Greitas biuro perkėlimas iš UK su patikima priežiūra: kas užtikrina sėkmę?

Gyvename laikais, kai verslas juda greičiau negu bet kada, o kartais reikia sprendimų priimti iš karto. Dažnai gaunu skambučius iš Londono ar Mančesterio įmonių vadovų, kurie sako: "Reikia skubiai perkelti biurą atgal į Lietuvą". Suprantu tą stresą, ypač kai kalba eina apie greitą biuro perkėlimą iš UK su patikima priežiūra, nes čia ne tik dėžės stumdomos. Esu šioje srityje virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti – idealų perkėlimą be jokių spūdžių beveik neįmanoma pasitaikyti, bet galima sumažinti riziką. Britanijoje dalykai po Briksito pasikeitė, dabar ten daugiau popieriaus negu kada nors anksčiau. Taigi, jei ruošiatės judėti, verta žinoti, į ką įsilenkiate, kad netyčia nesusidurtumėte su baisiomis komplikacijomis.

Kaip tai viskas prasideda ir laiko planavimas

Kiek laiko iš tikro užtrunka visa šita ceremonija?

Viskas labai priklauso nuo to, kiek daugiau turite tos technikos. Jei tai tik keli stalai ir kompiuteriai, tai greitas biuro perkėlimas iš UK su patikima priežiūra įvyksta per savaitę. Bet jei ten pilnas sandėlis su serveriais, tai gali užtrukti ir mėnesį rengiant dokumentus muitinei. Viskas prasideda nuo inventorizacijos, be to niekur nepajudėsite. Negaliu tiksliai pasakyti, kiek laiko jums reikės, nes kiekvienas atvejis yra individualus, bet rekomenduoju pradėti planuoti bent mėnesį iš anksto. Taip išvengsite tos papildomos streso dozės pabaigoje.

Ar reikia daryti inventorizaciją, ar galima tiesiog įkrauti?

Gerai, klausimas geras, dažnai taip ir bandoma daryti. Negerai. Inventorius privalomas, kitaip muitinėje sustingsite kaip kiškys prieš žibintus. Turi būti sąrašas su serijiniais numeriais, ypač jei vežate brangią įrangą. Be to, jei trūksta kokių nors dalių paskui bus didelių problemų su draudimu. Ne, tikrai neverta rizikuoti dėl tos valandos darbo taupyti. Pasirašykite viską ant lapo arba Excelio, tai taip patikins ir klientą, ir vežėją.

Ar galima susitvarkyti savaitgalį, kad nepristotume darbo?

Taip, galima, bet tai kainuos brangiau. Vairuotojai taip pat turi poilsio laiko, o jei jie dirba savaitgalį, reikia mokėti viršvalandžius. Be to, kai mes atvykstame į biurą, reikia, kad ten būtų kas nors, kas atidarytų duris. Jei norite, kad viskas būtų įvykdyta per šventę, tai greitas biuro perkėlimas iš UK su patikima priežiūra turi būti užsakytas gerai iš anksto. Kartais būna, kad patalpos nebeveikiamos, tada reikia specialių leidimų iš pastato administracijos, taip pat užmirškite apie tai.

Kas nutinka, jei aš dar nežinau tikslios adreso detalės Lietuvoje?

Būna taip, kad biuras dar nėra suremontuotas. Tada galima dalykus padėti į sandėlį laikinai. Tai papildoma kaina, bet sutaupysite nervų. Nereikia skubėti tuomet, kai tikslas nėra pasiektas. Mes dažnai taip darome, padedame klientams iš Londono, kurie dar laukia remonto pabaigos Kaune ar Vilniuje. Tiesiog pasakykite iš karto, kad bus sandėliavimas, kad mes suplanuotume maršrutą tinkamai.

Ar jūs pats atvykstate ar siunčiate ką nors kitą?

Daugeliu atvejų aš koordinuoju procesą, bet fiziškai vairuotojas yra mūsų partneris iš UK. Aš stebiu viską nuo pradžios iki galo, tai vadinu patikima priežiūra. Kartais kyla situacijų, kai tenka skambinti pačiam vairuotojui vidury nakties ir klausti, kur jis užstrigo. Tai ne tas pats, kas kviesti bet kokį "pervežėją" iš skelbimų lento, kuris nežino nei kelių, nei dokumentų.

Technika, serveriai ir jautrūs daiktai

Kaip elgtis su serveriais? Aš turiu du didelius.

