Kaip planuoti biuro kraustymą į Londoną?

Kai klientai klausia, kaip planuoti biuro kraustymą į Londoną, aš visada pradedu ne nuo sunkvežimio, o nuo kalendoriaus. Londonas nėra Vilnius, Kaunas ar Klaipėda su vienu sandėliu už miesto; čia susikerta nuomos sąlygos, apsaugos taisyklės, ULEZ, congestion charge, liftų rezervacijos, savivaldybių leidimai ir darbuotojų lūkesčiai. Per 20+ metų mačiau, kad pusė problemų ateina ne iš kelių, o iš to, jog kas nors pamiršo pasakyti apsaugai, kad penktadienį 19:00 atvažiuos dvi mašinos. Pagrindinis klausimas – kaip planuoti biuro kraustymą į Londoną taip, kad verslas nesustotų.

DUK: kaip planuoti biuro kraustymą į Londoną – pirmieji sprendimai

1. Kiek laiko reikia skirti tam, kaip planuoti biuro kraustymą į Londoną?

Mažam biurui su 10–15 darbuotojų kartais užtenka 6–8 savaičių, bet tai jau būtų gana nervinis variantas. Vidutiniam biurui, kur yra serveriai, spausdintuvai, archyvas, virtuvėlė ir daug stalų, realiai reikia 10–16 savaičių. Jeigu kraustoma iš Lietuvos, Lenkijos ar kitos ES šalies į JK, pridėkite dokumentų, muitinės ir laiko juostų chaosą. Aš niekada nesakau klientui „bus greitai“, nes Londonas greitai tampa lėtas, kai reikia leidimų. Geriausias planas: pirmą savaitę sudėlioti datas, atsakingus žmones ir rizikas.

2. Ar pirmiausia reikia ieškoti patalpų ar vežėjų?

Idealiame pasaulyje – viską vienu metu, bet realybėje pirmiausia reikia žinoti naujo biuro adresą, aukštą, lifto dydį ir loading bay taisykles. Be to, nuomos sutartis dažnai diktuoja, kada galima įvažiuoti, kiek valandų turėsite ir ar leidžiami savaitgalio darbai. Vežėjus galima ieškoti anksčiau, ypač jeigu reikia tarptautinio pervežimo su EORI, CMR ir draudimu. Bet jeigu nežinote, ar naujame pastate galima įvesti 7,5 t mašiną, viskas griūva. Todėl pirmas klausimas rangovui: „Ar galime atvykti pasižiūrėti arba gauti pastato moving guidelines?“

3. Kaip planuoti biuro kraustymą į Londoną, kai biuras auga?

Kai biuras auga, dažniausiai auga ne tik stalai, bet ir lūkesčiai: daugiau susitikimų kambarių, daugiau IT, daugiau archyvų, daugiau kavos aparatų. Šiaip apie kavos aparatus galėčiau kalbėti ilgai, nes jie atrodo lengvi, kol reikia išleisti vandenį ir nuimti filtrus. Tokiu atveju reikalingas inventoriaus sąrašas su kiekvieno daikto numeriu, būkle ir vieta naujame biure. Aš rekomenduoju daryti spalvines etiketes: mėlyna – IT, geltona – finansai, raudona – vadovybė. Taip bent jau neieškote vadybininko kompiuterio sandėlyje prie senų kėdžių.

4. Kokia reali kaina už biuro perkėlimą į Londoną?

Mažam biurui iš Lietuvos į Londoną kaina gali prasidėti nuo £1,500–£4,000, jei krovinys nedidelis ir tilpsta į dalinį transportą. Vidutiniam biurui su baldais, IT ir montavimu dažnai matome £5,000–£15,000. Dideliems perkėlimams, kur reikia naktinių darbų, apsaugos leidimų, IT perkėlimo ir baldų surinkimo, suma lengvai šoka virš £20,000. Blogos įmonės meta mažą kainą telefonu, o po to pradeda skaičiuoti už kiekvieną dėžę, liftą ir laiptą. Normalu klausti detalių sąmatos, nes pigiausias pasiūlymas kartais brangiausiai baigiasi.

