Kaip gauti sąskaitą perkraustymui į Angliją: patirties pilnas vadovas ir kas slepiasi už popierių

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų, o jei būtų įskaičiuotos ir vasaros atostogos, kai važiuodavau padėti draugui, gal ir daugiau. Per tą laiką mačiau viską – nuo tėvų, kurie perkraustė vieną kėdę, iki milžiniškų vilkikų, užstrigusių prieš Tunelą. Viskas prasideda ne nuo dėžių pakavimo, o nuo to paprasčiausio dalyko – dokumento. Dažniausiai klausiate ne apie kelią, o apie tai, kaip oficialiai užregistruoti mokėjimą. Sunku tiksliai pasakyti, kodėl taip būna, bet žmonėms daugiau rūpi popierius nei tai, ar jų indai nenukris kelyje į Londoną.

Kaip gauti sąskaitą perkraustymui į Angliją? Tai atrodo paprasta, tačiau realybėje susiduriama su įvairiais niuansais – nuo PVM mokesčių iki pačių vairuotojų, kurie kartais mirksi į tave iš vairuotojo kabinos ir laukia, kol pasirašysi kvitą. Štai čia ir prasideda tas „netvarkingumas“, apie kurį kalbėsime toliau. Ne visada viskas eina pagal planą, o kai kurios firmos (nenurodysiu pirštais, bet žinot, ką turiu omenyje) sukuria tokias sąskaitas, kad jas sunku suprasti net buhalteriui. Taigi, leiskite trumpai pasidalyti tuo, ką išmokau per šiuos metus, prieš pradedant nagrinėti detales.

Pagrindiniai klausimai apie dokumentų išrašymą

Kaip greitai gaunate sąskaitą po užsakymo?

Įprastai tai įvyksta tą pačią dieną, kai susitariame dėl datos, tačiau jei užklausate sekmadienį vidurnaktį, tai tikriausiai gausite tik rytoj. Viskas priklauso nuo to, kiek greitai dispečeris sugebės perduoti informaciją buhalteriui. Esu matęs atvejų, kai žmonėms tekjo laukti iki trijų dienų, nes buhalteris atostogavo, o vadybininkas užmiršo palikti pastabą sistemoje. Taip, būna ir taip, netvarkingai. Taigi, geriau klauskite iš karto, kada tikėtis to laiško, kad neiktumėte vėliau.

Ar sąskaita faktūra yra galutinis kainos patvirtinimas?

Dažniausiai taip, bet ne visada. Sąskaita faktūra parodo tai, kas yra įrašyta sutartyje, tačiau jei kelyje iškils problemų – pavyzdžiui, reikės naudoti keltą, kurio nebuvo planuota, arba vairuotojas užstrigs spūstyje prie Birmingham – kaina gali pakisti. Tada galiu išsiųsti papildomą sąskaitą (papildomą paslaugų rinkinį). Geriausia visada pasitikslinti, ar tai fiksuota kaina, ar galutinė suma priklauso nuo darbo valandų. Mano patirtis rodo, kad fiksuota kaina visada saugnesniam klientui.

Kokius duomenis turiu pateikti sąskaitai gauti?

Reikia Jūsų pilno vardo, pavardės, adreso, iš kurio ir į kurį vežame, bei asmens kodo arba įmonės kodo. Jei esate fizinis asmuo, pakanka asmens kodo, jei įmonė – PVM mokesčio mokėtojo kodas. Kartais būna, kad klientai pamiršta nurodyti pašto kodą Anglijoje, o ten jie labai svarbu, nes be teisingo pašto kodo vairuotojas gali pasiklysti. Taip pat nurodykite telefono numerį, jei kas nors blogai nutiktų. Be šių duomenų oficialaus dokumento neišrašysime.

Ar sąskaita galioja be įmokos depozito?

Depozitas – tai kaip garantija. Sąskaitą išrašome visada, bet jei neįmokėte avanso, gali būti, kad transporto neuzsakysime. Yra firmų, kurios dirba be depozito, bet aš asmeniškai nedaryčiau taip – per daug dažnai žmonės tiesiog išnyksta ir neatsako į telefonus išvykus vairuotojui. Tada mes būname priversti grąžinti mašiną tuščią, kas mums kainuoja pinigus. Taigi, sąskaita yra, bet jos įvykdymas priklauso nuo Jūsų sąžiningumo.

