Kaip pasiruošti biuro įrangos gabenimui į Angliją? Patirtis be gaubtų

Sveiki, turiu jau beveik dvidešimt penkerius metų patirties šioje srityje, pervežinėjau viską – nuo vieno kompiuterio iki pilnų serverinių. Kalbėsime apie tai, kaip pasiruošti biuro įrangos gabenimui į Angliją, nes tai dabar yra tikras chaosas, ypač po visų tų Brexit pokyčių. Dauguma klientų mano, kad tai tik įkrauti dėžę ir užmesti ant sunkvežimio, bet, tikiu man, realybė yra kiek kitokia. Jei norite išvengti nervų išsigelbėjimo ir papildomų išlaidų Anglijos uoste, geriausiai pasiruošk iš anksto. Štai trumpas vadovas, kaip viskas vyksta iš vidaus.

Dokumentai ir muitinės nubraužės (angliškas siaubas)

Ar tikrai man reikia EORI numerio?

Taip, be jokių abejonių jums reikės EORI numerio, jei planuojate biuro įrangos gabenimą į Angliją. Be šio kodo, jūsų siunta tiesiog užstrigs sienoje arba, dar blogiau, bus grąžinta atgal į Lietuvą. Prisimenu vieną atveją, kai klientas užmiršo jį paminėti, ir mes praradome tris dienas tiesiog laukdami, kol jis susitvarkė dokumentus. Užsiregistruokite jį internete, tai trunka kelias minutes, bet taupo daug streso vėliau.

Kas dėl prekių sandėliavimo kodo (HS Code)?

Tai tikrai svarbu, nors dažnai apie tai pamirštama. Kiekvienas daiktas turi savo kodą, pvz., kompiuteriai turi vieną, stalai kitą. Jei nurodysite neteisingą kodą, britų muitinė gali labai ilgai patikrinti krovinią. Rašydami invoicą stenkitės būti kuo tikslesni, nors aš pats kartais užklystu į šiuos kodus ir turiu skambinti konsultantams. Geriausia pasiklausti buhalterio arba naudoti oficialią Europos (arba dabar jau britų) paieškos sistemą.

Ar reikia mokėti PVM (VAT)?

Jei esate registruota įmonė Lietuvoje ir pervežate įrangą savo filialui Anglijoje, tai dažniausiai tai yra PVM lengvata, bet turiu pripažinti, kad taisyklės pasikeitė. Kartais jie reikalauja mokėti britų PVM pristatymo metu, o vėliau galite tai susigrąžinti. Geriausiai pasitikrinkite su savo buhalteriu, nes aš čia ne esu ekspertas (ne, rimtai, pasiklauskite specialistų). Tačiau parengiant biuro įrangos gabenimą į Angliją, ši detalė gali nulemti jūsų biudžetą.

Ką daryti, jei įranga nėra nauja?

Tada tikrai reikės pateikti dokumentus, patvirtinančias, kad tai ne prekybinis siuntinys, o perkelta turtas. Senosios sąskaitos faktūros arba inventoriaus sąrašai padės išvengti didelių mokesčių. Buvau tokiu situaciju, kur klientas negalėjo rasti senų dokumentų ir teko mokėti importo mokestį kaip už naujas prekes. Nekelkite į šią situaciją.

Ar reikia draudimo?

Absoliučiai taip. Niekada nežinai, kas nutinka kelyje, ypač kai keliaujame per jūrą arba vengriškais keliais. Vieną kartą vairuotojas užkliuvo į duobę (kas neįmanoma Vokietijoje, bet tikrai įmanoma kitur), ir visa apatinė biuro įranga buvo sugadinta. Draudimas atsiperka, net jei atrodo, kad tai papildoma išlaida.

Kas dėl eksporto invoicės?

Ji turi būti labai tiksliai užpildyta. Nurodykite tiekėjo, gavėjo, prekių pavadinimus, svorius ir vertes. Jei invoicė bus neteisinga, muitininkai Anglijoje padarys savo vertinimą, ir dažniausiai jis būna kur kas didesnis nei reali vertė. Tada teks mokėti mokesčius nuo tos padidintos sumos.

Pakavimo bėdos – kaip neįtraukyti viską į vieną krepšį?

Ar galima pakuti kompiuterius į paprastas dėžes?

