Greitas biuro perkėlimas į UK su minimaliais praradimais: Kas iš tikrųjų laukia jūsų verslo?

Perkėlimas visada yra stresas, o kai kalbame apie biuro persikėlimą į kitą šalį, tai jau visai kitas lygmenys. Po dviejų dešimtmečių šioje srityje galiu pasakyti viena – idealų perkėlimo scenarijų beveik neįmanoma sukurti, bet galima padaryti taip, kad "kūdikis" nebus išmestas su vonios vandeniu. Daugelis klientų sako, kad jiems reikalingas greitas biuro perkėlimas į UK su minimaliais praradimais, tačiau ne visi supranta, ką tai reiškia praktiškai. Tai ne tik vairuotojas su vilkiku, tai dokumentai, muitinė, Brexit su visais malonumais ir anglų kelių eismo kamščiai. Jeigu viską suplanuosite protingai, galite išvengti tų būdų, kai kompiuteriai gulėja du savaites Doverio uoste, o darbuotojai dirba iš kavinių. Štai kaip tai veikia iš vidaus.

Pradžia: kaip viską suorganizuoti, kad nenukryptum

Ar įmanoma atlikti greitą biuro perkėlimą į UK su minimaliais praradimais per savaitę?

Teoriškai – taip, praktiškai – tai bus chaosas. Esu matęs tokių atvejų, kai IT įmonėms reikėjo skubėti, ir viskas buvo sprendžiama per 5 dienas. Bet kainuoja tai brangiau, nes reikia užsisakyti ekspress reisus ir dirbti savaitgalius. Jeigu norite taupyti nervus, skirtumėte bent dvi savaites. Skubant dažniau pamirštami smulkūs dalykai, kurie vėliau sukelia didžiausius galvos skausmus. Greitas biuro perkėlimas į UK su minimaliais praradimais įmanomas tik tada, kai dokumentai tvarkingi iš anksto.

Kiek tai viska kainuoja?

Klausimas, į kurio negaliu atsakyti vienu sakiniu. Viskas priklauso nuo tūrio kubiniais metrais ir to, kur tiksliai Anglijoje važiuojate. Mažam biurui gali tekti nuo 2 tūkst. eurų, didesniam – visai kitos sumos. (Nors dabar kuro kainos vėl šokiruoja, tai skaičiai keičiasi kas mėnesį). Londonas visada brangesnis dėl ULEZ zonų ir brangių stovėjimo vietų. Geriau prašyti išsamią sąmatą, nei stebėtis, kai prie kainos pridėja papildomus mokesčius už tiltą ar tunelį.

Kur pradėti viską planuoti?

Pirmiausia – darykite inventorizaciją. Nežiūrėkite į sienas, žiūrėkite į tą, kas stovi. Turi aiškiai žinoti, kiek dėžių bus, kiek baldų ir kiek svarbių technikos vnt. Tada skambinkite brokeriams arba mums. Negalima laukti, kol vairuotojas atvažiuos į kiemą, tada jau per vėlu. Vienas klientas buvo palikęs visą biuro inventoriumi kieme be apsaugos, naktį lijo, ir tai buvo pradžia katastrofai.

Ar verta samdyti "mėgėjus" su "vilkiku"?

Niekada. Žinau, kai kurie galvoja, kad paims nusipirktą "vilkiką" ir važiuos. Anglijooje muitinė labai griežtai tikrina, kas važiuoja. Jei vairuotojas neįgudęs, jis gali tiesiog sustoti prie patikros punkto ir nebegaliuoti pirmyn. Ir draudimas... jei įmonė nėra licencijuota, jūsų krovinys gali būti neapsaugotas. Greitas biuro perkėlimas į UK su minimaliais praradimais neįmanomas be patikimos kompanijos, kuri žino protokolus.

Kas dėl darbuotojų – ar jie turi važiuoti su kroviniiais?

Ne, jie neturi. Tai ne tik nelegalu (keleiviai kroviniuose draudžiami daugumoje atvejų), bet ir nepatogu. Jūsų komanda turėtų skristi lėktuvu arba važiuoti traukiniu/autobusu. Kai vairuotojas turi darbuotojus, jis negali sustoti tiesiog kur nori, turi laikytis poilsio režimo. Darbuotojai tik trukdys. Geriau, jei jie jau bus vietoje ir laukia, kai atveš daiktus.

Dokumentai, muitinė ir tas prastas Brexit

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Pagrindai yra prekių transportavimo sąrašas (packing list) ir komercinė sąskaita faktūra. Dabar, po "Brexit", reikalingas ir EORI numeris (jeigu jūsų įmonės dar neturi). Be šių dokumentų per sieną nepraeisite. Ir svarbiausia – viskas turi būti anglų kalba. Vieną kartą teks laukti 2 dienas, kol klientas išvertė lietuviškus aprašymus, nes muitininkas tiesiog atsisakė juos priimti.

Ar mums tikrai reikia brokerio?

