Kaip lengvai ir greitai perkraustyti biurą iš UK į Lietuvą?

Na, taip, žiūrėkime, ką čia turime. Dar prieš dešimt metų perkraustyti biurą iš Londono į Vilnių buvo pusė reikalų – užkrauti, važiuoti, iškrauti. O dabar? Dabar, kai jau 20 metų šioje srityje besivairuoju, galiu pasakyti, kad perkraustyti biurą iš UK į Lietuvą tapo tikru iššūkiu net patikusiems vadybininkams. Brexit viską supainiojo, muitinės tapo griežtesnės, o kainos šoktelėjo tiek, kad kartais klientai iš karto nutraukia pokalbį. Tačiau jei žinai, kur paspausti, tai įmanoma padaryti be didelio streso. Tereikia suprasti, kad čia nebe paprasta logistika, o visiškai naujas žaidimas su taisyklėmis, kurios keičiasi kas antrą mėnesį. Tau reikės ne tik furgono, bet ir kantrybės bei gero brokerio.

Dokumentai ir muitinės procedūros

Ką daryti pirmiausia?

Pirmiausia nusprendžiate, ką vežiate, ir susirandate gerą muitinės brokerį. Be jo dabar nepraeisite, net jei vežate tik vieną kėdę. Tada reikia susitvarkyti EORI kodą – jums jis būtinai reikės, kitaip viskas sustos sienoje. Negaliu pasakyti, kad tai sudėtinga, bet laiko imta daugiau. Dar reikės tikslaus inventoriaus sąrašo, ne kaip kuris rašo "vienas dėžė su daiktais", o konkrečiai: du monitoriai, viena klaviatūra ir panašiai. Be to, pasidarykite draudimą, nes tikrai nenorite, kad kas nors nukristų, kai vairuotojas stabdo priešais Dover.

Ar reikalingas EORI kodas?

Taip, be jokio abejojo. Jei planuojate biuro perkėlimą iš Anglijos, EORI kodas (Economic Operators Registration and Identification – ekonominių operatorių registracijos ir identifikavimo kodas) yra privalomas. Jis leidžia judėti prekėms per Europos Sąjungos sieną. Be šio kodo jūsų krovinys tiesiog bus užstrigęs muitinėje, o laikymo mokesčiai bus didesni nei patys daiktai. Užsiregistruoti galite internetu, tai trunka kelias dienas, tačiau geriau tai padaryti iš anksto, kad nereikėtų panikuoti paskutinę minutę.

Kiek laiko trunka muitinės išbraižymas?

Tai kaip visada – kartais 5 minutes, kartais 5 dienas. (Arba bent jau taip atrodo, kai laukiate). Viskas priklauso nuo to, kiek tvarkingi jūsų dokumentai ir kaip užimta yra konkreti muitinės punkte. Jei viskas tvarkinga, sistema patvirtina deklaraciją akimirksniu. Tačiau jei trūksta kokio nors PVM mokesčio numerio arba prekės kodas neteisingas, gali tekti laukti patikrinimo. Tąkart perkraustyti biurą iš UK į Lietuvą tampa tikru nervų išbandymu, todėl neskubėkite su dokumentais.

Kas dėl PVM mokesčio?

Čia visada būna daug neaiškumų, ypač kai kalbame apie naudotą techniką. Jei vežate įmonės turtą, kuris buvo naudojamas Anglijoje, dažnai galima taikyti PVM atostogas arba nulinę tarifą, bet tik jei galite įrodyti, kad tai ne prekybai. Tereikia pateikti dokumentus, patvirtinančius, kad ši technika jums priklausė ir buvo naudojama mažiausiai 6 mėnesius. Kitaip teks mokėti standartinį 21 procentą, kas smarkiai padidins sąskaitą už perkėlimą.

Ar galima vežti alkoholį iš biuro baro?

Galima, bet tai bus labai brangu. Muitinės taikomi akcizo mokesčiai yra kaip žiauriausi, todėl tą "victory" whisky butelį geriau išgerti prieš išvykdami. Kai kuriems klientams atrodo, kad tai nedidelė detalė, bet akcizo mokesčiai už alkoholį ir tabaką gali viršyti pačios transportavimo kainą. Geriau nepulti į šią duobę, nebent jūsų biuras yra didelės prekybos centras, o tada tai visai kita istorija su licencijomis.

Kas nutinka, jei pamiršiu įrašyti vieną daiktą?