Čia tai jau atsakinga dalis. Serverius negalima tiesiog mesti į furgoną. Juos reikia išjungti teisingai, užfiksuoti būseną, o geriausia – paklausti IT specialisto, ar jie gali judėti. Kartais reikia specialios pakavimo medžiagos, putojančios plėvelės. Man atrodo, jei tai branduolinis serveris, tai geriau jį vežti atskirai mažu transportu, o ne su sofomis vienoje dėžėje. Nors brangiau, bet saugiau. Greitas biuro perkėlimas iš UK su patikima priežiūra reiškia, kad mes apie tai pagalvosime už jus.

Ar jūs supakuosite kompiuterius ar tai mūsų darbuotojų reikalas?

Galime padaryti ir tai, ir taip. Bet jei darbuotojai patys surinks savo kompiuterius, jie žinos, kur kabelis. Mums dažniausiai liepiame padaryti "soft pack", t.y. uždengti ekranus ir sudėti į dėžes. Jei norite, kad mūsų vadybininkas viską surenka, tai reikia tai numatyti sąmatoje. Tiesiog nepamirškite išimti diskų iš kompiuterių, jei ten yra kažkokių paslapčių, nors dabar viskas debesyse.

O monitoriai? Jų turi daug, kaip juos ne sudaužyti?

Monitoriai yra baisiausia košmaras. Juos reikia dėti ant krašto, ne vienas ant kito. Mes turime specialias transportavimo kėdes monitoriams. Vieną kartą važiavome su klientu, kuris taip padarė, kad visus 30 monitorių sudėjo ant grindų vieną ant kito... na, paskui buvo liūdna. Geriau pasiskolinti tas kėdes iš mūsų arba nusipirkti pigias. Tai pigiau nei pirkti naujus ekranus visam biurui.

Ar reikia išjungti visą techniką prieš kraunant?

Būtinai. Ne tik išjungti, bet ir ištraukti kištukus. Jei paliksite įjungtą spausdintuvą, gali užsidegti saugikliai vairuojant arba kraunant. Be to, vairuotojas gali tiesiog neįsijungti ir pasitraukti, o jums likęs prietaisas veiks... ne, tai ne taip. Jis tiesiog nebus pajudėtas. Taip pat, pažymėkite kabelius, kad nebešokiotumėte paskui su lipduku "kur šis kišukas". Nors dažnai vis vien teks skambinti IT žmogui.

Ką daryti su didžiuliu spausdintuvu "Ricoh" ar pan.?

Tos mašinos turi daug judančių detalių. Reikia pritvirtinti spausdavimo galvutes, kad jos neišliktų. Jei spausdintuvas didelis, gali reikėti krautuvo. Gerai, kai biure yra liftas, jei ne – tai darbo už darbą. Tokie įrenginiai dažnai būna išsimokėti ar nuomojami, tad patikrinkite sutartis. Galbūt juos tiesiog reikia palikti UK ir nusipirkti naujus Lietuvoje? Kartais taip išeiga pigiau, įvertinus logistikos išlaidas.

Pinigai, kainos ir biudžeto psichologija

Kokia maždaug kaina už biuro perkėlimą iš Londono?

Klausimas labai platus. Jei tai mažas biuras, 3 stalai, tai gal šimtas, šimtas penkiasdešimt svarų. Jei pilnas aukštas, tai tūkstančiai. Kaina priklauso nuo tūrio kubiniais metrais ir atstumo. Londono išvažiavimas taip pat kainuoja, nes ten urmo dydžio spūstys. Nenurodysiu konkretaus skaičiaus, kad nepasakyčiau nesamones. Greitas biuro perkėlimas iš UK su patikima priežiūra niekada nebus pigus, bet jis bus be nenumatytų išlaidų, jei viską susitarsime iš anksto.

Ar yra kokių paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Ah, tas mėgstamiausias klausimas. Paslėptų nėra, bet yra "pamirštų". Pavyzdžiui, muitinės brokerio mokestis, jei jis neįskaičiuotas. Arba mokesčiai už sunkų kėlimą, jei nėra lifto. O dar tas garsus "London congestion charge" – užvažiavimas į centrą. Dažnai klientai tai pamiršta, ir tada vairuotojas reikalauja papildomai grynais. Viską reikia užrašyti sutartyje, kad būtų aišku, kas įeina į kainą.

