Kaip užsisakyti biuro perkraustymą iš Anglijos be streso: praktinis vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir, tikiuosi, maždaug po tiek pat patirties turiu ir savo juosmens. Pervežiau viską – starting nuo vieno buitinio technikos popieriaus iki visų „HSBC“ skyrių archyvų, kurie kažkaip visada atsidūdavo ne ten, kur reikia. Biuro perkraustymas iš Anglijos yra tas dalykas, kuris skamba paprastai, bet realybėje dažnai tampa košmaru, jei nepasiruošiate. Po Bresto viskas pasikeitė, dokumentacijos tapo daugiau, o klientų kantrybės – mažiau. Jei norite sužinoti, kaip užsisakyti biuro perkraustymą iš Anglijos be streso, tada turite nustoti tikėti, kad „viskas vyks kaip šventė“. Tiesiog pasiruoškite tam, kad kai kas nepasiseks, o mes padėsime tai išspręsti. Svarbiausia – nepanikuoti, kai vairuotojas skambins ir sakys, kad užstrigo Kente.

Pagrindai ir kainos (o kodėl brangu?)

Kiek tai viskas kainuosja?

(Čia turiu būti sąžiningas – klaidą rašydamas). Kainos kyla kasmet, degalai nebe tokie pigūs, o Londonas visada pasižymi savo „prabangia“. Negaliu pasakyti tikslios sumos be matmenų. Paprastai biuro perkraustymas iš Anglijos kainuoja nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų, priklausomai nuo tūrio ir atstumo. Jei turite tik penkis stalus ir kelias spintas, tai pigiau, negu pervežti visą call centrą. Taip pat įtakos tai, ar reikia mokėti už įkrovą aukštuose aukštuose. Reikėtų nusiųsti sąrašą ar nuotraukas, tada galėsiu pasakyti tiksliau. Bet neskubėkite rinktis pigiausio, galiausiai išeis brangiau.

Ar tikrai brangiau nei prieš 5 metus?

Taip, tikrai. Po Bresto mokesčiai už muitinės procedūras ir dokumentų tvarkymą išaugo. Anksčiau tiesiog užvažiuodavome ir važiuodavome toliau, dabad reikia deklaruoti kiekvieną siuntą. Taip pat darbo jėgos trūkumas Anglijoje padarė savo – vairuotojams reikia mokėti daugiau, kad jie norėtų dirbti. Taigi, kaina augo maždaug 20-30 proc. palyginti su „prieškarantine“ laikotarpiu. Tai ne mūsų kaltė, tai rinkos situacija. Bet jei sutarsite iš anksto, galime išvengti staigių kainos šuolių.

Kas daro įtakos galutinei sumai?

Pirmiausia tūris – kiek daugiau vietos imame mašinoje. Antra, atstumas – ar tai centrinis Londonas, ar kažkur Anglijos kaime. Trečia, prieiga – ar galima privažiuoti prie pat durų, ar reikia nešti per pusę miesto. Dar svarbu draudimas – jis neįeina į bazinę kainą visada. Ir žinoma, terminai. Jei norite biuro perkraustymą iš Anglijos be streso ir reikalaujate atvežti per savaitgalį, tai kainuos brangiau. Greitasis režimas visada kainuoja.

Ar reikia mokėti užsidėti iš anksto?

Įprastai taip, mes imame apie 30 proc. avansą, kad užfiksuotume jums datą ir nepamestume vairuotojo. Likusią dalį sumokate, kai daiktai pasiekia Lietuvą arba prieš išvežimą – tai jau sutartis reikalas. Avansas taip pat padeda mums sumokėti už keltą ir degalus, kad nereikėtų iš savo kišeno. Be avanso mes pradedame dirbti tik tada, jei turime laisvų resursų, o jų dabar mažai.

Ar ateinate įvertinti nemokamai?

Jei esate Londono centre ar netoliese, įprastai galime užsuolti, bet jei esate Škotijoje – tai jau būtų per brangu. Dažniausiai dabar viską darome nuotoliniu būdu. Jūs siunčiate vaizdo įrašą ar nuotraukas su matmenimis, o mes įvertiname. Tai greičiau ir visiems patogiau. Gyvename amžiuje, kai telefonas pakanka nustatyti, kiek reikia vilkiko. Bet jei situacija sudėtinga, pavyzdžiui, liftas neveikia, tuomet verta pagalvoti apie apžiūrą.

