Greitas biuro perkėlimas iš Anglijos – minimalus laikas: kaip išvengti chaoso ir nenumatytų išlaidų

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas visada yra stresas, o kai kalbame apie Angliją, tai padaugėja dar ir Brexit niuansų. Dažnai klientai skambina ir klausia, kaip įvykdyti greitą biuro perkėlimą iš Anglijos – minimalus laikas jiems yra kritinis faktorius, nes verslas negali sustoti. Viskas atrodo paprasta: pakavame, užkrauname, važiuojame. Tačiau praktikoje susiduriame su užstatų kalnu, vairuotojų poilsio režimais ir muitinės eilėmis, kurios gali sunaikinti visus jūsų planus. Todėl reikia ne tik greičio, bet ir tikslaus žinojimo, ką daryti, kad dokumentai sutaptų, o sunkvežimis nepristigtų per vėlai. Štai trumpas vadovas, kaip tai veikia realybėje, be gražių žodžių.

Pasiruošimas, laikas ir planavimas (kaip nepraleisti detalės)

Kiek realiai trunka greitas biuro perkėlimas iš Anglijos – minimalus laikas atrodo įmanomas?

Tai priklauso nuo to, kur Anglijoje esate ir kur Lietuvoje važiuojame, bet jei kalbame apie patį vežimą be išsirūpinimo, tai tai gali užtrukti nuo 3 iki 5 dienų. Viskas vyksta greitai tik tada, jei krovinys jau paruoštas, o vairuotojas laukia. Bet dažnai būna taip, kad klientai sako, kad viskas paruošta, o atvažiuojame – dar reikia išmontuoti stalus ar išempti seifus. Tada tas "minimalus laikas" išsyk išsiplečia. Taigi, jei norite tikrai greito rezultato, reikia, kad viskas būtų dėžėse iki pat paskutinio momento.

Ar galima perkelti biurą per savaitgalį, kad neprarasti darbo laiko?

Teoriškai – taip, praktiškai – tai brangu ir sudėtinga. Vairuotojai turi poilsio režimus, kuriuos negalima laužyti net jei jums labai reikia, kad biuras veiktų pirmadienį ryte. Jei reikia greito biuro perkėlimo iš Anglijos – minimalus laikas reiškia, kad turite dirbti naktį arba savaitgalį, tada reikia mokėti už viršvalandžius. Be to, Anglijoje sandėliuose dažnai dirba tik iki penktadienio popietės, tai krovinio įkėlimas gali būti problema.

Kiek ankstiau reikia pradėti planuoti tokį greitą pervežimą?

Idealiai – mėnesį, su žmonėmis, kurie viską darba pirmą kartą, galima ir per savaitę susitvarkyti, bet tada kaina bus didesnė. Nereikia laukti paskutinės minutės, nes tada sunku rasti laisvą sunkvežimį. Ypač dabar, kai rinka karšta. Geriau susitarti bent dviem savaitėms anksčiau, kad būtų aišku, kada išvykstame ir kada atvykstame.

Ar reikia iš anksto susitarti dėl vietos iškrovimai Lietuvoje?

Būtina, nes jei sunkvežimis atvažiuoja prie biuro, o ten negalima pastatyti ar reikia leidimo, tai prarandame valandas. Vieną kartą turėjome situaciją, kai vairuotojas stovėjo pusę dienos Vilniuje, nes negalėjo užvažiuoti į seno miesto centro gatvę. Tokios klaidos kainuoja brangiai, kai laikas skaičiuojamas.

Kas nutinka, jei pasikeičia planai pervežimo dieną?

Tai pasitaiko dažnai, bet tada prasideda problemos su muitine, nes deklaracijos jau pateiktos. Jei keičiate datą, reikia viską perregistruoti, o tai kainuoja ir laiko, ir pinigų. Geriau tiksliai žinoti, kada išvykstame, kad greitas biuro perkėlimas iš Anglijos – minimalus laikas neigtų į košmarą dėl biurokratijos.

Ar verta rūpintis dėžėmis patys ar geriau pasiimti iš pervežėjo?

Pasiimti iš mūsų paprasčiau, nes jos tinka krautui į eurofletus. Jei imsite savo mažas dėžes iš parduotuvės, jas bus sunku sukrauti stabiliai, o jas galiuoti. Ir vėlgi – laiko nuostolis, kai reikia viską perpakuoti.

Anglija, muitinė ir dokumentai (kur viskas pasitempia)

Ar Brexit dar įtaka greitam biuro perkėlimui iš Anglijos – minimalus laikas gali būti pasiektas?

Žinoma, Brexit viską pavėlino. Dabar reikia EX1 dokumentų, prekių deklaracijų, o jei kas nors neteisingai parašyta, muitininkas sulaiko sunkvežimį. Vieną kartą klientas parašė neteisingą prekės kodą (tarifą), ir krovinys stovėjo pasienyje dvi dienas. Taigi, minimalus laikas įmanomas tik su tvarkingais dokumentais.

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūros Lamanše?

