Greitas biuro perkėlimas iš Anglijos su patyrusia komanda: kas iš tikrųjų vyksta kelyje

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, pervežiau viską – nuo vieno vairo iki pilno fabriko Anglijoje. Dažnai klientai sako: „mums reikia viską dabar, skubiai, be stabdžių“. Suprantu verslumą, bet greitas biuro perkėlimas iš Anglijos su patyrusia komanda nėra burtas, kurį atlieka stebuklotojai. Tai loginis, kartus ir varginantis procesas, kuriame dažnai kažkas neina pagal planą. Anglija po Brexito pasikeitė, keliai užstrigę, o muitinės... apie jas kalbėti galima valandų. Čia ne tiesiog įkeliame dėžes į sunkvežimį ir važiuojame. Čia reikia žinoti, kur gali užstrigti, o kur reikia spaisti dują. Toliau papasakosiu tai, ką paprastai nenurodote jokiuose vadovuose – kaip tai vyksta iš vidaus.

Kaip viskas prasideda ir planavimas

Kiek laiko užtruks tas greitas biuro perkėlimas iš Anglijos?

Tai visada klausimas, į kurį nenoriu atsakyti tiesiogiai, nes tada būna kaltinimas už vėlavimą. Jei viskas būtų idealai – traukinys (keltas) laiku, muitinė neužstrigtų, o vairuotojas nepailsintų – tai nuo Londono iki Vilniaus važiuojame apie 48-60 valandas. Bet realybėje? Jei reikia surinkti daiktus iš biuro Birmingham ar Mančester, pridėk dieną. Jei užeina į savaitgalį – pridėk dar. Tas greitas biuro perkėlimas iš Anglijos su patyrusia komanda dažnai tampa „greitas“, tik jei klientas pasiruošęs mėnesį iki to. Taigi, atsakyčiau taip: planuokite savaitę dviem, o jei skubite labai – mums reikės aiškios dienos ir nakties, kadangi angliškai keliai šiais metais tiesiog siaubingai užstrigę.

Ar galite atvykti tą pačią dieną, kai susitariai?

Galime, bet tai kainuos brangiau ir gali būti rizikinga. Jei turiu vairuotojų komandą, kurie tik baigė kitą darbą, jiems reikia poilsio pagal tachografą. Negalima jų varyti 24 valandas per parą, tai nelegalu ir pavojinga. Kartais klientai galvoja, kad mes kaip taksiai – paskambino ir po valandos jau stovime prie durų. Deja, mes turime savo grafiką. Tačiau, jei situacija kritinė, pvz., nuomos pabaiga, stengiamės išderėti. Tiesą sakant, geriau derėtis savaitę iš anksto, tuomet greitas biuro perkėlimas iš Anglijos su patyrusia komanda tikrai įmanomas be jokių nenumatytų stabdžių.

Ar reikia iš anksto suskaičiuoti dėžes?

Būtina. Ne tiek dėl mūsų, kiek dėl jūsų nervų. Kartais atvažiuojame į biurą, o klientas sako: „o, turime dar tiek dokumentų spintoje, kurią pamiršom“. Tai suardo visą planą. Patyrusi komanda matys akimi, bet jei jūsų biure 50 stalų ir 10 spintų, tai reikia žinoti iš anksto. Greitas biuro perkėlimas iš Anglijos su patyrusia komanda remiasi tuo, kad mes jau žinome, ką įkrauti. Jei darbų apimtis keičiasi pusiaukelėje, tai prideda laiko. Taigi, suskaičiuokite stalus, kompiuterius, ar yra kokių ypatingai didelių safų ar serverių.

Ar galite perkelti ir IT įrangą be pavojus?

