Kaip paruošti biuro daiktus saugiam transportavimui į UK?

Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir, turiu pripažinti, biuro relokacija – tai vienas sudėtingiausių iššūkių, ypač kai kalbame apie kelią per jūrą. Dauguma klientų man klausia, kaip užtikrinti, kad kompiuteriai ar svarbūs dokumentai nenukentės, ir atsakymas nėra tiesiog "paimkite daugiau lipdukų". Biuro daiktų transportavimas į UK turi savo niuansų, kuriuos praleisti reiškia prarasti laiką, pinigus ar, blogiausiu atveju, patirti nešiojamųjų kompiuterių ir serverių gedimus. Paaiškinsiu paprastai be jokių oficialių "korporatyvių" blaškymųsi, kaip tai daroma iš tiesų.

Pastaruoju metu, po Brexit, viskas tapo sudėtingiau, netgi tų pačių biuro kėdžių ar dokumentų gabenimas tampa iššūkiu dėl papildomų muitinės patikrų, kartais atrodo, kad anglai specialiai tai sugalvojo. Bet nesijaudinkite, jeigu viską padarysite protingai, biuro daiktų transportavimas į UK gali vykti sklandžiai. Svarbiausia yra ne tik pasirinkti tinkamą pervežėją, bet ir patiems suprasti, ką ir kaip reikia supakuoti, kad kelyje "nepasimestų" kas nereikalinga ar nebrangia. Žemiau rasite viską, ką reikia žinoti, išvardyta kaip įprasta pokalbyje.

Bendri klausimai apie paruošimą

Kuo pradėti rengiantis?

Pradėkite nuo inventoriaus sudarymo, neštokite nieko "akim". Būtent tada, kai pradedate rašyti, kas kur eina, suprantate, kad biuro daiktų transportavimas į UK reikalauja griežto tvarkos. Pasirašykite kiekvieną dėžę, pažymėkite, kur ją padėti naujame biure, ir tik tada leiskite vyrams juos vežti. Be šio žingsnio bus tik chaosas ir ieškojimai.

Ar verta pirkti naujas dėžes?

Geriau nusipirkite naujas, stiprias dėžes. Naudotos, kurios jau kelis kartus buvo drėgintos ar gniužytos, gali neatlaikyti svorio, ypač jeigu į jas krausite knygas ar dokumentus. Pasidrovėkite ant dėžės - jei ji susprogsta, tuomet biuro daiktų transportavimas į UK baigsis prastai. Geriausia tai padaryti iš karto, kad paskui nereiktų versti vairuotojo ieškoti parduotuvės kelionės metu (buvau toje situacijoje, nekeista).

Kaip užkoduoti dėžes?

Naudokite spalvotus lipdukus ar skaičius. Vienas spalva - technikai, kita - popieriams, trečia - buitinėms prekėms. Toks sistemingumas labai palengvins iškrovimą Londono ar Mančesterio sandėlyje, kai vairuotojas bus Pavasario, o laikas sparčiai beads.

Ką daryti su perdideliais daiktais?

Dideli daiktai, kaip kopijavimo aparatai ar dideli serveriai, turi būti supakuoti specialiose dėžėse arba apvynioti stipria burbuliukų plėvele ir užfiksuoti ant paletės. Negalima tiesiog pastatyti ant grindų ir tikėtis, kad niekas nenukris. (Galbūt verta tartis su logistika dėl specialios įrangos.)

Ar reikia išmontuoti baldus?

Taip, būtinai. Stalus, spinteles, lentynas reikia išardiTI, jeigu įmanoma. Taip sutaupysite vietos furoje ir sumažinsite sugadinimo riziką. Varžtus ir detalles užsukite atgal į baldus į ziplock maišelius, kad paskui nieko neprarastum.

Kiek laiko trunka viskas supakuoti?

Priklauso nuo biuro dydžio, bet mažam biurui (10-15 žmonių) reikia maždaug vienos dienos su komanda. Didesniam – planuokite dvi ar tris. Nedarykite to paskutinę naktį, nes tuomet tikrai pamiršite uždaryti langus ar išjungti serverius (kaip tai padarė vienas klientas Vilniuje).

Kaip apsaugoti grindis pervežimo metu?

Jei turite brangias grindis, nusipirkite apsauginius kilimus arba storą kartoną. Vyrai su dėžėmis gali jas lengvai sužaloti, o remonto kainos gali viršyti pervežimo kainą. Geriau užklijuoti juos胶粘带 nuo pat durų iki lifto.

Ar draudimas būtinas?

Be abejo. Net jei manote, kad vairuotojas geras, kelyje gali nutikti bet kas - nuo avarijos iki to, kad fura užliks lietaus. Patikrinkite, ar draudimas dengia ir jūsų techniką, ne tik baldus. Kai kurie neatsakingi biuro daiktų transportavimo į UK pasiūlymai draudimą paslepia smulkiame spausdintame tekste.

Ką daryti su atliekomis?

