Greitas biuro perkraustymas į Angliją: kaip išvengti chaoso ir nereikalingų rūpesčių

Biuro perkraustymas yra tas dalykas, kuris atrodo paprastas tik tol, kol neprireikia pakelti pirmojo stalo ar spausdintuvo. Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir mačiau viską – nuo idealiai suskaičiuotų kubų iki tų atvejų, kai vairuotojas pasigailodamas klientų padėdėti nešti dėžes traukinyje. Po Brexito situacija pasikeitė, pridėjo daugiau popierių, bet technologiškai greitas biuro perkraustymas į Angliją visai įmanomas, jei žinai, ką daryti.

Noriu papasakoti jums kaip yra iš tikrųjų, be jokių gražių paveikslėlių iš brošiūrų. Čia nebus apie tai, kaip stebuklingai viskas išsitiesia, o apie tai, ką reikia žinoti, kad nenusipirktum galvos skausmo Anglijos pusėje. Jei ruošiatės judėti, skaitykite toliau, gali būti naudinga.

Kaip pradėti ir kiek tai laiko užims

Ar įmanomas tikrai greitas biuro perkraustymas į Angliją, jei biure turi daug technikos? Taip, įmanomas, bet čia nebus tas atvejis, kai pavyksta viską nuveikti per dvi dienas jei kalbame apie didesnes kompanijas. Paprastai reikia suplanuoti savaitę ar dvi, kadangi ne tik reikia viską supakuoti, bet ir suderinti terminus su vairuotojais bei laisvu vietuose laive. Tarkim, jei turite penkiasdešimt darbo vienetų ir serverius, tai technologiškai galima nuvežti per 3-4 dienas, jei viskas sutampa.

Kiek laiko užtrunka viskas nuo pradžios iki galo su įrašymu į UK? Nuo to momento, kai pasirašome sutartį, iki įvežimo gatvę Londono ar Mančesterio centre, paprastai praeita savaitė. Reikia laiko paruošti TIR kabelius arba Transit Removal dokumentus (jei nenaudojame TIR), o tai kartais užima dieną-dvi, nes muitinės sistemos kartai "stringa". Galvokit, kad standartinis greitas biuro perkraustymas į Angliją yra apie 5–7 darbo dienų procesas.

Ar reikia ypatingai pasiruošti dokumentams ar pasirasius sutartį viskas eina savaime? Ne, niekas neina savaime, brolau. Pasirašius sutartį reikia mums pateikti inventorizacijos sąrašą. Jis turi būti kuo tikslnesnis, nes jei anglų muitininkai ras kažką, kas nenurodyta, gali būti nemalonumų. Vieną kartą turėjau klientą, kuris pamiršo įrašyti seną "kavos aparatą" (tą didelį) ir dėl to visą kvietimą pradėjo tikrinti labai kruopščiai.

Ką daryti, jei biure dar dirbama žmonių, o reikia kelti baldus? Geriausia rasti ilgą savaitgalį arba derėtis dėl perkėlimo naktį. Taip, kainuos brangiau, vairuotojai nemėgsta dirbti naktį (yra įstatymai poilsio), bet įmanoma susitarti. Jei reikalaujate, kad greitas biuro perkraustymas į Angliją neitrukdytų jūsų darbo procesui, reikia planuoti viską "amžinybę" iš anksto.

Ar galima susitarti dėl pristatymo konkrečiu laiku, pvz., 9:00 ryte? Susėdome galva? Pervežimai yra tikslios mokslos tik tol, kol neprasideda eismai arba neiškyla problemų su keliu ar laivu. Paprastai sakome "iki 12:00" arba "iki 16:00". Žadėti būtinai 9:00 ryte būdamas Anglijoje yra rizikinga – jei vairuotojas užmiega per pamaitą arba užstringa eismą aplink Birminghamą, bus vėlu. Esu girdėjęs, kaip firma skolėjo pinigus už vėlavimą, tad geriau nedaryti tokių pažadų.

