Greitas biuro perkraustymas – efektyvūs ir patikimi sprendimai

Dirbu šitoje srityje jau dvidešimt tris metus. Mačiau viską – nuo tų paprastų, kai reikia perkraustyti vieną kėdę, iki milžiniškų IT serverių centrų, kurie nervingai suka ventiliatorius visa naktį. Greitas biuro perkraustymas dažnai skamba kaip magiška reklaminė frazė, bet tiesai sakant, tai tiesiog geras planavimas ir be galo daug kelių bei mankštos. Klientai visada klauso: „Ar spėsime?“. Ir dažniausiai spėjame, jei nebūna jokių neprognozuojamų problemų, kaip antai užstrigęs liftas arba dingęs raktas nuo senųjų patalpų. Čia ne šventė, čia tiesiog darbas, kurį reikia atlikti taip, kad pirmadienį įmonė veiktų toliau be „lagų“ ir prarastų dokumentų. Taigi, leiskite papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių rūžių ir idealizuotų istorijų.

Kaip tas greitas biuro perkraustymas išvis prasideda? (Planavimas ir chaosas)

Kada geriausia pradėti viską planuoti?

Geriau ankstyviau. Kiekvieną kartą, kai klientas skambina sakydamas, kad reikia viską išvežti rytoj, aš jaučiu, kaip man užauga plikai. Normalu pradėti planuoti bent prieš mėnesį, o jei kalbame apie didelius biurus, tai ir ilgiau. Tada turime laiko pasirūpinti liftu, vietos aikštele sunkvežimiui (o tai Vilniaus centre yra tikras galvos skausmas) ir dėžėmis. Jei pradedate planuoti prieš savaitę, tai nebe greitas biuro perkraustymas, o greičiau ruletė. Ir taip, žinau, kad visada kažką nukrypsta, o darbas neišvengiamai plečiasi, bet bent jau pagrindai turi būti padėti laiku.

Ar reikia susitarti dėl vietos parkavimui?

Būtina. Tikrai būtina. Jei nesusitarsite su savivaldybe arba su to paties pastato administracija, sunkvežimis tiesiog negalės priartėti. Vieni klientai mane nustebina – jie pasirūpina viskuo, netgi padaro „išskirtinę zoną“ su kūgiais. Kiti? Tiesiog sako „važiuokite, kažkaip įvažiuosime“. O tai vėliau baigiasi tuo, kad mes statome „garsiąsias“ signalas ir stovime eilėje, prarandant brangius valandas. Efektyvus biuro perkraustymas prasideda ne nuo dėžių, o nuo to, ar mūsų vairuotojas galės tiesiog atidaryti durelis ir nešti daiktus, o ne nešti juos per pusę miesto.

Kiek dėžių reikės? (Aš nešaičiuotojas)

Nepasakysiu tiksliai. Viskas priklauso nuo to, kiek jūsų darbuotojai mėgsta kaupti senus popierius. Paprastai taikome taisyklę: vienam darbuotojui - 5-6 standartinės dėžės. Bet tikrai esu matęs tokių vadovų, kurie viename kambariose turėjo trisdešimt dėžių su nebenaudojamomis knygomis. Jei norite greitas biuro perkraustymas, prašome, atsikratykite to šlamšto pirmiau. Nenusižiūrėkite į tuos skaičius per daug griežtai, geriau užsisakykite dėžių keliais daugiau ir grąžinkite nenaudojamas (mes paprastai paimame atgal). Geriau turėti kur dėti, nei nešti po vieną lapą rankose.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Žinoma, jei nenorite, kad jūsų buhalterė rastų savo kompiuterį sandėlyje arba pietų kambaryje. Rašykite ant dėžių, kur jos turi nukeliauti. "Parduotuvė", "Vadyba", "IT skyrius". Pas mane buvo atvejis, kai klientas pažymėjo tik "Mano daiktai". Ir kas? Mes supakome viską, o vėliau jie paieškojo savo peilių ir šakutės (tiesa, buvo maždaug valanda prieš pietus). Biuro perkraustymas turi būti logiškas, o ne šiukšliadėžė. Naudokite lipdukus, spalvas – bet ką, kas padės mums suprasti, kur dėti tą krūvą.

