Greitas biuro perkraustymas į UK atliekamas saugiai

Įvadas

Kai sakau, kad greitas biuro perkraustymas į UK atliekamas saugiai, turiu galvoje ne stebuklą ir ne lenktynes per naktį. Turiu galvoje planą: inventorizaciją, pakavimą, dokumentus, muitinės deklaracijas, IT išjungimą, naujo biuro paruošimą ir komandą, kuri žino, ką daro. Per 20 metų mačiau, kaip viskas pravažiuoja lyg sviestu, ir kaip vienas nepažymėtas dėklas gali sugadinti savaitę. Bet ši frazė – greitas biuro perkraustymas į UK atliekamas saugiai – nėra reklaminis šūkis. Tai darbas su rizikomis, terminais, žmonėmis ir kartais – su labai blogai suplanuotais sandėliais.

DUK – Pirmieji sprendimai ir terminai

Ar greitas biuro perkraustymas į UK atliekamas saugiai, jei reikia savaitgalio?

Taip, bet ne tada, kai viskas sugalvojama ketvirtadienį. Savaitgalinis perkėlimas į Londoną, Manchester ar Leeds įmanomas, jei penktadienį po 18 val. biuras jau tuščias, o naujos patalpos atidarytos. Reikia iš anksto sutarti su pastato administracija, liftų rezervacijomis, apsauga ir IT žmonėmis. Mažas biuras gali judėti dviem ekipažais, didesnis – reikalauja papildomų pakavimo dėžių ir naktinės budinčios komandos. Esu matęs, kad viskas pavyksta, kai vadovas prieš savaitę tiesiog sėdi su vadybininku ir žymi langelius.

Kiek laiko realiai reikia greitam biuro perkraustymui į UK?

Mažam biurui, tarkim 8–12 darbo vietų, kartais užtenka 7–10 dienų. Jei kalbame apie 40 stalų, serverinę, spaudos įrangą ir baldus iš Vilniaus į Bristol, aš norėčiau bent 3–4 savaičių. Turėjome atvejį, kai klientas sakė „tik keli dėklai“, o realiai išėjo 38 palečių krovinys, nes niekas nesuskaičiavo archyvų. Greitis čia nėra tik sunkvežimio greitis. Jis prasideda nuo to, ar žmonės žino, ką veža, kur veža ir kas naujame biure atidarys duris.

Ką pirmiausia turi žinoti įmonė prieš užsakant biuro perkėlimą į Londoną ar Mančesterį?

Pirmiausia reikia žinoti ne kainą, o apimtį. Kiek stalų, kėdžių, monitorių, dokumentų dėžių, serverių, lentynų ir asmeninių daiktų. Tada – ar naujas biuras UK turi liftą, rampą, leidimą sunkvežimiui stovėti, ar reikia parkingo leidimo. Londonas ypač nemėgsta staigmenų prie durų. Jei vairuotojas atvažiuoja ir negali išsikrauti, laikrodis tiksi, o nuotaika krenta. Geras planas visada prasideda nuo nuotraukų, matmenų ir vieno atsakingo žmogaus abiejose pusėse.

Ar galima perkraustyti biurą iš Vilniaus į Edinburgą per 7–10 dienų?

Galima, jei tai nėra pilnas biuras su sudėtinga IT infrastruktūra. Iš Vilniaus į Edinburgą kelias per Lenkiją, Vokietiją, Nyderlandus, keltas arba tunelis, tada Škotija – tai nėra maršrutas „užsukom ryte“. Jei krovinys paruoštas, dokumentai sutvarkyti, o serveriai išjungti ir supakuoti profesionaliai, 7–10 dienų yra realu. Bet jei paskutinę dieną randami dar du spintuvai, toneris ir archyvas nuo 2016 metų, planas griūva. Greitis mėgsta tvarką, ne herojiškumą.

Kodėl penktadienio vakaro išvykimas ne visada yra geras planas?

Nes Doveris, Calais, Zeebrugge ar Felixstowe nemiega pagal mūsų norus. Penktadienį vakare susiduria savaitgalio kroviniai, keltų grafikai, muitinės patikrinimai ir pavargę vairuotojai. Jei biuras išsikrauna 21 val., o vilkikas išvažiuoja 23 val., viskas atrodo gražu tik kol kas nors pamiršta leidimą liftui. Aš dažniausiai siūlau išvykti anksti penktadienį arba šeštadienį ryte. Taip bent lieka oro, kai kas nors neišvengiamai atsitinka.

DUK – Dokumentai, muitinė ir draudimas

Kokie dokumentai būtini perkraustant biuro įrangą iš Lietuvos į JK?

