Kaip užtikrinti sklandų biuro perkraustymą į Angliją be vargo?

Dirbu su krovinių vežimu jau beveik dvidešimt penkerius metus, per tą laiką mačiau viską – nuo virtuvės komplektų gabenimo atbulančiaisiais ratais iki pilnų fabrikų išvežimo vieną naktį. Bet biuro perkraustymas į Angliją visada yra kaip atskira galūnė, ten visada daugiau šuolių su vamzdziais ir neįsivaizduojamų situacijų. Po „Brexit“ viskas pasidarė dar įdomiau, ypač su muitinės procedūromis, kurios kartais sukelia ne tik galvos skausmą, bet ir pykinimą nuo nervų. Čia ne tiesiog įkrauti dėžes į sunkvežimį ir važiuoti, čia reikia suprasti visą tą mechanizmą, kad jūsų verslas nestotų dėl to, kad kuriam nors biuro krėslui trūko deklaracijos. Rašau šitaip, kaip kalbėčiau prie kavos puodelio, nes tiesos apie šią sritį dažniausiai būna nepagražintos.

Kiekvienas kartas, kai tenka organizuoti biuro perkraustymą į Angliją, primena man savo paties pirmąjį kelionę per Lamanšą. Tada dar nebuvo jokių sistemų, buvo tik popierius ir viltis, kad vairuotojas neužmigs prie vairo. Dabar technologijos pasivojo, bet žmonių faktorius lieka tas pats – kas nors pamiršta uždaryti serverinę, kas nors sumaišo adresses, o kartais ir tiesiog dingka ryšys su vairuotoju, kai šis stovi eilėje prie kanalo. Reikia būti pasiruošusiam viskam, o geriausias būdas pasiruošti – žinoti, ką tiksliai klausti.

Pagrindai, pinigai ir pasiruošimas

Kiek iš tikrųjų kainuoja biuro perkraustymas į Angliją?

Tai klausimas, kurio aš nemėgstu, nes jame nėra vieno atsakymo, bet visgi sužinosite, kaip tai suskaičiuoti. Visko priklauso nuo tų kubinių metrų – jei turite tik kelias stalines ir dešimt dėžių, tai kitokios kainos, nei jei vežiate visą 50 žmonių open space erdvę. Reikėtų galvoti apie tai, kad kainą formuoja ne tik atstumas nuo jūsų miesto iki, tarkime, Londono ar Mančesterio, bet ir tas, kiek sunkvežimis turs dėti darbo į krovimo darbus. Taip pat, nepamirškite apie kuro pakeitimo mokestį (pavyzdžiui, „AdBlue“ arba tiesiog dyzelino kainos šuolius) ir įmonės maržą. Vidutiniškai, jei kalbame apie mažą biurą, tai gali siekti nuo 1,5 tūkstančio eurų, o didesniems projektams skaičiuokite taip: kuo daugiau daiktų, tuo mažesnė kaina už kubą, bet vis tiek tai nėra pigu. Galiausiai, visada yra ir vadybininko mokestis, kuris dažnai įskaičiuotas į galutinę sumą, tiesiog to nematote.

Ar galiu apskaičiuoti biuro perkraustymą į Angliją savarankiškai?

Žinoma, galite bandyti padaryti tai su mūsų svetainėje esančiu skaičiuokle, jeigu tokia yra, bet dažnai tenka ateiti į objektą, nes akys mato daugiau nei bet kokia elektrinė lentelė. Jeigu jūsų biure yra daug neįprastų baldų, pvz., erdvios sistemos, kurias reikia išmontuoti dalimis, tai tas darbas suvalgys daugiau laiko nei įsivaizduojate. Aš vieną kartą mačiau klientą, kuris maniau, kad jo „biuro perkraustymas į Angliją“ kainuos dvigubai mažiau, nes jis suskaičiavo tik kėdes, o pamiršo didžiulius metalinius spintas, kurios sverdavo po pusę tonos. Taigi, geriausia – atsiųskite mums nuotraukas arba vaizdo įrašą, tada mes galėsime pasakyti realią kainą, be jokių staigmenų vėliau.