Galima, jei norite, kad jie atvyktu sulaužyti. Kiekvienas monitorius ir sisteminis blokas turi būti įpakuotas į putą arba burbulinę plėvelę. Tarp jų turi būti užpildas, kad jie nešoktų. Esu matęs, kaip klientai dėdavo monitorius ant monitorių be jokios apsaugos – tai baisus vaizdas. Geriau investuokite į gerą pakavimo medžiagą.

Kaip su spausdintuvais?

Prieš biuro įrangos gabenimą į Angliją, būtiną išimti kasetes su toneriais. Jei jos išsilieja, kelias dienas valgysite juodą dažą. Be to, pašalinti plastikines juostas, kurios laiko vidines dalis fiksuoja pervežimo metu. Kartais užmirštu pasakyti klientams, ir tada vairuotojas gauna pilną "malonumo" dėžę.

Kas su smulkiomis detalėmis (klaviatūros, pelės)?

Sukelkite jas į atskiras dėžutes arba maišelius. Negalima tiesiog mesti visko į vieną didelę dėžę ir tikėtis, kad niekas nenusimes. Labai patogu naudoti Ziplock tipo maišelius ir užrašyti, iš kurio kompiuterio tai yra. Taip bus lengviau surinkti viską atgal vienoje vietoje.

Ar verta išmontuoti baldus?

Stalai ir spintos turi būti išmontuotos. Ne tik kad taip taupyti vietą, bet ir mažiau tikimybė, kad kažkas nulūž. Visus varžtus ir priedus sudėkite į pažymėtas maišelių ir priklijuokite prie atitinkamo baldų dalies. Klientai dažnai pameta šiuos maišelius, o tada susiranda problemų surinkiant biurą Londone.

Kaip uždaryti dėžes?

Naudokite stiprią lipduką (pakavimo juostą). Uždarykite visas atviras puses, net jei atrodo, kad ten nieko nėra. Sandėliuose dėžės dažnai verčiamos ant šono, o jei atsivers, turinys iškris. Dar geriau, jei galite naudoti plastikinius rišamuosius juostas.

Ar reikia dėžėse rašyti ką nors?

Būtina. Užrašykite "Šiurkščiai", "Lengvai sugadinama", arba tiesiog "Biuro įranga". Taip vairuotojai žinos, kaip elgtis su kroviniu. Ypač jei tai biuro įrangos gabenimui į Angliją vyksta daliniu kroviniu (kai sunkvežimis veža keletą klientų). Jūsų dėžės gali būti apačioje.

Ką daryti su serveriais?

Tai jautriausia biuro įranga. Jei įmanoma, rekomenduoju juos įpakuoti į originalią dėžę. Jei jos nelikę, reikės specialios medinės dėžės (crate) su vidine izoliacija. Serveriai neleidžia jokių smūgių, taip pat juos reikia išjungti tinkamai (ne tik ištraukti lizdą).

Logistika – kiek tai laiko ir pinigų ims?

Kiek laiko užtrunka biuro įrangos gabenimas į Angliją?

Paprastai tai trunka nuo 3 iki 7 dienų, priklausomai nuo maršruto. Jei važiuojame tiesiogiai į Londoną arba Mančesterį, greičiau. Bet jei tenka važiuoti į toliau esančius miestus arba dėl uosto uždelstų, gali pavėluoti. Brexitas pridėjo daug laiko ties muitine, tad neskubėkite planuoti įrengimo tą pačią dieną.

Ar brangu?

Kainos svyruoja labai stipriai. Viska lemia kuro kaina (o ji dabar kaip nežinau), vietos kiekiis ir, žinoma, muitinės mokesčiai. Geriausia kreiptis dėl pasiūlymo, nurodant tikslius matmenis ir svorį. Kartais biuro įrangos gabenimas į Angliją išeiga pigiau, jei susilaikote iki pilnos pako (FCL), bet tai tik esant dideliems kiekiams.

Kas yra dalinis krovinys (LCL)?

Tai kai jūsų įranga važiuoja didelėje mašinoje su kitų klientų siuntomis. Tai puikus pasirinkimas mažesnėms įmonėms. Tačiau tenka laukti, kol mašina užsipildo. Be to, dėžės bus pakrautos ir iškraunamos kelis kartus, todėl pakavimas turi būti ypač kietas.

