Greitas biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę: kaip išvengti chaoso ir išlaikyti nervus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas visada yra stresas, o kai kalbame apie Jungtinę Karalystę, padaugėja muitinės niuansų po „Brexit“. Dauguma klientų svajoja apie tai, kad rytoj viskas stovės vietose, tačiau realybėje greitas biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę reikalauja gero planavimo ir šiek tiek laimės. Esu matęs viską – nuo dingusių serverių iki užstrigusių konteineriuose kėdžių, todėl štai jums realus vadovas, kaip tai padaryti be nereikalingo verksmo, nors ir be idealizmo.

Dokumentai ir muitinės nuobodulys

Ar reikia pilnai iškrauti spintas prieš atvykstant?

Absoliučiai taip. Niekada neleiskite vairuotojui paimti spintos su daiktais viduje, jei nėra tikslaus inventorizacijos. Muitinėje Anglijoje jie gali nurodyti iškrauti visą krovinią patikrai, o jei ten bus kažkas neįtraukta į dokumentus, prasidės problemos. Geriau praleisti papildomą valandą Lietuvoje, nei stovėti tris dienas prie Doverio uosto ir mokėti baudas už neteisingą deklaravimą.

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Būtina turėti komercinę sąskaitą-faktūrą (Commercial Invoice) ir pakavimo sąrašą (Packing List). Be šių dviejų dalykų jūsų greitas biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę sustos prie pat sienos. Sąskaitoje turi būti nurodytas tikslus kiekis, svoris ir prekės vertė. Nesąžiningiems pervežėjams gali pavykti praslysti, jei tai smulkios siuntos, bet pilnam biuro kroviniui muitininkai labai griežti.

Ar reikia mokėti PVM perkėlimo metu?

Tai priklauso nuo to, ar jūsų įmonė yra PVM mokėtoja JK. Jei taip, tai galite taikyti nulinę PVM tarifą statyboms (nes tai naudojamas turtas), bet reikia užpildyti specialų kodą. Jei ne – gali tekti mokėti 20% importo PVM, kurį vėliau galima grąžinti, bet tai užima laiko. Geriau pasikonsultuoti su buhalteriu prieš išvykstant, nes aš esu vadybininkas, ne finansistas, ir čia gali būti niuansų.

Kas dėl EORI kodo?

Tai būtina. Jei neturite JK EORI kodo, jums jo neišduos iš karto, o registracija gali užtrukti kelias dienas (nors dabar jau greičiau, tikriausiai). Be šio kodo jokie dokumentai nebus priimti sistemoje. Vieną kartą turėjome klientą, kuris užmiršo šį kodą, ir jo krovinius uždėjo į „raudonąją zoną“ – teko mokėti saugojimo mokestį uoste.

Ar galiu vežti asmenines daiktus darbuotojų?

Gi, taip, bet tik jei tai aiškiai pažymėta kaip „asmeninis turtas“ ir nebus parduodamas. Muitinė gali įtarti, kad tai prekyba, jei vienas žmogus veža penkis kompiuterius. Geriau, kad darbuotojai vežtų savus daiktus asmeniniais automobiliais arba lengvaisiais krovinių automobiliais, o ne dideliame vilkike su biuro inventoriaus.

Kas dėl biuro augalų?

Čia esu tikras – nebandykite. Po „Brexit“ augalų importas iš ES į JK tapo košmaru. Reikia fitosanitarinių pažymų, sertifikatų, o dauguma rūšių visai draudžiamos. Vienintelė gera žinia ta, kad augalai paprastai numiršta pervežimo metu vilkike, taigi nėra ką varginti. Palikite juos senajame biure arba atiduokite darbuotojams.

Laikas ir logistikos realybė

Kiek trunka greitas biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę?

Teoriškai, jei viskas gerai, tai nuo įkrovimo iki iškrovimo gali užeiti 3–4 dienas. Tačiau praktiškai pridėkite dar vieną dieną rezervui. Ferijos užtruks, muitinė gali užstrigti. Jei reikiate, kad dalykai būtų ant stalo pirmadienio ryte, pradėkite vežti antradienį. Niekada nesikreipkite pagal „idealų“ scenarijų.

