Greitas biuro perkraustymas į Angliją su patyrusia komanda: praktinis vadovas be reklamų

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt penkerius metus ir mačiau viską – nuo paprastų dėžių su knygomis iki kompleksinių serverinių pervežimų, kai viskas turėjo būti atvykta vakar. Verslas nemėgsta laukti, o biuro perkėlimas į užsienį, ypač po Brexito, tapo tikru iššūkiu. Dažnai klientai klauso, kaip įvykdyti greitas biuro perkraustymas į Angliją su patyrusia komanda procesą, kad nebūtų stabdomas darbas, o technika nepakenktų. Čia nėra magijos, tiesiog reikia žinoti, kurios detalės svarbiausios. Kalbėsim tiesiogiai, be aukštųjų frazių, kaip ir tarp savo, kasdien dirbančių vadybininkų. Jei norite suprasti, kaip tai veikia iš vidaus, ir išvengti tų pačių klaidų, kurių padariau dauguma pradedančiųjų – skaitykite toliau. Tai nėra taip paprasta, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio, bet ir ne taip baisu, jeigu viską suplanuojate protingai.

Bendras laikas ir planavimas: kada pradėti?

Kiek laiko užtrunka toks dalykas?

Viskas priklauso nuo to, kiek daugiausia turite daikto. Jei tai tik kelios dėžės su dokumentais ir kompiuteriais, galim spėti per kelias dienas, tačiau įprastas biuras reikalauja daugiau resursų. Greitas biuro perkraustymas į Angliją su patyrusia komanda įmanomas tarsi per savaitgalį, jei viskas pasiruošta iš anksto. Tarkime, penktadienį krauname, šeštadienį važiuojame, sekmadienį iškrauname. Bet realybėje dažnai pasitaiko, kad muitinė arba keltas sukelia vėlavimą, tad geriau planuoti bent tris-penkerias dienas atsargos laiko. Neskubėkite čia, greitis – ne visada prioritetas, kai kalba eina apie jautrią įrangą.

Ar galite tai padaryti savaitgaliu, kad verslas nestotų?

Taip, darome tai dažnai, nes žmonės nenoriai praranda darbo dienas. Mūsų vairuotojai ir krovėjai įprasti workinti neįprastu laiku, tačiau tai kainuoja brangiau. Jei jums būtina, kad pirmadienį ryte Anglijoje viskas veiktų, pradedame kruvė penktadienį vakare arba šeštadienį anksti ryte. Problema gali būti tik su pirmine apklausa arba įsiregistravimu uoste, jei ten būna eilių, bet įprastai susitvarkome. Tik žinokite, kad savaitgaliniai pervežimai reikalauja ypatingo koordinavimo, nes jei kažkas pasigesta (pvz., pakabinamos kėdės detalės), parduotuvės uždarytos.

Kaip tiksliai suskaičiuoti, kiek reikia vietos sunkvežimiuose?

Būna painioje situacijos, nes klientai sako, "turime tris kabinetas", o atvažiavę matome, kad ten pilna baldų, seifų ir archyvų. Geriausia jei atsiunčiate nuotraukas arba vaizdo įrašus, arba mes siunčiame vadybininką apžiūrėti tūrį. Kartais žmonės pamiršta pasakyti apie sandėliuką prie biuro, kur pilna senų monitorių (tai dažnai būna). Tikslaus tūrio skaičiavimo be matematikos čia neįmanoma padaryti. Jei bandysite spėti, gali tekti važiuoti du kartus, o tai dvigubai brangiau.

Ar reikia sudaryti detalią inventoriaus sąrašą?

Būtina, ypač kai vykstate į Angliją. Muitinė be sąrašo nepraleis arba privers mokėti už kiekvieną detalę. Susirašykite viską: "stalas – 1 vnt", "kėdė – 10 vnt", "kompiuteris – 5 vnt". Nenuleiskite iki peilių ir šakutės, jei tai ne asmeninis daiktas, bet technikos kiekis turi būti tikslus. Kartais klientai bando nurašyti "baldai" iš viso, tai sukelia problemas sienoj. Mums patogiau, kai matome, ką vežame, o jums – saugiau, kad niekas dingtų kelyje.

Kas nutinka, jei pasikeičia planai paskutinę minutę?