Tada jums bus didelė bėda. Muitinė tai laiko kontrabanda arba bandymu išvengti mokesčių. Teks rašyti papildomą deklaraciją, mokėti baudas ir tikėtis, kad neiškelia viso krovinio į inspekciją. Buvau atvejų, kai dėl vieno neįrašyto kompiuterio visa mašina stovėjo Dover savaitę. Geriau praleisti tą valandą ir suskaičiuoti visus varžtus, nei vėliau šalti.

Ar saugu vežti serverius su duomenimis?

Tai yra rizikinga, bet jei duomenys užkoduoti, tai galima. Tačiau aš visada patariu klientams iš Londono ar Birminghamo padalinių padaryti atsarginę kopiją debesyje prieš kelionę. Fiziniai diskai gali nukristi, sugesti arba tiesiog dingti perkėlimo metu. Niekada negali būti 100 procentų tikrumo, kad vairuotojas važiuos lygiai, net jei jis ir patyręs. Biuro relokacija iš JK neapsieina be rizikos, todėl duomenų saugumas yra jūsų, ne logistiko, reikalas.

Kas yra TIR sąskaita?

TIR (Tarptautinė kelių transportų sistema) yra toks dokumentas, leidžiantis keliauti per sienas be sustojimų tarpiniuose punktuose. Tačiau ji labai brangi ir sudėtinga, todėl paprastam biuro perkėlimui ji nenaudojama. Jums užteks Bendrosios eksporto deklaracijos. TIR daugiau tinka tiems, kas veža tūkstančius tonų prekių iš Turkijos ar Kazachstano, o ne kelias dėžes su popieriais.

Kokias baudas galiu gauti?

Baudos už neteisingą deklaravimą gali siekti nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų, priklausomai nuo to, ar buvo bandoma apgauti sistemą. Angliškoji pusė labai griežta dėl eksporto kontrolės, ypač jei vežate technologijas, kurios gali būti naudojamos kariniams tikslams. Nors jums atrodo, kad tai tik senas serveris, jiems gali atrodyti kitaip. Geriau būti per daug atidžiam.

Ar reikia vertimo į anglų kalbą?

Taip, visi jūsų dokumentai turi būti anglų kalba. Lietuviškos arba rusiškos sąskaitos faktūros anglams nieko nekalba. Prieš važiuodamas į uostą, pavyzdžiui, į Hull ar Immingham, užtikrinkite, kad kiekvienas popierius yra išverstas. Tai nėra brangu, bet taupo nemažai laiko ir nervų, kai muitininkas pradeda klausyti, kas čia parašyta.

Logistika ir transportavimas

Ką pasirinkti: pilną konteinerį ar dalinį krovą?

Jei turite daug baldų ir technikos, geriau paimti pilną konteinerį (FCL – Full Container Load). Taip jūsų daiktai nebus maišomi su kitų klientų siuntomis ir bus saugesni. Jei krovinys iš Didžiosios Britanijos yra mažas, galite rinktis dalinę krovą (LTL), bet tada lauktės ilgiau, kol surinks kitų siuntų. Taip pat didesnė rizika, kad kažkas nukentės perkraunant.

Kiek trunka kelionės į Lietuvą?

Įprastai tai trunka nuo 3 iki 5 dienų, priklausomai nuo maršruto ir uosto. Jei važiuojate iš Londono ar pietų Anglijos, tai greičiau iš Hull ar Immingham (šiaurė). Tačiau reikia įskaityti ir laiką muitinėje. Kartais atrodo, kad tai tik 1000 km, bet dėl formalumų tai trunka kaip važiavimas į Aziją. Nesiskubėkite planuoti įrangos montavimo pirmadienį, jei furgonas išvyko penktadienį.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių vadybininkų siūlo GPS stebėjimą. Tai padeda nuspręsti, kada reikia suburti komandą Vilniuje ar Kaune iškrauti. Tačiau kartais signalas dingsta tuneliuose arba tiesiog vairuotojas pamiršta įjungti įrenginį. Geriau nepasikliauti tik technologija ir susisiekti su vairuotoju tiesiogiai prieš išvykstant iš uosto. Niekada nežinai, ką daro tas vairuotojas, kai jo niekas nemato.

Kas dėl pakavimo medžiagų?

