Kaip perkraustyti biurą į Angliją be rūpesčių? Tiesioginio eksperto patarimai

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis ir galiu pasakyti viena – logistika, ypač kai eina kalba apie perkraustymus į užsienį, niekada nevyksta taip lygiai, kaip mums visiems norėtų. Po „Brexit“ viskas pasikeitė, ir jeigu anksčiau tiesiog užkraudavome sunkvežimį ir važiavome, tai dabra reikia galvoti apie deklaracijas, muitinę ir tūkstantį smulkių dalykų, kurie gali sugadinti jūsų planus. Tačiau nereikia nerimauti, viskas įmanoma, jei žinai, ką tiksliai daryti. Šiame straipsnyje pasakysiu jums tiesiogiai, kaip kaip perkraustyti biurą į Angliją be rūpesčių, nepaisant visų tų biurokratinių kliūčių, kasdien iškylančių kelio tiesiai į Londoną ar Mančesterį.

Tiesa, sakoma „be rūpesčių“, bet tai visada yra santykinė sąvoka. Jūs turite pasirūpinti dėžėmis, o mes – transportu. Buvo atvejų, kai klientai pasiruošę puikiai, o vairuotojas užstrigs ant pralaidos Francūzijoje ir viskas pavėluoja dieną. Bet yra ir geresnių istorijų. Būna, klientai iš viso nebedomi procesu, o tik atiduoda raktus ir susiruošia skrydžiu. Taigi, svarbiausia – rasti patikimą partnerį, kuris nepraranda galvos, kai muitininkas klauso „koks šito serverio serial numeris“. Sužinokite toliau, kaip išvengti tipiškiausių klaidų ir kas iš tikrųjų laukia jūsų kelionėje.

Dokumentai ir biuro perkraustymas į Angliją: kas pasikeitė po „Brexit“

Ar reikalingas EORI kodas perkraustant biurą?

Taip, be EORI (Economic Operators Registration and Identification) kodo dabar praktiškai neįmanoma nieko legaliai vežti tarp ES ir JK. Tai kaip asmens kodas įmonei muitinėje. Be jo jūsų krovinys gali būti užstrigęs pasienyje ne vieną dieną, o mokesčiai už sandėliavimą suskaičiuojami kiekvieną valandą. Dauguma klientų apie tai sužino tik tada, kai sunkvežimis jau stovi prie Kelso uosto ir niekur negali eiti toliau. Geriausia pasidaryti iš anksto, tai paprasta procedūra internetu, užtrunka kelias minutes, bet sutaupo nemažai nervų vėliau.

Ką daryti su Muitinės deklaracijomis ir kienos tai atsakomybė?

Tai yra viena sudėtingiausių dalių kalbant apie tai, kaip perkraustyti biurą į Angliją be rūpesčių. Deklaracijas turi pateikti eksportuotojas – tai jūsų Lietuvos įmonė. Tačiau dažnai pervežėjai gali tai padaryti už jūsų, kaip tarpininkai. Jei nesate susidūrę, patartina nebandyti daryti patys, nes klaidos kainuoja brangiai. Yra specialios programėlės, bet čia reikia žinių. Geriau tartis su logistika, kad jie imtų šią skausminę dalį į savo rankas. Tada tik tikrinatės, ar viskas tvarkingai, o ne užpildote audruotas formas vidurnaktį.

Ar reikia mokėti PVM (AVS) arba importo mokesčius?

Jei pervežate įrangą, kuri priklauso jūsų įmonei ir ji buvo nupirkta Lietuvoje (ES), tai tai laikoma perkėlimu tarp savo padalinių. Importo mokesčiai neturi būti mokami, jei pateikiate teisingus dokumentus, įrodančius nuosavybės teisę ir kad tai ne prekyba. Bet čia yra viena „asta“. Muitinė gali abejoti, jei įranga sena, be dokumentų. Tada gali tekti įrodinėti, kad tai ne parduodamas krovinys. O jei vežate naujus daiktus, kur dar nebuvo SF išduota, tai bus importas su mokesčiais.

Kas daryti, jei trūksta kai kurių duomenų apie techniką?

Tai reali problema. Buvo atvejis, kai vienas vadybininkas neįrašė serverių serijinių numerių, ir anglai uždėjo rizikos garantiją (kaip depozitą), kol mes nesuraiše viską. Dabar viską darome iš anksto: prašome klientų fotografuoti etiketes su numeriais. Taip, tai papildomas darbas jums, bet pasitikėjimui – verta. Jokių „nežinau, kur dingo numeris“ variantų nebeišlaikys. Britai dabar yra labai griežti dėl tikslumo, jei kas nesutampa – deklaracija grąžinama perdirbti.

