Kaip pasiruošti biuro daiktų perkraustymui iš Anglijos be streso: praktinis vadovas verslui

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir mačiau viską – nuo mažų startuolių, besikraustančių iš garsožiūrio į ofisą, iki didelių korporacijų,keliančių visus sandėlius. Tiesa, biuro daiktų perkraustymas iš Anglijos (arba Jungtinės Karalystės generally) visada sukelia daugiau galvos skausmo nei paprastas buto perkėlimas, nes čia ne tik apie baldus, bet ir apie dokumentus, techniką ir, svarbiausia, verslo nenutrūkstamumą. Po „Brexit“ pasikeitė taisyklės, dabar reikia daugiau popierių, o muitinės tikrinimai yra kasdienybė, todėl reikia žinoti, ką tiksliai darote, kad netyčia neužstrigtumėte sienoje su pilnu sunkvežimiu. Štai mano, gana netvarkingas, bet labai tikrus dalykus apimantis, vadovas, kaip išgyventi šią procesą.

Planavimas ir organizavimas: kas pirma?

Ar tikrai verta viską daryti patys, ar geriau pasikviesti ekspertus?

Žmonės dažnai klausia, ar verta taupyti ant perkraustymo firmų. Žiūrėkite, biuro daiktų perkraustymas iš Anglijos – ne smėlis su vežti. Jei turite tik kelias kėdes ir stalą, galit ir patys su „vyras su fura“ tipu (nors dabar jie brangiau), bet jei turi serverius, seifus ar daug popieriaus, geriau niekada netaupyti. Esu matęs situaciją, kai vienas verslininkas iš Londono norėjo taupyti, nuomojo savo vairuotoją, o vairuotojas prarado dėžę su svarbiaisiais kontraktais ties Tilbury uostu. Viskas baigėsi teisme. Taigi, jei vertinate savo nervus ir laiką – skirkite pinigus profesionalams, kurie žino, kas yra eksporto manifestas ir kaip sukalbti su britų muitininku angliškai.

Kiek laiko iš anksto reikia pradėti planuoti kelionę į Lietuvą?

Nenuostabu, kad visiems skubėja, bet štai mano patarimas – pradėkite planuoti bent mėnesį, o geriau šešias savaites iki datai. Dabar, po „Brexit“, tranzitiniai laikai iš JK į ES gali šokiruoti. Užsakyti vietą laive ar keltuose (priklausomai nuo to, ar iš Londono, ar iš Liverpulio vežate) gali užtrukti, o jei dar reikia specialios technikos kėlimui – tai dar ir pusę mėnesio eilėje. Kartais klientai skambina pirmadienį ir sako, kad reikia vežti penktadienį. Tada aš tiesiogiai juos klausuju: „O jūs norite, kad aš būčiau stebuklas?“. Neįmanoma taip greitai suorganizuoti legaliai biuro daiktų perkraustymo iš Anglijos su visais dokumentais.

Ar reikia daryti inventoriaus sąrašą, ar užtenka „maždaug tiek“?

Inventoriaus sąrašas – tai ne pasirinkimas, tai būtinybė, ypač kai kalbame apie muitinę. Jie nebesitiki „maždaug“, jiems reikia konkrečių duomenų: kiek dėžių, koks svoris (apie tai žemiau), kas viduje. Turiu omenyje, galit rašyti „biuro reikmenys“, bet jei turiu brangią techniką, geriau ją išskirti. Vakar vienas klientas parašė „baldai“ vienoje eilutėje, o viduje buvo ir sofos, ir seifai, ir kompiuteriai. Muitinė sustabdė visą reikalą ir prašė išskaidyti. Praradome dieną. Taigi, darykite Excel lentelę, detaliai. Nervedinsit, kai vairuotojas stovės pasienyje.

Kas dėl asmenų, kurie dirba biure – ar jiems reikia kažką daryti?

