Greitas biuro perkraustymas į UK: efektyvus procesas

Sveiki, ten, kurie planuojate kelionę per vandenį. Dirbu šioje srityje jau beveik ketvirtį amžiaus, ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę niekada nebus taip paprastas kaip nupirkti bilieto į kino filmą. Ypač dabar, po „Brexit“, kai dokumentų gali būti daugiau nei paties krovinio. Dažnai klientai klauso, kaip užtikrinti, kad viskas nueitų sklandžiai, ir ar įmanomas tas legendarinis greitas biuro perkraustymas į UK: efektyvus procesas be didelių nervų išsekimo. Tiesą sakant, viskas galima, jei žinai, kuriose vietose reikia spausti stipriau, o kurias geriau palikti taikybą. Štai trumpas vadovas iš vidaus, kaip mes tai darome ir ką turėtumėte žinoti, prieš susisiekdami su vadybininkais.

Dokumentai ir muitinės niusansai

Ar tikrai reikia eksporto deklaracijos, jei tai tik tavo dalykai?

Taip, tikrai reikia. Nors tai jūsų nuosavybė ir nevykstate prekybos, muitinės sistemoje tai laikoma eksportu. Be teisingai užpildytų EX1 dokumentų (arba išankstinės deklaracijos), sienos nepereisite. Viena kartą turėjau klientą, kuris tikėjosi, kad galės tiesiog užvežti kompiuterius kaip asmeninius daiktus, bet pasirodė, buvo 30 vienetų – tai jau verslas. Jei norite, kad jūsų greitas biuro perkraustymas į UK neprasidėtų nuo baudų prie pat sienos, dokumentus reikia tvarkyti iš anksto.

Kas tie EORI numeriai ir kodėl visi juos nekenčia?

EORI numeris – tai jūsų identifikavimo kodas Europos Sąjungoje, o Jungtinėje Karalystėje jums reikės atskiro GB EORI. Be jo, neįmanoma pateikti jokios deklaracijos. Procesas gali šiek tiek užtrukti, todėl geriau užsiregistruoti savaitę-dvi iki kelionės. Dažnai žmonės pamiršta šį smulkmeną, o tada stoviems vilkikuose laukia, kol sistema suveiks. Nėra nieko blogiau už efektyvų procesą, kuris sustoja dėl trūkstamo kodo.

Ar galima važiuoti be tarpininko (customs broker)?

Teoriškai galima, praktiškai – nerekomenduoju. Muitinės taisyklės UK pasikeitė taip, kad be specializuotos programinės įrangos ir žinių, pats sau deklaracijos pateikti bus labai sunku. Tarpininkas užtikrina, kad informacija įeina į sistemą prieš krovinį atvykstant. Be jo, rizikuojate užstrigti Dover‘e arba Folkestone‘e. Geriau mokėti brokeriui už darbą nei prarasti dieną laiko ir brangiai sumokėti už vilkiko stovėjimą.

Kas dėl importo mokesčių UK – ar mums reikės mokėti PVM?

Jei esate registruota Lietuvos įmonė ir perkeliate savo turtą į JK filialą, dažnai galima taikyti nulinį PVM tarifą (Intra-Community Transfer), tačiau tai priklauso nuo konkrečių aplinkybių. Viską reikia detaliai aptarti su buhalteriu. Kartais klientai mano, kad jei tai ne pirkimas-pardavimas, mokesčių visai nėra, bet britų muitinė gali turėti kito nuomonę. Geriau būti pasiruošusiam, kad gali tekti padengti PVM arba muito, o vėliau jį grąžinti.

Ką daryti, jei trūksta kai kurių komplektacijos dalių?

Tai dažna problema. Jei deklaracijoje parašote "kompiuterių komplektas", o pakuotėje yra be klaviatūros, gali kilti klausimų. Muitinė mėgsta tikslumą. Geriau parašyti mažiau arba pažymėti, kad "dalis komplektacijos trūksta", nei vėliau aiškintis, kodėl duomenys nesutampa. Tai sulėtina visą greitą biuro perkraustymą į UK.

Ar saugu keliauti su brangia įranga per naktį?

Sakyčiau, taip, jei vairuotojas laikosi taisyklių ir naudojasi saugiomis stovėjimo aikštelėmis. Tačiau tąkart, kai mes vaziavome (vaziuojame...) su viena brangia IT įranga, vairuotojas nusprendė pasistatyti prie pat kelio krašto priešais Kauną, kas buvo didelė klaida. Laimė, niekas nenuplėšė, bet nervų praradome daug. Saugumo sumetimais, tokiems kroviniams dažniau renkamės dienos važiavimus arba saugus parkus.

Logistika: laikas ir maršrutas

Kiek realiai užtrunka kelionė iš Lietuvos į Londoną?

