Kaip užtikrinti saugų biuro įrangos gabenimą iš Anglijos?

Jei ieškote, kaip užtikrinti saugų biuro įrangos gabenimą iš Anglijos, pradėčiau ne nuo mažiausios kainos, o nuo sąrašo: kas važiuoja, kiek sveria, ar yra tonerių, ar daiktai originaliose dėžėse, ar reikia montuoti vietoje. Per 20 metų mačiau, kaip puikiai supakuotas serveris atvyksta sveikas, ir kaip „tik keli stalai“ pralekia muitinę savaitę. Anglija po Brexit nėra tas pats paprastas siuntimas kaip į Prancūziją. Čia reikia pakavimo, CMR, eksporto/importo popierių, draudimo ir šiek tiek kantrybės. Ir taip, kartais viskas vyksta gražiai, bet dažniau būna kaip per kraustymąsi: vienas žmogus vėluoja, dokumente trūksta kodo, o vadybininkas rašo žinutę nuo sandėlio aikštelės.

DUK: kaip užtikrinti saugų biuro įrangos gabenimą iš Anglijos – pakavimas, apsauga ir krovinio paruošimas

Ar spausdintuvą galima tiesiog apvynioti plėvele?

Galima, bet aš taip nedaryčiau. Plėvelė laiko dulkes, ne smūgius. Spausdintuvams reikia nuimti kasetes arba tonerius, užfiksuoti judančias dalis, dėklus išimti arba pritvirtinti, tada dėti į dėžę su kampų apsauga ir ant padėklo. Ypač su lazeriniais aparatais. Kartą Birmingamo sandėlyje matėme, kaip toneris išbėgo per transportą ir viskas buvo kaip po mažo juodo sprogimo. Gražu nebuvo.

Kaip saugiai gabenti serverių spintas iš Londono ar Mančesterio?

Serverių spintos nėra „didelė spinta, užvyniok plėvele“. Diskai, bėgeliai, durys, ventiliatoriai – viskas juda. Geriausia išimti diskus arba bent juos pažymėti, užrakinti dureles, sutvirtinti stelažą, naudoti kampuočius, oro pagalves, anti-static medžiagas ir padėklą su rėmu. Jei brangu, dedame smūgio indikatorių. Maršrutas Londonas–Doveris–Kalė/Dunkerque–Vokietija–Lietuva paprastai eina gerai, jei niekas neatidaro krovinio be žinutės.

Koks pakavimas tinka monitoriams ir kompiuteriams?

Monitoriams – originalios dėžės arba dvigubas kartonas, kampai, plonas putplastis, ekranas apsaugotas minkštu sluoksniu, bet ne laikraščiu, nes spausdinimo dažai kartais perdeda. Kompiuteriams svarbu, kad vaizdo plokštės ir dideli aušintuvai nebūtų laisvi. Per metus mačiau bent kelis atvejus, kai korpusas sveikas, o viduje lūžusi plokštė. Jei kompiuteriai seni, sunkūs, geriau juos dėlioti ant padėklo ir perrišti diržais.

Ar reikia nuimti tonerius prieš pervežimą?

Taip, jei norite miegoti ramiai. Toneriai ir kasetės turi keliauti atskirai, vertikaliai, maišeliuose, su popierine etikete. Ne ant grindų, ne šalia karšto variklio, ne tarp dokumentų. Kai kurie toneriai yra laikomi pavojingu kroviniu, ypač jei jie pažeisti ar milteliniai. Čia geriau pervarginti nei paskui valyti visą furgoną. Ir taip, kai kurie žmonės vis tiek pamiršta; tada prasideda linksmybės.

Ar baldus galima krauti kartu su technika?

Galima, bet ne kaip maišytuvą su stikline. Biuro baldai dažnai turi aštrius kampus, metalines kojeles, varžtus, ratukus. Jei jie judės, jie subraižys monitorius, spausdintuvus, stalčius. Stalus, kėdes, spintas geriau atskirti plėvele, kartonu, kampuočiais, o sunkią techniką dėti ant atskiro padėklo. Jei atskirai kraustote biuro baldus, vis tiek sudėliokite planą, kas eina apačioje. Patikėkite, grindys furgone greitai pasako tiesą.