Jūsų darbuotojai turi susirūpinti savo asmeniniais daiktais. Dažnai būna taip, kad žmogus turi stalą ant kurio stovi vaikių nuotraukos, augalas ir keli kelių metų senumo užkandžiai. Tarkime tiesiai – perkraustymo komanda nėra jūsų šiukšlių išvežotojai. Prašykite darbuotojų susikrauti viską į dėžes pačioms. Jei turi slaptų dokumentų – juos tegu pasiima į rankinį bagažą. Niekada neleiskite, kad jie paliktų pasportus ar banko korteles stalų stalčiuose. Biuro daiktų perkraustymas iš Anglijos yra chaosas, o asmeninių duomenų praradimas gali jus kainuoti daugiau nei pati perkėlimo kaina.

Ar galima vežti biuro techniką, kuri yra labai sena?

Techniškai – galite, bet ar verta? Jei turite senus spausdintuvus, kurie veikia su „klaksono“ pagalba, geriau juos palikti Anglijoje arba išmesti pagal taisykles (WEEE). Vežant metalo laužą ir senus monitorius, gali kilti problemų su gamintojo atsakomybe. Be to, senos technikos gabenimas svėrį, o už svorį mokate. Aš asmeniškai visada patariu palikti senus „tower“ kompiuterius Anglijoje ir nusipirkti naujų Lietuvoje – dabar elektros prietaisų kainos nukrito (bent jau kai kur), o transportavimas iš Londono gali būti brangesnis nei tas naudojamas serveris.

Pakavimas ir dėžės: kaip nenusiaubti daiktų?

Kokios dėžės geriausios tinka biurui? (O svarbiausia – kur jas gauti?)

Nenaudokite mažmeninės prekybos parduotuvių blynų, kurie suyra vos tik juos paliečiant. Jums reikia standartinių pervežimo dėžių, paprastai tų, kurios vadinamos „double wall“. Rekomenduoju ieškoti jų „Facebook“ Marketplace arba pas vietines sandėlių įmones Anglijoje – jos dažnai parduoda panaudotas, bet kokybiškas dėžes už penkiais pensais. Biuro daiktų perkraustymas iš Anglijos reikalauja, kad dėžės išliktų integralios, nes kelyje bus ne viena duobė. Vieną kartą matęs, kaip klientas ėmė krauti kompiuterius į „Lidl“ krepšius ir nusteiga, kad vairuotojas atsisakė to pakrauti.

Ar reikia įsigyti burbulukų (plėvelės)?

Absoliučiai taip. Neklauskite, kodėl. Tiesiog nusipirkite. Monitoriai, serveriai, netgi stiklinės lentelės – viskas tai turi būti apvyniota. Naudokite ne tik burbulukus, bet ir „bubble wrap“ ritinėlius. Dar geriau – pirkti plokščią popierių (tą, kuris nebraižo) užpildyti tarpų tarp dėžių viduje. Prieš manydami, kad tai perdaug brangu, prisiminkit, kiek kainuoja naujas „iMac“ ekranas. Dauguma nelaimių biuro perkraustyme įvyksta ne dėl avarijų, o dėl blogo pakavimo viduje.

Kaip teisingai pažymėti dėžes?

Nerašykite tik „Biuras“ rašikliu ant viršaus. Naudokite spalvotas lipdukas arba skaičių sistemą. Pavyzdžiui: „1- HR“, „2- Finansai“, „3- Serveriai“. Labai svarbu nurodyti, kur dėžė turi nukeliauti atgal, galbūt nurodyant „Aštrus“ arba „Viršuje“. Turiu omenyje, jei ten yra ką nors trapaus. Biuro daiktų perkraustymas iš Anglijos tampa košmaru, kai atvykstate į naują patalpą Lietuvoje, o ten stovi 150 vienodai atrodančių dėžių, ir niekas nežino, kurioje yra vadovo ausinės.

Ką daryti su baldais, kurie neina išardyti?

