sudaryti inventoriaus sąrašą biurui, kur visi sako, kad viskas sudėta dėžėse?

Imate lapą arba lentelę ir rašote ne „įranga“, o konkretumą: 12 monitorių Dell 24, 4 dokai, 2 spausdintuvai, 18 kėdžių, 9 stalai. Kiekvienai dėžei numeris, kambarys naujame biure ir atsakingas žmogus. Jei kas nors sako „aš žinau, kur mano daiktai“, labai gerai, bet popierius vis tiek turi būti. Praktiniai žingsniai be inventoriaus greitai virsta chaosu. Čia nėra grožio, čia apsauga.

Kodėl etiketės ant dėžių kartais svarbesnės už didelį sunkvežimį?

Etiketė atrodo kvailai, kol dėžė Nr. 17 atvyksta į Kauną, o niekas nežino, ar ten dokumentai, ar senos kėdės. Rašykite didelėmis raidėmis: ARCHYVAS, IT, BUHALTERIJA, NAUJAS BIURAS – 2 AUKŠTAS. Spalvų lipdukai padeda, bet tik jei visi jų laikosi. Jei mėlyna reiškia finansus, o raudona vadybą, tegul taip ir būna visur. Pusė problemų dingsta, kai vairuotojas nemano, kad turi spėlioti.

Ar verta pirkti naujas dėžes, ar galima naudoti senas?

Senos dėžės tinka knygoms, katalogams ir nebūtinai trapiai įrangai, bet biuro perkraustyme geriau turėti vienodo dydžio tara. Vairuotojai taip greičiau krauna, o sandėlyje mažiau vietos prarandama. Jei taupote, pirkite naujas tik svarbiausioms dėžėms, o lengvus daiktus dėkite į senas. Tik nesumaišykite sunkių knygų su didelėmis dėžėmis. Nugaros tada nekaltina pervežėjo, bet vis tiek skauda.

Kaip apsaugoti stiklą, monitorius ir IT įrangą pervežant iš Londono į Kauną?

Monitoriai, stiklinės pertvaros ir serverių dalys turi būti apsaugoti atskirai, ne tik įvynioti į plėvelę. Stiklui reikia kampuočių, monitoriams dėžių arba minkštų apklotų, serveriams – statmenos padėties ir aiškaus žymėjimo. Pamiršau pasakyti – Dover/Calais kartais stringa. Jei įranga brangi, geriau mokėti už papildomą pakavimą nei po to aiškintis, kas kaltas dėl skilimo. Pigus lipdukas ant brangaus monitoriaus nieko neišgelbės.

DUK: dokumentai, muitinė ir kainos pervežant biurą iš Anglijos

Kokie dokumentai reikalingi po Brexit, kai biuro įranga keliauja iš JK į Lietuvą?

Paprasčiausiai tariant, reikia žinoti, kas išvažiuoja iš JK ir kas įvažiuoja į ES. Dažniausiai ruošiamas komercinis sąskaitos faktūros tipo dokumentas, packing list, CMR, eksporto deklaracija Britanijoje ir importo formalumai Lietuvoje ar kitoje ES šalyje. Net jei perkraustote savo įrangą, muitinė nori vertės, kiekio ir paskirties. Po Brexit šitai nebėra „tik parvežam“. Jei dokumente rašysite „used office goods“ be detalių, kažkas vis tiek grįš su klausimais.

Ar reikia EORI numerio?

Dažniausiai taip, ypač kai importuojate prekes ar įrangą į ES. Ne visada 100% žinau, ar kiekvienam smulkiam perkėlimui tarp susijusių įmonių procedūra bus vienoda, nes priklauso nuo įmonių statuso, brokerio ir muitinės požiūrio. Bet jei norite ramybės, EORI pasitikrinkite iš anksto. Tai nėra dekoracija, be jo deklaracijos stringa. Geriau vieną kartą pasikalbėti su brokeriu nei stovėti muitinėje ir sakyti „bet mes tik persikraustėm“.

Kas yra CMR ir kodėl jo negalima ignoruoti?

