Kaip suplanuoti biuro perkraustymą į Angliją be prastovų?

Sutikime, biuro perkraustymas į Angliją niekada nebuva lengvas reikalas, ypač dabar, kai po „Brexit“ visa tai tapo dar sudėtingiau nei anksčiau. Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir mačiau viską – nuo idealiai pasiduodančių projektų iki tokių katastrofų, kurios verčia plaukus rogti. Dauguma klientų mano, kad pakanka tik iškviesti sunkvežimį ir užkrauti daiktus, tačiau realybėje, norint išvengti nemažų praradimų bei biuro darbo stabdymo, reikia labai gero iš ankstinio planavimo. Kalbėsime apie tai, kaip visa tai suorganizuoti paprastai, tačiau efektyviai, atsižvelgiant į realijas, kurias mums lemia geografija ir birokratija. Biuro perkraustymas į Angliją be prastovų – tai realu, tik jei žinai, kur gali paslėptis pavojai.

Pasiruošimas Lietuvoje – ką daryti dar neišvažiavus

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkraustymą?

Pradėti reikėtų maždaug prieš mėnesį, o jei perkeliate didelę įmonę, tai dar anksčiau. Žmonėms dažnai atrodo, kad dvi savaitės užteks, tačiau tai iliuzija. Turite susitvarkyti inventoriumi, pasirūpinti dėžėmis, o svarbiausia – dokumentais. Kada nors buvo tok situacija, kad klientas skambino trečiadienį ir prašė vežti jau penktadienį. Nemanau, kad tąsyk miegojome. Biuro perkraustymas į Angliją reikalauja laiko rezervo, nes niekada nežinai, koks bus eismas ar ką pametyss muitinėje.

Ar tikrai būtina daryti visą dalykinį inventorizaciją?

Be galo. Tai taisykle, ne išimtis. Jeigu nežinosite, kas kur dėžėje, tai Anglijoje išsikraupyti bus košmaras. Turite susirašyti, kurie kompiuteriai seni, kurie serveriai, o kur tiesiog kavinės aparatai. Tai ne tik padės vairuotojui, bet ir jums, kai reikės viską susidėlioti naujoje patalpoje. Be to, jei dingsta kažkas brangaus, be sąrašo draudikas tiesiog nenusižiūrės. Dar kartą primenu – darykite tai sistemingai.

Kaip supakuoti pačią brangiausią įrangą?

Kompiuteriai, serveriai, monitoriai – visa tai turi būti neįtikėtinai gerai užfiksuota. Naudokite putplasčio dėžes, o ne senas bulves iš parduotuvės. Buvau matęs, kad kažkas į paprastą dėžę užmeta tris monitorius ir stebisi, kad važiuodami per kelio duobę jie susilaužo. Biuro perkraustymas į Angliją yra ilgas kelias, vibracija bus didelė. Pažymėkite dėžes raudona spalva – „Žiūrėk, čia brangu!“

Ar verta pasamdyti vadybininką ar patys suvaldysite?

Jeigu esate didelė firma – pasamdykite. Jei maža – galite patys, tačiau turėkite omenyje, kad gausite nervingų dienų. Vadybininkas atima nuo jūsų tą stresą, kur kyla, kai vairuotojas praneša, kad užstrigo feribote. Jis žino, kaip sukalbėti su tuo angliškuoju brokeriu. Geriau pasilikti savo darbe ir leisti ekspertams ekspertuoti.

Ką daryti su failais ir dokumentais?

Skenuokite viską, kas įmanoma. Popieriaus versijas surinkite į dėžes užrakintais. Jums netyčia nueis tos dėžės nepadaryti neįmanoma. Dar kartą pasakysiu – skaitmeninis archyvas tai jūsų gelbėtojas. Jei dėžė drigno arba dingsta kelyje (o tai, deja, kartais nutinka), turite turėti kopijas debesų saugykloje.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai – galima, tačiau tai greitai tampa tamsia sritis. Jei vairuotojas rasi darbuotojo drabužių ar netinkamo turinio, gali būti problemos muitinėje. Geriau explicitly (aiškiai) pasakyti – „ne, tai ne biuro turtas“. Muitininkai Anglijoje tikrai mėgsta paišloti tarp dalykų, jei įkyrės.