DUK: maršrutas, terminai ir transportas iš Anglijos

Kaip pasiruošti, jei biuras išsikrausto per savaitgalį?

Jei kraustotės penktadienį vakare, pirmiausia suraskite žmogų, kuris turi raktus ir leidimą išjungti signalizaciją. Skamba banalu, bet tai viena dažniausių kvailų problemų. Dar prieš savaitgalį sudėliokite inventorizacijos lapą, nuotraukas, kontaktus, pakrovimo langus ir kas kur sėdi. Anglijoje sandėlių apsauga ne visada kalba lietuviškai, o vadybininkas ne visada atsako šeštadienį 7 ryto. Jei reikia, imkite naktinį pakrovimą, bet tada kainos šoka.

Kiek trunka pervežimas iš Anglijos į Lietuvą?

Realistiškai – nuo dviejų iki penkių dienų, jei viskas susiklodo normaliai. Dalinis krovinys gali važiuoti ilgiau, nes laukiama, kol surinksi kitus krovinius Mančesteryje, Birmingame ar Londono rajone. Atskiras furgonas greitesnis, ypač kai važiuojama tiesiai per Doverį į Kalė arba Dunkerką, tada per Vokietiją ir Lenkiją. Bet muitinė, dokumentai, vairuotojo režimas ir eismas prie Zeebrugge gali sugadinti gražų planą. Todėl klientui sakau: skubiai galima, bet ne stebuklingai.

Kas geriau: dalinis krovinys ar atskiras furgonas?

Dalinis krovinys tinka, kai turite kelis stalus, kėdes, monitorius ir porą spausdintuvų. Atskiras furgonas – kai yra serverių, brangi technika, jautrūs aparatai arba labai konkretus terminas. Pigiau dažniausiai būna dalinai, bet daugiau rankų, daugiau sustojimų, daugiau galimybių, kad kas nors bus pastumta. Jei klausimas apie saugumą, ne visada mažiausia kaina laimi. Kartais geriau permokėti už tiesioginį reiso planą nei paskui aiškintis, kas palietė tą dėžę.

Ar verta rinktis oro transportą brangiai įrangai?

Verta, kai laikas svarbiau už pinigus arba kai įranga labai kompaktiška ir brangi. Oro transportas iš Heathrow, Manchester Airport ar East Midlands gali atrodyti greitai, bet pakuotė vis tiek turi būti oro standartų, o muitinės brokeris – pasiruošęs. Jei gabenate didelius kopijavimo aparatus ar sunkius serverių rėmus, oro kaina gali būti juokingai didelė. Aš dažniau siūlyčiau kelią su geru draudimu ir smūgio indikatoriumi. Greitis nereiškia, kad krovinys taps nemušamas.

Ką reiškia „groupage“ ir ar jis saugus?

„Groupage“ reiškia dalinį krovinį, kai jūsų daiktai keliauja viename furgone su kitų žmonių kroviniais. Tai normalu ir dažniausiai saugu, jei vežėjas moka rūšiuoti. Bet čia nėra magijos: sunkūs padėklai apačioje, lengvesni viršuje, trapūs atskirai, dokumentai lengvai prieinami. Problemos prasideda, kai kas nors bando taupyti kiekvieną centimetrą. Esu matęs, kaip „tik kraštelis“ virsta įlenktu spausdintuvu. Tad groupage nėra blogai, blogai yra netvarkingas groupage.

DUK: kaip užtikrinti saugų biuro įrangos gabenimą iš Anglijos per dokumentus, muitinę ir draudimą

Kokių dokumentų reikia vežant biuro įrangą iš Anglijos po Brexit?