Ar galima atsiskaityti kortele ar tik grynais?

Geriausia banko pavedimu, kad būtų įrašas. Kai kurie vairuotojai gali imti grynais, bet tai rizikuota. Jei dalykas dingsta kelyje (nors retai, bet būna), be dokumentų sunkiau įrodyti mokėjimą. Mes dirbame oficialiai, išrašome sąskaitas faktūras. Jei kas bando įkalbėti dėl grynų "be PVM", tai geriau bėkite. Tai signalas, kad įmonė nėra patikima. (Na, nebent tai mažas "man with a van", bet su biuru geriau nedirbti taip).

Ar užstatas reikalingas?

Paprastai imame 30% avansą, kad užsakyti laiką vairuotojui. Likusią dalį mokate, kai dalykai pasiekia Lietuvą arba išsikrauna. Jei vežate labai brangų krovinį, gali būti reikalaujama didesnio užstato arba draudimo poliso patikrinimo. Tai standartinė praktika, kad mes nevažiuotume tuščia atgal, jei klientas nusprendžia atšaukti perkėlimą paskutinę minutę.

Kodėl kai kurios firmos kainuoja pusę mažiau?

Turiu omeny tas "skelbimų lento" firmas. Jos dažnai nekaunia mokesčių, vairuotojai dirba be atostogų, o draudimas... visai neaišku, ar jis yra. Jei jums pasakys "pervežsime viską už 50 svarų", tikrai bus kažkas negerai. Gali būti, kad jūsų dalykus įkraus į furgoną kartu su kieno nors šiukšlėmis arba sustings pietų pertraukai dviem savaitėms. Patikimumas kainuoja, o greitas biuro perkėlimas iš UK su patikima priežiūra reikalauja profesionalių vairuotojų.

Muitinė, dokumentai ir Brexit chaosas

Ar man reikia EORI numerio?

Taip, absoliučiai. Be jo jūsų siunta neiškeliaus iš JK, nei įeis į ES. Tai kaip pasas verslui. Jei jo neturite, gausite baudą arba ilgai lauksite sankcijoje. Dabar, po Briksito, tai būtina sąlyga. Užtruukite dieną ir užsiregistruokite. Tai padaryti nemokamai, bet reikia laiko. Jei pagalvosite tai padaryti tada, kai vairuotojas jau stovi prie durų, bus per vėlu.

Kas dėl PVM mokesčio? Ar mums reikės mokėti?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, tai dažniausiai galima taikyti 0% PVM tarifą eksportui / importui. Tačiau reikia pateikti teisingus dokumentus. Jei ne, mokėsite 21% (ar kiek dabar yra Lietuvoje) nuo vertės muitinėje. Tai didelė suma, jei vežate brangų biurą. Pasidomėkite su savo buhalteriu, ar viskas tvarkinga. Mums patiems dažnai tenka paaiškinti klientams, kodėl reikia tiek daug popierių, kad išvengtumėt to mokesčio.

Kas darys deklaravimą už mane?

Arba mes, arba jūsų brokeris. Jei pas mus pasirinksite "pilną paslaugą", mes viską padarysime. Bet jei norite sutaupyti, galite rasti savo. Tik patikrinkite, ar jis dirba su JK ir Lietuva. Buvo atvejis, kai brokeris "pamiršo" deklaruoti vieną dėžę su technika, ir ji stovėjo sandėlyje mėnesį. Geriau, kad tai daro žmonės, kurie kasdien su tuo susiduria. Muitinės taisyklės keičiasi dažniau negu oras.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Tai tamsi zona. Oficialiai negalima maišyti verslo ir asmeninių daiktų vienoje siuntoje, nes muitinėje gali būti problemų su kategorizavimu. Bet realybėje, jei tai vadovo krepšys su drabužėmis, niekas nieko nebus sakęs. Jei tai visa sofa iš namų – tai jau kitas reikalas. Geriau tai išskirti, arba bentai pasakyti mums iš anksto, kad užpildytume dokumentus taip, kaip reikia. Nes jei sugaubs, gali tekti mokėti importo mokesčius kaip už naują prekę.

Kas nutinka, jei dokumentuose klaida?

