Greitas biuro perkraustymas iš UK – efektyvumas garantuotas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir, turiu pripažinti, biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės niekada nėra tas pats. Kartai viskas vyksta kaip pažadintas mechanizmas, o kartais ateina toks chaosas, kad nori mesti viską ir eiti dirbti į mišką. Tačiau jei tikslas yra greitas biuro perkraustymas iš UK, tai reikia ne geriausių norų, o gero planavimo ir griežtos disciplinos. Dauguma klientų mano, kad tai tiesiog įkėlimas ir iškėlimas, bet yra daugiau detalių, kurios gali viską sugadinti. Rašau šią lentą tam, kad jums būtų aišku, ką tikrai reiškia efektyvumas, kai kalbame apie pervežimus per Lamanšą ir toliau.

Susitikimai, planavimas ir pasiruošimas

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka toks dalykas?

Viskas priklauso nuo to, ką vadinate „greitu“. Jei tai tik kelios dėžės ir kėdės, tai galime įveikti per savaitę nuo pradžios iki galo. Bet jei kalbame apie pilną biurą su serveriais ir archyvais, tai tai nėra viena diena. Esu matęs atvejų, kai planavimas truko mėnesį, o pati įkėlimo diena – tik 6 valandas. Tiesa, kai kurie klientai skambina pirmadienį ir nori viską nuvežti trečiadienį – tai neįmanoma (bent jau legaliai ir be nervų krizės). Geriausia tai daryti planuotai.

Ar reikia, kad atvyktumėte į vietą pažiūrėti?

Būtina? Gal ir ne, jei jūsų vadovas tiksliai žino, kas ten yra. Patirtis sako, kad vadovai dažnai neturi mano pojūčio apie tūrį. Vieną kartą manė, kad turi vieną sunkvežimio krovą, o ten galėjome įsikrauti du su puse. Jei norite, kad biuro perkraustymas iš UK vyktų sklandžiai, aš visada rekomenduoju vaizdinę apžiūrą arba labai detalius vaizdo įrašus iš kiekvieno kampo. Tai sutaupo laiko vėliau, kai reikia skuboti.

O jeigu mums reikia viską padaryti savaitgalį?

Savaitgaliai yra brangūs ir vairuotojai jų nemėgsta, bet mes darome. Žinoma, greitas biuro perkraustymas iš UK dažnai reikalauja dirbti tuomet, kai kiti ilsisi. Anglijoje sekmadieniais sunku rasti atvirus sandėlius, o ir keltai dirba pagal savo grafikus. Jei reikia išvežti dalykus iš Londono centro sekmadienį, reikia tai derinti su vietiniais ribojimais (kaip ir tą ULEZ zoną, kuri dabat ką užkerta).

Ar jūs pats atvykstate su komanda?

Kartais atvykstu, o kartais mano darbuotojai, priklausomai nuo dydžio. Esu per senas norėtamas nešti monoblokus į trečią aukštą be lifto (kaip buvo Čatham’e prieš metus), bet visada stengiuosi kontroliuoti procesą. Jei svarbu, kad aš būčiau asmeniškai, tai tai reikia susitarti iš anksto, nes mano grafikas taip pat bus užpildytas.

Fizinis darbas, technika ir logistika

Kaip elgiatės su kompiuteriais ir serveriais?

Jie nebegula į paprastas dėžes. Turime specialias dėžes su putomis, t.y. „anti-static“ dėžes. Serverius dažnai reikia išmontuoti, ypač jei jie seni ir sunkūs. Prisimenu vieną atvejį Birmingeme, kur klientas bandė išsivežti veikiantį serverį be išjungimo... na, baigėsi prastai. Mums reikia žinoti iš anksto apie šią techniką, kad paruoštume tinkamą transportą, nes judesiai kelyje gali sugadinti standžiuosius diskus.

O kas su tais didžiuliais stalais?

Juos reikia išardyti. Negali tiesiog išnešti 3 metrų ilgio stalo pro duris, nebent jūsų biuras yra angliško stiliaus angaras su didžiuliais vartais. (Aš čia pats kažką primiršau paminėti... o taip, jei stalas yra laminuotas, jis gali įlūžti pernešimo metu, jei nebus uždėtos apsauginės gobtuvos). Taigi, išmontavimas ir montavimas įeina į kainą, jei apie tai kalbame.