Manau, kad taip. Muitinės deklaravimas yra sudėtingas dalykas, ypač kai kalbame apie perkėlimą tarp dviejų šalių. Brokeris sužino, ką reikia mokėti (mokesčius ar PVM), ir padaro tai iš anksto. Jeigu bandysite patys, gali būti, kad krovinys bus sustabdytas. Greitas biuro perkėlimas į UK su minimaliais praradimais be brokerio yra kaip loterija – galite laimėti, bet dažniau pralošite laiką.

Kas nutinka, jei pamiršome ką nors užpildyti?

Tada prasideda problemos. Gali būti bauda, o blogiausiu atveju – krovinio konfiskavimas (nors tai retai pasitaiko su biuru daiktais). Dažniausia tiesiog stabdo vairuotoją ir prašo papildomų duomenų. Tai uždelsta procesą. Vienas klientas užmiršo įrašyti brangų serverį sąraše, tai teko siųsti naujus dokumentus paštu, o vairuotojas gulėjo prie uosto vartų.

Ar mums reikia mokėti PVM (VAT)?

Čia yra sudėtingesnė situacija. Jeigu perkeliate savo įmonės turtą, kuris buvo naudojamas Lietuvoje, ir jį naudosite toliau Anglijoje, gali būti taikoma atleidimo procedūra (Transfer of Own Goods). Bet čia reikia gero buhalterio. (Aš nėra mokestininkas, tai geriau pasikonsultuokite su savo accountant'u). Jeigu parduodate daiktus kitai šakai arba juos parduodate, tada PVM tikrai mokėsite.

Kaip greitai muitinės procesas vyksta?

Jei viskas tvarkoje – minutės. Vairuotojas užsuka prie "green lane", skenuoja kodą ir važiuoja. Jei trūksta dokumentų – valandos ar dienos. Mes stengiamės pateikti visus duomenis iš anksto per "Pre-notification" sistemą. Tai būdas, kaip užtikrinti greitą biuro perkėlimą į UK su minimaliais praradimais. Nereikia laukti, kol vairuotojas atvyks į uostą, viskas turi būti sistemoje jau anksčiau.

Baldai, technika ir smulkmenos

Kaip saugiai pervežti serverius ir kompiuterius?

Technika yra pačios didžiausios baimos. Negalima tiesiog įmesti į dėžę. Reikia anti-statinio pakavimo ir specialių dėžių su putomis. Labai svarbu atsarginės kopijas (backup) padaryti prieš išvežimą. Buvau atvejų, kai dėl blogo pakavimo sugedo standartiniai kietieji diskai, ir duomenys dingo. Nors vairuotojai važiuoja atsargiai, Anglijoje keliai gali būti "bumping" (nelygūs), o vibruojanti technika nemėgsta.

Ar verta vežti senus biuro baldus?

Sąžiningai? Dažniausiai ne. Jeigu jūsų stalai yra seni, suplyšę ar "IKEA" tipo, kurie nebeišsirenka, geriau juos palikti ir nusipirkti naujų Anglijoje. Pervežimas kainuoja brangiau nei naujų baldų įsigijimas. Tačiau jei tai brangios kėdės (pvz., "Herman Miller") arba prezidento kabinetas, tuomet taip, vežkite. Tik tikrinkite, ar jie praeis pro duris naujame biure.

Ką daryti su smulkmenomis – popieriais, priešraiščiais?

Viską surašyti į dėžes ir pažymėti. Nerašykite tiesiog "dokumentai", rašykite "buhalterija 2023" ar "HR". Jei turite archyvų, kurių nedirbsite, galima juos palikti Lietuvoje sandėliuke. Pervežti popieriaus tonas nėra protinga, jei tai nėra būtina darbui. Greitas biuro perkėlimas į UK su minimaliais praradimais taip pat reiškia nevežti nereikalingo šiukšlių.

Ar jūs išmontuojate ir montuojate baldus?

Taip, tai įeina į mūsų darbą. Mūsų komanda atkeliauja su įrankiais, išsuka stalus, spintas, o vietoje vėl surenka. Jeigu baldai labai sudėtingi, pasilikite instrukcijas (jei dar turite). Kartais seni baldai sugenda, kai bandome juos išmontuoti, nes varžtai sužėrę. Tuo atveju mes įspėjame, kad toliau montuoti pavojinga.

Kaip supakuoti "vitrinės" reikmenis?

Gerai apvynioti. Naudokite daug burbulo plastiko (bubble wrap) ir stiprios popieriaus. Stiklo daiktai dėžėse turi judėti kuo mažiau. Užpildykite tuščias vietas. Buvau atvejo, kur klientas pats supako porcelianą be tarpinės medžiagos, ir atvyko tik vienas puodukas iš dešimties. Žymkite dėžes "FRAGILE" – vairuotojai tikrai žiūri į tai.

Problemos kelyje ir kaip jų išvengti

Kas dažniausiai sužaloja pervežimo metu?