Kas daryti su baldais, kurie neina per duris?

Tai klasika. Didieji konferencijų stalai, senos sofos. Jei matote, kad baldas neįeina į liftą arba per koridorių, pasakykite mums iš karto. Mes turime įrankių, juos galima išmontuoti. Kartais netgi reikia išimti langus arba duris (vieną kartą teko išimti stogo dalį, bet tai buvo ekstremalus atvejas). Nesilkite ir tikėkite, kad "kažkaip įsistumsime". Greitas biuro perkraustymas su tokiu mąstymu užstringa tiesiogiai prie durų. Išmontavimas ir surinkimas atsiima laiko, tačiau tai geriau, nei sugadintas brangus stalas.

Ar reikia išjungti kompiuterius?

Taip, prašau jūsų. Niekada neperkelkite įjungtos technikos, nebent norite, kad ji neatidarytų. Ir taip, aš žinau, kad IT specialistai visada sako "palikite, mes užsimegsime", bet fizinis pervežimas su vibracija - tai mirtis standžiajam diskui. Jei kalbame apie biuro perkraustymą, duomenys yra brangesni už baldus. Paprašykite savo IT žmonių išjungti viską, atjungti kabelius. Jei neturite savo IT, mes galime padėti surasti ką nors, kas tai padarys už papildomą mokestį. Nebijokite to paprašyti, tai jūsų verslo apsauga.

Kaip elgtis su serveriais?

Tai atskira tema. Serveriai ne dėžės su popieriais. Jie reikalauja specialios priežiūros, o greitas biuro perkraustymas čia netinka - reikia precizikos. Geriausia, jei jų net nejudinate, o perkeliate tik duomenis (debesų sprendimai ir pan.). Bet jei teks fiziškai pervežti metalinį spintą, tai reikia profesionalių pakuočių, antistatinių dėžių. Vienas klientas bandė pervežti serverį paprastoje dėžėje, padėjęs ant sėdynės... (nepasakysiu, kas baigėsi, bet nebuž gražu). Pasidomėkite IT pervežimo paslaugomis iš anksto.

Ar galima perkraustyti savaitgaliu?

Galima, ir dažnai netgi rekomenduoju. Tada nėra tranzito mieste, nėra problemų su parkavimu prie administracinių pastatų, o liftai laisvi. Tačiau... tai kainuoja brangiau. Darbuotojai dirba savaitgaliais už didesnį atlyginimą. Jei jums biuro perkraustymas reikalingas be darbo procesų stabdymo, tai vienintelis būdas. Žinau, kad tai papildomos išlaidos, bet svarstykite, kiek kainuoja viena diena be darbo visam biurui. Prieš keletą metų perkraustėme banką tą kalėdinę šventę – nuostabu, kiek taikos gali būti gatvėse.

Ką daryti su jautriais dokumentais?

Sunaikinkite juos arba užrakinkite. Negali tiesiog mesti į dėžę sutartų su klientų duomenimis ir tikėtis, kad niekas neperskaitys. Mes esame sąžiningi, bet kas žino, kas dirba su mumis? (tik juokauju, bet saugumas pirma). Yra specialios paslaugos dokumentų naikinimui prieš pat biuro perkraustymą arba specialios užrakstamos dėžės. Neapsileiskite su tuo, nes GDPR nuobaudos yra didesnės nei mūsų paslaugos. Pasidarykite tvarką, po to kvieskite mus.

Ar galiu padėti?

Galite, bet tikrai nebūkite po kojomis. Geriausia, jei vadovas vienoje vietoje rodo, ką ką reikia paimti, o kitaip – tiesiog stebi. Kai klientai bando nešti dėžes kartu su mumis, tai dažnai baigiasi sužeidimais arba sugadintais daiktais. Mes turime savo techniką, žinome, kaip pakelti sunkius daiktus neterpdami nugaros. Greitas biuro perkraustymas reiškia, kad kiekvienas daro tai, ką moka geriausia. Jūs vadovaujate, mes fiziškai perkeliam.