Ką reikia žinoti apie dėžių pasiruošimą?

Tai viena dažniausiai pamirštamų dalykų – žmonės dažnai bandys sutaupyti vietoje kur nieko negali sutaupyti. Nenaudokite senų, suplėšytų prekių dėžių iš parduotuvės, nes jos nesilaikys svorio, kai jas kelios už kraštą. Biuro perkraustymas į Angliją reikalauja tvirtos taros, geriausiai naudoti naujas, specialiai baldams skirtas dėžes, kurios turi specialias angas vairuotojams, kad būtų lengviau nešti. Be to, viską būtinai pažymėkite – ne tik „1“ ar „2“, bet ir kas viduje, pvz., „Buhalterija – svarbu“, „Archyvai“ arba „Kompiuterių priedai“. Pasitarkite su mumis apie dėžių kiekius, nes mes dažnai galime jas tiekti kartu su paslauga, tai gali būti pigiau nei pirkti pats ir juos veliau išmesti.

Ar verta rūpintis draudimu?

Ką tik aš pasakiau klientui, kad draudimas be jokios abejonės yra privalomas, ypač kai kalbame apie tarptautinius pervežimus. Žinoma, dauguma sako „mane tai nereikia, aš viską prižiūriu“, bet kas nutiks, jei sunkvežimis pateks į avariją arba staiga pradės lyti Oksfordšyre, kai vairuotojas iškrauna krovininę? Tuo atveju, jeigu turite „Viso rizikos“ draudimą, jums bus sumokėta rinkos vertė, o ne tų dėžių medžiagos kaina. Biuro perkraustymas į Angliją be draudimo yra kaip važiuoti automobiliu be saugos diržų – gal ir nueisi, bet viena klaida gali kainuoti milijonus, jeigu prarasite brangų serverį arba duomenis.

Dokumentai ir muitinės nusivylimai

Kokius dokumentus reikia paruošti išvykai?

Čia prasideda tas nuobodus, bet būtinas dalykas – popierizavimas. Jums reikės galbūt ne tik savo asmens dokumentų, bet ir visų tų daiktų sąrašo, kuris vadinasi „pirkimo–pardavimo sutartis“ (jei tai naujas turtas) arba „pervežimo deklaracija“. Kalbant apie biuro perkraustymą į Angliją, ypač jei jūsų įmonė yra registruota Lietuvoje, reikės paruošti EX1 dokumentus, kurie leis išvežti turtą su 0 % PVM tarifu (t.y., išvežimo procedūra). Be to, britų pusėje reikės pateikti importo deklaraciją, dabar tai jau nebe taip paprasta kaip anksčiau, kai vienintelis dokumentas buvo vairuotojo pažymėjimas.

Ar „Brexit“ pasikeitė kažką dėl biuro perkraustymo į Angliją?

O kaip gi, pasikeitė daugiau nei negalima susivaišiuoti, ir dauguma to dar neįsileido į galvą. Dabar kiekvienas krovinys, net tas mažiausias, turi praeti muitinės kontrolę tiek Lietuvoje (išvykant), tiek Anglijoje (atvykstant). Tai reiškia, kad jei jūsų vairuotojas nepateiks teisingo prekių kodą (HS kodas) deklaracijoje, jis gali būti sustabdytas ir laukti dienomis pasienio punkte. Aš turiu vieną atvejį, kai mūsų klientas pamiršo paminėti, kad dėžėse yra kompiuterių dalys, o ne tik popieriaus, ir dėl to biuro perkraustymas į Angliją užstringo trimis dienomis. dabar reikia tikslumo, kitaip mokesčiai gali būti dideli.