Ar pervežiate augalus?

Taip, bet tai atsakomybė. Anglijoje yra griežtos taisyklės dėl dirvos, todėl reikia, kad augalai būtų „švarūs“, be vabzdžių ir lietų. Tiesą sakant, augalų perkraustymas iš UK į kontinentą dažnai būna brangesnis nei pačių baldų, dėl phyto sertifikatų. Jei tai tik kelios vazoninės gėlės, nėra problema, bet jei turite didžiulę palmę, tai reikia specialių dokumentų.

Ką daryti su smulkmenomis – spalvinukai, knygos?

Spalvinukus galima tiesiog supakuoti į dėžes, jei jie nėra labai jautrūs. Knygos yra sunkios, tenka reikti mažesnes dėžes, kad neiškritų rankos. Klientai dažnai bando supakuoti visas knygas į vieną didelę dėžę, o paskui stebisi, kad ji plyšta. Mums patinka tvarka, todėl rekomenduoju pažymėti kiekvieną dėžę. Tai greičiau nešiojasi, kai atvykstame į naują vietą.

Ar jūsų vairuotojai kalba angliškai?

Žinoma, bent jau tie, kurie važiuoja į Angliją. Negaliu įsivaizduoti, kas vyktų ten su vairuotoju, kuris nemoka pasakyti, kur yra „loading bay“. Be to, su muitine ir keltų darbuotojais reikia bendrauti. Taip, vairuotojai mūsų – vietiniai, supranta specifiką.

Kainos, paslėpti mokesčiai ir dokumentai

Kiek kainuoja toks dalykas?

Neduodu kainų čia, nes tai klaidinga. Kaina priklauso nuo tūrio, atstumo, prieigos prie biuro ir to, ar reikia sandėliavimo. Greitas biuro perkraustymas iš UK kainuoja brangiau nei įprastas, dėl to, kad tenka dirbti naktį ar savaitgaliais. Aš galiu pasakyti, kad valandinis tarifas Jungtinėje Karalystėje yra aukštesnis nei Lietuvoje, tai nenuostabu. Geriausia prašyti komercinio pasiūlymo.

O dėl to Brexit... ar dar ką nors reikia?

Dabar viskas klostosi kažkaip kitaip. Nereikia daugiau importo licencijų paprastam biuro turtui (jei nebus grįžtamas atgal), bet reikia deklaruoti prekes. Mums reikia jūsų „Commercial Invoice“ su prekių sąrašu ir verte. Jei ten bus rašyta „used office furniture“ ir nėra vertės, muitinė gali sustabdyti. Aš pats nebepasitikiu tuo, ką klientai parašo ten, todėl dažnai taisau juos patys.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Nemėgstu šito žodžio „paslėpti“. Yra mokesčiai, kuriuos klientai dažnai pamiršta – pavyzdžiui, Londono mokesčiai už važiavimą į miestą (Congestion Charge) arba mokesčiai už sandėliavimą, jei vėluojate su iškrautu įranga. Taip pat, jei reikia išsinuomoti keltĄ (liftą) lauke, nes vidinis lifte per mažas. Tai nėra paslėpta, tai tiesiog realybė.

Ar imate už laukimą?

Taip, jei mes atvykstame į vietą su laiku, o jūsų biuras dar užrakintas ar darbuotojai vėluoja prieš valandą. Tiesa, kai kurie klientai mano, kad mūsų laikas nieko nekainuoja, bet sunkvežimis su kuru neveikia nemokamai. Jei dėl jūsų kaltės prarasime valandą, tai bus įskaičiuota.

Kokia apimtis draudimo?

Standartiškai turime 10 000 svarų sterlingų arba eurų draudimą, bet tai gali keistis. Svarbiausia – viskas turi būti supakuota taip, kad neiškristų. Jei dėžė atidaroma ir viduje stovi indai be apsauginio popieriaus, draudimas nemokės. (Čia aš pats kažką primiršau... o taip, jei daiktą pakraunate patys, mes neatsakome už tiekėjo pakrovimo kokybę).

Realios problemos ir „nepatogūs“ klausimai

Kas nutinka, jei sunkvežimis neužsuka prie pat durų?

