Greitas biuro perkraustymas iš UK minimalus verslo sustabdymas ir ką tai tik reiškia praktiškai

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus, ir galiu pasakyti vieną – niekada nevyksta taip, kaip planuoji. Ypač kai kalbame apie judėjimą tarp Didžiosios Britanijos ir kontinentinės Europos po „Brexit“. Klientai visada svajoja apie tai, kad penktadienį darbas vyksta, o pirmadienį ryte – jau naujame biure Londone, Vilniuje ar kur Berlyne, be jokio sustabdymo. Tačiau tas greitas biuro perkraustymas iš UK minimalus verslo sustabdymas yra dažniau reklamos šūkis nei realybė. Visiškai sustabdyti verslą neįmanoma, bus pertrauka, bet klausimas tas – kaip ją padaryti tokia mažą, kad klientai ir darbuotojai to nepastebėtų? Čia apie ir kalbėsim, be jokio lukšto, kaip viskas tik vyksta iš vidaus.

Dokumentų šūlys ir muitinės (arba kur viskas užstringa)

Kaip surengti greitą biuro perkraustymą iš UK kai dokumentų kalnas visok?

Viskas prasideda ne nuo dėžių, o nuo popierių. Po Brexit situation viskas pasikeitė. Turi žinoti, kas yra „export declaration“ ir kas – „T1“. Jei turi deklarantą, pusės laiko nėra. O jei neturi... tada gali stovėti prie Kanalo tunelio ar Doverio uosto po 12 valandų. Pradedame planuoti ne iš karto, o ankstyvai, nors dažnai klientai skambina pusę paros prieš išvykimą. Tada tik liežuvią užkandžiuju, nes realiai greitas biuro perkraustymas iš UK minimalus verslo sustabdymas be teisingų dokumentų yra fantastika. Užpildyk inventoriaus sąrašą angliškai ir lietuviškai (jei vežam į LT), nurodyk tikslią vertę, kitaip muitininkai uždarys vartus.

Ar reikia mums mokėti PVM ir ką daryti su VAT?

Tai kompleksuota. Jei esate registruota UK įmonė ir vežate savo nuosavybę į kitą EU šalį, dažnai tai laikoma „transfer of own goods“. Bet jeigu tu tiesiog perkeli biurą, gali tekti mokėti PVM importui, o tada gauti grąžinimą. Esu matęs atvejų, kai įmonės užsidirbo galvos su šita „reverse charge“ mechanika. Geriausia pasikalbėti su savo buhalteriu prieš skambinant man. Aš vežuju daiktus, o ne mokesčius aiškinu. Kartais manau, kad šie mokesčiai sukuriami specialiai, kad mums vadybininkams užsirūstintų.

Kas nutinka jei pamiršiu įrašyti serverį į sąrašą?

O, tai klassika. Vairuotojas važiuoja, o t nuskambini: „Oi, aš ten dar dvių dėžių nerašiau“. Tai problema. Muitinėje tai pasirodo kaip nelegalus gabenimas. Vieną sykį turėjau klientą, kuris „užmiršo“ pažymėti brangų įrangą komplektą, kurio vertė buvo didesnė nei viso sunkvežimio krovos. Matau, ką jūs galvojat, taip, buvo nemalonu. Teko iškrauti visą mašiną patikrai. Norint išvengti to, minimalus verslo sustabdymas turi prasidėti nuo patikimos inventorizacijos. Nė nenusimanyk, kad ką nors „praeisi“ pro radarą.

Ar galima vežti alkoholį iš biuro baro?

Techniškai – taip, jei tai yra įmonės nuosavybė. Bet kai eina pro muitinę, reikia atskirai deklaruoti alkoholio kiekį. Jeigu turite didelę kolekciją whisky biure, girdėjau, kad muitininkai gali labai smarkiai domėtis, ar tai ne prekybiniu tikslu vežama. Geriau tą alkoholį išgerti arba padovanoti darbuotojams prieš išvykstant, o ne spaudti vairuotoją su tuo klausimu. Juoko daug, bet problemų daugiau.

Kokias baudas galiu gauti dėl blogų dokumentų?

