Greitas biuro perkėlimas iš Anglijos su planavimu: kaip išvengti chaoso ir kainos staigmenų

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas niekada nevyksta taip, kaip piešiate piešinyje. Ypač kai kalbame apie greitą biuro perkėlimą iš Anglijos su planavimu. Klientai visada svajoja, kad vairuotojas atvažiuos penktadienį, viską įkraus, o pirmadienį jau dirbate naujoje vietoje Vilniuje. Teoriškai įmanoma, tačiau praktikoje visada pasitaiko „nepageidaujamų siurprizų“, pradedant nuo vairuotojo pasilikimo ant sienos iki dėžių, kurios netelpa į liftą. Anglija čia prideda savo prieskonio su muitinės formalumais, kuriuos dažnai pamirštama iki pat paskutinio momento. Štai kodėl planavimas yra tas raktas, kuris gelbia nervus, nors ir atrodo, kad tai paprasti darbai.

Pradžia: kaip viskas prasideda ir kodėl visada skubama?

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka greitas biuro perkėlimas iš Anglijos?

Tai labai priklauso nuo to, ką vadinate „greitu“. Jei tai tėra keli dėžės dokumentų, tai įmanoma per 3-4 dienas. Tačiau pilnas biuro perkėlimas iš Anglijos su baldais ir technika užtruks nuo savaitės iki dviejų, jei norime tai padaryti legaliai be rūpesčių. Reikia laiko surinkti inventorių, supakuoti daiktus ir, svarbiausia, gauti muitinės patvirtinimą, kuris šiais laikais gaišta ne vieną dieną. Taigi, neskubėkite skambinti ir klausinėti, ar atveš šiandien, jei vakar nenusprendėte keltis.

Ar įmanoma suorganizuoti perkėlimą per savaitę?

Įmanoma, bet tai bus tikras stresas. Turėsite sumokėti už greitąjį muitinės tvarkymą, kuris kainuoja brangiau nei standartinis. Be to, reikės rasti vairuotoją, kuris yra pasirengęs važiuoti be ilgos pertraukos. Esu matęs atvejų, kai įmonėms pavykdavo, bet tai kainavo dvigubai daugiau nei įprasta. Greitas biuro perkėlimas iš Anglijos per savaitę įmanomas tik tada, kai visi dokumentai jau pasiruošę ir niekas neužstringa sandėlyje.

Ką daryti su baldais, jei jie dideli ir nebeina pro duris?

Tai klasika. Dažnai klientai nenurodys, kad jų didelysis konferencijos stalas yra 3 metrų ilgio ir nesilendo nei pro liftą, nei pro koridorių. Tuomet reikia išmontuoti, o kartais net išardyti. Jei planuojate greitą biuro perkėlimą iš Anglijos, apie tai galvokite iš anksto. Mūsų komanda nešioja įrankius, bet jei reikia specialių montuotojų, tai reikia numatyti dar Anglijoje. Vieną kartą teko laužti stiklą duryse (su kliento leidimu, aišku), nes niekas neišmatavo.

Ar reikia mokėti PVM už perkėlimą?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, ir perkeliate savo įmonės turtą, dažniausiai taikoma 0 proc. PVM tarifas, tačiau tik tuo atveju, jei pateikiate teisingą PVM mokėtojo numerį. Jei ne, bus taikomas standartinis tarifas, o tai gali smarkiai padidinti sąskaitą. Geriau pasikonsultuoti su buhalteriu prieš pradedant daryti sandorius, kad nebūtumėte staigiai nustebinti galutinės sumos.

Kaip supakuoti kompiuterius ir serverius, kad jie neatsiduotų?

Jokia dėžė iš prekybos centro netaikys. Serveriai ir brangi technika turi būti pakavama ant „antšokio“ (paketo įranga), o ne tiesiog įmesama į dėžę su putomis. Esu matęs, kaip atvyksta sunkvežimis ir visi monitoriai sužalojami, nes buvo mesti vienas ant kito. Jei kalbame apie atsakingą biuro perkėlimą iš Anglijos, investuokite į profesionalų pakavimą, arba bent jau pažymėkite dėžes „Kruopščiai“.