Dokumentai ir Anglijos specifika (muitinės siaubai)

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Būtinas krovinių manifestas (CMR), prekių sąrašas (pakavimo sąrašas) ir transporto sutartis. Taip pat reikės Jūsų įmonės duomenų – PVM mokėtojo kodas, adresas. Jei pervežame naudotą įrangą, gali prireikti dokumentų, įrodančių, kad ji nėra nauja (pirkimo sąskaitos), kitaip muitinė gali bandyti apmokestinti kaip naują prekę. Geriau turėti viską vienoje vietoje iš anksto.

Ar mums reikia mokėti PVM arba muitus?

Jei esate registruota įmonė ir pervežate savo biuro turtą (turtas, kuris buvo naudojamas veiklai ir bus toliau naudojamas), tai dažniausiai taikoma intracommunity supply procedūra – PVM nebus mokamas (0 proc.), tik jei pateikiate teisingą MV deklaraciją. Bet jei pervežate naują įrangą, kuri tik buvo nupirkta Anglijoje, tai gali tekti mokėti PVM Lietuvoje. Muitai gali būti taikomi tik importuojant prekes iš trečiųjų šalių, bet Anglija dabar yra trečioji šalis (išskyrus Šiaurės Airiją), tai dėl naujų daiktų gali būti komplikacijų.

Kas dėl EORI kodo?

Be EORI kodo (Economic Operators Registration and Identification) nepraeisite nei vienos muitinės. Jums reikės Lietuvos EORI kodo, o mūsų vairuotojui – Anglijos (jei jis tenregistruotas). Be šio kodo sistema tiesiog neleis užregistruoti deklaracijos. Gauti jį nesunku, tai trunka kelias diandas elektroniniu būdu, bet reikia tai padaryti iš anksto, o ne tada, kai sunkvežimis jau stovi sienoje.

Ar galima vežti kompiuterius ir serverius?

Galima, bet čia yra pavojingiausia dalis. Serveriai turi jautrius diskus, juos reikia išjungti tinkamai (ne tiesiog ištraukti kištuką). Geriausia juos pakuoja specialistai, o ne mūsų krautuvai. Taip pat duomenų saugumas – mes neatsakome už jūsų duomenų praradimą, jei sukratysime serverį per stipriai. Patartina daryti atsarginę kopiją prieš perkraustymą. Biuro perkraustymas iš Anglijos be streso įmanomas tik jei IT pasiruošimas atliktas idealiai.

Kas nutinka, jei trūksta koks nors dokumentas?

Tada sustojame. Muitinėje Anglijoje ar Lietuvoje gali laikyti 24 valandas, o gali ir ilgiau. Vieną kartą buvo taip, kad trūko vienos parašo ant power of attorney dokumento, ir teko laukti iki ryto, kol klientas atsigavo ir pasirašė. Tai kainavo laiko ir pinigų, nes vairuotojas negalėjo važiuoti toliau. Todėl tikrinkite dokumentus du kartus. (Čia turiu omenyje, kad geriau siųsti mums kopijas anksčiau, kad mes patikrintume).

Ar reikia išpakuoti daiktus muitinėje?

Retkarčiais taip, ypač jei yra abejonių, kas viduje. Tačiau tai blogiausias scenarijus. Jei sąrašas detalus, o dėžės paženklintos, dažniausiai tikrinimas yra vizualinis. Negalima slėpti nieko. Jei bandysite įsprausti asmens daiktus į biuro siuntą, gali būti baudos. Muitininkai turi rentgeno aparatą, taigi jie viską matys. Geriau būti sąžiningu.

Kokios ypač Anglijoje sutinkamos problemos?

Anglijoje dažnai būna problemų su vietine transporto draudimo bendrove, jei įmonė nėra užtikrinusi tinkamą „Goods in Transit“ draudimą. Taip pat – parkingo leidimai. London centre be „Congestion Charge“ mokėjimo ir leidimo užsistoti ant gatvės neišsiteksite. Vieną kartą teks mums nešti kompiuterius 400 metrų, nes policija nepaleido vairuotojo užsistoti prie pat įėjimo. Planuokite parkavimą iš anksto.