Ar sunku suformuoti eksporto kvitą (EX1)?

Nebūtinai sunku, bet reikia kantrybės. EX1 dokumentas reikalingas išvykstant iš Lietuvos (ar kitos ES šalies). Jis patvirtina, kad prekės išvyko iš ES rinkos. Be to, negalite įvežti prekių į JK. Šį kvitą suformuoja deklarantas, vėl gi, arba jūs, arba pervežėjo atstovas. Svarbu, kad jis būtų uždarytas (gautos „palaiduotos“) iki to, laiko, kai krovinys atvyksta į Angliją, kitaip gali būti baudos.

Ar gali būti problema su duomenų apsauga (GDPR)?

Tai nėra tiesiogiai muitinės klausimas, bet svarbu dėl biuro perkraustymo į Angliją. Vežant kompiuterius su serveriais, tūkstančiai failų keliauja kartu. Jei krovinys dingtų (o tai nutinka, deja), tai būtų didžiulis nusiskundimas. Tokiu atveju reikėtų užtikrinti, kad standartiniai diskažiūkliai jau nebūtų, arba kad duomenys būtų užšifruoti. Aš visada primenu, neperkraškite jautrių dokumentų be saugumo, jei neprivalote. Nutikęs dalykas, kai viena firma nešiojo visus darbuotojų duomenis paprastose dėžėse.

Biuro įrangos ir baldų pervežimas: kaip išvengti brangių griovimų

Kaip tiksliai sužinoti, kiek dėžių reikės?

Niekada neįmanoma pasakyti 100 proc. tiksliai iš galvos, nebent jūs turite pakluotas patalpas. Dažniausiai įsivaizduojam, kad dėžių mažiau, nei išeina iš tikrųjų. Geriausias būdas – suskaičiuoti kvadratūrą ir padalinti iš 2 arba 3, gausite apytikslį dėžių kiekį (jei vidutinis dydis). Bet visada darykite rezervą 10-15 proc. Klientai dažnai pamiršta apie mažus daiktus – puodelius, popierius, spalvotukus. Tai užima daugiau vietos negu atrodo.

Ar saugu vežti kompiuterius, monitorius ir serverius tiesiog dėžėse?

Asmeniškai nekalbėčiau apie saugumą, jei tiesiog įmetum į paprastas dėžes. Monitorius turi būti įpakuoti į „pūslių“ plėvelę (oro burbuliukus) ir uždėti į specialias TV dėžes. Serveriai – į pradinius kartonines dėžes. Jei jų nebėra, reikia sukonstruoti medinę dėžę (crate). Tai papildoma kaina, bet kai serveris kainuoja tūkstančius, neverta girianti. Gyvenime mačiau, kaip viena firma nuparkė 50 monitorių ant grindų sunkvežimyje – nuėjo į metalo laužą važiuojant per badą.

Ką daryti su ilgais biuro stalais ir patalpomis?

Juos reikia išmontuoti. Nėra tokio vairuotojo, kuris sutiktų vežti surinktą 3 metro ilgio stalą neįtrauktą, nes jis tiesiog neprilies į kėbulo „purvinąją“ dalį. Išmontavimas ir užrakinimas originaliose pakuotėse yra geriausias variantas. Jei originalių nebėra, naudojame „odžius“ (storas kartonas) ir užjuosiam juos juosta. Svarbu uždėti žymes, kurios dalis priklauso kuriam stalo, kad surinkimas Anglijoje neuktų į galą.

Kur geriausia gauti pakavimo medžiagas?

Galima nusipirkti parduotuvėse, bet tai kainuoja šaunuoliškai. Jūsų tikslas – biuro perkraustymas į Angliją be rūpesčių (ir be per didelio išlaidavimo). Paprasčiausias būdas – kreiptis į mūsų, mes turime dėžių parką, jas išduodame nuomos pagrindu. Arba paieškoti prekybos centrų sandėliuose, jie dažnai išmeta dideles tvirtas dėžes po buities prekių. Tik atkreipkite dėmesį, kad dėžės būtų sausos. Drėgnos dėžės iš karto susilieja sunkvežimyje.

Ar reikia išsimokėti už baldų išmontavimą?

Jūs galite tai padaryti patys, jei turite savo technikų, bet paprastai tai daro mūsų komanda. Tai užtrunka daug laiko. Vieną kartą klientai tikėjosi, kad „pameistras“ išmontuos viską per 2 valandas. Jie praleido visą dieną. Vairuotojas negali laukti 10 valandų be mokesčio (laikas yra pinigai). Geriau įkainoti tai iš anksto ir leisti mums tai padaryti dieną anksčiau.

