Kaip planuoti biuro kraustymą į Jungtinę Karalystę: Vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau ilgiau nei dvi dešimtys. Girdėjau viską. Biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę – tai ne spalvotų dėžių lipdymas, o nervų lūžis, jei nepasiruošiate. Po „Brexit“ viskas pasidarė sudėtingiau, muitinės tikrinimai griežtesni, o britai yra... na, jie yra britai – griežti su taisyklėmis. Dauguma klientų mano, kad pakrauti reikės tik prieš pat išvykstant, bet tai didelė klaida. Čia reikia laiko, kantrybės ir labai gerai surašyto inventoriaus sąrašo, kitaip prarasite dienas uoste. Ir nepamirškite kavos, jos ten gerai nebegamina (juokauju, bet tik dalis).

Dokumentai, Brexit ir muitinės naktmaros (arba kodėl reikia EORI)

Ar tikrai reikia EORI numerio biuro kraustymui į Jungtinę Karalystę?

Be abejo. Jei planuojate biuro kraustymą į Jungtinę Karalystę, be šio kodo niekur nepasiversite. Tai kaip pasas jūsų siuntai, be kurio muitinė net nenužengs nuo vietos. Vieną kartą maža įmonė Vilniuje man atsisakė jo gauti manydama, kad „pavysiu“, ir jų keliuose stovėjome tris dienas prie Kalėdų. Užsiregistruokite jį iš anksto, tai nemokama, bet procesas užtrunka kelias dienas, o neatidarytas – brangiai kainuoja.

Ką daryti su inventoriaus sąrašu – ar turi būti angliškai?

Taip, būtinai anglų kalba. Muitininkas Dovere arba Folkestone’e nesupras lietuviškų pavadinimų. Sąrašas turi būti detalus: ne „biuro stalai“, o „medinis stalas, 120x60cm, spalva – ąžuolas, 2 vnt.“. Buvau atvejų, kai klientai rašė „kompiuteriai“ ir visą konteinerą iškraunė, nes tikrino, ar ten nėra brangių serverių ar nelegalios technikos. Geriau per daug parašyti, nei per mažai.

Ar naudoti daiktai apmokestinami?

Pagrindinė taisyklė – jei daiktai buvo naudoti mažiau nei 6 mėnesius, gali būti laikomi naujais ir apmokestinami. Kai planuojate biuro kraustymą į Jungtinę Karalystę, svarbu turėti pirkimo dokumentus, įrodančius, kad tai ne prekybinis krovinys. Jei dokumentų nėra, britai gali priskaičiuoti PVM ir muito mokestį pagal savo sąrašus, o jie dažnai būna... pasakykime, „optimistiški“ kainos atžvilgiu.

Kas yra „Transfer of Residence“ (ToR) ir ar tai mums padės?

Tai leidimas, leidžiantis atvežti asmeninius daiktus be muito. Tačiau biuro kraustymui į Jungtinę Karalystę tai veikia sudėtingiau, nes tai nėra asmeninis perkėlimas. Jei esate atstovybė ar tiesiog perkėliote savo verslo veiklą, gali tekti įrodinėti, kad įmonė nebeveikia Lietuvoje. Tai gali padėti išvengti PVM, bet reikia labai kruopščiai užpildyti paraišką. Geriau pasikonsultuoti su brokeriu, kad netyčia nepažymėtumėte kaip prekybinį importą.

Ar reikia muitinės brokerio ar galima patiems?

Galima patiems, jei norite praradiusi protą. Tarkime tiesiai – sistemos yra sudėtingos, o klaidos kainuoja brangiai. Brokeris, kuris dirba su Jungtine Karalyste kasdien, žino visus niuansus, kurių nesuraišysite naktį prie kompiuterio. Asmeniškai aš visada rekomenduoju brokerį, nes jų dėka išvengsite to, kad jūsų vairuotojas liktų uoste be galimybių važiuoti toliau.

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūra?

Esant geram dokumentų rinkiniui – keletas valandų. Tačiau jei trūksta EORI ar sąrašas „pusiau“, tai gali užtrukti ir dieną. Biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę dažnai įvyksta per savaitgalį, tačiau muitinės dirba darbo laiku. Jei krovinys atvyksta penktadienį vakare, gali tekti laukti iki pirmadienio ryto. Planuokite laiko atsargą, nevažiuokite „ant plaukų“.

Ar „Brexit“ vis dar daro įtaką?

Žmonės galvoja, kad jau visko įprato, tačiau ne. Formalumų padaugėjo dešimt kartų. Anksčiau buvo tiesiog pakrauti ir važiuoti, dabar reikia deklaruoti kiekvieną detalę. Biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę dabar yra daugiau apie popierius nei apie sunkvežimius. Ir nepamirškite, kad D. Britanija nebe ES erdvėje, todėl visi seni reglamentai jau nebegalioja.