Ar galima sekti krovinius?

Taip, dauguma logistikos kompanijų suteikia tracking numerį. Bet nepamirškite, kartais sistema atsilieka. Vieną kartą sistema rodė, kad krovinys yra Vokietijoje, nors jis jau buvo Anglijoje. Geriausia tiesiog paskambinti vairuotojui arba dispečeriui, jei jaučiatės neramu.

Kas dėl "kertamojo" termino?

Kai kurios įmonės siūlo fiksuotą kainą, kitos – darbo valandas. Pasidomėkite iš anksto. Jei reikės neplanuoto iškrovimo Anglijoje (pvz., lifto neveikimas), kainos gali staigiai padidėti. Geriau viską aptarti iki kelionės pradžios.

Ar reikia mokėti už iškrovimą Anglijoje?

Dažniausiai taip. Britų stebėtojai (angl. hauliers) dažnai atskirai moka už iškrovimą. Jei tai neįtraukta į jūsų sutartį, gali būti nemalonų staigmeną. Patikrinkite, ar tai "Door to Door" paslauga, ar tik iki sandėlio.

Specifiniai dalykai ir problemos

Ar galiu vežti elektrinę įrangą su lietuviškais kištukais?

Galite, bet nepamirškite, kad Anglijoje kištukai yra kitokie. Nėra nieko blogiau nei atvykti į naują biurą ir negalėti įjungti kompiuterių. Užsakykite keitiklius iš anksto (konverteriai ar adapteriai). Ypač jei biuro įrangos gabenimas į Angliją yra skirtas darbui pradėti iškart.

Kas dėl duomenų saugumo?

Prieš išsiunčiant kompiuterius, geriau užtikrinti, kad duomenys yra paslėpti arba atsarginės kopijos padarytos. Nors bendrovės yra sąžiningos, visada egzistuoja pavojus, kad įranga gali pasimesti. Nemanau, kad kas nors bandys vagiami duomenis, bet prarasti darbo stalą su nebaigtais projektais – tai nusivylimas.

Ar verta naudoti tarpininkus?

Jei neturite laiko ar patirties, tikrai verta. Tarpininkai (brokeriai) padeda su muitine ir dokumentais. Aš pats esu tarpininkas (geriau sakant, logistikos vadybininkas), ir galiu pasakyti, kad mūsų darbas išgelbėja daug nervų. Ypač kai atsiranda problemų su dokumentais Anglijoje.

Kas dėl draudžiamų daiktų?

Negalima vežti pavojingų medžiagų, degiųjų skysčių arba daiktų, kurių importas yra ribojamas. Aišku, įprasta biuro įranga nėra pavojinga, bet jei vežate kažką panašaus į chemikalus (pvz., dažus arba didelius kiekius alkoholio konferencijai), tai gali būti problema.

Ką daryti, jei dėžė atvyks sugadinta?

Tučtuojau susisiekite su vairuotoju ir užfiksuokite žalą prieš jį išvažiuojant. Padarykite nuotraukas. Be to, nedelsdami praneškite draudimo kompanijai. Jei nepastebėsite žalos pasirašydamu dokumentus, vėliau bus labai sunku įrodyti, kad tai ne jūs tai padarėte.

Ar galiu asmeniškai lydėti krovinių?

Techniškai galima, bet tai būna brangu ir sudėtinga dėl vizų (jei reikia) ir kitų formalumų. Paprastai nėra tokios būtinybės, nebent jūsų įranga yra ypatingai vertinga arba slapti. Geriau patikėti profesionaliams.

Ar tikslinga vežti senus baldus?

Kartais ne. Jei baldai yra labai seni ir jau nusidėvėję, gali pigiau nusipirkti naujus Anglijoje. Svarbu apskaičiuoti, ar biuro įrangos gabenimas į Angliją (tame tarpe baldų) neapsivers brangesnis nei perkėlimas. Anglijoje baldų rinka yra ganėtinai didelė.

Kas dėl atsarginių dalių?

Jei turite senų spausdintuvų ar kitos technikos, verta vežti ir keletą atsarginių dalių. Anglijoje gali būti sunku surasti specifinius detales, ypač jei technika jau nebeprodukuojama. Tai neduoda daug vietos, bet gali labai praversti.

Ar reikia specialių leidimų?