Jungtinėje Karalystėje (UK) ir dabar EU muitinės nebešouka. Už neteisingą deklaraciją galiu rąstyti nuo 200 iki 5000 svarų sterlingų arba eurų, priklausomai nuo to, kur sustojai. Paskutinį kartą girdėjau, kad vienam vokiečiui, kuris bandė įvežti neapmokestinamą dyzelį (ne, tai ne biuro reikalas, bet principas tas pats), uždėjo baisią baudą. Taigi, greitas biuro perkraustymas iš UK turi būti pagrįstas tvarkingais popieriais, o ne viltimi, kad „niekas nepastebės“.

Fizinis darbas, dėžės ir vairuotojai (kaip neprarado galvos)

Ar jūsų vairuotojai pakels biuro stalus?

Paprastai – taip. Bet jeigu turi tuos milžiniškus „executive“ stalus, kur sveria po 100 kilogramų, tai vienas vairuotojas nieko nepadarys. Reikės dviejų. Jei parašysi, kad turi „paprastus baldus“, o atvyks vairuotojas vienas ir reiks nešti porą tonų knygų ar metalinių seifų, jis gali tiesiog atsisakyti. (Arba reikalauoti daugiau pinigų vietoje). Būk konkretus. Minimalus verslo sustabdymas reiškia, kad darbuotojai gali dirbti iki pat paskutinės sekundės, bet tada turi būti aišku, kas ir ką neš.

Kiek dėžių man reikės?

Niekada nežinau tiksliai. Paprastai sako: maždaug tiek, kiek penketo žmonių biuras reikalauja. Bet kiekvienas žmogus turi skirtingą daiktų kiekį. Vienas turi tik pele ir monitorių, kitas – kelis dešimtis metų sukauptų apmokėjimų sąskaitų pakuotėse. Nupirk daugiau mažų d�žiūčių, o ne po vieną milžinišką, kurią neįmanoma nešti. Stiprios dėžės tai pusė sėkmės bandant greitai perkraustyti.

Ar galima vežti atvirą sunkvežimį (tent truck)?

Jei orai prognozuoją lietų Anglijoje – nerekomenduoju. Net jei tu uždengsi šiaudu, drėgmė pateks į dėžes. Elektronika ir popierius tai nekenčia. Greitas biuro perkraustymas iš UK su atviru kėbulu gali baigtis tuo, kad atvyksi su drėgnais daiktais ir taves lauks didelis nuostolis. Geriau imti „curtain sider“ arba sunkvežimį su „box“ kėbulu.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Nevežk šiukšlių per jūrą. Išmesk juos Londone prieš išvykimą. Muitinėje taip pat galima nukentėti, jei tarp biuro paslėpsi senus monitorius, kurie turi būti perdirbami kaip elektros atliekos. UK turi griežtas taisykles dėl „WEEE“. Nupirk „skip“ konteinerį už porą dienų ir išvalyk biurą. Tai padarys procesą žymiai greitesnį.

Ar vairuotojas padės surinkti baldus naujoje vietoje?

Paprasčiausiai pasakius – ne. Jis vairuotojas, ne baldų meistras. Jeigu su jo pagalba iškraunate, jis padės nuleisti dėžę ant grindų. Jei reikia surinkti stalą, tai jau tavo darbuotojų arba papildomų „porters“ reikalas. Tai viena dažniausių nesusipratimų vieta. Klientai mano, kad mokėdami už pervežimą gauna ir baldus surinkimo paslaugą. Ne.

Kas dėl inkarų (securing) sunkveždyje?

Tai esminis dalykas. Jei dėžės nebučiuotos (strapped) gerai, vairuotojui stabdant prieš raudoną šviesą A12 greitkelyje, visa tavo technika nukils į grindį. Esu matęs, kaip atvykus paskirstyti buvo tik popieriaus drožlių. Užtikrink, kad krovikai UK pusėje užfiksuoja krovą tvirtai. Nors tas greitas biuro perkraustymas iš UK minimalus verslo sustabdymas skamba kaip viskas vyksta per minutę, krovimas ir fiksavimas užima daugiausiai laiko.

Laikas, planavimas ir Londono chaosas (realios problemos)

Ar įmanoma tai padaryti per savaitgalį?

Teoriškai – taip. Praktiškai – labai sunku. Jei penktadienį vakare išsikraunate, o pirmadienį ryte ruošiatės dirbti, tai reiškia, sunkvežimis turi važiuoti visas naktis. Bet jei jis suklydo ar užstringa ferijoje (o jie dažnai užstringa), tave lauks pavojus. Minimalus verslo sustabdymas pasiekiamas tuo, jeigu leidi sau 2-3 dienas buferio laiko. Pasirašyk sutartį, kad biuras dirba nuo antradienio, ne nuo pirmadienio. Sau taip padarysi gyvenimą lengvesnį, pasakyk.