Ar jums reikalingas detalus inventorius?

Būtinas. Muitinėje be jo neprašys. Turiu omenyje ne tik „stalai, kėdės“, o konkretų sąrašą: 2 stalai, 5 kėdžių, 3 spausdintuvai. Be to, jei dingsta kažkas brangaus, be inventoriaus bus sunku įrodyti, kad tai buvo pakrauta. Vienas klientas Londonas teigė, kad viskas tvarkoje, o pasirodo, pamiršo nurodyti du brangius serverius, kurie sėdėjo sandėlio kamputyje.

Biuro perkėlimas iš Anglijos: dokumentai ir brangiosios klaidos

Kas nutinka su dokumentais, ar jie turi važiuoti atskirai?

Dokumentus visada rekomenduoju vežti atskirai, su jumis arba kur kas saugiau. Jei juos duodate vairuotojui, jie gali pasimesti tarp kitų dėžių, o jei įvyks delay ant sienos (pavyzdžiui, Doveriuje), jūsų verslo dokumentai liks sunkvežimyje. Greitas biuro perkėlimas iš Anglijos negali būti greitas, jei prarasite sutartis ar prieigos raktus.

Ar reikia deklaruoti naudotą techniką?

Taip, tikrai. Naudota technika taip pat privalo būti deklaruojama kaip eksportas iš JK ir importas į ES. Dažnai klientai galvoja, kad „naudota“ reiškia „nemokamai“ ar „nereikia deklaruoti“, tai didelė klaida. Muitininkai gali sustabdyti krovinį ir prašyti vertinimo, kas uždelgs visą procesą.

Kas dėl Brexito, ar tai daro įtaką biuro perkėlimui?

Žinoma, daro. Dabar reikia eiti per visą muitinės procesą, kurio anksčiau nebuvo. Anglija nebe ES, todėl kiekviena prekė, netgi biuro baldai, turi savo kodą (HS kodą). Jei jų nesužinosite, gausite baudą arba pristatymas bus atidėtas. Tai priverčia atidžiau planuoti biuro perkėlimas iš Anglijos su planavimu, nes nėra vietos spontaniškumui.

Ar galima vežti asmenines daiktas kartu su biuro kroviniu?

Techniškai galima, bet griežtai nerekomenduojama. Muitinėje tai vadinama „maišytu kroviniu“, ir tai kelia daugiau klausimų. Jei vairuotojas turi 10 dėžių biuro daiktų ir vieną su asmeniniais drabužiais, gali būti problemos deklaracojant. Geriau juos išskirti arba vežti kitaip.

Kaip susitarti dėl iškrovos, jei naujose patalpose nėra liftedžio?

Tai problema, su kuria susiduriame dažnai. Vairuotojas nėra krovikas, jis negali nešti 50 kilogramų dėžių į ketvirtą aukštą laiptais. Jei planuojate biuro perkėlimas iš Anglijos į patalpas be lifto, turite užsisakyti vietinius krovikus Lietuvoje. Niekas nenori sužaloti nugaros dėl to, kad nepagalvojote apie logistiką paskutinęjį momentą.

Ar turiu būti fiziškai pasiruošęs krovinio priėmimui?

Ne būtinai jūs asmeniškai, bet turi būti atsakingas žmogus su raktais. Vieną kartą vairuotojas atvyko į Vilnių sekmadienį, o klientas neatsiliepė į telefonus. Sunkvežimis stovėjo iki pirmadienio ryto, ir tai kainavo papildomai stovėjimo mokesčius. Komunikacija čia yra viskas.

Logistika, kainos ir „nepatogios“ tiesos

Kiek apytiksliai kainuoja biuro perkėlimas iš Anglijos?

Kainos svyruoja labai stipriai. Pavyzdžiui, jei perkeliote mažą ofisą iš Londono į Vilnių, tai gali kainuoti nuo 1200 iki 2500 eurų, priklausomai nuo tūrio ir to, kiek greitai reikia. Brangiausias dalykas yra skubumas. Jei užsakote savaitę iki, kaina mažesnė. Jei reikia vežti rytoj – kaina šuoliais aukštyn. Taip pat įtakos turi degalų kainos ir keltų bilietai.