Kainos, pinigai ir paslėptos išlaidos

Kiek maždaug kainuoja perkelti mažą ofisą, tarkime, 5-10 darbo vietų? Už mažą biurą (pvz., 10–12 kubinių metrų) turėtumėte skaityti apie 1200–1500 eurų. Tai įskaitant kelią ir keltą. Beje, kainos dabar šiek tiek šoko dėl degalų, bet ne taip blogai, kaip prieš metus. Kuo daugiau daiktų, tuo pigiau vienetas. Dideliems biurams (50+ darbo vietų) skaičiuojama individualiai.

Ar kaina keičiasi priklausomai nuo to, kur Anglijoje važiuojame? Žinoma, važiuoti į Londoną ar pietus visada brangiau nei į šiaurę (Newcastle, Leeds). Londono zonoje įvedinėjami mokesčiai už taršą (ULEZ), tai taip pat kainuoja. Jei jūsų greitas biuro perkraustymas į Angliją yra nukreiptas tiesiai į centrą, reikia numatyti papildomus 50–100 svarų mokesčių už važiavimą mieste.

Kas padidina kainą dažniausiai – tai papildoma technika ar baldai? Baldai kai kada lengviau, jei juos galima išardyti. Technika (serveriai, dideli spausdintuvai) reikalauja dėžių ir labai atsargaus gabenimo, todėl "kubas" su technika dažniausia brangnesnis. Taip pat, jei reikia nešti aukštyn be lifto – tai klasikinis branginimo veiksnys. Vieną kartą tebešiojame pianiną antrą aukštą be lifto... va, toliau nekalbu, kokia budi buvo.

Ar verta kreiptis į didelius pervežėjus ar mažus? Dideliems pervežėjams gali būti brangiau administracija, mažesniems – lankstesnės kainos. Bet tą mažą pasitikėjimą reikia uždirbti. Esu matęs, kaip mažos firmos iškeliauja po pusmečio. Todėl pasirinkite vidutinio dydžio – jie jaučia atsakomybę, bet nėra tokiu biurokratais, kaip milžinai.

Ar galima gauti nuolaidą, jei perkeliame ir dar butą? Kartais pavyksta. Jei tenka tuštėti vairuotojui (grįžti tuščiam), mes galime pasiūlyti nuolaidą arba papildomą paslaugą už tą pačią kainą. Perkraustymas į Angliją (ne tik biuro, bet ir personalo butų) dažnai daromas kompleksu, tad tiesiog klauskite.

Kas dėl depozito – ar visada reikia mokėti iš anksto? Standartinė praktika yra 30-50% avanso. Didžiausiems klientams, su kuriais dirbame ne pirmą kartą, galime ir be avanso, tik pagal sutartį bet, mano nuomone, aišku, kad visada maloniau gauti dalį pinigų už darbą prieš pradedant. Taip ir mums, ir jums ramiau.

Pasiruošimas dėžėms ir daiktams

Ką daryti su kompiuteriais – ar reikia juos išpakuoti? Visus kompiuterius, monitorius reikia išpakuoti iš stalų. Vien monitorius neprisegtas gali nukristi ant grindų posūkio metu. Geriausia įsisegti visus laidus į vieną krepšį (neužmirškite pažymėti, kuris nuo ko) ir pačius monitorius suplėšyti į putų (bubble wrap). Nieko neduok sėdėti virš monitorių dėžės, pavyzdžiui, toks vairuotojas gali ir nuspėti.

Kaip supakuoti biuro kėdes, kad jos neužimtų per daug vietos? Kėdės – tai blogiausias vairuotojo sapnas. Jos tąiso, neužima vietos. Reikia arba jas surinkti (jei įmanoma), arba dėti viena ant kitos "kalna", atskirtas kartoninėmis tarpinėmis. Jei tiesiog meskate viena po kitos, užimsite pusę furgono tik kėdėmis. Buvau tokiuose biuruose, kurie kėdes vežė kaip malkas, o paskui keleto tūkstančių žalos.