Jei viskas tvarkoje – kelias minutes. Bet jei trūksta ką nors nors, tai gali trukti ir kelias dienas. Svarbiausia turėti EORI numerį, kuris turi būti aktyvus. Be jo neišvažiuosite.

Ar reikia mokėti PVM ar verytinę priemolę už biuro inventorius?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, galite taikyti 0 proc. PVM tarifą, jei pateiksite teisingą intrastat deklaraciją. Bet jei perkėlimą atlieka fizinis asmuo (pvz., savininkas), gali tekti mokėti verytinę priemolę ir PVM, kaip įvežant naujas prekes. Čia geriausia pasikonsultuoti su buhalteriu, aš tik vežu.

Kas daryti, jei prarandame krovinių manifestą ar dokumentus?

Tai būna katastrofa. Be manifesto vairuotojas negali išvažiuoti iš Anglijos. Reikia kreiptis į agentą, kuris galėtų išduoti dublikatą, bet tai trunka laiką ir kainuoja. Todėl dokumentus laikykite saugiai, o dar geriau – visą elektroninę versiją turėkite el. pašte.

Ar reikia deklaruoti kiekvieną kompiuterį atskirai?

Ne, galima suvesti į vieną grupę, bet reikia nurodyti serijinius numerius brangiai įrangai, jei jos vertė viršija tam tikrą sumą. Muitinė mėgsta tikslumą. Jei parašysite "kompiuterinė įranga" be detalių, gali būti uždaryta.

Ar gali būti problemų dėl vairuotojo vizų ar leidimų dabar?

Lietuvos vairuotojams turi būti "Kent" pasas, nors dažnai tikrinimas formalus. Bet jei vairuotojas neturi teisingų dokumentų, jo neįleis į Didžiąją Britaniją. Tada reikia keisti vairuotoją, o tai sunaikina visą greito biuro perkėlimo iš Anglijos – minimalaus laiko planą.

Ar reikia draudimo kroviniui pervežiant iš UK?

Būtina. Niekada nežinai, kas gali nutisti kelyje ar tiesiog iškrovant. Ypatingai svarbu drausti biuro techniką. Vieną kartą klientas atsisakė draudimo, norėdamas sutaupyti 50 eurų, ir vėliau gailėjosi, kai iškrito serveris (čia turiu omenyje, kad buvo smarkiai pažeistas).

Krovinys, technika ir baldai (kaip tai vežti)

Ar galima vežti neįpakuotas biuro kėdes?

Galima, bet nerekomenduojama. Jos greitai susibraižo, tampa purios, o be to, jas sunku sukrauti. Geriau tai padaryti su specialiomis dangomis arba dėžėmis. Taip sutaupysite vietos sunkvežimyje.

Kaip vežti serverius ir jautrią techniką?

Jie turi būti originalioje pakuojeje arba specialiai užpakuoti į putų dėžes. Negalima jų tiesiog padėti ant grindų sunkvežimio – vibracija juos sugadins. Tai viena brangiausių ir svarbiausių biuro dalų, todėl čia netaisykite.

Ar reikia išmontuoti didelius stalus prieš vežant?

Dauguma lentynų ir staluų turi būti išmontuotos, nes jei ne, nepritaikysite juos į liftą ar duris. Be to, surinktas stalas užima daugiau vietos. Vieną kartą bandėme vežti didelę konferencijos stalą surinktą – tiesiog neprilėpė į kabiną teisingai.

Kiek dėžių reikia vidutiniam biurui 10 žmonių?

Paprastai vienam žmogui reikia apie 5-7 dėžes, priklausomai nuo to, kiek daiktų turi. Bet visada geriau pasiimti keletą atsarginių. Geriau liktu tuščia dėžė, nei trūktų paskutinę minutę.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (pvz., valymo priemones)?

Taip, bet turi būti paskelbtos ir turi atitikti ADR standartus. Negalima tiesiog mesti degių skysčių į sunkvežimį be žinios. Tai nelegalu ir pavojinga.

Kas daryti su šiukšlėmis ar nereikalingais daiktais?

Geriau juos išmesti Anglijoje prieš išvykdami. Neapsimoka mokėti už svorį, kurį išmesite Lietuvoje. Jei reikia išvežti technikos atliekas, tai reikalauja specialių leidimų.

Ar vairuotojas padės išnešti dėžes į biurą?

Įprastai vairuotojas tik užkrauna ir iškrauna. Jei reikia nešti į aukštą be lifto, tai reikia tartis apie papildomus krautuotojus. Vairuotojas gali padėti, bet jis nebuvo pasamdytas nešiotis dėžes per 3 aukštus.

Kaip apsaugoti kilimus ir grindis pervežimo metu?

Reikia naudoti apsaugines dangas. Jei jų nėra, greitai sugadinate naujas grindas biure ar koridoriuje. Tai dažnai užmirštama detalė, kuri vėliau kainuoja tūkstančius.

Rizikos, vairuotojai ir keliai (kas gali nueiti ne taip)

Kas daryti, jei sunkvežimis sugenda Anglijoje?

