Kaip supaprastinti biuro perkraustymą iš Londono: praktinis vadovas be saldumynų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti vieną – Londonas yra viena sunkiausių vietų operacijoms, nors ir atrodo, kad viskas turėtų būti taip suorganizuota. Klientai dažnai klausia, kaip supaprastinti biuro perkraustymą iš Londono, tačiau atsakymas paprastai nepatinka: reikia daug kalbėti ir mažai tikėtis stebuklų. Čia ne tik apie tai, kaip padėti stalus į dėžę; tai apie tą miesto chaosą, siauras gatves ir logistikos niuansus, kurie gali sugriauti planus per valandą. Nors ir yra būdų išvengti skausmo, reikia būti realistu – viskas priklauso nuo to, kiek gerai žinote, ką tikite su savim vežti į tą kitą pusę.

Ką pradėti daryti (ir kada siaubti prasideda)

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti?

Tiesiog pradėkite dabar. O jei jau skaitote šitą ir turite planų kitą savaitę kraustytis – tai jau per vėlu. Idealūs variantai yra tokie, kai žmogus praneša apie perkraustymą prieš 2–3 mėnesius, tačiau praktikoje matome, kad dažniausiai viskas sprendžiama per paskutines dvi savaites. Kaip supaprastinti biuro perkraustymą iš Londono, jei laiko niekas nenori skirti? Negalima. Taigi, skirkite bent mėnesį, kad nesusirgtumėte. O jei esate Canary Wharf ar City rajonuose – dar daugiau, ten su leidimais viskas labai lėtai.

Ar tikrai reikia įmonės, ar galima patys?

Žinoma, galite patys, jei turite keturių auksinių rankų draugų, vairuotoją su kategorija C ir nereikia jums nieko kitą veikti savaitei. Tačiau biuro perkraustymas iš Londono nėra tik dėžių nešiojimas keltuvu. Ten yra technikos, baldų išmontavimas, o vėliau montavimas. Patys darbas pasirodo pigiau, bet kai sutrinsite serverį ar sulaužysite brangų stiklinę lentą (o tų įmonių biuruose dabar daug), ta santaupa išgaruoja akimirksniu. Geriau mokėti už ramybę.

Kas vyksta su tuo „inventoriaus sąrašu“?

Nieko gero, jei jo nėra. Be šio sąrašo joks normalus vežėjas neims siųsti dalinio krovinio, ypač jei važiuojate į Lietuvą ar kitą ES šalį, nes muitinė be jausdams nieko nepaleis. Rašykite viską: kiek stalų, kokia technika, ar yra brangių dalykų. Kai buvau pradedantis, dažnai pamiršdamau paprašyti sąrašo, o paskui vairuotojai stovėdavo pasienyje po dvi paras. Dabar nebeleidžiu tokios kvailystės. Sąrašas privalo būti tikslus, kitaip nebus kaip supaprastinti biuro perkraustymą iš Londono.

Kodėl visi sako, kad Londonas – blogai?

Nes tiesa. Čia ne Lietuva, kur sustoji prie biuro parduotuvės ir iškrauni. Londono centre sustojimas brangiau nei geras pietų pasiūlymas, o greitasis transportas (red routes) padarys, kad tave iškels. Reikia iš anksto gauti leidimus stovėjimui (parking suspension). Be to, dauguma įmonių yra pastatuose be lifto arba su liftu, kuriuo netilpti sofa. Visa tai sudaro grandinę, kur trumpas ryšys sukelia ilgą stresą.

Ką daryti su dokumentais?

Jei dar turiat popierinių dokumentų (kas juos dabar naudoja?), juos reikia supakuoti atskirai ir, svarbiausia, ženklinti. Niekas nenori prarasti sutarčių ar buhalterijos. Geriausia juos sudėti į užrakstamas dėžes. Kartais įmonės sako, kad dokumentų nėra, o paskui vairuotojas randa narvelį su svarbiaisiais popieriais ir nežino, kur dėti. Neleiskite tokios situacijos.

Ar verta vadovui būti toje vietoje?

Būtinai. Bent vienas iš jūsų, kas tiksliai žino, kas kur turėtų būti. Kiti darbuotojai gali klaidžioti, bet vadovas turi nurodyti kryptį. Esu matęs, kai vairuotojas padėjo viską vienoje kampo patalpoje, o įmonė vėliau mėnesį viską rūšiavo. Jei norite suprasti, kaip supaprastinti biuro perkraustymą iš Londono, pradėkite nuo to, kad vienas žmogus atsakingas už vietą.