Kokia kalba turi būti sąskaita faktūra?

Standartiškai išrašome lietuviškai, nes įmonė registruota Lietuvoje. Tačiau jei reikia mokėti iš Anglijos pusės (pavyzdžiui, Jūsų darbdaviui), galime parengti anglų kalbos versiją arba dvikalbę. Tiesa, juridinis galiojimas visada lieka lietuviškam originalui, o angliškas yra tik pagalbinis. Buvau atvejų, kai anglų bankai atsisakydavo priimti mokėjimus dėl keistų simbolių, tad reikia tikrinti IBAN kodą atidžiai.

Ar galiu gauti sąskaitą el. paštu arba SMS žinute?

Žinoma, el. paštas – tai standartas. Dabar retas kuris siunčia popierinę versija paštu, nebent Jūs konkrečiai toprašote dėl archyvavimo. SMS žinutė siunčiame tik trumpą informaciją, kad sąskaita suformuota, tačiau patį PDF failą geriau gauti į paštą, kad jis nepradingtų. Dar kartais nusiunčame nuorodą į mūsų klientų aptarnavimo sistemą, kurioje galima matyti visą istoriją. Ten kažkas pasimeta, bet el. paštu visada tikrai bus.

Ką daryti, jei gavau sąskaitą, bet suma neatitinka sutartos?

Skambuokite iš karto. Nesigilinkite į tas pačias pastraipas apie klaidas. Kartais įvyksta netyčinės klaidos – pvz., vietoj 500 km įrašoma 5000 km, ir tada kaina tampa astronomiška. (Tikriausiai klaidą padarė kas nors, kuris greitai spausdino). Mus už tokias klaidas baudžiame, bet Jums tai neturėtų rūpintis – tiesiog praneškite, ir pataisysime per valandą.

Ar PVM mokesčiai įeina į sąskaitos sumą?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, taikome PVM 0 proc. (vidinės Europos Sąjungos prekybos procedūra), jei ne – taikome 21 proc. Jei perkraustote į Angliją (post-Breitinę realybę), tai taisyklės pasikeitė, ir dažnai taikoma 0 proc. eksporto procedūra, bet reikia įrodyti, kad daiktai išvežami iš šalies. Čia dažnai užkliuvame, nes klientai ne visada supranta, kodėl reikia rodyti muitinės dokumentus.

Kuo skiriasi Proforma sąskaita nuo galutinės?

Proforma tai preliminarus dokumentas, skirtas rodyti, kiek apytiksliai kainuos. Ji nėra apmokestinama. Kai paslauga atlikta, ją pakeičia galimoji sąskaita faktūra. Bankai dažnai priima Proforma mokėjimui, bet oficialiai mokėti reikia pagal galutąją. Vienas klientas mokėjo pagal Proforma metus ir vėliau negalėjo patvirtinti išlaidų, tad žiūrėkite, ką signatūruojate.

Kas dėl Londono uždelstų mokesčių (Congestion Charge)?

Tai papildoma išlaida, kurią dažnai tenka mokėti vėliau. Mes negalime įtraukti jos į pradinę sąskaitą, nes nežinome, ar vairuotojas važiuos per zoną. Jei reikės važiuoti į Londono centrą, išsiųsime atskirą dokumentą su šiuo mokesčiu. Geriausia apie tai pasikalbėti iš anksto, jei tiksliai žinote adresą.

Ar galima gauti sąskaitą jau esant Anglijoje?

Taip, galime, jei Jūsų duomenys yra mūsų sistemoje. Bet jei Jūs užsiregistruojate kaip naujas klientas tik atvykę, gali užtrukti, kol patikrinsime Jūsų duomenis Lietuvoje. Buvo atvejis, kai klientas negalėjo mokėti, nes jo bankas blokavo operaciją užsienyje, o mes jau buvome pakrovę daiktus. Tai buvo stresas. Geriau viskas sutvarkyta iš anksto.

Kiek laiko galioja pasiūlymas prieš išrašant sąskaitą?