Išmeskite viskas, ko nereikia, prieš kraičio surinkimą. Nedėkite senų žurnalų ar sulūžusių kėdžių į dėžes. Tas šiukšlių pervežimas Jums kainuos pinigus, o atkeliaujus į UK, tiesiog jas išmesite ten. Ekonomiškiau tai padaryti čia.

Dokumentai ir muitinė (Brexit nemiegą)

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Jums reikės prekių eksporto deklaracijos, kurias paprastai užpildo pervežėjo brokeris. Taip pat būtinas krovinių manifestas (packing list), kuriame tiksliai nurodoma, kas keliauja. Be šių dokumentų biuro daiktų transportavimas į UK gali užstrigti pasienyje dienomis.

Ar reikia EORI numerį?

Taip, jeigu verslą perkeliate ar siunčiate daugiau prekių, Jūsų įmonei ar asmeniui reikės EORI numerio. Jį gausite internetu per Lietuvos muitinę nemokamai, bet tai trunka kelias dienas, taigi nesiūlaukite paskutinę minutę.

Kaip suformuluoti prekių pobūdį?

Nurodykite "Naudoti biuro daiktai perkėlimui" (Used office goods for removal). Tai svarbu, kadangi galioja tam tikros lengvatos importo mokesčiams (galima gauti 0% PVM tarifą), jei tai nėra pardavimas. Būtinai sužinokite iš savo buhalterio, ar atitinkate šią sąlygą.

Kas nutinka, jei dokumentai neteisingi?

Tuomet kroviniui gali būti taikomas importo mokestis ir PVM, taip pat sandėliavimo mokesčiai uosto sandėliuose. Tai gali brangiai kainuoti. Vienas klientas taip prarado 500 svarų dėl blogai užpildytos prekės kategorijos.

Ar reikia vertimo į anglų kalbą?

Paprastai manifestas turi būti anglų kalba. Jei ruošiate patys, verčkite visus techninius pavadinimus. Pervežėjai dažniausiai patys tai sugeba, bet jei technika specifinė, geriau užtikrinti iš anksto.

Kaip elgtis su duomenų saugumu dokumentuose?

Kraunant dokumentus į dėžes, užrakinkite tas dėžes arba padėkite jas į saugesnę vietą furoje (pvz., prie vairuotojo kabinoje). Nenorite, kad svetimi žmonės matytų Jūsų klientų sutartis, jei dėžė nukris ar atsivers.

Dėl įrangos serijinių numerių?

Labai rekomenduoju užsirašyti brangiųjų daiktų (nešiojamieji, serveriai) serijinius numerius prieš išvežimą. Tai padės išvengti ginčų dėl dingusių ar pakeistų daiktų atvykus į vietą. Tikrai neišvengsite pykčio, jei dingsto du "Macbook" ir negalite įrodyti, kad juos vežėte.

Ar galima vežti maistą ar gėrimus?

Negerai. Muitinė UK labai griežta dėl maisto produktų iš ES. Nedėkite kavos pakelių ar šaldytuvo produktų į biuro krovinių dėžes. Gali būti konfiskuota ir bauda.

Technika ir jautrūs daiktai

Ar verta vežti senus kompiuterius?

Jei jau seni ir lėti, geriau palikti čia ir nusipirkti naujų UK. Elektra ir technikos standartai ten patys, bet pervežimo kaina gali viršyti tos senos "dešimtmečio" technikos vertę. Taip pat biuro daiktų transportavimas į UK apima riziką, kad senos detalės gali atsitraukti nuo plokščių vibracijos.

Kaip supakuoti monitorius?

Geriausia - originalioje dėžėje. Jei jos nebera, tada apvyniojame storą burbuliukų plėvele (mažiausiai 5 sluoksnius), dedame į tvirtą dėžę, o tarpus užpildome putomis arba sulaužytu kartonu. Monitoriai labai jautrūs spaudimui.

Ką daryti su spausdintuvais?

Pirmiausia - išimkite tonerius! Kadaise vėlaujau siuntos ir vairuotojas sakė, kad toneris išsiliejo ant visų dėžių, nes spausdintivas buvo apkrautas vertikaliai. Be to, tuštintis kasetes pasiekia mažiau triukšmo.

Kaip elgtis su serveriais?

Jei įmanoma, jie turi važiuoti specialiuose transporteriuose, o ne paprastose dėžėse. Jeigu taisomi (nerodykite niekam šitą įrašą, bet kartais ir į paprastą dėžę dedame, jeigu labai skubama), tada juos reikia uždaryti į statmenę padėtį, kad ventiliacija neužsidarytų (nors juk ir išjungti). Geriau pasiklausti IT specialisto.

Ar reikia atjungti visus laidus?

Taip, sumaišykite laidus į atskiras maišelius ir pažymėkite, iš kurio prietaiso jie. Niekas nenori pusė dienos praleisti bandydamas suprasti, kuris kabelis eina prie skenerio, o kuris prie routerio.

Kaip apsaugoti duomenis?

