Kaip pasiruošti biuro perkraustymui į Angliją? Mūsų patarimai iš praktikos

Dirbu jau beveik dvidešimt ketverius metus tarptautinių pervežimų srityje, o biuro perkraustymas į Angliją visada sukelia daugiau galvos skausmo nei atrodo iš pradžių. Nesenai vienas klientas viską pamiršo paskutinę minutę, tai teko gelbėti situaciją su kroviniu, kuris stovėjo pasienyje be reikiamų dokumentų. Reikia suprasti, kad po „Brexit“ vis pasikeitė – nebėra tie paprasti reikalai, kai tiesiog užkrauni ir važiuoji. Čia reikia tikslumo, dokumentų ir kantrybės, nors ir aš kartais susiraukiu plaukus, kai muitinė užstrigta. Tad štai jums mano trumpas vadovas, kaip išvengti tų klaidų, kurias matau kasdien.

Bendrai apie tą šūdą (ir ne tik)

Kada pradėti ruoštis biuro perkraustymui į Angliją?

Sakyčiau, kuo anksčiau, tuo geriau, idealiai mažiausiai mėnesį iki datos. Matyt, aš jau per senas šitai daryti, bet stresą mėgstu išvengti. Jei laukiate paskutinės savaitės, gali būti, kad reikės brangiausio ekspresinio krovinio, o tai kainuos kaip nupirkta nauja mašina. Taip pat, dokumentų surinkimas dabar trunka ilgiau dėl tų visų britų procedūrų. Nereikia būti pranašu, kad suprastum – planavimas čia pusė sėkmės, ypač kai kalbame apie biuro perkraustymą į Angliją.

Ar verta samdyti firmą ar daryti patys?

Nesu tikras, ar verta rizikuoti su savo jėgomis, jei turite daug technikos. Biuro perkraustymas į Angliją nėra tiesiog baldų vežimas, čia yra atsakomybės klausimas. Vienas klientas nevažiavo su mumis, pasamdė ką nors pigiau, ir galų gale serveriai nukrito važiuojant per bumpą. Geriausia pasirinkti tiekėją, kuris žino, ką daro, ir turi draudimą. Neklausote, kiek kainuoja jūsų nervai, kai kažkas dingsta kelyje? Taip, kaina gali būti didesnė, bet ramybė brangesnė.

Kiek tai apskritai kainuoja?

Klausimas, į kurį neįmanoma atsakyti tiesiogiai. Biuro perkraustymas į Angliją priklauso nuo tūkstančiai dalykų – nuo to, kiek turite kvadratinių metrų, iki to, ar reikia kelti pianiną. Paprastai pradedant nuo 2-3 tūkstančių eurų, jei tai mažas biuras, bet didelėms korporacijoms skaičiai lipa į dešimtis tūkstančių. Vieną kartą man teko vertinti, kiek kainuoja perkelti vieną archyvą su popieriais – tikėjau, kad tai bus pigu, bet svoris buvo milžiniškas. Geriau prašykite iškainiavimo, neatsižvelgdami į tuos skaičius, kurie matyti internete.

Kas dėl IT technikos – ar saugu?

IT technika yra pati jautriausia dalis. Biuro perkraustymas į Angliją reikalauja, kad serveriai būtų išjungti ir tinkamai supakuoti. Aš nemačiau, kad kas nors sėkmingai vežtų įjungtus kompiuterius be problemų – visada kažkas nulūžta. Reikia specialių dėžių su putomis, o ne paprastų kartoninių. Jei neturite patirties, geriau leiskite tai padaryti mūsų montuotojams, kurie žino, kuria pusiausvyra laikyti monitorių. Neklauskite mane, kodėl vienas klientas bandė vežti projektorių be dėžės... tiesiog nenuvilkite galvos.

Ar reikia iš anksto matuoti baldus?

