Greitas biuro perkraustymas: be jokių trikdžių

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus. Vakar užkabinęs seną vairuotoją kalbėjome apie tai, kaip pasikeitė rinka. Anksčiau tiesiog užkraudavai viską į furgoną ir važiuodavai, o dabar... dabar viskas turi būti „greitas biuro perkraustymas: be jokių trikdžių“. Klientai nori, kad pietų metu būtume viename mieste, o vakare – kitame, be jokios stabdžių. Iš tiesų, tai įmanoma, jei žinai kelias gudrybes. Tačiau dažnai būna, kad idealus planas susiduria su realybe – sugedusiu liftu arba užstrigusiu keliu. Čia patirtis leidžia apeiti tas bėdas, kad jūsų verslas nelestų nė dienos. Svarbiausia – neikti pirmyn be galvos ir tikėtis, kad visos detalės susivels savaime.

Pasiruošimas ir planavimas (ką daryti prieš dieną?)

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkraustymą?

Nors dažnai skambina savaitę prieš, geriau tai daryti bent mėnesį. Tada galime suderinti gražų laiką. Jei spėjote, tai greitas biuro perkraustymas tampa realiu be streso. Tačiau jei viskas įvyksta staiga, mes sutvarkome. Esu matęs įmonių, kurios persikėlė per naktį, tai įmanoma. Bet tada reikia labai aiškaus plano ir daugiau žmonių. Ne visada vadybininkai supranta, kad dokumentų dėžių žymėjimas užima daugiau laiko nei patys spėjame. Tad neskubėkite su sprendimu, skambinkite anksčiau.

Ar turite patys supakuoti visus dalykus ar padės jūsų komanda?

Geriau, jei supakuosite smulkius asmeninius daiktus. Kompiuterius, raštinės reikmenys – tai darbas jūsų žmonių. O mes užsiimsime baldais ir sunkiais kroviniais. Kartais klientai mano, kad mums tereikia užleisti vietą, o mes viską padarysime. Deja, laiko ribos neduva to. Jei norite tikrai greito biuro perkraustymo, padėkite mums supakuoti tas mažas dėžutes. Taip sutaupysime valandas, o galbūt ir dieną. Be to, jūsų darbuotojai žinos, kur kas yra, kai atsivers dėžę naujoje vietoje.

Ką daryti su serveriais ir jautria technika?

Tai visada baidą sukelia klausimas. Esu ne technikas, tačiau manau, kad juos geriau išjungti ir užfiksuoti kabelius. Jeigu reikia, mes galime perkelti, bet atsakomybę ne prisiimame. Geriau, kad IT specialistas būtų šalia. Kartais buvo situacijų, kai vairuotojas tiesiog užkraudavo serverį kaip paprastą dėžę, tai galo baigdavosi blogai. (Geriau būkite atsargūs). Taigi, susitarkite su savo programuotojais. Jie turi paruošti techniką, o mes tik atvešime į kitą aukštą. Saugumas čia pirmiausia, duomenų praradimas yra brangiausia klaida.

Ar reikalingas detalus inventoriaus sąrašas?

Būtinas, jei norite ramybės. Ypač jei vežame brangius daiktus. Ne taip senai vienas klientas pareiškė, jog dingęs projektoriaus nuotolinis valdymas, nors mes jo ne matėme. Su sąrašu aišku, kas buvo, kas ne. Greitas biuro perkraustymas neapsieina be dokumentacijos, net jei atrodo, kad tai atima laiką. Užrašykite ant dėžių, kas viduje, nufotografuokite. Tai užtrunka penkias minutes, bet taupo valandas ginčų vėliau. Pasitarkite su buhalterija, ji tikrai patars.

Ar atliekate baldų išmontavimą ir montavimą?

Taip, tai įeina į mūsų paslaugas. Turime savus meistrus, kurie moka išsukti stalus ir spintas. Tačiau taisyklė tokia – baldai turi būti suprojektuoti taip, kad juos būtų galima išmontuoti. Kartais susiduriame su tokiais „monstrais“, kurie suvirinti tiesiogiai biure. Tada neišsiversime. Gali tekti iškirsti duris, o tai papildomi darbai. Jei planuojate biuro perkraustymą, patikrinkite baldų instrukcijas. Arba tiesiog pasakykite mums iš anksto, mes nesiimsime gręžtuvo.

Kiek dėžių reikės manoms įmonėi?