Anglijos specifika, kuri graužia nervus

Kas tas ULEZ ir kodėl man rūpi?

Londono žemo išmetamųjų dujų zona (ULEZ) dabar apima beveik visą miestą. Jei jūsų sunkvežimys neatsitinka standartų, gausite baudą, kuri gali būti didesnė nei pati kelionė. Patikrinkite registraciją. Nereikia būti ekspertu, kad sužinotum, jog senas sunkvežimis – pinigų puodu. Ir šitaip nepadėsite supaprastinti biuro perkraustymą iš Londono, o tik padidinsite sąskaitą.

Ar galima važiuot naktį?

Galima, ir dažnai net rekomenduoju, jei įmonė leidžia. Naktį mažiau transporto, lengviau parkuotis prie stiklinių dangoraižių. Tačiau... dauguma biurų neduoda prieigos naktį dėl saugumo. Vienas kartas mane išgelbėjo naktinis važiavimas, kai reikėjo išvežti serverius, kitiems – buvo baisu, kad vairuotojai užmiega ties vairu. Taigi, ne viskas taip paprasta.

Ką daryti, jei gatvė per siaura?

Čia Londono kasdienybė. Kartais ateina komanda, pažiūri ir sako: „Čia nepravažiuosime“. Tada reikia mažesnės mašinos arba "kelių pėsčiųjų" metodų (nešti per 500 metrų). Tai užtrunka dvigubai ilgiau. Būkite pasiruošę, kad tą didelį sofą gali tekti išmontuoti laužtais. Ne kiekvienas biuro perkraustymas iš Londono prasideda ir baigiasi lygiai taip, kaip plane.

Ar verta klausti kaimynų?

Žinoma, jei norite, kad jie skųstų policijai. Sąžiningai sakant, jei žinote, kad kraustotės penktadienį, nustokite nuo ketvirtadienio parkuoti savo mašinas vietose, kur planuojate statyti sunkvežimį. Bet žmonės būna neprognozuojami. Vieną kartą kaimynas pasirodė su grandine prie savo automobilio, sakdamas, kad niekur neišvažiuos. Nuvyko.

Kas su tuo "Congestion Charge"?

Tai mokesč užvažiavimą į centrą. Jei jūsų biuras yra tų gatvių viduryje, reikia tai įskaičiuoti į kainą. Dažnai klientai sužino apie tai tik iš sąskaitos-gautųjų rašto. Nemanau, kad tai geriausias būdas supaprastinti biuro perkraustymą iš Londono, kai gaunate neplanuotas išlaidas.

Ar reikia draudimo?

Kodėl gi ne? Tarptautinėse siuntose taisyklės kitokios, o biuro technika verta tūkstančių. Jei vairuotojas staiga užsidūrė į tiltą (tai kas antras vairuotojas Anglioj) arba dėžė nulūžo, be draudimo lauksite teismo procesų. Geriau užsidėkite „CMR“ draudimą ir nesisirūpinkite.

Kainos ir pinigai (arba kodėl taip brangu?)

Kiek maždaug kainuoja?

Klausimas be atsakymo. Gali būti tūkstantis svarų, gali būti dešimt. Biuro perkraustymas iš Londono priklauso nuo to, kiek dėžių, ar reikia išmontuoti baldus, kiek aukštai be lifto. Jei esate penkių žmonių komanda biure namie (prikampyje), tai pigu. Jei finansų paslaugų centras Canary Wharf – tai brangu. Neduokite nusivilti, kai paklausiu apie metro ir aukštus.

Kodėl kainos skiriasi taip smarkiai?

Kai kurios firmos siūlo „vykdomąjį vairuotoją“, kuris tiesiog važiuoja. Kitos siūlo pilną paslaugą su dviem vyrais, kurie nešioja ir pakuoja. Be to, Londono darbo jėga brangesnė nei Kento ar Midlso. Tas pats vairuotojas neketins dirbti už mažiau, todėl kainos auga. Ne visada pigiausia pasiūlymas yra geras – žinau, kai pigiausia firma tiesiog padėjo dėžes ant gatvės ir išvažiavo (sori, tai jau buvo senai bet taip buvo).

Ar atsilyginamas pavėluotas darbas?

Taip. Jei jūsų darbuotojai užtrunka pakuoti, o vairuotojas laukia penkias valandas, laukimo mokestis gali būti baisus. Laikas yra pinigai. Nepamirškite, kad po tam tikros valandos vairuotojai turi poilsio laiką (tąsą) pagal įstatymus. Kiekvienas biuro perkraustymas iš Londono turi turėti laiko rezervą.

Galima daryt savo rankomis ir užsakyti tik transportą?

