Greitas biuro perkėlimas į Angliją: praktinis vadovas verslui, kuris skuba

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir mačiau viską – nuo "nieko nebesakyk man, tiesiog vežk" iki tų, kurie skambina vidury nakties, nes jų serveriai keliasi į Londoną rytoj. Žinau, ką reiškia stresas, kai reikia organizuoti greitas biuro perkėlimas į Angliją be nereikalingų rūpesčių. Dažnai klientai pagalvoja, kad tai tik užsako mašiną ir viskas, tačiau realybėje yra daugiau niuansų, ypač dabar, po "Brexit". Reikia sukti galvą apie dokumentus, dėžes, vairuotojo poilsį ir dar milijoną smulkių dalykų, kurie gali viską sugadinti. Čia nėra paprastas logistikos uždavinys, o daugiau kaip šachmatų partija, kur vienas neteisingas žingsnis gali kainuoti dienas ir tūkstančius eurų. Taigi, kaip tai padaryta taip, kad verslas nepabūtų stabdomas? Pasidalinsiu savo patirtimi be jokių filtrų.

Bendrai apie procesą, laikus ir nervus

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka greitas biuro perkėlimas į Angliją?

Nesakyčiau, kad tai įvyksta per akimirką, jei kalbame apie pilną procesą. Paprastai nuo pirmojo skambučio iki tos akimirkos, kai paskutinė dėžė atsiduria jūsų naujame biure Londone ar Mančesteryje, praeina maždaus trys iki penkių darbo dienų. Jeigu reikia labai skubiai, t.y. "ekspress" režimu, mes galiam suorganizuoti išvykimą per 24 valandas, bet tada kaina šoksta į dangų. Patartina planuoti bent savaitę iš anksto, nors žinau, kad versle dažnai viskas sprendžiama paskutinę minutę. Viskas priklauso nuo to, kiek daugiau ar mažiau turite tos technikos ir baldų. Jeigu tai tik kelios dėžės su dokumentais, tai važiuojam ir iš karto.

Ar įmanoma viską nuvežti per vieną dieną?

Teoriškai taip, praktiškai – labai sunku, jei tik nekalbame apie labai mažą kiekį. Atstumas nuo Vilniaus iki Londono yra apie 1800–1900 kilometrų viena kryptimi. Vairuotojas turi laikytis poilsio režimo (tachografas), todėl jis privalo sustoti. Jeigu jis važiuoja vienas, jam reikia 45 minučių pertraukos po 4,5 valandos vairavimo ir 9 valandų poilsio. Taigi, viena diena tiesiog fiziškai nebelieka. Galima varyti dviem vairuotojais, tada važiuojame be sustojimų (išskyrus degalinių užkrovimą), bet tai kainuoja brangiau. Geriau nedaryti spaudimo vairuotojui, nes pavojingi keliai Anglijoje, ypač apie Londoną, yra kaip mazgas.

Kas labiausiai užtrunka planuojant greitas biuro perkėlimas į Angliją?

Pagalvojus, atrodo, kad pati kelionė, bet iš tiesų tai – dokumentų surinkimas ir inventorizacija. Žmonės dažnai užmiršta, kad po Brexito Anglija yra trečioji šalis. Reikia paruošti prekių deklaraciją, kuri turi būti tiksli. Jeigu sąraše parašysite "biuro įranga", muitinės pareigūnai sustabdys mašiną. Reikia detalaus inventoriaus: 5 kompiuterių, 2 spausdintuvai, 10 stalų ir t.t. Tai dažnai sukelia didžiaulę vėlavimą, nes klientams nešvaru, kas jų spintoje stovi. Be to, dar reikia sutarti dėl kelto ar Eurotunelo laiko, o jo gali nebūti populiariausiomis valandomis.

Kokia vidutinė tokio perkėlimo kaina?

Kainos kinta kaip oras birželio mėnesį. Priklauso nuo tūkstančio dalykų: kiek kubinių metrų, kur tiksliai Anglijoje reikia atvežti (centras ar užmiesčio), ar reikia įrenginimo paslaugų. Mažam biurui (pavyzdžiui, 10–15 kubinių metrų) tai gali kainuoti nuo 1200 iki 2000 eurų. Didesniems projektams – kainos šoksta iki tūkstančių. Taip pat įskaičiuokite keltų bilietus, kurie dabar brangiau nei buvo anksčiau, ir galimus mokesčius už užstatą Anglijos pusėje, jeigu deklaracija neteisinga. (Nors jeigu turite gerą brokerį, to išvengsite).

Ar verta rinktis brangesnę, bet patikimesnę firmą?