Taip, IT įranga yra mūsų kasdienybė, bet čia reikia ypatingo dėmesio. Serveriai neįleidžiami jokio gudravimo. Juos reikia išjungti teisingai (ne tiesiog ištraukti laidą iš lizdo, kaip kai kurie daro), užfiksuoti, pakavoti į specialias dėžes su putomis. Buvau atvejų, kai klientas pats bandė išmontuoti serverį, ir... pabaiga buo liūdna. Mums patikėkite. Mes turime juostas, burbulus, tvirtinimo elementus. Jūsų duomenys sauges su mumis nei su jūsų IT administratoriumi, kuris gali netyčia numesti stalą.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Be abejo. Negalima įvežti didelės konferencijos stalo per duris, jei jis nesudėtas. Mūsų komanda atvyksta su įrankiais. Išsukame kojas, nuimame stalviršius, išimame stalčius. Visą tai užžymime, kad surinkimas Lietuvoje neuktų į chaosą. Kartais klientai sako: „o mes patys išsukame“. Gerai, jei galite, bet dažniausiai po to trūksta varžtų arba lieka nereikalingų detalių. Geriau, kad tai darome mes – tada atsakomybė mūsų, o visos detalės patenka į vieną maišelį su etikete.

Dokumentai, muitinė ir Anglijos specifika

Kokius dokumentus reikia paruošti išvykai iš Anglijos?

Po Brexito tai tapo svarbiausia dalis. Reikia sandorio, jei perkėlimą moka kita įmonė, arba pajamų patvirtinimų, jei asmeninis perkėlimas (tai jau kitas pasaulis, bet biurui tai dažnai įmonės turtas). Būtinas turto sąrašas (inventory list). Be jo, muitinėje gali sustabdyti ir klausti: „kas čia per daiktai?“. Mūsų komanda padeda suformuoti šį sąrašą, bet jūs turite žinoti, ką vežiate. Jei sąraše parašyta „biuro kėdės“, o įkrovoje randame motociklą (buvo toks atvejis), tai bus didelė bėda.

Ar reikia mokėti PVM ar muito?

Jei įmonė veža savo turtą, kurį naudojo Anglijoje ir kurį tęsia naudoti Lietuvoje (perkėlimas), tai dažniausiai PVM/muito nėra. Tai vadinama „transfer of own goods“. Bet čia yra niuansų. Jei vežate naują įrangą, kurią tik nupirkote ir atidarytę dėžės, tai gali būti traktuojama kaip importas. Tada reikės mokėti. Geriau pasikonsultuoti su mūsų buhalteriu arba jūsų apskaitininku. Aš ne esu ekspertas muitinės teisėje, galiu klaidingai kažką pasakyti (nors stengiuosi), todėl čia būkite atsargūs.

Kas nutinka, jei dokumentai neteisingi?

Tada sustojame pasienyje. Angliškoje pusėje (Dover arba Folkestone) arba Lietuvoje. Laukimas gali trukti nuo kelių valandų iki kelių dienų. Ir žinokite, laukimas mums kainuoja, todėl jį galiausiai sumokės klientas. Vieną kartą turėjome klientą, kuris pamiršo vieną dokumentą dėl transporto priemonės registracijos. Praradome dvi dienas. Nors greitas biuro perkėlimas iš Anglijos su patyrusia komanda yra mūsų tikslas, be teisingų popierių mes judėti negalime. Muitininkai nemėgsta juokauti.

Ar galima vežti maisto ar gėrimų iš biuro?

Mažai, tik asmeniniam vartojimui. Jei vežiate biuro kredenso maistą – sūrius, vynus, alų – tai gali būti problematiška. Yra ribojimai dėl mėsos ir pieno produktų atvykstant į ES. Geriau suvalgykite ten arba atiduokite darbuotojams. Nes taip atsitiko, kad vežėm pilną biuro šaldytuvą, o pasienyje teko viską išmesti nesutaupant. Gėrimai su aukštu alkoholio kiekiu – tai visai kita istorija, reikia licencijų. Geriau nebandyti.

Ką daryti su vertingais daiktais?

Reikia juos deklaruoti. Jei turite brangų meno kūrinių biure ar didelę kiekį elektronikos, reikia tai nurodyti sąraše. Jei vertė viršija tam tikrą ribą (pvz., 10-15 tūkst. eurų), gali reikėti papildomo draudimo. Kartais klientai sako: „o tai senas serveris, nieko nevertas“. Bet jei jame yra duomenys, vertinimas gali būti kitoks. Draudimas čia raktas. Greitas biuro perkėlimas iš Anglijos su patyrusia komanda apima ir saugumą, todėl privalome žinoti tikrąją vertę.

