Kaip organizuoti perkraustymą biuro daiktų į UK? Vadovas iš vidaus, be įmoniškų frazių

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir per tą laiką mačiau viską – nuo padangų plyšimo Kalaiso uoste iki to, kaip dingo visa siunta su brangiausiais serveriais viduje. Sužinojau, kad kaip organizuoti perkraustymą biuro daiktų į UK, nėra tiesiog klausimas apie tai, ką padėti į sunkvežimį. Tai tikrai daugiau apie nervus, dokumentus, kuriuos vėliau teks ieškoti, ir britų muitinės, kuri, atrodo, mums visada atkeršija, nuotaiką. Dabar, po „Brexit“, viskas tapo dar sudėtingiau, reikia daugiau popierių, o klientai vis dar klausia, ar galima tiesiog „užmesti“ viską į furgoną ir važiuoti. Nebegalima. čia reikia strategijos. Štai jums mano, kartais šiek tiek chaotiškas, bet nuoširdus vadovas, kaip tai padaryti, nepasikraunant anksti.

Dokumentai ir muitinės naktmarės

Ar tikrai reikalingas EORI kodas?

Taip, be jo jums niekur nepražengsite. Aš esu girdėjęs istorijų, kad kai kurie bando važiuoti be jo, tikėdamiesi, kad „praeis“. Nepereis. Jungtinės Karalystės muitinė dabar yra griežtesnė nei bet kada. EORI numeris turi būti jūsų, jei esate EU registruota įmonė. Be šio kodo jūsų krovinys bus sustabdytas sienoje, ir tada prasidės rūpesčiai su sandėliavimu, kuris kainuoja brangiai. Geriau jį užregistruoti iš anksto, nei stovėti prie Anglijos ir žiūrėti, kaip vairuotojas rūksta po trys pacukus valandą.

Kokie dokumentai reikalingi perkraustant biurą?

Reikės komercinės sąskaitos-faktūros ir pakavimo sąrašo, kuris turi būti tikslus. Turiu omenyje, ne „kėdės, stalai“ parašyta ranka. Turi būti nurodyta serijinė numeriai, ypač jei tai technika. Vieną kartą klientas parašė „kompiuteriai“ generuoti, o anglai reikalavo konkrečių duomenų – teko versti vairuotoją grįžti atgal ir viską išsiimti. Dar reikės EX01 arba atitinkamo eksporto deklaravimo formos, kurią paruošia brokeris. Be gero brokerio šita žaidimas nebus įmanomas.

Kas dėl PVM (VAT) Anglijoje?

Tai sudėtinga klausimas. Jei jūsų įmonė turi PVM numerį Lietuvoje (ir jis galioja), dažniausiai galima taikyti 0% PVM importavimo tariffą, tačiau reikia pateikti teisingus dokumentus. Jei tik perkeliate savo padalinį, tai laikoma perkėlimu, bet jei parduodate klientui UK, tai jau kitas reikalas. Aš čia neadvokatas, tiesiog sakau – pasitarkite su savo buhalteriu, nes mokesčiai gali būti didesni nei pati pervežimo kaina. Nenorėjau jums gąsdinti, bet geriau žinoti.

Ar saugu vežti brangią technika be specialios draudimo?

Visiškai nesaugu. Standartinis krovinių draudimas dažnai nedengia elektronikos jei ji blogai supakuota, arba dengia tik labai mažą sumą. Turėjau atvejį, kai vairuotojas staigiai stabdėdamas ir serveriai nuvirto ant grindų – viskas sugedo. Jei klausiate, kaip organizuoti perkraustymą biuro daiktų į UK saugiai, tai draudimas yra pusė sėkmės. Užsirašykite „All Risk“ draudimą ir nurodykite tikrąją technikos vertę. Netaupykite ant to, pinigai sutaupyti čia – tai pinigai išmesti į vėją.

Kas daro krovinio brokeris?

Jis yra tarpininkas tarp jūsų ir britų muitinės. Jis pildo deklaracijas, moka mokesčius už jus ir išlaisvina prekes. Be jo, fura užstrigs tūkstančius kilometrų nuo jūsų. Pasirinkkite patikimą, nebrangiausią. Buvo atvejų, kai pigūs brokeriai tiesiog nebeatsiliepdavo telefonu penktadieniais vakare, o mūsų vairuotojas liko maždaug Midlandse be galimybės iškrauti. Geriau mokėti šiek tiek daugiau už ramybę.

Ką daryti, jei muitinė užstoja kroviniį?

