Greitas biuro perkraustymas į Angliją minimaliomis sąnaudomis: vadovas, ką daryti, kad neišprotėtum

Dirbu pervežimų srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus. Gyvenau sunkvežimiu, vairavau per visą Europą, o dabar daugiau šoku biure ir koordinuoju procesus. Galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas, ypač į užsienį, visada yra chaosas, nepaisant to, kiek gerai jūs planuojate. Dažniausiai klientai svajoja apie tai, kad viskas vyks lyg pagal komandą „užsidaryk ir vyk“, tačiau realybėje susiduriama su muitinės gaudynėmis, sugedusiais kėdės ratais ir vairuotojais, kurie praranda orientyrą Londono centre. Tačiau jei jūsų tikslas yra greitas biuro perkraustymas į Angliją minimaliomis sąnaudomis, tai visiškai įmanoma, jeigu žinote kelias smulmenas. Štai kaip tai atrodo iš mano, kiek patyrusio, o ne tik teoriją žinančio vadybininko, pusės.

Pasiruošimas ir planavimas (arba kodėl visada pritrūksta laiko)

Ar tikrai įmanomas greitas biuro perkraustymas į Angliją minimaliomis sąnaudomis be planavimo?

Žiūrėkite, pačios sąnaudos priklauso nuo to, ką jūs vadinate „minimaliomis“. Jei tai nulis eurų, tai tuomet ne. Jei norite sutaupyti, turite susiplanuoti viską iki smulkmenų, prieš kelerius metus išsiuntę pranešimus darbuotojams. Aš mačiau kartą firmą, kuri nusprendė keltis per savaitgalį, bet pamiršo, kad jų serveriai yra milžiniški ir juos reikia išmontuoti specialistui. Viskas užtruko tris dienas vietoj vienos. Taigi, greitas biuro perkraustymas į Angliją minimaliomis sąnaudomis įmanomas tik tada, kai dokumentai suruošti iš anksto, o krovinys neturi staigmenų. Turite žinoti tikslų daiktų kiekį, nes tada galima rasti dalinį krovinį (angliškai „part load“) ir padalyti išlaidas su kitu klientu.

Kada pradėti rinkti dėžutes?

Nepalaukite, kol vairuotojas atvažiuos į kiemą. Tai yra klasikinė klaida. Pradėkite pakuoti bent prieš dvi savaites. Kasdien pakuokite po mažą dalį – senus archyvus, knygas, dekoracijas. Jei paliksite viską paskutinę dieną, padarysite klaidų, o klaidos kainuoja brangiai, nes reikės skubiai siųsti kurjeriu pasimestus daiktus. Be to, kai viskas supakuota tvarkingai, vairuotojas gali greičiau pakrauti, o laukimas lauke – tai pinigai. Taip pat, nepamirškite pažymėti dėžučių, kad iškraunant Anglijoje neviršytumėte galvos, kur yra kava, o kur – svarbūs kontraktai.

Reikalingas inventorius ar tik apytikslis sąrašas?

Būtinas inventorius. Muitinės Anglijoje dabar yra griežtos, ypač po „Brexit“. Jei vairuotojas sako, „veža biuro reikmenis“, o muitininkas randa asmeninius daiktus ar techniką be serialų numerių, gali būti didelių problemų. Užrašykite, ką vežate: „5 stalai, 10 kėdžių, 2 spausdintuvai“. Tai nepadidins jūsų išlaidų, tačiau užtikrins, kad greitas biuro perkraustymas į Angliją minimaliomis sąnaudomis nevirštų į baudas už netinkamą deklaravimą. Tikras inventorius sutaupo laiko pasienio punkte.

Ar verta samdyti pakavimo komandą Lietuvoje?

Tai klausimas apie balansą tarp laiko ir pinigų. Jei norite sutaupyti, pakuokite patys, įsitempdami savo darbuotojus. Tačiau jei darbuotojai pakuos vietoj darbo, jums tai kainuos darbo užmokestį. Profesionali komanda sužinos greičiau. Tačiau, jei kalbame apie minimalias sąnaudas, geriau susirinkti vieną popietę visus biure ir padaryti tai patys. Tiesiog duokite jiems geros kavos ir picos. (Tik žiūrėkite, kad neperdegtų tų popierių, buvo atvejų).

Kas daryti su dokumentais?

