Greitas biuro perkraustymas į Angliją be trikdžių: praktinis vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir mačiau viską – nuo begludių vairuotojų, kurie prarado dokuments Calais, iki biurų, kurie bandė pervežti akvariumus su vandeniu (nepatariu). Dauguma klientų mano, kad greitas biuro perkraustymas į Angliją yra tiesiog kvietimas vairuotojui, pasodinimui dėžių į anglišką „Ford Transit“ ir važiavimui per Lamanšą. Deja, realybė po „Brexit“ yra žymiai sudėtingesnė. Dabar tai lavinas iš dokumentų, muitinės kodų, logistikos sprendimų ir nervų. Tačiau jei viską suplanuoti teisingai, procesas gali būti net sklandus. Štai kaip tai iš tikrųjų atrodo iš mano, apkrauto vadybininko, perspektyvos.

Paprastai ir ne taip paprastai

Kiek laiko užtrunka visa operacija?

Na, tai tikrai ne viena diena, jei jūsų biuras yra didesnis nei vienas kambarys. Standartinis greitas biuro perkraustymas į Angliją su dedicated (t.y. jums skirtu) sunkvežimiu paprastai trunka 2–3 dienas nuo pakrovimo iki iškrovimo Londono ar Mančesterio priemiesčiuose. Realiame pasaulyje viskas gali užtrukti ilgiau dėl eilių „Dover“ uoste ar muitinės patikrų. Jei planuojate judėti penktadienį ir norite, kad darbuotojai štadienėtų prie stalių pirmadienį ryte – pradėkite galvoti apie bent savaitės antradienį. Užsibrėžkite tris dienas kaip saugų laikotarpį, tuomet nepulsitės iš proto dėl smulkių vėlavimų.

Ar jums reikalingas pilnas dalykų sąrašas (inventorius)?

Absoliučiai taip, ir tai nėra kvailų klausimų kategorija. Be detalaus inventoriaus su svoriais ir vertėmis, jūsų kroviniui nepraės nei Lietuvos, nei Jungtinės Karalystės muitinė. Nerašykite „biuro reikmenys“ – tai niekam netinka. Reikia rašyti: „kompiuterinės stotys, 5 vnt., 300 kg“, „laiptinės kėdės, 10 vnt.“. Tąsyk gavome klientą, kuris užrašė „baldai“, o pasirodo, jis pervežė brangius antikvarinius rėmus. Muitininkai sulaikė visą vagoną. Tiksli informacija yra pusė sėkmės.

Kaip veikia draudimas? Ar jis padengia viską?

Turime standartinį CMR draudimą, kuris dažniausiai dengia apie 10–12 EURų už kilogramą (priklausomai nuo sutarties). Tačiau tai yra atsakingasis draudimas. Jei klijentams nupirkote neįvertinamus menk darbus ar brangią elektroniką, turime tai aptarti atskirai. Kompiuterių ir serverių pervežimas yra rizikingas dalykas, ypač jei kelyje būna duobės. Geriausia užtikrinti, kad duomenys būtų pasidaryti atsarginės kopijos (backup). Draudimas net padengia žalą, bet jums nepadarys prarastų duomenų.

Kokia yra tikimiausia kaina, apytiksliai?

Noriu būti sąžiningas – kainos šiuo metu šokinėja kaip šuo vasarą. Greitas biuro perkraustymas į Angliją kils nuo 1200 iki 3000 eurų (be PVM), priklausomai nuo to, kiek kubinių metrų turite ir kur būtent važiuojame. Londono centras reiškia ULEZ zonas ir mokesčius. Be to, dabar reikia mokėti už muitinės deklaracijas (tiek eksportui, tiek importui). Nenustebkite, jei prie galutinės sumos prisidės 200–300 svarų sterlingų už „admininstracinius“ mokesčius uoste. Tiesiog nepamirškite klausti apie paslėptus mokesčius.

Ar galima važiuoti savo automobiliu paskui sunkvežimį?