Po Brexit reikalingas bent prekių aprašymas, kiekis, vertė, svoris, siuntėjas, gavėjas, HS kodai, kilmės šalis ir transporto dokumentas. Dažniausiai dar reikia komercinės sąskaitos arba proforma sąskaitos, packing list, Incoterms sąlygos, eksporto deklaracijos iš JK ir importo procedūros ES. Jei įmonė turi EORI numerį, procesas tvarkingesnis. Jei neturi, tada pirmiausia tvarkomės numerius, o tik paskui šnekame apie furgoną. Popieriai čia nėra formalumas, jie atidaro arba uždaro sieną.

Ar CMR užtenka, kai vežama į ES?

Ne, CMR yra transporto dokumentas, ne muitinės leidimas. Tiksliau – CMR važtaraštis, jei važiuojama keliu. Jis parodo, kas ką veža ir kam perduoda, bet po Brexit nepakanka vien jo. Reikia eksporto/importo deklaracijų, sąskaitos, prekių kodo ir kartais tranzito procedūros. Gera žinutė nuo vairuotojo „viskas gerai“ nepadės, jei muitinė klausia dokumentų. Todėl prieš pakrovimą patikrinkite, ar popieriai sutampa su dėžėmis, o ne tik su gražiu įvertinimu.

Kaip apskaičiuoti muitą ir PVM?

Muitas skaičiuojamas nuo muitinės vertės, o PVM dažniausiai nuo tos vertės plius muitas, transportas ir kiti mokesčiai. Daugeliui kompiuterių ar IT įrangos tarifas gali būti mažas arba nulinis, bet neprisiekiu kiekvienam kodui pirštu. Čia aš nevisada žinau 100%, todėl duodu brokeriui HS kodus ir prašau patvirtinti. Lietuvoje importinis PVM paprastai susimoka importuotojas, o PVM mokėtojas jį dažniausiai susigrąžina deklaracijoje. Gražu, kai taip būna.

Koks draudimas tikrai dengia biuro techniką?

CMR atsakomybė dažniausiai ribojama pagal svorį, apie 8,33 SDR už kilogramą, tai nėra rinkos vertė naujo serverio. Jei įranga brangi, reikia krovinio draudimo iki realios vertės, su sąlyga, kad pakuotė tinkama. Draudikai mėgsta gražius žodžius, bet mėgsta ir išimtis. Todėl klauskite raštu: ar dengia be originalios pakuotės, ar dengia pakrovimą ir iškrovimą, ar dengia drėgmę. Jei atsakymas miglotas, aš nepasirašau ramiai.

Ką daryti, jei krovinys atvyksta su įbrėžimais?

Pirma, nefotografuoti tik pykčiai ant telefono. Reikia nuotraukų iš visų pusių, CMR pastabos, pakuočių būklės, paletės, kampų, plombų, sandėlio priėmimo akto. Jei žala matoma, vairuotojas turi pažymėti CMR prieš pasirašant. Po pasirašymo be pastabų viskas tampa daug sunkesniu sportu. Turėjau atvejį prie Kauno, kai serverio spintos šonas buvo įlenktas, bet dėka nuotraukų pavyko greitai tvarkyti pretenziją. Be popieriaus lieka tik „kažkas buvo ne taip“.

Kaip užtikrinti saugų biuro įrangos gabenimą iš Anglijos su printeriais ir skeneriais?

Su printeriais ir skeneriais svarbiausia ne greitis, o fiksacija. Nuimamos kasetės, užfiksuojami stiklai, skenerių dangčiai klijuojami, dėklai išimami arba pririšami, aparatai keliami ant padėklų, ne vienas ant kito. Jei tai dideli kopijavimo aparatai, reikia transporto su liftu ir dviejų žmonių iškrovimu. Kai klientai klausia, kaip užtikrinti saugų biuro įrangos gabenimą iš Anglijos, aš visada grįžtu prie to paties: pakavimas, sąrašas, nuotraukos, draudimas. Ir prašau netraukti aparatų už dangčių.

DUK: spausdintuvai, serveriai, kompiuteriai ir baldai

Ar serveriams reikia specialios temperatūros?

