Kaip perkraustyti archyvus ir dokumentus į Londoną? Patirtis be lakštų

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų, ir galiu pasakyti viena – klausimas, kaip perkraustyti archyvus ir dokumentus į Londoną, visada kelia daugiau galvos skausmo nei įprastas baldų vežimas. Žmonės mano, kad popieriaus nėra daug, kol jie nepradeda stumti dėžių su senais įrašais. Paprastai viskas vyksta sklandžiai, bet kartais nutinka situacijų, kai nori plaukti galva. Turiu omenyje Brexitą, kuris vis dar sukelia chaosą sienose, ir tas pačias vairuotojų dienas, kai jie tiesiog nenusprendžia kur važiuoti. Štai jums realus vaizdas, kaip tai vyksta be jokių gražių žodžių.

Tiesą sakant, kai klientai klausia apie kaip perkraustyti archyvus ir dokumentus į Londoną, aš visada pradedu nuo pakavimo. Popierius yra sunkus, o drėgmė – priešas. Vieną kartą važiavome pro Belgiją, kai pradėjo lyti kaip iš kibiro, ir klientas buvo užklijavęs dėžes tik lipnia juosta. Lucky, turėjome pleistrus, kitaip visi tie seni sandėrio sąskaitos būtų virtę mase. Taigi, jei planuojate siųsti svarbius popierius į UK, geriau pasiruoškite rimtai, o ne tik tikėkite, kad "kažkaip nuplauks".

Pagrindai ir kainos (ir kodėl viskas brangsta)

Kiek kainuoja perkraustymas į Londoną?

Kainos šiuo metu šokinėja kaip šuo ant karšto asfalto. Viskas prasideda nuo tūrio, bet jei kalbame apie dokumentus, tai dažniausiai svoris lemia. Paprastai už kilogramą reikia mokėti nuo 1 iki 3 eurų, priklausomai nuo to, ar tai pilnas konteineris, ar tik keletas dėžučių. Degalai kainuoja milžiniškus pinigus, o ir Dunojaus tilto mokesčiai (jei važiuojame per Vokietiją) nebe tokie maži. Taigi, jei kas jums sako, kad gali atvežti už pusę batų, tikriausiai jis vairuos seną "vandens vandens" ir niekas nebegarantuos, kad jūsų sutartys atkeliaus sausos.

Ar reikia specialios transporto priemonės?

Ne visada. Jei tai tik kelios dėžės, užtenka paprasto furgono. Bet jei perkraustote visą įmonės archyvą, kuris stovėjo rūsyje 10 metų, tada geriau turėti sunkvežimį su liftu. Vieną kartą teko vežti archyvus, kurie buvo tiek dideli, kad netilpo į standartinį 3,5 tonų furgoną. Teko skambinti draugams ir ieškoti didesiojo "švedo". Vairuotojas tada keikėsi visą kelią, nes dėžės buvo netvarkingai padėtos ir griūdavo į jį kiekvieną kartą, kai sustodavo šviesoforuose.

Kodėl kainos skiriasi tarp firmų?

Nes vienos firmos moka mokesčius, kitos – ne. O kai kurios tiesiog apgaudinėja. Esu matęs daugybę "puskapių" įmonių, kurios pažada "pigiausia rinka", o paskui atkeliauja ir prideda "kraunimo mokestį", "iškraunamo mokestį" ir dar "kavos mokestį" vairuotojui. Rimta pervežimo įmonė visada iš karto pasakys, ką įtraukia kaina. Jei jie vengia atsakyti į klausimą apie papildomus mokesčius, bėkite. Kaip perkraustyti archyvus ir dokumentus į Londoną pigiai? Tik jei patys juos vežate savo automobiliu, bet tai nėra practical.

Ar galima derėtis dėl kainos?

Galima, bet ne visada. Jei turite 20 dėžių ir jos telpa į tuščią furgoną, kuris važiuoja į Londoną ir taip, galima gauti nuolaidą. Mes dažnai taip darome, jei tik turime vietos. Bet jei reikia specialaus užsakymo, tada kaina yra kaina. Nereikia girtis ir bandyti numesti 50 proc., nes tada mes tiesiog pasakys "nedėkoti". Darbas turi būti apmokamas, o mūsų laikas taip pat brangus.