CMR yra tarptautinio krovinių vežimo važtaraštis. Jame matyti, kas pakrovė, kas išvažiavo, kiek vietų, kokia būsena ir kas priėmė. Jei krovinys dings arba bus apgadintas, CMR bus vienas pirmųjų dokumentų, kurį visi ims į rankas. Todėl prieš pasirašant reikia žiūrėti ne tik numerį, bet ir pastabas. Tuščias lapas su parašu nieko neapsaugo.

Kiek realiai kainuoja biuro perkraustymas iš Anglijos?

Mažam biurui iš Londono į Kauną galima matyti apie £1,200–£2,500, vidutiniam – £3,000–£7,000, dideliam su serverine – £8,000 ir daugiau. Pakavimas Anglijoje dažnai kainuoja £500–£1,500, baldų išardymas £300–£1,200, saugojimas £30–£90 už paletę per savaitę. Kainą kilsteli liftas, apsauga, savaitgalis, muitinės brokeris ir laukimas. Birmingame mačiau, kaip viena valanda prie sandėlio pridėjo £65, nes niekas neatidarė durų. Taip, kartais smulkmenos valgo didžiausią dalį.

Kodėl kaina gali pakilti po pasiūlymo?

Pakyla, kai pasiūlyme nebuvo visos tiesos arba kai realybė pasikeitė. Pvz., sakėte 40 dėžių, o išėjo 110; sakėte liftas yra, o jis neveikia; sakėte dokumentai tvarkingi, o muitinė prašo patikslinimų. Yra įmonių, kurios duoda labai gražią kainą, o tada moka už kiekvieną papildomą dėžę, laukimą ir paletę. Todėl prašykite, kad pasiūlyme būtų įtraukta, kas neįtraukta. Skamba keistai, bet tai geriausias būdas išvengti ginčų.

DUK: IT, baldai, darbuotojai ir rizikos biuro perkraustyme

Kas atsako, jei serveris neatvyksta pirmu reisu?

Jei serveris neatvyksta pirmu reisu, atsakomybė priklauso nuo sutarties ir nuo to, kas jį išjungė, pakavo ir perdavė. IT komanda turėtų turėti backup, atsarginį maršrutą ir kontaktą vairuotojui. Realistiška situacija: Leeds biure serverio spinta išvažiavo vėliau, nes saugumas neatidarė krovimo zonos, o darbuotojai pirmadienį sėdėjo be sistemos. Todėl kritinė įranga keliauja atskiru maršrutu arba pirmiausia. Ne „kaip Dievas duos“.

Ar galima vežti dokumentus su komercine paslaptimi?

Taip, bet ne bet kaip. Dokumentus su komercine paslaptimi reikia dėžėse su plombomis, numeracija ir perdavimo aktu. Geriau, kad jas vežtų tas pats vairuotojas arba atskira mašina, o ne jos keliautų su kėdėmis ir tualetiniu popieriumi. Jei yra GDPR jautrių duomenų, susitarkite, kas turi raktus ir kas pasirašo priėmimą. Popierius sudegė? Ne, bet atsakomybė turi būti ant popieriaus.

Kaip elgtis su darbuotojų asmeniniais daiktais stalčiuose?

Čia dažnai prasideda žmogiška drama. Vienas darbuotojas nori vežtis asmeninį monitorių, kitas paliko šeimos nuotrauką stalčiuje, trečias sako, kad „ten tik popieriai“. Geriausia taisyklė: stalčiai tušti, asmeniniai daiktai į atskiras dėžes su vardais. Jei leidžiate vežti viską sumaišyta, po iškrovimo visi ieškos savo daiktų pas jus. Ir teisūs bus jie, ne logistika.

Ar verta išardyti baldus Anglijoje, ar geriau Lietuvoje?

Dažniausiai baldus geriau išardyti ten, kur jie stovi, ypač stalus, spintas ir darbo vietas. Lietuvoje montuoti galima, bet jei Anglijoje siauros durys arba liftas mažas, neišardytas baldas tiesiog nepakrausčiau. (Turėjo būti „nepakraus“.) Dar vienas pliusas – išardytus baldus lengviau apsaugoti plėvele ir kampuočiais. Tik visos varžtų dėžutės turi būti priklijuotos prie baldo arba sunumeruotos. Kitaip montuotojas keikia visus, išskyrus save.