Absoliučiai taip. Esu matęs situacijų, kai žmonės norėjo sutaupyti šimtą eurų ir pasikrovė "gazelinę" su keletu vyrų iš skelbimo. Rezultatas? Dalis baldų atsidūrė panardinta dėžėje, o pati mašina užstrigo kažkur Vokietijoje su sugedusiu varikliu. Greitas biuro perkėlimas į Angliją reikalauja technikos, kuri neleidžia, o ne senjorų, kurie važiuoja "kažkaip". Patikima firma turi draudimą, tinkamas transporto priemones ir žino, ką daryti, jei įvyksta avarija arba muitinės problemos. Sutaupyti galite ant kavos, bet ne ant logistikos.

Popieriaus darbas, muitinė ir Brexit siurprizai

Kokius dokumentus būtinai reikia turėti?

Pagrindinis dalykas – prekių (krovinio) deklaracija ir komercinė sąskaita faktūra. Be šių dviejų dokumentų jūsų mašina neišvažiuos iš Lietuvos arba nepraeis sienos. Taip pat reikia transporto sutarties. Jeigu vežate duomenų laikmenas arba jautrią informaciją, reikia parengti specialius pridėtinius raštus, kad neįtiktumėte saugumo tarnybų. Nereikia jokių senųjų "TIR" knygelių, dabar viskas elektroninė, bet vairuotojas turi turėti paspaudusius popierius su MRN kodu (Movement Reference Number). Be to, patikrinkite, ar vairuotojas tai visą supranta, nes kartais jie tiesiog duoda dokumentus ir nieko neskaityto.

Ar mums reikia EORI numerio?

Taip, jeigu jūsų įmonė siunčia prekes į Angliją (net jei tai tik perkėlimas), jums reikalingas EORI numeris, prasidedantis nuo šalies kodo (LT). Be jo neįmanoma pateikti deklaracijos EMCS sistemoje. Jeigu jo neturite, greitas biuro perkėlimas į Angliją gali užstringti ties pradžia. Gauti jį gan paprasta per VMI puslapį, bet tai trunka kelias dienas (kartais ir ilgiau, jeigu sistema užstringa). Neskubėkite kreiptis į mane vakare ir klausti, ar galima važiuoti rytoj be numerio – ne, negalima. Geriau pasirūpinkite šiuo dalyku iš anksto, kad nereikėtų mokėti brangiai brokero paslaugų už "skubų" sprendimą.

Ar reikia mokėti PVM ar muito mokestį?

Čia yra rūbų (ar rather dalykų) mazgas. Jeigu perkėliate biurą, t.y. perkeliate savo nuosavybę, kuri buvo naudojama Lietuvoje ir tęsiate veiklą Anglijoje (perkėlimas turtas), dažniausiai taikoma muitinės išlyga (Transfer of Own Goods – TOG). Tai reiškia, kad PVM ar importo mokesčio mokėti nereikia. Svarbiausia įrodyti, kad tai ne parduodamos prekės. Tačiau jeigu įrangą pirkote prieš mažiau nei 6 mėnesius, gali būti trikčių. Ir žinokit, Anglijos muitinė labai griežta apie tai – jeigu pamatys naujus kompiuterius su lipdukais, gali pareikalauti mokėti 20% PVM.

Kas daryti, jeigu pamiršome įrašyti dalyką į sąrašą?

Tai gana dažna problema. Jeigu vairuotojas jau yra pasienio punkte (pvz., Kalėde ar Dover) ir pamato, kad trūksta vieno didelio serverio, kuris stovi be dokumentų, prasideda panika. Geriausias variantas – skambinti brokeriui ir bandyti pataisyti deklaraciją "iš karto". Tačiau jeigu mašina jau patikrinta, gali tekti grįžti arba pradėti naują procedūrą. Tai kainuoja laiką ir pinigus. Todėl dar kartą pasakykite savo žmonėms: "užpildykite viską, net tą seną kėdę, kuri laikoma sandėlyje". Nesimatuokite su sąrašais.

Ar reikia brokerio, ar mes patys sugebėsime?

Galit patys, jeigu turite žmogų, kuris supranta "Export Declaration" ir "Import Declaration" procedūras Anglijoje. Bet tikėkitis, kad be profesionalo greitas biuro perkėlimas į Angliją taps košmaru. Muitinės sistemos yra sudėtingos, o klaida vienoje skiltyje gali uždaryti maršrutą. Brokeris žino visus kodus (pvz., 8400 kodą turtui perkelti). Mano patirtis rodo, kad klientai, kuriai bandė taupyti ant brokero, galiausiai mokėjo dvigubai daugiau už delspinigius laivuose (ferries) ir sandėliavimą.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų kartu?