Tai įvyksta dažniau, negu manote. Vakar klientas sakė, kad viskas gerai, o ryte skambina, kad raktų naujo biuro neturi. Tokiu atveju stovime laukiam, o laikas eina. Jei žinote ankščiau, praneškite, galime perduoti krovinią kitam vairuotojui arba pakeisti grafiką. Bet jei pranešate, kai sunkvežimis jau stovi prie jūsų durų, tai kainuos brangiai – nešiojimo laikas turi būti apmokėtas. Mes ne esmė, bet ir mums reikia valgyti.

Techninės pusės: kaip viskas surenkama ir vežama?

Ar jūsų komanda išmontuoja ir surenka baldus?

Žinoma, tai įskaičiuota mūsų paslaugose. Nerekomenduojame tai daryti patys, nebent esate meistras. Biuro baldai, ypač sisteminiai, turi daug smulkių detalių, kurias lengva prarasti arba sulaužyti. Mūsų vyrukai turi savo įrankius ir žino, kurį varžtą kurisukti. Vieną kartą klientas pats išmontavo didelę stalinę sistemą ir negalėjo susirinkti atgal – teko mums traukti per naktį vadovėlius. Geriau palikite mums tai, o jūsų darbuotojai tegul ruošia dokumentus.

Kaip elgiamės su jautria technika – serveriais, tais?

Tai atsakomybė didžiulė. Paprastus kompiuterius pakeliame į dėžes su putomis, o serverius – į specialius krepšius arba užtvirtinimai ant sienelių sunkvežimyje. Svarbiausia – išjungti ir atjungti kabelius. Kartais klientai sako "palikite viską įjungta, tik greitai pervežkite", tačiau tai griežtai draudžiama. Vibracija kelyje gali sugadinti standinį diską. Nuo šitos dalies mes neatsakome, jei nesiklauso įspėjimų. Geriau pasidarykite atsarginę kopiją prieš mūsų atvykimą, nepamirškite.

Ar reikia rūpintis pakavimo medžiagomis patys?

Galite rūpintis, mes už tai nedelsime, bet geriau, kai mes atsivežame savas kokybiškas dėžes. Pirkti parduotuvėse dėžės, kurios sutrupa po pusės svorio, nėra geriausia idėja. Turiu omenyje tas tas mažas "kiaušinių" dėžes – jos tinka tik knygoms. Biurui reikalingos tvirtos, dvigubos sienelės dėžės, burbuliukai, lipniajuostės. Mūsų greitas biuro perkraustymas į Angliją su patyrusia komanda visada įtraukia ir kokybišką medžiagą, kad daiktai nenukristų viduje.

Kaip užtikriname, kad dėžės nešoka viduje?

Viskas užtvirtinama juostomis. Tiesiog įmeskite dėžę į sunkvežimį ir važiuojam? Ne, taip negali. Vairuotojas užkels jas į eilę, pritvirtins prie sienelių arba uždels tarpinėmis. Jei dėžės tuščios viduje, jos suspaudžia, tai blogai. Užpildykite tuščias vietas popieriumi arba drabužiais (jei pervežate ir asmeninius daiktų). Stabilumas kelyje – pusė sėkmės. Vieną kartą mums atsitiko, kad dėžė su monitoriumi nukrito, nes vairuotojui pasirodė, kad "uzsistovėjo gerai". Nuo to laiko labai griežtai tikrinam.

Ar pervežiate ir pavojingus medžiagą (chemija, dažai)?

Tai gana sudėtinga klausimas, nes keliauti taisyklės griežtos. Jei tai tik mažos serviso įrankių dėžutės su aerozoliais, paprastai praeina, jei turi atitinkamas etiketes. Bet jei turiumėte statybinę cheminę medžiagą ar daug degių skysčių, tai reikalauja specialios dokumentacijos (ADR). Geriau iš anksto pasakyti. Nenoriu, kad mūsų vairuotojas sultyse būtų sustabdytas pasienyje ir pradėtų tardyti, ką tas "keistas indas" laiko. Geriau to išvengti.

Kas daryti, jei turi labai ilgus ar sunkius daiktus?

