Greitas biuro perkraustymas iš UK su patikima logistika: kas vyksta realybėje?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas niekada neišbūna taip, kaip planuoja ofisų vadovai. Viskas atrodo paprasta: sudėk kompiuterius į dėžes, įkilk į sunkvežimį ir važiuok. Tačiau kai kalbame apie greitą biuro perkraustymą iš UK su patikima logistika, čia prisideda angliški niuansai, kelių spūstys ir darbuotojų, kurie nori pasiimti viską, netgi senus spaudinius. Esu matęs viską – nuo prarastų serverių iki tų, kurie bandydami sutaupyti, patys vežė kreslus ir juos sulaužė M25 žiede. Čia nėra jokių theoretinių vadovėlių, tik purvas, pavojingai posūkiai ir daug telefono skambučių. Jei norite sužinoti, kaip tai veikia be gražių paveikslėlių, skaitykite toliau.

Pradžia: kaip viskas prasideda ir kodėl visada trūksta laiko

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka suplanuoti viską?

Turėtumėte pradėti bent prieš mėnesį, bet žinodami gyvenimą, pradėsite prieš savaitę. Greitas biuro perkraustymas iš UK su patikima logistika reikalauja gero išankstinio darbo, nes sunkvežimiai turi tvarkaraščius. Jei statote ant paskutinės minutės, gali tekti mokėti brangiausią "ekspresinę" kainą, kuri nudžiugins jūsų buhalterę. Reikia suderinti liftus, prieigos leidimus Anglijoje – tai visas valandas telefonų. Geriausia susitarti su vadyba dabar, o ne kai dėžės jau stovės kieme.

Ar tikrai verta samdyti specialią komandą ar pačiem?

Galite samdyti "vyrą su fure" iš skelbimo, bet tada neišvengsite problemų. Biuro technika yra jautri, o jei kas nors nukris, nebus kas atlyginti. Profesionali komanda atneš dėžes, išrinks baldus ir uždės apsauginę plėvelę ant grindų. Nemačiau dar nė vieno sėkmingo pačiam vežimo, kur nebūtų sugadintas bent vienas kompiuteris. Geriau mokėti už taiklumo rankas, nei vėliau keisti serverius.

Ką daryti su tais daiktais, kurių niekas nenori?

Visada yra tos "kūdikio" pėdsakai – seni failai, sulaužyti kėdės, dėžės su spalvotais spaudiniais. Negalima juos tiesiog mesti į sunkvežimį, nes tai užims vietą, kurią galima panaudoti naudingesniems daiktams. Anglijoje yra griežti atliekų rūšiavimo įstatymai, tai reikia tartis su darytojais iš anksto. Dažnai klientai sako: "išmesk viską", bet vairuotojas gali atsisakyti vežti šiukšles į Lietuvą. Tai papildoma galva skausmas.

Ar reikia inventoriaus sąrašo, ar galime "akių"?

Būtinai reikia sąrašo. Nebelieka tų laikų, kai galėjai pasakyti "važinėk, kas bus – bus". Ypač kai greitas biuro perkraustymas iš UK su patikima logistika susiduria su muitinės tikrinimais. Jei dėžėje nėra aprašyto turinio, muitininkas gali ją atidaryti ir patikrinti. Tai sukelia delay ir papildomus mokesčius. Užrašykite ant kiekvienos dėžės, kas joje yra, net jei tai tik "popieriai".

Kaip susitvarkyti su IT įranga?

Tai svarbiausia dalis. Serverius reikia išjungti geriausiai dieną prieš važiavimą, kad juos atvėstų. Vėliau juos reikia ypatingai supakuoti – antibrandžinės dėžės nėra geriausia idėja. (Nors vienas kartą važiavome su serveriu ant sėdynės... nerekomenduoju). Geriausia, kad IT specialistas eitų kartu su vairuotoju arba pasirūpintų išpakavimu kitame gale. Neleiskite kranų ir pakibėlių liesti jautrių dalių.

Angliškos realijos: Brexit, keliai ir kvaili klausimai

Ar Brexit vis dar trikdo?

O, taip. Dabar kiekvienas reisas yra kaip mini muitinė. Reikia EORI kodų, reikia deklaruoti prekes net jei jos nėra parduodamos. Greitas biuro perkraustymas iš UK su patikima logistika dabar reiškia, kad turi būti tvarkingi dokumentai, kitaip liksite pusiaukelėje. Anglijai reikalingas "Exit" kodas, Lietuvai – "Import". Jei jūsų logistikos partneris šio nepagina, bėkite toliau.

Kiek laiko užtrunka perbritanijos perėjimas?