Kas dėl serverių ir duomenų saugyklių?

Tai jautrus klausimas. Ne tik dėl techninės apsaugos, bet ir dėl to, ką viduje yra. Kartais gali tekti rodyti, kad ten nėra draudžiamos informacijos ar prekių. Be to, šių įrenginių pakavimas turi būti ypatingas, nes jie jautrūs smūgiams. Vieną kartą matęs, kaip klientas tiesiog įmetė serverį į dėžę su popieriumi... nereikia sakyti, kaip tai baigėsi (duomenys buvo prarasti).

Ar reikia specialių leidimų technikai?

Jei technika yra standartinė (kompiuteriai, spausdintuvai), leidimų nereikia, tik deklaracijos. Tačiau jei vežate specialią radijo techniką ar labai galingus siųstuvus, gali tekti gauti licenciją. Geriau iš anksto patikrinti, nes tokius dalykus britai tikrina labai atidžiai.

Ką daryti, jei praradau pirkimo čekius?

Tai problema. Muitinė reikalauja įrodymų apie vertę. Galite bandyti rasti banko išrašus ar raštiškus patvirtinimus iš tiekėjų. Jei nieko nėra, muitinė vertins patys pagal savo katalogus, o tai dažnai būna žymiai brangiau, nei nusipirkote. Biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę be dokumentų tampa lošimu.

Ar galima vežti alkoholį biuro reikmėms?

Kiekvienas vairuotojas turi savo limitą, tai ne tas pats, kas prekybinis importas. Jei tai tik „keli buteliai“ įsteigimo vakarėliui, paprastai praeina, jei deklaruojama kaip vairuotojo asmeninis daiktas. Bet jei vežate sandėlį visko, tai jau prekyba ir reikia licencijos. Nebandykite klastoti čekiuos, gerokai brangiau išeis.

Logistika: sunkvežimiai, keliai ir nesusipratimai

Ką pasirinkti: pilną konteinerį (FCL) ar dalinį (LCL)?

Jei turite daug baldų ir technikos, imkite pilną. Biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę su daliniu konteineriu gali būti pavojingas dėl pažeidimų, nes jūsų daiktai bus supainioti su kitų. Be to, dalinio konteinerio iškrovimas JK uostuose (pvz., Felixstowe) gali užtrukti ilgiau dėl „kongestion“ (spūsties) mokesčių. Pilnas – saugesnis ir greitesnis.

Ar reikia galvoti apie „Congestion Charges“ Londone?

Žinoma, jei važiuojate į centrą. Dabar ten yra ULEZ zona (Ultra Low Emission Zone), kurioje seni sunkvežimiai neįleidžiami arba tenka mokėti didžiulius mokesčius (virš 100 svarų dienai). Biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę, ypač į Londoną, turi būti planuojamas atsižvelgiant į transporto priemonės ekologinę klasę. Pasitikrinkite vairuotojo pažymėjimą.

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Lietuvos?

Paprastai tai 3-4 dienos, priklausomai nuo maršruto ir uosto. Jei važiuojate per Kalkės (Calais) ir Doverį, greičiau, bet ten dažnai būna eilių. Jei per Oostende arba Hook of Holland, ilgiau, bet mažiau rizikos užstrigti. Biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę reikalauja lankstumo – planuokite atvykimą ne pirmadienį ryte (kai viskas atsidaro), o geriau antradienį.

Ar vairuotojas gali padėti iškrauti?

Paprastai ne. Jis yra atsakingas tik už krovinio pristatymą. Jis gali padėti nuleisti dėžes iš sunkvežimio atgalinio skydo, bet ne nešti į 3 aukštą be lifto. Jei reikalinga pagalba, reikia užsakyti „men“ (krautojus) abiems galams. Vieną kartą klientas tikėjosi, kad vairuotojas statys spintas... teko greitai ieškoti vietinių darbuotojų už didelius pinigus.

Kas dėl draudimo – ar jis apima viską?

Standartinis draudimas apima „viską“, bet tik tada, jei pakavimas atitinka standartus. Jei patys supakuojate lūžtančius daiktus į silpnas dėžes, draudimas nebus mokėtas. Biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę turi būti apdraustas ne tik kelyje, bet ir tada, kai daiktai stovi iškrautyviame. Patikrinkite, ar draudimo polisėje nėra išskirtų dalykų, tokių kaip gėrimai ar brangūs menkūs daiktai.

Ar galima sekti kelią realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių firmų siūlo GPS stebėjimą. Tačiau uoste ar tunselyje signalas pradingsta. Nenervinkitės, jei 4 valandas matote tą pačią vietą – gali būti, kad tiesiog stovi eilėje į keltą. Geriau tiesiog paskambinti vairuotojui, jis dažniau žino, kas vyksta, nei sistema.