Pasiūlymai galioja paprastai 7–14 dienų. Po to kaina gali pasikeisti dėl degalų kainos svyravimų. Jei užsakote perkraustymą pusmetui iš anksto, sąskaitą išrašysime tik prieš pat važiavimą. Nemanau, kad reikia tiksliai aiškinti, kodėl degalai brangsta, visi matome degalinių rodykles.

Ką daryti su pinigais, jei atšaukiu perkraustymą?

Jei atšaukiate ne vėliau kaip prieš 48 valandas, grąžiname viską, išskyrus administracinius išlaidas (jei tokių buvo). Jei atšaukiate vėliau, gali tekti sumokėti baudą už netesyto laiką. Vairuotojai turi šeimas, ir kai juos atšaukiate paskutinę minutę, jie lieka be darbo. Nemanau, kad kas nors iš mūsų norėtų dirbti nemokamai, tiesa?

Ar draudimas įtraukiamas kaip atskira eilutė sąskaitoje?

Taip, įtraukiame. Jūs galite atsisakyti, jei norite rizikuoti, bet nerekomenduojau. Kaina nėra didelė palyginti su tais baldais, kuriuos galima sulaužti kelyje. Draudimo suma paprastai svyruoja priklausomai nuo krovinio vertės. Vienas klientas nusprendė taupyti ant draudimo, o vėliau gailėjosi, kai iškrito šaldytuvas. (Nors šaldytuvą iškrovė sausai, bet jau nebeveikė).

Ką reiškia "palūkanos už vėlavimą" sąskaitoje?

Tai standartinis dalykas, jei nesumokėte laiku. Lietuvos įstatymai leidžia taikyti delspinigius. Mes neesame blogi žmonės, bet jei mokėjimą vėluojate mėnesį, turime apskaičiuoti palūkanas. Geriau tiesiog sumokėti iš karto, kad nereikėtų vėliau kalbėtis apie nesąžiningą pinigų didinimą.

Ar vairuotojas pasirašo sąskaitą atlikęs darbą?

Vairuotojas dažniausiai pasirašo perdavimo aktą, o ne pačią sąskaitą. Sąskaitą išrašome biure. Aktas yra pagrindas sąskaitai išrašyti. Tačiau jei reikia, vairuotojas gali padaryti pastabą, jog daiktai atvežti sveiki. Žinoma, jei jis greitai bėga, gali ir užmiršti pasirašyti, todėl patikrinkite visą akivaizdžiai.

Kaip sužinoti pilną kainą be jokių paslėptų mokesčių?

Klauskite tiesiogiai: "Ar tai yra galutinė kaina?". Jei vadybininkas pradeda vartyti akis arba sako "priklausys nuo...", būkite atsargūs. Aš visada sakuoją kainą su galimybe pasikeisti tik dėl muitinės arba nepageidaujamų aplinkybių, kurios nėra mūsų valdžioje (pavyzdžiui, uždar tiltas).

Ar galima susimokėti dalimis?

Galima, bet tik jei sutartame iš anksto. Paprastai imame 50 proc. avansą, likusią – atlikus darbą. Jei norite padalinti į 4 dalis, tai jau jau kaip pirkimas išsimokėtinai, ir tai darome tik ilgesnio bendradarbiavimo atvejais. Nemanau, kad 500 eurų verta skaldyti į penkias dalis, vis tiek banko komisiniai įkaino.

Kas dėl dėžių kainos sąskaitoje?

Jeigu perkate dėžes iš mūsų, jos įeina į sąskaitą. Jei ne, neįeina. Kartais klientai sako, kad dėžės per brangios, bet kada nors pamėginkite nupirkti statybinių prekių parduotuvėje – ten kainos dar geresnės. Mes parduodame dėžes be pelno, kad tikrai būtų patogiau.

Ką daryti, jei praradau sąskaitą ir reikia ją iš naujo?

Parašykite mums el. paštu – nusiųsime kopiją. Nėra jokios problemos, tai trunka minutę. Tik nenurodykite, kad praradote originalą, o tiesiog prašykite pakartotinio siuntimo, kad mūsų sistema nesukristų (šiaip tik juokauju, sistemos nesukris, bet žmonės gailisi).

Ar galima mokėti grynaisiais vairuotojui?