Kainos ir kiti nemalonumai (pinigai visada skauda)

Kaip susiformuoja kaina?

Tai ne fiksuota suma. Žiūrime į darbo valandų kiekį, žmonių skaičių, sunkvežimio dydį, ir tai, kiek daiktų reikia išmontuoti. Taip pat, ar reikia pakuočių medžiagos. Dažnai klientai klausia "kiek kainuoja viena dėžė?", o aš turiu paaiškinti, kad mes neperduodame dėžių, mes pildome jas. Biuro perkraustymas yra kompleksinė paslauga. Galiu sakyti, kad vidutinė kaina svyruoja, bet tikslų skaičių pataisau tik atvykęs ir pamatęs, kas ten vyksta. (Nebent jūs nusiųsite nuotraukas, tada galiu būti arčiau tiesos).

Ar kainuoja brangiau, jei skubu?

Taip, skubos mokestis yra realus dalykas. Jei skambinate sekmadienį vakare ir sakote, kad reikia viską išvežti rytoj ryte, tai aš jums neatsakysiu "gerai, už tą patį kainą". Teks suorganizuoti žmones atvykti iš poilsio. Greitas biuro perkraustymas reiškia išteklių mobilizavimą, o tai kainuoja. Geriau susitarti bent savaitę iki - tai padės išvengti to "priedo prie antros kojos". Nesakykiau, kad tai apiplūšimas, tiesiog tokios darbo rinkos taisyklės.

Ar reikia mokėti už apžiūrą?

Paprastai ne, jei atvykstame į standartinį biurą. Bet jei turite sudėtingos situacijos, pvz., rūsius be lifto, arba ypatingai brangų invetoriaus (tai vėl ta klaida, turi būti inventoriaus), apžiūra gali būti mokama. Taip pat, jei reikia sudaryti labai detalią sąmatą su keliais etapais. Tačiau daugeliu atvejų mes galime įvertinti pagal nuotraukas arba bendrą aprašymą telefonu. Niekada nebijokite klausti, kiek kainos sudaro apžiūra – geriau tai sužinoti iš karto.

Kokia mokėjimo tvarka?

Standartiškai reikalaujame avanso, kad užfiksuotume datą. Likusi dalis sumokama atlikus darbą. Jei tai didelė įmonė, galima susitarti dėl sąskaitos-faktūros apmokėjimo terminų (pvz., 30 dienų), bet tada už avansą padidėja pasitikėjimas. Nemanau, kad kas nors nors norėtų dirbti be jokios garantijos. Biuro perkraustymas - tai ne pirkinių pristatymas į namus, čia didelė atsakomybė. Avansas rodo, kad klientas rimtas.

Ar draudžiate daiktus?

Taip, turime atsakomybės draudimą. Tačiau jis apima tik tą atvejį, jei mes suklydome (pamiršome uždaryti sunkvežimio duris, ir dėžė iškrito). Jei dėžės buvo blogai užsegtos (arba jų nebuvo), o turinys išbyrėjo, tai ne mūsų kaltė. Nustokite manyti, kad draudimas viskas padengia. Svarbu, kad jūsų biuro perkraustymas būtų apsaugotas, tačiau ir patys turite būti atsakingi už savo daiktų pakavimą. Jei norite pilno draudimo, galima tai sudaryti papildomai, tai kainuoja, bet suteikia ramybės.

Kas nutinka, jei daiktas sugenda?

Pirmiausia, tą dalyką įrašome į defektų aktą. Jei mes kalti, – atlyginame (pataisome arba perkame naują). Jei jis buvo jau sulūžęs prieš mus – tai ne mūsų problema. Turime vieną klientą, kuris bandė mums priskirti seną, sukilusią lentyną. Viską išsiaiškino vaizdo įrašai iš kameros, kurią įrengėme sunkvežimyje. Taigi, jei norite greitas biuro perkraustymas be problemų, tiesiog pasakykite mums apie jautrius daiktus iš anksto. Mes juos apsaugosime.

Ar galima gauti nuolaidą?