Tuomet mes siunčiame kitą sunkvežimį arba remonto komandą, bet tai užtrunka. Tokios atvejis yra retas, bet jis gali smarkiai pakeisti greito biuro perkėlimo iš Anglijos – minimalaus laiko scenarijų. Svarbu turėti patikimą partnerių tinklą UK.

Ar dažnai pasitaiko eismo įvykių tokiuose maršrutuose?

Ne dažnai, bet M25 aplinkkelis Londone yra nuolatinis spūstis. Vieną kartą vairuotojas prasivijo 4 valandas stovėdamas dėl avarijos. Tokios dalykas neįmanoma numatyti, todėl visada turkite laiko atsargą.

Ar saugu palikti daiktus sunkvežimyje naktį, jei reikia sustoti?

Nerekomenduojama, ypač jei stovite neapsaugotoje aikštelėje. Yra vagysčių atvejų. Geriau rasti saugią stovėjimo vietą arba važiuoti be sustojjimo (jei įmanoma pagal poilsio režimą).

Kaip elgtis, jei vairuotojas kalba tik lietuviškai arba angliškai?

Mūsų vairuotojai dažniausiai kalba lietuviškai, bet su klientais Anglijoje dažnai kalbame angliškai. Jei reikia koordinatoriaus vietinėje kalboje, galime tai užtikrinti, bet tai papildoma paslauga.

Ar gali būti, kad atvyksta per vėlai į iškrovimą?

Gali būti dėl savybių, kurių negalima valdyti – oro sąlygos, policijos patikros. Mes visada stengiamės informuoti iš anksto, bet kartais tiesiog neįmanoma pranešti laiku.

Ar tikrai visos pervežimo įmonės yra patikimos?

Deja, ne. Rinkoje yra firmų, kurios siūlo neįtikėtinai mažas kainas, o paskui užglaista krovinius arba reikalauja papildomų pinigų prieš iškraunant. Pasakyčiau, kad rinkitės tiek, kurie turi ilgametę patirtį, o ne tuos, kas atsirado vakar.

Kas nutinka, jei klientas nėra vietoje iškrovimo metu?

Tai problema. Vairuotojas negali laukti amžinai. Jei jūsų nėra, krovinys gali būti nuvežtas į sandėlį, o tai papildomi mokesčiai už sandėliavimą.

Kainos ir mokėjimai (kur pinigai išeina)

Kiek kainuoja toks ekspresinis reisas?

Kainos svyruoja labai stipriai – nuo 1 tūkst. iki 5 tūkst. eurų, priklausomai nuo svorio, distancijos ir to, kiek greitai reikia vežti. Greitas biuro perkėlimas iš Anglijos – minimalus laikas visada kainuoja brangiau nei standartinis pervežimas.

Ar mokama už laukimą Anglijoje ar Lietuvoje?

Taip, jei vairuotojas laukia ilgiau nei valandą (arba nustatytą laiką), pradedamas skaičiuoti laukimo mokestis. Anglijoje laukimas yra brangesnis nei Lietuvoje.

Kada reikia apmokėti paslaugas?

Dažniausiai imamas avansas (depozitas), o likutį reikia sumokėti prieš iškrovimą arba gavus dokumentus. Reikia tiksliai susitarti dėl mokėjimo sąlyg, kad nebūtų nesusipratimų.

Ar kaina keičiasi, jei pasirodo, daugiau daiktų nei planuota?

Taip, jei svoris ar tūris viršija nustatytą limitą, kaina didėja. Todėl labai svarbu tiksliai įvertinti kiekį. Vieną kartą klientas sakė, kad turi tik 10 dėžių, o jų buvo 30 – vairuotojas tiesiog netilpo.

Ar galima mokėti kortele?

Dauguma įmonių verčia mokėti pavedimu, bet kai kurios priima ir korteles, tačiau tada pridedami bankinio mokesčio procentai.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Tik jei jūsų kaltės – pvz., neteisingi dokumentai, laukimas, papildomas svoris. Mes stengiamės visą kainą sudėti į sutartį iš anksto.

Ar verta rinktis brangesnę variantą su draudimu?

Be abejo. Jei ką nors sugadinate, draudimas padengia žalą. Pigiausios paslaugos dažnai neturi pilno draudimo.

Kas nutinka, jei klientas negali sumokėti iš karto?

Krovinys lieka sandėlyje iki tol, kol nebus apmokėta. Tai nėra mūsų noras, bet verslas yra verslas. Geriau iš anksto pasirūpinti lėšomis.

Išvada

Apibendrinant, greitas biuro perkėlimas iš Anglijos – minimalus laikas yra įmanomas tik tada, kai turite gerą planą ir patikimus partnerius. Negalima tikėtis stebuklo, jei niekas nepasiruošta – svarbiausia yra dokumentų tvarka ir tikslus laiko planavimas. Nors dažnai viskas klostosi netvarkingai ir tenka improvizuoti, patirtis leidžia išvengti didžiausių klaidų. Jei viską padarysite protingai, jūsų verslas nenusipirs pertraukos, o biuras veiks naujoje vietoje be didesnių nereguliarumų.