Ar galima užsisakyti pervežimą šiandien ir važiuoti rytoj?

Galima, jei turite laisvo vilkiko. Bet tuomet nebus laiko parengti tinkamų muitinės dokumentų. Dokumentus reikia pateikti iš anksto (dažniausiai bent 4 valandas prieš išvykimą, bet geriau dieną anksčiau), kad jiems spėtų „praeiti“ sistemą. Skubant daryti klaidas, o jų su muitine geriau vengti.

Kas dėl „Brexit“ – kas pasikeitė?

Pasikeitė visa procedūra. Anksčiau tai buvo tiesiog važiavimas, dabar – eksportas iš LT ir importas į JK. Dabar reikia dviem pusėms deklaracijas. Daugelis mano klientų mano, kad kadangi jie Lietuvoje, jiems rūpi tik išvykimas, bet ne – JK pusė taip pat turi savo reikalavimų. Be to, sienos patikros dažniau.

Ar vairuotojas padės pakrauti?

Priklauso nuo sutarties. Jei imanete „vilkiko su vairuotoju“ paslaugą, vairuotojas dažniausiai tik važinėja. Jei užsakote „pilną paslaugą“ su krovėjais, tai jie padės. Nereikia manyti, kad vairuotojas, kuris važiavo 12 valandų, bus linkęs knebti sunkias spintas. Nors kai kurie geri vyrai padeda, bet tai ne jų pareiga.

Kas jei vilkikas užstrigs spūstyje?

Tokia yra gyvenimo dalis. M25 žiedas aplink Londoną arba A1 magistralė gali būti užstrigusi valandomis. Negalite kaltinti pervežėjo už užstrigusį eismą. Jei jums būtina, kad krovinius pristatytų tiksliu laiku, galite mokėti už „guaranteed delivery“, bet tai kainua dvigubai brangiau. Geriau turėti planą B.

Kokią mašiną rinktis?

Jei telpate į 3,5 tonų sunkvežimį („būdelę“), tai daug paprasčiau su dokumentais, bet ten mažai vietos. Pilnavertis biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę dažniausiai reikalauja 20- ar 40-pėdžių priekabos (trailerio). Telpa daugiau, o kaina panaši. Tik atsiminkite, kad didelė priekaba ne visada gali užvažiuoti į Londono centro gatves.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma kompanijų siūlo GPS sekimą. Tačiau GPS signalas uoste arba laive gali dingti. Vieną kartą klientas panikavo, nes matė, kad krovinius stovi vietoje jau 10 valandų – tiesiog vilkikas stovėjo eilėje į keltą. Nereikia skambinti vairuotojui kas pusę valandos, jei GPS rodo, kad jis juda arba stovi netoli uosto.

Kas su parkavimu Londone ar kituose miestuose?

Tai didelis galvos skausmas. Anglijoje griežti taisyklės. Reikia gauti leidimą išsidėstyti (suspension of parking bay) arba rasti privažiuojamąją aikštelę. Jei vairuotojas pastos nelegaliai, gausite baudą, kurią turėsite mokėti jūs. Geriau iš anksto nupiešti vietos planą ir parodyti vairuotojui.

Ar reikia mokėti už „waiting time“?

Taip, jei vairuotojas laukia jūsų dėl to, kad nebuvote pasiruošę. Jei jis atvyksta į iškrovą, o jums dar nėra raktų nuo patalpų, laikmatis vaikšto. Paprastai pirmos 2 valandos yra nemokamos (arba įskaičiuotos), toliau – mokama. Tai nepervežėjo piktnaudžiavimas, tiesiog jo darbas yra vairuoti, o ne stovėti.

Technika, turtas ir smulkmenos

Ar saugu vežti serverius?