Kai kurie biurai turi „ Reception“ stalus, kurie yra monolitai. Tokius daiktus reikia specialiai apvynioti storomis kilimėliais (moving blankets). Tegu įmonė, kurią pasamdate, atneša šias apsaugas. Negalima tiesiogtempti juos į fūrą be apsaugos – jie bus įbrėžti. Jei baldas per didelis į duris – gali reikėti išmontuoti langą (kaip buvo viename Mančesterio projekte). Taigi, išmatuokite viską dar Anglijoje, kol dar neatsidėjo...

Ar galima krauti daiktus ant paletės?

Tai, mano nuomone, geriausias būdas, jei kalbame apie smulkesnes dėžes ar archyvus. Surinkite dėžes ant paletės, uždėkite viršutę (tą popieriaus plokštę) ir užriškite su juosta (stretch film). Taip jūs užtikrinsite, kad dėžės neišsibarsčio po visą fūrą. Biuro daiktų perkraustymas iš Anglijos su paletėmis yra pigiau ir saugiau, nes vairuotojas gali juos perkelti su „forklift“ (keltuvu), o ne nešti rankomis. Be to, taip lengviau suskaičiuoti tūrį.

Dokumentai ir muitinė: paštas po „Brexit“

Ar dabar reikia muitinės deklaracijos viskam?

Taip, dabar Anglija yra „trečioji šalis“. Negalime tiesiog važiuoti kaip anksčiau, kai tai buvo tiesiog vidinis rinkos persiuntimas. Reikia pateikti eksporto deklaraciją Anglijoje ir importo – Lietuvoje. Deja, dauguma klientų manęs neklauso sakydami: „O mes važiavome prieš metus ir nebuvo jokios problemos“. Žiūrėkite, tai buvo arba laimė, arba tuometinėje firmoje kažką padarė nelegaliai (paduodavo dokumentus vėliau). Dabar biuro daiktų perkraustymas iš Anglijas be teisingų kodų (pvz., T2 arba eksporto) gali baigtis baudomis.

Kas yra EORI numeris ir ar jis man reikalingas?

Jei esate verslas, kuris registruotas Lietuvoje ir atvežate prekes (netgi savus baldus) iš JK, jums reikia Lietuvos EORI numerio. Jei jūsų įmonė Anglijoje – jums reikia JK EORI. Be šio numerio muitinė neleidžia registruoti deklaracijos. Vieną kartą teko laukti 3 dienas uoste, kol klientas susirado savo buhalterį ir gavo numerį. Būkit pasiruošę – tai ne kažkokia pasaka, tai realybė.

Ar reikia mokėti PVM (VAT) importuojant biuro daiktus?

Tai įdomus klausimas. Jei atvežate biuro inventorius, kuris buvo naudojamas Jūsų Lietuvoje registruotos įmonės padalinyje Anglijoje (t.y. perkeliate verslą), tai dažnai galima taikyti PVM atleidimą (intra-community supply nuostatos nebegalioja, bet yra transfer of own goods procedūros). Bet čia tikrai reikia konsultacijos su muitinės agentu, nes aš esu tiesiog vadybininkas, ne teisininkas. Jei atvežate naujus daiktus, kuriuos nusipirkote Anglijoje – be abejo, mokėsite importo PVM Lietuvoje (21 proc.). Geriausia pasidomėti „Postponed VAT accounting“ galimybe, jei esate registruotas.

Kas dėl draudimo – ar jis apima muitinės uždelstimus?