Kas nutinka su skaidriomis vitrinomis ar pavienėmis detalėmis?

Jos turi būti labai gerai apsaugotos. Stiklas plėšėjasi nuo vibracijos kelyje, o kelias Anglijoje (ypač M6 arba A14) nelabai geros kokybės vietomis. Dedam į dėžę, įterpiame putų tarpaičių, užsegam juosta. Jei tai didelė vitrina – darome medinę rėmą aplinkui. Negaliu užtikrinti, kad nenukris joks niekas, jei einate pigiaisiais variantais. Ten jums tiesiog pasakys „gaila“, o ką darysite su jūsų klientais Anglijoje?

Kainos, terminai ir nepageidaujamos staigmenos

Kiek apytiksliai kainuoja biuro perkraustymas į Angliją?

Klausimas kaip „kiek kainuoja automobilis?“. Viskas priklauso nuo tūrio. Jei tai tik kelios dėžės ir kėdės, galima derėtis dėl dalinio krovinio (kai kiti klientai dalinasi viena sunkvežimi). Tai atvažiuoja pigiau. Pilnas biuras su 50 m2 – tai jau pilnas sunkvežimis (puspriekabė). Toks maršrutas nuo Vilniaus iki Londono gali kainuoti nuo 1500 iki 2500 eurų, priklausomai nuo kuro kainos ir to, ar reikia įvažiuoti į uždarą sandėlį (CFS London Docklands). Taip, brangu, bet kainos šiuo metu yra toks.

Kiek laiko užtrunka kelionė iki Londono ar Mančesterio?

Standartiškai, jei niekas neprisiveda, tai 3-4 dienos. Pirmą dieną pakrovimas Lietuvoje, antrą – kelionė per jūrą (Kalis-Keletas arba Duisburgas-Imingamas), trečią – iškrovimas Anglijoje. Bet realybėje taip: vairuotojas gali pavėluoti keltuose (priešpūtis), gali būti didelis eismas M25 žiede. Tada iškrovimas gali persikelti į ketvirtą dieną ryta. Nesižadėkite, kad viskas bus iki pietų, geriau planuokite su atsarga.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia važiuoti į London centrą (ULEZ zona)?

Žinoma. Londonas dabar turi ULEZ (Ultra Low Emission Zone) ir Congestion Charge zonas. Mūsų sunkvežimiai yra šiuolaikiniai, tačiau mokesčiai vis tiek tenka mokėti kas dieną. Be to, centrinėje Londono dalyje sunkvežimiams važiuoti draudžiama be specialių leidimų (išimtys labai retos). Todėl dažniausiai iškrauname užmiestyje esančiuose sandėliuose ir tais pačiais mažesniais sunkvežimiais (7.5 t) arba furgonais vežame į centrą. Tai pasidaro brangiau – dvigubas perkrovimas.

Kada reikia apmokėti pervežimo paslaugas?

Dauguma firmų dirba taip: 50 proc. avansas sutartant, likę 50 proc. – kai krovinys pasiekia tikslą arba prieš išvykstant. Aš asmeniškai visada primenu, kad sutartyje būtų parašyta aiškiai – ne mokėti, kol neįvykta. Būna atvejų, kai reikalauja 100 proc. iš karto – tada veltui įsileidžiate signalą, kad kažkas ne taip. Geriau laikyti pinigus rankose, kaip garantiją. Pasitikėjumas turi būti dvipusis.

Ar yra kuro priedlaida ir kaip ji veikia?

Taip, kuro kaina keičiasi kaip orai. Dažniausiai sutartyje nurodome bazinę kainą (pvz., 1,20 Eur/l), o jei kuro kena (pvz., tampa 1,50 Eur/l), tai taikoma priedlaida prie galutinės sumos. Tai standartinė praktika Europoje. Niekas nenori vežti su nuostoliu. Reikia pasitikrinti paskutines savaites, kokia kuro kaina, kad nesusitiktum su staigmena paskutinę dieną. Ką jau kalba, šiais metais kuras vėl brangsta.

Vairuotojai, logistika ir kas vyksta kelyje

Ar vairuotojas padės krauti ir iškrauti?

Jei kalbame apie pilną sunkvežimį (FTL), tai vairuotojas dažniausiai padeda tik paskirstyti krovinyje, kad neiškristų (apkalė). Jis nebus vadybininkas su kėdėmis rankose. Jis eina į būdą. Jei jums reikalingi „rankos“, reikia užsisakyti „menedžerio“ paslaugas arba papildomus krautojus abiejuose galuose. Nemanau, kad vairuotojas, kuris važiavo 10 valandų, norės nešti 20 kg dėžes aukštyn žemyn laiptais.