Geriau juos užsisakyti pas tą patį vežėją. Jie žino, kokios dėžės tinka biuro stalams ir kaip uždengti sofą, kad neapsitrynio. Nupirkęs pats mažumoje parduotuvėje gali rasti, kad klijai netinka, o dėžės per silpnos. Biuro perkėlimas nėra tas pats, kai keli į butą, čia daug daugiau stiklo ir elektronikos. Geriau permokėti už gerą putę, nei gailėtis už sulaužytą 65 colių televizorių.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Beveik visada taip. Dideli stalai, spintos ir sekcijos neišsipuola per duris. Mūsų komanda tai padarys, o vėliau Lietuvoje surinks. Žinoma, tai kainuoja papildomai, bet bandyti įvežti surinktą biuro spintą – tai siaubas. Buvau, kaip vienas klientas iš Mančesterio bandė įspaudži duris ir jas laužė. Neklauskite manęs, kodėl jis taip padarė, žmonės daro keistus dalykus, kai pavargsta.

Kas vyksta uoste?

Ten jūsų krovinys patenka į sandėlį, laukia, kol bus išbraižytas. Jei turite kietą krovą (pavyzdžiui, ant rėmų), tai lengviau, jei dėžės – jas reikia įdėti į konteinerį. Angliški uostai, ypač Felixstowe, yra labai užsikrauti, todėl tenka laukti. Patyręs brokeris sugeba įsiterpti tarp eilių, bet vis tiek nenusimanykite, kad tai bus greita.

Ar saugu palikti dėžes lauke?

Jei kalbame apie Lietuvą, tai vasarą galima, bet žiemą? Niekada. Drėgmė sugadina viską, ypač popierinius dokumentus ir medinio baldų paviršius. Net jei dėžės atrodo stiprios, lietus gali prasiskverbti per klijų siūles. Užtikrinkite, kad iškrovimas vyksta sausoje vietoje, arba naudokite vandeniui atsparias dėžes. Nenorite, ryte atvykstant į naująjį biurą rasti pelėsio vietoje svarbių sutarčių.

Ką daryti su per dideliais daiktais?

Reikia pranešti iš anksto. Jei turiate didelį serverinės spintą, kuri neįeina į standartinę liftą ar duris, reikės planuoti kėlimą per langą arba naudoti specialią techniką. Tai kainuoja, bet kitaip neišeis. Kart klientas iš Bristolio norėjo pervežti milžinišką akvariumą – tai buvo siaubinga istorija, kuri kainavo jam dvigubai daugiau nei planavo.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus?

Galima, bet geriau tai atskirti. Muitinė daugiau dėmesio skiria įmonei priklausantiems turtams, o asmeninius daiktus gali manyti kaip kontrabandą, jei jų per daug. Jei darbuotojas nori vežti savo stalą, turi būti aiškus dokumentas, kad tai dovanota arba parduota jam. Kitaip gali būti manooma, kad išvežate įmonės turtą be mokesčių sumokėjimo.

Kokia situacija su vairuotojais?

Dabar bėda su vairuotojais, jų trūksta. Kartais atsitinka, kad vairuotojas atvyksta į tašką vėlai, nes tiesiog negalėjo važiuoti pagal tvarkaraštį dėl poilsio laiko. Nekaltinkite juos, jie taip pat pavargę. Tiesiog planuokite savo darbą su laiko atsarga. Gera vadybinio komanda visada sugebės susitarti su vairuotoju, kad jums praneštų, jei užstrigs spūstyje ties M25 žiedu.

Kainodara ir paslaugos

Kiek kainuoja toks reikalas?

Kainos svyruoja nuo 2 iki 10 tūkstančių eurų, priklausomai nuo tūrio. Negaliu pasakyti tiksliai, kol nepamatysiu, ką turite. Mažam biurui gali tekėti tūkstantis, o dideliam banko padaliniui – dešimtys tūkstančių. Benzainas brangsta, o anglai dabar mums uždaro akis kainomis. Geriau prašyti fiksuotos kainos, kad nesistebėtumėte paskutinę momentą.

Kas įeina į kainą?

Į kainą įeina pakavimas (jei užsakote), krovimas Anglijoje, laivas, iškrovimas Lietuvoje ir muitinės deklaravimas. Tačiau draudimas dažnai būna už papildomą mokestį. Taip pat, jei reikia kelti daiktus į aukštą be lifto, tai taip pat papildomai. Visada klauskite, ar kaina "galutinė", ar bus dar kokių "priedų", tokių kaip kuro priedėlis.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Niekada. Pigiausiai pasiūlymai dažniausiai baigiasi taip, kad jūsų daiktai stringa kažkur Sandwiche be priežiūros, o telefonas neatsiliepia. Patirtis rodo, kad geriausia pasirinkti vidutinę kainą su garantijom. Užsidirbti ant biuro perkėlimo yra sunku, todėl kas siūlo per pigiai – kažką slepia. Gali būti, kad jie net neturi savo technikos ir nuomoja ją iš kaimynų.