Visada galima tartis. Jei perkraustote ne tik biurą, bet ir namus, arba jei esate didelė kompanija, kuri nuolat keičia padalinius. Taip pat nuolaidos taikomos, jei perkraustymas vyksta ne "akimirksniu", o mums patogiu laiku (pvz., viduryje savaitės). Bet neprašykite 50 proc. nuolaidos vos tik susiradę mūsų skelbimą. Mums taip pat reikia mokėti degalams ir darbuotojams. Biuro perkraustymas turi būti pelningas abiem pusėms, kita tiesiog išnyksime iš rinkos.

Kas daryti, jei kaina pasikeičia proceso metu?

Tai retai, bet įvyksta. Pavyzdžiui, atvykstate ir paaiškėja, kad dar reikia išvežti visus senius baldus į šiukšliadėžę, apie kurią niekas nesako. Tokiu atveju kaina didėja. Čia ne apiplūšimas, tiesiog papildomas darbas. Stengiamės visada įvertinti kuo tiksliau, tačiau jei klientas pats nežino, ką turi, kaip aš galiu tai žinoti? Efektyvus biuro perkraustymas reikalauja sąžiningos informacijos abiejose pusėse.

Ar imate mokestį už laukimą?

Imame. Jei mums tenka laukti valandą, kol jūsų administratorius suranda raktus, arba kol IT žmogus išjungia paskutinį serverį. Tai laikomas prastovu. Mūsų laikas taip pat pinigas. Geriausiai, kai viskas yra pasiruošta mūsų atvykimo momentu. Tada greitas biuro perkraustymas tikrai įmanomas. O kai mes stovime kieme ir gėdijamės prieš klientus, kurie jau dirba naujame biure... tai nėra malonu.

Technika, baldai ir kitokia branganti šlamštas (kas vyksta fiziškai)

Ar nešate stalų kojas atskirai?

Kartais nešame, kartais ne. Jei stalas yra taisyklingas, mes jį nešame kaip yra (jei įeina į liftą). Bet jei jis per didelis, arba turi daug detalių, išmontuojame. Svarbiausia – nieko nepamesti. Visus varžtus ir veržles dedame į pažymėtas maišelius ir lipdukus ant paties baldų. Nėra nieko blogesnio, negu surinkti stalą ir likti su dviem "eilinėmis" detalėmis. Biuro perkraustymas iš tiesų mums moko kantrybės.

Kaip pervežiate kompiuterius?

į specialias dėžes su putomis, t.y. "antishock". Arba, jei jų daug, į specialias rėmus. Niekada neįleidžiate jų "kaip yra" į paprastą dėžę, nes vibracija nužudo standųjį diską. Jei turite daug technikos, greitas biuro perkraustymas gali reikalauti specialios technikos (keltuvo) pakrovimui. Nenorėtų, kad jūsų programuotojai rytoj gautų neveikiančius "kompus". (Tikrai, buvo toks atvejis, klientas nepasakė apie 30 monitorių, teko nešti rankomis... nugaros vis dar skauda).

Ar pervežiate augalus?

Taip, bet atsakomybę neimame. Augalus lengva užmušti pervežiant žiemą (užšąla šaknys) arba tiesiog nulūžta šaka. Geriausia juos pervežti jūsų darbuotojams asmeniniais automobiliais. Jei visgi reikia mums, mes juos apkelsime, įdėsime atspariai, bet jei kas nutiks – nesuklysime. Žinau, kad kai kuriems vadovams tūkstantinės palmos yra svarbiau už darbuotojus, bet čia jau jūsų pasirinkimas. Biuro perkraustymas su augalais visada yra stresinis tiek augalams, tiek mums.

Kas daryti su vandens dispenseriu?

Tuščią - lengva. Pilną - sunku. Reikia išpilti vandenį arba įsitikinti, kad jis nutekėjęs. Kartais žmonės pamiršta, ir tada mes turime nešti 20 kilogramų vandens, kuris pilosi ant kilimo. Ne labai malonu. Jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai, pasirūpinkite šiomis smulkmenomis. Greitas biuro perkraustymas taip pat priklauso nuo to, ar mums tenka šluoti tas liekanas, ar ne.

