Greitas biuro perkėlimas iš UK užtikrina patikimumo standartą

Dirbu šitoje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus, ir galiu pasakyti viena – biuras perkelti niekada nebuvo paprasta, o po Brexito tai dar ir tapo tikras mankšta. Dažnai klientai sako: „paimk ir vežk“, tačiau realybje greitas biuro perkėlimas iš UK tai ne tik fizinis darbas, bet ir milžiniška šurmulys su dokumentais. Matęs esu viską – nuo tada, kai vairuotojai pamiršdavo išjungti šaldytuvus su kava, iki tų momentų, kai vienas neįkalus laiškas muitinėje stabdydavo visą procesą savaitėms. Čia nėra jokių pasakų, tik gilaus patirties dujų. Jei norite, kad viskas nutiktų sklandžiai, turite žinoti, į ką įsiduoti.

Pagrindai ir kodėl viskas taip sudėtinga

Ką tas „greitas“ iš tikrųjų reiškia?

Žmonės dažnai galvoja, kad greitas biuro perkėlimas iš UK turi reikšti tą pačią dieną arba 24 valandas, tačiau pervežant per Lamanšą tai beveik neįmanoma dėl techninių reikalų. Manau, greitis čia reiškia tai, kad mes nepraleidžiame savaitgalių tarp uosto ir sandėlio, kaip tai daro kai kurie pigesni brokeriai. Esu matęs, kaip krovinys stovi dvieną Doverio uoste, nes vairuotojas nebuvo gavęs „landing slip“ dokumento laiku. Taigi, greitas – tai kai organizacija aukšta, o ne kai spėjome viršyti greitį greitkeliais.

Ar tikrai verta taip skubėti?

Kartais atrodo, kad skubėjimas sukuria daugiau problemų nei naudos, ypač jei kalbame apie jautrią įrangą. Bet jei jūsų kompanija Londono pietuose negali dirbti be serverių, kurie stovi Vilniuje, tuomet kiekviena valanda prarandamų pinigų verta daugiau nei pačios pervežimo paslaugos. Geriau vieną kartą susimokėti už prioritetinį vietą kelyje nei tada priekaištauti, kad sandėlio durys užsidaro 16:00 valandą ir krovinius teks laikyti kieme.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Standartiškai nuo to momento, kai pasirašome sutartį, iki pat įrengimo naujame biure praeina maždaug savaitė ar dvi, jei viskas eina kaip laikrodžio. Bet turiu omenyje tą atvejį, kai klientas nusprendė perkelti biurą penktadienį ir norėjo viską tur�ti pirmadienį ryte – tai išties buvo nesusipratimas. Realiausias laikas planuoti yra apie dvi savaites iki išvykimo iš Anglijos, kad spėtume užregistruoti visus muitinės reikalavimus.

Kuo tai skiriasi nuo paprasto krovinių pervežimo?

Skirtumas milžiniškas, nes biuro daiktai dažniausiai yra brangesni ir labiau lengvai sugadinami nei paletės su plytelėmis. Negali tiesiog numesti dėžių su monitoriais į sunkvežimį ir tikėtis, kad jie atvyks sveiki. Dar vienas dalykas – biuro perkėlimas iš UK reikalauja tikslesnio inventoriumus sąrašo, kitaip muitinėje gali būti didelių nesusipratimų dėl vertės.

Ar galima atidėlioti išvykimą dėl oro sąlygų?

Anglijoje oras yra kaip moteris – niekai nežinai, ką tikisi po minutės. Jeigu yra stiprus vėjas La Manšo sąsiauryje, keltai gali neplaukti, ir viskas užstringa. Tuomet mes tiesiog stengiamės perskambinti klientui ir sakyti: „žiūrėk, mes čia ne dievai, oras neleidžia“. Tai tas momentas, kur patikimumas matytinas iš to, kaip greitai mes informuojame apie vėlavimus.

Dokumentai ir muitinės siaubas (Anglija specifika)

Kokius dokumentus tikrai reikia tur�ti?

Būtinas yra EORI numeris, kuris turi būti galiojantis ir Jungtinėje Karalystėje, ir ES šalyse. Be to, mums reikia išsamios prekių deklaracijos (EX1), kurioje būtų nurodyta kiekviena kompiuterio serijinis numeris ar bent jau tiksli jų vertė. Dar prieš metus vienas klientas neįvedė „used office furniture“ (naudojami biuro baldai) kategorijos teisingai, ir jam teko mokėti PVM kaip už naujus daiktus. Vargu su tomis formomis (geriau, kad juos tvarko brokeris).

Ar reikia mokėti muito ir PVM?

Dažniausiai, jeigu jūsų įmonė yra registruota Lietuvoje ir krovinys yra naudojami verslo reikmėms, PVM galima taikyti pagal susitarimą apie prekių pateikimą (0% tarifas), bet tik tada, jei pateikiate teisingus dokumentus. Muitas dažniausiai taikomas tik asmeninėms siuntoms, jeigu vertė viršija 450 eurų, tačiau biuro įranga tai yra verslo turtas, todėl procedūros šiek tiek kitos. Žinai, kartais tai painu, bet teisingai užpildytas importo deklaravimas išgelbėja nuo didelių rūpesčių.