Be abejo, taip. Niekada nejuokauju su matavimais, nes Anglijos laiptai gali būti siauresni nei lietuviški. Biuro perkraustymas į Angliją gali baigtis tuo, kad didžiulė konferencijos stalas neužlenda į liftą ar duris. Turiu omeny, kad geriau padaryti brėžinį ir patikrinti, ar viskas praeis. Vieną kartą teko išardyti sofą per langą, nes nebuvo kito kelio. Tai nėra malonus patyrimas nei klientui, nei mums.

Kas dėl darbuotojų asmeninių daiktų?

Tai visada problemos šaltinis. Darbuotojai mėgsta slėpti dalykus stalų stalčiuose. Biuro perkraustymas į Angliją reiškia, kad kiekvienas stalčius turi būti tuščias arba pažymėtas. Negalima vežti asmeninių vaistų, maisto produkų ar kažko panašaus be deklaracijos. Pasakykite savo žmonėms, kad namus pasiima patys, o ne mums. Kartais randame tokias keistas daiktas, kad net nežinau, kaip tai apibūdinti muitininkui.

Ar galima vežti cheminius skysčius (spalvas, tiražus ir t.t.)?

Tai pavojinga sritis. Biuro perkraustymas į Angliją draudžia vežti daugumą degiųjų ir toksinių skysčių be specialių leidimų. Spalvas, lakus, valymo priemones geriau palikti čia arba nusipirkti naujų Anglijoje. Nemanau, kad jums norės paaiškininėti britų muitininkui, kodėl jūsų sunkvežimyje kvepia benzolu. Geriau saugu nei gaila.

Dokumentai, muitinė ir Brexit (kaip visada sudėtinga)

Kokius dokumentus reikia turėti iš anksto?

Reikės krovinių deklaracijos, sandėliavimo sutarties (jei taikoma) ir transporto dokumentų. Biuro perkraustymas į Angliją dabar yra trečiosios šalies prekyba, tai viskas turi būti tvarkingai užpildyta. Jei trūksta vieno parašo, gali sustoti visa eilė. Aš pats kartais susipainioju su tais formatais, todėl visada patariu pasitarti su brokeriu. Neklauskite mane, kur gauti tuos visus blankus – jie keičiasi kas antrą mėnesį.

Kas yra EORI numeris ir jis tikrai būtinas?

EORI numeris... tikiuosi teisingai atsimenu pavadinimą. Tai kaip asmens kodas jūsų firmai muitinėje. Be jo biuro perkraustymas į Angliją tiesiog neįvyks, nes jie neleis kroviniui peržengti sienos. Užsiregistruoti dabar galima internetu, tai trunka kelias dienas, bet geriau tai padaryti iš anksto. Vieni mano klientai užmiršo tai padaryti ir jų kroviniu stovėjo Tilbury uoste savaitę. Tikrai nerekomenduoju rizikuoti, nebent jums patys mokėti sandėliavimą užsienyje.

Ar reikia mokėti muito ar PVM?

Daug kas mano, kad perkraustant biurą nieko nereikia mokėti. Biuro perkraustymas į Angliją, jei tai yra perkėlimas tarp filialų, gali būti be muito, tačiau PVM klausimas yra sudėtingesnis. Anglijoje PVM (VAT) skiriasi, o jums gali tekti mokėti importo PVM, kurį vėliau galima susigrąžinti. Tai nėra taip paprasta, kaip atrodo, geriau pasikalbėti su buhalteriu. Neklauskite manęs, kaip tai suskaičiuoti – aš vežiu, o nesuskaičiuoju mokesčių.

Kas atsitinka, jei dokumentuose klaida?

Klaida kainuoja laiko ir pinigų. Jei klaidingai nurodote kiekį ar svorį, biuro perkraustymas į Angliją gali būti sustabdytas patikrinimui. Tada mokate už sandėliavimą ir patikriną (kas gali būti labai brangu). Vieną kartą klientas parašė „biuro baldai“ vietoje detalaus sąrašo, ir jį iškrakštėjo visiškai. Geriau leiskite mums padaryti darbą tinkamai, nei bandyti išgelbėti laiką deklaracijos užpildyme.