Kiek laiko užtruks biologinis išsikraustymas?

Priklauso nuo to, kiek turite turto. Pusantros valandos? Vargu. Planuokite dieną. Biuro perkraustymas į Angliją neprasideda kelyje, jis prasideda čia, kai reikia išmontuoti stalus. Vieną kartą klientas man sakė, kad viskas bus paruošta per valandą. Galų gale mes pavėlavome dviem dienom. Būk realistu.

Dokumentai ir muitinė – popieriaus karalystė

Ar mums tikrai reikia EORI kodo?

Be abejo. Jeigu jo neturite, jūsų krovinys tiesiug stovės pasienyje ir kaups baudas. EORI kodas reikalingas ir eksportui, ir importui. Gauti jį Lietuvoje nėra sunku, tai trunka kelias dienas, tačiau dažnas tai pamiršta. Biuro perkraustymas į Angliją be šio kodo yra lyg važiuoti be vairuotojo pažymėjimo – teoriškai važiuoji, praktiškai didelė riska.

Kas tas eksporto deklaracija?

Tai dokumentas, kurį pateikiate Lietuvos muitinei, kai išvežate daiktus iš šalies. Ji parodo, ką, kiek ir kur vežate. Nuo šiol (po „Brexit“) tai privaloma. Anksčiau buvo paprasčiau, buvo galima tiesiog važiuoti. Dabar be to nepraeisi.

Ar reikia mokėti PVM ar muito?

Biuro perkraustymas į Angliją, jei tai yra įmonės turtas perkėlimas į tą pačią įmonę (ar filialą), paprastai laikomas perkėlimu ir mokesčių gali nebūti. Tačiau tai turi būti įrodyta. Reikės paruošti „Transfer of Residence“ tipo dokumentus arba įrodymus, kad tai ne prekyba. Jei skambinsit man ir sakysit „parduodu“ tuos kompiuterius biurui Londone, tai mokesčiai užmoks. Būkite tiksli, ką parašote dokumentuose.

Kas daryti, jei trūksta dokumentų?

Tada būna didelių nervedų. Geriausia turėti gerinantį brokerį, kuris gali išspręsti situaciją. Tačiau tai kainuoja. Vieną kartą teko laukti tris dienas, kol klientas surado PVM sąskaitas faktūras, nes buvo pakietęs juos su senais laikraščiais. Nepaisykite šito dalyko.

Ar sunkiai gauti importo leidimą Anglijoje?

Jei turite vietinį brokerį Anglijoje – tai dar jų galva. Jūs tiesiog pasirašote power of attorney (įgaliojimą) ir jiems sumokėjate už paslaugas. Biuro perkraustymas į Angliją be vietinio brokerio yra beveik neįmanomas šiandien. Muitininkai ten griežtesni nei čia (mano nuomone).

Ką daryti jei serveris yra labai jautrus?

Duomenys – tai auksas. Patariu nevežti fizinio serverio, jei įmanoma. Iš anksto nukopijuokite viską į debesį arba atsarginę vietą Anglijoje. Jei krovinys su serveriu paims ugnį arba lietų (kaip buvo praėjusią žiemą vienam klientui), turėsite viska išsaugota. Fizinis perkėlimas yra paskutinis variantas.

Ar turiu deklaruoti visus smulkmenas?

Taip, geriau per daug, nei per mažai. Netgi tose „biuro“ dėžėse. Muitininkai turi rentgeno aparatą ir jei matai kažką įtartino, jie iškraus visą sunkvežimį. Tada turėsite mokėti už pakrovimą ir iškrovimą. Biuro perkraustymas į Angliją gali tapti labai brangus dėl vieno neglect (neatsargumo).

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis (pavyzdžiui, toneriai)?

Toneriai ir spausdinimo kasetės laikomos pavojingais krovinais (ADR). Negalima tiesiog mesti jų į krepšį. Turi būti specialios pakuotės. Jei vairuotojas jas pamatys ne uždengtas, jis gali atmesti krovinį, o tai reiškia prastovą.

Kelionės ir logistikos subtilybės

Kiek laiko užtruks važiuoti iki Londono?

Maždaug 24–30 valandų nuo pakrovimo, jei viskas gerai. Tačiau niekada nežinai. Anglijoje eismą gali sustabdyti avarija M25 žiede arba vėjasis oras La Manšo sąsiauryje. Biuro perkraustymas į Angliją yra ne tik vairavimas, tai ir laukimas. Pridedau vieną dieną rezervo visada.