Niekada nekelkite svarbių originalų sunkvežimiui. Pasidarykite kopijas ir pasiimkite originalus su savimi į lėktuvą ar mašiną. Muitinė gali sulaikyti krovinį patikrai, o jei ten bus seifas su visais sutartimis, įmonės darbas sustos. Aš mačiau, kaip viena firma prarado kontraktą, nes vairuotojas buvo užstrigęs eilėje prie Kalė, o jie negalėjo pasirašyti sandorio. Tai nepriduoda jokių išlaidų, bet sutaupo daug nervų.

Logistika: kaip pajuokti kainą

Kokia transporto priemonė geriausia?

Jūsų biuras telpa į vieną kambarį ar užima visą aukštą? Jei mažai, galima ieškoti dalinio krovinio („groupage“). Tai yra būdas, kaip pasiekti greitas biuro perkraustymas į Angliją minimaliomis sąnaudomis, nes mokate tik už vietą, kurią užima jūsų dėžės korpuse. Jei daug daiktų, reikės atskiro sunkvežimio. Tačiau neskubėkite imti didžiausio – jis brangiau kainuoja ir sunkiau manevruoja Anglijos miesteliuose. Tiksliai išmatuokite savo turimą tūrį prieš ieškodamas pasiūlymų.

Ar reikia eksporto deklaracijos išvykstant iš Lietuvos?

Taip, dabar tai būtina. Nors Lietuva ES, o Anglija ne, išvykstant krovinį užsienio reikmėms (ne tiesioginiam vartojimui) reikia deklaruoti. Daugelis klientų apie tai pamiršta. Jei nesumoksite mokesčių ar nepateiksite deklaracijos, sunkvežimis gali būti sustabdytas Lietuvos pasienyje. Tai uždelgs visą procesą. Geriau pasirūpinkite šia procedūra iš anksto, kad vairuotojas galėtų važiuoti be sustojimų.

Kaip veikia importo muitinė Anglijoje?

Anglijoje jūsų gavėjas (arba jūs, jei atvykstate) turi užpildyti importo deklaraciją. Dažniausiai tai daro brokeris. Jei turite EORI kodą (GB pradžios), tai padeda. Jei neturite, reikės jį gauti, tai trunka kelias dienas (arba valandas, jei pasiseka, bet aš negarantuotu). Tiesa, daugelis firmų, siunčiančių į Angliją, jau turi partnerių, kurie tai padarys. Įsitikinkite, kad ši paslauga įskaičiuota kainoje, kad nesusidurtumėte su staigiomis išlaidomis atvykus.

Ką daryti, jei biure yra pavojingi daiktai?

Spausdintuvų toneriai, chemikalai ar senos baterijos – tai ne standartinis kroviniys. Juos reikia pakuoti specialiai pagal ADR taisykles. Jei nieko nepasakysite vairuotojui, o pasienyje užkabins – baudos didelės. Greitas biuro perkraustymas į Angliją minimaliomis sąnaudomis negali būti užtikrintas, jei kelyje stovi chemikos. Geriau atsikratyti to Lietuvoje pagal tvarką arba deklaruoti kaip pavojingą krovinių, kas brangiau, bet saugiau.

Ar galima keliauti per savaitgalį?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Vairuotojų poilsio laikas yra griežtai reglamentuotas. Jei reikės skubėti, gali tekti keisti vairuotojus arba naudoti du vairuotojus viename sunkvežimyje. Tai „premium“ paslauga. Jei norite sutaupyti, derinkite grafiką taip, kad vairuotojas galėtų atvykti pirmadienio ryte, kai sandėliai atidaro duris. Naktiniai ir savaitgalio iškraunymai Anglijoje yra labai brangūs.

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Standartiškai, nuo Vilniaus iki Londono sunkvežimis važiuoja apie 3–4 dienas, priklausomai nuo oro sąlygų ir eilių. (Arba 2 dienas, jei vairuotojas yra „Formulės“ narys, bet tokių mažai). Planuokite savo darbą taip, kad Anglijoje nebūtumėt laukti. Naktinis išlaipinimas Londono centre yra naktmarė dėl leidimų („congestion charge“, „LEZ“ zonų), tai reikia numatyti iš anksto.

Ar verta rinktis kelių pervežėjų paslaugas?

Jei tūris mažas, galima. Bet kiekviena tarpinė įmonė uždirba savo maržą. Norint greitas biuro perkraustymas į Angliją minimaliomis sąnaudomis, geriau rasti tiesioginį vežėją, kuris turi savo techniką Lietuvoje. Mažiau tarpininkų – mažiau komplikacijų ir klaidų perduodant informaciją.