Ne visada reikia šaldytuvo, bet temperatūra ir drėgmė turi būti protingos. Serveriams, diskams ir tinklo įrangai netinka stovėti per šalį, drėgmėje ar tiesioginėje saulėje. Normalus sandėliavimas apie 15–25 °C ir sausa aplinka yra geras orientyras. Jei įranga labai brangi, galima naudoti izoliuotą transportą arba bent neperkrauti jos į furgoną, kuris savaitę keliauja po Europą. Brangesniam serverių gabenimui dažnai dedame drėgmės indikatorių. Tai kainuoja, bet ramybė irgi kainuoja.

Kaip vežti kopijavimo aparatus, kurie sunkūs ir jautrūs?

Kopijavimo aparatus reikia vertinti kaip sunkią, jautrią techniką, ne kaip spintelę. Juos reikia fiksuoti, kad nejudėtų, apsaugoti stiklus ir optiką, nuimti arba užfiksuoti popieriaus dėklus. Dažnai reikia krautuvo arba hidraulinio vežimėlio. Jei biuras Londone ketvirtame aukšte be lifto, tai jau nebe paprastas pervežimas, o projektas su rizika. Aš tokiais atvejais reikalauju apžiūros arba bent vaizdo iš vietos. Geriau prieš kelionę pasakyti „negalima“, nei po to ieškoti kaltų.

Ar galima pervežti naudotą įrangą be originalių dėžių?

Galima, tik tada reikia kurti pakuočių sistemą iš naujo. Originali dėžė yra patogi, bet ne stebuklinga. Jei jos nėra, imame tvirtas dėžes, putas, kampuočius, oro pagalves, plėvelę, padėklus ir aiškias etiketes. Naudotai įrangai dar svarbu inventorizacija: kas yra kas, serijiniai numeriai, būklė prieš pakrovimą. Be to, muitinei reikia vertės, net jei daiktas senas. Pirkimo sąskaita, balansinė vertė arba rinkos įvertis – kažką reikia parodyti.

Ką daryti su baterijomis, UPS ir akumuliatoriais?

Baterijos, UPS ir akumuliatoriai nėra paprastas priedas. Kai kurie gaminiai turi ličio baterijų arba švino akumuliatorių, o tai gali keisti transporto reikalavimus. Geriausia iš anksto pasakyti, kas yra dėžėse, kad vežėjas nepasakytų paskutinę minutę „negalima“. UPS dažnai keliauja atskirai, tvirtai pritvirtinti, gnybtai apsaugoti. Jei turite seną įrangą su pratekančiais akumuliatoriais, tada toks krovinys gali būti atsisakytas. Saugumas čia svarbiau už norą „na, kaip nors įkišim“. Dar kartą: baterijos nėra smulkmena.

Kaip paruošti įrangą duomenų saugumui?

Prieš gabenimą reikia nuspręsti, kas keliauja su duomenimis. Diskai, kompiuteriai, NAS, telefonai ir kopijuokliai dažnai turi atmintį. Jei tai jautru, diskus geriau išimti, ištrinti arba vežti atskirai su grandinine priežiūra. Ne visi klientai apie tai pagalvoja, o paskui paaiškėja, kad senas kompiuteris iš finansų skyriaus važiuoja bendrame furgone. Aš ne IT saugumo auditorius, bet pervežimuose mačiau pakankamai keistų dalykų. Bent inventorių ir nuotraukas darykite.

DUK: kainos, rizikos ir ką daryti, kai viskas griūva

Kiek maždaug kainuoja toks gabenimas?

Kaina labai priklauso nuo tūrio, svorio, vertės, miesto Anglijoje ir pristatymo adreso Lietuvoje. Daliniam kroviniui nuo kelių šimtų eurų galima pradėti, jei daiktų nedaug. Atskiras furgonas iš Londono į Vilnių gali būti apie 1 500–3 000 eurų, kartais daugiau su pakrovimo komanda ar laukimu. Brangūs serveriai, draudimas, pakėlimai aukštai, sandėliavimas – viskas dedasi į sąmatą. Todėl nuotraukos ir sąrašas taupo ne tik laiką, bet ir pinigus. Mažiausia kaina internete dažnai slepia didžiausią galvos skausmą.