Ar reikia dėžių ar galima tiesiog užkrauti viską "kaip yra"? Geriau turėti dėžes. Nesu tikras, ar įmanoma ką nors rasti greičiau, jei viskas sumesti į krūvas. Be to, jei krenta įvykio (avarija) pervežimo metu, dėžės suteikia bent kokį apsaugą. Mes visada galime pasiūlyti dėžių paką, jos nėra tokios brangios, kad verta save varginti.

Kas su smulkmenomis – pieštukai, klijuės, popieriaus lapai? Viskas turi eiti į mažas dėžutes. Niekada nemeskite open-box raštinės reikmenų į didelę dėžę – atėjus į Angliją rasite tik chaosą. Ir prašau, nerašykite ant dėžių "daiktai". Rašykite "finansai", "priežiūra", "archyvas". Tai išgelbės jūsų nervus pirmąją darbo dieną naujame biure.

Ar jūsų komanda padeda supakuoti, ar tai mūsų darbas? Mes galime siųsti pakavimo komandą, bet tai papildomai kainuoja. Dažniausiai biurai sutaria pačiai supakuoti, o mes atvažiuojame tik pakrauti ir nuvežti. Bet tarkime aš esu tas, kuris mato, kad klientas nesisuka, aš sakau "gerai, užsimokėkite ir mes viską padarysime". Galiu tik patarti.

Kaip elgtis su svarbiais dokumentais? Dokumentus, kurių reikia nedelsiant, nekelkite su pagrindiniu krovininiu. Pasiimkite juos su savimi į lėktuvą arba mikroautobusą, jei vykstate kartu. Niekados nepykite (o tai tikrai gali nutikti), jei pagrindinis furgonas užstringa dėl techninių priežasčių ir atvyksta diena vėliau. Be dokumentų Jūs sustojote.

Pasienio kontrolė, muitinė ir Anglijos ypatumai

Kas vyksta pasienyje – ar dažnai sustoja patikrinimams? Po 2021 m. (po Brexito) tikrinimai tapo griežtesni. Jei viskas tvarkingai suvesta į "Transit" deklaraciją, paprastai praeina be sustojimo (žalia juosta). Bet jei sistema užeina "raudonai", gali tekti parodyti krovinią. Greitas biuro perkraustymas į Angliją gali virsti 4 valandų laukimu pasienio punkte, jei deklaracijoje yra klaidų.

Ką daryti, jei Anglijoje pareikalauja mokėti PVM ar muito? Naujai įregistruojant įmonę Anglijoje daiktai gali būti apmokestinti (VAT). Yra procedūra "Transfer of Residence", kai galima atsiskaityti be mokesčių, jei tai yra perkėlimas iš Lietuvos, o ne prekyba. Reikia turėti dokumentus (P45, lease agreement), kad įrodytum, jog tai ne pirkimas-pardavimas. (Tai svarbu, nes kitą kartą gali būti didelė sąskaita).

Ar reikia TIR kabelio arba kokių kitų specialių dokumentų? Jei krovinys vertas daugiau nei 15 tūkst. eurų arba norite 100% garantijos be sustojimų, TIR (tarptautinis muitinės pervežimas) yra geriausia opcija. Mažiems biurams paprastai užtenka "Export Accompanying Document". Mes viską uždedame ant vairuotojo ir jis tiesiog važiuoja. Tai paprasčiau, nei atrodo.

Ar gali būti problemų su neaiškia kilmės daiktais? Anglija yra griežta dėl intelektinės nuosavybės. Jei vežate dideles krūvas "no name" kompiuterių arba netikrų prekių, gali būti uždarytas visas furgonas. Biuras dažniausiai neturi tokių problemų, bet jei esate prekybos centras, tikrintes prekes. Esu girdėjęs istorijas, kai dėl keistų detalių buvo pradėtas tyrimas.