Ką daryti, jei nuomotojas Anglijoje reikalauja profesionalaus valymo?

Jei nuomotojas reikalauja profesionalaus valymo sertifikato, tai reikia daryti prieš grąžinant raktus. Kartais klientai pamiršta, kad nuoma nesibaigia, kai sunkvežimis išvažiavo. Reikia palikti laiko grindims, virtuvei, tualetams, sienų įbrėžimams ir apsaugos patikrinimui. Jei paliksite šiukšles, depozitas gali būti sumažintas. Tai ne pervežėjo darbas, nebent sutartyje aiškiai parašyta kitaip.

DUK: kas nutinka po iškrovimo ir kaip išvengti vargo Lietuvoje

Kaip vyksta iškrovimas Vilniuje, Kaune ar Klaipėdoje?

Iškrovimas Vilniuje, Kaune ar Klaipėdoje turi vykti pagal planą, ne „kur laisva, ten dėkim“. Pirmiausia IT kambarys arba vieta serveriams, tada archyvas, po to darbo stalai ir kėdės. Jei naujame biure nėra liftų arba rampų, reikia žinoti prieš atvykstant. Krovėjai gali nešioti, bet ne stebukladariai. Geriausia, kai kiekvienas aukštas turi žmogų, kuris rodo, kur ką dėti.

Kodėl reikia rezervuoti liftą naujame biure?

Liftas naujame biure yra viena tų detalių, kurią visi prisimena per vėlai. Rezervacija turi turėti datą, laiką, atsakingo asmens telefoną ir leidimą kroviniui. Senesniuose Kauno ar Vilniaus pastatuose kartais draudžiama vežti sunkius baldus pro pagrindines duris. Jei vėluojate, galite gauti baudą arba praleisti langą. Todėl geriau rezervuoti ilgiau, nei atrodo reikia.

Kas turi patikrinti baldus ir įrangą po iškrovimo?

Patikrinti turi kliento atstovas ir pervežėjo atstovas kartu. Žiūrite ne tik, ar dėžės atvažiavo, bet ir ar jos sveikos, ar numeracija sutampa, ar IT įranga neapgadinta. Fotografijos prieš ir po iškrovimo labai padeda, ypač kai ginčas kyla po kelių dienų. Jei kažkas dūžta, rašote pastabą priėmime, ne tik telefonu. Vėliau visi prisimena skirtingai.

Kaip tvarkyti grįžtamąsias dėžes ir pakavimo medžiagas?

Pakavimo medžiagos atrodo kaip mažas reikalas, kol jų pilnas koridorius. Dėžes galima grąžinti pervežėjui, perdirbti arba palikti rezervui, nes po perkraustymo visada atsiranda papildomų daiktų. Paletes reikia sutvarkyti greitai, ypač jei biuras nuomojamas. Jei paliksite jas kieme, administratorius gali siųsti nuotraukas su klausimais. Tarp kitko, lipni juosta visada baigiasi ne tada, kai reikia.

Kada perkraustymas tikrai baigiasi?

Perkraustymas baigiasi tada, kai biuras vėl dirba, dokumentai sutvarkyti, sąskaitos uždarytos ir nėra atvirų pretenzijų. Ne tada, kai sunkvežimis išvažiavo iš Anglijos. Dažnai paskutinė dalis – baldų sureguliavimas, interneto patikra, archyvo dėžių išpakavimas ir grįžusių pakuočių išvežimas. Jei viską fiksavote nuo pradžių, pabaiga būna daug ramesnė. Jei ne, ji primena detektyvą be pabaigos.

Išvada

Jei norite užtikrinti sklandų biuro perkraustymą iš Anglijos be vargo, nesikliaukite vien gražiu pasiūlymu. Turėkite inventorių, datas, dokumentus, atsakingus žmones ir planą IT įrangai. Anglijoje svarbu pastato taisyklės, liftai, apsauga ir valymas; kelyje – CMR, muitinė, draudimas; Lietuvoje – iškrovimo langas ir priėmimo aktas. Viskas gali vykti sklandžiai, bet tik tada, kai kas nors realiai prižiūri smulkmenas. O smulkmenos pervežime retai būna smulkios.