Muitinė, Brexit ir biuro technika

Ar mokėti PVM importuojant į Angliją?

Jeigu jūsų įmonė Lietuvoje užregistruota PVM mokėtoju ir perkraustote įmonės turtą (t. y. neperduodate prekių kitam asmeniui), tai dažniausiai galima taikyti nulinį PVM importo tarifą (Intra-EC supply), tačiau tiksliau turi pasakyti jūsų buhalteris. Aš čia ne ekspertas (viskas keičiasi taip greitai, kad sunku sekti), bet žinau, kad reikia teisingai užpildyti dokumentus, kad nemokėtumėt 20 proc. Anglijos PVM. Klaida čia kainuos tūkstančius.

Ką daryti su kompiuteriais ir serveriais?

Tai ypač jautru. Kompiuteriai turi serial numbers (serijinius numerius). Juos būtina nurodyti dokumentuose. Be to, jei serveriai buvo naudojami, jie laikomi naudotomis prekėmis, kurių importas gali būti apribotas arba reikalauti specialių licencijų (nors dažniausiai biuro technika ne). Geriausia pasidaryti nuotraukas ir išsisaugoti pirkimo sąskaitas, kadangi muitinė gali klausti apie vertę. Nenoriu jums gąsdinti, buvo atvejis, kai sulaikė visą „IT“ skyrių dėl neaiškios kilmės „fermų“ serverių.

Ar reikia draudimo?

Privalomai. Sąnaudos minimalios – draudimas kainuoja vos kelias dešimtis eurų nuo krovinio vertės. Bet jei sunkvežimis užsidegs ar nukris į griovį (kas, tikiuosi, neįvyks), be draudimo prarasite visą biuro turtą. Nemanau, kad tai yra ta vieta, kurioje galima taupyti. Tai yra jūsų saugumo tinklas.

Kas daryti, jei Anglijoje pasikeitė adresas?

Būna taip, kad darbo vieta dar neįrengta, ir reikia siųsti į laikiną sandėlį. Informuokite vairuotoją iš anksto. Jei jis atvažiuos į seną adresą, kurio nebėra, laukimas brangiai apmokamas. Greitas biuro perkraustymas į Angliją minimaliomis sąnaudomis tampa brangus, kai reikia keisti maršrutą kelio viduryje dėl klaidingų duomenų.

Ar galima vežti asmeninius daiktus drauge su biuro?

Oficialiai – ne. Tai yra du skirtingi siuntimai. Jei vairuotojas randa jūsų drabužių ar virtuvės indų tarp biuro stalų, muitinė gali priskaičiuoti viską kaip prekes. Asmeninius daiktus reikia vežti atskirai arba deklaruoti kaip asmeninį perkėlimą, o tai kitokios procedūros. Geriau nesimaišyti, kad nebūtų nesusipratimų.

Kaip elgtis su britų muitininkais?

Jie yra disciplinuoti ir griežti. Net jei jūsų vairuotojas lietuvis, kalbėti su angliškai kalbančiu pareigūnu reikia ramiai ir aiškiai. Jei trūksta dokumento, jie nebus „už akių“. Geriausia, kai visus dokumentus tvarko brokeris iš Anglijos pusės. Jie moka savo darbą už tai, kad išvengtumėte kontaktų su pareigūnais.

Finansai ir problemos

Kur dažniausiai paslėptos išlaidos?

Pirmiausia – laukimas. Jei jūsų biure nėra keltuvo („paleto keltuvo“) ir vairuotojas turi laukti, kol rankomis iškrauna 50 dėžučių, jis uždirba laukimo mokestį. Antra – uždegimas („congestion charge“) Londono centru. Trečia – brangūs sandėlių išlaikymi, jei atvykstate per savaitgali. Tai visos tos vietos, kurios suvalgo biudžetą.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėjimo?

Su patikimais partneriais, kurie su jumis dirba jau 20 metų (kaip aš su kai kuriais), taip, galima. Bet naujųjų metų laikotarpiu visi gaudo griežčiau. Dažniausiai reikia sumokėti iš anksto arba pateikti garantiją. Nežiūrėkime, kad tai verslas, pinigai turi suktis.

Ką daryti, jei biuro turtas pasirodo esąs brangesnis nei planavote?