5. Ką daryti su nuomos sutartimi ir senų patalpų grąžinimu?

Prieš planuojant išvežimą, reikia perskaityti dilapidations sąlygas, kitaip tariant, ką savininkas tikisi pamatyti grįžtant raktus. Kartais reikia palikti kiliminę dangą, kartais nuimti pertvaras, kartais užglaistyti skyles sienoje. Jeigu to nepadarysite, gali atskristi sąskaita, kurios niekas neplanavo. Aš mačiau atvejį, kai klientas jau džiaugėsi nauju ofisu Shoreditch, o senas landlordas atsiuntė pretenziją už netvarkingai paliktą serverinę. Todėl senas biuras ir naujas biuras turi būti viename kalendoriuje.

6. Kodėl Londono savivaldybės ir parkavimo leidimai taip dažnai sugadina planą?

London Borough Council taisyklės skiriasi, ir čia jau prasideda tikras mėgėjų testas. Westminster, Camden, Southwark ar Tower Hamlets gali turėti skirtingus reikalavimus loading bay, skip, parking suspension ar laikinam kelio užėmimui. Pirmadienį gavau skambutį, kad viskas dokumentai yra sutvarkyta, o realybėje leidimo dar nebuvo. Dėl to mašina stovėjo ne ten, kur reikia, ir apsauga tiesiog neleido iškrauti. Nesu 100% tikras, ar kiekvienas borough visada reikalauja to paties, todėl geriau tikrinti konkrečią gatvę iš anksto.

7. Kokie dokumentai reikalingi pervežant biuro turtą iš Lietuvos į JK?

Po „Brexit“ jau nebėra to paprasto ES vidaus pervežimo jausmo. Dažniausiai reikia inventorizacijos sąrašo, CMR važtaraščio, eksporto/importo duomenų, prekių vertės deklaracijos, kartais EORI numerio ir draudimo dokumentų. Jeigu vežama nuosava įranga, reikia aiškiai parodyti, kad tai ne pardavimas, o įmonės turto perkėlimas. Jeigu yra kompiuteriai, serveriai, monitoriai, baldai, dokumentai – viskas turi būti surašyta. Netvarkingas sąrašas muitinėje reiškia tik viena: laukimas, klausimai ir nervai.

8. Ar reikia EORI, CMR, sąskaitos faktūros ir inventorizacijos?

EORI dažniausiai reikia įmonei, kuri deklaruoja prekes JK arba ES, bet praktikoje šį darbą dažnai tvarko brokeris arba pervežėjas. CMR yra būtinas tarptautiniam krovinių vežimui, nes tai pagrindinis dokumentas, kas ką vežė, iš kur ir kam. Sąskaita faktūra nebūtinai visada tinka, jeigu nieko neparduodate, bet vertės deklaracija vis tiek reikalinga. Inventorizacija yra tas nuobodus popierius, kuris gelbsti, kai muitinė klausia, kodėl vežate 37 monitorius. Geriau per daug popieriaus nei vienas trūkstamas lapas.

9. Kas yra ATA carnet, ir ar jis tinka biuro įrangai?

ATA carnet kartais naudojamas laikinam įrangos išvežimui, pavyzdžiui, parodoms, testavimui ar demonstraciniams įrenginiams. Biuro perkėlimui jis ne visada yra geriausias sprendimas, nes dažniausiai kalbame apie nuolatinį turto perkėlimą, ne laikiną vizitą. Jeigu vežate įrangą į Londoną trumpam renginiui, tada galima svarstyti. Jeigu kraustote visą ofisą iš Vilniaus į Canary Wharf, tada reikės žiūrėti į kitus muitinės kelius. Čia geriau pasitikrinti su brokeriu, nes klaida dokumentuose gali kainuoti daugiau nei pati konsultacija.

10. Ką daryti su nuomota, lizinguota įranga ir draudimu?

Pirmiausia reikia žinoti, kas yra įrangos savininkas. Jeigu spausdintuvai, kompiuteriai ar telefonijos įranga yra nuomota, gali reikėti leidimo perkelti ją į kitą adresą. Draudimas taip pat nėra stebuklingas popierius: jeigu serveris buvo supakuotas blogai, draudikas gali pradėti klausti nepatogių klausimų. Goods in transit draudimas turi dengti ne tik avariją kelyje, bet ir pakrovimą, iškrovimą, laikymą sandėlyje. Aš visada prašau kliento atsiųsti draudimo sąlygas prieš dieną X. Nes tada bent jau žinome, kur gali skaudėti.