Tai didžiausia nežinomoji. Jei nėra eilės, tai valanda, jei yra – visą dieną (ar daugiau). Stengiamės važiuoti naktį, kai mažiau kamionų, bet kalbant apie biuro perkraustymą, dažnai tenka vežti dieną. Reikia įskaičiuoti, kad vairuotojas gali priverstai ilsėtis. Tai nėra mūsų kaltė, tai tiesiog eilės.

Ar galima veži asmeninius daiktus biuro siunta?

Techniškai negalima, bet visi tai daro. Jei darbuotojas paslepia savo drabužių dėžutę tarp dokumentų, tai gali būti problema. Muitinė gali nubausti kontrabanda. Geriau tai padaryti legaliai, kaip "personal effects", su atskira deklaracija. Neskubėkite maišyti asmeninio su biuro turtu, nes padarysite šiukšles iš greito biuro perkraustymo iš UK su patikima logistika.

Kas daryti, jei biuras yra 5 aukšte be lifto?

Tai košmaras. Reikia užsakyti kėlimo platformą, kas kainuoja pinigus ir laiką. Londone toks dalykas gali kainuoti kaip ir nerealu. Angliški pastatai dažnai yra seni, laiptai siauri. Reikia apgalvoti, ar baldai netelpa pro duris. Dažnai tenka išmontuoti stalus jau koridoriuje. Tai įprasta praktika, ne šokas.

Ar reikia specialių leidimų važinėti Londono centre?

Žinoma, ULEZ zona, London Low Emission Zone... Jei jūsų sunkvežimis neina į standartus, gausite baudą. Mums reikia žinoti tikslų adresą, kad paskaičiuoti mokesčius ir parinkti tinkamą furgoną. Nepasakykite tik "Londonas", pasakykite "Westminster, gatvė X". Kitu atveju vairuotojas gali tiesiog atsisakyti važiuoti į centrą dėl baudų baimės.

Pinigai ir kontraktai: kodėl pigu kainuoja brangiai

Kiek apytiksliai kainuoja toks reisas?

Klausimas "kiek kainuoja" yra kaip "kiek ilgos yra virvelės". Priklauso nuo tūrio, svorio, atstumo ir kuro kainos (šiuo metu ji kosmiška). Greitas biuro perkraustymas iš UK su patikima logistika maždaug prasideda nuo 2-3 tūkstančių eurų už pilną furgoną su įranga. Jei kas sakys, kad padarys už 500, tai jis arba pavogs, arba neprivales važiuoti.

Ar reikia mokėti avansą?

Įprasta praktika yra 30-50 proc. avanso. Mes negalime rizikuoti važiuoti tuščiais atgal, jei klientas nusprendžia atšaukti paskutinę minutę. Avansas užtikrina, kad užsakymas realus. Jei kampanyj atrodo įtartina, tai reiškia, kad jie dar nieko nedarė su rimtais vežėjais.

Kas nutinka, jei pakeičiasi data?

Keičiasi ir kaina. Jei jūs atšaukiate dieną prieš važiavimą, avansas gali likti mums, nes vietos jau užimtos. Planavimas – visas raktas. Pasakykite iš karto, jei nežinote tikslios datos, mes įrašys "apytikslę", bet tai nieko negarantuoja. (Šiaip sakant, geriau turėti aiškumo, nebandykit ložiot).

Ar kainuoja papildomai laukimas?

Taip. Jei vairuotojas laukia Anglijoje, kol jūs ieškote raktų ar išsiruošiate, laikas piniguojamas. Vairuotojo darbo laikas yra reguliuojamas, jis negali būti ten 10 valandų be poilsio. Supraskite, tai jų darbas, o ne hobis. Laiku pasiruoškite.

Ar draudimas įeina į kainą?

Įeina, bet būkite atidūs. Standartinis draudimas dengia tik X sumą už kilogramą. Biuro technika kainuoja daugiau. Rekomenduoju papildomai apdrausti IT įrangą (all risk). Viena kartą klientas neperžiūrėjo ir prarado brangų serverį – draudimas išmokė tik picos kainą. Neskubėkite skuba skaityti smulkmenas.

Techninė pusė: vairuotojai, furgonai ir nenumatyta

Kokio dydžio furgonas reikalingas?

Mažesnis nei jūs manote. Žmonės visada pervertina tūrį, bet dar dažniau – vertina "akių". Geriau, kad mūsų vadybininkas atvažiuotų ir įvertintų, ar jums reikia 3,5t furgono, ar 7,5t. Per didelis furgonas negali važiuoti į some miesto dalis. Greitas biuro perkraustymas iš UK su patikima logistika priklauso nuo to, ar furgonas praeis pro uždaras vartus.