Kampai. Stalų kampai smogia į sienas ar kitus baldus. Taip pat stiklo stalų plokštės. Mes stengiamės naudoti apsauginius kampus ir užlaikymo juostas, bet judėjimas neįmanoma visiškai užkirsti kelią. Taip pat būkite atsargūs su liftu – jeigu jis mažas, didelė spinta gali būti įbrėžta bandant į ją įstumti.

Kas nutinka, jei vairuotojas sugenda ar užstringa?

Turiime kontaktus visoje Europoje. Jei sugenda vilkikas, siunčiame pagalbą arba perkrauname į kitą. Tai užtrunka, bet neprarandame krovinio. Vieną kartą vairuotojas užstrigo Anglijoje be oro, teko skubinti kitą mažesnę mašiną, kad išgabentume svarbiausius dokumentus pasitarimui rytoj. Tokios situacijos retos, bet įvyksta.

Ar apdraudžiate krovinius?

Taip, turime standartinį CMR draudimą, bet jis dengia tik ribotą sumą. Jeigu vežate labai brangią techniką, praneškite mums ir užsakykite papildomą draudimą. Daugelis klientų mano, kad "viskas apdrausta", o kai susitrenkia mašina, gauna tik dalį sumos. Greitas biuro perkėlimas į UK su minimaliais praradimais be gero draudimo yra lošimas.

Kokios yra paslėptos išlaidos?

Laukimo laikas. Jei vairuotojas atvyksta, o jūs dar neesate pasiruošę priimti krovinio (pvz., dar nėra raktų nuo biuro), laikmatis įjungiamas. Taip pat Londono centrinės dalies rinkliavos (Congestion Charge). Užsukite į gatvę, kur neleidžia stovėti sunkvežimiams – gausite baudą, kurią teks mokėti. Geriau iš anksto susiplanuoti maršrutą.

Kaip sekti, kur yra mano krovinys?

Dauguma modernių vilkikų turi GPS. Jums galiu atsiųsti nuorodą, kur matote, kur mašina yra realiu laiku. Tačiau ne visada tikslu, kai mašina yra kelyje su keltu arba tunelyje – signalas dingsta. Kartais atrodo, kad mašina stovi vietoje, bet tiesiog vairuotojas turi poilsį. Jei kas nors negerai, mes skambinam pači.

Atvykimas į Angliją

Ar sunku rasti vietą prie biuro su vilkiku?

Londonas ar Mančesteris – tai košmaras vilkikui. Reikia specialių leidimų, o kai kur gatvės visiškai uždraustos. Prieš išvykdami reikia tiksliai nustatyti "loading point". Kartais teks statyti mašiną gatvės gale ir nešti dėžes rankomis 200 metrų. Tai užtrunka ir kainuoja. Pasakykite mums apie vietos ypatumus iš anksto.

Kiek laiko užtrunka iškraunamas biuras?

Priklauso nuo aukšto. Jeigu yra keltuvas (lift) ir galima privažiuoti tiesiai prie rampų – tai 3-4 valandos. Jeigu tai antrasis aukštas be lifto, su siauromis laiptinėmis – tai gali užtrukti visą dieną. (Tikrai vienas klientas nenuėjo į lifto mygtuką pasakyti, kad jis neveikia, tai vaikinai nešė 50 dėžių per laiptus – buvo pikta).

Kas daryti su pakuoju (medžiaga ir dėžės)?

Mes paprastai paimame visą pakavimą ir išvežame į perdirbimą. Jei norite dėžių palikti, pasakykite, bet tikrai nerekomenduoju juos mesti gatvėje – Anglijoj labai griežta tvarka šiukšlių atžvilgiu. Galite būti nubausti, jei gatvėje liks dėžių kalnas.

Ar galite padėti su išsidėstymu (layout)?

Taip, galime padėti pastatyti stalus vietoje pagal jūsų planą. Bet mes ne statybininkai ir ne interjero dizaineriai. Jeigu reikia pritaisyti stalą prie sienos, tai darykite savo darbuotojai arba samdykite vietinius meistrus. Mūsų užduotis – atgabenti ir iškrauti.

Kaip atrodo "idealus" atvejis?

Vairuotojas atvykta laiku, randa vietą, iškrauna be jokių įbrėžimų, dokumentai tvarkingi, jūsų komanda pradeda dirbti kitą dieną. Tai įmanoma. Greitas biuro perkėlimas į UK su minimaliais praradimais yra mūsų tikslas, nors kartais keliais valandomis vėluojame dėl uosto kamščių. Svarbiausia – kantrybė ir bendravimas.

Išvada

Apibendrinant, sėkmingas persikėlimas priklauso ne nuo to, kaip greita vairuotoja važiuoja, o kaip gerai buvo pasiruošta dokumentai ir logistika. Jeigu ieškote patikimo partnerio, kuris supranta Anglijos specifiką, susisiekite su mumis. Greitas biuro perkėlimas į UK su minimaliais praradimais yra realus, kai klientas klausia ir klausia, o ne tik liepia "važiuok". Sėkmės naujame biure ir geros kavybės (Anglijoj ji geresnė nei atrodo).