Ar geriau važiuoti keltu ar per Eurotunelį?

Eurotunelis yra greitesnis, bet keltas kartais įpareigoja mažiau formalumų su tam tikromis krovinių rūšimis (nors dabar jau mažai kas skiriasi). Asmeniškai mėgstu tunelį – vairuotojas gali pailsėti traukinyje. Tiesa, ten reikia užsisakyti laiką, kitaip lauksite valandas.

Kas nutinka jei vairuotojas užstrigs feribote?

Tai kas. Būna. Geležinkelio darbininkai streikuoja Britanijoje dažnai. Jei vairuotojas negali perplaukti, jis laukia. Jūsų darbas šiuo metu turi tęstis nuotoliniu būdu, jei pasirūpinote duomenimis ankščiau. Biuro perkraustymas į Angliją turi apimti ir tokio tipo „Plan B“ variantus.

Ar reikia mokėti už Londono užterštą zoną (ULEZ)?

Jeigu jūsų biuras yra Londone ir sunkvežimis ten užsuka – taip, žinoma. Be to, seni sunkvežimiai gali net neįvažiuoti į miestą. Užtikrinkite, kad pervežėjas turi tinkamą transportą, kitaip gausite didelę baudą, kuri ateis paštu po mėnesio.

Ar galima sekti kur yra mano krovinys?

Dabar dauguma sunkvežimių turi GPS sekimą. Paklauskite pervežėjo nuorodos. Tai padeda raminti keletą vadovų, kai jie mato, kad sunkvežimis sustojo prie Kauno arba tiesiuoju keliauja per Vokietiją.

Kiek kainuoja biuro perkraustymas į Angliją?

Kainos svyruoja drastiškai. Priklauso nuo kiekio, svorio, kuro kainos (šiuo metu ji aukšta). Maždaug nuo 1,5 tūkstančio eurų gali prasidėti už mažą biurą, už didelį – keližai daugiau. Be to, pridėkite brokerio mokesčius ir galimus muitus. Tai ne pigus malonumas.

Ar galiu nusiųsti dalį kroviniuo anksčiau?

Taip, tai netgi gerai. Galite išsiųsti mažiau svarbius daiktus (pvz., kėdes, stalus) savaite iki „D“ dienos. Tada lik tiesiog pervežti jautrią įrangą. Tai sumažina stresą paskutinę dieną.

Ar vairuotojas padės iškrauti?

Jei tai yra aptarnaujantis transportas – taip. Jei tik sunkvežimis iki durų – ne, turite turėti savo žmoni Londone, kurie išneš daiktus. Biuro perkraustymas į Angliją be vietinės pagalbos gali tapti tragedija, jei vairuotojas turi važiuoti toliau ir skubėti.

Ką daryti su tuščiomis dėžėmis?

Juk jas reikia gražinti? Ne visada. Galima jas susmulkinti ir išmesti Anglijoje (jei tai leidžiama) arba grąžinti tuščias atgal. Grąžinant tuščias dėžes Jums kainuos papildomai vietos krovežyje. Sutarkite tai iš anksto.

Ar saugu vežti biuro techniką žiemą?

Jeigu transportas yra šildomas – viskas gerai. Jei ne – ne. Monitoriai turi neleisti per daug atšalti, o elektronika nemėgsta kondensato. Biuro perkraustymas į Angliją sausio mėnesį turi būti planuojamas atsargiau. Pažiūrėkite oro prognozę prieš išvykdami.

Atvykimas į Angliją ir problemų sprendimas

Kas jei naujame biure nėra kėlimo mechanizmo?

O, tai būna dažna problema. Angliški biurai dažnai yra seni pastatai, kur liftų nėra arba jie per maži. Tada teks kelti rankomis. Užtikrinkite, kad turite pakankamai stiprių darbuotojų (ir kad jie turi draudimą!) arba pasamdykite vietinius krovikus. Negalima tikėtis, kad lietuviškas vairuotojas be šnypščimo neš 80 kg spintą trečiau aukštą be liftą.

Ar sunku rasti vietą stovėjimui Anglijoje?