Dažniausiai reikia CMR važtaraščio, komercinės sąskaitos arba pro forma invoice, detalaus inventorizacijos sąrašo, prekių kodų, vertės, svorio ir siuntėjo bei gavėjo duomenų. Jei įmonė turi EORI numerį, jį reikia pateikti. Biuro baldai, kompiuteriai ir naudota įranga nėra tas pats, kas nauja partija prekėms parduoti, todėl vertinimas turi būti logiškas. Kartais reikia papildomų paaiškinimų muitinei. Blogiausia, ką galima padaryti – parašyti „office stuff“ ir manyti, kad tai pakanka.

Ar po Brexit biuro baldų ir kompiuterių gabenimas į UK darosi painesnis?

Tapo ne baisiau, bet popieriškai tikrai kruopščiau. Anksčiau daug kas važiavo ramiau, dabar reikia aiškiau matyti, kas vyksta, kokia vertė, kokia paskirtis ir kas atsako už deklaravimą. Ne visada esu 100% tikras, ar konkrečiam daiktui reikia vieno ar kito paaiškinimo, nes taisyklės keičiasi, o brokeriai kartais aiškina skirtingai. Todėl geri pervežėjai dirba su muitinės brokeriais. Tai nėra biurokratijos mėgimas, tiesiog be popierių krovinys gali sustoti pasienyje ar uoste.

Koks draudimas tikrai dengia biuro perkraustymą į Didžiąją Britaniją?

Standartinė CMR atsakomybė dažniausiai nėra tas pats, kas pilnas draudimas perkraustymo metu. CMR moka pagal svorį, o ne pagal monitoriaus, serverio ar stiklinės pertvaros vertę. Jei norite ramybės, reikia papildomo all-risk arba moving insurance, kur nurodoma daiktų vertė ir rizikos. Svarbu perskaityti išimtis: netinkamas pakavimas, delsimas, konfiskavimas dėl dokumentų – ne visada dengiama. Aš klientams visada sakau: brangūs daiktai turi turėti brangų draudimą, ne gražų pažadą.

Kas yra CMR atsakomybė ir kodėl ji neuždengia visko?

CMR yra tarptautinio krovinių vežimo sutartis, o ne stebuklinga apsauga nuo visų bėdų. Ji riboja atsakomybę maždaug pagal svorį, todėl lengvas, bet brangus daiktas gali būti problema. Pavyzdžiui, sugadintas nešiojamas kompiuteris gali sverti 2 kg, nors jo vertė – 1 500 eurų. Turėjome situaciją, kai klientas manė, kad „draudimas yra“, o vėliau paaiškėjo, kad kalbama tik apie CMR. Todėl prieš pasirašant reikia klausti tiesiai: kas atsitiks, jei sulūš serveris?

Ar reikalinga inventorizacija, serijiniai numeriai ir nuotraukos?

Taip, ypač kai vežami kompiuteriai, monitoriai, telefonai, projektoriai ir serverinė įranga. Inventorizacija padeda ne tik muitinei, bet ir jums pačiems. Jei dėžė dingsta arba ateina be klaviatūros, sąrašas greitai parodo, kas turėjo būti viduje. Serijiniai numeriai svarbūs draudimui, garantijai ir IT apskaitai. Nuotraukos prieš pakavimą atrodo kaip smulkmena, kol neprireikia įrodyti, kad stalas buvo sveikas. Paprasta, bet veikia.

DUK – Įranga, serveriai, baldai

Koks greitas biuro perkraustymas į UK atliekamas saugiai, kai biure yra serveriai?

Tikrai ne taip, kaip paprasti baldai. Serveriai, UPS įrenginiai, tinklo spintos ir duomenų saugyklos turi būti išjungiami planingai, pažymimi kabeliai, daromos atsarginės kopijos, o kartais kviečiamas IT rangovas. Jei serveris važiuoja ant šono arba be amortizuojančios pakuotės, rizika didelė. Didesnėms sistemoms geriau naudoti oro pagalves, originalias dėžes arba specialius stelažus. Aš net nesiginčyju su klientais šiuo klausimu: serverinė nėra vieta eksperimentams.

Kaip pakuoti stiklines pertvaras, darbo stalus ir kėdes?

Stiklinės pertvaros – tai atskira istorija, ne „apvyniokim plėvele ir bus gerai“. Reikia vertikalaus vežimo, kampų apsaugos, žymėjimo „stiklas“ ir atskiro tvirtinimo, kad krovinys nevaikščiotų. Darbo stalai dažniausiai išmontuojami, varžtai sudedami į maišelius ir priklijuojami prie konkretaus stalo. Kėdės gali važiuoti dėžėse arba specialiuose vežimėliuose. Blogas pakavimas atrodo pigiau, kol uoste kas nors pajuda ir girdisi tas nemalonus traškėjimas.