Galimybė yra, bet sukelia riziką. Kas užvež tą 60 kilogramų spintą į antrą aukštą lifto? Jūsų IT vadybininkas? Tikiuosi, jis sveikas. Transportas tik fizinio perkelimo dalis. Mano patirtis rodo, kad klientai dažnai pervertina savo jėgas ir mano, kad viskas bus lengva. Po valandos jie jau mums skambina, prašydami pagalbos.

Kas turi papildomai mokėti?

Pakavimo medžiagos. Dėžės, burbuliukai, lipniai juostos. Viskas kainuoja. Jei turite savo dėžių iš parduotuvės (po kava), puiku. Tiesiog nenaudokite tos, kuri sparną prarado. Kartais tenka mokėti už sunkių daiktų nešimą (pianinas, seifas). Tai visos tos detales, kurios padaro kainą didesnę nei telefonu pasakyta.

Ar galima pasiderėti?

Visada galima pabandyti. Jei esate lankstus su datos laiku (pavyzdžiui, galite kraustytis vidurdienį arba antradienį instead of penktadienio), gautumėte nuolaidą. Statybų sezone britų kainos šoka, tad laisvi grafikai yra auksinis. Taip ir galite sužinoti, kaip supaprastinti biuro perkraustymą iš Londono – tiesiog būkite lankstūs.

Technika ir dalykai, kurie lūžta

Ką daryti su serveriais?

Tai yra svarbiausia dalis. Serverius negalima tiek šokti, tiek mesti. Reikalingas specialus pakavimas. Be to, prieš išjungiant viską, privalote padaryti atsarginę kopiją (backup). Kartais vairuotojas staigiai stabdo, kai ką nors pamažina greitkelyje, o jei serveris stovi be dėžės... gali būti baisu. Geriau patikėti tai IT specialistams arba mūsų taisyklingai parinktiems dėžėms.

Kaip pakelti didelius vitrinas?

Tiesiog ne pakelkite. Vitrinas reikia išimti iš rėmų arba gabenti horizontaliai. Jei bandysite statmenai, tikrai nulūšta. Matęs esu kaip 2000 svarų vitrina lūžo perėjime. Tai buvo liūdna diena tiek vadybininkui, tiek man. Neleiskite tokios situacijos.

Ar įmonės pakuoti kompiuterius?

Normalios – taip. Tiesiog reikia nurodyti, kuris monitorius priklauso kuriam kompiuteriui. Dažnai sujungiamieji laidalai dingsta. Nenoriu būti baisus, bet dėžės su kompiuteriais dažnai būna pavogiamiausios, ypač jei tarpas nėra uždarytas. Užsegkite visas dėžes.

Ką daryti su augalais?

Augalai Londono biuruose populiarūs. Juos reikia vežti atskirai, jei šalta. Kai važiuojame per žiemą į Lietuvą, augalai gali užšalti sunkvežimyje, jei stovės neapšildytame krove. Patikrint, ar reikia apsaugoti nuo šalčio. Aš pats nelabai augalų mylėtojas (viska nužudžiu), bet klientai dažnai skundžiasi, kad susirgę po kelionės.

Kas dėl fotelio (to geriausio)?

Vadinamasis "Aeron" ar prabangus vadovo fotelius reikia apsaugoti. Juos ne reikia įdėti į plastikinį maišą. Ratukai dažnai užsukia grindis, o patys fotelai turi minkštą medžiagą, kurią lengva išdrėkinti ar plyšti. Kai bandome supaprastinti biuro perkraustymą iš Londono, apie šiuos smulkmeną tenka prisiminti paskutinę sekundę.

Ar turite įrangos nešimui į viršų?

Turime keltuvus, kasos. Tačiau jei biure yra labai siauros laiptinės, o kasos netelpa, tada nešiomis rankomis. Nors keltuvas puikus dalykas, jis užima vietos gatvėje. Londono centre gatvės siauros, todėl kartais turime naudoti rankines nešimo juostas. Tai sunkus darbas.

Dokumentai ir muitinė (tas nemalonus dalykas)

Ar reikia deklaruoti krovinį UK išvežiant?

Jei važiuojate iš Anglijos į ES šalis (Lietuva, Lenkija ir t.t.), taip. Nuo "Brexit" taip yra, ir tai nebegali pakeisti. Net jei tai jūsų privatūs daiktai įmonės poreikiams, reikalingas "Exit Summary Declaration". Dauguma klientų apie tai sužinoja tik tada, kai sunkvežimis jau stovi prie Tilbury ar Doverio uosto. Geriau pasiruošti iš anksto.