Logistika: Kaip visa tai vyksta realybėje

Kiek laiko trunka visas procesas?

Nuo sutarties iki įkėlimo gali praeiti savaitė-dvi, jei reikia suderinti datas. Patis pervežimas trunka maždaug 3-4 dienas priklausomai nuo kelio sąlygų ir keltų. Bet nepamirškite, kad muitinės procedūros gali užtrukti. Jei viskas tvarkinga, tada savaitę nuo išvežimo jūsų daiktai jau gali būti Lietuvoje. Tačiau jei reikia specialios įrangos arba dėl savaitgalio, tai gali užtrukti ilgiau.

Ar galima atvežti šeštadienį ar sekmadienį?

Galima, bet tai kainuos. Vairuotojai turi poilsio valandas, o darbas savaitgaliais Anglijoje yra reglamentuotas. Be to, dauguma sandėlių Lietuvoje savaitgaliais nedirba. Jei norite atsiimti daiktus iš mūsų sandėlio savaitgalį, turime suderinti darbuotojus. Tai įmanoma, jei biuro perkraustymas iš Anglijos be streso reiškia jums būtiną terminą, bet būkite pasiruošę sumokėti už viršvalandžius.

Kas dėl pakavimo medžiagos?

Mes paprastai pristatome dėžes ir klijusus prieš išvežimą. Tai įeina į paslaugą, jei sutarta. Tačiau, jei turite ypatingai brangų daiktą (pvz., didelį serverį ar paveikslus), gali prireikti medinės dėžės (crate). Tai papildoma paslauga, nes tokias dėžes reikia pagaminti individualiai. Popierinės dėžės tinka daugumai daiktų, bet ne viskam. Nenaudokite senų mažmeninės prekybos dėžių, jos sutrūksta nešiant sunkius knygynus.

Ar keliate ir montuojate baldus?

Įprastai nešame ir išnešame, bet kompleksišką montavimą (pvz., sudėtingos sistemos baldus) rekomenduojama pasirūpinti vietiniais meistrais Lietuvoje. Mūsų vairuotojai gali atsukti kojas prie stalo, bet jie ne baldų gamintojai. Jei reikia išardyti didelę sekretorinę lentą, tai darome atsargiai. Bet tikrai neįsivaizduokite, kad mes atvežame viską ir jau viskas stovi surinkta kaip parduotuvėje.

Kaip elgiamės su pažymėjimu?

Kiekviena dėžė turi būti paženklinta numeriu ir kambariu, į kurį ji turi patekti. Mes padedame su lipdukais. Jei nurodysite „Vadyba“ ant dėžės, ją atvežime į vadovų kabinetą. Be žymenų bus chaosas. Vieną kartą klientas nepažymėjo dėžių, ir mes turėjome atidaryti visas vienas po kitos, kad surastume kavos aparato dalis. Nekelkite mums tokių problemų.

Ar saugu palikti daiktus koridoriuje?

Geriau taip nedaryti. Kol mes nešime daiktus į mašiną, jūsų biure turi būti saugu. Mes neatsakome už vagystes tais momentais, kai mes ne esame patalpoje. Geriausia, jei vienas darbuotojas prižiūri procesą. Yra buvę atvejų, kai neaiškūs asmenys „užklupdavo“ prie išvežiamo turo, kai vairuotojai buvo kitame aukšte. Biuro perkraustymas iš Anglijos be streso taip pat reiškia ir užtikrinti apsaugą išvežimo metu.

Rizikos ir nepalankios situacijos

Kas dėl draudimo? Ką jis padengia?

Standartinis draudimas padengia žalą, kurią padaro mūsų vairuotojai (pvz., iškrenta dėžė). Jis nepadengia to, ką jūs padarėte patys (pvz., blogai supakavote ir paspaudėte mygtuką). Taip pat jis nepadengia duomenų praradimo. Drąiai pasakykite, kad reikalingas „All risk“ draudimas, jei turite labai brangios įrangos. Priešingu atveju, standartinė atsakomybė gali būti tik keletas eurų už kilogramą.