Standartiškai, jei viskas vyksta be jokių trikčių, tai trunka apie 3-4 dienas. Tačiau jei kalbame apie efektyvų procesą, reikia skirti laiko rezervui. Feris per Lamanšą gaišta laiką, o užtūsas Anglijoje (M25 arba M1) gali būti tikras košmaras, ypatingai prieš savaitgalį arba atvykus į Londoną ryte. Nereikia planuoti, kad vilkikas atvyks lygiai į 9:00 ryto įleidimo į biurą, geriau planuoti po pietų.

Ar geriau važiuoti per Kalkės arba per tunelį?

Tuneliu (Eurotunnel) dažniau važiuoja tie, kurie skuba, nes ten mažiau laukimo laiko, jei turite rezervaciją. Kalkėse (Calais) daugiau laisvo laiko pailsėti, bet ir eilės gali būti didesnės. Jei jums svarbiausia kaina, feris gali būti pigesnis, bet jei svarbiausias laikas – tunelis yra neabejotinai greitesnis sprendimas. Abu variantai turi savo privalumų, priklauso nuo vairuotojo nuotaikos ir patogumo.

Ką daryti, jei vilkikas sugenda kelyje?

Tai reali situacija, su kuria susiduriame kas keletą metų. Tada mes iš karto skambinam techninei pagalbai. Jei gedimas rimtas, reikia krovinį perkrauti į kitą vilkiką – tai vadinama "transhipment". Tai brangus malonumas ir užtrunka laiko, bet be to negali būti. Jei norite tikrai greito biuro perkraustymo į UK, turite žinoti, kad tokios rizikos egzistuoja.

Ar galima pervežti daiktą penktadienį, kad jis būtų pirmadienį ryte?

Taip, vadinamasis "Weekend move". Tačiau reikia atsižvelgti į tai, kad Anglijoje dauguma sandėlių ir biurų nedarbo laiku neužsidaro, bet vairuotojams taikomi poilsio laiko apribojimai. Reikia tiksliai susikalbėti dėl iškrovimo laiko, nes vairuotojas negali tiesiog laukti gatvėje, jei ten draudžiama stovėti. Kartais pigiau pristatyti ketvirtadienį ir palikti sandėlyje.

Kaip veikia "Just in Time" pristatymas šiuo atveju?

Labai rizikingai. Mano patirtis rodo, kad efektyvus procesas sugeba susidoroti su nedidelėmis vėlavimais, bet "Just in Time" tiesiog neleidžia jokių klaidų. Jei užstringa muitinėje valandą, jūsų susitikimas gali nueiti veltui. Visada rekomenduoju tur�ti bent dienos atsargą, ypač kai perkeliate visą biurą.

Ar sunku važiuoti į Škotiją ar Velsą?

Ne sunkiau nei į Angliją, bet keliai gali būti siauresni, o atstumai didesni. Jei greitas biuro perkraustymas į UK yra jūsų prioritetas, reikėtų apgalvoti, ar verta važiuoti toli į šiaurę, jei galima rasti sandėlį arba biurą arčiau pietų. Taip pat, Škotijoje gali būti kitokie muitinės patikros ritualai, nors retai.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma mūsų vilkikų turi GPS stebėjimą. Galite pamatyti, kur jis yra, bet negalite skambinti vairuotojui kiekvieną valandą – tai saugumo pažeidimas. Vadybininkas gali jums duoti atnaujinimus kelis kartus per dieną. Tai suteikia ramybės, kai žinote, kad jūsų turtas juda.

Pakavimas ir įranga

Ar jūsų komanda padeda supakuoti dalykus?

Žinoma, tai mūsų darbas. Mes atvežame dėžes, burbuliuką, lipdukus. Viskas turi būti užfiksuota inventoriaus sąraše. Vienintelis dalykas, kurio negalime padaryti – tai supakuoti jūsų konfidencialių dokumentų, jei jūs pats juos nepažymėsite kaip slaptų. Gera organizacija yra pusė sėkmės.

Kaip elgtis su serveriais ir jautria IT įranga?

Tai pati svarbiausia dalis. Serverius reikia išjungti teisingai, jei jie nėra "hot-swappable". Rekomenduoju pasirūpinti, kad IT specialistas juos išjungtų prieš mūsų atvykimą. Pakuojame į specialias dėžes su smūgių absorberiais. Prisimenu vieną atvejį, kai klientas tiesiog ištraukė laidą iš lizdo be išjungimo, ir vėliau mums teko aiškintis, kodėl sistema nebesikrauna. Taigi, atsakymas – labai atsargiai.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalus reikia išskruosti, spinteles nuimti nuo sienų. Tai ne tik taupo vietą vilkike, bet ir apsaugo nuo pažeidimų. Kadangi efektyvus procesas reikalauja, kad vilkikas nebutų perpildytas, išmontavimas būtinas. Susiruošimas darbą pradėkite iš anksto.