Kas dėl PVM mokesčio?

Jei įmonė užsiregistravusi Anglijoje ir perkelia savo turtą į kitą šalį įmonės skyriui, gali būti taikoma 0% PVP tarifą (intra-Community supply), reikia tik tinkamų dokumentų. Jei tiesiog uždarote biurą ir vežate daiktus sau kaip fizinis asmuo, tai gali būti kitokia istorija. Patikrinkite su savo buhalteriu. Aš ne buhalteris, turiu omenyje dokumentus, bet štai čia gali būti pavojinga sritis klaidoms.

Ar daiktus gali apžiūrėti muitinė?

Kiekvieną kartą, kai važiuojame per uostą, yra rizika. Muitininkai gali atidaryti sunkvežimį ir patikrinti, ar ten nėra nelegalios prekybos (narkotikai, cigaretės). Jei jūsų dėžės uždarytos ir užliptos juosta, o jie nori atidaryti, tai gali trukti valandas. Taip pat sunaikinsite pakavimą.

Kas jei dingo dokumentas?

Tai bėda. Reikės rasti kopijas arba gaivinti atstatymą. Geriausia visus dokumentus patalpinti į debesis (cloud) ir turėti pasiekiamą prieigą mobiliajame telefone. Vieną kartą vairuotojas paliko dokumentą spintoje, o raktą užrakino viduje. Mums teko laukti rankininko iš Londono.

Ar turiu būti prie uosto?

Jei tai išvežimas, nebūtinai, jei viskas gerai su dokumentais. Tačiau jei įvyko klaida ir muitinė sulaikė, geriau, kad kažkas yra arba gali kalbėtis telefonu anglų kalba. Uosto tarnybos nėra paslaugžmogos, kai matys klaidą dokumentuose.

Kas daromi su senais įrengimais?

Jeigu jūsų biuro perkraustymas iš Londono susijęs su įrangos keitimu, o senąją tiesiog išmetate, reikia tai užfiksuoti vadyboje, kad nesusidurtumėte su įtarimais, kad parduodate neįregistruotą techniką. Atsiminkt, kad serijiniai numeriai visur registruojami.

Pabaiga (arba kas liko po to)

Ką daryti jei kas nors sulūžta?

Praneškite iš karto. Negalima laukti, kol vairuotoas važiuos atgal į Angliją. Padarykite nuotraukas. Jei dėžė atkeliauja sužalota, tai reiškia, kad kažkur kelyje buvo blogai pritvirtinta krovinio apsauga. Tuo mes turime rūpintis.

Ar turite palikti vietą švarią?

Idealiai – taip. Londono biurų nuomos sutartyse dažnai būna punktai, kad paliekant biurą reikia jį išvalyti. Nors mes ne valymo firma, kartais padėjame surinkti šiukšles į didžiules maišus, kad valytojai nenuviliotų.

Kas dėl parkavimo pažymėjimo naujoje vietoje?

Pamiršk apie Londoną, dabar svarbu, kur jums ateina. Jei Vilniuje, reikia rezervuoti vietą prie namo. Niekas nenori, kad sunkvežimis užvertų gatvę iš kito galo. Organizuokite tai prieš važiuojant, nes vairuotojams nieko neliko, kai jie atvyksta ir negali laisvai parkuotis.

Ar būna, kad viskas vyksta idealiai?

Kartais. Kai mažiausias biuras, mažai daiktų, geras oras, laisvi keliai. Tai toks retas kvapas, kurį kiekvienas ieško. Paprastai kažkas trūksta trupinio, nors tai ir ne tragedija.

Galutinis žodis apie biuro perkraustymą iš Londono.

Nesibaikite. Būna sunku, būna nori viską mesti, kai liftas neveikia, o vairuotojas prarado telefoną. Bet viskas pasibaigia. Pagrindas – planavimas ir kantrumas. Tiesiog, prašau, nedarykite to paties, ką darbo vienas mano klientas – jis bandė pervežti akvariumą su vandeniu. Tai buvo... baisu.

Išvada

Taip, viskas atrodo sudėtinga, kai žiūri į tą Londono chaosą iššaukiantį, bet tiesiog reikia sugalvoti strategiją. Biuro perkraustymas iš Londono nėra būtinas Blogis, jei tik nebandote jį padaryti paskutinę dieną po darbo. Naudokite profesionalus, kurie žino tų viensmuklių specifiką, ir nebij klausti kvailų klausimų apie dokumentus ar leidimus. Gerai susitvarkę pamiršite tą stresą lygiai taip greitai, kaip ir pradėjote.