Ar dažnai nutyka avarijos?

Nedidelės įbrėžimai nutinka, dažniausiai manevruojant sandėlyje. Sunkios avarijos su vilkikais retos, tačiau keliai Anglijoje yra labai siauri, o vairuotojai pavargę. Esame draudžiami, todėl tais atvejais viską išspręs draudimo kompanija, bet tai sustabdys procesą. Gali tekti laukti kelias dienas, kol bus išnagrinėtas įvykis. Tai ne be streso dalis.

Kas nutinka, jei klientas atšaukia?

Jei atšaukiate prieš išvykimo, grąžiname avansą, atėmus išlaidas, kurias jau patyrėme (pvz., rezervacijos mokesčiai, kelionės į vietą išlaidos). Jei atšaukiate, kai vairuotojas jau važiuoja ar jau yra Anglijoje, teks mokėti pilną arba beveik pilną sumą. Mes negalime tiesiog pasukti vilkiko atgal be jokio atlyginimo, degalai nebegrąžinami.

Kaip elgtis, jei trūksta vietos mašinoje?

Stengiamės įvertinti tūrį tiksliai, tačiau kartais klientai prisideda daiktų paskutinę minutę („Šiaip įsidėkite šį stalą...“). Jei netelpa, tenka siųsti antrą mašiną arba palikti kai ką į kitą kartą. Antra mašina – tai papildomi kaštai. Geriau iš anksto pasakykite, kas tikrai keliauja, o kas lieka. Nekelkite mums spaudimo „kažkaip įsprausti“, nes dėžės gali sukti.

Ar pasitiki savo vairuotojais?

Dauguma dirba ilgiau nei 5 metus, tai ne koks sezoninis darbuotojas. Žinome juos asmeniškai. Tačiau jie yra žmonės, gali pavargti, gali būti bloga nuotaika. Mes stengiamės sekti situaciją per GPS. Jei matome, kad jie stovi per ilgai, skambiname. Bet garantuoti, kad vairuotojas šypsosis kas dieną, negaliu. Jų darbas yra sunkus.

Smulkmenos ir finalinis braižymas

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Taip, suteikiame nuorodą į GPS sekimą. Taip pamatysite, kur mašina stovi. Kartais signalas pradingsta tuneliuose arba keltuose, taip kad nejaudinkites, jei pamatysite „no signal“ valandą ar dvi. Bet tai padeda sužinoti, kai mašina artėja prie Lietuvos sienos, kad galėtumėte pasiruošti muitinės dokumentams.

Kada geriausia užsakyti?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Optimalus laikas – 2-3 savaitės iki planuojamo išvykimo. Tada surandame geriausius vairuotojus ir užtikriname vietą keltuose. Jei skambinate rytoj ir sakote „važiuokite šiandien“, tai tikriausiai nepavyks, arba bus labai brangu. Biuro perkraustymas iš Anglijos be streso prasideda ne nuo iškrovimo, o nuo telefono skambučio mums mėnesį anksčiau.

Ar vežate ir asmeninius daiktus darbuotojų?

Biuro kontekste – ne, tai draudžiama muitinės taisyklėmis. Negalima sumaišyti verslo ir asmens daiktų vienoje siuntoje (jei norite išvengti problemų). Jei darbuotojai nori pervežti savo dalykus, turi susitarti su mumis atskirai. Muitinė gali konfiskuoti siuntą, jei rado asmeninių drabužių tarp biuro popieriaus.

Kaip apmokėjimas vyksta?

Bankiniu pavedimu į mūsų sąskaitą. Dabar galima ir kortele, tačiau dideliems sumoms banks nustato limitus. Geriausia pavedimas, turiu kvitą. Mokesčiai už muitinę mokami tiesiogiai muitinei arba per mūsų brokerį (tai papildoma paslauga). Pinigai turi būti gauti prieš išleidžiant krovinią iš mūsų sandėlio Lietuvoje.

Ar reikia mums būti vietoje iškrovimo metu?