Standartinis draudimas dažnai neapima to, kas vadinama „delay“ (uždelstimas). Jis apima fizinį praradimą ar sugadinimą. Jei muitinė uždels siuntą dėl dokumentų trūkumo, draudimas nebus mokamas. Biuro daiktų perkraustymas iš Anglijos gali užtrukti ilgiau dėl tikrinimų, ir tai – jūsų rizika. Yra specialūs „Business Interruption“ draudimai, bet jie retai įeina į standartinį pervežimo paketą. Pasidomėkite iš anksto.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Negalima maišyti. Jei sunkvežimis yra įregistruotas kaip komercinis siuntos pervežimas (Carnet TIR arba CMR su prekių sąrašu), asmeniniai daiktai turi būti deklaruojami atskirai. Jei vairuotojas bus sulaikytas ir rasti jūsų drabužių ar vaiko žaislų tarp biuro dėžių, gali būti įtarimas dėl kontrabandos arba neteisingai deklaruoto turto. Geriau juos vežti atskirai arba asmeniniu automobiliu.

Kelionės procesas ir laikas: ką tikėtis kelyje?

Kiek trunka kelionė iš Londono iki Vilniaus?

Standartiškai, jei viskas gerai, tai 3–4 dienos. Tačiau tai be laukimo uoste ir be muitinės. Biuro daiktų perkraustymas iš Anglijos dabar dažnai užtrunka 5–7 dienas dėl „Brexit“ procedūrų. Vairuotojai turi užpildyti daugiau formų. Be to, jei uoste (Dover, Hull, Felixstowe) yra didelis eismas, kelionė gali prailgėti. Nenusistačykite laikrodžio ir sakykite darbuotojams, kad jų stalai atvyks antradienį. Sakykite – „savaitės pabaigoje“. Taip išvengsite nepykančio žmonių būrio.

Ar vairuotojas padės iškrauti biuro daiktus Lietuvoje?

Paprastai ne, nebent tai yra numatyta sutartyje. Dauguma „part load“ (dalinių siuntų) vairuotojų tiesiog atveža fūrą ir jūs turite turėti savus krovėjus. Jei jums reikalingas „men at work“ (krautojai), tai kainuoja papildomai. Anglijos firmos siūlo 2 vyrus su fūra, bet tai kainuoja labai brangiai. Lietuvoje pigiau pasamdyti lokalų „moving“ komandą, kuri laukia prie sandėlio. Tiesiog suderinkite laikus, kad vairuotojas neštų 3 valandas, kol jūs ieškote kambario.

Kas nutinka, jei fūra sugenda kelyje?

Tai reta, bet įvyksta. Tada jums gali būti siunčiamas kitas vairuotojas su kitu sunkvežimiu (transhipment). Tai papildomai kainuoja ir užtrunka. Biuro daiktų perkraustymas iš Anglijos su didelėmis firmomis (pvz., „DFDS“, „Schenker“) yra saugesnis tuo atveju, nes turi daugiau rezervinių mašinų. O mažos firmos gali tiesiog palikti jus laukti. Todėl rinkitės pervežėją su atsiliepimais, o ne tik pagal mažiausią kainą „Gumtree“.

Ar galiu sekti savo krovinią realiu laiku?

Dauguma modernių įmonių siūlo GPS sekimą. Bet būkite pasiruošę, kad signalas gali dingti kertant La Manšą (tunelyje arba keltuose) arba vairuotojui ilsintis. Nespauskite „refresh“ kas minutę. Vienas klientas skambino man kas valandą, klausdamas „kur jis?“, kol aš jam nesakiau, kad jei jis dar sykį paskambins, aš paskambinsiu vairuotojui ir pasakysiu sustoti. Palikite juos dirbti ramiai.

Ar saugu vežti vertingus daiktus (tiek brangią techniką)?

Galima, bet reikia specialaus draudimo. Taip pat reikia nurodyti CMR sąraše, kad šios dėžės yra „High Value“. Vairuotojas tai užfiksuos ir padės saugiau vietoje. Biuro daiktų perkraustymas iš Anglijos su 50 tūkst. vertės serveriais yra rizika. Kartais patariu tokius dalykus vežti ne fūra, o specialiu transportu (su kurjeriu), jei tai įmanoma.

Išlaidos ir kainodara: kodėl taip brangu?

Pagal ką apskaičiuojama kaina – tūris ar svoris?