Muitinė vertina pagal rinkos vertę, ne pagal tai, ką jūs parašėte. Jei vežate brangius baldus, reikia įvertinti juos realiai. Jei nurodysite per mažai, tai bus laikoma mokesčių vengimu. Geriau būti sąžiningas iš karto, nei vėliau aiškintis audituose.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Niekada. Žodis „pigiausias“ logistikoje reiškia „problemos“. Jei kažkas siūlo pervežti biurą už pusę mažiau nei rinkos kaina, tai greičiausiai jis neturi draudimo, arba važiuos seniu sunkvežimiu, kuris griaus ant kelio. Geras specialistas niekada nebus per pigus. Taupyti ant saugumo – tai kelias nuostoliams.

Ar gali būti, kad dėžutės dings?

Statistiškai – labai retai. Bet buvo atvejų, kai dėžės nukrito iš sunkvežimio arba buvo pamestos perkraunant sandėlyje. Todėl svarbiausius dalykus neškite pervežėjui. O likusius pažymėkite ir pasidarykite nuotraukas prieš išvežimą. Tai pagrindas įrodymams, jei reikės ieškoti atlyginimo.

Kaip apskaičiuoti tūrį?

Nenaudokite „akies“. Jeigu neturite matmenų, paimkite metrą. 1 kubinis metras – tai maždaug viena standartinė „Euro“ pėstininko dėžė pilna. Suskaičiuokite dėžes, padauginkite iš jų skaičiaus, pridėkite baldus. Vairuotojai nemėgsta, kai sakote „mažai“, o atvažiavęs mata, kad tai užpildo visą vilkiką.

Ar reikia mokėti už išvežimą iš Lietuvos?

Įprastai, kaina yra „nuo durų iki durų“. Tačiau jei jūsų biuras yra senoje miesto dalyje, kur sunkvežimis negali važiuoti, gali tekti mokėti už perkrovimą į mažesnę mašiną. Paaiškinkite iš anksto, kokia prieiga prie jūsų biuro. Nors aš turiu savo patirties – vienas klientas nurodė centrą, bet vairuotojas neįvažiavo, nes gatvė buvo uždaryta rekonstrukcijai. Viską teko nešti per pusmį.

Kas dėl grąžinamo krovinio (pakuotės)?

Jei naudojate dėžes, kurias norite gražinti, tai kainuoja. Geriau nusipirkti pigias, vienkartinės ir jas palikti Anglijoje arba išmesti. Tuomet greitas biuro perkraustymas į Angliją minimaliomis sąnaudomis tampa paprasčiau, nes nereikia planuoti grąžinimo maršruto.

Ar galima sutaupyti ant kuro?

Kuro kaina nėra pastovi, tačiau logistikos kompanijos įtraukia kuro priedą į kainą. Negalite jų paveikti, tačiau galite sumažinti atstumą. Jeigu galite susitarti, kad vairuotojas ims krovinį ne iš jūsų kiemo, o iš artimesnio miesto, kur jis ir taip važiuoja, tai gali sumažinti kainą. Bet tai retai pasitaiko biuro perkraustymo atveju.

Pabaigos ir išvados

Ką daryti atvykus į Angliją?

Pirmiausia – patikrinkite, ar visos dėžės atvyko. Jei trūksta vienos, nedelsdami praneškite vairuotojui. Kai jis išvažiuoja, bus vėliau sunku įrodyti, kad kas dingsta. Tada pradėkite iškraunyti svarbiausius dalykus. Jei viskas tvarkingai, pasirašykite važtaraštį be pastabų.

Ar reikia tipų (tiuningų)?

Jei perkraustote didelį biurą, Anglijoje galite reikalauti, kad vairuotojas padėtų nešti daiktus į patalpas. Tačiau dauguma sutarčių numato, kad vairuotojas tik iškrauna į „pirmą durų slenksčio“. Jei reikia nešti į trečią aukštą be lifto, tai papildoma paslauga, už kurią reikia susitarti iš anksto.

Kaip elgtis su sugedusiais daiktais?

Jei atidarydami dėžutę rasite sulaužytą spausdintuvą, nedelsdami susisiekite su draudiku. Padarykite nuotraukas pažeidimo. Jei pasirašysite važtaraštį, kad „viskas tvarkoje“, vėliau niekas nebus atsakingas. Būkite atidži tą momentą.

Ar verta duoti arbatpinigių vairuotojui?

Jis ne tobulas, jei dirbo gerai ir padėjo, labai padeda. Tai nėra privaloma, bet vairuotojai prisimena gerus klientus. Jei vėl teks kelti ką nors nors, jis tikrai stengsisi padėti tiems, kurie buvo pagarbūs. Tai nedidelė investicija į ateities santykius.

