Greitas biuro perkėlimas iš UK: kaip išvengti chaoso pervežant verslą į Lietuvą?

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – tikras chaosas prasideda ne tada, kai sugenda sunkvežimis, o tada, kai klientai mano, kad biuro perkėlimas iš UK yra paprasčiau nei nupirkti bilietas į koncertą. Juk tai tik dėžės, taip ne? Deja, realybė yra daug šiurkštesnė, ypač dabar, kai "Brexit" vis dar mums graužia nugaras. Tiesioginis maršrutas iš Londono ar Mančesterio į Vilnių ar Klaipėdą atrodo trumpas žemėlapyje, bet kai į šį procesą įsivelia dokumentai, muitinė ir britiškas oras, viskas tampa sudėtinga. Čia ne apie tai, kad užkrauname ir važiuojame, o apie tai, kad biuras turi veikti be pertraukų, o orentacija turi būti tiksliai nustatyta, kad nebūtų nereikalingų naktinių pervežimų ar dėžių su svarbiais dokumentais "kur nors paklydusiuose".

Kiek laiko tikrai užtrunka ir kada reikia pradėti?

Kiek laiko trunka biuro perkėlimas iš UK atsižvelgiant į visus niuansus?

Visada klausiu, kada jums reikia, kad dėžės būtų pas jūs, nes "biuro perkėlimas iš UK" nėra tas pats kas kelių dėžių siuntimas brolui. Paprastai, jei viskas eina kaip pažadai (kas retai nutinka), nuo užsakymo iki pristatymo praeina nuo 3 iki 5 savaičių. Taip, girdėsite pasiūlymų padaryti visą per savaitę, bet tai arba melas, arba kaina bus tokia, kad jums pigiau išsinuomoti naują biurą Londone nei jį išvežti. Reikia atsižvelgti į tai, kad reikia sutvarkyti eksporto deklaracijas, surasti vairuotoją, kuris nenori šokinėti per kelias šalis be poilsio, ir dar tą kvailą britų dokumentaciją.

Ar verta laukti paskutinės minutės ar geriau planuoti iš anksto?

Geriau planuoti iš anksto, negeriau būna tada, kai vadovas skambina pirmadienį sakydamas, kad penktadienį jau turi būti tuščias biuras Mančesterio centre. Aš jau mačiau situacijų, kai žmonės atėjo į darbą ryte, o viskas buvo supakuota ir vežama į sunkvežimį, kuris stovėjo užkibęs ant „policijos“ kontrolės. Nespėjate nieko – nei inventoriaus sudaryti, nei pasirašyti dokumentų. Planuokite bent mėnesį, o jei didelis biuras, tai dar ilgiau. (Nors,žinoma, esu matęs ir tokių, kurie susirado vietinę firmą be jokio sutarties ir visaip suveikė, bet tai labai retas pasimetimas).

Ar atstumas turi didelę įtaką greičiui?

Turi, bet ne taip, kaipmanyte. Biuro perkėlimas iš UK į Lietuvą užtrunka ne todėl, kad toli yra, todėl, kad pervežimas per Lamanšą yra begalinis galvos skausmas. Jei esate Škotijoje, tai viena diena praleidžiama tiesiog važiuojant iki Anglijos pietų. Tada dar Kelių laukimas "Eurotunel" arba keltuose į Doverį gali prailginti kelionę ne vieną valandą. Tiesioginis važiavimo laikas yra maždaug 30-40 valandų, bet su perkrovomis, poilsiu ir tuo pačišiu "Brexit" kontrolės taškais, tai lengvai tampa 6 dienų kelione į vieną pusę.

Ką daryti, jei biuro perkėlimas iš UK turi būti atliktas per savaitę?

Jei skubate, pasiruoškite švirkštai daugiau pinigų. Greitasis pervežimas reiškia, kad mes negalime laukti, kol surasime kitą krovinią į tą patį sunkvežimį (tai vadinama paskirstymu arba daliniu krovininiu). Jums reikės privažiuoto sunkvežimio, kuris atvažiuos tik prie jūsų, užpils ir važiuos atgal. Tai brangu. Be to, tada reikia labai greitai sutvarkyti muitinę, o britai, žinote, mėgsta padaryti užkardų, jei dokumentai netvarkingi, o jie juos tikriną labai kruopščiai po to, kai išėjo iš sąjungos.