Kainodara ir biudžeto galvos skausmas

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina priklauso nuo tūrio (kubo metrai), atstumo ir laiko. Londono centras brangiau nei kaimas šiaurėje, dėl ULEZ zonų ir judėjimo apribojimų. Taip pat įeina keltų bilietai (dabar jie labai pakilo), degalai (irgi pakilo) ir darbo valandos. Esant greitui biuro perkėlimui iš Anglijos su patyrusia komanda, kaina gali būti aukštesnė, jei reikia dirbti naktį ar savaitgalį. Aš visada sakau: geriau sumokėti už kokybę ir ramybę, nei ieškoti pigiausio „guglo“ varianto, kuris gali pavogti daiktus.

Ar reikia mokėti avansą?

Įprasta praktika yra 30-50 proc. avanso. Kodėl? Nes mes pradedame formuoti logistiką, užsakome keltus, išleidžiame vairuotojus. Jei po to jūsų atšaukiate, mes prarandame pinigus. Avansas užtikrina, kad abiejų pusių interesai apsaugoti. Kartais sutinkame be avanso, jei didelė įmonė su kuriuo jau dirbome, bet tai išimtis. Smulkiems biurams avansas būtinas.

Kokia apytikslė kaina vienam kubui?

Sakyčiau, taip, 30-50 svarų arba 35-60 eurų už kubą, priklausomai nuo to, kur tiksliai Anglijoje esate. Jei reikia įeini į Londoną, pridėkite dar 100-200 svarų už ULEZ ir stovėjimą. Tai ne pigu, žinau. Bet palyginkite su tuo, kiek kainuoja naujas biuro baldas, jei senąjį susmulkinsime kelyje. Taip pat, kaina svyruoja priklausomai nuo degalų kainos – ji dabar kaip lunatikas (šokinėja).

Ar galima apsimokėti atvykus?

Nerekomenduojama, ypač jei tai pirmas kartas. Yra atvejų, kai klientas sako: „susitiksime prie sandėlio Lietuvoje“. Atvyksta, o pinigų nebera arba sako, kad „dar nepatvirtino“ kasininkė. Ką daryti su sunkvežimiu? Jis negali stovėti amžinai. Todėl mokėjimas prieš išvyką arba dalis iš anksto – tai saugumo garantija.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Turiu būti sąžiningas – kartais įvyksta neprognozuojami dalykai. Pavyzdžiui, jei vairuotojas užstrigs spūstyje Anglijoje ir praleis planuotą laiką keltui, gali tekti pirkti naujas bilietus. Tai retas atvejis, bet jis įvyksta. Arba jei jūsų biure nėra lifto, o reikia nešti 5 aukštus rankomis – tai papildomas mokestis už fizinį darbą. Mes visada stengiamės įspėti iš anksto, bet kartais pamatome tik atvykę.

Pakavimo ir krovinio smulkmenos

Ar jūsų komanda atveža dėžes?

Taip, privedame dėžes, lipdukus, juostas, burbulinę plėvelę. Viską, kas reikalinga. Klientui tereikia susidėti smulkius daiktus. Stalus, spintas, kėdes mes supakuosime patys. Rekomenduoju nebrauti dėžių iš „Ikea“, nes jos dažnai suyra po kelionių. Mūsų dėžės stipresnios, dvigubos sienelės. Nors greitas biuro perkėlimas iš Anglijos su patyrusia komanda skamba kaip judėjimas, pakavimas yra pusė sėkmės.

Kaip reikia pažymėti dėžes?

Kuo labiau, tuo geriau. Ne tik „biuras“. Parašykite „pajamos“, „vadyba“, „virtuvė“, „jautri“. Taip mums bus lengviau iškrauti į atitinkamas patalpas naujame biure Lietuvoje. Jei parašysite tik „daiktai“, mes viską supilsime į vieną krūvą, o tada jūsų darbuotojai dieną ieškos savo dokumentų. Pasidėkite lipdukus ant kiekvienos pusės, ne tik viršuje.

Ar saugu vežti kompiuterius monitoriais?

Monitoriai – tai labai jautri daiktų rūšis. Reikia specialių dėžių su putomis arba gerai suvynioti į storą plėvelę ir uždėti ant apačios (kad nenulūžtų kojelės). Buvau, kai klientas padėjo monitorius vieną ant kito be tarpinės – vaizdas buvo liūdnas. Monitorius geriausia vežti vertikaliai, stovint. Jei turite daug technikos, galime atvežti specialias rėmus.