Sunku pasakyti akimirksniu. Visko priklauso nuo to, kiek daug „šliužinėjate“. Paprastai vienam darbuotojui užtenka 3–5 vidutinių dėžių. Bet tada buvo viena firma, kur jiems teko daugiau nei dvidešimt vienam asmeniui! Jie kažką kaupė metais. Jei norite tikrai greito biuro perkraustymo, geriau paimti dėžių su atsarguma. Mes jas pristatysime iš anksto. Dėžės nėra brangios, palyginti su nervais, kai jų trūksta paskutinę minutę.

Ar reikia rezervuoti vietą lifte?

Be abaro, ypač jei esate aukštame pastate. Tas dalykas dažnai užmiršstamas. Paskutiniu metu viename Vilniaus centre esančiame biure praleidome valandas laukiant, kol liftą atlaisvina kiti. Niekas nenori mokėti už laukimą. Susitarkite su administracija pasto. Pasirašykite grafiką. Greitas biuro perkraustymas prasideda ne nuo mūsų atvykimo, o nuo to, ar turite kur įvažiuoti. Nuo patikėkite, jei nėra lifto arba jis per mažas, mums reikės nešti per laiptus, o tai brangiau.

Kainų klausimai ir mokėjimai

Kiek vidutiniškai kainuoja greitas biuro perkraustymas?

Kainos svyruoja labai stipriai. Nuo penkių šimtų iki kelių tūkstančių eurų. Visko lemia tūris ir atstumas. Negaliu pasakyti vieno skaičiaus. Tarkime, jei perkraustome mažą kontorą gatvės gale, tai bus pigiau. Jei vežame visą įmonę į kitą miestą – brangiau. Taip pat įeina baldų surinkimas. Pasidomėkite rinka, nes kainos šoktelėjo. Degalai brangesni, darbo jėga brangesnė. Bet už kokybę reikia mokėti.

Kuo skiriasi fiksuota kaina nuo valandinio darbo apmokėjimo?

Fiksuota kaina saugo jūsų kišenę, jei mes užtrunkame. Valandinis – mūsų. Jei viskas eina sklandžiai, valandinis gali būti pigesnis. Bet jei pasitaiko klaidų, neįvertintas tūris, tuomet skaičiuokite. Aš asmeniškai rekomenduoju fiksuotą, jei nėra aiškaus plano. Greitas biuro perkraustymas su fiksuota kaina leidžia miegoti ramiau. Žinote, kiek mokėsite. Nors kartais įkyrūs vadybininkai bando užknisti neįvertinus papildomų darbų, tad viską gerai perskaitykite prieš pasirašant.

Ar darbą savaitgaliais ar naktį?

Taip, dirbame. Biurai dažnai nori persikelti, kad nepraleistų darbo laiko. Tai normalu. Mūsų vairuotojai įpratę dirbti ne įprastu laiku. Tačiau tai kainuoja papildomai – paprastai +20–30 proc. prie antrosios pamainos normos. Bet svarbiausia nustatyti, ar naujoje vietoje bus įjungta elektra ir ar liftas veiks. Naktį daug kas uždaryta. Biuro perkraustymas turi būti suplanuotas taip, kad rytais darbuotojai galėtų atėti ir sėstis prie stalų.

Kas nutinka, jei užtrunkame ilgiau nei planavome?

Jei kaltė mūsų – nemokate už viršvalandžius. Jei jūsų – pvz., dar nebaigėte rinkti dalykų – mokėsite. Tai logiška. Esu matęs situacijų, kai vadovai sakydavo „dar tik 10 minučių“, o praeidavo valanda. Negalime laukti nemokamai. Pasitikėkite, laikas – pinigai. Prieš pradedant, aptarkime scenarijus. Greitas biuro perkraustymas reiškia, kad viskas turi būti pasiruošta mūsų atvykstant.

Ar reikalingas užstojamasis mokestis (avansas)?

Įprasta praktika yra imti mažą avansą – apie 10–20 proc. Tai užtikrina, kad klientas neatsisaks paskutinę minutę. Kartais atsisakome, kai tikrai patikimi partneriai, bet retai. Per 20 metų buvau apgautas tik kelis kartus, bet to užtenka, kad pradėtum būti atsargus. Avansas taip pat padeda mums apskaičiuoti išlaidas degalams. Taigi, nenusiminkite, jei prašysime nedidelio pavedimo.

Ką daryti, jei pasiūlyta kaina atrodo per aukšta?