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Standartiškai tai trunka apie 4-5 dienų, jei viskas vyksta pagal planą. Bet jei įvyksta eismo įvykis arba D. Britanijos muitinės užkliūna, gali užtrukti ir savaitę. Prisimenu vieną atveją, kai mūsų vairuotojas užstrigo ties Doveriu 3 dienas dėl vėjo. Vėjas? Anglijoje? Taip, vėjas nupūtė kelis kamščius į jūrą. Tai realybė, su kuria susiduriame. Geriau planuokite savaitę atsargiai.

Pakavimas ir paruošimas (kad nenukentėtų)

Kokia dėžės geriausia tinka dokumentams?

Stiprios, storos, dvigubos sienelės. Nenaudokite senjorų iš Kauflando, kurios pradeda byrėti, kai įdėti trys knygos. Popierius yra labai tankus, ir viena maža dėžė gali sverti 20 kg. Jei dėžės dugnas iškris, tai bus siaubas. Aš visada rekomenduoju įsigyti specialių archyvavimo dėžių (tokių su dangteliais), jos tvirtos ir vienodo dydžio, todėl lengviau krauti į furgoną.

Ar galima dėti dokumentus į plastikinius krepšius?

Niekada. Niekada nedarykite taip. Plastikiniai krepšiai slysta, jie susiplečia, o popierius juose susilanksto. Be to, jei ant krepšio pateks lietus (o Londone lyja dažnai), visas turinys sugadintas. Vienas klientas taip padarė – visus sutartų originalus į "Maxima" maišus. Atvyko, o ten vienas didelis popieriaus masės kamuolys. Nemanau, kad jis mums atsidėjo už tą naktį, kai praleidome viską išdžiovinant ventiliatoriumi.

Kaip uždaryti dėžes?

Lipnia juosta. Daug lipnios juostos. Ne ta, kuri nutrūksta po pusės metro. Užklijuokite visas siūles, ir dar viršų ir apačią kryžiumi. Vairuotojai (o ypač tie, kurie dirba jau 20 metų ir turi nusistovėjusias žinias) gali nešti dėžę už vieno krašto, jei ji atrodo tvirta. Jei ji atsivers, jūsų dokumentai sklys ant asfalto. Pasitikėkite manimi, aš mačiau, kaip vairuotojas spjaudo į rankas, kai dėžės atsiveria.

Ar reikia rūšiuoti dokumentus?

Būtina. Nerašykite "Dokumentai" ant kiekvienos dėžės. Parašykite "2015-2020 m. Sąskaitos" arba "Darbuotojų aktai". Kai atkeliausite į Londoną ir reikės rasti vieną lapą, nenorėsite peržiūrėti 50 dėžių. Kaip perkraustyti archyvus ir dokumentus į Londoną taip, kad vėliau nepradėtum šaukti? Žymėkite kiekvieną dėžę iš trijų pusių. Tai užtrunka valandą dabar, bet sutaupys dieną vėliau.

Ar reikia pašalinti metalines sąvaržas?

Tik jei jos labai didelės ir gali sulaužyti dėžę arba įsibrėžti į kitą krovinių. Bet paprastai archyvinės sąvarželės netrukdo. Jei turite didelių metalinių spintų su dokumentais, geriau išimti turinį. Metalinės spintos pervežti brangiau, nes jos sunkios ir neefektyvios užpildo erdvę. Vieną kartą vežėme spintą, kuri viršijo svorio limitą, ir teko mokėti kaip už sunkiasvorį metalą.

Kaip apsaugoti nuo drėgmės?

Įdėkite į dėžę kelias popierinius servetėles (ne plastikinius, jie sukuria kondensatą) arba specialias drėgmės sugeriančias granules. Anglija yra drėgna šalis. Net jei furgonas sausas, kai jį atidarysite prieš Londono namą, oras gali būti prisotintas vandens. Popierius turi savybę sugerti drėgmę kaip kempinė, o tai jau nieko gero.

Muitinė ir dokumentai (Brexit siaubas)

Ar reikia deklaracijos dokumentams?