Pasidarykite pilną atsarginę kopiją (backup) prieš išvežimą. Net jei biuro daiktų transportavimas į UK vyks idealiai, visada yra rizika, kad diskas gali nukristi arba sugesti dėl drgmės. Geriau būti saugiam.

Ką daryti su telefonų sistemomis?

Jeigu turite faksus ar senus stacionarius telefonus, patikrinkite, ar jie veiks su UK jungtimis (RJ11 yra tas pats, tačiau kai kurie senesni modeliai gali reikalauti specifinių nustatymų). Dauguma IP telefonų veiks be problemų, jeigu turi tinkamą maitinimą.

Ar saugu vežti baterijas?

Baterijas (ypač Li-ion) reikia išimti iš įrenginių arba užtikrinti, kad jos negali užsidegti (pvz., užklijuoti kontaktus). Oro linijos ir keltai turi griežtas taisykles dėl degiųjų medžiagų, todėl geriau jas vežti atskirai.

Baldai ir didelės siuntos

Kaip paruošti biuro kėdes?

Jei jos surankomos, išardykite. Jei ne - apvyniokite rankenės ir kojas, kad jos nebraižytų kitų daiktų. Kėdės turi būti pastatomos viena ant kitos, tarpus uždengiant prekės kilimėliu arba kartonu.

Ar verti vežti metalines spinteles?

Metalo spintelės yra sunkios. Jeigu jose nieko nėra, pasidomėkite kainomis UK - naujų pirkimas gali atsieiti pigiau nei geležies pervežimas tonų svorio. Tačiau jei brangios ar seifai - tada biuro daiktų transportavimas į UK apima jas įtraukiant.

Ką daryti su seifais?

Seifus tuščius reikia užrakinti raktu arba kodu, paliekant atrakintas duris (kad paskui neužstrigtų), o patį seifą tvirtai pririšti prie sienos ar paletės. Jie labai sunkūs ir gali pavojingai pasisukti stabdant.

Kaip užsegti dėžes?

Naudokite kokybišką lipnią juostą (pakraštuką). Užsepkite ne tik vidų, bet ir apačią. Niekada nenaudokite mažos juostelės, ji nutrūks pervežimo metu. (Buvau matęs, kaip dėžės išsilydo tiesiai iškeliaujant iš Vilniaus).

Ar reikalingos paletės?

Jei daug dėžių ar smulkių daiktų, jos turi būti sukrautos ant paletės ir užfiksuotos (apvyniotos) plėvele. Tai pagreitina kraunami ir apsaugo nuo vagystės ar pamestuvų.

Kaip išvengti drėgmės?

Jūra yra drėgna. Naudokite hidroizoliacines dėžes arba įdėkite drėgmės sugėriklius (silika gel) į dėžes su technika. Ypač svarbu, jei krovinys važiuoat atvirame furgone arba lauke uoste.

Kas daryti su augalais?

Nedarykite to. Augalų importas į UK yra labai striktus, reikalauja fitosanitarinių pažymų. Greičiausia juos sunaikins pasienyje. Palikite kolegoms dovanai.

Galutiniai patarimai ir išvados

Ką daryti atvykus į UK?

Pirmiausia patikrinkite, ar viskas atvyko pagal manifestą. Jei trūksta dėžės ar daiktas sugadintas, nedelsdami praneškite vairuotojui ir užfiksuokite pažeidimus nuotraukomis. Vėliau bus per vėlu reikalauti kompensacijos.

Ar verta rinktis brangesnį pervežėją?

Kartais taip. Pigūs pervežėjai dažnai tinka tik paprastiems daiktams, o biuro daiktų transportavimas į UK reikalauja patirties ir rūpestingumo. Užsisakykite tą, kuris turi atsiliepimų apie technikos pervežimą.

Kaip susitarti dėl laiko?

Būkite tikslūs. Nenukelkite krovinio prieš pat savaitgalį, jeigu sandėlis UK dirba iki vidurdienio. Geriau planuoti atvykimą antradienį-ar trečiadienį, kai srautai mažesni ir eismas ne toks intensyvus.

Ką daryti, jei dėžė dingo?

Vėlgi, tikslus inventorius yra raktas. Be jo neįrodysite, kad ta dėžė egzistavo. Susisiekite su draudimo kompanija ir pateikite reikalavimą. (Nesu tikras, ar tikrai gausite visą vertę, bet bent dalį).

Ar galima kiek pigiau sumontuoti patiems?

Žinoma, bet laikykite galvoje, kad savo galva padaryta dėžė gali neišlaikyti. Pasidarykite iš anksto ir išbandykite, pastatykite ant kitos dėžės ir pažiūrėkite, ar neatlaiko. Taip užtikrinsite, kad jūsų pastangos nebus veltui.

Galiausiai, viskas priklauso nuo pasiruošimo. Jeigu pasirūpinsite dokumentais, gerai supakuosite techniką ir pasirinksite patikimą partnerį, biuro daiktų transportavimas į UK nebus košmaras, o tiesiog dar vienas verslo žingsnis. Sėkmės kelionėje.