Ką daryti su atliekomis?

Anglijoje atliekų tvarkymas griežtas. Negalima tiesiog mesti visko į gatvės konteinerius. Susiraskite vietinę bendrovę, kuri surenka pakuotės atliekas. Tai kelia eurus, bet užtikrina, kad nepyksitės savo naujųjų kaimynų.

Ar galima įsikurti be adreso?

Techniškai taip, bet pervežėjui reikės adreso. Jei dar neturite biuro, galima naudoti laikinąjį adresą arba sandėlio adresą kaip pristatymo vietą. Tiesiog nepamirškite persiųsti pašto vėliau.

Ar verta viską daryti patys?

Jei biuras mažas – taip. Jei tai 50 žmonių įmonė – ne. Profesionalų paslauga sumokėta už tai, kad jūs galite dirbti toliau, o ne nešti kėdes. Tačiau jei tikslas yra grynai greitas biuro perkraustymas į Angliją minimaliomis sąnaudomis, savo darbo jėga yra pigiausias resursas.

Kas daryti, jei vairuotojas praranda raktus?

Tai vyksta. Buvo atvejis, kai vairuotojas užrakino raktus kablyje. Reikėjo skubinti meistrą. Visą tai užtruko 4 valandas. Jei toks įvykis įvyksta, tai nėra jūsų kaltė, tačiau tai gali atidėlioti jūsų darbo pradžią. Būkite nusiteikę, kad tobulumo nėra.

Ar reikia specialių leidimų Londonui?

Taip, ULEZ ir „Congestion Charge“ zonose. Jei jūsų sunkvežimis neatitinka standartų, reikės sumokėti didelius mokesčius užvažiavimą. Geriausia rasti vietą už miesto ribų ir iš ten gabenti daiktus mažesne transporto priemone. Taip galima sutaupyti šimtus svarų.

Kaip sužinoti tikrą kainą?

Paprašykite fiksuotos kainos („all inclusive“). Užduokite klausimus apie visas galimas kliūtis. Kuo daugiau klausiate iš anksto, tuo mažiau staigmenų bus vėliau. Tikras profesionalis pats pasakys apie galimas problemas.

Kodėl svarbu tiksliai nurodyti gavėjo telefono numerį?

Anglijoje vairuotojai dažnai „užkliūna“ ir negali rasti vietos GPS. Jei gavėjo telefono numeris neteisingas, jie tiesiog palieka krovinį artimiausioje depoje. O tada jums teks organizuoti vietinį pervežimą, kuris kainuoja milžiniškai daugiau.

Ar galima vežti maistą?

Biuro maistas (kava, arbatžolės, cukrus) – taip. Mėsa, kiaušiniai, pienas – nėra. Tai gyvūnų kilmės produktai, kurių importas yra griežtai reglamentuotas. Nekelkite pusryčių šaldytuve su savimi, nes muitinė juos konfiskuos.

Ar saugu vežti pinigus?

Niekada neneškite grynųjų pinigų sunkvežimių krove. Jei reikia pervesti lėšas, naudokite banką. Grynųjų draudimas labai brangus, o pavojus išsigrobti didelis. Tai nėra verta rizikos.

Pabaigos žodis apie stresą

Perkraustymas visada stresuojantis. Net ir aš, matydamas tai kasdien, kiekvieną kartą laikau pučius. Jei viską suplanuojate, pasirūpinsite dokumentais ir pasirinksite patikimą partnerį, viskas gerai pasibaigs. Greitas biuro perkraustymas į Angliją minimaliomis sąnaudomis įmanomas, jei nebandote kurti stebuklų paskutinę minutę.

Išvada

Taigi, jei jums reikia greitas biuro perkraustymas į Angliją minimaliomis sąnaudomis, pagrindinis dalykas yra ne ieškoti pigiausio sunkvežimio, o sumažinti laiko nuostolius ir išvengti klaidų. Tvarkingas inventorius, supranta pasienio taisykles ir geras bendravimas su vadybininku padarys daugiau nei bet koks nuolaidos kuponas. Nereikia būti logistikos ekspertu, kad sužinotumėt, kiek dėžučių turite, bet būtina būti atsargiam su muitine. Sėkmės jūsų naujame biure Anglijoje, ir tikiuosi, jūsų kava ten bus geriau nei čia.