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju?

Taip, dažnai klientai taip ir daro, ypač jei turi vertingų daiktų arba tiesiog nori būti tikri, kad viskas vyksta taip, kaip planuota. Tačiau turite žinoti, kad vairuotojas turi poilsio režimą, ir jis negali būti jūsų asmeninis vairuotojas turistiniams maršrutams. Biuro perkėlimas iš Anglijos su planavimu numato tai, kad vairuotojas miega mašinoje arba viešbutyje, o ne vairuoja 24 valandas.

Kas dėl automobilių, ar galima vežti biuro automobilį?

Galima, bet tai jau kitos kategorijos pervežimas. Negalima užkabinti biuro auto prie sunkvežimio su biuro baldais be papildomų leidimų, jei tai yra komercinis transportas. Jei tai asmeninė mašina, tai įmanoma, bet vėlgi, reikia deklaruoti. Daugelis firmų tiesiog nuperka mašinas Anglijoje ir važiuoja, o ne veža.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Niekada. Pervežimo srityje, kaip ir visur, „pigiai“ reiškia „problemos“. Esu matęs įmones, kurios siūlo neįtikėtinai mažas kainas, paima užstatą ir dingia. Oba tada jums tenka ieškoti naujo pervežėjo ir mokėti dukart. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau už patikimą partnerį, kuris turi apdraustą atsakomybę.

Kaip elgtis, jei įmonė, kurią perkeliate, turi skolų?

Tai ypač jautru. Jei įmonė turi skolų mokesčių institucijoms, jos gali uždrausti išvežti turtą iš šalies. Anglijoje tai daroma greitai. Prieš pradedant planuoti biuro perkėlimas iš Anglijos, patikrinkite, ar nėra uždelstų mokesčių ar kitų juridinių kliūčių, kurios galėtų sustabdyti sunkvežimį uoste.

Ar įmanoma perkelti biuro perkėlimą iš Anglijos šeštadienį?

Sunkvežimiai gali važiuoti ir šeštadieniais, tačiau Lietuvoje ar Anglijoje gali būti apribojimų dėl iškrovos. Be to, muitinės dirba pagal savo grafikus. Jei krovinys atvyks šeštadienį, o dokumentai bus tvarkomi tik pirmadienį, pristatymas vėluos. Geriau planuoti atvykti darbo dienomis.

Kas nutinka, jei kelyje plyšta padanga ar pasigauna technika?

Tai gyvenimas. Esu matęs, kaip sunkvežimiai sugenda ant sienos (Eurotunelio) dėl techninių gedimų. Tuomet pristatymas vėluoja. Patikima firma turi turėti pagalbinį transportą ar draudimą, kuris padengia delay’o nuostolius, tačiau laiko atgal sugražinti negalima. Todėl visada turkite planą B.

Biuro perkėlimas iš Anglijos su planavimu: praktiniai patarimai

Ar reikia iš anksto užsakyti vietą sandėlyje Lietuvoje?

Jei dar neturite patalpų, taip. Laikinas sandėliavimas gali prireikti, jei paskubėjote išvykti iš Anglijos, o naujosios vietos dar nėra paruoštos. Geriau tai numatyti anksčiau, nei ieškoti vietos su pilnu sunkvežimiu kieme.

Kaip apsaugoti konfidencialią informaciją perkeliant?

Visus įrašus su paslaptimis geriau susimulti arba vežti su savimi. Nekalbėkime apie bankų duomenis ar klientų sąrašus, paliktus atvirose dėžėse. Biuro perkėlimas iš Anglijos turi būti ne tik fizinis, bet ir duomenų saugumo procesas. Nemanau, kad norite, kad jūsų konkurentai sužinotų apie planus iš dėžės, kuriaž nukrito.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (pavyzdžiui, spausdintuvų rašalus)?