Standartiniam biuro inventoriui – ne. Tačiau jei vežate duomenų laikmenas su ypatingai slaptais duomenimis, gali būti reikalavimų dėl licencijų (nors tai retai pasitaiko paprastoms įmonėms). Geriau pasitikrinti, jei įmonė veikia reglamentuotoje srityje.

Atvykimas ir galutiniai žingsniai

Kaip vyksta iškrovimas Anglijoje?

Vairuotojas atvyksta į nurodytą adresą (arba sandėlį) ir pradeda iškrovą. Jei nėra lifto arba įėjimas yra per siauras, gali kilti problemų. Kartą teko nešti monitorius per trečią aukštą laiptais, nes klientas nepaminėjo, kad liftas neveikia jau mėnesį. Nekelkite tokių staigmenų.

Kas dėl šiukšlių išvežimo?

Paprastai dėžės ir pakavimo medžiagos lieka jums. Jei norite, kad vairuotojas išvežtu šiukšles, tai papildoma paslauga. Anglijoje tai gali būti brangu, tad geriau susitvarkyti patys, jei turite galimybę.

Ar galiu užsakyti iškrovą įrengimą?

Taip, kai kurios kompanijos siūlo "white glove" paslaugas, kai darbuotojai ne tik iškrauna, bet ir viską suręšia. Tai tikrai patogu, kai kalbame apie sudėtingas įrangas ar serverius. Žinoma, tai kainuoja, bet sutaupo laiko.

Kas dėl pristatymo patvirtinimo?

Būtinai pasirašykite pristatymo dokumentą (CMR arba sąrašą). Patikrinkite, ar viskas yra vietoje. Jei kažko trūksta, tai užrašykite į dokumentą. Vėliau reikalauti bus beveik neįmanoma.

Ar reikia pasirūpinti vieta mašinai?

Taip, ypač jei esate miesto centre, pvz., Londone. Reikia leidimo sustoti (parking permit). Jei vairuotojas negalės pastatyti, jis gali iškrovė atlikti kitaip (už papildomą mokestį) arba tiesiog važiuoti toliau. Susitarkite su savo biuro administratoriumi.

Kas nutinka, jei nieko namo?

Jei nieko namo (angl. "no one home"), vairuotojas gali išvežti krovinių atgal į sandėlį. Tuomet jums teks mokėti už pakartotinį pristatymą ir sandėliavimą. Būtinai įsitikinkite, kad kas nors bus pasiruošęs priimti biuro įrangą.

Ar galiu atidėti pristatymą?

Galima, bet tik jei sutinkate mokėti už sandėliavimą. Anglijoje sandėliavimo kainos nėra mažos. Jei žinote, kad biuras dar nebus paruoštas, geriau iš anksto susitarti dėl laikino sandėlio.

Ar reikia patikrinti techniką iš karto?

Būtina. Įjunkite kompiuterius, patikrinkite, ar spausdintuvai veikia. Jei kažkas neveikia dėl pervežimo, tai reikia pranešti iškart. Po kelių dienų bus sunku įrodyti, kad jį sugadino pervežimas, o ne jūsų IT specialistas.

Kaip elgtis su dėžėmis?

Sukelkite jas į vieną vietą, kad būtų lengviau išnešti. Anglijoje dažnai yra griežtos taisyklės dėl šiukšlių rūšiavimo, tad geriau nedėti visko į vieną didelį krepšį. Panaudokite dėžes kitam pervežimui arba panaudokite medžiagų perdirbimo centrus.

Ar viskas baigiasi čia?

Tikrai. Kai viskas iškrauta ir surinkta, galite atsipalaiduoti. Nors biuro įrangos gabenimas į Angliją gali atrodyti kaip didelis projektas, su gera planavimu viskas vyksta sklandžiai. Sėkmės jūsų naujame biure!

Išvada

Na, tiek apie šią istoriją. Tikiuosi, kad šie patarimai padės išvengti tų pačių klaidų, kurias dažnai darau arba matau savo klientuose. Svarbiausia – neskubėkite ir viską užrašykite, nes atmintis yra trumpa, o problemų kelyje gali būti daug. Sėkmės biuro įrangos gabenimui į Angliją, ir tikimės, kad viskas atvyks sausai ir laiku. Jei kas nors neaišku – tiesiog skambinkite man, visada galima aptarti.