Kas yra EORI numeris ir ar jis reikalingas?

Taip, jis būtinas be jokios abejonės, jeigu jūsų įmonė dar niekada nebuvo prekiavusi su Jungtine Karalyste po „Brexit“. EORI (Economic Operators Registration and Identification) numeris yra kaip jūsų paso numeris muitinei, be jo jūs negalite nei išvežti, nei įvežti nieko legaliai. Gaukite jį iš anksto, nes procedūra gali šiek tiek užtrukti (nors dabar jau daug greičiau elektroniniu būdu). Biuro perkraustymas į Angliją be EORI yra neįmanomas legaliai, kitaip jūsų krovinys bus laikomas nelegaliu ir gali būti konfiskuotas arba apmokestintas didžiuliais baudos rėmiais.

Kas dėl PVM mokesčių ir mokesčių grąžinimo?

Tai yra sudėtinga tema, bet trumpai tariant – jeigu jūsų turtas yra naudojamas Lietuvoje ir jūs jį tiesiog perkeliate į Angliją esamui filialui, tai galite taikyti 0 % PVM tarifą išvežimo atveju. Tačiau reikia turėti visus įrodymus, kad turtas iš tikrųjų išvyksta ir nebus parduotas Anglijoje. Biuro perkraustymas į Angliją dažnai sukelia painiavas apie tai, ar reikia mokėti britų PVM atvykstant. Jeigu tai tik perkelimas, ne prekyba, tai britų PVM mokėti nereikia, bet reikia pateikti importo deklaraciją, kurioje tai nurodoma.

Ar reikia deklaruoti kiekvieną kompiuterį?

Maždaug taip, bet ne būtinai atskirai, jeigu jie yra tos pačios rūšies ir vertės. Galima juos sugrupuoti, pvz., „Nešiojami kompiuteriai – 5 vnt., bendra vertė 5000 eurų“. Tačiau jeigu jūs turite brangų serverį, kuris kainuoja dešimtis tūkstančių, jis turi būti nurodytas atskirai su detailiu serijiniu numeriu. Muitininkai Anglijoje yra labai išrankūs dėl elektros priemonių, nes jos gali būti pavojingos arba tiesiog brangios, todėl reikia būti tikslžodžiu. Biuro perkraustymas į Angliją sujaukia galvas dažnai būtent dėl to, kad žmonės mano, kad „biuro turtas“ yra kažkas bendro, bet muitinė to nemato.

Kas nutinka, jei trūksta kokio nors dokumento?

Tuomet prasideda vadinamosios „praradimo istorijos“, kurios baigiasi pinigų praradimu. Jeigu vairuotojas atvyksta į Doverį arba Folkestoną ir neturi teisingų dokumentų, jis negali važiuoti toliau. Tokiu atveju reikia skubiai rasti muitinės agentą Anglijoje, kuris galėtų padaryti vėlavusią deklaraciją, o tai kainuoja papildomai – nuo 100 iki 300 svarų sterlingų. Biuro perkraustymas į Angliją tada tampa kur kas brangesnis nei planavote, todėl geriau patikrinti viską du kartus prieš išvykimą.

Logistika, procesas ir įvykio diena

Kaip susitvarkyti parkavimą Anglijos miestuose?

Tai viena didžiausių bėdų, ypatingai Londono centre, kur net sunkvežimis negali važiuoti be specialių leidimų (LEZ ir ULEZ zonas). Turime tiksliai tikrinti, ar yra kur pastatyti sunkvežimį priešais jūsų naują biurą. Vieną kartą mus laukė situacija, kai vairuotojas atvažiavo į Birmingamą, o užrašas ant dangčio sakė „No loading between 9 am and 4 pm“, o mes atvykome būtent 10 valandą ryte. Teko važiuoti į artimiausią stovėjimo aikštelę ir užsisakyti mažesnį sunkvežimį, kas tiesiog suvalgė pelną. Biuro perkraustymas į Angliją reikalauja detalaus plano ir vietinės žinios.