Ar galite išnešti šiukšles?

Galime, tačiau tai papildomas paslaugų rinkinys. Jei seni biure palikote daug senų dėžių, sulūžusių kėdžių, mes jas užkrauname į atskirą sunkvežimį arba konteinerį ir vežame į perdirbimo centrą arba sąvartyną. Už tai taip pat reikia mokėti. Negalima tiesiog mesti visko į mūsų sunkvežimį su "švariais" daiktais. Biuro perkraustymas turi baigtis tvarkingai, o ne su šiukšlių kraitove naujose patalpose.

Kaip elgtis su personaliniais daiktais?

Kiekvienas darbuotojas turi susirūpinti savo daiktais. Mes neperkeliam asmeninių kuprinų, vaikių piešinių ant sienos arba paveikslėlių, jei klientas nenusakė. Geriausia, kad kiekvienas darbuotojas pats sudėtų savo asmeninius daiktus į dėžę ir pasiimtų. Jei lieka, mes juos paliekame vienoje vietoje. Vienas kartą radau auksinį žiedą po stale... (vėlgi, tiesiog palikau administratoriai). Pasirūpinkite savo brangenybėmis.

Ar atliekate surinkimą?

Taip, tai mūsų darbo dalis. Išvežiame, atvežame, išmontuojame, surinkime. Tačiau jei norite, kad viskas būtų surinkta labai tiksliai (pvz., kompleksinės sistemos, kurios reikalauja lygio), geriau pasikviesti specialistus iš tos baldų gamybos kompanijos. Mes esame greiti ir stiprūs, bet ne visada mesame baldų meistrai. Greitas biuro perkraustymas su sudėtingais baldais gali užtrukti ilgiau dėl to, kad stengiamės nesugadinti.

Kas daryti, jei naujose patalpose nėra lifto?

O tai bėda. Tada turime nešti per laiptus. Ir tai kainuoja. Ir truko ilgiau. Ir mūsų darbuotojai labai pavargsta. Jei žinote, kad naujose patalpose bus problema su liftu (pvz., jis per mažas arba gedęs), pasakykite mums iš anksto. Tada galima susiplanuoti daugiau žmonių. Biuro perkraustymas į 4 aukštą be lifto yra tikras išbandymas visiems. (Nebent jūs norite, kad po to visi būtų ligoninėje).

Kas po to? (Išvados ir pabaigos)

Ar padedate išsidėlioti dėžes pagal vietą?

Padedame, jei jūsų darbuotojai pažymėjo dėžes. Jei ant dėžės parašyta "Vadyba", mes ją nešame į Vadybos kabinetą. Tačiau mes neįsitraukiame į vidinį interjero dizainą. Nepasakysiu, kur turi stovėti gėlių vazos ar kur patogu dėti spausdintuvą. Jums reikia nurodyti vietą, o mes pristatysime. Greitas biuro perkraustymas baigiasi tada, kai paskutinė dėžė yra tinkamoje patalpoje, o ne tada, kai viskas sudėliota ant lentynų.

Kiek laiko užtrunka išsidėlioti?

Tai priklauso nuo to, kiek greitai jūsų žmonės galės išpakuoti daiktus. Mes padėsime išnešti tuščias dėžes į sunkvežimį (jei sutarta). Tačiau vidinis išdėstymas - tai jūsų procesas. Esu matęs biurus, kurie po mėnesio dar stovi pilnos dėžės. Negaliu jums padėti su tuo, tiesiog nebelieka laiko. Mūsų darbas baigiasi tuo momentu, kai mes išvažiuojame su tuščia mašina.

Ar atiduodate panaudotas dėžes?

Taip, jei jos dar tinkamos. Kartais jos sulūžta, kartais užterštos. Jei norite jas išsaugoti, pasakykite, mes jas sukrausime į vieną krūvą. Tačiau dažniausiai klientams jos nebereikia ir mes jas pasiimame atgal į sandėlį perdirbimui. Tai taip pat ekologiškas požiūris. Biuro perkraustymas neturėtų palikti tonų kartono jums kieme.