Kas nutinka, jei vairuotojas praranda dokumentus? Tai košmaras. Kiekvienas vairuotojas turi dvi kopijas – viena sau, kita saugoje. Jei dingsta, turi kreiptis į policiją ir daryti pranešimą. Tai užlaikys biuro perkėlimą į Angliją bent paraš. Pas mane tokio dalyko dar nebuvo, kol kas (pamenčiau pirštus), bet žinau, kitiems yra nutikusę.

Ar reikia pranešti apie perkėlimą Anglijos pusės institucijoms? Jei vykstate juridiniu asmeniu, reikia užpildyti C79 formą (VAT). Jei fizinis – tai tiesiog pareiškimas muitinėje. Geriausiai, kad mums būtų duoti duomenys iš anksto, o mes jums paruošime viską. Nereikia patys vaikščioti po Anglijos svetaines ir mėginti suprasti jų kalbos.

Vairuotojai, technika ir neplanuotos situacijos

Ar vairuotojai yra patikimi ir ką daryti, jei jie užstringa? Dirbame tik su patikimais važiuotojais, kurie turi daugiau nei 5 metų stažo. Betgi, yra ir tai – technika. Prieš savaitę vienam furgonai užšoko sankaba. Mes paskubom nusiųsti kitą, tačiau tai vėlavo dieną. Tokiu atveju mes pranešame jums iš karto. Jums liko tiesiog palaukti arba susiderėti dėl vietinio išsaugojimo (kurio aš negaliu garantuoti nemokamo).

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju furgone? Jei tai didelis sunkvežimis, negalite (draudžiama įstatymais). Jei tai mažiausias autobusiukas (3.5t) arba sunkvežimis su miegamąja vieta (pavojinga), gali būti išimtys, bet tai reikia derėtis iš anksto. Paprastai klientai skrenda lėktuvu, tai greičiau ir saugiau. O greitas biuro perkraustymas į Angliją nereiškia, kad turite būti kelyje tris dienas su vairuotoju.

Kas dėl draudimo – kuris atsakingas, jei kas nors sugenda? Mes turime atsakomybės draudimą (CMR), kuris dengia žalą pervežimo metu. Tačiau jis nedengia, jei pats blogai supakavote (t.y., dėžės neišlaikė svorio). Prieš išvykdami užpildome "būklės aktą", kur fiksavome visus esamus įbrėžimus. Taip išvengsime ginčų, kai atvyksime į Londoną.

Ar galiu siųsti sekėjus (tracking system)? Taip, dabar beveik visi furgonai turi GPS sekimą. Parašau jums nuorodą iš ryto arba kai furgonas pradės važiuoti. Galite matyti, kur jis yra realiu laiku. Taip pat galima tiesiog skambinti vairuotojui, jei jis nebaigęs 4 valandų laiko "tvirtos" (poilsio).

Kaip elgtis, jei naujame biure nėra krovininio įvažiavimo? Tai didelė problema, ypač Anglijos miestuose, kur gatvės siauros. Reikia gauti leidimą iš savivaldybės (susipažįsta su "parking bay suspension"), uždėti ženklus. Jei padėsite furgoną kur nori, jį nudraus "radgai" (stovėjimo budrautojai). Dar būkite tikri, kad vairuotojas nemoka tos baudos – tai jūsų biuro išlaidos.

Ar reikia maitinti vairuotojus? Ne, tai ne jūsų rūpestis. Jie turi savo pinigus maistui ir nakvynės (jei būtina). Žinoma, jei norite duoti kavos ar sumokėti už pietus, jie labai dėkingi, tai gali pasitarnauti geresnio požiūrio atžvilgiu, bet jokiu būdu neprivaloma.