Pinigai, biudžetai ir nemalonios staigmenos

Kas lemia galutinę biuro perkėlimo iš UK kainą?

Čia ne tik kubiniai metrai. Kainą lemia galų gale viskas – ar padėsite dėžes pirmame aukšte su liftu, ar tai 4 aukštas be lifto ir siauros laiptinės (ir tada tenka kelti rankomis, o tai brangu). Taip pat įeina kuro mokesčiai, kurie dabar šokinėja kaip nori, mokestis už keltą ar tunelį (kasdien keičiasi), ir dar muitinės tarpininko mokestis, kurį dažnai užmirštama įsiskaityti į biudžetą. Biuro perkėlimas iš UK nuolat brsta dėl to, kad Britanijoje brangsta darbo jėga, ir vairuotojai tenka mokėti labai daug.

Ar į kainą įeina draudimas?

Jei kas sako, kad įeina automatiškai, tikrinkite sutartį. Standartinis draudimas dažnai dengia tik labai mažą sumą, tarkime, 10 eurų už kilogramą. Jei vežate brangią serverinę įrangą ar "Apple" techniką, ji bus tikrai nepadengta. Būtinai pasakykite apie brangius daiktus iš karto. (Aš vienu kartu buvau padaręs klaidą nenurodęs, o klientas neįsivaizdavo, kad jo kolekcija senovinių laikrodžių verta daugiau nei visas biuras, tai galvojau, kad jis išprotėjo kai sužinojo, kad nebus padengta).

Ar galima sutaupyti renkantis pigesnę įmonę?

Galite, bet tada pasiruošite problemoms. Yra firmų, kurios dirba "be popieriaus", t.y. be sutarčių be jokio tikro draudimo. Jie pasiūlys žemiausią kainą rinkoje, bet tada gali nutikti taip, kad jūsų krovinys bus "užstrigęs" kažkur sandėliuje prie Brüges arba gaištas dėl techninių priežasčių, o jūs negalėsite jų surasti. Geriau pasirinkti vidutinę kainą su aiškia sutartimi.

Kokios paslėptos išlaidos gali iškilti?

Būna, kad pradžiojie skaičiavimai neatitinka galutinių, nes iškyla problemų su dėžių dydžiu. Jei dėžės per didelės ar ne standartiškos, jas reikia įmontuoti kitaip, o tai laikas. Taip pat, jei atvykstate į vietą Lietuvoje ir nėra kur pastatyti konteinerio (tarkime, gatvės remonto darbai), sunkvežimiui tenka laukti, o laukimas – tai pinigai. Nepamirškite ir apie mokestį už "anglų kalbos" dokumentų vertimą, jei reikės.

Ar mokate už darbo dienas ar už kalendorines?

Paprastai už dienas, kai darbuotojai dirba, bet jei įtraukiame savaitgalius ar šventes, kaina kyla. Jei norite, kad biuro perkėlimas iš UK įvyktų per savaitgalį, kad verslas nepristotų, mums tenka mokėti vairuotojams viršvalandžius, o tai nėra pigu.

Ar galima mokėti atidėliaujamai su sąskaita-faktūra?

Didesnėms, patikimoms įmonėms – taip, mes dirbame ir su sąskaitomis-faktūromis bei atidėliotu mokėjimu (pvz., 30 dienų). Jei esate maža firma ar asmuo, reikės mokėti iš karto arba prieš pakrovimą, kad išvengtume nemalonumų, kai jau viskas yra kraunama į sunkvežimį.

Dokumentai, muitinė ir "Brexit" šūkštelėjimas

Kokius dokumentus reikia turėti norint išvežti techniką iš UK?

Sąrašas ilgas. Jums reikės komercinės sąskaitos (invoice) už viską ką vežate, pakavimo sąrašo (packing list), kuris turi būti tiksliai surašytas, neradau geresnio žodžio... turi būti tiksliai surašytas, o ne "dėžė su daiktais". Jei technika naudota, gali reikėti pirkimo dokumentų, kad įrodytumėte, kad nusipirkote ją dar buvant ES arba JK. Be to, reikės eksporto deklaracijos iš JK pusės.