11. Kaip saugiai perkelti serverius, kompiuterius ir tinklo įrangą?

Serveriai nėra paprastos dėžės, kurias galima mesti į furgoną prie arklinių baldų. Reikia žinoti, ar serveriai išjungiami oficialiai, ar kas nors atsako už duomenų bazes, UPS, backup ir tinklo kabelius. Geriausia, kai IT žmogus pats pažymi, ką galima liesti, ko ne, ir kas turi būti paleista pirmiausia naujame biure. Jeigu perkeliama per sandėlį, įranga turi būti dėžėse su amortizacija, drėgmės apsauga ir aiškiais lipdukais. Vienas neteisingas kabelis gali sustabdyti pardavimų komandą visam rytui.

12. Ar reikia iš anksto pažymėti stalus, archyvus ir kėdes?

Taip, ir geriau tai daryti likus bent 2–3 savaitėms iki kraustymosi. Žmonės dažniausiai palieka žymėjimą paskutinei dienai, o tada prasideda „čia mano dėžė, bet nežinau kur ji dingo“. Naudoju paprastą sistemą: numeris, skyrius, naujas aukštas, nauja vieta. Archyvams reikia atskiro sąrašo, ypač jeigu ten finansai, sutartys ar asmens duomenys. Apie baldų tvarkymą galima grįžti prie IT, baldų ir biuro įrangos, nes ten dažniausiai ir prasideda didysis netvarkos teatras.

13. Ką daryti su senais baldais, kurių naujame biure nereikia?

Variantai yra keli: parduoti, paaukoti, išvežti į sandėlį, perdirbti arba mokėti už šalinimą. Londone baldų šalinimas nėra pigus, ypač jeigu tai didelis kiekis, sunkūs stalai ar senos kėdės. Kai kurie klientai bando viską palikti sename biure, bet tada landlordas gali pasakyti „ne, prašom išsivežti“. Jeigu baldai dar geri, galima ieškoti pirkėjų per office furniture dealers. Jeigu jie seni, tada reikia WEEE, medienos, metalo ir bendro atliekų tvarkymo plano.

14. Ar galima išmontuoti virtuvėlę, posėdžių stalus ir stiklines pertvaras?

Galima, bet čia jau reikia ne šiaip krovėjų, o žmonių, kurie mato skirtumą tarp stalo ir konstrukcijos. Virtuvėlės dažnai turi vandenį, elektrą, filtrus, lentynėles ir labai daug mažų varžtų. Stiklinės pertvaros atrodo paprastai, kol kažkas pamiršta, kad stiklas sunkus ir trapus. Posėdžių stalus reikia išmontuoti taip, kad naujame biure jie vėl susistatytų be „ei, čia trūksta detalės“. Jeigu kalbame apie Londono centre (tiksliau – City ir Canary Wharf pusėje) pastatus, dar pridėkite apsaugos ir RAMS reikalavimus.

15. Kaip planuoti biuro kraustymą į Londoną, kad IT ir baldai nepersipintų?

Čia reikia vieno bendro plano, ne trijų atskirų žinučių grupių. IT komanda turi žinoti, kada išjungiama įranga, kada ji išvažiuoja, kada atvažiuoja ir kada turi veikti internetas. Baldų montuotojai negali užblokuoti serverinės, jeigu ten tą pačią valandą dirba tinklo inžinierius. Aš mačiau situaciją, kai 40 stalų atvažiavo anksčiau, o liftas buvo rezervuotas tik nuo 20:00. Tai reiškia, kad žmonės stovėjo gatvėje, apsauga nervinosi, o projektas vėlavo. Todėl minute-by-minute grafikas nėra biurokratija, jis yra gelbėtojas.