Kaip elgtis su baldais, kurie nebeina iš durų?

Tai klasikinis problemų šaltinis. Kartais seni biurai turi siauras duris. Mes turime įrankių, išmontuojame viską, kas tinka. Bet jei durys per siauros net išmontavus? Tada... tada reikia išimti langą arba durų rėmą. Tai atlieka statybininkai, ne mes, bet mes galime padėti susisiekti arba patarti. Žinokite, nieko nenustebins mums – matėme viską, net ir baldus, užstrigusius laiptinėje.

Ar galima veži asmeninius daiktus darbuotojų?

Taip, tai dažnai įvyksta. Darbuotojai nori parsivežti savo dalykus iš Anglijos. Galima tai padaryti tą patį kartą, jei telpa į tūrio limitą. Bet reikia sąrašo – kas ką veža. Negalima taip tiesiog įmesti „ką nors“ į sunkvežimį be žinios. Muitinė gali įtarti kontrabandą. Jei darbuotojas nori vežti savo seną dviratį – prašome pasakyti iš anksto, kad suplanuotume vietą.

Problemos, nenuopos ir realios situacijos

Kas daryti, jei vairuotojas užstrigs?

Jis mums praneš. Mes jums pranešame. Kartais tai tik kelios valandos, kartais – naktis. Geležinkelio tunelis (Eurotunnelas) kartais uždaromas dėl migrantų ar techninių gedimų. Tada reikia važiuoti keltu, kuris eina ryte. Tai visos dalis to proceso. Nėra prasmės pykti, nes mes negalime valdyti oro, jūros ar migrantų. Mūsų užduotis – rasti geriausią kelią iš situacijos. Greitas biuro perkėlimas iš Anglijos su patyrusia komanda reiškia, kad mes sprendžiame problemas, o ne jas sukuriame.

Ar buvo, kad dingdavo daiktų?

Per 20 metų... vieną kartą buvo pavogta dėžė su maistu (ne mūsų kaltė, klientas paliko atvirą sunkvežimį naktį prie uosto). Ir dar kartą buvo sumaišytos dėžės tarp dviejų klientų (abi buvo be etikečių, mūsų klaida, atsiprašome ir pristatėme vėliau). Taigi, dalykai nebedingsta, jei viskas tvarkingai užžymėta. Draudimas padeda, bet geriau nepradėti ieškoti, o užkirsti kelią klaidoms.

Ar galima pasitikėti bet kuria kompanija „Google“?

Niekada. Yra daug „prieškarštinių“ kompanijų, kurios pasako, kad atveš už pusę kainos. Jie paima avansą, o tada dingsta arba pristato po mėnesio su sugadintais daiktais. Patikrinkite registrą, atsiliepimus. Jei atsiliepimų nėra arba jie visi vienodi (AI parašyti) – bėkite. Mes esame realūs žmonės, turime realių atsiliepimų, kartais girdime nusiskundimus (kažkas visada nepatenkinta), bet mes sprendžiame.

O dėl to, kad Anglijoj vairuotojai nebegali dirbti?

Tai didelė problema dabar. Po Brexito, jei vairuotojas turi ES pažymėjimą, jis negali dirbti Anglijoje be vizų ir leidimų (Kelvin ir panašiai). Todėl dauguma kompanijų, įskaitant mus, naudoja dvigubą įgulą: vienas vairuotojas veda Anglijoje (JK pilietis arba su leidimu), kitas – Europoje. Tai pakelia kainas, bet kitaip negalima. Taigi, jei kas pasako, kad veda tas pats vairuotojas nuo durų iki durų be dokumentų problemų, jis meluoja arba pažeidžia įstatymus.

Kas nutinka, jei naujas biuras Lietuvoje nebaigtas?

Tai košmaras. Sunkvežimis atvyksta, o ten dar statybininkai, dulkių debesis, nėra kur įvežti. Mes turime laiko limitą (stovėjimas brangus). Tuomet teks įkrauti atgal į mūsų sandėlį Lietuvoje (už papildomą mokestį) ir laukti. Būtinai užtikrinkite, kad naujai vietoje yra priėjimas sunkvežimiui. Ne visi Vilniaus senamiesčio kiemai tinka 7,5 tonų sunkvežimiui.