Reikia labai gerai supakuoti. Geriausia juos įdėti į originalias dėžes, jei dar liko. Jei ne – reikia specialios putojamosios plastiko (bubble wrap) ir stiprių dėžių. Vilkikas virba, o kelyje yra duobų (ypač Anglijoje, kai kur keliai prastesni nei mūsų). Nerekomenduoju vežti ne išjungtų serverių, nors kai kurie drąsuoliai bando.

Kaip supakuoti kompiuterius?

Visiškai taip pat kaip serverius. Monitoriai – į specialias dėžes su apsauga. Klaviatūros ir pelės – į maišelius. Geriausia viską pažymėti numeriais, kad iškrovimo metu neieitų painiava. Vieną kartą klientas sumaišė visus laidus, o IT specialistas vėliau praleido naktį viską sujungdamas.

Ar reikia inventoriaus sąrašo?

Jau minėjau, bet pakartuoju – būtinas. Be jo neprasversite nei su draudimu, nei su muitine. Sąraše turi būti ne tik „biuro kėdės“, bet „biuro kėdės – 5 vnt., juodos spalvos“. Muitinė mėgsta detales. Nerašykite „baldai“, rašykite kas tiksliai.

Ar reikia draudimo?

Privalomai. Standartinis draudimas apima 10-20 tūkstančių eurų (priklausomai nuo krovos vertės). Patikrinkite, ar draudimas galioja visame maršrute, įskaitant laivą ir JK teritoriją. Yra atvejų, kai draudimas neveikia, jei krovinių neįkrauta tinkamai (pvz., vairuotojas uždėjo dėžę ant kitos dėžės, o ne ant grindų).

Ką daryti su konfidencialiais dokumentais?

Geriau juos vežti patys. Jei turi vežti pervežėjas, reikia užrakintų dėžių su numerių spynomis. Nerekomenduoju palikti atvirų failų ant stalų, kai vairuotojas ar krovėjai įeina į patalpas. Nemanau, kad kas nors nors pavogs, bet reputacijai gali būti žala.

Ar galima vežti alkoholį (biuro reikalams)?

Galima, bet tai yra alkoholis. Importo mokesčiai dideli. Jei tai pora butelių konferencijai, tai galima pabandyti įrašyti į inventorizų kaip „prekes dovanoms“, bet jei tai sandėlis – reikia liudytojo (excise) dokumentų. Geriau nusipirkti Anglijoje, nes kainos panašios, o galvos skausmo mažiau.

Kiek kainuoja eksporto deklaracija?

Priklauso nuo tarpininko. Paprastai 50–100 eurų už siuntą (eilutę). Jei turite 100 eilučių, gali tekti mokėti daugiau. Kai kurios pervežimo kompanijos įtraukia tai į kainą, kitos – ne. Visada klauskite „ar kaina įskaito celnijos dokumentus?“, kad nustebtumėte prie galutinio sąskaitos pateikimo.

Kas jei daiktai sugenda?

Reikia iš karto pranešti vairuotojui ir užfiksuoti nuotrauką. Negalima pasirašyti pristatymo aktų, jei matote, kad dėžė sutrypta. Vėliau įrodinėti bus beveik neįmanoma. Draudimo kompanijos mėgsta rasti priežastries atsisakyti mokėjimo.

Ar reikia veryti priekabą?

Jeigu tai 90 kubinių metrų priekaba, tai vėrimas nereikalingas, jei telpate. Jei daugiau – reikia dviejų. Nors dabar dažniau važinėja viena ilga priekaba. Vėrimas brangina (reikia papildomo vilkiko ir vairuotojo Anglijoje), todėl verta pagalvoti, ar tikrai reikia vežti tą seną sofa, kurią ir taip numatote išmesti.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Nevežkite šiukšlių į Angliją. Tai brangu. Išsikraukite viskas senas knygas, sulūžusias kėdes Lietuvoje. Anglijoje šiukšlių išvežimas labai brangus (kažkas apie 200-300 svarų už priekabą). Nėra prasmės mokėti už pervežimą tų dalykų, kuriuos išmesite.

Ar atliekate galutinį valymą?