Paprastai biuro daiktai (baldai, dėžės) mokami pagal tūrį (kubiniais metrais, CBM). Jei turite labai sunkių daiktų (pvz., metalo seifas, spausdintuvų staklės), tada gali būti taikomas svorio metodas. Biuro daiktų perkraustymas iš Anglijos pigiau išeiga, jei užpildote visą fūrą (Full Load). Jei vežate tik keletą dėžių, mokate už vietą (LDM – linear meters) arba už minimalų užmokestį (paprastai 1–2 CBM). Taigi, suskaičiuokite tūrį kuo tiksliau.

Ar reikia mokėti už pakavimo medžiagas?

Tai priklauso nuo paslaugos. Jei samdate „Packing service“ (įskaitant darbuotojus), tada dėžės ir popierius įeina į kainą. Jei only transport, tada turite rūpintis patys. Anglijoje popierius ir burbulukai brangesni nei Lietuvoje, tad verta įsigyti išanksto, kai rasite akciją.

Kokia vidutinė kaina už kubinį metrą?

Noriu būti sąžiningas – kainos šokiruoja. Dėl degalų (dabar brangiau) ir infliacijos (darbo rankos brango), skaičiai svyruoja. Bet orientuotai galite tikėtis nuo 150 iki 250 svarų sterlingų už kubinį metrą (atvykus į Lietuvą gali būti PVM ant viršaus). Tai labai apytikslis skaičius. Biuro daiktų perkraustymas iš Anglijos gali kainuoti ir mažiau, jei tai „backload“ (tuščias važiavimas atgal), bet užtikrinti tokį variantą sunku.

Kas yra „Long term storage“ ir ar gali prireikti?

Jūsų naujas biuras Lietuvoje gali būti nebaigtas. Arba raktai gali dingti (kas nutiko vienai įmonei Klaipėdoje). Tada reikia sandėliavimo. Dauguma Anglijos firmų gali laikyti daiktus savo sandėliuose pirmąsavaitę nemokamai (arba už mažą mokestį), o tada kaina pakyla. Jei žinote, kad biuras nebus paruoštas, derėkitės dėl sandėliavimo Anglijoje – ten pigiau nei laikyti dėžes fūroje.

Ar galima susiderėti dėl kainos?

Visada galima pabandyti. Jei turite didelį biurą (pavyzdžiui, 20 darbo vietų), tai yra geras „deal“. Jei sakote, kad taip pat reikės perkraustyti ir sandėlį Mančesteryje po mėnesio, gautumė nuolaidą. Bet nedarykite to su mažomis siuntomis – ten maržos mažos, ir vadybininkai tiesiog ašaros akyse atsisako. Biuro daiktų perkraustymas iš Anglijos dideliame maste – tai didelis biudžetas, ten kur kas kur kas daugiau vietos deryboms.

Specifinės situacijos ir problemos

Ar galiu vežti alkoholį biuro inventoriuje?

Jei tai yra dovanos klientams arba biuro baras (kaip kur turi), tai galima, bet tai yra „controlled goods“. Reikia specialios licencijos (AWWA) arba deklaruoti kaip alkoholio produktus. Muitinė tai labai mėgsta tikrinti. Neklauskite, kodėl vienas klientas bandė paslėpti 20 butelių viskio tarp failų dėžių... Nusižiūrėjo mums ir gavo baudą. Neapsukite.

Kas dėl augalų biure?

Tai gana sudėtinga. Po „Brexit“, augalų importas iš JK turi griežtas reikalavimus (fitosanitarijos sertifikatai). Turi augalų šaknys būti nuplautos, be žemės. Dažniausiai patariu palikti visas „Monstera“ Anglijoje ir nusipirkti naujų Lietuvoje. Rizika, kad jos bus sulaikytos ir sunaikintos pasienyje, yra per didelė. Biuro daiktų perkraustymas iš Anglijos neturi baigtis tuo, kad jūsų mėgstamas kaktusas sudeginamas karantine.