Labai sunku, ypač Londone ar Birmingeme. Reikia iš anksto gauti specialius leidimusParking permits) iš miesto savivaldybės. Be to, sunkvežimis negali stovėti ant dvigubos linijos. Biuro perkraustymas į Angliją susidurs su bažnyčia, jei nepasirūpinsite legalia vieta sustojimui prie pat įėjimo.

Kiek laiko trunka muitinės patikra atvykus?

Jei dokumentai tvarkingi – 30 minučių iki 2 valandų. Jei kas nors neliko paaiškinta – gali užtrukti dieną. Nėra nieko blogiau nei stovėti angliškame lietuje laukant, kol ims svarstyti, ar tas monitorius yra naujas ar naudotas.

Ar Anglijos darbuotojai padės susirinkti?

Tikrai turite juos įtraukti. Jie žino vietos niuansus – kur galima statyti dėžes, kur ne. Be to, tai jų naujas biuras, jiems turėtų būti įdomu. Biuro perkraustymas į Angliją taip pat yra ir komandos integravimo procesas.

Kas daryti jei kažkas sugedo kelyje?

Iš kviesti techniką. Jeigu tai buvo jūsų draudimo (jeigu buvo?), kreipkitės į juos. Bet geriausiai patikrinti, ar viskas veikia dar prieš išsikraunant čia Lietuvoje. Kadangi sugedęs monitorius Londone kainuos dvigubai brangiau nei čia (prieigos teisės ir t.t.).

Ar galima biuro perkraustymą į Angliją atlikti savaitgaliu?

Galima, tačiau tai kainuos brangiau. Vairuotojai turi poilsio valandas, kurios reglamentuotos. Jei reikės jų dirbti savaitgalį, mokesčiai didesni. Tiesa, savaitgalis mieste yra ramiau – mažiau eismo, lengviau pristatyti.

Ką daryti su senais baldais, kuriuos nenešame?

Anglijoje yra specialios kompanijos, kurios atlieka „office clearance“. Galima susitarti, kad jie atvažiuoja iškart po mūsų ir pasiima visą šiukšlinę medžiagą. Nepalieka nieko gatvėje – tai baudžiama.

Ar labai skiriasi angliškos elektros instaliacijos?

Taip, jie turi kitas žievelės (fuses) rožėse. Jūsų kompiuteriai veiks su adapteriais, tačiau dideliems prietaisams gali reikėti keisti lizdus arba perstatyti kai kurias dalis. Susimažinkite šią problemą iš anksto.

Kaip elgtis su „netvarkingais“ klientais Anglijoje?

Jei ten jūsų klientas atsisako paimti prekę arba nėra vietos, vairuotojui tenka ilgai laukti. Pasirašykite detales sutartis su griežtomis baudomis už laukimo laiką. Biuro perkraustymas į Angliją turi būti tvarkingas procesas, ne laukimo žaidimas.

Kas turi atlikti galutinį patikrinimą prieš išvykstant vairuotojui?

Vadas vietoje. Turi pasirašyti CMR važtaraštį, kad viskas gera. Jei vairuotojas išvažiuoja be parašo, o dirboa paskambins ir sakys „trūksta dėžės“ – sunku bus įrodyti, kad ji ten buvo. Pasakyk „labai gerai“ (gerai) ir pasirašyk.

Ką daryti jei pavargote ir norite atiduoti viską agentūrai?

Tai geriausia idėja. Mums, kas čia dirba 20 metų, tai kasdienybė. Mums geriau nugriauti tuos rūpesčius. Leiskite sau ramybę. Biuro perkraustymas į Angliją turi būti tik procesas, ne trauma.

Išvada

Galiausiai, nereikia būti genijumi, kad suprastum – biuro perkraustymas į Angliją be prastovų įmanomas tik su detaliu planu ir patikima komanda. Negalima tikėtis, kad pačios aplinkybės susitvarkys, reikia kištis ir kontroliuoti kiekvieną etapą nuo pirmos dėžės užsegimo iki paskutinio rakto įteikimo Londone. Pasirūpinkite dokumentais, draudimu ir, svarbiausia, neperkraukite savo darbuotojų – palikite fizinį darbą profesionalams. Tada viskas nueis sklandžiai, o jūsų verslas Anglijoje pradės dirbti be jokios pertraukos.=