Galima, bet nerekomenduoju. Sunkvežimis turi savo greitį (dažnai apribojimai 90 km/h angliškose greitkeliuose), o jūsų „Audi“ norės skrieti. Vairuotojams labai nepatinka, kai juos „lydi“ mašinos, nes tai padidina stresą ir riziką susidurti incidentu. Geriau sutarti susitikti tiesiogiai galutinėje vietoje. Be to, jei reikės sustoti pilti kuro arba pailsti, jums teks laukti arba važiuoti savarankiškai. Lengviau tiesiog nuskraidinti komandą.

Ar jūsų vairuotojai kalba angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent truputį – pakanka suprasti instrukcijas, kur statyti dėžę ar kur yra įvažiavimas išorėje. Tačiau ne tikimės, kad jie kurs derybas dėl nuomos sutarties su jūsų partneriu Anglijoje. Jei reikia sudėtingesnio komunikavimo (pavyzdžiui, su saugumo tarnyba pastate), patartina, kad jūs arba jūsų atstovas būtų vietoje. Kalbos barjeras dar kartą sukelia nemažai problemų, todėl geriau pasirūpinti ryšiu iš anksto.

Kas nutinka, jei susiduriamą su techniniu gedimu?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Būna, kad lūžta puspriekabės ašis arba užgęsta variklis. Esu matęs, kaip 24 valandas stovėjome prie Vokietijos autostrados. Tokiu atveju mes išsiunčiame pagalbos automobilį arba statome krovininį į kitą sunkvežimį (perkrauname). Tai užtrunka ir kainuoja, bet mes tai dengiam. Svarbiausia – nieko nedarykite savarankiškai ir nedžiaukitės, jei vairuotojas skambina sakydamas, kad jis stovi.

Brexit, dokumentai ir kita bėda

Ar dabar tikrai reikia EORI kodų?

Be abejo. Tai dabar būtina sąlyga, ne noras. Jūsų įmonei reikalingas Lietuvos EORI kodas (eksportui), o jei esate registruoti Anglijoje – ir JK EORI kodas (importui). Be šių kodų greitas biuro perkraustymas į Angliją sustoja tiesiog prie sienos. Muitinės sistema „EMS“ neleis suformuoti išvykimo deklaracijos. Vienintelis dalykas, kurį galiu pasakyti – gaukite juos iš anksto, kad nereikėtų mokėti brangiai konsultantams paskutinę minutę.

Kas yra „Customs Clearance“ procesas?

Trumpai tariant, tai duomenų įvedimas į sistemos, kad muitinėtų žinotų, kas per daiktas keliauja. Mums reikia pateikti komercinę sąskaitą (invoice), sandėlio dokumentą ir pakavimo sąrašą. Mes padarome eksporto deklaraciją Lietuvoje ir importo Anglijoje. Visa tai vyksta elektroniškai, bet kartais sistema „užstringa“ arba reikalauja papildomų patikrinimų. Tada kroviniui gali tekti pristatyti į muitinės sandėlį patikrai (pvz., „Dover“ ar „Felixstowe“), kas sukelia vėlavimus.

Ar PVM (VAT) taikomas pervežimui?

Čia visada būna painu. Jei pervežate nuosavą turtą (turtą, kurį naudojote Lietuvoje ir perkeliate tam pačiam verslui Anglijoje), dažniausiai galima naudoti „TOV“ (Transfer of Own Goods) procedūrą. Tai leidžia nemokėti importo PVM ir mokesčių. Tačiau dokumentacija turi būti tvarkinga, o daiktai negali būti nauji, parduodami. Jei bandysite pervežti prekes pardavimui be to, gausite milžinišką mokesčio sąskaitą. Geriau pasikonsultuoti su savo buhalteriu.

Ką daryti su technine dokumentacija?