Tai viena dažniausių bėdų, ypač Old Street arba miesto centruose. Tada tenka nešti per gatvę. Tai ilgiau. Jei ten urbuojamas kelias, tai gali trukti ir valandą, kol gausime leidimą pastatyti „pavojingai“. Reikia tuo pasirūpinti iš anksto – gauti leidimą iš savivaldybės (suspension of parking bay). Kitaip gausite baudą, o mes nepajėgsime dirbti.

Ar buvote atvejų, kai kažkas sugedo?

Žinoma, esu žmogus, ne robotas. Prieš metu buvo toks atvejis su labai brangiu vitrinos stiklu – aš buvau įsitikinęs, kad jis užfiksuotas, o vairuotojas nepastebėjo plyšio. Išsipirkome iš savo kišenės. Tačiau dažniausiai problemos kyla dėl to, kad klientai neprisipažįsta apie trūkumus anksčiau. Jei stalas jau buvo įbrėžtas, mes tai užrašome.

O jeigu mes nespėjame išsivežti iki sandėlio darbo laiko?

Tada tenka žiūrėti į situaciją. Jei perkraustymas iš UK vyksta į Lietuvą, mes turime savo baseiną Anglijoje, galime palikti tenąl ir išvežti kitą dieną. Jei į kitą šalį, kur neturime partnerio... tai bus bėda. Geriau nebraizuoti laiko ir pradėti anksčiau. Angliškas eismas yra nenuspėjamas, viena avarija M25 greitkelyje gali viską užstrigti valandoms.

Ar dirbate su blogais firmomis?

Turiu pamatyti, ką jūs vadinate blogomis. Yra firmų, kurios siūlo kainas, kurios neįmanomos, ir tada prideda mokesčius vėliau. Aš to nedaroju. Taip pat yra tų, kurie atsiunčia „žmones iš gatvės“, kurie nežino, kaip laikyti šluotę. Su mumis dirba reguliari komanda, kurią pažįstu asmeniškai. Aš niekada nedirbčiau su tais, kurie pažada auksą kalnus, o paskui dingsta su telefonu.

Kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais?

Jūs turite juos uždaryti į dėžes ir užklijuoti. Mes nežiūrime, kas viduje. (Nebent dėžė plyšta... tada matysime, bet neskaitysime). Jei reikia specialaus naikinimo, tai tai kitas paslaugų rinkinys, tiesiog pervežimas nėra duomenų ištrynimas. Geriausia jums pačiems pasirūpinti „sensitive“ duomenimis prieš mūsų atvykimą.

O jeigu lietus?

Mes dirbame ir lietų. Tačiau jei būna uraganas, mes sustojame, nes saugumas svarbiau už drabužius. Turime plastikinius apdangalus, bet jei jūsų biuro įrašai nėra supakuoti į vandeniui atsparias dėžes, tai yra jūsų rizika. Aš visada sakau – geriau pergamentėlis per daug, nei drėgni popieriai.

Ką daryti su nepageidaujama technika?

Šiukšlių išvežimas yra atskira paslauga. Negalima į mūsų sunkvežimį krauti senų monitorių, kuriuos reikia išvežti į recikliavimo centrą, be to, kad apie tai pasakytume. Anglijoj griežtos taisyklės dėl WEEE (elektronikos atliekų). Mes galime padėti, bet tai kainuos papildomai ir reikės surasti tinkamą vietą toms šiukšlėms.

Ar galite padėti su archyvu išvežimu?

Taip, darome tai dažnai. Tai paprastai didelės dėžės, sunkios, bet nebrangios. Tiesiog reikia žinoti, kiek tos dėžės sveria, nes jei viršysime svorio limitą kelyje, gausime baudą. Vieną kartą klientas užpildė dėžę metalinėmis detalėmis, beveik sulaužėmė keltinę. Nuo to laiko klausiu dviskart.

Pabaigos ir organizaciniai klausimai

Ar reikia mums nuomoti naują biurą prieš atvykstant?

Būtina. Negalime vežti dalykų į „bet kur“. Turi būti adresas, kontaktinis asmuo su raktais, prieigos kodai. Buvo atvejis, kai atvažiavome, o klientas dar nebuvo gavęs raktų... ir sėdėjome tris valandas kieme. Tai ne efektyvus biuro perkraustymas iš UK, tai pinigų švaistymas.

Kaip mums susitarti dėl mokėjimo?