Ar reikia išmontuoti virtuvėlę, kavos aparatą ir spausdintuvus?

Dažniausiai taip, bent dalinai. Virtuvėlės durelės turi būti pritvirtintos, kriauklės sausos, o kavos aparatas išvalytas nuo vandens. Beje, kavos aparatai visada kažkaip sveria daugiau, nei visi tikisi. Spausdintuvai dažniausiai turi būti fiksuojami transportavimo režimu, ypač jei viduje yra dažų ar tonerių. Jei įranga nuomojama, reikia pasitikrinti sutartį, nes kai kurie tiekėjai nori patys ją perkelti. Smulkmena, bet gali sugadinti dieną.

Ką daryti su IT kabeliais, tinklo spintomis ir maršrutizatoriais?

Čia reikia žmogaus, kuris supranta, ką daro, nes vėliau visi ieško „to vieno geltono laido“. Kiekvienas kabelis turi būti numeruojamas, fotografuojamas arba žymimas etiketėmis. Tinklo spintos geriau išvežti kaip atskirą krovinio vienetą, ne išmėtyti po dėžes. Maršrutizatoriai, komutatoriai ir firewall įranga turi būti supakuoti atskirai, su apsauga nuo drėgmės ir smūgių. Kai kurie klientai mano, kad IT gali „susitvarkyti vietoj“. Gali, bet tik jei viskas atvažiavo į tą pačią vietą.

Ar galima vežti tonerius, baterijas ir valymo chemiją?

Galima, bet ne viską taip paprastai. Toneriai turi būti užfiksuoti, kad nepabyrėtų, baterijos dažnai laikomos pavojingu kroviniu, o valymo chemija gali turėti apribojimų. Jei reikėtu vežti daug litrų chemijos, tai jau būtų ne biuro perkėlimas, o atskiras klausimas. Smulkūs buitiniai daiktai paprastai nesukelia problemų, bet reikia sąžiningai juos deklaruoti. Paslėpti buteliukai furgone yra tas tipas istorijos, kuri baigiasi nemaloniu pokalbiu.

DUK – Kada greitas biuro perkraustymas į UK atliekamas saugiai tik tada, kai pasiruošiama

Kas turi būti vienas kontaktinis asmuo perkraustymo dieną?

Vienas žmogus, kuris turi teisę spręsti. Ne penki skyrių vadovai, kurie kiekvienas sako savo versiją. Kontaktinis asmuo žino, kurie daiktai važiuoja, kurie lieka, kas turi prieigą prie pastato ir kas gali patvirtinti papildomus darbus. Jei jis dingsta skambučiams dviem valandoms, komanda stovi. Tai skamba paprastai, bet per metus mačiau daugiau chaoso dėl kontaktų nei dėl sunkvežimių. Geras kontaktinis asmuo taupo pinigus.

Kaip išvengti chaoso, kai dirba krautuvai, IT specialistai ir nuomotojai?

Reikia trumpo plano ant popieriaus, ne tik žinutėse telefone. Kas išjungia elektrą, kas atrakina duris, kuris liftas skirtas kroviniui, kur statomas vilkikas, kas priima dėžes. IT žmonės dažnai nori pradėti nuo serverių, krautuvai nuo baldų, o nuomotojas tik nori, kad niekas nebraižytų sienų. Visi teisūs, bet be koordinacijos gaunasi spūstis prie durų. (Tiksliau – ne tik perkraustymas, o visos grandinės valdymas.)

Ar darbuotojai gali patys pakuoti asmeninius daiktus?

Gali, bet su taisyklėmis. Asmeniniai daiktai turi būti dėžėse, uždaryti, pažymėti vardu ir darbo vieta. Jei kiekvienas palieka puodelį, užrašus ir kaktusą ant stalo, tai nėra pakavimas, o archeologiniai kasinėjimai. Reikia pasakyti žmonėms iš anksto, kad negalima vežti maisto, atvirų skysčių ar asmeninių dokumentų be priežiūros. Kartais darbuotojai per daug pasitiki „važiuos viskas kartu“. Nevažiuos taip gerai, kaip atrodo žinutėje.

Ką daryti, jei naujame biure UK dar nėra elektros ar interneto?

Tada pirmiausia sustabdyti planą ir įsivertinti riziką. Be elektros negalima normaliai jungti IT, be interneto daugelis sistemų tiesiog neveikia, o žmonės stovi prie dėžių. Buvo atvejis Birmingham, kai biuras buvo „paruoštas“, bet elektrikas vėlavo, todėl visą dieną krautuvai tik nešiojo dėžes į kambarius. Tai kainavo papildomai ir niekam nepadarė geresnės nuotaikos. Todėl prieš išvykimą reikia patvirtinimo: elektra, internetas, prieiga, liftai, apsauga.