16. Kodėl Londono savivaldybės ir parkavimo leidimai taip dažnai sugadina planą?

London Borough Council taisyklės skiriasi, ir čia jau prasideda tikras mėgėjų testas. Westminster, Camden, Southwark ar Tower Hamlets gali turėti skirtingus reikalavimus loading bay, skip, parking suspension ar laikinam kelio užėmimui. Pirmadienį gavau skambutį, kad viskas dokumentai yra sutvarkyta, o realybėje leidimo dar nebuvo. Dėl to mašina stovėjo ne ten, kur reikia, ir apsauga tiesiog neleido iškrauti. Nesu 100% tikras, ar kiekvienas borough visada reikalauja to paties, todėl geriau tikrinti konkrečią gatvę iš anksto.

17. Kur geriau kraustytis – City, Canary Wharf, Shoreditch, Croydon ar toliau nuo centro?

Kiekviena zona turi savo charakterį, ir aš tai sakau ne kaip makleris. City ir Canary Wharf yra gražu, bet pastatai griežti: apsauga, loading bay, liftų rezervacijos, RAMS, dažnai tik naktiniai darbai. Shoreditch gali būti kūrybiškesnis, bet gatvės siauros, o parkavimas – galvos skausmas. Croydon, Wembley ar Park Royal kartais logistiškai yra patogesni, ypač jeigu reikia daugiau vietos ir lengvesnio įvažiavimo. Jeigu darbuotojai gyvena skirtinguose rajonuose, reikia žiūrėti ne tik nuomą, bet ir kelionės laiką.

18. Kas yra RAMS ir kodėl be jo neįleis į pastatą?

RAMS reiškia Risk Assessment and Method Statement. Paprastai tariant, tai dokumentas, kuriame parašyta, ką darysite, kaip darysite, kas gali nutikti ir kaip tai suvaldysite. Dideli Londono pastatai jo prašo beveik visada, ypač jeigu darbas vyksta po valandų, su sunkiais baldais ar įranga. Be RAMS galite stovėti prie vartų kaip turistai prie Buckingham rūmų. Kai kurie rangovai turi bendrą RAMS, bet geri pastatai nori konkretaus dokumento jūsų dienai, adresui ir darbui.

19. Kaip rezervuoti liftą, loading bay ir apsaugos leidimus?

Tai daroma ne prieš pat, o bent 2–4 savaites iki kraustymosi, kartais anksčiau. Reikia parašyti pastato valdytojui arba facility manager: data, laikas, mašinų kiekis, darbuotojų skaičius, krovinio tipas, ar reikia liftų apsaugos. Loading bay gali būti bendras keliems nuomininkams, todėl vėluojant 20 minučių galite prarasti langą. Apsaugai reikia darbuotojų vardų, kontaktų, ID ir kartais DBS, jeigu darbas jautresnėje zonoje. Skamba biurokratiškai, bet taip Londonas bent jau bando nesugriūti.

20. Ar verta kraustytis savaitgalį, jei klausimas yra kaip planuoti biuro kraustymą į Londoną?

Dažnai taip, nes verslo nuostoliai darbo dieną gali būti didesni nei savaitgalio priemoka. Penktadienio vakaras arba šeštadienis leidžia išjungti IT, išvežti baldus, sumontuoti naują vietą ir pirmadienį bent jau bandyti dirbti. Bet savaitgaliais Londone taip pat dirba apsauga, pastatai, liftų rezervacijos ir kartais savivaldybės taisyklės nesikeičia. Jeigu reikia triukšmingų darbų, gręžimo ar baldų surinkimo, gali būti apribojimų. Todėl savaitgalis nėra automatiškai lengviau, jis tiesiog mažiau kiša darbuotojams į darbo dieną.

21. Kiek mašinų reikia mažam, vidutiniam ir dideliam biurui?

Mažam biurui su 10 darbo vietų gali užtekti vienos 7,5 t mašinos su liftu, jeigu nėra didelių baldų. Vidutiniam biurui dažnai reikia dviejų mašinų: viena IT, dokumentams ir jautriems daiktams, kita baldams. Dideliam biurui planas daromas pagal kubatūrą, ne pagal stalų skaičių. Vienas senas medinis posėdžių stalas gali užimti daugiau vietos nei penki kompiuteriai. Todėl prieš siūlant kainą reikia inventoriaus, nuotraukų, aukštų ir informacijos, ar naujame biure yra sandėliavimo zona.