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju?

Įprastai ne. Dėl draudimo ir taisyklių. Vairuotojas turi poilsį, jis ne gidas. Taip pat, jei įvyksta avarija, keleivis bus neapsaugotas. Yra paslaugų, kur galite nuomauti visą sunkvežimį su vairuotoju kaip VIP transportą, bet tai kainuoja šimtus ar tūkstančius eurų. Paprastam biuro perkėlimui tai neverta.

O jei reikia išmesti senų baldų?

Galime tai padaryti. Anglijoje yra specifiniai šiukšlių surinkimo centrai (tips), reikia mokėti už išvežimą. Lietuvoje lengviau, bet taip pat mokama. Jei sakykite „išmeskite viską seną“, tai pridėsime prie sąskaitos. Kartais klientai sako, kad seni baldai verti kažką, bet realiai tai metalo laužas. Geriau sutvarkyti vietą iš anksto – pasidalinti su darbuotojais arba parduoti „eBay“ (nors dabar ten irgi sunku parduoti).

Ar apdraudžiate krovinį?

Taip, turime standartinį draudimą (paprastai apie 10-20 tūkst. eurų, priklausomai nuo sutarties). Bet jis neapima visko. Pvz., duomenų praradimas nebus apdraustas. Taip pat, jei dėžėje buvo brangūs daiktai, o sąraše parašyta „knygynas“, draudimas nemokės pilnos sumos. Rekomenduoju pasidomėti savo apsauga. Nors greitas biuro perkėlimas iš Anglijos su patyrusia komanda yra saugus, visuomet egzistuoja rizika.

Kaip elgtis su banko rūsiais ar seifais?

Tai sunkiausi daiktai. Seifai sveria toną. Reikia spec. technikos (keltuvas). Jei seifas pritvirtintas prie sienos – reikia gręžtojo. Tai visos papildomos paslaugos. Buvau atvejo, kai klientas nenurodė, kad rūsyje yra seifas. Atvykome, neįvežėme. Teko grįžti kitą dieną su kitu įrangą. Pasakykite mums apie sunkius daiktus iš anksto!

Ar galite suorganizuoti išsiuntimą dalimis (pakrauti pirmą, vėliau antrą)?

Galima, bet brangiau. Geriau viena komanda, viena kelionė. Jei dalijame, tai reiškia, kad vairuotojas turi važiuoti du kartus arba reikalingi du sunkvežimiai. Du kartus daugiau keltų bilietų, darbo, degalų. Jei biuras didelis, geriau paimti didesnį sunkvežimį (18 ar 90 kubų). Mažesnis (3,5 t) dažniau važinėja, bet ne visada tinka biurui.

Kas daryti, jei pamečiu raktus nuo biuro Anglijoje išsikraunant?

Tai įvyksta dažniau, nei galvojote. Reikia skambinti savininkui ar agentui. Jei jie neatsiliepia, teks laukti arba rasti meistrą. Mes negalime laužo durų (nors kartais ir galėtume, bet nelegalu). Todėl pasidėkite raktus į saugią vietą paskutinęją dieną. O jei raktai įstrigę viduje su įjungta signalizacija – tai jau visai kita istorija.

Galutiniai apibendrinimai ir išvados

Viskas susumavus, greitas biuro perkėlimas iš Anglijos su patyrusia komanda yra įmanomas tik tada, khi yra planas ir pasitikėjimas. Negalima tikėtis stebuklo, jei dokumentai tvarkingi, o biuras pilnas chaoso. Aš matęs kažką. Nuo idealiai susidėliotų dėžių iki tokių situacijų, kai teko nešti stalus per lietų per 3 aukštus be lifto, nes klientas „pamiršo“ paminėti. Svarbiausia – nebijokite klausti. Jei kažką neaišku dėl Brexito, PVM arba tiesiog dėl to, kaip supakuoti monitorių, skambinkite arba rašykite. Geriau paklausti dešimt kartų, nei vieną kartą nukentėti. Mūsų tikslas – kad jūsų verslas Lietuvoje pradėtų dirbti kuo greičiau, o mūsų darbas – būti tais nematomiems herojais, kurie tiesiog užbaigia darbą. Būkite atsargūs, planuokite iš anksto, o mes pasirūpinsime likusiu „kruvą“.