Kas daryti, jeigu dokumentai neteisingi?

Tada prasideda ilgi pokalbiai su muitinės pareigūnais telefonu, kurie vis klauso „kodėl čia parašyta taip, o ne kitaip?“. Esu matęs, kaip viena maža klaida aprašyme priversdava laukti krovinio Tamperse (Port of Tilbury) tris dienas. Geriausia karta patikrinti du kartus, negu vėliau mokėti sandėlio saugojimo mokestį Anglijoje, kuris yra kaip tikrasis pinigų piltuvėlis.

Ar jūsų įmonė sutvarko visus muitinės reikalus?

Taip, mes dirbame su patikimais brokeriais, kurie žino tų Anglų įstatymus iš viršaus ir iš apačios. Nors aš pats asmeniškai nebeužpildau tų formų (nors anksčiau tekdavo), mano komanda žino, ką daryti. Yra svarbu, kad klientas pateiktų sąrašą laiku, kitaip mes negalime nieko padaryti. Vieną kartą teko laukti, kol klientas atsiuntė faktūrų kopijas, kurias buvo palikęs namuose Kenterberyje.

Ar saugu duoti brangius kompiuterius?

Žinoma, tačiau rekomenduoju juos labai tvirtai pakarti ir, jei įmanoma, susieti su jumis asmeniškai. Greitas biuro perkėlimas iš UK neapsiriboja tik baldų vežimu, ten kur kas daugiau elektronikos. Turime draudimą, kuris dengia žalą kelyje, bet jeigu dėžė atrodo taip, lyg ją buvęs trenkęs su pėstuku, tai draudimas nebegelbės. Sąžiningai sakant, geriau brangia daiktus vežti atskirame mažesniame automobilyje.

Logistika, keliai ir kelių eismo taisyklės

Kuria maršrutu dažniausiai važiuojate?

Standartiškai važiuojame per Dover-Calais arba Eurotuneliu, tai trumpiausias kelias, tačiau jeigu yra problemų su migrantais ar keliais, kartais nukrypame į Hulo ar Newhaveno uostus. Žinai, anksčiau buvo lengviau, dabar reikia visada tikslinės informacijos. Jeigu jūsų biuras yra Šiaurės Anglijoje (pavyzdžiui, Mančesterio srityje), tai gali būti net prasčiau važiuoti pro Hulą, nors ir atrodo toliau žemėlapyje.

Ar įmanoma užsakyti pervežimą savaitgalį?

Įmanoma, bet tai kainuos brangiau, nes vairuotojai taip pat nori ilsėtis po savaitės darbo. Kartais, jei klientas labai prašo, mes sutinkame važiuoti sekmadienį, bet tada reikia organizuoti papildomus leidimus sandėliuose. Geriau visgi planuoti išvykimą darbo dienomis, taip mažiau streso.

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda?

Tikrai nenorime to įsivaizduoti, bet technika yra technika – viena kartą mums nutiko, kad padangos plyšo netoli Birminghamo. Tuomet mes iš karto siunčiame pagalbinį automobilį arba perkrauname krovinius į kitą sunkvežimį, jei įmanoma. Tai nėra mūsų kaltė, bet mes sutvarkome, nes mums svarbus kliento ramumas. Greitas biuro perkėlimas iš UK reiškia, kad turiime planą „B“ net ir tokioms situacijoms.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojai yra lietuviai arba bent jau supranta lietuvišką kalbą, tai labai palengvina komunikaciją. Vienas kartas teko dirbti su bulgarų ekipa, ir, žiūrėk, buvo sunku paaiškinti, kur reikia statyti dėžes. Dabar stengiamės dirbti su savais žmonėmis, kad išvengtume nesusipratimų apkrovos metu.

Kiek vietos reikia planuoti sunkvežimiui?

Jei turi nemažai biuro baldų, tarkime 20-30 stalų ir lentynų, tai užims visą 40 pėdų sunkvežimį arba bent dalį jo (jei dalinis krovinys). Dar labai svarbu yra tai, kad prieš pat namus Anglijoje turi būti kur pastatyti milžinišką mašiną. Londono centre (zona 1) tai beveik neįmanoma be ypatingų leidimų, todėl ten dažnai tenka naudoti mažesnį automobilį, kuris paskui viską perveža į didesnį.

Kainodara ir piniginiai klausimai

Nuo ko priklauso kaina?

Kaina priklauso nuo to, kiek tūrio metrų kubinių užims daiktai, kur yra įkrovimo vieta Anglijoje ir kiek bus apkrovos darbų. Taip pat degalai dabar brangūs, tai irgi įtakoja. Pavyzdžiui, jeigu reikia ne tik įvežti, bet ir išpakavoti viską įrengiant biurą Lietuvoje, tai tai bus papildoma paslauga. Biuro perkėlimas iš UK niekada nebus pigus, jeigu norite kokybės.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei tu siunti dalykus kartu su kitu klientu (t.y. dalinis krovinys), tai gali būti pigiau, bet tu turi laukti, kol mes surinksime visą mašiną. Jeigu tau skubu, tai už tą greitį reikia sumokėti pilną kainą. Kartą davome nuolaidą pažįstamam, o galiausiai jis dar tiek užpylė dėl to, kad nebuvo atvežtos dėžės su dokumentais. Nuo tada stengiamės laikytis fiksuotų kainų.

