Kaip saugiai pervežti biurą iš Jungtinės Karalystės? Praktinis patarimas iš vidaus

Sveiki, galvojau, kad šiandena pasakosiu apie tai, kaip viskas vyksta iš tikrųjų, kai reikia perkelti verslą iš Londono ar Mančesterio atgal į Lietuvą. Po „Brexit“ situacija pasikeitė ir kaip saugiai pervežti biurą iš Jungtinės Karalystės dabar yra klausimas, kuris dažnai sukelia nemigą ne tik verslininkams, bet ir mums, ekspeditoriams. Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir mačiau viską – nuo idealiai suregistruotų konteinerių iki tokių istorijų, kurias nenori prisiminti vakare prie alaus. Pervežti įrangą, baldus ir dokumentus nebe taip paprasta kaip anksčiau, bet viskas įmanoma, jei žinai, kurie ratai yra tepami. Ne visada bus lygus ir sklandus kelias, tačiau su gerais planais ir šiek tiek kantrybės įmonės perkėlimas gali būti net be didesnių smūgių biudžetui.

Dokumentai, muitinė ir "Brexit" nedarbai

Ar tikrai reikia muitinės deklaracijos, jei tai tik biuro reikmenys?

Žinoma, reikia, ir tai yra viena dažniausiai pasitaikančių klaidų. Daugelis mano klientų mano, kad jei jie ne parduoda prekę, o tiesiog perkelia savus kompiuterius, tai muitinė juos neįdomi. Po „Brexit“ kiekvienas daiktas, kuris kerta sieną, turi būti deklaruojamas. T.y. kaip saugiai pervežti biurą iš Jungtinės Karalystės, nežinant šių niuansų, tampa pavojingu lošimu. Jums reikės EXS deklaracijos išvykimo iš JK ir IMS deklaracijos atvykus į Lietuvą. Be šių popierių sunkvežimis gali stovėti pasienyje dienomis, o kas valandą kils laukimo mokestis. Geriau viską užtikrinti iš anksto.

Kiek laiko užtrunka dokumentų tvarkymas prieš išvykstant?

Įprastai tai trunka apie 2-3 darbo dienas, jei turite visus reikiamus duomenis. Reikia pateikti tikslią krovinių specifikaciją (paketavimo sąrašą) ir vertę. Vieną kartą turėjau klientą, kuris atsiuntė sąrašą tik išvykimo dieną ryte, ir mes beveik nepraleidome laiko. Taigi, nedelskite. Muitinės brokeriai moka savo darbą už tai, kad jie tiesiog nusiperka laiką, bet jie negali burti. Ruoškitės bent savaitę prieš planuojamą išvykimą.

Kas daryti, jei trūksta faktūrų kai kuriai įrangai?

Tai reali problema, ypač senesniam biurui. Jei neturite pirkimo dokumentų, reikės sukurti „deklaracinę vertę“. Tai nėra taip sunku, kaip atrodo – paprastai imama rinkos vertė. Tikrai nerekomenduoju meluoti, nes muitinės sistema turi duomenis. (Geriau sakyti tiesą, kad pirkta prieš 5 metus be popieriaus, nei kurti fiktyvią naują faktūrą). Muitininkai mato tą melą per kilometrus.

Ar galiu vairuoti savo furgonu su biuro įranga?

Galite, bet tai gana sudėtinga procesas, vadinamas „savivarpio“ pervežimu. Jūs turite registruotis JK vyriausybės sistemoje kaip eksportuotojas. Dauguma manęs klientų, kuriems kaip saugiai pervežti biurą iš Jungtinės Karalystės atrodo kaip pigi versija, pasigaili po to, kai pradeda rašyti tuos formalius prašymus. Jei neturite patirties, geriau pasikrauti profesionalų furgoną. Pinigai sutaupyti nebus tie, kuriuos tikėjotės, o nervų praradimas garantuotas.

Ką daryti su EORI kodu?

Jums reikės JK EORI kodo (jei esate registruota JK įmonė) arba Lietuvos (jei esate iš čia). Be šio kodo joks krovinių pervežimas negali įvykti legaliai. Tai kaip asmens kodas muitinėje. Vieną kartą teko laukti savaitę, kol klientas gavo kodą, nors jis turėjo jį gauti prieš metus. Nepamirškite patikrinti, ar kodas dar galioja.

Ar galima užsidirbti iš to, kad pervežame biurą?

Ne, čia ne verslas. Jei perkeliate įrangą, kuri buvo naudojama JK ir toliau bus naudojama Lietuvoje, galima taikyti 0% PVM tarifą (perkėlimo būdas). Tačiau jei bandysite čia tai parduoti kaip naują prekę, reikės mokėti mokesčius. Muitinė labai tikrina, ar tai nėra prekyba. Jei radote pusiau sugedusius serverius ir norite juos „atgaivinti“ ir parduoti, tai jau kita istorija.