Techniškai taip, nors dažniausiai tai "prekės be komercinės vertės". Tačiau po Brexito viską reikia deklaruoti. Mums reikia turėti sąrašą, kas yra dėžėse. Jei rašote "Archyvai", muitininkas gali sustabdyti ir klausti "Kokie archyvai?". Jie turi būti aprašyti kaip "Raštinės dokumentai", "Asmeniniai dokumentai" ir t.t. kitaip gali būti problemų.

Ar galiu įdėti dovanų į dokumentų dėžes?

Negerai. Jei muitinė randa maisto arba dovanų (pvz., drabužių) tarp dokumentų, gali pradėti tikrinti viską labai detaliai. O jei randa maisto produktų, visa siunta gali būti sunaikinta. Geriau laikyti taisyklę: dokumentai – dokumentai. Dovanos – atskirai. Nors kartais klientai įmeta šokoladą vairuotojui (kas yra normalu), bet tai turi būti viršuje, aiškiai matoma.

Ar turiu mokėti PVM ar mokesčius už dokumentus?

Paprastai ne, jei tai ne naujos knygos ar prekės. Naudojami dokumentai, asmeniniai archyvai paprastai yra be mokesčių. Bet... (čia aš visada abejoju) kartais muitinė užkliūna ant "kolekcinių" daiktų. Jei jūsų archyve yra senos, vertingos knygos arba autografai, tai gali būti traktuojama kaip kultūros vertybė ar prekė. Tada gali tekti mokėti. Geriau iš anksto pasakyti mums, kas ten yra ypatingo.

Kas nutinka, jei trūksta dokumentų?

Tada laukiate. Muitinė gali pasilikti siuntą kol geras ar blogas, kol pateiksite trūkstamus popierius. Vieną kartą teko laukti dvi savaites, kol klientas surado faktūrą, kuri buvo pasilikusi namuose Lietuvoje. Be jos muitinė neleido išleisti siuntos. Tai buvo baisus įvykis, nes klientas skambino kiekvieną dieną su klausimu "kur mano dalykai?".

Ar saugu siųsti originalus sutartis?

Rizikuota. Jei įmanoma, padarykite kopijas ir siųskite kopijas, o originalus pasilikite arba vežkite su savimi (rankiniame bagaže). Tačiau jei originalai turi būti ten (pavyzdžiui, teismo bylai), tada tikrai gerai užpakuokite ir apdrauskite. Prarasti originalą sutartį – tai didžiausia bėda, kuri gali nutikti. Mes visada patariame apdrausti tokias siuntas 100 proc.

Ar reikia vertimo anglų kalba?

Ne visada, bet jei turite techninių dokumentų arba medicininių, gali prireikti. Muitininkai dažniausiai supranta anglų kalba. Jei ant dėžės parašyta lietuviškai, mes pridedame lipduką angliškai. Tai mūsų darbas. Tačiau viduje dėžės gali būti ir lietuviškai, tai ne problema, jei tai ne pavojingos medžiagos.

Pristatymas Londono zonuose (ir kaip vairuotojai nusibodo)

Ar pristatote į patį Londono centrą?

Taip, bet už papildomą mokestį. Londono centras (Congestion Charge zone) yra košmaras vairuotojams. Reikia mokėti užvažiavimą, o vairuotojas ten gali prastovėti valandas tiesiškai ieškodams vietos parkui. Jei galima, geriau susitarti pristatyti į priemiesčį arba sandėlį, kur yra galimybė laisvai užsukti.

Kas yra "London Lorry Charge"?

Tai dar vienas mokesčias už sunkvežimius, kurie važiuoja į miestą. Jis brangesnis nei įprastas užvažiavimas. Dauguma klientų apie tai net nežino, o paskui stebisi, kodėl pristatymas kainavo 50 svarų daugiau. Aš visada įtraukiu šią išlaidą į sąskaitą, kad nebūtų jokių nep malonų staigmenų.

Ar vairuotojas padės išnešti dėžes?

Paprastai taip, jei tai nėra 50 dėžių į ketvirtą aukštą be lifto. Vairuotojas yra vairuotojas, ne krovikas. Jei reikia įvežti į pastatą be lifto, reikia susitarti apie pagalbą iš anksto. Vieną kartą vairuotojas atsisakė nešti dėžes į rūsį, nes ten buvo labai siauros laiptinės ir jis bijojo užsitempti nugarą. Teko kvieti vietinį "man with a van".