Būtina, kad kas nors atstovautų įmonei. Reikia pasirašyti perdavimo aktus, patvirtinti, kad nieko nesužalota. Jei jūsų nėra, mes negalime palikti daiktų kieme. Teks laukti iki ryto. Pasirūpinkite, kad atvyktų žmogus su raktais. Buvo atvejų, kai vairuotojas laukė 4 valandas, kol surado kas nors su raktais nuo sandėlio.

Kas dėl šiukšlių?

Pakavimo medžiagą (dėžės, plėvelė) mes pasiimame su savimi, jei sutarta. O senus biuro baldus, kuriuos norite atsikratyti, galime pavežti į perdirbimo centrą Anglijoje prieš išvykdami, tai papildoma paslauga. Neleiskite mums veži šiukšlių per jūrą, tai brangu ir beprasmiška.

Kuo skiriasi pervežimas iš Londono vs. kaimo?

Londonas – tai „Congestion Charge“, siauros gatvės, „Low Emission Zone“ (ULEZ). Reikia specialios mašinos. Kaimas – tai blogi keliai, sunku privažiuoti prie fermos, kur įsikūręs biuras. Abu atvejai turi savo niuansų. Londonas brangesnis dėl mokesčių, kaimas – dėl laiko. Reikia mums pasakyti tikslų adresą ir pažymėti, ar yra sunkvežimiui draudžiami zonos.

Ar galite padėti su IT išmontavimu?

Mes fiziškai atjungiame kabelius, bet ne išjungiame programinę įrangą. Geriau, jei jūsų IT žmogus padeda mums pažymėti kabelius, kad vėliau sujungti būtų lengviau. Nenoriu būti tas, kuris ištraukė jungtį ir išjungį visą serverio lentyną nežinant, kaip ją įjungti atgal. Tai ne mūsų kompetencija.

Ką daryti, jei daiktas sužalota iškrovimo metu?

Skambinkite mums iš karto. Fiksuokite nuotrauką. Rašykite pranešimą el. paštu per 24 valandas. Mes perduodame draudimo kompanijai. Negalima naudoti daikto toliau ir po mėnesio skambinti, kad jis nebeveikia. Tarkime, tais atvejais, kai žala matoma iš karto (sulaužytas stalas), viskas aišku. Su elektronika sunkiau įrodyti, kad tai ne dėl to, kad senas.

Kaip sužinoti, ar įmonė patikima?

Patikrinkite mūsų apžvalgas. Paklauskite draugų. Mes esame čia jau ilgam. Žinokite, jei kaina atrodo per žema, tai gali būti apgavystė. Yra įmonių, kurios imasi užsakymų, o paskui dingsta su kroviniu. Biuro perkraustymas iš Anglijos be streso įmanomas tik su patikima komanda, kurios telefonas nebus išjungtas.

Ar galima susitarti dėl išlyginimo?

Taip, jei daiktų daug, galima padaryti išlyginimą tarp keleto biurų. Pavyzdžiui, paimame dalį iš Londono, daugumą iš Birmingemo. Tai sumažina kainą, nes vairuotojas užpildo mašiną. Bet tai reikalauja gero planavimo. Jei turite draugų įmonių, taip pat perkraustančiųsi, galima susisiekti.

Kas jei aš pasiruošiu blogai?

Tada bus stresas. Mes padarysime, ką galime, bet jei dokumentai bus netvarkingi, o dėžės nepaženklintos, procesas užstrigs. Mūsų užduotis – pervežti, jūsų – pasiruošti. Biuro perkraustymas iš Anglijos be streso yra komandinis darbas. Mes vairuojame, jūs valdote dokumentus.

Išvada

Na, trumpai tariant, biuro perkraustymas iš Anglijos nėra joks kosmoso tyrimas, tačiau jis reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Dirbu šioje srityje tiek, kad galiu pasakyti – dauguma problemų kyla ne iš kelių, o iš to, kas liko nepadaryta stalo stalčiuje. Jei pasirūpinsite dokumentais ir pakavimu iš anksto, o mums pasakysite tikrąją padėtį, viskas vyks sklandžiai. Biuro perkraustymas iš Anglijos be streso įmanomas, jei nesitikite stebuklų, o pasitikiate profesionale. Susisiekite, išnagrinėsim jūsų atvejį, ir pamatysime, ką galim padaryti. Geriau skambinti per anksti nei per vėlu.