Ar saugu vežti dužis arba degalus?

Ne. Absoliučiai ne. Tai pavojingi krovniai (ADR). Jūs negalite jų padėti į fūrą kartu su biuro baldais. Vienas vairuotojas atsisakė vežti, nes rado benzininį pjūklą su pilnu baku vienoje iš dėžių (klientai norėjo pasiruošti naujai biuro statyboms). Tai saugos pažeidimas. Užpilkite arba išmeskite degalus Anglijoje.

Kas nutinka, jei pažeidžiate svarbią dokumentą?

Tada jūsų bėdos. Draudimas to nedengia (nes tai ne fizinis daikto sugadinimas, o informacijos praradimas). Visus kontraktus, HR aktus, buhalteriją vežkite patys su savimi. Biuro daiktų perkraustymas iš Anglijos yra fizinis procesas, duomenų saugumas – tai jūsų atsakomybė. Naudokite „Cloud“ (debesis) duomenų saugojimą, o popierinius dokumentus, jei būtina, vežkite užrakintame seife.

Ar galiu atsisakyti užsakymo paskutinę minutę?

Galite, bet turėsite mokėti baudą (cancellation fee). Jei fūra jau važiuoja į jūsų adresą, tai gali būti 100 proc. kainos. Vairuotojų laikas yra pinigai. Vieną kartą klientas sugalvojo atšaukti, kai mes buvome už 50 mylių nuo jo biuro. Teko mokėti pilną sumą už tuščią važiavimą. Biuro daiktų perkraustymas iš Anglijos reikalauja disciplina.

Kaip elgtis, jei atvykęs randai sugadintą daiktą?

Neleiskite vairuotojui išvažiuoti! Tučtuojau užfiksuokite nuotraukas, susirašykite „Protest Note“ (pastabą) į CMR sąrašą. Jei pasirašote dokumentus, kad viskas „gerai“, o paskui rasti skilęs stalas – draudimas nebus mokamas. Viskas turi būti užfiksuota vietoje.

Ar turiu būti paties biuro išsiėmimo metu?

Geriau, kad kažkas būtų. Arba biuro raktininkas, arba jūsų atstovas Anglijoje. Jei nieko nėra, vairuotojas negali pradėti krauti (saugumo sumetimais). Biuro daiktų perkraustymas iš Anglijos su atstovu, kuris gali parodyti, kas yra kas, kur kas greičiau.

Ar galima veži mašiną kartu su biuro daiktais?

Taip, tai dažnai daroma. Mašina pakeliama į fūrą (kaip ir biuro baldai) ir užfiksuojama kaip atskiras krovinių vienetas. Tačiau reikia nurodyti VIN kodą ir techninę apžiūros galiojimo laiką. Jei mašina nevažiuoja – praneškite iš anksto, kad reikės „winch“ (lektuvo).

Kas dėl atsiskaitymo – kada mokėti?

Dauguma firmų reikalauja 50 proc. avanso, likutį – atvykus arba prieš išsiuntimą. Neklauskite, ar galima mokėti „po mėnesio, kai ginsiu pinigus iš klientų“. Angliškos firmos to nedirba. Jei neduodate pinigų – daiktai neišvažiuoja.

Galutiniai patarimai ir išvados

Viskas su tuo biuro daiktų perkraustymu iš Anglijos atrodo baisiai sudėtinga tik tada, kai bandote tai daryti „iš peties“ (paskutinę sekundę). Jei pasiruošiate, turite sąrašus, susitvarkėte su muitine ir pasamdate patikimą žmones, tai tiesiog darbas, kuris vyksta fone. Naudokitės proga atsikratyti senų daiktų, neužkraukite nereikalingų spausdintuvų, ir viską tvarkingai pažymėkite. Svarbiausia – nesusirūpinkite per daug, sunkvežimiai važiuoja kasdien, o problema paprastai sprendžiama vienu telefonu. Sėkmės naujame biure Lietuvoje!