Pavyzdžiui, ilgos konferencijos stalų lentos ar didelės spintelės. Tuo nėra taip sunku susitvarkyti, jei žinome iš anksto. Mes turime įrangą, kuri padeda pakelti sunkius svorius net per laiptus, jei liftas netelpa. Sunkiau yra su tais ilgiais daiktais – reikia užtikrinti, kad jie neišlįstų pro sunkvežimio galą ir nejudėtų posūkiuose. Kartais tenka išmontuoti dalį, jei ji tiesiog fiziškai neišlenda per duris ar liftą.

Muitinė, dokumentai ir Brexit: ką reikia žinoti?

Kaip dabar veikia dokumentai po Brexito?

Tai buvo galvos skausmas visiems mums, bet jau pripratome. Dabar reikalingas eksporto ir importo deklaravimas. Jums nereikia nieko daryti, mes tai atliekame per savo brokerius, bet jums reikia pateikti prekių sąrašą (vadinamąjį packing list) ir, jei reikia, faktūras pagal prekių vertę. Jei vežate tik naudojamus biuro daiktus, kuriuos naudojote daugiau nei 6 mėnesius, dažniausiai muitų nėra (tai vadinama perkėlimu tarp savo filialų ar asmeninių daiktų). Bet dokumentai turi būti tvarkingi.

Ar mums reikia EORI kodą?

Jei esate įmonė, kuri jau prekiauja su Anglija, turbūt turite. Jei ne, tai reikės gauti Lietuvoje (LT EORI) arba Jungtinėje Karalystėje (GB EORI). Be šio kodo muitinė neleis registruoti deklaracijos. Tai gali šiek tiek užtrukti, todėl jei planuojate greitas biuro perkraustymas į Angliją su patyrusia komanda, patikrinkite šį dalyką bent savaitę iki išvykimo. Mes galime padėti suformuoti prašymą, bet pati registracija trunka kelias dienas.

Kas nutinka, jei muitinė sustabdys krovinią?

Tiesa sakant, tai retai nutinka su biuro daiktų, jei viskas tvarkoje. Bet jei sąraše parašėte "baldai", o viduje randa prekes su etiketėmis "nauja", gali kilti įtarimų, kad tai prekyba. Tada gali klausti vertinimo arba Mokesčių ir muitų departamento (HMRC) patikrinimo. Tai atidėlioja laiką. Kartais pasitaiko, kad sustabdo dėl klaidingo deklaravimo – pavyzdžiui, pamiršome nurodyti, kad yra alkoholio vartotojų dovanų (tai turi būti atskirai). Būkite sąžiningi, kad išvengtumėte rūpesčių.

Ar mums reikia mokėti PVM (VAT) ar mokesčius?

Jei tai perkėlimas jūsų įmonės nuosavybės iš vienos filialo į kitą (arba keičiant juridinį statusį), PVM mokėti nereikia, jei pateikiate atitinkamus dokumentus (pvz., transfer of goods). Tačiau jei daiktai yra nauji ir nebuvo naudojami, Anglijoje gali tekti mokėti importo VAT (20%) ir galimus muitus, priklausomai nuo prekės kilmės. Štai čia mes visi kartais pasiklystame su taisyklėmis, nes jos keičiasi kas kurį laiką, todėl geriau konsultuotis su mūsų buhalteriu arba brokeriu.

Kas daryti su konfidencialiais dokumentais?

Jūsų teisininkai tikrai nenori, kad kas nors matytų jų bylas. Mes siūlome tuos dėžutes su dokumentais uždaryti su plombomis arba netgi uždaryti į mažesnį užrakstą konteinerį, kurį atiduodame tik jums. Muitinė dažniausiai tikrina krovinių apžiūra rentgenu, ne atidaro kiekvieną dėžę. Bet jei jie visgi nuspręs atidaryti, turi būti pasiruošę, kad kas nors pamatys. Geriausia konfidencialius popierius vežti su savimi rankiniame bagaže, jei jų nėra per daug.

Ar reikia drausti krovinius?

Taip, tai būtina. Standartinė draudimo suma dažnai būna per maža biuro vertei. Užsakykite "visų rizikų" (All risk) draudimą. Pasirūpinkite, kad būtų apdrausta ir technika, ir baldai. Žinote, vienas klientas atsisakė papildomo draudimo, norėdamas sutaupyti šimtą eurų, o vėliau serveris nukrito kelyje dėl blogo kelyno (vairuotojas staigiai stabdė). Gynėsis iki paskutinio, bet nieko negavo. Netaupykite ant šito, tai nėra brangu lyginant su nuostoliais.