Ką daryti, jei sunkvežimis sugedo?

Tai reta, bet įmanoma. Geros firmos turi techninę pagalbą visoje Europoje. Jei planuojate biuro kraustymą į Jungtinę Karalystę, pasidomėkite, ar pervežėjas turi partnerių JK, kurie galėtų perimti krovinį, jei sunkvežimiai nebevažiuos. Vieną kartą maža firma paliko kliento daiktus priešais kelias dienas Belgijoje... nuostaba.

Ar saugu vežti pavojingas medžiagas (chemija)?

Biurai turi daug valymo priemonių, kurios yra pavojingos. Jos turi būti specialiai pažymėtos (ADR). Negalima tiesiog mesti į dėžę su popieriumi. Jei užsidegs ar nutekės, gali būti didelė bėda ir baudos. Geriau tokias dalykus nusipirkti naujų atvykus.

Koks yra „Red Diesel“ ir kodėl jis svarbus?

Anksčiau sunkvežimiai JK galėjo naudoti pigesnią degalų rūšį („Red Diesel“). Dabar, dėl aplinkos apsaugos, daugeliui transporto priemonių tai draudžiama. Vairuotojai dažnai pamiršta, kad tenka pilti įprastą dyzeliną, kuris brangesnis. Įtraukite tai į biudžetą.

Ar sunku rasti vietą iškrovimui mieste?

Labai sunku, ypatingai Londono ar Mančesterio centre. Reikia gauti specialius leidimus stovėjimui (parking suspensions) prieš pat iškrovą. Biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę be leidimo baigsis tuo, kad sunkvežimis bus nutemptas, o jums teks mokėti baudą ir gelbėti daiktus iš aikštelės.

Pinigai, biudžetai ir nemaloniai nustebimai

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę?

Klausimas, į kurį atsakyti sunku be duomenų. Nuo 2000 iki 10 000 eurų, priklausomai nuo tūrio. Atminkite, kad pigiausia pasiūlyma dažnai būna brangiausia iš tikrųjų – dėl paslėptų mokesčių. Užklausime turi būti aiškiai nurodyta: ar įskaičiuota iškrova, ar yra „waiting time“ mokestis.

Kas yra „Waiting time“ mokestis?

Jei vairuotojas laukia, nes jūsų biuras dar nepasiruošęs priimti krovinių, laikas pradedamas skaičiuoti. Paprastai pirmos 2 valandos nemokamos, toliau – kas valanda. JK darbo jėga brangi, todėl šie mokesčiai gali būti dideli. Biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę turi būti sinchronizuotas – vairuotojas negali laukti valandą, kol jūs ieškote raktų.

Ar galima mokėti PVM atgal?

Jei esate registruota JK įmonė (arba turite VAT numerį), galite taikyti „reverse charge“ mechanizmą arba susigrąžinti PVM importavimo metu. Tai sudėtinga buhalterinė dalis. Biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę gali būti pigesnis, jei viską tvarkingai užregistruosite vietinės mokesčių sistemoje.

Kokios paslėptos išlaidos gali būti?

Uosto mokesčiai (Terminal Handling Charges), dokumentų apdorojimas, galbūt kelių mokesčiai (M6 troleibuso juosta arba Dartfordo tiltas). Dažnai pasiūlymuose to nėra, o tada gaunate sąskaitą už 300–400 svarų iš niekur. Visada klauskite „All in“ kainos.

Ar verta imti „viskas įskaičiuota“ pasiūlymą?

Dažniausiai taip. Tačiau perskaitykite smulkmenas. Kartais „viskas“ reiškia be iškrovos ar be draudimo. Biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę yra toks paslaugos tipas, kur detalės svarbiau nei bendra kaina. Neklauskite tik „kiek kainuoja“, klauskite „kas įeina“.

Ar galima sutaupyti ant pakavimo medžiagų?

Galima, bet rizikuojate. Naudotos dėžės gali nebeišlaikyti svorio. Geriau išsinuomoti profesionalias plastikines dėžes – jos tvirtos, apsaugo drėgmės ir lengviau stumiamos. Be to, tai ekologiškiau.

Ką daryti, jei pasiūlymas atrodo pernelyg pigus?

Bėkite. Tai gali būti firma, kuri neturi draudimo arba planuoja subkontraktuoti (perleisti) darbą kitam, kas reiškia prarastą kontrolę. Geresnis geresnis, patikimas pervežėjas, kuris šiek tiek brangesnis.

Ar reikia mokėti vairuotojui ar darbuotojams grynais?

Geriau ne. Visi mokėjimai turi eiti per įmonę. Jei kažkas prašo „pinigų kavinėi“, tai blogas ženklas. Profesionalios firmos viską apmoka kortele.

Ar atsiskaitymas už sėkmingą perkėlimą įvyksta iš karto?