Ar verta daryti bandymą su viena darbo vieta prieš didesnį perkėlimą?

Mažiems biurams ne visada, bet didesniems – tikrai pravartu. Vienos darbo vietos testas parodo, ar etiketės suprantamos, ar dėžės telpa, ar IT žymėjimas veikia. Kartais paaiškėja, kad „standartinė dėžė“ visiškai netinka dokumentams, o kėdės užima dvigubai daugiau vietos. Tai atrodo kaip papildomas darbas, bet vėliau taupo nervus. Ypač kai perkraustymas vyksta greitai ir klaidų taisyti nėra kada.

DUK – Kainos, rizikos ir blogos patirtys

Kiek kainuoja greitas biuro perkraustymas į UK?

Kaina labai skiriasi nuo apimties. Mažam biurui iki 2–3 tonų grupinis gabenimas gali kainuoti apie 900–2 200 eurų. Didesniam biurui, kur reikia dedikuoto vilkiko, pakavimo komandos ir draudimo, kaina dažniau būna 2 800–5 500 eurų arba daugiau. Londonas, Edinburgh ar Cardiff gali kainuoti brangiau dėl atstumo, leidimų ir iškrovos sąlygų. Papildomi darbai – išmontavimas, IT pagalba, saugojimas – visada skaičiuojami atskirai. Tikslų kainą galima pasakyti tik pamačius sąrašą.

Kodėl pigiausias pasiūlymas kartais kainuoja brangiausiai?

Nes kai kurie pasiūlymai atrodo gražiai tik kol nėra problemų. Pigi kaina gali reikšti silpną pakavimą, bendrą grupinį krovinį be aiškaus grafiko arba draudimą, kuris realybėje mažai gelbsti. Esu matęs įmonių, kurios sako „viską išspręsime“, o tada klientas pats aiškina muitinę telefonu iš automobilių aikštelės. Tai nėra normalu. Geriausias pasiūlymas nėra pigiausias, o tas, kur aišku, kas atsitiks, jei vėluojama, sugadinama ar sustojama pasienyje.

Kada verta rinktis dedikuotą vilkiką, o kada grupinį gabenimą?

Dedikuotas vilkikas tinka, kai terminas griežtas, krovinys didelis arba daiktai brangūs. Tada jis važiuoja tiesiai iš Lietuvos į UK be papildomų sandėlių. Grupinis gabenimas pigesnis, bet lėtesnis, nes krovinys keliauja su kitais klientais. Jei vežate 40 dėžių ir nėra panikos, grupinis variantas gali būti puikus. Jei vežate serverius, stiklą ir turite pirmadienio rytą pradėti darbą, geriau nemeluoti sau. Greitis kainuoja.

Kaip elgtis, jei pervežėjas vėluoja prie Doverio arba Felixstowe?

Pirmiausia reikia turėti kontaktą ne tik vairuotojo, bet ir dispečerio. Vėlavimas uoste gali būti dėl dokumentų, patikrinimo, oro sąlygų ar eismo. Geras pervežėjas praneša ne po keturių valandų, o iškart, kai mato problemą. Tuo metu naujame biure reikia turėti alternatyvų planą: kas priims krovinį, ar galima nukelti iškrovimo langą, ar darbuotojai dirba nuotoliniu būdu. Blogiausia – sėdėti ir laukti, kol kas nors „paskambins rytoj“.

Koks saugiausias planas, kai biuras persikelia iš Kauno į Birmingham?

Saugiausias planas būtų toks: inventorizacija, pakavimas pagal zonas, IT išjungimo grafikas, dokumentai brokeriui, draudimas ir aiškus iškrovos laikas Birmingham. Iš Kauno iki Birmingham kelias ilgas, tad geriau turėti bent vieną rezervinę dieną, jei muitinė ar keltas sugadina grafiką. Baldai ir dokumentai gali važiuoti kartu, bet serveriai ir brangi įranga – atskirai supakuoti. Jei terminas svarbus, dedikuotas transportas dažniausiai ramina labiau. Ir taip, verta pasilikti vieną dėžę su įrankiais, adapteriais ir vandens buteliais.

Išvada

Taigi greitas biuro perkraustymas į UK atliekamas saugiai tada, kai greitis nėra pasiteisinimas netvarkai. Reikia žinoti krovinį, paruošti dokumentus, apsaugoti IT įrangą, sutarti dėl pastatų prieigos ir turėti realų planą B. Ne viskas visada vyks idealiai, bet daugumą problemų galima numatyti prieš pakraunant pirmą dėžę. Jei norite perkelti biurą į Londoną, Manchester, Birmingham ar kitą JK miestą be nereikalingo streso, pradėkite ne nuo kainos, o nuo sąžiningo plano.