Kaip planuoti nedidelio biuro kraustymą į Angliją? Vadovas be „vandens“ iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus, ir gal pasakysiu nuoširdžiai – kraustymas visada yra stresas, o kai kalba eina apie nedidelio biuro kraustymą į Angliją, tai padaugina darbo dvigubai. Po „Brexit“ viskas pasikeitė, anksčiau buvo paprasčiau, užkrovėm ir važiavom, o dabad reikia galvoti apie muitines, dokumentus ir t.t. Dažnai klientai galvoja, kad tai tiesiog sunkvežimis su dėžėmis, bet iš tikrųjų tai sudėtingas logistinis mazgas. Čia ne tik apie tai, kaip susidėti kompiuterius į dėžes, bet ir kaip nenukristi nuo kalno su biurokratija. Tiesiog noriu pasidalinti tai, kas veikia realiai, o ne reklamos brošiūrose.

Pradžia: dokumentai ir pasiruošimas

Ar tikrai reikia EORI numerio, jei mes tik maža firma?

Be abejo, taip EORI numeris yra privalomas. Be jo jūsų krovinys tiesiog užstrigs sienoje arba uoste, o tai reiškia prastovas pinigus. Nereikia manyti, kad kadangi jūsų nedidelio biuro kraustymas į Angliją yra mažas, muitinės neįdomus. Jiems viskas vienoda. Užregistruokite jį iš karto, nes tai trunka kelias dienas, o ne minutes. Nekelkite visko į paskutinę akimirką, vėluoti su šiais dalykais brangu.

Kiek laiko iš tikrų užtrunka visa procedūra?

Paprastai nuo tada, kai pasirašome sutartį, iki pat atvykimo į Londoną arba kitą miestą praeina apie savaitę-dvi. Tai priklauso nuo to, kiek greitai susirinksite dokumentus ir paruošiate krovinius. Kartais viskas vyksta greičiau, jei vairuotojas jau yra kelyje, bet geriau skaičiuokite, kad reikės laiko ir muitinės išankstiniam deklaravimui. Skubėjimas čia blogas patarėjas.

Kas dėl inventoriaus sąrašo (packing list)?

Jis turi būti tikslus, o ne „maždaug“. Rašykite: „2 stalai, 5 kėdžių, 1 spausdintuvas“, o ne „biuro baldai“. Muitininkai mėgsta tikslumą, o jei matys neaiškumus, gali pradėti krovinių patikrą. Tai atidės visą procesą. Dar kartą pasidarykite kontrolę, nes dažnai pamiršštama nurodyti smulkius daiktus, kurie sudaro didelę vertę.

Ar reikia vertimo į anglų kalbą?

Taip, dokumentai turi būti angliškai. Anglijos pareigūnai nesupras lietuviškų užrašų ant dėžių ar dokumentų. Galite padaryti patys, jei mokate, arba pasinaudoti vertėju. Svarbiausia, kad tekstas būtų suprantamas ir aiškus, kitaip kils nereikalingų klausimų. Nesivaikškite išlaidų čia, tai privalomas dalykas.

Ką daryti su pasirašymais ant dokumentų?

Visus eksporto dokumentus reikia pasirašyti ir uždėti antspaudą. Be to, tai negalioja. Dažnai klientai siunčia skenuotus kopijas, bet originalai arba kvalifikuotos elektroninės parašai būtini muitinės užbaigimui. Pasitikrinkite, ar visur yra datos ir parašai, kitaip sistema neleis praeiti.

Technika ir baldai

Kaip saugiai transportuoti serverius ir jautrią techniką?

Tai vienas svarbiausių dalykų. Serverius reikia išjungti tinkamai (jei dar neįjungta „hibernacijos“ būsena), uždėti į originalias dėžes, jei liko. Jei ne, reikia stipriai užpilti putomis. Vairuotojas gali važiuoti pro duobę, o vibracijos kompiuteriams nieko gero neduoda. Geriau permokėti už pakavimą nei vėliau keisti brangų įrenginį.