Tai yra pilnas "grey area" (pilkosios zonos) dalykas. Oficialiai, jei tai yra komercinis transportas, ten turi būti tik prekės/įranga. Jei darbuotojas uždės savo lagaminą su drabužėmis ant viršaus, muitininkas gali tai suvokti kaip kontrabandą arba nelegalų keleivį. Geriau to nedaryti, arba deklaruoti tai atskirai kaip asmeninius daiktus, bet tada vairuotojas negali vežti keleivių (tai kitos kategorijos transportas). Nesiųskite savo žmonos vaikų su darbo įranga, nenusipelnėte to streso.

Techninė pusė: dėžės, krovimas ir IT

Kaip geriausiai supakuoti IT įrangą?

IT yra svarbiausia, bet ir pačia jautriausia. Nenaudokite paprastų kelionių lagaminų! Pirkite specialias dėžes su putomis (bubble wrap). Monitoriai turi būti apvynioti kelis kartus, o kompiuterių korpusai uždaryti originaliose pakuotėse, jei jas išsaugojote. Jei ne – įsigykite "anti-static" įrangą. Vienas klientas taip supako serverius į paprastas dėžės, kad važiuojant per bumpus Anglijoje (ten keliai labai blogi vietomis) viskas išsiriko. Nežinau, kaip jie atstatė tuos duomenis, bet buvo liūdna. O taip, ir uždėkite lipdukus "Šonu", "Neverti", kad vairuotojai nešiotų kaip bulvius.

Ar jūsų komanda padeda krauti į mašiną?

Mūsų vairuotojai yra vairuotojai, ne krovikai, nors dažnai padeda, jeigu mažiau krovinio. Jeigu turite daug baldų, rekomenduoju pasamdyti krovikus Lietuvoje ir Anglijoje. Greitas biuro perkėlimas į Angliją vyksta greičiau, jei vienoje vietoje keturi žmonės krauna, o kitoje keturi iškrauna. Vairuotojas gali pavargti, jeigu turi nešti 50 kilogramų spintas į trečią aukštą be lifto. Tokiu atveju jis tiesiog atsisakys arba pareikalaus papildomo mokesčio už fizinius darbus. Geriau žinoti tai iš anksto.

Kokio dydžio mašiną reikia pasirinkti?

Nespauskite viską į 3.5 tonų "furgoną" (VW Crafter ar panašų), jeigu tų dalykų yra daug. Tokioms mašinoms Anglijoje taikomi apribojimai (gali važiuoti tik tam tikrais keliais, jeigu sunkesnės). Jeigu biuras didelis, geriau paimti 7.5 arba 12 tonų sunkvežimį su liftu. Jis talpesnis ir saugesnis. Be to, didelėje mašinoje krovinys mažiau juda. Taip pat atsižvelkite į tą vietą Anglijoje – jeigu ten siauros gatvelės (ypač senamiestyje), didelė mašina tiesiog neprilėks prie durų. Reikės "shuttle" (mažesnės mašinos) paslaugos, kuri brangesnė.

Ar saugu vežti serverius su duomenimis?

Techniškai – taip, jei supakuota. Bet juridaiškai? Pasidarykite backup'ą! Deja, ne visi pasidaro. Vieną kartą važiavome, klientas sakė, kad viskas saugu, o pasirodo, jie nebuvo padarę backup'as prieš išjungiant. Kelio metu (ne dėl mūsų kaltės, buvo avarija priešais) mašina smarkiai sutrūko. Nors serveriai buvo apsaugoti, vibruojant galėjo kažką nutiktų. Pasirodo, disko galva pasisuko. Išgelbėjo duomenis tik ekspertai po savaitės. Taigi, neleiskite atsitiktims nulemti verslo. Greitas biuro perkėlimas į Angliją nėra tas momentas, kada reikia lošti.

Kaip vežti baldus, kad jie nesudūžtų?

Baldai turi būti išmontuoti kiek įmanoma. Stalų kojos, lentynos, spintos – viskas atskirai. O didelios plokštės (pvz., stalo viršus) turi būti apvyniotos storu kartonu arba specialiu įrankiu. Nenaudokite tiesiog senų laikraščių, jie neapsaugo nuo drėgmės, jeigu lietus pajuos. Anglijoj oras gali pasikeisti per 5 minutes. Be to, pažymėkite detales, kurios priklauso kuriam baldui, kad surinkimas naujoje vietoje neuktų į "lego" žaidimą be instrukcijos.