Jei vežate specialią įrangą, mašinas ar buitinę techniką, reikės CE ženklų (dabar dažniau UKCA) arba atitinkamų sertifikatų. Anglijos sveikatos apsaugos ir saugos tarnybos (HSE) gali būti griežtos. Pavyzdžiui, jei perkeliate kėdžes, jos turi atitikti standartus. Nenušluokite dėžių su informacija, ji gali prireikti muitininkui. Paskutinė kart važiavome su klientu, kuris neįsivedė techninės duomenų knygelės ir teko siųsti tą knygelę kurjeriu.

Ar sunkvežimis gali tiesiog važiuoti per uostą?

Gali, jei viskas tvarkoje. Bet dažnai, jei trūksta kokių nors dokumentų, sunkvežimis nukreipiamas į vadinamąjį „Red Lane“ (raudonąją juostą). Ten jis tikrinamas fiziškai. Tai gali trukti valandą, o dvi, o ir dieną. Nėra nieko blogiau už greitas biuro perkraustymas į Angliją, kuris užstrigsta „Dover“ patikros punkte. Jūsų vadybininkas turi stebėti situaciją realiu laiku, kad galėtų reaguoti.

Kas daryti, jei pamiršau pridėti dokumentą prie krovinio?

Tai problema. Jei dokumentai jau pateikti sistemoje, juos keisti sunku. Jei trūksta laiško, patvirtinančio, kad tai yra turtų perkėlimas (ne prekyba), teks siųsti skenuotas kopijas vairuotojui. Vairuotojas turi turėti spausdintą kopiją visų dokumentų kabinete. Nerekomenduoju siųsti PDF į jo telefoną, ne visur yra internetas. Geriau pasirūpinkite dokumentų rinkiniu iš anksto, vairuotojai tikrai nebus dėkingi dėl jūsų paliktų nerašyklės darbų.

Ar galima veži vaistus ar cheminius preparatus?

Vas galima, bet tik su licencijomis ir deklaracijomis. Biuro first-aidės apyraudos turi būti uždarytos. Chemija (valikliai) turi būti tik aiškiai pažymėta. Negalima vežti pavojingų medžiagų (ADR) be specialio leidimo. Kartais klientai bando mesti į dėžes dažų indelius ar aerozolius. Jei sulaikys ir rado tai be dokumentų – baudos didelės. Nekelkite rizikos dėl poros purškiamųjų buteliukų.

Kas yra „Security Declaration“?

Tai naujovė po „Brexit“. Kiekvienas krovinių, įeinantis į JK (ir iš jo), turi būti apsaugos deklaracija. Ji nurodo, kas krovė, kur saugojo, ar buvo patikrinta. Mes tai darome už jus, bet turiite žinoti, kad tai dar vienas papildomas žingsnis, kuris gali sukelti vėlavimą, jei duomenys nesutampa. Jei pakeitėte vairuotoją paskutinę minutę, praneškite mums, kitaip bus nukrypimas.

Ar reikia mokėti mokesčius už šiukšles?

Kartais taip. Jei pervežiate biuro baldus ir juos pakeičiate (senus išmetate), tai gali būti laikoma atliekų eksportu. Lietuvoje yra tvarkos dėl atliekų. Anglijoje taip pat. Jei vežate tiesiog naudojamus daiktus, nėra problemų. Bet jei tarp daiktų yra nereikalingos technikos ar statybinių atliekų, gausite nemažą sąskaitą už jų utilizavimą. Geriau išmesti čia.

Organizacija ir kiti svarbūs dalykai

Ar turite siūlyti dėžes?

Žinoma, mes galime atvežti dėžes prieš savaitę. Turime standartinių ir mažesnių dėžių. Tačiau dažniausiai klientai nori sutaupyti ir renka dėžes iš parduotuvių. Gerai, bet atsiminkite – parduotuvių dėžės dažnai būna prastos būklės. Jei ant viršaus uždėsite monitorių ant senos „Klas“ dėžės, gali griūti. Naudokite tvirtas, movas dėžes. Tai pasirūpinsite dėžių išvežimu – ar mes ją pasiimsime, ar jūsų darbuotojai susitvarkys patys.