Techniškai galima, bet labai nepritariame. Vairuotojas nėra kasininkas, jis turi važiuoti toliau. Be to, jei įvyks nesusipratimas dėl sumos, nebus jokio įrodymo. Geriau pavedimu. Yra buvę atvejų, kai vairuotojai priimdavo grynusius ir dėl to turėdavo problemų su muitine, jei pinigai buvo dideli.

Kas yra "Stand-by" mokestis sąskaitoje?

Tai mokestis už laukimą. Jei vairuotojas atvyksta, o Jūsų nėra, arba butas dar neparengtas, laikas eina. Mums reikia mokėti vairuotojui už jo laiką. Paprastai tai 1 valanda laisva, paskui – mokama. Nemanau, kad kas nors dirbtų nemokamai, tiesa?

Ar verta klausti nuolaidos, jei daug krovinių?

Visada verta pabandyti. Jei vežate pilną vilkiką, nuolaida bus didelė. Jei tik kelis dėžutes – turbūt ne. Mes vertiname lojalumą. Jei jau ne kartą perkraustote mus ar draugus, mes visada prisimenam ir padarome nuolaidą, net jei to oficialiai nėra parašyta kainoraštyje.

Kas nutinka, jei sąskaitoje yra klaida adresuose?

Klaidos įvyksta. Jei adresas neteisingas, bet krovinys pasiekė gavėją, tai ne bėda. Jei dėl to buvo važiuojama ratu, turi kompensuoti. Geriausia iš karto perskaityti ir patikrinti duomenis, kai tik gavote dokumentą, o ne tuomet, kai jau sukiliate pyktis.

Kodėl kainos skiriasi nuo to, ką matau Google?

Google rodo vidutines kainas, kurios neįtraukia specifinių Jūsų poreikių. Kiekvienas perkraustymas yra unikalus. Gal Jums reikia nešti daiktą į penktą aukštą be lifto? O gal reikia išmontuoti pianiną? Tokios smulkmenos keičia kainą. Google nežino, kad Jūsų sofas netelpa į liftą.

Muitinės ir specifiniai dokumentai

Ar reikia specialios sąskaitos muitinei Anglijoje?

Taip, reikia tiesioginio išvežimo (export) dokumento. Tai nėra paprasta sąskaita faktūra, tai specialus CMR dokumento priedas arba Ex1 forma. Be to, Anglijoje dabar reikia pateikti "Entry Summary Declaration" prieš atvykstant. Mes tai darome, bet Jums reikia būti pasiruošusiems pateikti daiktų sąrašą. Nemanau, kad norite praleisti laiką prie sienos, aiškindami, kas yra tas senasis dviratis.

Kokius duomenis reikia muitinės deklaracijai?

Reikia tikslaus daiktų sąrašo su jų vertės nurodymu (naujos ar senos). Jeigu daiktai buvę naudojami daugiau nei 6 mėnesius, galima taikyti 0 proc. muitinės mokesčį (Transfer of Residence). Čia labai svarbu, kad sąskaita faktūra atitiktų tai, kas rašoma deklaracijoje. Jei deklaracijoje parašysite, kad vertė 0, o sąskaitoje bus sumokėta 1000 eurų už pervežimą, tai įtarių kils.

Kaip fiksuojami daiktai, kurių nėra sąskaitoje?

Jei nešite asmeninius daiktus, jų sąskaitos nėra. Tada rašome paprastą sąrašą su apytikslės vertės nurodymu. Muitininkai dažnai patikrina, ar vertės realios. Nežinau, kodėl taip, bet kartais jie įtaria, kad senas šaldytuvas gali kainuoti tūkstantį, nors jis jau beveik metalo laužas.

Ar galiu išsinuomoti konteinerį ir gauti juo sąskaitą?

Galima. Tada sąskaitoje bus eilutė "Konteinerio nuoma". Taip pat įeina jo pristatymas ir nuėmimas. Tai patogu, jei norite patys pakrausti arba laukti dokumentų. Konteineris stovi Jums kieme, jūs ramiai kraunate, o mes paskui atvažiuojame jį paimti.

Kas dėl draudimo, jei daiktai keliauja be manęs?