Ar reikia specialios įrangos nešti sunkius daiktus?

Jūsų biure tikriausiai yra kopijavimo aparatai, dideli serveriniai stalai ar seifai. Tą nešti rankomis yra neįmanoma ir draudžiama darbo saugos normų požiūriu. Reikia "hiab" (kraninės mašinos) arba vairuotojo su liftu. Jeigu įrenginys sveria 200 kg, o reikia jį užkelti į antrą aukštą be lifto, reikės nešti rankomis keliems vyrams. Tai lėta ir brangu. Pasakykite mums iš anksto apie sunkius daiktus, kad parsivežtume rightą įrangą.

Anglija: vietovės, parkavimas ir specifika

Kaip su parkavimu Londono centre (Congestion Charge)?

Londonas – atskira planeta. Jūs negalite tiesiog sustoti prie "red route" (raudonos linijos) ir krauti. Reikia gauti specialų leidimą – parking suspension iš vietinės tarybos (council). Tai reiškia, kad turite užpildyti formą internete (prieš 2 savaites!) ir sumokėti. Jeigu sustosite be leidimo, gausite 130 svarų baudą, o mašina gali būti nutempta. Greitas biuro perkėlimas į Angliją, konkrečiai į Londoną, be šio leidimo yra būtų beprotiška. Be to, atkreipkite dėmesį į ULEZ zoną (Ultra Low Emission Zone) – jei jūsų mašina nebeatitinka standartų (Euro 6), teks mokėti didelį mokestį užvažiavimą (100+ svarų per dieną).

O jeigu važiuojame į Mančesterį, Birmingamą ar Liverpulį?

Ten paprasčiau su parkavimu, bet taip pat reikia galvos. Miestų centrai taip pat turi apribojimų, bet mažiau griežtus nei Londonas. Geriau rasti sandėlį arba verslo centrą, kur yra "loading bay". Jeigu reikia važiuoti į gyvenamąjų namų kvartalą (pvz., jeigu biuras namie), būtinai įspėkite kaimynus. Vienas klientas taip padarė, kad sunkvežimis užstojo visą gatvę 3 valandas, ir policija atvažiavo. Nors viskas gerai pasibaigė, bet nervų nereikėjo.

Ar galima atvežti į Sandvoro (Sandwich) ar Portsmuto sandėlius?

Žinoma, dažnai klientai turi sandėlius prie uostų (Dover netoliese Sandwich). Tai labai patogu, nes mašina iš karto išlipa iš keltų ir važiuoja ten. Taip sutaupome dieną važiavimo Anglijoje. Tiesiog reikia aiškios adreso instrukcijos – kuri vartų atidaryti, kur padėti priešrūšius. Sandvoro rajonas gali būti painas su keliais, todėl geriau, kad kas nors lauktų ir nukreiptų.

Ką daryti, jei vairuotojas prarado signalą arba neįsivaizduoja kur eiti?

Nepanikuokite. Visi mūsų vairuotojai turi GPS ir telefonus. Bet Anglijoje yra vietų, pvz., kaimuose Kente ar Somersete, kur signalas dingsta. Tuose atvejuose jie naudoja žemėlapius (taip, tokius senamadiškus popierinius, kuriuos vis dar turi). Jeigu jūsų adresas yra kažkur "deep countryside", nusiųskite "What's App" vietą su koordinatėmis. Kartais vairuotojai tiesiog sustoja ir klausia vietinių, o angliški piemenys gali būti labai paslaugūs (nors sunkiai suprantami jų akcentas).

Ar reikia mokėti už "vairuotojo išlaikymą" (driver's overnight)?

Jei kelionė trunka ilgiau nei nustatyta laiko (pvz., dvi dienos viena kryptimi dėl apkrovos), vairuotojas turi privalomai ilsėtis 9 valandas. Jis negali miegoti mašinoje (tai nelegalu). Reikia sumokėti viešbutį (maždaug 50–70 svarų). Dažnai klientai stebisi, kodėl toks mokestis, bet aš juos klausiu – ar jūs norėtumėt, kad vairuotojas užmigtų prie vairo? O taip, ir maistas. Tai ne prabangus restoranas, bet "greitas maistas" kažkur prie kelio.

Bėdos, nesklandumai ir realios situacijos

Kas nutinka, jei mašina sugenda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Prieš metus važiavome su nauju "Volvo" ir ties Vokietija sprogo variklis (ne vairuotojo kaltė). Ką darome? Skambinam techninei pagalbai, įmonė siunčia kitą mašiną arba remonto brigadą. Greitas biuro perkėlimas į Angliją šiuo atveju užstringa maždaug parai. Mes padengome žalą (draudimas), bet laiko neatgausime. Tokiu atveju svarbu, kad klientas būtų informuotas tiesiogiai, o ne sužinotų vėliau. Būkit kantrūs, technika – tai technika.