Kodėl kaina kartais pasikeičia paskutinę dieną?

Nes realybė turi įprotį kištis. Vairuotojas negali patekti į sandėlį, krovinys didesnis nei sakėte, reikia liftuko, apsauga neleidžia pakrauti, dokumentuose trūksta kodo. Kartais klientas sako „tik pora dėžių“, o atvykus stovi trys paletės ir fotelis. Tada keičiasi laikas, darbas, maršrutas, kartais ir transportas. Geros įmonės paaiškina, kodėl kaina keičiasi. Blogos tiesiog parašo naują sumą be jokio žmogaus balso. Štai čia reikia būti budriam.

Kaip užtikrinti saugų biuro įrangos gabenimą iš Anglijos, kai įmonė skuba?

Kai įmonė skuba, pirmas darbas – sustabdyti chaosą penkioms minutėms. Reikia sąrašo, atsakingo žmogaus, pakavimo plano, dokumentų ir transporto langų. Skubus reisas be šių dalykų dažniausiai baigiasi brangesniu skubumu. Jei klausimas yra, kaip užtikrinti saugų biuro įrangos gabenimą iš Anglijos per trumpą laiką, imkite atskirą furgoną, patikimą pakuotę ir rašytinį patvirtinimą dėl draudimo. Ne visada įmanoma viską padaryti idealiai, bet galima nesielgti kaip bepročiams. Bent nuotraukų padarykite.

Kas blogiausia, ką esu matęs pervežant biurų techniką?

Buvo vienas reisas, kai iš Mančesterio vežėme spausdintuvus, monitorius ir kelis serverius. Toneriai nebuvo išimti, vienas maišelis plyšo, o furgone atsirado juodų miltelių ne tik ant dėžių. Kitas nemalonus atvejis – serverio spinta buvo pastatyta ant silpno padėklo, šone atsirado įlenkimas, o dokumentuose niekas nepažymėjo pastabos. Tokios istorijos nepatinka nė vienam profesionalui. Blogiausia, kad dažnai tai galima būtų sustabdyti prieš pakrovimą.

Kaip pasirinkti vežėją, kad nebūtų „pigiai ir paskui verkiam“?

Klausykite ne tik kainos, bet ir klausimų. Geras vežėjas klaustų apie svorį, išmatavimus, vertę, pakuotę, aukštus, liftus, baterijas, dokumentus ir pristatymo langą. Jei jis sako „mes viską sutvarkysime“, bet nepateikia draudimo sąlygų, CMR tvarkos ir muitinės plano, aš nerimauju. Patikrinkite atsiliepimus, bet ne tik penkių žvaigždučių pasakas. Paprašykite pavyzdinio maršruto ir kas bus, jei krovinys vėluos. Pervežimuose pasitikėjimas gerai, tikrinimas geriau.

Ką daryti, jei dokumentai šlubuoja?

Jei dokumentai šlubuoja, neslėpkite to nuo vežėjo. Geriau sustoti ir pataisyti sąskaitą, HS kodus ar gavėjo duomenis, nei leisti kroviniui sėdėti muitinėje. Kartais trūksta tik EORI numerio, kartais vertė nesutampa su inventoriumi, o kartais kas nors įrašo „office equipment“ ten, kur reikia konkretaus aprašymo. Muitinė nemėgsta miglos. Jei krovinys jau kelyje, vežėjas gali paprašyti pataisytų dokumentų elektroniniu būdu. Bet kuo vėliau taisote, tuo daugiau laukimo mokesčių.

Jei norite sužinoti, kaip užtikrinti saugų biuro įrangos gabenimą iš Anglijos, pradėkite nuo paprastų dalykų: sąrašas, nuotraukos, tinkamas pakavimas, dokumentai, draudimas ir realus terminas. Neleiskite, kad kaina vienintelė nuspręstų už jus. Po Brexit rizikų daugiau, bet jos valdomos, kai visi žino, kas vyksta. Geras pervežimas nėra tas, kur viskas gražu reklamoje, o tas, kur net problema turi tikrai atsakingą žmogų.