22. Ar galima kraustyti etapais?

Taip, ir kartais tai yra protingiausias variantas, ypač jeigu biuras negali sustoti net vienai dienai. Galite perkelti archyvą, retai naudojamą įrangą ar vieną skyrių pirmiausia, tada IT branduolį, tada likusius darbuotojus. Bet etapai turi savo kainą: daugiau planavimo, daugiau dėžių kelionių, daugiau rizikos, kad kažkas pasimetų. Jeigu darote etapais, būtina turėti laikiną darbo zoną ir aiškią komunikaciją. Kitaip žmonės sėdi su kompiuteriais dėžėse ir sako, kad „viskas kontroliuojama“, nors niekas nebekontroliuoja nieko.

23. Kaip pranešti darbuotojams, kad kraustymasis įvyks be chaoso?

Darbuotojams reikia duoti labai paprastą instrukciją: ką pakuoja jie, ko neliečia, kada išjungia kompiuterius, kur palieka asmeninius daiktus. Geriausia siųsti ne vieną ilgą laišką, o trumpą checklist. Prieš kraustymąsi pravartu surengti 15 minučių susitikimą, nes žmonės vis tiek klausia tų pačių dalykų. Jeigu yra hybrid darbo modelis, reikia žinoti, kas fiziškai bus biure dieną X. Aš mačiau, kad pusė komandos buvo „remote“, o kita pusė laukė prie dėžių su nežinia ką daryti.

24. Ką daryti, jei naujame biure vėluoja elektra, internetas ar baldų montuotojai?

Pirmiausia neslėpti problemos, nes slėpimas niekada nepadėjo pirmadienio rytą. Turėkite planą B: mobilius routerius, laikinus stalus, atsarginę susitikimų vietą arba galimybę dalį komandos paleisti dirbti iš namų. Jeigu interneto tiekėjas vėluoja, tai ne visada sprendžiama telefonu per 10 minučių. Baldų montuotojai taip pat gali vėluoti, ypač jeigu trūksta detalių arba pastatas neįleido jų laiku. Nepatogu, bet kartais tenka pripažinti, kad rangovas tiesiog nepakankamai pasiruošęs.

25. Ar verta samdyti vieną rangovą viskam?

Dažnai taip, jeigu tas rangovas tikrai moka koordinuoti, o ne tik atveža mašiną. Vienas atsakingas taškas sumažina chaosą: vienas grafiką, vienas RAMS, vienas draudimą, vienas kontaktuoja su pastatu. Bet yra ir rizika: kai kurios įmonės viską „subcontractina“ ir tada niekas nežino, kas tikrai atsakingas. Brokeriai kartais atrodo pigiau, bet realybėje prideda savo maržą ir nuleidžia darbą žemiausiai kainai. Todėl klausinėkite, kas fiziškai atvažiuos, koks jų draudimas ir ar jie yra dirbę su panašiais Londono pastatais.

26. Kokie daiktai dažniausiai pamirštami?

Raktai, prieigos kortelės, spausdintuvų toneriai, monitorių laidai, kavos aparatų filtrai, virtuvės indai, balta lenta, žymekliai ir tie maži adapteriai, be kurių niekas negali dirbti. Šiaip apie kavos aparatus galėčiau kalbėti ilgai, nes jie atrodo lengvi, kol reikia išleisti vandenį ir nuimti filtrus. Dar dažnai pamirštama, kad senas biuras turi būti švarus, o naujame reikia šiukšlių dėžių, tualetinio popieriaus ir bent minimalios virtuvės. Smulkmenos visada atrodo mažos, kol jų trūksta pirmą darbo dieną.

Išvada

Taip, kaip planuoti biuro kraustymą į Londoną, nėra tik klausimas apie sunkvežimį ir dėžes. Tai yra datos, dokumentai, leidimai, IT, baldai, žmonės ir tas nemalonus planas B, kurio niekas nenori, bet visi turėtų turėti. Jeigu pradėsite anksti, turėsite inventorizaciją, aiškų grafiką ir patikimą komandą, Londonas nebeatrodys kaip košmaras. Jis vis tiek bus Londonas, bet bent jau kontroliuojamas košmaras.