Klauskite, iš ko ji susideda. Kartos gudrybės – viena firma siūlo pigiai, o paskui atsiskaito už dėžes, lipdukus, liftą, kelių mokesčius. Mes stengiamės būti sąžiningi. Bet jei tiesiog nėra pinigų, galima sumažinti apimtį. Pavyzdžiui, klientai patys išveža smulkius daiktus, o mes tik sunkius. Tada biuro perkraustymas tampa pigesnis. Nebijokite tarti tiesiogiai, koks yra jūsų biudžetas. Mes surasime būdą.

Ar priimate mokėjimą grynaisiais?

Galima, bet nerekomenduoju. Didelės sumos grynaisiais yra rizikingos ir jums, ir mums. Geriau pavedimu. Gavome paskutiniu metu labai daug „padirbtų“ banknotų, net nebepasakykau. Dabar tikrai tikriname viską. Be to, pavedimas palieka pėdsaką. Jei bus kokių nors ginčų, turėsime įrodymus, kad mokėjote. Taigi, kortelė ar pavedimas – saugiausiai ir greičiausiai.

Techniniai niuansai ir rizikos (ką gali nuvilti)

Ar nešėjai apsaugo grindis ir langu rėmus?

Įprasta dalyka, mes nešame apsauginius kilimėlius ir „vėžlius“ ant kampų. Ypač jei grindys brangios, pvz., parketas ar marmuras. Vieną kartą vienas vairuotojas užmiršo uždėti kilimą ir braižė koridorių... teko mums tai remontuoti. Nuo tada griežtai. Pasakykite mums iš anksto apie jautrias vietas. Greitas biuro perkraustymas gali tapti brangus remontas, jei neapsisaugosime. Mūsų įranga nėra tobulai švari, todėl geriau užtikrinti, kad niekas neįbrėžtų.

Kaip elgiamės su konfidencialiais dokumentais?

Gerbiaus jūsų privatumo. Mes neskaitome, kas yra dėžėse. Tačiau rekomenduoju dokumentus supakuoti į uždaromas dėžes su spynomis. Ypač jei tai asmens duomenys ar sutartys. Biuro perkraustymas metu daiktai būna neapsaugoti, kol sustojame. Jei reikia, galime pasiūlyti užrakstą konteinerį. Atsakomybę už turinį neprisiimame, bet už fizinę saugumą – taip. Geriau būti per daug atsargiam nei patirti nutekėjimą.

Kas daryti, jei perkraustymo dieną lyja?

Dirbame bet kokia orą. Tai mūsų darbas. Tačiau jei lietus labai stiprus, gali tekti uždelsti kelias minutes arba daugiau dėl to, kad neapsipurtytume dėžės. Kartais įkyrus klientai reikalauja nešti per lietų, o tada dėžės mirksta. (Nebijokite, mes dažniausiai turime stogo tentą). Visgi, jei oras prognozuojamas blogas, pasirūpinkite, kad įėjimas būtų apsaugotas. Drėgna dokumentai ar elektronika nėra kažkas, ko norite gauti.

Ar išvežiate ir atliekas (senus baldus, taršą)?

Taip, tai galima susitarti. Kartą vežėme biurą, kur jie nešiojo senius stalus į šiukšliadėžę kartu su mūsų krovejais. Tai neefektyvu. Geriau užsakyti didelį konteinerį arba mums papildomai užsisakyti išvežimo paslaugą. Senos spynos, suirusios kėdės – viskas turi eiti į atliekas. Biuro perkraustymas yra puikus proga atsikratyti seno „balasto“. Nereikia vežti šiukšlių į naująją vietą, ten ir taip trūksta vietos.

Kaip organizuojame darbuotojų darbą procese?

Gerai, jei po vieną žmogų iš kiekvieno skyriaus prižiūri savo dalykus. Mums nereikia jų mokyti, kur dėti stalą, jie patys žino. Mes tik esame jėga. Jei būsite mums trukdyti ar sakyti „ne ten“, tai tik sulėtins. Pasiduokite profesionalams. Turiu omenyje, ne mus, o jūsų organizaciją. Greitas biuro perkraustymas vyksta taip: mes nešame, jūs rodykite. Aiškus pasidalijimas pareigų.

Ar vairuotojai kalba užsienio kalbas, jei reikia?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba anglų arba rusų kalbą. Jei reikia specifinių instrukcijų, paskambinkite iš anksto, praneškite. Esu matęs, kaip keista būna, kai vokietis kalba vokiškai, o mūsų vaikinas tik stačia akim žiūri. (Na, bet su rankų kalba viskas išsprendžiama). Tačiau biuro perkraustymas reikalauja komunikacijos, todėl jei turite užsienio partnerių, kurie prižiūri procesą, praneškite mums.