Kaip "Brexit" pakeitė biuro perkėlimo iš UK procesą?

Padarė jį šimt kartų sunkesniu. Anksčiau važiuodavome be sustojimų, dabar tenka sustoti ties Anglijos-Prancūzijos riba, pateikti dokumentus, tikrinti krovinius. Jei neteisingai užpildysite bent vieną langelę muitinės deklaracijoje, krovinys gali būti sustabdytas dienoms. (Nėra nieko blogiau nei laukti kalbėdamas su anglu muitininku, kuris nežino, kas yra Lietuva, mano, kad tai Rusija).

Ar reikia mokėti PVM ar muitus perkunant biuro inventorių?

Jei daiktai buvo nupirkti JK ir ten buvo sumokėtas "VAT", o dabar juos perkeliate į Lietuvą, kur įmonė jau yra registruota, tai dažnai galite taikyti 0% PVM tarifą eksportui, jei pateiksite tinkamus dokumentus. Muitas gali būti taikomas tik jei daiktai yra prekės, kurios bus parduodamos, o ne naudojamos verslui. Visgi, geriau pasitarti su buhalteriu, nes aš esu vairuotojas/logistikas, o ne teisininkas, nors būtent ši sritis man nelabai patinka dėl visų tų niuansų.

Kas dėl jautrios informacijos ir dokumentų?

Dokumentus niekada nekelkame kartu su baldais. Jūs turite juos pasiimti su savimi (rankiniame bagaže) arba naudoti saugų kurjerių. Biuro perkėlimas iš UK visada turi riziką, kad dėžė gali pamiršti arba patekti po lietaus, todėl nekelkite originalų sutarčių ar darbuotojų asmeninių duomenų bendrame konteineryje su stalais ir kėdėmis.

Ar reikia mums turėti atstovą UK muitinei?

Beveik privalu. Nors jūs galite netiesiogiai bendrauti, bet fiziškai ten reikalingas "representative", kuris užpildo eksporto deklaraciją JK sistemoje. Dauguma lietuviškų firmų turi savo partnerius ten, bet jei neturite, teks susirasti atskirą tarpininką, o tai papildomai kainuoja.

Ką daryti, jei dokumentuose nurodyta neteisinga vertė?

Būkite tikri, kad muitinė tai pastebės. Jei parašysite, kad kompiuteris, kuris kainuoja 2000 svarų, kainuoja 50, jums gali būti paskirta bauda už melavimą arba įtarimų dėl kontrabandos. Reikia būti sąžiningu ir nurodyti realią rinkos vertę, net jei ir baiminatės mokesčių. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau mokesčių nei mokėti baudas.

Techninė pusė, pakavimas ir "ar atitvers?"

Kaip teisingai supakuoti IT techniką, kad nenukentėtų?

Tai yra svarbiausia dalis. Viskas turi būti įpakuota į originalią špilkšę (dėžę), jei jos liko. Jei ne, reikia naudoti "bubble wrap" ir stiprias dėžes. Monitoriai turi būti apvynioti putomis, o ne laikraščiais (matėme, kas nutinka, kai drėgna pateka į laikraščius). Serveriai turi būti specialiuose užraktuotuose rėmuose. Biuro perkėlimas iš UK be tinkamo pakavimo IT technikai – tai pasidaryti sau problemų.

Ar jūs atliekate išsikabinimą ir montavimą?

Taip, darome tai. Mūsų komanda ne tik įveža dėžes į patalpas, bet ir išpakuoja, surenka stalus, pastato spintas, net pajungia kompiuterius (jei turite tinklo brėžinį). Nenaudokite savo darbuotojų šiam darbui – jie yra už pervežimą neatsakingi ir gali susižaloti nuleisdžiant sunkų stalą.

Ką daryti su dideliais objektais, pvz., serveriais ar seifais?

Seifus ir serverius keliamas specialiais kėbulėliais (keliamosios platformos). Jei seifas yra daugiau nei 500 kg ir nėra lifto, gali reikėti kelti juos per langą (taip, tikrai taip buvo). Būtinai pasakykite apie tokius daiktus iš anksto, nes nuo to priklauso, kokį sunkvežimį ir įrangą parinksime. Paprastas biuro perkėlimas iš UK nenumato tokių sunkių krovinių.