Ar vertiardyti visus baldus ar dalį palikti surinktą?

Maži baldai, lentynos geriau išardyti, taip sutaupysite vietos ir sumažinsite sulaužymo riziką. Didelius stalus, jei netelpa, tenka išardyti priverstinai. Sužinokite iš mūsų vadybininkų (arba tiesiogiai iš vairuotojo), koks yra krovininio automobilio aukštis, kad nereiktų vargytis paskutinię minutę lauke, kai lietus.

Ką daryti su sėdimomis vietomis ir foteliais?

Kėdės dažnai būna problemos, nes jos užima daug vietos jei ne sukamos. Geriau jas sukrauti viena ant kitos arba uždėti ant viršaus. Aš visada patariu juos suvynioti į stretch plėvelę, kad neapsibraižytų oda ar audinys kelionės metu. Buvo atvejų, kai neatidarytų durų pramušė ir nuėjo gobtuvo oda.

Ar galima vežti augalus į biurą?

Čia yra pavojinga zona. Anglija labai griežtai žiūri į augalus, ypač su žeme. Jei tai ką tik nupirktas gėlymas įleidimui – gali būti konfiskuotas. Dirbtiniai augali be problemų, bet gyvus geriau palikti namuose arba duoti draugams, nebent turite visus fitosanitarinius sertifikatus, ką pasakyti tiesiai, retai kada turi mažos firmos.

Ką daryti su biuro technika, kurioje yra toneris?

Lazerinius spausdintuvus reikia išimti iš lizdo arba užfiksuoti juostomis. Niekada nevažiuokite su toneriu viduje, nes jei jis išsilies (o vairuotojas gali staigiai stabdyti), tai užters viską ką pakeliui – baldus, kilimus, kitas dėžes. Valymas kainuos brangiau nei naujas spausdintuvas.

Logistika ir kainos

Kiek apytiksliai gali kainuoti toks pervežimas?

Kainos svyruoja labai stipriai, priklauso nuo degalų kainos ir sezono. Nedidelio biuro kraustymas į Angliją gali prasidėti nuo kelių šimtų eurų, jei tai tik dalinis krovinys (kai dalis mašinos užimta kieno kitko), ir siekti tūkstančių, jei nuomotate visą sunkvežimį. Geriau kreiptis dėl pasiūlymo iš karto, nes kainos keičiasi kas savaitę.

Ar reikia mokėti už pakylos ar keltės vietoje?

Jei Anglijoje nėra lifto arba įėjimas yra su laiptais, vairuotojas gali atsisakyti nešti daiktus vienas, jei jie per sunkūs. Tada reikės samdyti vietinius kranus arba nešikus. Tai papildomos išlaidos, kurias reikia numatyti biudžete. Patikrinkite iš anksto, kaip atrodo jūsų naujoji vieta.

Kas nutinka, jei vairuotojas pavėluoja su atvykimu?

Tai nutinka dažniau nei norėtume. Užstrigimas ties kalnėliais arba muitinėje gali atidėlioti atvykimą parą ar dvi. Reikia turėti atsarginį planą – galbūt darbuotojai dirba iš namų tą dieną. Nekelkite vairuotojui kaltės, jis dažnai yra tik auka situacijos kelyje.

Ar į kainą įeita draudimas?

Įprastai yra bazinis draudimas, bet jis dengia tik labai mažą sumą, pvz., 10 EUR už kilogramą. Jei vežate brangią techniką, reikia pasirašyti papildomą draudimo polisą. Neklauskite, kodėl taip, taip yra visur, tai standartinė praktika. Geriau būti saugiam.

Ką daryti su atliekomis – ar galima palikti pakuotes?

Kartais taip, jei susitaria su vairuotoju, kad jis išvežia juos atgal (už papildomą mokėstį). Bet dažniauiai reikia pačiem susirasti vietinę šiukšliadėžę Anglijoje. Ten griežtos taisyklės, negali tiesiog mesti viską į gatvę. Pasidomėkite iš anksto, kur artimiausia bendruomenės šiukšliadėžė.