Galutiniai svarstymai

O jei mes susirgsime arba atšauksime kelionę? Jūs galite atšaukti, bet tai turi būti padaryta bent prieš 48-72 valandas. Kitaip mes prarandame rezervaciją laive arba vairuotojo laiką, tai reikalauja kompensacijos. Mes irgi galime atšaukti dėl bėdų (kaip pandemija arba karas), tuos grąžiname viską.

Kuo skiriasi perkraustymas į Škotiją nuo Anglijos? Jokių didelių skirtumų dokumentų atžvilgiu, tačiau kelias ilgesnis. Edinburgh ar Glasgow važiuoti reikia bent dieną ilgiau. Taip pat, šiaurėje labiau lūžta oras – lietaus gali būti daugiau, tad reikia labiau pasirūpinti, kad dėžės nebūtų neperšlampančios.

Ar galite sujungti biuro perkėlimą su personalo daiktų pervežimu? Taip, darome tai labai dažnai. Dalis biuro inventoriaus eina į sandėlį, dalis – į naujus namus darbuotojams. Geriausia viską suvesti į vieną sąrašą ir sužymėti, kur kur eina. Tai iš tiesų palengvina visą procesą.

Kaip aptarnaujate klientus po perkėlimo – ar atvykstate iškrauti? Taip, vairuotojas padeda iškrauti į patalpas. Jei reikia sukrauti į sandėlį (pallet shelves), tai taip pat įmanoma už papildomą mokestį arba jei tai numatyta sutartyje. Niekada nepaliekame jūsų gatvėje su dėžėmis, nebent jūs patys prašysite taip daryti (kažkas jau bandė taip sutaupyti...).

Ką daryti, jei rasti sugedę daiktai po iškrovimo? Reikia iš kadras nufotografuoti žalą ir parašyti pranešimą vairuotojui (CMR Protokolas). Negalima pradėti naudoti daikto, jei jau sužeistas. Toliau mes teikiame claim draudimo kompanijai. Dėl smulkių įbrėžimų dažnai nesivyksta, jei tai per daug trikšta.

Ar jums patinka dirbti su Lietuvos klientais? O, aišku, geriausiai. Matome lietuvius visur – Londone, Peterborough, darbs Bristolio srityje. Visada maloniau susikalbėti gimtąja kalba. Ir jūsų, lietuvių požiūris, dažniausiai labai supratingas, kas padeda atlikti darbą greičiau.

Kuo skiriasi jūsų paslauga nuo kitų, kurie reklamuojasi "pigiai"? Mes nežadame pigiai, mes žadame kokybiškai. Pigu tai dažniausiai reiškia, kad vairuotojas bus vienas, bus pavargęs, gali kažką nupjauti. Mes dirbam su dviem vairuotojais arba profesionaliomis komandomis. Greitas biuro perkraustymas į Angliją neturėtų reikšti "pigiai ir pavojingai".

Ar yra kokių nors patarimų, ką daryti pirmąją savaitę po atvykimo? Pirmiausia patikrinkite, ar visi serveriai užsivedė. Po to – ar turite internetą. Dažnai Anglijoje interneto prijungimas trunka ilgiau nei Lietuvoje, tad geriau susiderėti su tiekėjais iš anksto. Ir nepanikuokit, jei pirmosios dienos bus chaotiškos – tai normalu.

Išvada

Galiausiai, viskas susikrausto į vieną paprastą tiesą: greitas biuro perkraustymas į Angliją priklauso ne tik nuo vairuotojo greičio, bet ir nuo jūsų pasiruošimo. Jūs turite turėti aiškų planą, o mes turime turėti ratą (ir kuro). Be abejo, visada bus kažkas nepageidaujamo – užstrigs vairuotojas, lietus lys arba anglų muitininkas bus piktokas. Bet su 20 metų patirtimi aš galiu garantuoti, kad net ir tokiomis aplinkybėmis mes pasieksime tikslą. Geriausia yra nedaryti spėjimų ir viską aptarti iš anksto. O dabar, jei turite klausimų, tiesiog skambinkite, mes čia tam, kad padėtume jums judėti toliau.