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju?

Dėl draudimo – ne. Jūs neesate įrašyti į polisę. Be to, tai tarptautinis reisas, turi būti tam tikri leidimai. Vairuotojas turi dirbti ir ilsėtis, jis nebus jūsų vadybininkas kelyje. Geriau susitikti kitame gale. (O ir kalbos kartais nelabai sutampa, lietuvių vairuotojai dažniausi, bet ne visada).

Kas nutinka, jei furgonas sugenda?

Tai retas atvejis, nes techniką prižiūrime, bet gi varikliai varikliai. Tada mes siunčiame pagalbą – kitą furgoną arba mechaniką. Tai gali užtrukti, todėl visada turkite "plan B" – pagrindinio kompiuterio pasiimti sau. Negalite garantuoti 100% kad niekas nesugs.

Kaip apsaugomi daiktai kelionės metu?

Naudojame užsegimas juostas, antklodes, pertvaras. Bet jei kelyje yra didelis duobė (o Anglijoje jų gausu), dėžės gali pastumti. Todėl svarbu, kad viduje dėžės būtų užpildytos, ne tuščios. Tuščia dėžė suspaudžia ir suyra. Užpildykite ją popieriumi arba drabužiais (jei legalu).

Ar reikia vairuotojui padėjėjo?

Jei daug daiktų ar reikia nešti per kelis aukštus, taip. Vienas vairuotojas negali nešti 30kg dėžės 100 kartų per dieną – jis tiesiog nukris. Galite paklausti, ar įeina antras vyras į kainą, ar turite samdyti savus darbuotojus iš Lietuvos, kurie važiuos su juo.

Problemų valdymas: kai viskas klysta

Kas daryti, jei sugadinamas daiktas?

Skambinti mums iš karto. Nedėkite į šiukšliadėžę. Reikia užfiksuuoti žalą (nuotraukos), pildyti protokolą (damage report). Be to, niekas neišmoks. Viena kartą klientas pastebėjo įbrėžimą po mėnesio – neįmanoma įrodyti, kad ne jis pats tai padarė. Būkite greiti.

Ar įmanoma sutaupyti dėl to, kad važiuojate tuščiai atgal?

Kartais įmanoma rasti "part load" siuntą, t.y. tuščią vietą. Bet tai sunku suderinti laiką. Jei jums svarbu, kad daiktai atvyktų antradienį 9 valandą ryto, tuomet jums reikalingas pilnas furgonas, o ne dalinis. Sutaupyti galite, bet prarasite laiką ir tikrumą.

Kas jei klientas Anglijoje nebeatsiranda?

Buvo atvejų. Pasirašome kontraktą, jei jis neatsiranda, mums moka kompensaciją už laiką. Negalime užsidaryti aikštelėje ir laukti begalybę. Taip pat reikia sumokėti už iškrovimą atgal (jei jau buvo pakrauta). Tai nelabai malonus dalykas, bet verslas yra verslas.

Ar dažnai pasitaiko muitinės problemų su biuru?

Retai, jei viskas tvarkingai. Bet jei bandote vežti kažką įtartiną, arba dokumentuose parašyta "baldai", o viduje yra alkoholis (tikrai buvo), tada bus problema. Muitinė turi "aklas" radarus tokiems dalykams. Nedarykite mums ir sau bėdų.

Kaip elgtis su prastu oru?

Anglijoje lyja. Dažnai. Daiktai turi būti uždengti, o vairuotojas turi turėti lietpaltę. Jei daiktai gali sušlapti (pavyzdžiui, nekokios dėžės), pasirūpinkite plastiku. Mes ne atsakingi už lietų, jei nepasirūpinote pakavimu.

Galutiniai klausimai ir smulkmenos

Ar reikia iš anksto apmokėti viską?

Geriau sudaryti sąskaitą faktūrą. Jei tai įmonė, tai paprastu būdu – banko pavedimas. Jei privatus asmuo (paveldėjimas ir panašiai), tada avansas ir likusioji dalis grynaisiais arba pavedimu prieš išvykimą. Pinigai turi būti sąskaitoje prieš ratus sukantis.

Kokias kalbas kalba vairuotojai?

Didžioji dalis kalba lietuviškai, anglųškai ir rusiškai. Jei reikia susitarti su saugumo darbuotoju Anglijoje, vairuotojas tai padarys. Nebijokit, jie nėra pirmą kartą ten. Angliškai vairuotojai dažniausiai supranta pakankamai, kad išsiaiškintų kelią.