Nepanikuokite (nors bus sunku). Reikia sužinoti priežastį – ar trūksta dokumentų, ar jems įtariama kontabanda. Dažniausiai trūksta paprasto Hs kodo (prekių kodas). Paruoškite šiuos kodus iš anksto, tai greitina procesą. Kartais jie tiesiog atsitiktinai pasirenka patikrinti krovinių. Tada tenka mokėti už iškrovimą ir pakrovimą. Tai brangu, bet tenka mokėti.

Ar galima vežti asmeninius daiktus biuro siuntoje?

Techniškai – ne, jei tai deklaruojama kaip komercinė siunta. Jei vairuotojas pasiims savo maistą ar gėrimus, tai gali sukelti didelių problemų, jei bus randama. Muitininkai mėgsta „užkabinti“ tokius smulkius pažeidimus, kad tuomet galėtų įsisukti į visą siuntą. Geriau nedarykite tų klaidų, laikykite viską gryname versle.

Ar reikalingas T1 dokumentas?

Jei važiuojate per transito šalis (pvz., Vokietija, Belgija), taip, gali reikėti T1 transito dokumento, nors dabar, su ES-UK sandėriais, dažnai naudojami kiti metodai. Aš asmeniškai visada patariu pasitikėti brokerio sprendimu čia, nes taisyklės keičiasi kasmet. Vieną kartą važiavome be T1 ir vokiškai policijai labai nepatiko (tikrai labai nepatiko), teko aiškinti valandas.

Logistika, kaina ir laikas

Kiek laiko užtrunka kelionė į UK?

Standartiškai, jei važiuojate į Londoną ar pietus, tai 3-4 dienos vienam kryptimi, priklausomai nuo Kelio (Calais) perkėlos. Bet prisimenu, kai dėl migrantų krizės uoste stovėjome 12 valandų. Taigi, niekada nesakykite klientui „rytoj atvyks“, sakykite „savaitės vidury“. Kaip organizuoti perkraustymą biuro daiktų į UK taip, kad neperšoktumėte terminų? Planuokite rezervą mažiausiai dviem dienoms. Angliškosios autosrautės, ypač M25 žiedas aplink Londoną, tai yra atskiras pragaras.

Kiek apytiksliai kainuoja toks pervežimas?

Kainos šiuo metu šokinėja kaip šuo ant ugnies. Priklausomai nuo kuro kainos (kurios, deja, aukštos) ir sezono. Biuro perkraustymas gali kainuoti nuo tūkstančio iki kelių tūkstančių eurų. Jei turite daug brangios technikos, gali tekti užsisakyti atskirą mažesnį sunkvežimį („furgoną“), kad būtų mažiau vibracijos. Tai brangiau, bet saugiau. Būtinai prašykite išsamią sąskaitą, kad neišsigąstumėte galutinių sąskaitų (prie jų dažnai pridedami PVM ir mokesčiai už tiltus Anglijoje).

Ar verta rinktis keltą ar Eurotunelį?

Eurotunelis yra greitesnis – 35 minutes ir jūs Anglijoje. Keltas trunka ilgiau, bet kartais pigesnis, o jei vairuotojas bijo uždaro tunelio (tokių yra), keltas vienintelis variantas. Be to, keltu galima pailsėti, pavalgyti. Man asmeniškai patinka keltas, nes tenka šiek tiek kvėpuoti jūros oru, bet logistiškai tunelis laimi dėl greičio. Jei skubate, šis 30 minučių skirtumas gali būti kritinis.

Ar galima užsakyti dalinį krovinį (part load)?

Galima, jei jūsų daiktų nėra daug – tarkime, tik vienas kambarys ar kelios spintos. Tada jūsų siunta keliauja su kitų klientų siuntomis viename sunkvežimyje. Tai pigiau, bet ilgiau, nes reikia surinkti visus krovinius ir iškrauti paeiliui. Biuro perkraustymui tai gali būti rizikuota, jei tenka slapti dokumentai, bet paprastoms spintoms – puikus variantas.

Ką daryti su „London Congestion Charge“?

Tai mokesčias užvažiavimą į Londono centrą. Jis nėra įskaičiuotas į pervežimo kainą. Dažnai klientai sušoka, kai gauna papildomą sąskaitą iš vairuotojo. Jei jūsų biuras yra „Ultra Low Emission Zone“ zonoje, mokesčiai dar didesni. Pasirūpinkite tuo iš anksto – arba mokėkite patys, arba sudėkite į sutartį, kad pervežėjas tai padengs (už papildomą mokestį, aišku).