Tai vadinama "nebeprenumeruotu kroviniu" arba dalinio krovinio (part load) atveju. Draudimas veikia taip pat, bet reikia labai tiksliai užpildyti daiktų sąrašą, nes jei dingsta, be sąrašo nebus įmanoma įrodyti, kas ten buvo. Esu matęs, kaip žmonės rašo "baldai" bendrai, o tada negali įrodyti, kad ten buvo prabangus sofa.

Problemos ir nesusipratimai (Realus gyvenimas)

Kodėl vairuotojas reikalauja mokėjimas vietoje?

Gali būti dvi priežastys. Vienos – firmos taisyklės reikalauja grynųjų (kažkada seniau taip buvo dažniau). Kitos – jis tiesiog nori uždirbti pinigų į savo kišenę nenurodant firmai. Jei vairuotojas sako, kad terminalas neveikia, bet jis turi grynųjų, tai didelė raudona vėliava. Geriau skambinti į biurą ir patikrinti. Neseniai girdėjau istoriją, kai vairuotojas pardavį kliento daiktus dėl tokių nesąžiningų veiksmų.

Ką daryti, jei atvyko maža mašina vieto didelės?

Tai pasitaiko, jei vadybininkas blogai įvertinės tūrį. Tada reikia skambinti ieškoti papildomos mašinos. Tai papildomai kainuoja. Kartais klientai sako: "turėjau 10 dėžių", o prie jų prideda ir šaldytuvą, ir skrynias, ir dviratį. Galvojau, kad 10 dėžių tai tikrai 10 dėžių, o ne visas butas. Tokiu atveju sąskaita bus didesnė.

Ar galima atsisakyti perkraustymo jį pradėjus?

Jei pradėjome krauti, tai jau atsisakyti nebegalite. Teks mokėti už atliktą darbą. Vienas klientas Norvegijoje nusprendė, kad per brangu, kai pusė daiktų jau buvo mašinoje. Mums teko juos iškrauti ir palikti gatvėje. Nemanau, kad jis buvo laimingas. Sąskaita už tą pusvalandį buvo išsiųsta pilna.

Kas nutinka su sąskaita, jei mašina sugenda?

Sąskaita išlieka galioti. Mes organizuojame kitą mašiną. Jei dėl to vėluojate, kompensacijos tikriausiai nebus, nebent tai mūsų kaltė (pavyzdžiui, nepatikrėjome techninę buklę). Bet jei sprogsta padanga – tai jau force majeure. Būna ir taip, kad kelyje į Angliją oras pasikeičia taip, kad važiuoti neįmanoma.

Kaip elgtis, jei daiktai atvyko su pažeidimais?

Reikia tučtuojau surašyti defektų aktą kartu su vairuotoju. Nepamirškite pasirašyti pačiam akte. Jei pasirašysite "viskas tvarkoje", o paskui rasite sulaužytą koją, draudimas nebus mokamas. Čia labai dažnai žmonės suklysta – pavargę tiesiog pasirašo viską ir paleidžia vairuotoją.

Ar galima ginčytis su sąskaitos suma?

Galima, jei turite įrodymų, kad paslauga nebuvo atlikta pagal susitarimą. Jei sutartyje rašoma "pakavimas įtrauktas", o vairuotojas atsisako pakuoti, turite teisę prašyti nuolaidos. Bet jei tiesiog Jums pasidarė brangu, tai tai ne argumentas.

Kodėl kai kurių firmų sąskaitos atrodo įtartai?

Yra "pilkojoje zonoje" veikiančių carrierių, kurie išrašo sąskaitas už "konsultacijas", kad išvengtų mokesčių arba apsukti galva. Aš to nedaryčiau. Jei matote sąskaitoje keistus eilutes, pvz., "IT paslaugos" vietoj pervežimo, geriau klausinėkite. Tai gali sukelti bėdų su muitine.

Ar reikia mokėti už iškrovimą Anglijoje atskirai?

Priklauso nuo paslaugos rūšies. Jei įsigijote "duris į duris" paslaugą, tai ne. Jei tik atvežėte į sandėlį Anglijoje, tai iškrovimas iš sandėlio gali kainuoti. Dažnai klientai galvoja, kad "iškrovimas" yra automatiškai įskaičiuotas, bet ne visada.

Praktiniai patarimai ir užbaigiamieji dalykai

Kada geriausia apmokėti sąskaitą?