Kas vyksta su PVM grąžinimu, jei įmonė užsidaro?

Jei uždarote JK filialą ir viską vežate atgal, galite padaryti PVM grąžinimą, bet tik tuo atveju, jei neperžengiate tam tikros ribos. Tai turi patikrinti buhalteris, aš čia tik vairuotojas su ekspeditoriniu žvilgsniu. Neklauskite manęs dėl tos 8-os procentinės dalies, aš ją visai pamiršau (geriau pasikalbėkite su savo accountant'u).

Ar sunku gauti leidimą išvežti išnuomotą techniką?

Tai tikrai galvos skausmas. Jei turite išsinuomotus kompiuterius ar spausdintuvus, turite gauti raštišką sutikį iš savininko, kad galite juos išvežti iš šalies. Be to, jei įranga brangi, muitinė gali reikalauti garantijos (depozito), kad ji nebus parduota. Vieną kartą teko padėti klientui, kuris beveik nebegavo to leidimo, nes nuomotojas neatsiliepė tris savaites.

Ar turi būti keli vairuotoji furgone?

Pagal taisykles, jei tai yra komercinis transportas, vairuotojo darbo laikas reguliuojamas. Tačiau, jei tai jūsų įmonės perkėlimas ir vairuotojas yra įmonės darbuotojas (tarkime, IT vadybininkas), taisyklės gali šiek tiek skirtis. Bet saugiau, kai yra du vairuotojai, ypač jei kaip saugiai pervežti biurą iš Jungtinės Karalystės planuojate per vieną dieną – nereikės sustoti poilsio. Pavojinga vairuoti užsibus.

Logistika, kaina ir biudžeto planavimas

Kiek apytiksliai kainuoja toks pervežimas?

Kainos svyruoja kaip oras. Už kubinį metrą paprastai reikia mokėti nuo 50 iki 100 eurų, priklausomai nuo to, ar tai dalinis krovinių pervežimas (part load), ar pilnas furgonas. Pridėkite prie to muitinės brokerio paslaugas (apie 100-200 EUR) ir galbūt sandėliavimą. Jei kas sakys, kad viskas kainuos 200 eurų – bėkite. Tai reali kaina tik tada, jei pervežiate tik vieną kėdę.

Ar verta rinktis dalinį pervežimą?

Jūsų biuro turtas užims 5 kvadratinius metrus? Geriau rinktis dalinį pervežimą. Tai pigiau. Tačiau laukimo laikas gali trukti ilgiau, nes reikia surinkti kitus krovinius to paties furgono. Jei skubate, mokėkite už pilną mašiną. Mano patirtis rodo, kad verslininkai visada skuba, tad dalinis pervežimas dažnai baigiasi stresu paskutinę minutę.

Kas daryti, jei biure yra brangios meno kūrinius ar vyną?

Tai neįprasta biuro turto, bet tokie dalykai būna. Jie turi būti apdrausti atskirai. Standartinė draudimo polisas nedengia brangiųjų men kūrinių ar alkoholio (jie laikomi „rizikingais“ krovinais). Kaip saugiai pervežti biurą iš Jungtinės Karalystės su tais daiktais? Reikės specialios pakuotės ir tikrai deklaruoti tikrą vertę. Niekada nespauskite draudimo agentui, kad jis įrašytą mažesnę vertę.

Ar įeina į kainą įrengimo išvežimas iš pastato?

Ne visada. Dauguma firmų kainuoja tik prieš durų pakrovimą. Jei jūsų biuras yra 5 aukšte be lifto (kas Londone yra dažna bėda), pasiruoškite už papildomus rankų darbus. Vieną kartą teko vežti kopijavimo aparatą pro laiptus, tai buvo košmaras. Pasitikrinkite su vadybininku dėl „man and van“ paslaugų iš vidaus.

Kokios yra paslėptos išlaidos?

Paslėptos išlaidos dažniausiai susijusios su laiku. Jei vairuotojas laukia, nes dar nesutvarkėte dokumentų, laukimo mokestis gali būti 50-100 GBP per valandą. Taip pat gali būti mokestis už sunkų krovimą (pavyzdžiui, jei reikia kelti su kranu). Visada klauskite apie „waiting time“.

Ar galima paspartinti pristatymą?

Galima, bet tai kainuoja. Ekspresinės siuntos keliauja kitaip, greičiau, bet kartais net per lėktuvą, jei tai labai smulkios, bet brangios detalės. Pilnam biuro perkėlimui greitis priklauso nuo to, ar vairuotojas gali vairuoti 10 valandų per dieną, ar turi ilsėtis. Negaliu jo priversti laužyti įstatymų, nors kartais norėtųsi.

Ar reikia drausti krovinius?