Ar reikia pažymėti, kad tai „perkraustymas“?

Taip, dokumentuose turi būti aišku, kad tai ne prekybą, o perkėlimas (relocation). Tai gali padėti su muitinės procedūromis. Jei parašysite „parduodamos baldai“, jums gali taikyti importo mokesčius. Būkite konkretūs – „Used office furniture for own use“ (naudoti biuro baldai savo reikmėms).

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma įmonių siūlo GPS stebėjimą. Bet ne visada tai veikia tiksliai, ypač tunelyje ar keltu. Aš dažnai tiesiog skambinu vairuotojui. Jei jūsų pervežėjas nesako, kur yra krovinys, tai blogas ženklas. Modernioje logistikoje turėtumėte žinoti, ar jau jau perėjo Lamanšą.

Pakavimas: ką daryti, o ko ne

Ar reikia išpakuoti kompiuterius?

Absoliučiai. Niekada nekelkite kompiuterių surinktų. Monitoriai turi būti įpakuoti į burbuliukus, o sisteminiai blokai – į putų dėžes. Vieną kartą matęs, kaip vienas „biuro vadovas“ liepė padaryti „greitai“ – viską padėjo ant grindų. Rezultatas? Trys sulūžę monitoriai ant pirmojo greičio rampos. Patariu – rūpinkitės kiekviena detalę.

Ką daryti su baldais?

Spintos ir stalai turi būti išardyti (jei įmanoma). Tai taupo vietą ir sumažina sugadinimo riziką. Visus varžtus ir detalės sudėkite į pažymėtas maišelius ir priklijuokite prie atitinkamo baldo. Niekada nepadarykite vieno bendro maišo su visais varžtais – išardyti bus beveik neįmanoma (asmeniškai kentėjau su tuo prieš 10 metų).

Ar galima veži augalus?

Tai yra problema. Anglija yra labai griežta dėl augalų importo – jie nenori ligų. Asmeniniam perkraustymui galima su sąlygomis, bet biurui? Tai gali būti apmokestinta kaip prekė. Be to, dirvožemis turi būti išplautas arba augalai turi būti sterilūs. Geriau juos palikti Lietuvoje ir nusipirkti naujų Londono „garden centre“.

Kaip pakuoti dokumentus?

Dokumentai turi būti supakuoti į dėžes, uždarytos ir idealiai – užsegtos spynomis. Jei tai konfidencialūs duomenys, geriau juos vežti atskirai, ne su baldais. Nemanau, kad vairuotojas juos pavogs, bet jei dėžė nukris ir atsivers, tai bus bėda. Užrašykite ant dėžės „DOKUMENTAI – NEKRAUTI ANT VIRŠAUS“.

Ar tinka paprastos dėžės iš parduotuvės?

Jei jos stiprios – taip. Bet jei tai dėžės po bananų ar kiaušinių, tuomet ne. Biuro daiktai dažnai būna sunki. Naudokite specialias krovejines dėžes („book boxes“). Jos brangesnes, bet jūsų archyvas nenukris per pusę kelio. Pinigai sutaupyti ant dėžių – tai tas pats kas mesti pinigus į židinį.

Reikia užrašyti kiekvieną dėžę?

Būtina. Turi būti numeris ir trumpas aprašymas, kas viduje. Pvz., „Dėžė Nr. 5, HR skyrius, personalo bylos“. Tai padės iškraunant (galite nurodyti, kuria dėžę reikia nešti pirmiausia). Be to, jei dingsta dėžė (kas, deja, nutinka), žinosite tiksliai, kas dingsta.

Ar reikėtų nuomoti dėžes?

Taip, daug pervežėjų siūlo dėžių nuomą. Tai ekologiškiau ir patogiau – jos geriau dera viena į kitą. Po perkraustymo tiesiog jas gražinate. Nereikia galvoti, kur dingti šimtams tuščių kartono dėžių po to, kai viskas įvyksta.

Ką daryti su smulkiomis detalėmis (plunksnai, kabeliai)?

Surinkite juos į maišelius arba mažas dėžutes. Niekad neberkite laisvų dalykų į didelę dėžę – jie susmulkins, pasimes ir taps nesuprantama mase. Kabelius susukite ir užsegtėjuokite („ziplais“), kad neatsirastų „vampyrų kamuolių“.

Vairuotojai, įmonės ir realybė

Kaip pasirinkti pervežėją?