Kokie yra slapti mokesčiai?

Jokių slaptų mokesčių nėra, viskas turi būti parašyta sąskaitoje, tačiau gali būti papildomų išlaidų, jeigu klientas nenurodo, kad turi, tarkim, labai sunkų seifą, kurį reikia kelti su kranu. Tada mes privalome samdyti techniką vietoije. Arba jeigu apleidžiate vieną dėžę paskutinę minutę, kai mašina jau užpakrauta.

Ar imate užstojamąjį?

Taip, įprasta praktika yra imti apie 30-50 procentų avansą, kad mes galėtume apmokėti keltą ir rezervuoti vairuotoją. Likusi dalis sumokama, kai krovinys atvyksta į Lietuvą arba kai yra baigiami iškrovimo darbai. Tai apsaugo mus nuo tų klientų, kurie tiesiog nebeatsiliepia, kai mašina jau važiuoja.

Ką daryti, jei pasiūlymas per brangus?

Pabandykite sumažinti kiekį daiktų – galbūt nereikia vežti tų senių sulūžusių fotelių, kuriais ir taip niekas nesėdi. Kartais klientai nori pervežti viską, net bulves iš sandėlio, nors tai nėra būtina. Jeigu kaina vis dar neatitinka biudžeto, galite pagalvoti apie dalinį pervežimą, nors tai ir užtrunka ilgiau.

Praktiniai patarimai ir problemų sprendimai

Ar reikia patiems pakuoti dėžes?

Galima, mes atvežame dėžes, o jūs juos užpildote, tačiau mes rekomenduojame mūsų komandai tai patikėti, nes jie žino, kaip uždėti stiprią juostą, kad dėžė neišsiraišytų. Vienas klientas bandė taupyti ir pakuoti pats, o gale buvo taip, kad kėdės nukrito viena ant kitos ir susilaužė. Geriau padėkite šiek tiek daugiau, bet taupykite savus nervus.

Kaip elgtis su jautriais duomenimis?

Jeigu turite serverius su kompanijos paslaptimis, geriau juos nešti su savimi rankiniu būdu arba naudoti specialiai sertifikuotas IT pervežimo firmas. Mes, logistika, galime užtikrinti, kad dėžė nenukris, bet negalime atsakyti už duomenų saugumą, jeigu kas nors nuspręs juos nuskaityti pervežimo metu (nors to tikrai nedaro). Geriau užkoduok viską prieš išsiunčiant.

Kas daryti su atliekomis?

Niekada nepervežkite šiukšlių iš Anglijos į Lietuvą, tai neapsimoka. Anglijoje yra specialios įmonės, kurios už nedidelį mokestį atima senus baldus ar techniką. Kartais klientai sako: „aš tai duosiu broliui“, bet paskui tas „brolis“ nesirodo, ir mes ten turime statyti griuvėsius.

Ar galima sekti krovinių buvimo vietą?

Taip, mes duodame nuorodą prie GPS trackerio, tačiau tikrai ne visada ten galima matyti realų laiką, jeigu vairuotojas užvažiavo į tunelį arba baigėsi internetas. Bet dažniausiai sistema veikia gerai. Vieną kartą trackeris rodė, kad mašina stovi Vokietijoje, nors ji buvo tiesiog sustojusia pietauti.

O jei kažką sudaužome?

Mes turime civilinę atsakomybės draudimą, kuris dengia žalą iki tam tikros sumos (paprastai 10-20 tūkstančių eurų priklausomai nuo sutarties). Jeigu pavyzdžiui sudaužome brangų LCD ekraną, mes jį atsikompensuosime arba pirkus naują. Deja, negalime atsilyginti už prarastą laiką ar nervus, tai suprantama.

Kodėl pasirinkti jūsų kompaniją?

Nes mes žinome tas angliškas gatves ir nepaisome to, kad kai kurios jų yra siauros. Esu matęs daugybę firmų, kurios žada auksus kalnus, bet paskui pasirodo, kad neturi savo technikos, o tik samdo „užsakomuosius“ vairuotojus. Mes turime savo parką (bent jau dalį) ir kontrolėjame visą procesą nuo pradžios iki galo. O ir tas greitas biuro perkėlimas iš UK mums nebe naujiena.

Išvada

Viskas apsisuka ne tik apie tai, kaip greitai sunkvežimis nuvažiuoja kelią, bet ir apie tai, kiek patikimai yra suplanuotas visas procesas. Nors aš esu jau senas vilkas šioje srityje, viską stengiuosi daryti taip, kad klientas jaustųsi ramiai. Greitas biuro perkėlimas iš UK užtikrina patikimumo standartą tik tada, kai žinai, su kuo bendrauji ir kas tavo daiktus veža. Būkite atsargūs, rašykite sąrašus ir viskas bus gerai.