Kas jei nieko namuose nėra?

Tada vairuotojas palieka dėžes prie durų. Jis negali laukti valandų, kol jūs atvažiuosite iš darbo. Susitinkite laiku. Londono eismas yra chaosas, ir vairuotojas negali prastovėti prie jūsų namų, nes gausią baudą už stovėjimą. Mes visada pranešame, kiek maždaug bus, būkite pasiruošę.

Ar galima pristatyti į biurą?

Žinoma, tik reikia, kad ten būtų kas priimti. Reikalingas asmens kodas arba leidimas įvažiuoti į saugomą teritoriją. Jei biuras yra "Canary Wharf", ten visiškai kitos tvarkos – reikia užsiregistruoti kroviniui iš anksto. Be to, ten visi labai greiti, jei pavėluoti 5 minutes, gali tekti važiuoti ratu.

O jei aš tiesiog išsiunčiu paštu?

Tai kitas variantas. DHL arba UPS gali vežti dokumentus, bet jie brangiai imasi už sunkias siuntas. Archyvai, sveriantys 30 kg, kainuos milžiniškus pinigus kurjeriui. Mums pigiau, nes mes kombinuojame krovinius. Taigi, jei dėžių maža, siųskite paštu. Jei daug – kreipkitės į mus.

Problemos ir jų sprendimai (kai kas nors nueina ne taip)

Kas daryti, jei dėžė prarasta?

Pirmiausia, nepanikuokite. Kartais ji nuklysta į kitą furgoną arba lieka sandėlyje Vokietijoje. Mes turime sekimo sistemas. Vieną kartą dėžė su svarbiais dokumentais nuklydo į Dubliną. Kaip? Nežinau, vairuotojas turbūt užsimojo. Bet mes ją radome ir atvežėme atgal po savaitės. Tai retas atvejis, bet įvyksta.

Ar galiu padaryti draudimą?

Būtina. Ypatingai, jei tai verslo dokumentai. Draudimas padengia nuostolius, jei dėžės sudegs, nuskęs arba bus pavogtos. Nors pavogti archyvų retai kas nori (kas susirūpins senais sąskaitų kopijomis?), bet vis tiek rizika yra. Draudimas kainuoja nedaug, bet suteikia ramybės.

Kas daryti, jei dokumentai sugadinti?

Jei dėl mūsų kaltės (pvz., ant jų išsiliejo kuras), mes atsiprašome ir padengame žalą. Bet jei dėl jūsų blogo pakavimo (pvz., dėžės suiro), tada mes neatsakome. Todėl klausimas, kaip perkraustyti archyvus ir dokumentus į Londoną, yra ne tik apie transportą, bet ir apie tai, kaip juos uždėti į dėžę.

Ar galima susitarti dėl išėmimo iš sandėlio Lietuvoje?

Taip, mes turime partnerių, kurie gali atvažiuoti pas jus, surinkti dėžes ir nuvežti į mūsų sandėlį. Tai paprasta. Tereikia pasakyti, kur dėžės stovi. Vienas klientas paliko dėžes garaže, o raktą padėjo po kilimu. Nėra problema, mes susitvarkome (jei tik raktas ten tikrai yra).

Ką daryti su konfidencialiais dokumentais?

Jūsų atsakomybė užrakinti dėžes. Mes nežiūrime, kas viduje. Jei labai svarbu, galite uždėti plombas (plombas su numeriais). Atvykę galite patikrinti, ar plomba nėra pažeista. Tai duoda papildomą saugumo lygmenį, ypač jei vežate asmens duomenis ar finansines ataskaitas.

Ar galima siųsti kompiuterius kartu su dokumentais?

Galima, bet tada tai jau nebe "tik dokumentai". Tai mišrus krovinius, ir muitinė gaišti daugiau dėmesio. Geriau skirstyti. Kompiuteriai – elektronika, dokumentai – popierius. Taip greičiau ir mažiau problemų sienoje. (Nors kartą mes taip padarėme ir viską nuvežėme, bet vairuotojas buvo labai nervinas).

O jei aš norėčiau atvežti viską patys?