Kokio tipo sunkvežimį pasirinkti?

Viskas priklauso nuo jūsų biuro dydžio ir vietos. Jeigu jūsų naujas biuras yra siaurame Londone gatvėje (pvz., „Soho“ rajone), ten nepravažiuos 18 metr� ilgio vilkikas. Tada reikia mažesnio, 7,5 tonos sunkvežimio ar net „sprinter“ tipo keleivinio mikroautobuso, kurio galima netrukdyti judėjimui. Biuro perkraustymas į Angliją turi būti planuojamas ne tik pagal daiktų kiekį, bet ir pagal fizinę galimybę patekti į vietą. Pasitikrinkite „Google Street View“, ar ten nėra aukščių ribojimų arba siaurų vartų.

Ar reikėtų rūpintis išsiregistravimu iš buvusio biuro?

Žinoma, ši procedūra dažnai būna praleidžiama, bet ji yra tokia pat svarbi kaip ir įsiregistravimas naujoje vietoje. Turite užtikrinti, kad elektros ir vandens tiekimas būtų atjungtas po galutinio iškrovimo (jeigu jums to reikia). Be to, praneškite savo buvusiems kaimynams apie perkraustymą, kurie gali būti nepatenkinti, jeigu užpildysite gatvę sunkvežimiais. Biuro perkraustymas į Angliją taip pat reiškia ir gero bendravimo su tuo, ką paliekate užnugaryje, nes blogi ryšiai gaištinai suteikti problemų.

Kiek laiko užtrunka patį pervežimą?

Įprastai, jeigu viskas eina kaip turi būti (o taip retai nutinka), tai kelionė iš Lietuvos (pvz., iš Vilniaus) iki Londono trunka apie 2–3 dienas, priklausomai nuo laukimo Kanale. Tačiau jeigu kalbame apie didelį biuro perkraustymą į Angliją, tai reikia planuoti bent savaitei, nes tenka ne tik važiuoti, bet ir iškrauti, padaryti muitinę, galbūt laukti dėl užstrigimo eilėse. Aš vieną kartą mačiau, kaip krovinys užstrigo „Calais“ dėl audros ir vairuotojai laukė 12 valandų tiesiog ant geležinkelio priešingos pusės.

Ką daryti su serverių duomenų saugumu?

Tai ypač svarbu. Serverius reikia išjungti tinkamai (ne tik ištraukti laidą iš lizdo) ir juos supakuoti į specialias, uždaromas ir amortizuotas dėžes. Gera praktika yra turėti duomenų atsarginę kopiją (backup) debesyje prieš kiekvieną biuro perkraustymą į Angliją, nes jeigu kas nors nutiks kelyje – dėl sukratymo gali sugesti standžieji diskai. Nerekomenduoju duoti serverių į bendrą krovininę su baldais, juos reikia vežti atskirai, jei įmanoma, arba viršuje, užtikrinant, kad niekas ant jų neiškris.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Dauguma didelių biurų baldų (pvz., „cube system“ arba didelės poros) yra sukonstruotos taip, kad nepraeitų pro duris be išmontavimo. Mūsų komanda įprasta tai daryti, tačiau reikia turėti omenyje, kad tai suvalgys laiko. Biuro perkraustymas į Angliją gali užtrukti ilgiau, jeigu turite daug sudėtingų baldų, kurie reikalauja ne tik atsukti varžtus, bet ir surinkti vėl naujoje vietoje. Tokiu atveju geriau pasirūpinti meistrų komanda, kurie specializuojasi būtent baldų surinkime, o ne tik paprastais krautojais.

Ar galite padėti su išpakavimu?