Geriausia prieš išvykstant arba tą dieną, kai atliekamas darbas. Taip vengiate nenumatytų problemų vėliau. Kai kas moka iš karto po sutarties pasirašymo, tai visiškai gerai. Mes taip pat galime suteikti nuolaidą už ankstesnį mokėjimą, nors ne visada. (Galvojau, kad 5 proc., bet direktorius sakė, kad per daug).

Ar galima pervesti pinigus į vairuotojo sąskaitą?

Nerekomenduojama. Pinigai turi eiti į įmonės sąskaitą. Jei pinigai atkurs vairuotojui, įmonė neatsakinga už tai, ar jis atliks darbą. Tai gana rizikinga.

Kaip užtikrinti, kad sąskaitoje nėra klaidų?

Perskaitykite du kartus. Atidžiai. Tikrinkite numerius, datas, banko rekvizitus. Vienas klientas pervėlė pinigus į banką Lenkijoje viena skaitmeniu, o pinigai dingo kelias savaites. Nenorėčiau, kad Jums taip nutiktų.

Ar reikia saugoti sąskaitą ilgiau nei metus?

Būtina saugoti bent 5 metus, ypač jei tai verslo išlaidos. Muitinė gali tikrinti dokumentus ir vėliau. Geriau turėti kopiją debesyje arba diske.

Ką daryti, jei pamiršau mokėti?

Iš karto mums praneškite. Mes suprantame, kartai užknisa viskas. Jei pranešate patys, delspinigių nepridėsime. Jei mes turėsime Jums priminti, tai jau bus kita istorija.

Ar galiu gauti sąskaitą atgal?

Jei permokėjate, taip. Grąžinsime skirtumą į tą pačią sąskaitą, iš kurios mokėjote. Tiesa, bankas gali užskaityti komisinį.

Ar sąskaitoje turi būti nurodytas CMR numeris?

Labai pageidautina. CMR dokumentas yra pagrindinis krovinių pervežimo dokumentas, o sąskaita – mokėjimo. Sujungus juos, gaunamas pilnas vaizdas. Be to, jei kils ginčas, draudimo kompanijos klaus CMR numerio.

Kas nutinka, jei bankas atsisako atlikti mokėjimą?

Reikia kreiptis į banką. Kartais dėl sankcijų arba kitų apribojimų mokėjimai į JK gali būti stabdomi. Mes galime pakeisti mokėjimo būdą, pvz., per "Wise" arba kitą platformą, jei Lietuvos bankas striginia.

Kodėl kainos keičiasi priklausomai nuo savaitės dienos?

Penktadieniais ir šeštadieniais visada brangiau. Vairuotojai taip pat nori ilsėtis. Jei galite, perkraustykite sekmadienį arba antradienį – bus pigiau. Tai tiesiog paklausios ir pasiūlos dalykas.

Ar galima derėtis dėl sąskaitos sumos vietos?

Vietose, dažniausiai ne. Sąskaita jau suformuota. Derėtis reikia prieš tai. Nors kartais, jei vairuotojas labai nusprendžia padaryti gerą įspūdį (ir gauti arbatpinigių), jis gali nurašyti keliasdešimt svarų už smulkius paslaugas, pavyzdžiui, surinkti baldus. Bet tai neoficialu.

Išvada

Na, trumpai tariant, tai ne rocket science. Kaip gauti sąskaitą perkraustymui į Angliją? Tiesiog reikia kantrių nervų ir gero ryšio su vadybininku. Svarbiausia yra ne tas popierius, o tai, kas jame parašyta – tikrinkite kiekvieną eilutę. Dirbu jau ilgai ir galiu pasakyti, kad geriausias klientas yra tas, kuris klauso klausimų dar nevažiuojant. Po to, kai mašina jau važiuoja, pataisyti klaidas yra per brangu ir per daug stresu. Tikiuosi, kad šis šiek tiek chaotiškas, bet nuoširdus tekstas padės Jums išvengti tų bėdų, kuriuos mačiau aš. Sėkmės kelyje ir tikimės, kad Jūsų daiktai pasieks Londoną sausai. O jei kas nors ne taip – skambinkite, kažką pagalbės sužinosime.