Ar klientas gali važiuoti kartu su vairuotoju?

Oficialiai – ne. Komercinis transportas turi būti naudojamas tik kroviniui. Jei įsėsite keleivis, tai pažeidžiamas draudimas (transporto draudimas nekeleivių). Be to, jeigu sustings policija, gali būti baudos. Taip pat vairuotojas turi poilsio režimą – jis negali kalbėtis visą kelionę, jam reikia ramybės. Geriau susitikti tiesiog išsikraunant. Nors kai kurie "lentynininkai" leidžia, bet mes to nedarysime – rizika per didelė.

O dėžės – kur jas gauti?

Galite nusipirkti pats "IKEA" arba pas mus. Mes parduodame naujas, stiprias dėžes (Standartinis "moving house" dydis). Nenaudokite senų, drėgnų dėžių iš parduotuvės, jos sugriūva po apkrovos. Vieną kartą klientas padėjo svarbius dokumentus į dėžę, kurią buvo gavęs iš žuvies parduotuvės. Važiuojant per tiltą atsivėrė langas (lietus) ir... kvapas buvo nepakartojamas. Dokumentai išgelbėti, bet kvapas išliko biure mėnesį. Taip, ir venkite bananų dėžių – jos minkštos.

Ar nešite pianiną arba labai brangų meno kūrinį?

Pianinus nešame tik su specialia technika (kablys). Jeigu tai "Steinway", tai reikia profesionalų, o ne paprastų perkėlėjų. Meno kūrinius reikia įpakavoti į medines dėžes su klijais. Draudimas tokiems daiktams brangesnis. Būtinai paminėkite apie tai ankstesniame etape, nes vairuotojas gali tiesiog atsisakyti kelti tokį daiktą be preparacijos. Nenoriu, kad jūsų turtas būtų pažeistas.

Ar galima užsisakyti dalinį krovinį (part load)?

Taip, jeigu turite mažai daiktų (pvz., 5 dėžių), mes galime jas sudėti į didelę mašiną, kuri važiuoja kitam klientui. Tai pigiau, bet lėčiau. Greitas biuro perkėlimas į Angliją šiuo atveju nebus "greitas", nes reikia laukti, kai surinksime visą mašiną. Gali užtrukti savaitę-dvi. Jeigu skubate – mokėkite už pilną mašiną (exclusive use).

Kas daryti, jei pasiekėte, bet raktų nuo naujo biuro nėra?

Tai klasika. Klientai skuba, o nuomininkas dar neatidavė raktų. Mes laikomės lauke. Jeigu laukimas trunka ilgiau nei valanda, pradedamu skaičiuoti stovėjimo mokestį (standoff charge). Anglijoje stovėjimas brangus. Todėl, prašau, pasitikrinkite raktus dar prieš išvykstant iš Lietuvos. Nėra nieko blogiau nei stovėti Londone prie uždarytų vartų su pilna mašina ir vairuotoju, kuris nori namo.

Kaip sumokėti už paslaugas?

Paprastai reikalaujame 50% avanso, kad užsakyti keltą ir degalus. Likusią 50% – grynaisiais vairuotojui arba pavedimu prieš išvykimą ( pavedimu geriau, kad būtų įrodymas). Nenaudokite kreditinių kortelių mokėjimams vairuotojui, mes to nepriimame dėl mokesčių. Be to, jeigu sumokėjote avansą, o atšaukiate per dieną, pinigai negrąžinami, nes mes jau išleidosime resursus. Tai standartinė praktika.

Išvados

Viskas su juo, tuo greitu biuro perkėlimu į Angliją, atrodo sudėtinga tik tol, kol pradedi galvoti apie visus dalykus iš karto. Jeigu suskirstysi užduotis – dokumentai, dėžės, mašina – tai tampa įveikiama. Svarbiausia yra nebijoti klausti ir būti sąžiningu su savimi dėl to, kiek tų daiktų turi. Nepasitikėkite "kažkaip" variantais, nes Anglija nėra vieta, kurioje galima spręsti problemas ant kelio. Gerai suplanuotas perkėlimas leis jums pradėti darbą naujoje vietoje be didelio streso. O jeigu viską padarysi teisingai, gali net ir pagaliau išgerti kavą ramioje aplinkoje, o ne bėgioti su dėžėmis. Sėkmės!