Kaina, mokėjimai ir paslaptys

Kaip susiformuoja kaina?

Pagrindas – distancija, tūris (kubometrais) ir svoris. Taip pat įeina kelių mokesčiai (Lietuvoje, Lenkijoje, Vokietijoje, Olandijoje, Anglijoje), keltų bilietai (tikrai ne pigu) ir darbo valandos. Anglija brangesnė ir dėl to, kad ten darbo laikas reglamentuojama griežčiau. Jei norite greitas biuro perkraustymas į Angliją su patyrusia komanda, būkite pasiruošę, kad tai kainuos daugiau nei į Vokietiją, nes ten ir muitinės procedūros sudėtingesnės. Turiu omenyje, kad kaina nėra fiksuota iki pat galo, jei pasikeiks poreikis.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Mums įžadas – jokių staigmenų. Viskas įrašoma sutartyje. Vienintelė thing, kuri gali atsirasti, tai laukimo mokestis, jei mes turime laukti ilgiau nei planuota (pvz., dėl raktų stokos). Arba, jei reikia naudoti specialią techniką (kraną), apie kurią nebuvo kalbama. Taip pat, jei reikia mokėti už vietą miesto centre (Londonas yra baisus dėl parkingo mokesčių). Tai ne mūsų kaltė, tai miesto taisyklės. Už tai klientas moka.

Kada reikia apmokėti?

Įprastai imame avansą (deposit) apie 30-50%, kad užsakytiems keltams ir rezervuotiems vairuotojams. Likusią dalį – atlikus darbą, prieš išduodant dokumentus arba atiduodant raktus. Kartos leidžiame mokėti išperkamąja, jei esate patikimi klientai, bet su naujais elgiamės griežčiau. Pinigai turi būti gauti prieš tai, kai mūsų vairuotojas išvažiuoja iš Anglijos atgal, nes taip saugiau abiems pusėms.

Ar galima gauti nuolaidą?

Galima, jei pervežame didelius kiekius arba jei sutinkate laukti mūsų, kai grįžtame tuščiu (tai vadinamas "backload" pasiūlymas). Tačiau biuro perkraustymas turi būti planuojamas pagal jūsų laiką, ne pagal mūsų tuščius reisus. Taigi, jei ką nors pasiūlome pigiau – klauskite, kodėl. Galbūt mes tiesiog norime užpildyti sunkvežimį. Bet garantuotos kokybės su pigiaisiais pasiūlymais būna reti atvejai.

Ką daryti, jei pateikiamos mažesnės kainos kitur?

Neklauskite manęs, bet žinau, kas vyksta rinkoje. Yra firmų, kurios siūlo "fantastikus kainas", o paskui atsisako paskutinę minutę arba priklauso daiktą ir reikalauja "išpirkos". Tai yra gana dažna problema, ypač su tais, kurie neturi savo technikos, o tik "perperka" krovinius. Pasitikėkite patikima komanda, kuri turi savo sunkvežimius ir vairuotojus, net jei jie kainuoja šiek tiek daugiau. Saugumas brangesnis.

Ar imate mokestį už pateikimą (quote)?

Ne, pateikimas yra nemokamas. Atsiunčiate duomenis, mes skaičiuojame. Bet jei reikia siųsti vadybininką į vizitą į jūsų biurą, kad jis suskaičiuotų kiekvieną stalą ir kėdę, tai gali kainuoti, jei po to nenusprendžiate dirbti su mumis. Bet dažniausiai tai padarome nemokamai, jei matome, kad projektas rimtas. Paprastai pakanka nuotraukų.

Kelias, Anglija ir galutinės minutės

Keliu maršrutą renkatės jūs ar aš?

Mes. Žinome, kur geriau važiuoti, kad išvengtumėte didelių spūsčių (pavyzdžiui, aplink Bruselį arba ant Antverpeno žiedo). Taip pat žinome, kurie uostai efektyviausi (Kalė, Dunkirkas, o kartais ir Ostenda). Nenustatysite maršruto patys, nebent esate vairuotojas su 20 metų patirties. Pasitikėkite mumis šioje dalyje. Kartais nukrypsta nuo standartinio maršruto, jei yra eismo įvykiai, bet apie tai pranešame.