Kas vyksta, jei keltuose (Calais/Dover) užstrigs eilės?

Tai nuolatinė bėda. Buvo kartas, kai vairuotojai praleido po 36 valandas po atvira dangumi laukiant patikros. Dabar situacija šiek tiek pagerėjo, bet „Brexit“ reikalauja, kad vairuotojas turi teisingą pasą ir vizus. Jei trūksta dokumento, jį privers grįžti atgal. Mums tai reiškia ne tik vėlavimą, bet ir papildomų išlaidų (dienpinigiai, kuras). Todėl tikriname dokumentus dar Lietuvoje.

Ar vairuotojai su savo maistu ar juos reikia maitinti?

Profesionalūs vairuotojai turi savo virtuvėles kabinoje – tai jų namai. Jie patys ruošia maistą, taip sutaupydami pinigų ir laiko (nebereikia važiuoti į užeigas). Tačiau jei užsibūna ilgiau nei planuota (dėl techninių problemų ar kliento kaltės), gali tekti mokėti dienpinigius. Tai ne mūsų problema, jei klientas vėluoja atiduoti raktus nuo sandėlio.

Kurį maršrutą renkatės: Kalis-Keletas arba per Vokietiją?

Viskas priklauso nuo to, kur Anglijoje reikia važiuoti. Jei į Londoną, Kalis ir Doveris yra standartas – trumpiau jūra, daugiau keltų. Jei į šiaurę (Mančesteris, Liverpulis), tada vertina eiti per vokiškus uostus (Rūgenė, Imingamas arba Tyne). Yra ir trečias variantas – per Olandiją (Emshevenas). Pas mus, logistikoje, stengiamės rasti pigiausią ir greičiausią variantą tuo momentu. Kartos kainos svyruoja kas savaitę.

Ar galima sekti, kur dabar yra mano turtas?

Taip, beveik visi sunkvežimiai turi GPS sekimo sistemas. Aš galiu parodyti jums nuorodą, kurioje matote, kur dabar važiuoja vairuotojas (pavyzdžiui, stovi prie Dublino arba važiuoja per Belgiją). Tai duoda ramybės. Dar svarbiau, jei kas nutinka (kelio eismas, avarija), mes sužinome iš karto ir galime skambinti klientui, o ne laukti, kol jis pats skambins supykęs.

Pavojai ir realios situacijos (ko reikia vengti)

Kas nutinka, jei turtas sugenda kelyje?

Jis apdraudžiamas CMR draudimu. Tačiau CMR draudimo limitas dažniausiai yra apie 10 EUR/kg arba kažkiek tūkstančių eurų sutartyje. Jei vežate brangią įrangą (serveriai), būtinai reikia deklaruoti didesnę vertę. Kitu atveju, jei sugenda 10 tūkst. vertės serveris, o draudimas sumoka tik 1 tūkst., likusią dalį gali tekti ieškoti iš pervežėjo teisme. Ir tai, pasakykime, nėra tas biuro perkraustymas į Angliją, kurį norite patirti.

Kokios yra dažniausios problemos su nepatikimomis firmomis?

O čia aš galiu pasakyti daug. Yra firmų, kurios dirba „be popieriaus“. Jie pasako, „važiuojam pigiai, viskas gerai“. Kai atvykstate į Angliją, jie reikalauja papildomo pinigų (prirašius sumą be jokios priežasties) arba tiesiog išsijungia telefonus. Vienas klientas taip neteko 3 dėžių su svarbiais dokumentais – vairuotojas tiesiog juos metė poilsio vietoje prieš Angliją ir išvažiavo. Vengkite „lietotarnos“ užsakymų be sutarčių.

Ar apima draudimas ir pačius darbuotojus?

Ne, CMR draudžia tik turtą. Jei vairuotojas nukrenta nuo laiptų nešdamas jūsų spintą, tai yra jo arba įmonės rizika. Darbuotojų draudimas yra atskira istorija. Mums niekada nebuvo tokių incidentų, bet esame pasiruošę. Verta pasitikrinti, ar įmonė turi civilinės atsakomybės draudimą (angliškai „Public Liability Insurance“). Tai apsaugo, jei netyčia sulaužote kaimyno grindis Anglijoje iškraudami.

Kas daryti, jei Anglijoje nesugeba iškrauti (pvz., netelpa į liftą)?