Taip, tai mūsų paslaugų dalis, kuri dažnai būna pamiršta. Vairuotojai suvežia daiktus ir iškrauna į grindis, bet jeigu jums reikia, kad būtų išpakuotos dėžės, surinkti stalai ir padėtos kėdės į vietą – tai reikia sutarti iš anksto. Tai kainuoja papildomai, bet sutaupo jūsų darbuotojų laiką, kad jie galėtų dirbti (o ne nešti dėžes). Biuro perkraustymas į Angliją yra ne tik fizinis darbas, bet ir organizacinis, todėl leiskite mums atlikti tuos smulkmenis.

Kaip sekti, kur yra mano krovinys?

Esu senos mokyklos, bet suprantu, kad technologijos yra naudingos. Mes naudojame GPS stebėjimo sistemas, kurias galima pasiekti per nuorodą, kurią jums išsiunčiame. Tačiau ne visada信号 (signalas) yra tobulas, todėl kartais gali būti, kad krovinys „dingsta“ žemėlapyje kelias valandas, kai vairuotojas važiuoja tuneliu arba tiesiog užleidžia telefoną užkrauti. Biuro perkraustymas į Angliją gali sukelti nerimą, todėl geriausia tiesiog susisiekti su mūsų dispečeriumi telefonu, jeigu matote, kad sistema neatnaujina.

Kas su šiukšlių išvežimu?

Dauguma klientų nori palikti senas spintas arba sugadintas kėdes, bet mums reikia tai žinoti iš anksto. Negalime tiesiog mesti jų gatvėje Anglijoje – tai yra nelegalu ir baudžiama. Biuro perkraustymas į Angliją gali įtraukti ir šiukšlių išvežimą į artimiausią šiukšliadėžę, tačiau tai papildoma paslauga, kurią reikia užsakyti. Paprastai mes tai darome tada, kai grįžtame tuščiu keliu (t.y., atgal į Lietuvą), tai gali būti pigiau.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Tai ne tik draudžiama, bet ir tiesiog nesąžininga daryti be pranešimo. Jeigu jūsų biure turiu dažų, lakų arba cheminius medžiagas (netgi valiklius), jos turi būti deklaruotos kaip pavojingos krovinių kategorija (ADR). Biuro perkraustymas į Angliją negali vykti, jei vairuotojas neturi tam tinkamų dokumentų, nes kitu atveju – didžiulės baudos ir galimas areštas. Jeigu jūs tokių daiktų neturite daug, geriau jas išmesti arba vežti atskirai mažu automobiliu.

Rizikos, problemos ir nepageidaujami įvykiai

Kas nutinka, jeigu vairuotojas susirga kelyje?

Tai reali grėsmė, ypač po pandemijos, kai dauguma vairuotojų seni ir linkę į ligas. Mes visada turime planą „B“ – t.y., kitą vairuotoją, kuris gali atvykti pakeisti arba nuvežti sunkvežimį iki galinio taško. Tačiau tai gali sukelti vėlavimą, todėl biuro perkraustymas į Angliją gali būti nukeltas dienai-dviems. Geriausia apie tai galvoti iš anksto ir padaryti planą, kad darbuotojai gali dirbti nuotoliniu būdu tą dieną.

Ar dažnai pasitaiko daiktų sugadinimai?

Sakyčiau, ne dažnai, nes mes įprasti dirbti tvarkingai, bet kartais nutinka. Vieną kartą buvome kraunant stiklinę lentyną ir ji tiesiog subyrėjo rankose, kas yra gėda, bet įvyksta. Jeigu turime draudimą, tai jis padengia ir šias žalas, bet svarbiausia – nebandyti taisyti to, kas jau sulūžo, o tiesiog pranešti mums nedelsiant. Biuro perkraustymas į Angliją visada turi rizikos elementą, todėl būkite sąmoningi.

Ką daryti, jei dėžė dingsta?