Būtina. Niekada nežinai, kas nutiks kelyje. Gatvėje gali atsirasti idiotas, kuris atsitrenks į furgoną. O ar žinote, kad dauguma pigių pervežėjų neturi teisingo draudimo? Jie sako, kad „yra“, bet jei patikrinsite polisą, ten parašyta „transportas“, o ne „turtas“. Didelė skirtis.

Ką daryti, jei furgonas sugenda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Geri brokeriai turi pagalbinio transporto paslaugas. Jūsų krovinius gali perkrauti į kitą sunkvežimį. Tai užtrunka, bet tai saugo turtą. Pasirinkite firmą, kuri turi tinklą partnerių, o ne vieną furgoną kaimo kieme.

Ar galima sekti, kur yra mano krovinys?

Dabar tai būtina. GPS stebėjimas yra standartas. Jei pervežėjas negali pasakyti, kur mašina, vadinasi, jis neturi jokių technologijų. Nenoriu girdėti atsakymo „vairuotojas neatsiliepė“. Tai ne profesionalumas.

Pakavimas, technika ir smulkios detalės

Kaip supakuoti kompiuterius, kad jie neišlėktų?

Geriausia naudoti originalią pakuotę. Jei jos nebėra, reikia burbuliukų plėvelės ir stiprių dėžių. Monitoriai yra labai jautrūs. Vieną kartą gavau įmonės serverį, įvyniotą tik į seną antklodę. Žinau, kas nutiko toje dėžėje. Neklauskite. Supakuokite viską tvirtai.

Ar reikia išmontuoti biuro baldus?

Taip, dauguma stalų ir lentynų reikia išmontuoti. Tai leidžia taupyti vietą furgone. Užsisakykite šią paslaugą iš anksto. Jei bandysite tai daryti patys paskutinę minutę, prarasite varžtas ir galus. (O tada teks rasti parduotuvę, kurioje parduos tą specifinį varštą, ko aš asmeniškai nenoriu daryti).

Kaip pervežti serverius su duomenimis?

Serveriai turi būti išjungti teisingai, o ne tiesiog ištrauktas iš lizdo. Duomenų saugojimas yra svarbiausia. Be to, sunkieji serveriai turi būti įtvirtinti furgone, kad jie neišristų. Naudokite specialias juostas ir paspirtukus. Kaip saugiai pervežti biurą iš Jungtinės Karalystės su jautria duomenų įranga? Pasidarykite atsarginę kopiją (backup) debesyje prieš išsikraunant. Nieko nebus blogiau, jei serveris nukris ir duomenys dings.

Ar galima įdėti asmeninius daiktus į tą pačią siuntą?

Techniškai galima, bet tai nelegalu be tinkamo deklaravimo. Jei įdėsite savo drabužius ar vaikių žaislus į biuro siuntą, tai gali būti laikoma kontrabanda arba apgaulingu veiksmu, siekiant išvengti mokesčių. Geriau tai padaryti atskirai arba aiškiai deklaruoti kaip asmeninį turtą, jei pervežiate ir biurą, ir namus.

Ką daryti su dulkėmis?

Prieš supakuodami viską gerai nuvalykite. Niekas nenori gabenti dulkėtų dėžių per tūkstančius kilometrų. Be to, dulkės gali sugadinti elektroniką. Vienas klientas mane nustebino, kai supako nevalytus kompiuterius – važiuodami viskas tapo pilka.

Ar reikia žymėti dėžes?

Absoliučiai taip. Kiekviena dėžė turi turėti numerį ir informaciją, kas joje yra. „Biuro stalas“ arba „IT įranga“. Tai palengvins iškrovimą Lietuvoje. Niekas nenori atidaryti 50 dėžių, surasti kavos viryklę.

Kaip užtikrinti, kad niekas nepasimest?

Sukurkite sąrašą (inventory list). Pažymėkite kiekvieną daiktą. Tai taip pat padeda draudimo atveju, jei kažkas dingsta. Turėjau atvejį, kai dingo brangiųjų stalų koja. Atrodys juokinga, bet be sąrašo negalėjome įrodyti, kad ji buvo.

Ar saugu vežti konfidencialius dokumentus?

Dokumentus reikia vežti užrakintame dėžutėje, geriausia su vairuotoju kabinoje. Neneškite jų į atvirą krovinių skyrių. Jei dings konfidencialių duomenų, nuostolis bus didesnis nei tik popieriaus vertė. Pasirūpinkite jų saugumu kaip pinigais.

Ką daryti su augalais ar žuvelidėmis?

Tai nebiuro turtas, bet žmonės juos veža. Augalams reikia fitosanitarinių sertifikatų, o žuvims – specialių sąlygų. Geriau juos palikti arba atiduoti kolegoms. Nemanau, kad kaip saugiai pervežti biurą iš Jungtinės Karalystės apima gyvūnų gabenimą, tai visiškai kita sritis.