Kaip žymėti dėžes, kad niekas neprasimestų?

Naudokite spalvotus lipdukus arba numerius. Pavyzdžiui, visas "buhalterijos" dėžes žymėkite raudonai, o "vadovo" - mėlynai. Atvykus į vietą, tiesiog nurodome, kur dėžę statyti. Be šio žymėjimo iškraunas gali trukti ilgiau nei pati kelionė.

Ar galima keliauti su augalais arba maistu?

Į UK augalus vežti labai sunku dėl griežtų fitosanitarinių taisyklių. Maisto produktų irgi negalima vežti be specialių leidimų (ypač mėsos ir pieno produktų). Geriau suvalgyti viską ant kelio arba palikti kolegoms Lietuvoje, nei rizikuoti, kad visą krovinį nukreips atgal arba sudegins.

Ką daryti su personalo daiktais (rankinės bagažai)?

Jeigu darbuotojai vežia savo asmeninius daiktus, juos reikia aiškiai atskirti nuo kompanijos turto. Geriausia, jei kiekvienas savo daiktus pasiduoda pažymėtas. Kartais darbuotojai įmeta dėžę prie pat vilkiko be žymėjimo, ir tada tenka iškraunant spėlioti, kieno tai yra.

Finansai ir rizikos

Kaip formuojama kaina? Ką tai įtakoja?

Kainą įtakoja atstumas, kiekis (kubatura), svoris, taip pat kuro kaina ir pirkimo galia svarais. Taip pat, jei greitas biuro perkraustymas į UK reikalauja ypatingo skubumo, kaina gali šokti. Be to, britų uostų mokesčiai (Port Health Charges) kartais būna netikėti. Geriau klausti išsamaus pasiūlymo, o ne tik "kiek kainuoja kilometras".

Ar reikia mokėti už laukimą anglijoje?

Jei vairuotojas laukia dėl to, kad jums nepasiruošėte įleidimui (pvz., neturite raktų arba patalpos neužpiltos), taip, mokėsite. Vairuotojo laikas yra pinigai. Paprastai suteikiame 1 valandą nemokamo laukimo iškrovimui, viskas virš to – mokama.

Kas nutinka, jei kažkas sulūžta kelyje?

Mes turime atsakomybės draudimą (CMR). Jei įvyko nelaimingas atsitikimas mūsų kaltės, draudimas padengia žalą. Tačiau jei jūsų pačių blogai supakuoti daiktai (pvz., stiklinės lentelės be burbuliuko) susilūžina, mūsų atsakomybės nėra. Visada patikrinkite dėžių būklę.

Ar imate užstatą?

Kartais imame, ypač jei dirbame su nauja klienta ir reikia sumokėti už muchines (uostų mokesčius) iš anksto. Tačiau dažniausiai dirbame sutarties pagrindu su atidėtu mokėjumu (pvz., 14 dienų). Tai priklauso nuo jūsų įmonės kredito istorijos.

Kodėl kaina gali pasikeisti paskutinę minutę?

Kuro kainos šokinėja kaip lietūs. Taip pat, jei paskutinę minute nuspręsite pridėti dar dešimt dėžių, kurios nebuvo sąraše, mums gali tekti keisti mašiną į didesnę. O jei muchinės (ferry) brangsta prieš pat išvykimą, tai taip pat įtakos galutinei sumai.

Ar galima apmokėti kortele?

Taip, galima, bet dauguma mūsų partnerių vairuotojų pageidauja grynųjų arba pavedimu, nes kortelės mokesčiai Didžiojoje Britanijoje gali būti dideli. Jei jums svarbi maksimali paprastumas, pavedimas ysa geriausias variantas.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Niekada. Transporto srityje "pigiai" dažnai reiškia "be draudimo", "be dokumentų" arba "be vairuotojo". Girdėjau istorijų, kai įmonės pasirinko pigų pervežėją, o jų krovinys užstrigo kažkur Lenkijoje pusę metų. Jei jums svarbus greitas biuro perkraustymas į UK: efektyvus procesas, rinkitės patikimus žmones, ne ne pigiausius.

Išvada

Viskas susikaupia į vieną – planavimą ir komunikaciją. Nors aš dirbu šioje srityje jau seniai, stebiuosi, kaip dažnai klientai laukia paskutinės dienos, kad pradėtų galvoti apie dėžes. Greitas biuro perkraustymas į UK: efektyvus procesas yra įmanomas tik tada, kai abiejų pusių (jūsų ir mūsų) veiksmai yra suderinti. Pasidomėkite dokumentais iš anksto, pakruokite tai, ką galite patys, ir būkite sąžiningi dėl krovinio tūrio. Tada net ir po „Brexit“ kelionė gali būti lygi ir be didelių siurprizų. Sėkmės susiruošime!