Tai retai, bet įvyksta, ypač jeigu krovinys buvo perkrautas ir dėžės buvo padėtos ne tokioje vietoje. Jei dėžė dingsta, pradedame istorijos tiriamąjį darbą – tikrinam vaizdo įrašus iš vairuotojo kameros, kalbamės su krovėjais. Tačiau geriausia užtikrinti, kad tų dėžių nebūtų per daug ir jos būtų numeruotos. Biuro perkraustymas į Angliją be kontrolės gali baigtis taip, kad viena svarbiausia dėžė su dokumentais pasiliks tarp kitų, todėl nustatykite tvarką.

Kaip elgtis su nelaimingu atsitikimu Anglijoje?

Jei sunkvežimis patenka į avariją Anglijoje, pirmiausia reikia skambinti policijai ir mums. Mes turime vietinius partnerius, kurie gali padėti su technine pagalba, jei reikia. Biuro perkraustymas į Angliją tuomet tampa tiesiog technine bėda, kurią sprendžia draudimo kompanija. Jums nereikės rūpintis pačiu sunkvežimiu, tik tuo, kas viduje, jeigu žala pasiektė ir krovinius.

Ar gali būti, kad muitinė sulaiko visą krovinį?

Taip, tai įvyksta, jeigu yra įtarimų dėl dokumentų arba prekių kilmės. Pavyzdžiui, jeigu jūs vežate daug elektronikos iš Azijos, bet deklaruojat kaip naudotą biuro techniką, tai bus patikrinta. Biuro perkraustymas į Angliją gali būti sustabdytas ir tikrinamas netgi kelias dienas, ypač jei krovinys atkeliauja į didelius uostus kaip „Felixstowe“ arba „Tilbury“. Geriausia būti sąžiningas ir turėti visus kvitus.

Ką daryti, jeigu naujas biuras nėra paruoštas?

Tiesiog sakome – tai jūsų problema, ne mūsų, bet mes stengiamės padėti. Jeigu vairuotojas atvyksta, o raktų nėra arba dar nėra įrengta elektros, jis turės laukti. Laukimas kainuoja, nes dažniausiai mokame už laiką (pvz., 50 eurų per valandą). Biuro perkraustymas į Angliją reikalauja, kad būtų pasiruošta vieta – kitaip tiesiog švaistote pinigus.

Ar pasitaiko apgavysčių šioje srityje?

O taip, daug. Yra įmonių, kurios siūlo nežiniai pigias kainas, o tada kelionės metu prideda „muitinės mokesčius“, kurie iš tikrųjų yra jų pelnas. Taip pat yra „vairuotojų be įmonės“, kurie tiesiog paėmė pinigus ir dingsta. Biuro perkraustymas į Angliją turi būti patikėtas patikimiems žmonėms, ne pirmam susitiktam vairuotojui i� „Facebook“ grupės. Patikrinkite mūsų atsiliepimus ir ilgaametį patyrimą.

Kaip apsisaugoti nuo blogų įmonių?

Užduokite klausimus apie draudimą, apie tai, kur jų būstinė, ar jie turi realų adresą. Jeigu jie negali parodyti sutarties lietuviškai arba angliškai, vengkite. Biuro perkraustymas į Angliją yra rimtas verslas, o ne hobis, todėl dirbkite su profesionalais, kurie gali pateikti aiškius dokumentus ir nebegąsdina jūsų neaiškiais mokesčiais.

Išvada

Per pastaruosius dvidešimt metų mačiau, kad geriausias būdas išvengti streso – tai pasitikėti profesonalais ir nedaryti prielaidų. Biuro perkraustymas į Angliją gali būti sklandus tik tada, kai visi detales sujungiate į vieną logistinę grandinę. Neskubėkite pasirinkti pigiausio pasiūlymo, dažniausiai jis pasidaro brangiausias. Pasidomėkite muitinės reikalavimais iš anksto, susitvarkykite parkavimą ir tiesiog pasitikėkite mumis – mes jau esame čia ir padėsime nueiti tas kelias.