Ar galima pervežti augalus?

Biuro augalus į Lietuvą vežti labai sunku dėl fitosanitarinių reikalavimų. Britai dabar turi griežtas taisykles dėl žemės, o Lietuvoje – dėl kenkėjų. Dažniausiai patariu juos palikti arba duoti darbuotojams. Jei labai norite, reikės specialių sertifikatų, o tai kainuoja brangiau nei tie augalai. (Vieną kartą bandėme vežti didelę palmę tiesiog taip, bet ją konfiskavo pasienyje, tai tiek pinigų ir nervų eik vainas).

Ar reikia išvalyti baldus prieš perkėlimą?

Būtina. Ne tik dėl higienos, bet dėl muitinės taisyklių. Jei ant sofos ar stalų yra purvo, maisto likučių ar gyvūnų plaukų, gali būti problemos su sanitariniu kontroliu. Jūsų biuras turi būti "saulėlydis" prieš mūsų atvykimą, kitaip mes už papildomą mokestį tiesiog nusiimsime purvą.

Ar saugu kelti brangų meną ar paveikslus?

Paveikslus keliamos specialiomis dėžėmis su rėmais. Reikia iš anksto užsiregistruoti juos kaip ypač vertingus daiktus. Nenaudokite tiesiog kartono – tai pavojinga. Biuro perkėlimas iš UK gali tapti košmaru, jei sugadinate savininko (o dažnai tai yra didžiausios akcininko) brangų paveikslą.

Patirtis, rizikos ir realaus gyvenimo istorijos

Kas blogiausio Jums teko matyti kelyje?

Matęs esu viską. Vieną kartą vairuotojas užkibo ant tiltą Anglijoje, nes nepasitikrino aukščiu, ir privėrė visą judėjimą. Kitą kartą klientas taip blogai užpildė deklaraciją, kad jo visas krovinys buvo iškrautas ant asfalto ir tikrinamas po 12 valandų oponentas. Dar buvo atvejis, kai vienas iš darbuotojų netyčia uždėjo savo kavinę ant svarbiausios dėžės viršaus, ir visa jo technika buvo pilna kavos.

Ar verta pasitikėti mažomis firmomis?

Gali būti rizika, bet mažos firmos kartais dirba geriau, nes jos turi mažiau klientų ir daugiau dėmesio skiria kiekvienam. Biuro perkėlimas iš UK nėra tik didelių korporacijų žaidimas. Tačiau jūs turite patikrinti jų atsiliepimus ir ar jie tais realius sunkvežimius, o ne tik nuomoja vieną "Fiat Ducato". (Tikrai mačiau tokių atvejų, kai ateina mažas furgonas su daug dėžių, kur tiesiog nebetelpa į vidų).

Kaip elgtis, jei vairuotojas neatsiliepia į skambučius?

Tai didžiausia baimė. Pirmiausia turėtumėte turėti mūsų dispetcherio numerį, ne vairuotojo. Vairuotojas gali važiuoti ir nematyti signalo arba negalėti atsiliepti vairuodamas (kas yra teisėtas reikalavimas). Mes visada stengiamės palaikyti ryšį per centrą. Jei jie neatsiliepia, reiškia, kažkas negerai – gali būti avarija.

Ar dažnai įvyksta avarijos ar sugadimai?

Dėja, taip. Nėra tobulų kelių, ypač Anglijoje, kur lietus neapsibrėžia. Ką daryti, jei įvyksta avarija? Turi būti draudimas, kuris padengia žalą. Mes turime savo mechaniką Anglijoje, kuris gali padėti, jei sugenda mašina, bet jei tai rimta avarija, krovinys gali būti perkraunamas į kitą sunkvežimį, o tai užtrunka.

Ar reikia drausti techniką nuo jos pačios?

Nebūtinai, jeigu ji tinkamai supakuota. Tačiau jei įmanoma, atsargines kopijas duomenų geriau pasiimti su savimi į "cloud" arba išorinius diskus. Biuro perkėlimas iš UK visada turi riziką, kad dėžė gali pavirsti, ir jei ten yra svarbių duomenų be atsarginių kopijų, tuomet jūsų verslas gali sustoti.