Taip, bet ribotais kiekiais ir su specialiais pažymėjimais. Negalima tiesiog mesti į dėžę dešimt toneriu be jokios apsaugos. Gali būti bauda. Viską turi būti užfiksuota manifeste.

Kaip rasti patikiamą brokerį Anglijoje?

Nereikia ieškoti „Google“, o klausti kolegų arba patikimų pervežėjų. Brokeriai, kurie dirba su šalies kelių transportu, gali sukelti daug bėdų. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja žinojimo, kaip dirba Britų muitinė (HMRC).

Ką daryti, jei dėžės atvyksta sužalotos?

Iš karto fotografuokite ir praneškite vairuotojui bei pervežėjui. Negalima pasirašyti gražios sąskaitos-faktūros, jei dėžės sutrupdytos. Vėliau bus per vėlu reikalauti atlyginimo. Draudimas veikia tik tada, kai žalos fiksuojamos iš karto.

Ar reikia išvalyti biurą prieš išvykstant?

Būtina. Anglijoje nuomotojai labai griežti dėl palikimo būklės. Jei paliksite šiukšles, jie išsiims sąskaitą valymui, kuri gali būti didesnė nei pati perkėlimo kaina. Planuokite biuro perkėlimas iš Anglijos taip, kad paskutinė diena būtų skirta valymui (arba samdyti profesionalias valymo komandas).

Ar galima susiderėti dėl mokėjimo atidėjimo?

Daugelis lietuviškų firmų sutinka mokėti po pristatymo, tačiau Anglijoje dažnai reikalauja iš anksto. Tai priklauso nuo pasitikėjimo. Geriau pasiruošti 50 proc. avansą, kad užfiksuotumete datą.

Ką daryti su telefonų numeriais ir internetu?

Tai ne mano sritis, bet žinau, kad tai užtrunka. Pradėkite tvarkyti ryšio perėjimą iš Anglijos operatorių į Lietuvos bent mėnesį iki išvykimo, kitaip biuras liks be ryšio pirmąsavaitę.

Ar verta vežti senus baldus arba geriau nusipirkti naujus?

Skaiciuokite. Biuro perkėlimas iš Anglijos kainuoja, ir jei baldai seni, jų vertė gali būti mažesnė nei pervežimo mokestis. Kartais pigiau palikti Anglijoje (parduoti arba atiduoti) ir nusipirkti naujus IKEA Lietuvoje.

Kaip elgtis su darbuotojais, ar jie turi persikelti kartu?

Tai jūsų pasirinkimas, tačiau logistika darbo jėgos perkėlimui yra kita istorija. Čia mes kalbame apie daiktus. Bet jei reikia perkelti ir darbuotojų asmeninius daiktus, tai reikia įtraukti į inventorių kaip atskiras siuntas.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Gali būti „užsienio valiutos pervedimo“ mokesčiai, jei mokate iš Lietuvos į Angliją (arba atvirkščiai), taip pat galimybės mokesčiai uostuose už delsimą. Visada pasidomėkite, ar į kainą įskaičiuota keltų bilietų kaina, nes kai kurios firmos ją prideda vėliau.

Pabaigai, ar verta viską daryti patysi?

Galite bandyti nuomaiti sunkvežimį Anglijoje ir važiuoti patys, tačiau be žinių apie muitinę ir TIR knygeles, rizikuojate užstrigti. Greitas biuro perkėlimas iš Anglijos su planavimu reikalauja profesionalios komandos, jei norite, kad verslas nelestų.

Išvada

Apibendrinant, biuro perkėlimas iš Anglijos nėra paprastas dalykas, bet jei gerai suplanuojate, viskas įmanoma. Svarbiausia yra neskubėti, tikrinti dokumentus ir pasirinkti patikimus partnerius. Nors aš ir pasakiau, kad planavimas yra raktas, kartai tiesiog reikia pasitikėti intuicija ir patirtimi. Tikiuosi, šie patarimai padės išvengti tų klaidų, kurias dažnai darau naujokai (o ir patys seniai kartais pamirštam). Sėkmės perkėlime ir tikimės, kad jūsų verslas Lietuvoje taps dar sėkmingesnis.