Ar sunku gauti leidimus biuro perkraustymui į Angliją?

Leidimai patys savaime nėra sunkūs, bet biurokratija nuobodi. Biuro perkraustymas į Angliją reikalauja, kad visas turtas būtų deklaruojamas kaip „perkeliamas turtas“ (Transfer of Residence), bet tai galioja tik asmenims, o ne firmoms. Firmoms tai yra prekybinė operacija. Nereikia jų gąsdinti, bet reikia būti pasiruošusiam, kad gali tekti pateikti įrodymus, kad tai ne prekyba.

Kas dėl draudimo – jis apima viską?

Draudimas yra būtinas, bet jis neapsima viską. Biuro perkraustymas į Angliją apdraudžia krovinią nuo fizinių pažeidimų, bet ne nuo to, jei jūs pats blogai supakavote duomenų laikmenas. Skaitykite sutartį, ten daug smulkių raidžių. Aš mačiau, kaip vienas klientas bandė gauti pinigus už dingusią USB laikmeną, kurios niekas nematė. Tai neveikia taip.

Ar reikia inventoriaus sąrašo?

Inventoriaus sąrašas yra šventas gralis. Be jo joks biuro perkraustymas į Angliją neįvyks. Jis turi būti detalus, su svoriais ir, jei įmanoma, su serijiniais numeriais technikai. Negerai, kai sąraše parašyta „10 dėžių“, nes muitininkas nori žinoti, kas tose dėžėse yra. Užtruksite dieną jį sudaryti, bet tai pravers.

Logistika: kaip viskas telpa ir važiuoja

Kokį transportą rinktis – sunkvežimį ar furgoną?

Viskas priklauso nuo tūrio. Jei mažas biuras, tinka furgonas, bet dideliam biuro perkraustymui į Angliją reikės sunkvežimio su tentu. Atsimenu, kai vienas klientas norėjo sutaupyti ir pasirinko mažesnę mašiną – teko daryti dvi keliones. Tai išvis neapsimokėjo. Sunkvežimis taip pat saugesnis, nes jis uždaras, o ne kaip atviras priekaba. Pasiklauskite mūsų, mes išmatuosime ir pasakysime, kiek vietos tikrai reikia.

Ar galima vežti atskirą dalį kroviniu?

Galima, tačiau tai brangiau. Biuro perkraustymas į Angliją dažnai vyksta dalinio krovinio (part load) principu, kai vienoje mašinoje yra kelių klientų daiktai. Tai puiku, jei neturite pilnos mašinos, tačiau reikia laukti, kol mes surinkime kitus krovinius. Jei skubate, geriau pasirinkti išskirtinę mašiną. Neklauskite, kiek laiko užtruks surinkti – tai kaip loterija.

Kaip supakuoti kompiuterius, kad nenukristų?

Jau kalbėjau, bet kartojusi – nenaudokite popieriaus. Biuro perkraustymas į Angliją reiškia vibraciją kelyje, o popierius nesulaiko smūgių. Reikia burbuliukų plėvelės ir putų. Vienas klientas supako visus monitorius į vieną didelę dėžę be tarpinės – vaizdas buvo tragiškas. Jei nežinote, kaip, leiskite tai mūsų komandai.

Kas dėl parkavimo Londono centre ar kituose miestuose?

Tai dideliausia galvos skausmo vieta. Anglijoje parkavimas yra brangus ir griežtas. Biuro perkraustymas į Angliją reikalauja iš anksto gauti leidimą (parking suspension) iš miesto savivaldybės. Be to, gali tekti mokėti ULEZ mokestį už užterštą zoną Londono centre. Nemanau, kad jums norės gauti baudą už tai, kad vairuotojas sustojo piktadaryje. Geriau mes viską išsiaiškinsime iš anksto.

Kiek laiko užtrunka važiavimas tarp Lietuvos ir Anglijos?