Kaip reikia pažymėti dėžes?

Nekalbėkime apie „biuro dalykus“. Rašykite: „Skyrius A, pirmas aukštas“ arba „Finansai, skyrius B“. Taip pat privaloma nurodyti galutinę vietą (pvz., „London Office, 12 High Street“). Jei dėžėje yra trapūs daiktai, užrašykite „trapu“. Vairuotojai ne skaitytojai, jie matys tik didelius užrašus. Kuo aiškiau, tuo greičiau iškrosime. Pasidarę gera etiketę sutaupysite valandas paieškų.

Ar gali būti, kad reikės naudoti keltą?

Taip, jei važiuojame pro „Dover“. Keltų tvarkaraštis dažnai keičiasi. Kartais laukimas trunka 4 valandas. Greitas biuro perkraustymas į Angliją per keltą tampa ne toks greitas, jei uoste yra „peak season“. Yra alternatyva – Eurotunelis („Le Shuttle“). Jis brangesnis, bet greitesnis (35 min), ir ten mažiau eilių. Galime pasirinkti priklausomai nuo jūsų biudžeto ir laiko.

Kas daryti su automobiliais? Ar sukeliam ir juos?

Jei turite kompanijos automobilius, juos galime užkrauti į sunkvežimį (jei telpa) arba prikabinti ant platformos. Automobilis turi būti tuščias (be daiktų viduje, išskyrus standartinę aptarnavimo komplektą) ir turi būti raktai. Be to, reikės VIN kodo. Anglijoje registravimas gali šiek tiek užtrukti, todėl pasirūpinkite visais dokumentais iš anksto.

Ar vežiate augalus?

Nerekomenduoju. Po „Brexit“ augalų importas iš ES į JK yra labai apribotas. Reikia fytosanitarinių pažymų, o daugelis biuro augalų (tiek su žeme) tiesiog nebus įleisti. Muitininkai gali juos sunaikinti arba priversti grąžinti atgal. Geriau palikite kaktusą kolegai Lietuvoje ir nusipirkite naują Anglijoje. Nenusipirkite problemų dėl 5 eurų kainos augalo.

Ar reikia iš anksto užsakyti leidimą iškrovimui (parking permit)?

Tokiu atveju Londonas yra išskirtinis. Jei jūsų naujas biuras yra miesto centre, kur yra „Red Routes“ arba stovėjimo apribojimai, jums būtinas vietos savivaldybės leidimas. Be jo, sunkvežimiui negalima stovėti. Mes padėsime suorganizuoti, bet tai gali užtrukti kelias savaites. Neskubėkite su tuo paskutinę dieną, kitaip vairuotojas turės ratu važinėti ir mokėti brangius stovėjimus.

Kaip elgtis su serveriais ir IT įranga?

IT įranga yra akyta. Serverius reikia išjungti teisingai. Mes nesame IT specialistai, todėl tikrai nerekomenduojame ištraukti lizdų, kol neįjungta „shutdown“. Krovininėje mašinoje gali būti drėgmės, vibracijos. Geriausia serverius pakavoti į specialias dėžes su putomis. O jei turite labai jautrių duomenų, svarbiausia atsarginės kopijos. (vienas kartas važiavom ir klientas pamiršo išjungti NAS, tai viską... na, gerai, nenukentėjo, bet buvo šaltas prakaitas).

Ar galime sekti kur yra mūsų krovinys?

Taip, mes turime GPS stebėjimą. Galite matyti, kur mašina stovi. Tačiau nepamirškite, kad kelyje yra poilsio laikai (tacho grafai). Vairuotojas negali važiuoti 24 valandas. Jei GPS rodo, kad jis stovi vietoje 3 valandas, galbūt jis miega arba laukia kelto. Nesikreipkite į mus su kiekviena minutę, kai taškas nejuda. Vairuotojai turi savo teises.