Kiek laiko užtrunka pajudėti iš Londono centro?

Londono „Congestion Charge“ zona ir „Ultra Low Emission“ (ULEZ) zonos yra košmaras. Ne visi mūsų sunkvežimiai gali važiuoti tenkiai be specialaus leidimo. Jei turi biurą Soho ar City, reikės iš anksto gauti leidimus, kitaip bauda gali būti 160 svarų vienam dienai. Be to, fizinės eismo spūstys... galiu tikėtis 2-4 valandas tiesiog nusigauti iš miesto. Planuok tai savo grafike.

Kur geriausia keltis per Kanalą?

Dover-Calais yra greičiausias, bet labai užstringa. Jei greitas biuro perkraustymas iš UK tau yra kritiškas, galbūt verta galvoti apie Eurotunelį. Jis brangesnis, mažiau priklauso nuo oro sąlygų ir greitesnis įsikėlimas. Bet ten taip pat eilės gali būti didelės, ypač kai „Brexit“ pasienio kontrolė dirba lėtai. Antras variantas – Hull-Rotterdam, tačiau tai jau šiauriau ir ilgiau, jei esi pietuose.

Kas dėl parkavimo naujoje vietoje?

Ar pasirūpinai vietą sunkvežimiui prieš jo atvykimą? Dažnai atvykstame į Vilniaus ar Kauno centrą, o ten užeina tik lengvieji automobiliai. Tada vairuotojas stovi, blokuoja gatvę, policija važiuoja... Tas minimalus verslo sustabdymas virsta maksimaliu stresu. Pasirūpink vietą (gali tekti uždaryti gatvės dalį pusei valandos) arba įsikrauktojais (loffset) turgų aikštelėje.

Ar galima sekti where the truck is?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS stebėjimą, bet galiu būti nuoširdus – net visada veikia. Kai vairuotojas užvažiuoja į geležinkelio vagoną keltis, signal dingsta. Tau atrodo, kad mašina nuskendo, o ji tiesiog „in the dark“. Nervinauos, bet tai normalu. Skambink man, aš pabandysiu sujungti su vairuotojau per radiją, jei jis nepasikrauna.

Kas jeigu dėžės paslysta iš lentynų?

Tai jau buvo minėta, bet pakartosiu. Jeigu dėžės užfiksuotos blogai – jos kris. Esu matęs, kaip klientas dėžių neuzfiksavo, manydamas, kad „jie kažkur stovi“. Vairuotojas pasuko ratus, girdėjau „bum bum“, ir... viskas. Dėžės minkštos (soft cover) turi būti tik viršuje. Kietos dėžės apačioje. Pagrindinė taisyklė.

Pinigai, rizikos ir nežinomasis (apieko niekas nenori kalbėti)

Kiek tai viskas kainuos?

Klausimas kaip „kiek kainuoja namas?“. Priklauso nuo tūrio, svorio, atstumo, papildomų paslaugų ar reikia „man with van“ arba 7.5 tonų sunkvežimio. Greitas biuro perkraustymas iš UK minimalus verslo sustabdymas kainuoja brangiau nei standartinis pervežimas, nes mums tenka derinti lankytojus, laiką ir dirbti naktį. Taip pat dabar kuro kainos... Tai nebebe penki svarai degalui. Skambink man pasakysi tūrį, aš davsiu įvertinimą. Neišvengiamai bus nuo 1000 iki 5000 svarų, priklausomai nuo kompleksiškumo.

Ar draudimas įeina į kainą?

Standartinis „CMR“ draudimas yra, bet jis dengia tik labai mažą sumą, lygiai taip, kad padengtų tą lentyną, kurią sužalojai jei vairuotojas užkirstų į duris. Jei turi 50 tūkstančių vertės IT įrangą, turėtum tai nedrausti specialiu siuntos draudimu (Cargo insurance). Sakyk man iš karto, kad reikalingas „high value“ draudimas, kitaip jei dings – gausi tik šaukštą.

Kas nutinka jei įmonė bankrutuoja per pervežimą?