Nežiūrėkite tik į kainą. Žiūrėkite į atsiliepimus ir, svarbiausia, ar jie turi patirties su UK rute. Ten yra savybės – kairiajame važiavimas, specifiniai apribojimai miestuose. Mažos įmonės gali būti lankstesnės, o didelės – patikimesnės, bet biurokratiškesnės. (Gerbiami, pasitikėkite savo intuicija, jei vadybininkas atrodo įtūžęs, nebekreipkitės).

Ar vairuotojas padės iškrauti?

Paprasčiausiai už ką? Standartinėse sutartyse dažniausiai įskaičiuota tik „iškrovimas į grindis“, o ne nešimas į trečią aukštą be lifto. Jei jums reikia „menedžerio“ tipo paslaugos (vairuotojas neša dėžes į biurą), tai kainuoja papildomai. Pasikalbėkite su įmone iš anksto, kad vairuotojas nenuviltų ir tiesiog neišliptų iš kabino.

Kas, jei vairuotojas negali rasti adreso?

Angliški adresai gali būti paini (pvz., „Flat 4, 15 High Street“ o to paties pastato yra du 15 numeriai). Turite tikslų „What3Words“ kodą arba GPS koordinates. Padėkite vairuotojui išvengti streso – jis jau pavargęs po 2000 km. Jei jis neprisirinks, gali būti baudos už vėlavimą.

Ar galiu važiuoti su vairuotoju?

Dauguma įmonių neleidžia dėl draudimo. Bet kai kurie mažesni pervežėjai gali leisti už papildomą mokestį arba jei tai jūsų nuosavas krovinys. Tačiau tikėkitės, kad miegosite ant gurguolio. Tai nėra prabangus turizmas. (Aš važiavau su vienu klientu, jis manęs visą kelią klausinėjo apie Anglijos politiką, užsimiršęs, kad aš turiu vairuoti).

Ką daryti, jei įmonė atsisako imti užsakymą?

Tai nutinka, jei įmonė pervertina savo galimybes arba jiems užstrigo kitas krovinys. Būkite pasiruošę turėti atsarginį variantą. Pasirašykite sutartį su baudomis, jei jie atsisako paskutinę minutę. Nors, teigiama, jei jie atsisako, tikriausiai jie ir taip nesugebėtų atlikti darbo gerai.

Ar verta rinktis lietuvišką įmonę?

Mano nuomone, taip. Lengviau susikalbėti, lengviau paaiškinti, kas yra kas. Anglų firmos gali būti brangesnės ir labai griežtai laikytusi taisyklių (pagalvotų apie kiekvieną mylią). Lietuviai yra lankstesni (kartais pernelyg, bet tai kitas reikalas). Be to, jei bus problema, lengviau išsiaiškinti tiesiogiai.

Ar reikia maitinti vairuotoją?

Nebūtina, bet labai padeda. Jei vairuotojas laukia iškrovos 5 valandas, jis bus alkani ir liūdnas. Duokite jam arbatos, duonos – jis padarys viską, kad jums padėtų. Tai tas pats „smagus papildomas“ (bonus), kuris užtikrina, kad jūsų daiktai nebus numesti ant betono.

Kaip elgtis su nuskriaustumais daiktais?

Jei pastebėjote, kad kažkas buvo pažeista prieš iškrovimą (fura buvo atidaryta?), nedelsdami užfiksuokite nuotraukas ir praneškite vadovui. Negalima laukti, kol vairuotojas išvažiuos. Tada tai taps „žodžis prieš žodį“. Dokumentuokite viską.

Smulkmenos, kurios užmuša

Ar galiu siųsti atskiras siuntas kurjeriu?

Greičiau, bet brangiau ir rizikingiau dėl muitinės. Biuro perkraustymas geriau vyksta vienu metu. Jei siųsite kurjeriu, kiekviena dėžė gali būti apmokestinta atskirai. Sutaupykite nervus ir sukelkite viską į vieną furgoną.

Ką daryti su liekančiomis atliekomis?

Anglijoje šiukšlių ivežimas labai brangu. Nenuvežkite ten senų biuro kėdžių, kurias planuojate išmesti. Išmeskite čia. Vieną kartą teko mokėti už šiukšlių konteinerį Londone daugiau nei už pusę kuro. Tai beprotiška.

Ar reikia specialių leidimų Londono centre?

Taip, ypač jei sunkvežimis turi būti pastatytas ant „pavėsinės“ (pavement) arba jei jis yra per didelis tam rajonui. Reikia iš anksto susitarti su savivaldybe (council) dėl leidimo (permit). Nuo to priklauso, ar jūsų daiktai bus iškrauti arba gausite baudą.