Kokias problemas sukelia blogas oras Anglijoje?

Anglija yra žinoma dėl savo oro, kuris gali būti vėjuotas ir drėgnas. Jei krauname atvirame kieme, o ten lija, mes naudojame stogus, bet vėjas gali sugadinti dėžes, jei jos nesukrautos tvirtai. Todėl svarbu, kad medžiagos būtų kokybiškos. Jei dėžės yra silpnos, jos sugręžia per lietų.

Ar verta rūpintis draudimu ar pasitikėti sutartimi?

Draudimas yra privalomas. Sutartis nepadengs jums sugadinto kompiuterio, o draudimas – gali. Neklauskite, "ar tikrai reikia", tiesiog įsirašykite. Biuro perkėlimas iš UK yra investicija, o draudimas yra apsauga nuo to, kad kas nors blogai nužings žingsnį. (Patirtis parodė, kad net viena sugadinta spausdintuvo dalis gali kainuoti daugiau nei viso draudimo polisas).

Bendros ir paslėptos problemos

Kodėl kai kurie perkėlimai užtrunka ilgiau nei planuota?

Paprastai dėl dokumentų. Muitinė tikrina labai atidžiai. Yra dienų, kai sistemos užstringa, arba britų muitininkai yra ypatingai griežti. Taip pat gali būti techniniai gedimai sunkvežimyje ar eismo įvykiai, kurie užkerta kelią. Biuro perkėlimas iš UK nėra automobilių lenktynės, tai daugiau kaip maratonas su kliūtimis.

Ar galima sekti savo krovinių padėtį realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas, tačiau signalas gali dingti, kai važiuojami tuneliai ar sunkiai pasiekiamos vietovės. Mes stengiamėsi duoti informaciją bent kartą per dieną apie buvimo vietą. Tikrai nebus galima sekti kas minutę kaip "Uber" taksi.

Ką daryti, jei dingo dėžė?

Tai retas atvejis, bet nutinka. Pirma, tikrinam vaizdo įrašus iš sankabos. Jei matome, kad ji nepakrauta, mes atsilyginame pagal draudimo sumą. Jei ji pakrauta, bet dingbo kelyje, tai jau policijos reikalas. Todėl svarbu turėti inventoriaus sąrašą su numeriais.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro kroviniu?

Galima, bet tik nedidele kiekiu ir tai turi būti aiškiai pažymėta dokumentuose. Negalite vežti pilnos dėžės savo drabužių į Lietuvą nemokamai, gali būti pripažinta kaip prekės. Biuro perkėlimas iš UK yra verslo veikla, o ne asmeninis pervežimas.

Ar reikia mums būti vietoje, kai atvyksta sunkvežimis Anglijoje ar Lietuvoje?

Būtinai turi būti atsakingas asmuo, kuris turi raktus. Mums nereikia, kad jūs stovėtumėt ir vadovautumėte, bet reikia, kad būtų atidarytos durys. Jei tenkas vėluoti, mums reikės laukti, o tai mokesčiai.

Ką daryti, jei biure yra pavojingos medžiagos?

Spausdintuvų kasetės, valymo priemonės, chemikalai turi būti atskirai pažymėtos. Negalima mesti jų į bendrą dėžę. Jei jūsų biuras naudoja kažką labai pavojingo, gire mums iš anksto. (Vieną kartą buvo nupirkta dėžė su skysčiais, kurių nerasčius nežinojome kas tai, o ji pradėjo varvėti visame furgone, tai buvo tikras siaubas).

Ar reikia mums rūpintis parkavimo leidimais?

Taip, ypač miestuose kaip Londonas ar Birmingham. Jei sunkvežimis užils nelegaliai, gausite baudą, kuri bus išsiųsta jums. Mums reikės vietos, kur galima saugiai ir ilgai stovėti.

Išvada

Biuro perkėlimas iš UK nėra paprasta užduotis, ir norint ją atlikti be streso, reikia ne tik geros logistikos firmos, bet ir atsakingo požiūrio iš jūsų pusės. Svarbiausia yra ne kaina, o saugumas ir dokumentų tvarka, o tada viskas vyks sklandžiai. Naudokitės patirtimi, nedarykite klaidų ir viską planuokite iš anksto.