Įprasta – 30-50% avansas, likutis atlikti darbui prieš išvykstant arba atėjus į vietą (priklausomai nuo pasitikėjimo). Esu patyręs, kad jei neima avanso, gali būti, kad firma nebus patikima. O jei reikalauja 100% iš karto – tai irgi įtartina. Mes stengiamės būti pagrįsti.

Ar atvežiate dėžes iš anksto?

Taip, galime atvežti dėžų rinkinį savaitę anksčiau. Tai padeda jums supakuoti ramiau. Klientai dažnai to nepadarę ir tada prasideda panika paskutinę dieną, viskas metamė į maišus. Tvarkingas perkraustymas prasideda nuo dėžių.

Ką daryti su automobiliais, kurie stovi biuro aikštelėje?

Perkrauname ir juos. Yra specialių priemonių, kai nėra galima vairuoti (pavyzdžiui, technika neveikia). Tačiau tai brangiau, reikia autovežio. (Aš čia turiu omenyje, kad jei automobilis turi riedas, bet nevažiuoja, tai galima tempti ant ašų). Būtinai pasakykite apie tai iš anksto.

O jeigu mes norime tik dalį daiktų į Lietuvą, o dalį palikti Anglijoj?

Tai normalu. Mes galime padaryti dvi keliones arba vieną ilgesnę su iškrovimu sandėlyje Lietuvoje ir paskui į kitą vietą Anglijoje. Žinoma, biuro perkraustymas iš UK dalimis brangiau dėl papildomų manevrų, bet kart tai vienintelis sprendimas, jei dar nebaigėte nuomoti vietos.

Ar jums reikia vandens ar maisto?

Nebūtinai, bet klientai dažnai siūlo. Aš asmeniškai nesu išrankus, o mano vairuotojai mėgsta gerą kavą. Tai daro procesą draugiškesnį. Žinoma, tai nėra mokėjimo dalis, tiesiog humaniškas požiūris.

Galite padėti su baldų surinkimu naujoje vietoje?

Taip, tai mūsų darbas. Neįsivaizduoju, kaip galite pradėti dirbti, jei viskas stovi išardyta. Surandame stalus, sujungium kompiuterius (jei žinom, kaip), pastatome kėdes. Viskas turi būti pasirengę darbui ryte.

Kas nutinka, jei pamestu raktus nuo sunkvežimio?

Nesu patyręs tokio, bet turiu atsarginius raktus biure. O jei dingo ir tiek... tai skambinčiau meistrui. Tai užtruktų, bet ne visai pasaulio pabaiga. Tikrai nepalikčiau jūsų daiktų gatvėje be prieigos.

Kada geriausia planuoti tokį iškylą?

Ruduo ir pavasarys yra ramiausi. Vasarą visi vežia, todėl keltai brangsta. Žiema Anglijoje gali būti slipina, tad vėlavimai įmanomi. Jei galite, planuokite greitą biuro perkraustymą iš UK rugsėjo mėnesį arba balandį.

Ar turite licenciją vežti tokius daiktus?

Žinoma, tarptautiniai vežimai reikalauja specialių leidimų. Mes viską turime tvarkoje – CMR draudimas, konosamentai, taxi licencijos (jei reikia mažesniems automobiliams). Dirbame legaliai, tai garantija, kad jūsų daiktai nebus nubausti policijos kelio patikroje.

Galite duoti garantą, kad viskas bus rytoj?

Negaliu duoti 100% garantijų, nes yra faktoriai, kurių aš nepavaldžiu (pavyzdžiui, orkanas arba įvykis kelyje). Galiu duoti žodį, kad padarysiu viską, kas priklauso nuo manęs, kad būtų taip. Ir per 20 metų retai kada suklydau esminiuose dalykuose.

Išvados

Na, trumpai tariant, greitas biuro perkraustymas iš UK įmanomas tik tada, kai visi žino, ką turi daryti. Aš daug mačiau – nuo puikių, be klaidų vykusių procesų iki tų, kur baigėsi teismuose dėl dingusių serverių. Mano patarimas – nebandykite taupyti ant planavimo ir dėžių. Pasirūpinkite dokumentais iš anksto ir tikrinkite tą firmą, kurią kviečiate. Jei viskas padaryta teisingai, efektyvumas ateina natūraliai, o jūsų verslas nedirba tiek laiko be pertraukos. Sėkmės kelioneje.