Ar galima sekti kur yra furgonas?

Taip, mes naudojame GPS stebėjimą. Galite gauti nuorodą ir matyti, kur jis stovi. Tik žinokite, kad signalas gali dingti tuneliuose arba kalnuose (ne, Anglijoje kalnų nėra daug, bet galvos skausmo gali sukelti). Informacija atnaujinasi kas valandą ar dažniau.

Ką daryti su baldais, kur netilpą į naują biurą?

Gali juos palikti sandėlyvi Anglijoje arba Lietuvoje. Mes turime partnerių. Greitas biuro perkraustymas iš UK su patikima logistika gali apimti ir saugojimą. Neverskite jų į kambarį, jei ten netelpa – galite sulaužyti sieną ar baldą.

Kas atsitinka, jei pasirašau dokumentą be skaitymo?

Tada sutinkate su viskas, ten parašyta. Būkite atidūs, ypač su punktais apie draudimą atsakomybės. Vienas klientas pasirašė, kad daiktai "užtikrintai supakuoti", o pats užsifiksavo dėžes scotč tape. Viskai subyrėjojo. Teismas nejojojo.

Ar maistas ir gėrimai leidžiami?

Kai kurie produktai uždrausti (mėsa, pieno produktai). Geriau suvalgyti viską prieš išvykstant arba palikti kaimynams. Negalime vežti "šaldytos pupeles", nes muitinė jas konfiskuos. Būkite sane su maistu.

Kaip susisiekti su jumis bėgant laikui?

Turime 24/7 liniją vairuotojams. Jūs galite skambinti mums biure darbo laiku, o po to – vairuotojui. Tik nepamirškite, kad jei jis vairuoja, gali neatsiliepti. Praneškite iš anksto, jei keičiasi susitikimo vieta.

Ar galite padėti su išpakavimu?

Taip, tai papildoma paslauga. Mums neįdomi palikti jus durų slenkstyje su 50 dėžių. Galime susidėti ant lentynų, surinkti stalus. Tiesiog pasakykite iš anksto, kad reikalingos rankos.

Kodėl kai kurios firmos pigesnės?

Nes jos nedraudžia, neturi patirties arba naudoja senus "grobiklius". Mums atrodo, kad 20 eurų per valandą užeikti nėra realu. Galvojau, kad mažai, bet paskaičiavus kuras, algas, mokesčius... kainos tampa tokios, kokios yra. Neskubėkite rasti pigiausio, raskite patikimiausio.

Ar reikia gauti kokius nors sertifikatus iš jūsų?

Taip, prašykite kopijų draudimo, transporto licencijos. Jei firma atsisako tai parodyti – vartykit kojas. Patikima logistika turi būti atvira. Mes visada turime pasiruošę dokumentus.

Kas daryti, jei vairuotojas užstringa Anglijoje?

Priežastys gali būti įvairios – techninė, arba asmeninės. Mes tada siunčiame kitą vairuotoją, jei įmanoma. Tai gali užtrukti dieną. Reikia kantrybės. Mes padarysime viską, kad mažiau trukdytų jūsų darbui.

Ar galima veži pavojingas medžiagas?

Chemikalės, tašai, aerozoliai – tai pavojinga. Reikia specialios dokumentacijos (ADR). Paprastai biuro perkraustyme to nėra, bet jei turite valymo priemonių sandėlį, pasakykite. Negalime tiesiog taip įmesti į furgoną.

Kaip geriausiai pasiruošti dienai prieš išvykimą?

Nuimkite paveikslėlus nuo sienų, išjunkite kompiuterius, nuleiskite tuščias dėžes. Palikite laisvą kelią. Kuo mažiau triukšmo paskutinę minutę, tuo greičiau viskas nueis. Greitas biuro perkraustymas iš UK su patikima logistika prasideda ne nuo furgono atvykimo, o nuo jūsų pasiruošimo.

Išvada

Viskas apsisuka ne tiek apie furgonus, kiek apie pasitikėjimą ir planavimą. Dirbu šioje srityje ilgai ir matau, kad didžiausios problemos kyla ne iš kelių, o iš žmonių, kurie nusprendžia, kad "kažkaip nors nutarsime". Nenukriskite į tą spąstus. Pasirūpinkite dokumentais, iš anksto susitarkite dėl vietos ir nesitikėkite stebuklų už mažus pinigus. Greitas biuro perkraustymas iš UK su patikima logistika įmanomas tik tada, kai abiejų pusių akys vienodo dydžio. Pasitikėkite patirtimi, ne skelbimais, o tada jūsų biuras atsiras naujoje vietoje sausas ir sveikas.