Paprastai imamas avansas (depozitas), o likutis – prieš išvykstant arba atvykus. Nerekomenduoju mokėti viso iš karto, kol dar nesėdėjote savo biure. Biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę pasibaigia tik tada, kai paskutinė dėžė atsiduria vietoje.

Smulkmenos, kurios sukelia didžiausią stresą

Ar reikia persiųsti paštą į naują adresą?

Taip, tai nėra logistika, bet svarbu. Naudojite „Royal Mail“ pašto peradresavimo paslaugą. kitaip prarasite svarbius dokumentus arba korteles, kurios ateis į senąją vietą. Tai paprasta, bet visi apie tai pamiršta.

Ką daryti su interneto ryšiu?

JK ryšys nėra toks greitas visur kaip Lietuvoje (ypač kaimiškose vietose). Susitarkite su tiekėju (pvz., Virgin arba BT) iš anksto, kad linija būtų aktyvi iškrovos dienai. Be interneto šiandien biuras neveikia.

Ar galima vežti augalus į biurą?

Jei tai dirbtiniai – taip. Jei gyvi – griežtai reglamentuojama. Turi būti fitosanitarinis sertifikatas, o šaknys turi būti be žemės. Dažniausiai augalus tiesiog neleidžia įvežti, kadangi bijo kenkėlių. Geriau nusipirkti naujus vietoje.

Kaip susitvarkyti su elektros lizdais?

Britai naudoja kitokius kištukus (Type G). Jums nepervežti daiktų su lietuviškais kištukais, įsigykite adapterių didelį kiekį iš karto. Arba galite pakeisti lizdus ant įrenginių, jei jų nedaug.

Ar sunku rasti vietinę pagalbą iškrovai?

Galite rasti per „Checkatrade“ arba „Trustpilot“ vietinius „man with van“. Tačiau jie gali būti užimti, todėl geriau susitarti iš anksto per savo pervežėją. Jie dažnai turi kontaktus vietinių subrangovų.

Kas daryti su atliekomis (pakavimo medžiagomis)?

Negalima tiesiog mesti ant gatvės. JK yra griežtos atliekų rūšiavimo taisyklės. Paprašykite pervežėjo, ar jis gali išvežti dėžes atgal, arba raskite vietinį „recycling centre“. Baudos už šiukšlių mėtymą didelės.

Ar reikia pranešti apie perkėlimą savo klientams?

Žinoma, tai ne tiek logistika, kiek reputacija. Nustatykite automatinį atsakiklį el. pašte, kad žinotų, jei atvyksite pasiimti dokumentų, o jų ten nebus. Biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę taip pat reiškia verslo ryšių perkėlimą.

Ką daryti, jei sugado biuro technika iškrovos metu?

Jei turite draudimą, rašykite pranešimą iš karto (su nuotraukomis). Jei ne... tai bus brangi pamoka. Visada patikrinkite, ar technika veikia prieš išsivežant ir iš karto po iškrovimo.

Ar verta vesti savo automobilius?

Jei įmonės automobiliai – taip, bet reikia keisti numerius ir registruoti JK. Tai papildomas galvos skausmas. Biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę dažnai apima ir technikos perkėlimą, bet automobilius geriau parduoti čia ir nusipirkti ten, išvengsite techninių patikrų (MOT) niuansų.

Ar saugu palikti daiktus naktį sunkvežimyje?

Nerekomenduojama. Jei kelionė sustojo nakvynei, rizikuojate. Geriau, kad sunkvežimis stovėtų saugioje aikštelėje. Vieną kartą (girdėjau iš kolegos) pavogė dėžę su kompiuteriais, kai vairuotojas užmigąs degalinėje.

Ką daryti, jei vairuotojas nekalba angliškai?

Dauguma tarptautinių vairuotojų kalba rusiškai arba lietuviškai, bet su muitininku kalbėti turi sugebėti angliškai. Jei ne – reikia brokerio pagalbos. Būna komplikuota, bet dažniausiai išsiverčia gestais.

Pabaigai: ką daryti paskutinę dieną?

Patikrinkite, ar nieko nepalikote senose patalpose (spintelėse, po stalais). Išjunkite elektros šaltinius. Užrakinkite duris. Atsisveikinkite su kaimynais. Biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę baigiasi tada, kai senos durys užsidaro.

Taigi, kaip planuoti biuro kraustymą į Jungtinę Karalystę, kad neišprotėtum? Nėra stebuklų, tik geras planavimas, realumo jausmas ir kantrybė su dokumentais. Nepasikliaukite pažadais, kad „viskas įvyks patys“, dirbkite su žmonėmis, kurie turi patirties, ir tikrai turėkite atsarginį planą (ir pinigų) nepageidaujamiems nustebimams. Sėkmės jums ten, reikės jos.