Mes esame pervežėjai, ne valytojai. Vieną kartą prašė manęs klientas, kad vairuotojai išneštų šiukšles – vairuotojas atsisakė, nes jam neleidžiama vežti atliekų be leidimo. Užsakykite vietinę valymo kompaniją abiejuose šalyse.

Ar galima atidėti pristatymą?

Galima, bet tai kainuoja. Vilkikas negali stovėti su jūsų kroviniu be darbo dėl to, kad jums nebuvo laiko. Reikia iškrauti į sandėlį JK (tai vadinama „cross-docking“ arba sandėliavimas) ir paskui vežti į biurą. Tai papildomi pinigai.

Kas dėl biuro kėdžių – ar jas reikia išardyti?

Ne, nebent jos yra labai didelės arba sudėtingos. Kėdės dažniausiai stumiamos viena ant kitos (turi būti apsaugotos, kad nebraižytųsi). Tačiau stalo kojas reikia atsukti, kad neilgtų pervežimo metu ir neužimtų per daug vietos.

Ar vairuotojas kalba angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba truputį, bet ne visi laisvai. Jei jums reikia kalbėti su uosto darbuotojais ar saugotojais Anglijoje, geriau pasirūpinkite, kad jūsų atstovas arba pažangus anglų kalbos vairuotojas būtų toje vietoje. Nereikia tikėtis, kad vairuotojas išspręs konfliktą su londoniečiu.

Ką daryti, jei dingsta dėžė?

Tai baisiausia situacija. Pradėkite nuo inventoriaus patikros. Kartais dėžė tiesiog nukrito gilyn į priekabą arba buvo uždėta paskubos sukitu būdu. Jei tikrai dingsta – skambukite draudimo kompanijai. Bet dažniausiai ji randama po 10 minučių paieškų.

Ar galima vežti maistą (kafei)?

Jei tai dėžė su kava arba uždaros pakuotės (biskvitai), tai galima, bet vėl gi – tikslus inventorius. Jei šaldytuvas su maistu – tai jau sunkiau, reikia temperatūros režimo. Paprastai nerekomenduoju vežti maisto produktais kartu su baldais, dėl galimų taršos ar kvapų problemų muitinėje.

Ar saugu palikti daiktus vilkike naktį?

Vilkikai dažnai stovi saugiomio aikštelėse, tačiau vagystės vyksta. Nerekomenduoju palikti brangiausios technikos (serveriai, vaizdo stebėjimo kameros) paskutinėje vietoje prie durů – geriau jas uždėti giliau, po kitomis dėžėmis.

Ar reikia mokėti už pristatymą į aukštą?

Jei nėra keltuvo ar lifto, o vairuotojas vienas, jis nekelis 30 kg dėžes į trečią aukštą rankomis. Tai ne jo darbas. Jums reikės samdyti krovėjais vietoje JK. Tai viena dažniausių kliūčių – klientai mano, kad pervežėjas atliks viską, įskaitant baldų surinkimą aukšte.

Kokia yra bendra klaida?

Klaida – taikyti „Lietuvos mąstymą“ Anglijoje. Ten viskas kitaip – nuo eismo juostų iki dokumentų sistemos. Pasitikėkite savo pervežėjo patirtimi, jei jis jau dirba šioje srityje 20 metų (kaip aš), ir nebandykite išmanesnių nei specialistai.

Kaip apskritai užtikrinti sklandumą?

Pasiruoškite dokumentus prieš dieną, išmesite šiukšles ir pažymėkite dėžes. Jei tai padarysite, greitas biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę bus tiesiog dar diena, o ne praeities metų košmaras.

Išvada

Galiausiai, viskas susiformuoja. Nors aš čia parašiau daug apie pavojus, tačiau profesionaliai organizuotas greitas biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę įvyksta be jokių didelių nereguliuojamų problemų. Svarbiausia – nesukti galvos dėl smulkmenų, kurias gali padaryti kiti, ir laiku pasirūpinti celnija. Tada biuras Londone ar Mančesteryje pradės veikti be pertraukos, o jūsų darbuotojai net net sužinos, kiek nervų tai kainavo vadovui.