Po perkraustymo (kas toliau?)

Kiek laiko užtruks viską susidėlioti naujoje vietoje?

Priklausys nuo to, kiek daugiau reikia surinkti. Paprastai iškrauname greičiau nei krauname. Jei viskas pažymėta, tai pusė dienos. Tačiau jei reikia surinkti sudėtingas erdves, gali užtrukti iki vakaro. Tarkime, vienas didelis stalas sukuria problemų daugiau nei dešimt mažų. Planuokite, kad darbuotojai gali pradėti dirbti tik kitą dieną ryte, jei norite idealaus rezultato. Greitas biuro perkraustymas baigiasi tada, kai paskutinis krovejas išeina pro duris.

Kas nutinka, jei kelionės metu sugenda daiktas?

Tai retoka, tačiau įvyksta. Mes turime atsakomybės draudimą. Jei mes laužome, mes atsilyginame. Jei dėžė nukrenta dėl blogo kelio (duobė), draudimas taip pat padeda. Būtinai patikrinkite, ar sutartyje įrašyta draudimo suma. Kartos mažos firmos sako „mes atsilyginsime“, o paskuo dingsta. Biuro perkraustymas turi būti apdraustas. Jūsų technika yra brangi. Nesilikite ant žodžio, reikalaukite dokumento.

Ar padėsite išdėlioti dalykus konkrečiose vietose?

Taip, taip ir darome. Nešame ten, kur jums reikia. Tarkime, direktoriaus stalas į kabinetą, spinta į archyvą. Tiesa, kai kurie klientai keičia nuomonę kelis kartus per valandą. „Ne, ne čia, o ten... o vėl čia“. Tai pavargina. Geriau pažymėkite grindis lipdukais arba raštinės lentele. Mums bus lengviau, ir jums greičiau baigsis. Greitas biuro perkraustymas reiškia, kad mes nešame tik vieną kartą, ne penkis.

Ar reikia pasirašyti aktą apie atliktus darbus?

Beveik visada taip. Tai apsauga abiem pusėms. Aktas patvirtina, kad viskas atvežta sveika, o mums – kad gavote mokėjimą arba sutikote su sąskaita. Nepasirašykite, jei pamatote, kad trūksta kažko arba yra naujų įbrėžimų. Iš karto praneškite vadovui. Vieną kartą klientas pasirašė, o paskui skambino beveik mėnesį, kad dingęs monitorius. Negalime padaryti nieko. Biuro perkraustymas baigiasi popieriu, ne šypsenomis.

Kaip susitvarkyti su senąja vieta (švara)?

Paliekame tvarkingai. Nuožiūrėsite, kad nieko nepalikome. Tačiau didelio švarinimo (plauti grindis, langus) mes neatliekame. Esame vairuotojai, ne valytojai. Jei reikia įsirengti, susitarkite su atskira komanda. Senąją vietą reikėtų palikti taip, kad savininkas negištelėtų. Kartais ten lieka smulkmenos, popieriai, kurie tiesiog nukrito. Jei randame kažką svarbaus, pranešame.

Ar galite išvežti senus baldus į šiukšliadėžę tiesiog tame pačiame reise?

Jie telpa? Jei taip, tai nėra problema. Suskaičiuosime tūrį ir pridėsime prie sąskaitos. Tai pigiau nei kviesti kitą automobilį. Tiesa, įdomu, kaip senos biuro kėdės atrodo prie didelių prekybos centrų konteinerių. Bet ką darysi, senus daiktus reikia išmesti. Biuro perkraustymas – tai naujas pradžia, senas daiktas tiesiog užtruks vietą. Galbūt ką nors galima parduoti? Nežinau, tačiau mes išvežame ten, kur jums patogiau.

Išvada

Viskas baigiama. Na, turbūt tiek. Greitas biuro perkraustymas: be jokių trikdžių nėra fantazija, jei pasiruošiate. Dirbti su žmonėmis, kurie supranta savo verslą, yra malonu. Būkite atsargūs, pasidomėkite kainomis ir tikėkitės savo jausmui pasirinkdami vairuotojus. Tegu jūsų įmonė auga, o persikėlimai būna lengvi. Jei kas klausinsite, žinokite, kad visada galima susitarti.