Tada jums reikės rinkti CMR draudimą ir eiti pro muitinę. Po Brexito tai nėra taip paprasta kaip anksčiau. Reikia deklaruoti viską, ką vežate. Jei turite tik kelias dėžes su knygomis, turbūt praeisite, bet jei pilnas furgonas archyvų, gali būti daug klausimų. Geriau patikėti profesionalams, kurie tą ribą kerta kas savaitę.

Kaip atpažinti gera vežėją?

Jis neklausia "ką reikia vežti?", o klausia "kas yra ypatingo?". Jis kalba apie muitinę iš karto. Jis neturi "slaptų" mokesčių. Ir jis nežada, kad atveš per dvi dienas (jei tai ne lėktuvas). Realistas vežėjas pasakys tiesą – 4-5 dienos, ir gali būti pavėlavimas. Tokiam žmogui galima patikėti savo archyvus.

Ar reikia mokėti iš karto?

Paprastai imame avansą 30 proc., o likutį – atlikus darbą arba prieš išvežant (prieš gavus dokumentus). Tai standartinė praktika. Jei kas reikalauja 100 proc. iš karto, būkite atsargūs. Nors jei tai labai maža siunta, gali būti ir 100 proc. iš karto. (Čia aš truputį pasigailėjau, nes mažoms siuntoms bankinių pavedimų mokestis didesnis nei pati siunta).

Kas nutinka su dėžėmis po pristatymo?

Jos jūsų. Mes jas neima atgal. Jei norite, galime išvežti tuščias dėžes (už papildomą mokestį), bet dažniausia klientos jas palieka arba išmeta. Londono šiukšlių ivežimas taip pat brangus, tad galbūt verta jas išlaikyti, jei reikės kažko ką nors vežti atgal.

Galima užsakyti ekspresinį pervežimą?

Galima, bet tai kainuos kaip sparnas. Reikės specialaus vairuotojo, kuris važiuos tiesiai be sustojimų. Paprastai tai nėra būtina dokumentams, nebent jie yra teismo bylai rytoj. Tada jums reikės ne mūsų, o kurjerio su lėktuvu.

Ar galima sekti siuntą realiu laiku?

Mes duodame nuorodą į vairuotojo telefoną arba GPS. Bet ne visada tai veikia tiksliai. Už Calais dažnai prarandame signalą arba vairuotojas užmiršta įjungti. Bet dažniausiai žinome, kur jis yra apytiksliai. Jei jis neatsiliepia daugiau kaip 4 valandas, tuomet pradedame rūpintis.

Ką daryti, jei atvykęs randu trūkstamą dėžę?

Skambinkite mums iš karto. Patikrinsime vaizdo įrašus iš sandėlio (jei tokių turime) arba su vairuotoju. Kartais dėžė lieka furgono gale po kitų dėžių. Viskas surandama, jei nebuvo vagystės. Vagystės retos, bet įvyksta, ypač jei furgonas stovi neapsaugota vietoje.

Ar reikia rūpintis dėžių utilizavimu?

Jei kalbame apie Londoną, tai taip, jums teks jas išmesti. Lietuvoje galima susirasti kurį nors, kas ims panaudotas dėžes nemokamai. Anglijoje viskas už pinigus. Taigi, jei dėžių daug, susiraskite vietinį "recycling center" arba paklauskite mūsų vairuotojo, gal jis žino kur numesti.

Paskutiniai patarimai

Visada turkite kopijas. Niekada nekeliaukite originalų, jei galite išvengti. O jei keliate, rūpinkitės pakavimu. Kaip perkraustyti archyvus ir dokumentus į Londoną sėkmingai? Pasitikėkite savo jausmais pasirinkdami firmą, o ne tik mažiausia kaina. Kartai pigiau iš viso nevežti.

Išvada

Na, tiek mano pamokos. Tai ne rocket science, bet reikalauja kantrybės ir dėmesio. Svarbiausia yra suprasti, kad popierius yra jautrus ir sunkus, o kelionė pro Angliją dabar yra sudėtingesnė nei buvo prieš 5 metus. Jei viską gerai suplanuosite ir užpakuosite, jūsų archyvai atkeliaus sausi ir laiku. O jei ne... geriau tada neturėtų svarbių dokumentų tų dėžėse. Sėkmės susidorojime su biurokratija ir Londono tiltais.