Klaidos būna. Jei tai smulkmena, pvz. neteisingas svoris, galima pataisyti vietoje. Jei neteisinga prekės koda (HS kodas), tai gali kainuoti baudą. Vieną kartą klientas parašė "biuro baldai" vietoje "naudoti baldai", ir muitinė norėjo priskirti kaip naujus. Turėjome aiškinti, kad ant jų yra dėmės. Taip pat, būkite pasiruošę, kad gali paklausti apie kilmę – kur šie stalai buvo pagaminti. Jei Kinijoje, tai gali būti anti-dempingo mokesčiai.

Realios problemos ir kaip jas išspręsti

Kas daro, jei furgonas sugenda kelyje?

Tai blogiausia scenarijus, bet įvyksta. Mes tada randame kitą vairuotoją arba krovininį, kuris nukelia dalį krovinių. Jeigu turime draudimą, jis padengia ne tik dalykus, bet ir šią operaciją. Esu matęs, kaip degės variklis A1 magistralėje. Viską teko perkrauti į kitą sunkvežimį. Tai užtruko valandą, bet biuras atvyko laiku (na, beveik). Svarbu turėti kontaktinį numerį, kuris visada veikia.

Ar jums buvo atvejų, kaip kažkas dingo?

Nesakysiu, kad niekad. Buvo atvejis, kai viena maža dėžė su laidais paslydo nuo grotų ir nuvažiavo toliau su kitu klientu. Radome ją po savaitės. Sakyčiau, tai retai, bet įvyksta. Todėl viską žymėkite. Mes visada stengiamės užrakinti furgoną gerai. Bet dėl tos priežiūros, apie kalbu, aš asmeniškai tikrinu, ar viskas uždaryta, prieš neišvažiuojama. Nors kartais ir aš galiu kažką pamiršt, tada padeda vairuotojai.

Kas daro, jei naujieji biuro savininkai neleidžia įvežti dalykų?

Būna ir taip, ypač jei dar neatsiskaitytote už nuomą arba pastato administratorius yra griežtas. Tada dalykus teka laikinai palikti furgone arba netoliese esančioje aikštelėje. Tai kelia stresą, nes vairuotojo laikas skaičiuojamas. Geriausiai iš anksto susiderėti su pastatu, kad būtų galima užimti liftą ir laikiną vietą koridoriuje. Kitu atveju virs šūksniai.

O jeigu aš pats važiuoju su vairuotoju?

Galite, bet tik sėdėti keleivio vietoje. Jums neleidžiama liesti krovinių arba trukdyti vairuotojui. Jie turi savo grafiką ir poilsio laikus. Jei jums patinka ilgai kalbėti, tai gali nuobodžiauti. Be to, jei įvyksta avarija, o jūs ten, draudimas gali nebeveikti taip, kaip planuota. Geriau laukti Lietuvoje arba susirinkti kitu transportu. Nors kai kurie klientai mėgsta "kontroliuoti" procesą, tai dažnai tik stabdo darbą.

Kada geriausia pradėti planuoti?

Dabar. Kuo anksčiau, tuo geriau. Net jei perkėlimas už penkis mėnesius. Pasidarykite sąrašą, susisiekite su mumis. Tada žinosite, ką tiksliai reikia daryti. Pavasarį ir rudenį būna "pikas", todėl vietos greitai užimtos. Jei norite greitą biuro perkėlimas iš UK su patikima priežiūra, geriau nebūti tų, kurie skambina paskutinę dieną. Tada kaina šoka į dangų, o galimybių mažėja.

Kas daryti, jei aš vis dar abejoju?

Paskambinkite man. Aš neparduosiu jums nieko iš karto. Mes papasakosime, kaip tai vyksta, paskaičiuosime orientacinę kainą. Jūs galitės pasidaryti planus. Abejonės yra normalios, ypač kai keičiate šalį. Pagrindas – nebūti vienas su šia problema. Pasitikėkite profesionalais, kurie jau matė, kaip furgonas užstringa Anglijoje lietaus metu, ir žino, kaip iš to išlipti.

Viskas sužinota? Tikiuosi, kad šis tekstas šiek tiek atskleidė tą realybę, kuri slepiasi už gražių žodžių. Perkėlimas iš UK nėra tiesi kelias, bet su gera komanda tampa įveikiamas. Svarbiausia – nebijoti klausti ir neužsidaryti. Greitas biuro perkėlimas iš UK su patikima priežiūra yra mūsų kasdienybė, todėl mes padarysime viską, kad jūsų biuras veiktų be pertraukų. Sekmės verslui ir sėkmės naujoje vietoje, o techniką ir baldus palikite mums. Visada pasiruošę padėti.