Ar saugu palikti daiktus furgone naktį?

Jei fura stovi be saugumo aikštelės – ne. Anglijoje yra nusikaltėlių, kurie specializuojasi „krovininių“ apiplėšime. Jei reikia naktoti, užsisakykite saugomą stovėjimą. Geriau sumokėti 50 svarų už stovėjimą nei prarasti visą biuro įrangą.

Kaip apmokėti paslaugas?

Dauguma įmonių nori išankstinio mokėjimo bent 50%, o likutį – pristatymo metu. Nesiūlykite mokėti „po mėnesio“ – niekas nesutiks. Mums reikia pinigų kuroi ir mokesčiams iš karto.

Ar galiu atidėti iškrovą, jei biuras dar nebaigtas remontuoti?

Galima, bet tik už papildomą mokestį (laukimo laikas). Vairuotojo laikas yra pinigai. Jei jūsų remontininkai vėluoja, mums tenka stovėti. Susitarkite dėl „laukimo valandos“ kainos iš anksto, kad nebūtų nep malonių staigmenų.

Ką daryti, jei dingsta raktas nuo furgono?

Tai košmaras. Reikia skambinti locksmith Londone, kuris atvyks po 3 valandų ir paims šimtus svarų. Turiu omenyje, pasidėkite raktus saugioje vietoje. (Mano vairuotojas vieną kartą užrakino raktus viduje su varikliu įjungtu – tai buvo linksmiausia diena per metus).

Ar reikia tikrinti vairuotojo ADR sertifikatą?

Jei vežate pavojingas medžiagas (chemija, dažai), taip. Jei tik baldus – nebereikia. Bet vis verta patikrinti, ar vairuotojas tai teisę vairyti tokio sunkumo furgoną (C kategorija). Nors jei pasitarkite su rimta įmone, jie patikrins tai už jus.

Kaip elgtis su blogu oru?

Anglija lietaus. Visada. Įsitikinkite, kad daiktai yra padengti plastikine plėvele, net jei jie eina furgonu. Drėgmė gali patekti pro įtrūkimus stoge. Nėra nieko blogiau nei drėgni popieriniai dokumentai ryte.

Ar galima gerti alkoholį pervežimo metu?

Vairuotojui – ne, aišku. O klientui? Jei norite pasiūlyti vairuotojui alaus, jis turėtų atsisakyti, nes jam vėliau važiuoti. Geriau pasiūlykite kavos. Alaus gali būti interpretuojamas kaip kyšis arba pažeidimas. Negerai.

Ką daryti, jei dėžė atsidaro kelyje?

Jei matote, kad furgono durys truputį atidarytos (kažkas netaip užrakino), praneškite vairuotojui iškart. Gali būti, kad jis tiesiog užmirė. Geriau sustoti ir uždaryti, nei rasti savo dokumentus kelio viduryje.

Ar verta drausti biuro atsakomybę?

Taip, jei jūsų darbuotojai kažką sugadina iškraunant. Tai ne pervežėjo kaltė. Bet jei vairuotojas numeta spintą ant jūsų kompiuterio, tuomet jų draudimas. Sutarkite šias ribas iš anksto.

Ar galiu užsisakyti lifto nuomą iškraunimui?

Jei biure nėra lifto arba jis per mažas, taip. Reikia susitarti su pervežėju, kad jis atvežtų „hidraulinį liftą“ (tail lift). Jei tik įsivaizduojate, kad vairuotojas neš 50kg spintas laiptais – nenaivuokite. Jums tiesiog reikės papildomos įrangos.

Ar reikia pranešti apie gėrimų pervežimą?

Jei tai biuro baras (alkoholiniai gėrimai), tai yra labai griežtai reguliuojama. Reikia specialių licencijų (AWRS). Negerai, jei bandysite įslėpti kelias degtines tarp knygų – muitinė turi šunis, kurie tai užžigs tikrai.

Pabaiga: ar viskas vyks taip, kaip planavote?

Tikėtis, kad kaip organizuoti perkraustymą biuro daiktų į UK be jokių nenuostatų, yra svajonė. Kažkas bus pavėluota, kažkas bus drėgna, kažkas bus padėta ne ten. Bet su geru planu ir patikimu partneriu viskas išsivers. Svarbiausia – neprarasti ramybės, nes visa tai tik materialiniai daiktai. Pasiruoškite dokumentų, pasirūpinkite kava vairuotojui ir tikėkis geriausio. Sekmės kelyje per Lamanšą, jums jo prireiks.