Rizikos, problemos ir realus gyvenimas

Kas nutinka, jei klientas Lietuvoje atsisako priimti siuntą?

Tai katastrofa. Mašina stovi ir lauko. Laikomas mokestis. Jei klientas tiesiog dingsta, krovinys gali būti vežamas į sandėlį arba konfiskuotas. Visada užtikrinkite, kad kas nors laukia galo. Niekada nepradėkite vežti, kol neturite 100% tikrumo, kur dėsiet tai viską.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Su profesionaliomis firmomis – labai retai. Su „gazdikais“ iš skelbimų – dažnai. Pasirinkimas yra jūsų. Aš mačiau, kaip dingsta visos biuro kėdės tiesiog neaiškiomis aplinkybėmis. Neklauskite manęs, kaip įmanoma prarasti 10 kėdžių.

Ką daryti, jei pažeidžiamas turtas?

Skubiai užfiksuokite žalą. Nufotografuokite prieš iškrovimą ir po. Parašykite pranešimą vairuotojui. Negalima nieko pasirašyti be pastabų, jei matau, kad dėžė sutrypta. Vėliau draudimo kompanija nieko nebeims.

Ar JK muitinė dažnai patikrina?

Po „Brexit“ patikros tapo griežtesnės, ypač jei deklaracijos atrodo įtartinai. Jei kaip saugiai pervežti biurą iš Jungtinės Karalystės klausimas sprendžiamas su apgaulingais dokumentais, tikimybė būti patikrintam didelė. Geriau būti sąžiningas ir mokėti savo, nei mokėti baudas.

Ar verta rizikuoti su neapdraustu pervežėju?

Niekada. Netaupykite ant draudimo. Vienas avarijos atvejis gali priversti uždaryti visą įmonę. Matęs esu įmones, kurios po tokios nelaimės nebeatsikėlė.

Kaip elgtis su blogomis pervežimo firmomis?

Jei jums atrodo, kad vadybininkas kalba per daug pažadų, bėkite. Geri firmos sako tiesą apie laikus ir rizikas. Blogos firmos sako, kad „viskas bus rytoj“. Rytoj gali neatsirasti nei mašinos, nei jūsų biuro.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėlio?

Dauguma firmų reikalauja avanso. Jei jūsų įmonės kreditingumas nepatikimas, gali būti reikalaujama mokėti 100% iš anksto. Tai normalu. Niekas nenori vežti nemokamai.

Ką daryti, jei vairuotojas kalba tik angliškai?

Dauguma vairuotojų kalba angliškai, bet ne visi puikiai. Jei turite specifinius nurodymams Lietuvoje, geriau parašyti juos lietuviškai ir angliškai arba susitikti su vietine pagalba. Nereikėtų tikėtis, kad vairuotojas iš Rytų Europos supras lietuviškus vietovardžius.

Ar galima pervežti biurą žiemos metu?

Galima, bet reikia atsižvelgti į orą. Kelios gali būti slidžios, o furgonas sunkus. Laikas gali trukti ilgiau. Nėra nieko blogiau nei stovėti sniego pusėje su pilnu biuru gale.

Kuo skiriasi pervežimas iš Škotijos nuo Londono?

Atstumu ir kaina. Škotija yra toliau, todėl kuro sąnaudos didesnės. Be to, keliai ten gali būti siauresni. Jei esate Edinburge, pasiruoškite, kad tai kainuos brangiau nei iš Londono centro.

Ar galima atsisakyti užsakymo paskutinę minutę?

Galima, bet prarasite avansą. Firmos jau suplanavo maršrutą ir atsisakymas joms kainuoja. Nekelkite problemų, jei neesate tikras.

Ar reikia gerti kavą su vairuotoju?

Nebūtina, bet jei pasielgsite draugiškai, jis gali įdėti daugiau pastangų. Žmogiškasis faktas visada veikia.

Išvada

Viskas su tuo perkėlimu iš Jungtinės Karalystės atrodo sudėtinga tik tada, kai bandai tai daryti be pagalbos arba su blogais patarimais. Pagrindas yra ne tiek kaina, kiek dokumentų tvarka ir pasitikėjimas žmonėmis. Kaip saugiai pervežti biurą iš Jungtinės Karalystės be didelių nervingų kantrybių testų? Pasirinktite patirtį, ne pigiausią pasiūlymą skelbimuose, ir viską užrašykite ant popieriaus. Po dvidešimties metų šioje srityje galiu pasakyti viena – gerai suplanuotas darbas yra pusė sėkmės, o kita pusė – tai tiesiog geros vairuotojos ir šiek tiek laimės kelyje. Sekmės perkėlime ir tikiuosi, jūsų kava Lietuvoje skanesnė nei ta Londono.