Kas nutinka su dideliais daiktais, pvz., konferencijos stalais?

Dideli baldai, kurių negalima išmontuoti, keliauja specialia technika. Kartais reikia ne tik standartinės puspriekabės (13,6m), bet ir mažesnio sunkvežimio (7,5t), jei įvažiavimas yra siauras arba miesto centre. Matuoju dydžius ne sykį. Vieną kartą bandėme įvežti sofą pro duris, kurios buvo per siauros... teko išmontuoti rankenes. Taip, tikrai.

Ar galima pridėti daiktų paskutinę minutę?

Galima, bet tik iki tol, kol neatidarėme sandėlius ir nesukompilavome dokumentų. Jei jau sukūrėme eksporto deklaraciją ir pakeitėme svorį, tai reiškia dokumentų korekcijas. Tai kainuoja. Jei norite pridėti dvi dėžes prieš išvykstant, tąsyk būna, bet jei tai keičia visą kiekį (pvz., dėžių vietoj atsiranda sofa), gali tekti naujo sunkvežimio. Pasakykite iškart.

Ar saugu palikti daiktus vairuotojui prieš iškrovimą?

Vairuotojai yra atsakingi, bet jie turi poilsio laikus. Jei atvykstate penktadienį vakare ir sakykite „išverskite rytoj“, daiktai liks mašinoje. Užrakinta mašina yra saugi, bet jei būsite labai abejojantis dėl rajono, galime pasiūlyti saugią patalpą (sandėlį) laikinai. Tačiau tai papildoma kaina. Geriausia susiderėti, kad iškrovimas būtų iš karto.

Ką daryti su statybinėmis atliekomis iš biuro remonto?

Jei biuras renkamas ir ten yra statybinių atliekų – gipskartonio, metalo konstrukcijų – tai nėra įprastas krovinių pervežimas. Tai atliekų pervežimas. Reikia specialių leidimų. Nemaža dalis klientų bando tai paslėpti tarp baldų. Nepadarykite to. Muitinė arba policija Anglijoje gali uždaryti mums mašiną ir baudos bus milžiniškos.

Ar vairuotojai gali padėti atnešti daiktus į 5 aukštą be lifto?

Paprasčiausiai ne. Jie yra vairuotojai, ne kranininkai ir ne statybininkai. Jei pastate nėra lifto arba jis per mažas, turi susirūpinti kėlimu. Galime užsakyti kėlimo kraną arba suorganizuoti komandą, kai padės nešti rankomis. Bet nereikia tikėtis, kad vairuotojas, kuris važiavo 2000 km, neš 40 kg spintas penkis aukštus. Tai ne jo darbas.

Kaip mokėti? Galima kortele?

Priimame pavedimus, grynus pinigus (didelės sumos nepraktyšku), tačiau mokėjimas kortele dėl PVM kvitų bei didelių sumų komisijų dažnai būna sudėtingas (didelės komisinės). Geriausia sutarti sąskaitos-faktūros pavedimą. Dalinis avansas ir likutis – tai standartinė praktika. Mums reikia pinigų prieš išvykstant, kad užtikrintume degalus ir kitus išlaidas.

Išvados

Viskas susiaurėja prie vieno – planavimo. Nors greitas biuro perkraustymas į Angliją atrodo kaip logistinis iššūkis, jis įvežiamas su gera komanda ir tvarkingais dokumentais. Nereikia bijoti klausti „kvailų“ klausimų, nes geriau klausti dabar nei gaišti laiką siena. Dirbu šioje srityje daugiau nei dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo begludių vairuotojų (kurie prarado dokumentus Calais), iki biurų, kurie bandė pervežti akvariumus su vandeniu (nepatariu). Dauguma klientų mano, kad tai tiesiog kvietimas vairuotojui... Deja, realybė po „Brexit“ yra žymiai sudėtingesnė. Atkreipkite dėmesį į detales, ir viskas vyks sklandžiai, nors tikrai ne be smulkių nukrypimų.