Kaip su ULEZ zona Londone?

Tai dabar didelė bėda. Jei jūsų biuras yra Londone arba netoli jo, mūsų sunkvežimis turi atitikti ekologinius standartus (Euro 6). Mūsų technika nauja, tai gerai, bet mokesčiai už važiavimą į centrą gali būti dideli (100+ GBP dienai). Šią sumą įtraukiame į sąskaitą. Jei bandysite įvažiuoti senesniu sunkvežimių – gausite didelę baudą, kurią teks mokėti jums. Geriau apie tai susitarti iš anksto.

Ar galite numatyti parkavimo vietą Anglijoje?

Mes galime pabandyti, bet Anglijoje taisyklės griežtos. Jei jums nėra privažiavimo prie pat biuro, gali tekti statyti ant pagrindinės gatvės. Reikės gauti leidimą iš vietos savivaldybės (suspension of parking bay) arba tiesiog rasti vietą. Jei vairuotojas praleis valandas ieškodamas vietos, tai kainuos. Pasirūpinkite vieta iš anksto, jei įmanoma. Ypač Londono centre (City) be leidimo net sustoti negalima.

Ar jūsų vairuotojai kalba angliškai?

Dažniausiai taip, bent tiek, kad suprastų instrukcijas ir galėtų bendrauti su muitininkais arba saugotojais. Bet nereikėtų tikėtis, kad jie aptars su jumis verslo strategijas. Jie žino pagrindinius terminus: "loading", "customs", "documents", "border control". Jei reikalingas detalesnis bendravimas su vietos personalu, geriau, kad jūs arba jūsų atstovas būtų ten vienu metu.

Kas daryti, jei atvyksta naktį?

Tai dažnai nutinka, nes keltai išplaukia vakare. Anglijoje taisyklės leidžia naktį krauti tik tam tikrose vietose, o garsūs veiksmai gali sukelti skundų. Jei jūsų biure tyla svarbi, turbūt teks laukti ryto. Arba galime iškrauti dalį lauke (jei saugu) ir įnešti ryte. Tai reikia aptarti. Vieną kartą teks mums laukti iki 7 ryto, nes kaimynai iškvietė policiją dėl triukšmo. Nenusiminkite, mes įpratę prie nestandartinių grafikų.

Ar galite padėti su išmetamosiomis atliekomis?

Jei turi senų baldų, kuriuos norite išmesti Anglijoje, tai galime padėti surasti vietą, bet tai papildoma paslauga. Negalime tiesiog palikti juos gatvėje, tai nelegalu. Anglijoje "skip" (konteinerio) nuoma kainuoja. Jei reikia atsikratyti elektronikos (WEEE), tai taip pat turi būti nuvežta į tam tikras vietas. Susitarkime dėl to iš anksto, kad nereikėtų stumti tų senų stalų atgal į Lietuvą.

Kas daryti, jei kažkas dingsta arba suyžsta kelyje?

Tai baisiausia scenarijus, bet kartais nutinka. Jei dėžė sužalojama, mes apmokame draudimo išmoką, jei buvote apdraudę. Jei dingsta, pranešame policijai ir tą draudimo įmonę. Mes užtikriname, kad kiekvienas daiktas yra įrašytas į sąrašą. Būkite atsargūs dėl smulkių daiktų – piniginės, telefonai. Geriau juos neiti su kroviniu, o pasiimti su savimi. Nes mes neatsakome už pinigus ar brangius papuošalus, jei jie nebuvo deklaruoti kaip krovinys.

Išvada

Taigi, greitas biuro perkraustymas į Angliją su patyrusia komanda nėra būtinai kosminis laivas, jeigu viską suplanuojate protingai. Svarbiausia – nebijoti klausti ir neskubėti su sprendimais, kai kalba eina apie dokumentus ir kainą. Rinkitės ne tas firmas, kurios pažada stebuklus už pusę pigiau, o tas, kurios turi patirties ir sugeba susitvarkyti su Brexit "perversmais". Nors aš kartais užduodu per daug klausimų, tai darau tam, kad jums būtų ramiau. Tikiuosi, šis straipsnis padėjo išsiaiškti, kas laukia iš tiesų. Sėkmės verslui Anglijoje, o jei reikės pagalbos – žinote, kur mus rasti.