Tada reikia skubiai ieškoti sprendimo. Kartais reikia samdyti kraną (labai brangu). Kartas nuo kada, kai klientas pasakė „viskas telpa liftu“, o paskui atėjo 3 metrų ilgios spintos. Tokiu atveju reikia mokėti už laukimą vairuotojui. Geriausia išmatuoti viską iš anksto. Jei neįsivaizduojate, kaip kas įeis, užduokite klausimą mums arba dar geriau – nufotografuukite liftą su atmerktomis durimis ir matmenimis.

Ar gali būti, kad dėžės pradingsta arba sumaišomos?

Taip, jei krovinys daliniam. (Ai, turiu omeny ne tose situacijose kur važiuoja atskiras sunkvežimis). Kai kelių klientų daiktai važiuoja viename kelyne, gali nutikti, kad dėžė nukrypsta į kitą miestą, jei etiketės nėra aiškios. Todėl visada spausdinkite kelias etiketes ant kiekvienos dėžės – viršuje ir šone. Nurodykite ne tik „Biuras“, bet ir „Vilnius-Londonas, A. Jonaitis“. Labai padeda.

Galvojau apie tai, ar verta viską vežti ar nupirkti naują Anglijoje?

Klausimas labai geras. Kartas pervežimas kainuoja tiek pat, kiek kainuotų nupirkti naudotus baldus vietoje. Ypač jei kalbame apie pigius stalus ir kėdes. Bet jei tai brangūs dizainerių baldai ar specialūs serveriai, tai naturally reikia vežti. Taip pat verta atsižvelgti į laiką – užsisakyti baldus Anglijoje gali užtrukti mėnesį, o perkraustyt galite per savaitę. Svarbu suskaičiuoti, kas jums brangiau – laikas ar pinigai.

Ar įmanoma visiškai nieko nedaryti ir vis tiek įvykdyti kaip perkraustyti biurą į Angliją be rūpesčių?

Mes turime paslaugą „Raktais rankose“. Jūs tiesiog paliekate biurą atidarytą arba duodate mums raktus. Mūsų komanda atvyksta, supakuoja viską, susirašo inventoriaus sąrašą, užkrauna, veža, iškrauna Anglijoje ir netgi išdeda ant stalų (jei sutarta). Jums belieka atvykti į naują biurą ir dirbti. Tai brangiausias variantas, bet jei jūsų laikas vertas daugiau nei 1000 eurų – tai tas sprendimas.

Ar yra kokių nors draudžiamų daiktų ką vežti?

Negalima vežti pavojingų medžiagų (degalų, chemikalių), ginklų (be leidimų), alkoholio dideliais kiekiais be licencijos. Taip pat reikia atsargiai su maistu – mūsų įstatymai draudžia vežti gyvūninių produktų. Jei turite biuro „barą“, geriau išgerti arba palikti čia, nes jei muitinė randa duonos ar keptos mėsos, visą krovinią gali konfiskuoti dėl sanitarijos. Taip, yra tokiais atvejai.

Kaip elgtis, jei Anglijoje nėra kas iškrauti?

Tai jūsų atsakomybė užtikrinti, kad kažkas būtų. Klientas pasakė „mes susitarsime“, o paskuddienai niekas nepasirodė. Vairuotojas negali laukti nemokamai 5 valandų. Jis turi važiuoti toliau į kitą užsakymą. Tuomet gali tekti vežti atgal į Lietuvą arba sandėliuoti Anglijoje. Sandėliavimas Anglijoje yra milžiniškai brangus (London centre net 200 GBP per dieną). Būtinai sužinokite, kas atiduos duris.

Išvada

Taigi, jeigu klausiate, kaip perkraustyti biurą į Angliją be rūpesčių, atsakymas labai paprastas – pasiruoškite iš anksto ir neklyskite į pigių pasiūlymų spąstus. Po „Brexit“ tapo aišku, kad geriausia draugystė su dokumentais. Patirtis rodo, kad dauguma problemų kyla ne iš techninių gedimų, o iš to, kad klientai manyje: „Tai gi tik baldai, čia ne raketa“. Tačiau užsienio reikalai yra griežti. Tikslus planavimas, geros dėžės ir pasitikėjimas transportuotoju leis jums mėgautis kava Londone, o ne nekantriai laukti vairuotojo skambučio.

Nebijokite klausti klausimų, net tų kvailų. Manas galiu tik pasakyti, kad geriau 100 kartų paklausti apie dėžių dydį nei vieną kartą netyčia užmiršti apie AVS mokėjimus. Sėkmės jūsų naujam gyvenimui Anglijoje, tikiuosi, jūsų biuras įsikurs be jokių didelių nusižvalgymų. Visada pasirodo, kad po to, kai viskas atvyksta į vietą, galima kvėpuoti laisviai.