Tai blogiausias scenarijus, bet... Esu girdėjęs istorijų, kai pervežėjas pasitempė klientą pinigus iš karto, o paskui įmonė užsidarė. Su mumis saugu, esame čia jau ilgai. Bet rinkoje yra tiek „cowboy“ firmų, kuriasi ir dingsta per mėnesį. Patikrink mūsų „Companies House“ (jei esate UK) registrą. Mūsų istorija – tai mūsų pasas. Pasitikėk seniais vilkais, ne naujagiviais.

Ar galiu atsiskaityti iš karto grynais?

Geriausia būtų bankiniu pavedimu, kad yra pėdsakai. Grynais vairuotojai gali priimti tik nedidelę sumą. Didelių sumų grynais neimame – saugumo sumetimais. Be to, jei atsiskaitysi iš anksto, galime užtikrinti minimalų verslo sustabdymą, nes mums nereikės laukti, kol tavo buhalteris atliks pavedimą penktadienį vakarą.

Ar galima padaryti kad niekas Nepastebėtų?

Kad niekas nepastebėtų? Ne. Biuras tustėja, dėžės atsiranda, žmonės sužino. Galima padaryti taip, kad klientai nepastebėtų pertraukos paslaugose, jei duomenys perkeli į debesį iš anksto. O fizinis greitas biuro perkraustymas iš UK visada sukelia triukšmą. Būk sąžiningas savo klientais pasakyk, kad „pirmadienį dirbsime lėčiau dėl techninių darbų“. Tai užtikrina minimalų verslo sustabdymą psichologiškai.

Kas dėl serviso (serverių) perkėlimo?

Tai pačias jautriausia dalis. Serverius negali tiesiog įmesti į dėžę. Jie turi būti išjungti teisingai (shutdown process), supakuoti ant smėlio (bubble wrap). Geriausia juos vežti maža furgonu (Luton) tarpai patalpos, ne dideliame kroveje su kitais daiktais, kur gali vibracija. Tą dalį geriau patikėti IT specialistams, kurie lydi vairuotoją.

Ar verta viską daryti paties ir kada skambinti man

Ar verta rinktis pigų pervežėją iš skelbimų lentoje?

Jei tau rūpi greitas biuro perkraustymas iš UK minimalus verslo sustabdymas, tai – ne. Pigi ūkio mašina gali dingti. Be to, jei turi problemą, pvz., mašina sugedo Vokietijoje, tas „pats save vairuotojas“ negalės nieko padaryti. Profesionalios kompanijos turi draudimą, atsarginę mašiną ir vadybą, kuri tvarko problemas. Už taiką sumokėk daugiau.

Kai geriausia pradėti planuoti?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Idealus variantas – mėnesis prieš. Tada galima rasti gerus terminus ferijose ir neužsispyrusių vairuotojų. Jei skambini prieš savaitę – mes dar tai padarysime, bet bus brangiau ir „adrenalino“ bus daugiau.

Ar galiu vežti augalus į EU?

Didžiosios Britanijos augalus su žeme nebeišvežama į ES be specialios leidimo (phytosanitary certificate), kuri gaunamas iš UK DEFRA. Tai ilgas procesas. Geriau palikk augalus „kitam“ arba išrink juos iš puodų. Nebandyk „kontrabandinės“ rožės vežti per sieną – gali baigtis visko praradimu.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis (toneriai, valikliai)?

Spausdintojai ir darykloje naudojami chemikalai yra pavojingi. Juos reikia deklaruoti kaip „ADR“ krovinius. Jei paslėpsi tarp dėžių, o jis nutekės (kas nutinka dažnai kelyje dėl vibracijos), gali sugadinti kitą krovą arba sukelti gaisro pavojų Bunkeryje. Būk atsargas tokiu dalykams.

Ar jūsų kompanija tuo užsiima pastoviai?

Taip, tai ne hobis. Mes esame logistika. Esame matę viską – nuo perkraustymo „Downing Street“ (ne, ne tą, bet panašiai) iki mažų parduotuvių. Pasitikėk profesionalais, kad tavo greitas biuro perkraustymas iš UK minimalus verslo sustabdymas neuktų į kiaurymę.

Kokia paskutinė patarimo?

Venk panikos. Geriausia klaida daryta yra ta, kai viską spėjama paskutinę minutę. Leisk sau laiko. Minimalus verslo sustabdymas pasiekiamas ne fiziniu greičiu, o geru planavimu. O jei pastebėjai klaidą šiame tekste (o Jos tikrai yra) – tau dovanė. Svarbiausia, kad turtas atvyktų saugiai. Viso gero ir sėkmės perkeliant gyvenimą ar verslį per jūrą.