Ar galima siųsti dalį krovinių kuru (daliniu krovininiu)?

Taip, tai dažniausias variantas mažiems biurams. Jūsų dėžės pakraunamos į didelę mašyną kartu su kitų klientų siuntomis. Tai pigiau, bet ilgiau, nes reikia surinkti visą mašyną ir parduoti kitiems krovinius kelionės metu. Planuokite savaites ar dvi iš anksto.

Anglijos specifika ir muitinė

Ar „Brexit“ labai pakeitė situaciją?

Labai. Anksčiau buvo ES viduje, važiavome kaip savo, o dabar tai trečioji šalis. Kiekvienas krovinys turi būti deklaruojamas. Muitinės procedūros užtrunka ilgiau, ir reikia daugiau popierių. Negalima tiesiog važiuoti, sakyčiau, „kaip į Lenkiją“. Dabar reikia galvoti kaip eksportuotojams.

Kas dėl PVM mokesčio Anglijoje?

Jei jūsų įmonė jau registruota UK PVM mokėtoju, tai daug paprasčiau – galite taikyti 0% tarifą (intra-Community supply analogas, nors dabar tai kitaip vadinasi). Jei ne, gali tekti mokėti importo PVM, o vėliau jį grąžinti per deklaracijas. Pasitarkite su buhalteriu, nes aš esu vadybininkas, ne apskaitininkas, ir čia gali būti niuansų.

Ar dažnai tikrina patį krovinį fiziškai?

Paskutiniu metu rečiau, tačiau vis dar įvyksta. Jei deklaracija atrodo įtartai arba reikšmės didelės, gali sustabdyti ir patikrinti. Jei randa kažką, ko nėra sąraše, baudos didelės. Geriau parašyti viską, net tą seną keptuvę, kurią vežiate virtuvei, nei slėpti.

Ką daryti, jei trūksta kokių nors dokumentų uoste?

Tai košmaras. Reikia skambinti brokeriui, siųsti el. paštu, laukti. Kartais gali padėti garantinis raštas, bet tai kainuoja. Visada dvi kartus patikrinkite, ar turite visus priedus prie CMR dokumento. Nekelkite visko į paskutinę valandą, kai mašyna jau stovi prie ribos.

Ar sunku rasti gerą brokerį Anglijoje?

Yra gera ir blogų. Blogi neatsiliepia telefonams ir keliauja brangiai. Patariu rasti brokerį, kuris dirba su Lietuva, jis žino mūsų realijas. Nereikia ieškoti didelių Londono firmų, jei jums reikia paprasto importo, vietinis brokeris iš Midlands arba netoli jūsų miesto bus greitesnis.

Ar reikia mokėti už išankstinį muitinės deklaravimą?

Dažniausiai taip, tai įskaičiuota į mūsų paslaugų kainą, jei mes tvarkome dokumentus. Jei darote patys, turite susitarti su savo brokeriu. Skirtingi brokeriai skirtingai vertina savo darbą. Vieni ima fiksuotą sumą, kiti – nuo krovinio vertės.

Asmeniniai dalykai ir smulkmenos

Ar darbuotojai gali susidėti savo asmeninius daiktus į dėžes?

Taip, tai dažnai daroma. Bet tada jūsų nedidelio biuro kraustymas į Angliją tampa ir asmeninių daiktų pervežimu. Reikia tai atskirti sąraše, nes muitinėje gali kilti klausimų, kodėl biuro krovinyje yra vaikų žaislų ar drabužių. Geriau parašyti „asmeninis daiktas“ šalia prekės.

Ką daryti su biuro vynu ar maistu, likusiu spintoje?

Maisto produktus, ypač mėsą ar pienu, geriau suvalgyti arba atiduoti čia. Gyvūninių produktų importas į Angliją yra labai griežtai reglamentuojamas. Vyną ar alkoholį galima, bet reikia deklaruoti ir gali būti akcizo mokestis. Nedarykite to savarankiškai, klauskite mūsų.

Ar saugu palikti dėžes neuzrakintose patalpose?