Kaip patikrinti, ar viskas atvyko?

Geriausia pažymėti dėžes numeriais. Tada tikriname sąrašą. Jei dėžės nenumeruotos, tikriname pagal turinį (kas atidaro ir žiūri). Tai užtrunka šiek tiek ilgiau, bet yra saugiau. Nenorėtum, kad dingtų dėžė su svarbiais dokumentais. Pas mane buvo atvejis, kai dėžė "pasišoko" sunkvežimyje... (tiesiog užkrito ant kitos, bet viskas buvo gerai). Tikrinimas - svarbus žingsnis.

Ar galite padėti su valymu?

Galime suorganizuoti valymo komandą. Tai dažnai būna naudinga, nes seni biurai būna pilni dulkių po baldų. Naujieji taip pat gali reikalauti švaros prieš įsikurdami. Greitas biuro perkraustymas dažnai įeina į "viskas įskaičiuota" paketus didelėms korporacijoms. Mažoms firmoms geriau susitarti atskirai, arba tiesiog pačiam pasiimti šluotas.

Kas daryti, jei rasta trūksta?

Skambinkite mums. Tikriname vaizdo įrašus, klausiamės vairuotojų. Kartais dėžė lieka kitoje vietoje (pvz., koridoriaus gale) arba pakliuvo po kita dėže. Dažniausiai viskas randama. Retais atvejais daiktai dingsta ne dėl mūsų kaltės. Pasitikėjimas čia labai svarbus. Jei biuro perkraustymas atliktas profesionaliai, trūkstamų daiktų neturėtų būti.

Ką daryti su seno biuro raktais?

Gražinkite savininkui arba administratoriui. Mes juos paprastai paliekame ant stalo arba perduodame atsakingam asmeniui. Negalime jų pasilikti, tai ne mūsų nuosavybė. (Vieną kartą padovanojau raktų komplektą savo sūnui, kaip žaislą... o, ne, tai tik juokas, visi raktai užfiksuojami).

Ar reikia palikti atsiliepimą?

Labai padeda. Ir ne tik mums, bet ir kitiems klientams. Jei viskas vyko gerai, parašykite. Jei buvo problemų – taip pat parašykite, tai padės mums tapti geresniais. Dirbame šioje srityje ilgai, bet visada yra ką tobulinti. Greitas biuro perkraustymas yra mūsų kasdienybė, o jūsų atsiliepimas - mūsų veidrodis.

Kod�l pasirinkti jus?

Nes žinome, ką darome. Esame matę viską - nuo puikių, iki labai blogų perkraustymų. Mūsų patirtis leidžia išvengti klaidų, kurias daro jaunos kompanijos. Žinome, kur perkelti serverius be vibracijos, kaip išnešti sofas per siaurą koridorių. Biuro perkraustymas mums nebebaisa, o rutina. Ir už tai mokame. Pasitikėkite mumis, ir jūsų verslas nenukentės.

Kaip susisiekti dar kartą?

Tiesiog paskambinkite arba rašykite. Mes turime visus jūsų duomenis. Jei reikės perkraustyti darbui į kitą miestą arba tiesiog pervežti vieną stalą, mes visada pasiruošę. Neklauskite, kiek kainuoja vienas skambutis - jis nemokamas. (O, taip, dar viena dalykas - nepamirškite pasidžiaugti nauju biuru, kai viskas baigsis).

Apibendrinant, greitas biuro perkraustymas nėra burtas, o geras organizavimas, patirtis ir sąžiningas darbas. Nėra idealios situacijos, visada kažkas klysta, arba liftas užstringa, arba dėžės baigiasi, bet svarbiausia - išlikti ramiam ir tikėti profesionalais. Dirbu šioje srityje beveik pusę amžiaus, ir galiu pasakyti viena: gerai suplanuotas perkraustymas yra tas, kurio vos pastebite. Tiesiog penktadienį išėjote iš seno, o pirmadienį atėjote į naują ir jau dirbote. O visa tą "magiją" atlikome mes. Sėkmės naujose patalpose!