Paprastai tai trunka apie 3-4 dienas, priklausomai nuo kelio sąlygų ir patikrinimų. Biuro perkraustymas į Angliją nėra lenktynės, čia svarbiau saugumas. Vieną kartą teko važiuoti aplinkiu keliais, nes tiltą uždarė vėjas. Tai užtruko dieną ilgiau. Neskubėkite, geriau, kad daiktai atvyktų sveiki ir laiku, nei kad jūsų vairuotojas gautų baudą.

Ar vairuotojas padeda pakrauti/iškrauti?

Dazniausiai vairuotojai yra uz atsakomybe. Jie padeda su sunkiausiais dalykais, bet nelaipys ant stalų ir neš mikrofonų (t.y. smulkių daiktų). Jei jums reikia pilno iškrovimo, reikia tai suderinti iš anksto, kad atvyktų komanda. Biuro perkraustyme į Angliją svarbu laikas, todėl vairuotojas negali laukti valandų, kol jūs susiruošiate. Geriau pasakykite tiesiog, kiek reikia žmonių, ir mes paskaičiuosime.

Specifika Anglijoje: ką tikėtis iš ten

Ar anglai yra draugiški perkraustant biurą?

Anglai yra labai mandagūs, bet griežti dėl taisyklių. Jei viskas tvarkingai, jums nepadarys problemų. Biuro perkraustymas į Angliją gali būti smagu, jei susitariate su vietininkais. Tačiau jei bandysite prasilenkti taisykles, jie bus akivaizdžiai nepatenkinti. Nereikia jų gąsdinti, tiesiog elkitės profesionaliai.

Kas dėl elektros instaliacijos – ar tiks mūsiškių prietaisai?

Anglijoje elektros lizdai ir įtampa skiriasi. Biuro perkraustymas į Angliją reiškia, kad jūsų kompiuteriai veiks (jei turi universalų maitinimą), bet kava virimo aparatai ar spausdintuvai gali neveikti be adapterių. Patikrinkite viską iš anksto. Vienas klientas atvežė didelę spausdintuvą, kuris net netilpo į anglišką rozetę. Buvo juokinga, bet ne jam.

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į miestą (ULEZ)?

Taip, Londono centre ir kai kuriose kitose vietose yra ULEZ (Ultra Low Emission Zone). Biuro perkraustymas į Angliją gali reikalauti, kad mūsų mašina atitiktų standartus, kitaip teks mokėti didelį mokestį dienai. Geriau pasirinkti naują mašiną, kuri atitinka euro 6 standartą. Neklauskite manęs, kiek tiksliai kainuoja mokestis – jis pasikeičia dažnai.

Ką daryti, jei sugenda sunkvežimis kelio metu?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Biuro perkraustymas į Angliją yra apdraudžiamas, todėl mes turime pagalbos tarnybą. Vieną kartą mums sukilo ratai Vokietijoje, bet atvežėme viską kaip tik laiku. Jums nereikia nerimauti, mes sužinome anksčiau nei jūs. Tiesiog būkite pasiekiami telefonu.

Ar galima vežti augalus į biurą Anglijoje?

Dėl augalų Anglijoje yra griežti apribojai dėl kenkėjų. Biuro perkraustymas į Angliją su augalais gali būti problema, jei jie turi žemės. Geriau palikti juos čia arba nusipirkti naujų. Nemanau, kad jūsų fikusas kaktusas vertas tas pyktis su muitinės pareigūnu. Išskyrus atvejus, kai tai steriliniai augalai, bet ir tada reikia sertifikatų.

Išvada

Na, tiek mano patarimai, išmestų per daugelį metų darbo. Sėkmingas biuro perkraustymas į Angliją nėra fizinė jėga, o planavimas ir kantrybės. Nepasitikėkite viskuo, ką skaitote internete, o geriau klauskite tų, kurie kasdien važiuoja ten ir atgal. Jei pasiruošiate tinkamai, viskas vyks sklandžiai, o jei ne... gerai, tuomet jūsų telefonas skambės dažnai. Sėkmės ir nepamirškite patikrinti ar vairuotojai turėjo kavos pertraukę.