Kas yra "fuel surcharge"?

Tai kuro priedėlis, kuris keičiasi kas mėnesį. Kadangi degalų kaina šokinėja, vežėjai prideda procentą prie galutinės sumos. Tai normalu, jei tai ne 50 procentų. Visada patikrinkite, koks dabar tas priedėlis, kad nebūtumėte nustebęs, kai gausite galutinę sąskaitą. Kartais jis gali padidėti net per naktį, jei naftos kaina pasaulyje šokteli.

Ar galima sumokėti atidėliau?

Dauguma kompanijų reikalauja avanso, o likutį – pristatymo dieną. Tai nėra jokių mokėjimų atidėjimo terminų. Verslas yra verslas, jie turi mokėti vairuotojams ir uostams. Jei jūs didelė korporacija, galima derėtis, bet mažoms firmoms tikrai gausite sąskaitą iš karto. Geriau pasiruoškite pinigus iš anksto.

Kas dėl draudimo sumos?

Draudimas turi dengti visą krovinio vertę. Nenuoksliai vertinkite savo turtą. Jei turite technikos už 50 tūkstančių, o draudžiate tik už 10, tai ir gausite tik 10, jei kas nutiks. Tai yra labai dažna klaida – žmonės taupo ant draudimo, o paskui verka. Perkraustyti biurą iš UK į Lietuvą be pilno draudimo yra beprotybė.

Ar yra kokių paslėptų mokesčių?

Anglijoje yra tokie dalykai kaip "port security charge" arba "handling fee" uoste. Jie retai įtraukiami į pradinę įkainį. Geriausia klausti vadybinio: "Ar yra kokių nors mokesčių, kuriuos aš nežinau?". Jei jis pradeda vengti žvilgsnio, tai blogas ženklas. Sąžiningas logistas visada pasakys tiesą, kad nereikėtų skambinti ir keiktis vėliau.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei vežate daug, taip. Bet jei tai vienkartinis reikalas, tai nesusitarsite. Tačiau visada galima bandyti derėtis dėl pakavimo medžiagų arba papildomų paslaugų. Kartais galiu priduoti nemokamai kelių dėžių pakavimą, kad klientas būtų laimingas. Niekada nekenkia paklausti.

Specifiniai atvejai ir problemos

O jei aš fizinis asmuo, ne įmonė?

Tada tau dar sunkiau, nes negalima naudotis PVM atostogų. Teks sumokėti visus mokesčius kaip įprastam importui. Be to, dauguma perkėlimo kompanijų nesiverčia su fiziniais asmenimis dėl dokumentų sudėtingumo. Tau teks rasti tokį, kuris sugebėtų padaryti importą į tavo asmeninę nuosavybę. Tai įmanoma, bet brangiau.

Kas dėl jautrios technikos?

Serveriai, laboratorinė įranga – tai reikalas. Jos turi būti pakavotos ant "air ride" pakraunamųjų grindų. Paprastas furgonas jas sukrės taip, kad nebeveiks. Toks perkėlimas kainuoja dukart brangiau, bet ar verta taupyti ant 10 tūkstančių vertės įrangos? Manau, kad ne. Vienas klientas iš Leeds taip padarė ir prarado visus tyrimų duomenis.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Biure gali būti chemikalų, valiklių, tonerių. Tai laikoma pavojingomis medžiagomis (ADR). Reikia specialios leidimų ir transporto. Negali tiesiog mesti tonerio į dėžę su knygomis. Jei užsidegs furgone, bus didelė bėda. Deklaruokite viską, kas yra degu ir pavojinga.

Kas vyksta, jei vairuotojas sugenda?

Tada turiu siųsti kitą. Tai užtrunka, bet tai įtraukta į užsakymo sąlygas. Negaliu padaryti, kad jis skristų. Kartais atsitinka, kad senas furgonas užgęsta ant kelio A1. Tada reikia laukti gelbėjimosi ir krovinio perkelimo. Tai nervuolą, bet tai dalis mūsų darbo. Jums tik reikia kantrybės.