Niekada. Kol vairuotojas ilsisi arba vaišinasi, kažkas gali „užpulti“ dėžes. Ypatingą dėmesį skirkite dėžėms su brangia technika. Užrakinkite patalpas arba palikite kažką, kas galėtų prižiūrėti. Pasaulis nėra toks saugus, kaip gali atrodyti.

Ar reikia pažymėti dėžes su „Viršus“ ar „Lūžtantis“?

Būtina. Vairuotojas yra žmogus, jis nemato, kas viduje. Jei ant dėžės parašyta „Stiklas“, jį neš geriau. Naudokite lipdukus, tai pigi apsauga. Buvau matęs, kaip buvo užmesta ant grindų dėžė su serveriu, nes nebuvo jokių ženklų.

Kas nutinka, jei kažkas sulūžo kelyje?

Reikia iš karto pranešti vairuotojui ir užfiksuoti žalą (nuotraukos). Tada kreiptis į draudimo kompaniją. Nedelskite, kol vairuotojas išvažiuos toliau, bus sunkiau įrodyti, kad tai nebuvo jūsų kaltė. Draudimo procesas gali trukti, bet be dokumentų nieko negausite.

Ar galima sekmadienį ar šventę atlikti iškrovą?

Jei susitarte iš anksto, taip. Bet už darbą poilsio dienomis reikia mokėti papildomai. Anglijoje darbuotojų apsauga yra griežta, vairuotojai negali dirbti be poilsio. Planuokite atvykimą darbo dieną, tai bus pigiau ir paprasčiau.

Ką daryti su senais biuro raktaidėmis ar kortelėmis?

Geriau jas palikti senajame biure arba perduoti naujiems savininkams. Neišvežkite nereikalingų raktų, tik užteršite vietą. Kartais klientai pamiršta ir veža visą raktinę su savimi, o paskui galvoja, kur dingo raktai nuo namų.

Ar reikia gauti kokius nors leidimus iš savivaldybės Anglijoje?

Jei reikia statyti pastolių ar užimti pėsčiųjų taką iškrovos metu, gali reikėti leidimo. Tai labai svarbu miestuose kaip Londonas ar Birmingemas. Už nelegalų pastatymą gali bausti smarkia bauda. Pasitarkite su vietiniais arba nuomokite vietą su leidimu.

Kokios dažniausios klaidos, kurias darote klientai?

Pagrindinė klaida – laiko stoka. Žmonės manęs skambina penktadienį ir nori važiuoti pirmadienį. Muitinės to neleis. Kita klaida – blogas pakavimas. Užtašyti popieriais dėžės išsilydo per pusę kelionės. Neklauskite, kodėl taip, tiesiog pasirūpinkite kokybiškomis dėžėmis.

Ar verta rūpintis tuo pačiu ar geriau pasamdyti firmą?

Jei turite patirties, galite bandyti patys, bet rizikuojate nukristi į muitinės spąstus. Profesionali firma žia, kur ir ką užpildyti. Mūsų darbas yra užtikrinti, kad jūsų nedidelio biuro kraustymas į Angliją vyktų sklandžiai, o jūs galėtumėt rūpintis verslu, o ne dėžėmis.

Ką daryti, jei nežinote, kur pradėti?

Skambinkite mums arba rašykite. Mes nenukirsime galvos, pasakysime, kas ir kaip. Geriau paklausti paprastų vadybininkų (kaip aš), nei skaityti šimtus puslapių instrukcijų internete, kur dažnai informacija pasenusi. Mes esam čia tam, kad padėtume.

Išvada

Galiausiai, viskas susikrausto į vieną paveikslėlį – reikia kantrybės ir galo planavimo. Nedidelio biuro kraustymas į Angliją nėra kosminė technika, bet be pasiruošimo gali tapti košmaru. Pasitikėkite profesionalais, pasirūpinkite dokumentais ir nebijokite klausti kvailų klausimų. Geriau paklausti dabar, nei vėliau spręsti problemas uoste. Sėkmės ir sėkmingo kelio!