Ar reikia specialių leidimų London centre?

Taip, Londono centras (ULEZ zona) dabar yra siaubas. Už kiekvieną neekologišką furgoną tenka mokėti didelius mokesčius kasdien. Be to, reikia leidimų važiuoti siaurais gatvelėmis. Jei jūsų biuras yra Soho arba City rajone, pasiruoškite, kad įvažiavimas kainuos. Į šią kainą dažnai įskaičiuojami ir mokesčiai už tiltus.

Kas dėl biuro augalinio?

Jei turite didelį fikusą arba palmę, tai yra gyvas organizmas. Muitinė reikalauja fitosanitarinio sertifikato, kad nevežiate kenkėjų. Be to, augalas negali būti dirvoje. Tai sudėtinga ir dažnai neverta trikšti. Geriau palikti anglams ir nupirkti naują Lietuvoje. Augalų importas po Brexito tapo tikru košmaru.

O jei pasikeičia planai?

Jei atidėjote perkėlimą pradžią, praneškite kuo anksčiau. Jei furgonas jau pasiruošęs, gali tekti mokėti baudą už atšaukimą. Logistika – tai laikas, o laikas yra pinigai. Negaliu laikyti vairuotojo be darbo dvi savaitės tik todėl, kad jūs nepasiruošėte. Būkite atsargūs su datomis.

Ar verta vežti senus baldus?

Dažnai ne. Transportavimo kaina tokiems patams gali būti didesnė nei jų vertė. Naudoti biuro baldai Anglijoje dažnai būna specifinių matmenų, kurie netinka Lietuvoje. Geriau parduoti "car boot" turguje ir nusipirkti naujus. Taip sutaupysite nervų ir vietos konteineryje.

Kas dėl duomenų saugumo pervežiant?

Kartais klientai prašo užrakinti konteinerį jų spyna. Tai įmanoma, bet tada vairuotojas negali nieko patikrinti. Jei įvyksta avarija, gali būti problemų su draudimu. Geriau pasirašyti draudimo sutartį, kurioje numatyta duomenų konfidencialumas. Arba tiesiog nevežkite popierinių dokumentų, skenuokite juos.

Ką daryti, jei dėžė atkeliauja sužalota?

Tikrinti iškart! Neklauskite vairuotojo, ar viskas gerai. Jis nori išvažiuoti. Atidarykite, pažiūrėkite, ar nėra įbrėžimų. Jei yra – užfiksuokite nuotraukomis. Vėliau bus per vėlu kaltoti ką nors. Draudimo kompanijos mėgsta sakyti "neįrodėte", todėl turite įrodymus rankose.

Ar galima sutvarkyti visą nuotoliniu būdu?

Dabar daug kas daroma nuotoliniu būdu. Dokumentus galima siųsti el. paštu, inventorių – taip pat. Tačiau fizinio kontakto tikrai išvengti nepavyks – kažkas turi būti pasiruoštas vienoje pusėje, ir kažtas – kitoje. Bet bent jau jums nereikės važiuoti į Dover, kad pasirašytumėte lapelį.

O šiaip, ar verta grįžti į Lietuvą?

Tai jau ne mano klausimas. Aš tiesiog vežu daiktus. Bet matant, kiek daug dabar grįžtančiųjų, kažkas juos tikrai traukia. Gal dėl šaltųjų pietų, gal dėl šeimos. Svarbiausia – pasiruošti tam, kad tai nebus taip paprasta, kaip važiavimas į parduotuvę. Bet jei viską suplanuosite, viskas gerai suvirs.

Ką daryti su liekančiomis atliekomis?

Anglijoje yra griežtos taisyklės dėl šiukšlių. Negali tiesiog užmesti biuro liekanų į gatvę. Reikia pasamdyti specialią kompaniją, kuri tai išveš. Dažnai klientai to nepamiršta ir lieka su dėžėmis senojo biuro kieme. Už tai gausite baudą iš savininko. Tvarkykite savo chaosą prieš išvykdami.

Na, štai toks jums trumpas vadovas (nors nelabai trumpas gavosi). Pagrindas – visada pasiklauskite specialisto, o ne kaimyno, kuris jau važiavo. Kiekvienas atvejis yra skirtingas, ir tai, kas vienam tinka, kitam gali būti katastrofa. Sėkmės susitvarkant su tais biuro daiktais, tikrai prireiks kantrybės.