# Greitas biuro perkėlimas į Angliją – patogus pasirinkimas

Įvadas

Greitas biuro perkėlimas į Angliją – patogus pasirinkimas, kai reikia sutvarkyti kompiuterius, baldus, dokumentus, archyvus, serverių spinteles, kavos aparatą ir visą tą chaosą, kuris biuruose atsiranda per paskutines dvi darbo dienas. Aš tarptautinių pervežimų srityje dirbu jau 20+ metų ir galiu pasakyti tiesiai: greitis čia nereiškia „mesti į dėžes ir važiuoti“. Reikia plano, žmonių, etiketės, pakrovimo tvarkos, dokumentų, kartais muitinės niuansų, o dar geriau – ramybės, nes Londonas ar Mančesteris nepriima pusiau paruoštų krūvų labai šiltai.

DUK

Bendri klausimai apie perkėlimą

Kuo skiriasi greitas biuro perkėlimas į Angliją nuo paprasto biuro kraustymo?

Greitas biuro perkėlimas į Angliją reiškia, kad viskas turi būti suplanuota ankščiau, net jeigu klientas sako, jog „reikia rytoj“. Paprastame kraustyme galima dar šiek tiek blaškytis, perrenkuoti stalus, keisti dėžių numeraciją, bet tarptautiniame variante tai greitai tampa brangu. Reikia žinoti, kas važiuoja pirmu reisu, kas antru, kas liks Lietuvoje, kas bus iškraunama pirmiausia Anglijoje. Be to, biure dažnai būna IT įranga, dokumentai, kėdės, stalai, seifai, spausdintuvai – ne tik kartoninės dėžės.

Ar tikrai įmanoma perkelti biurą į Angliją per kelias dienas?

Įmanoma, bet ne visada gražiai. Jei biuras mažas, pavyzdžiui, 6–10 darbuotojų, keli stalai, kompiuteriai, kėdės, archyvas, tada per 3–5 dienas galima susitvarkyti gana normaliai. Jei kalbame apie 40 darbuotojų, serverį, skambučio centrą, baldus iš dviejų pastatų, tada jau reikia rimtesnio plano. Aš mačiau situaciją, kai „greitai“ reiškė „mes dar nežinom, kurie stalai važiuoja“. Tai ne greitasis perkėlimas, tai gaisras.

Kiek žmonių reikia greitam biuro perkėlimui?

Paprastai 3–5 žmonės pakrovimui, jei biuras iki 10–15 darbuotojų. Didesniam biurui reikia 6–10 žmonių, kartais ir daugiau, ypač kai reikia išardyti baldus, apsaugoti stiklus, supakuoti monitorius. Svarbu ne tik kiek žmonių, bet ir kas ką daro. Vienas pažymi, kitas ardo, trečias pakuoją laidus, ketvirtas veža į liftą. Be tvarkos penki žmonės gali triukšmauti daugiau nei padėti.

Kokia kaina būtų už greito biuro perkėlimo paslaugas?

Kaina labai priklauso nuo tūrio, miesto, laiko ir to, ar reikia tik transporto, ar pilno pakavimo. Mažesniam biurui iš Lietuvos į Angliją galima matyti orientacines 1800–3500 EUR sumas, jei krovinys nedidelis ir dalinamas su kitu kroviniu. Pilnas atskiras mikroautobusas ar sunkvežimis gali būti 4500–9000 EUR. Jei reikia pakavimo medžiagų, baldų ardymo, IT išjungimo, saugojimo, kaina auga. Blogiausia, kai klientas nori „tik vežimo“, o po to paaiškėja, kad niekas nesupakavo spausdintuvų.

Ar galima derinti greitą biuro perkėlimą su darbuotojų darbo grafiku?

Taip, ir dažniausiai taip reikia daryti. Biuras negali tiesiog sustoti, nebent įmonė turi savaitgalį ar šventes. Dažnai kraustymas vyksta vakare, po darbo, arba savaitgalį, kad pirmadienį žmonės jau galėtų sėdėti naujose vietose. Bet čia reikia aiškaus sąrašo: kam kuri kėdė, kam kuris monitorius, kur dedami dokumentai. Kartais darbuotojai pažymi viską lipnia juosta, o kartais palieka „mano stalas kažkur ten“. Tai nėra planas.

Ar reikia iš anksto paruošti dokumentus Anglijai?

Po Brexit reikia žiūrėti, kas tiksliai vežama. Asmeninės įmonės daiktai, naudoti baldai, kompiuteriai, biuro inventorius paprastai nėra tas pats, kas nauja komercinė prekė, bet dokumentai vis tiek turi būti tvarkingi. Reikia inventoriaus sąrašo, adresų, kontaktų, kartais PVM informacijos, kartais CMR, priklausomai nuo situacijos. Aš ne visada žinau 100%, ar konkrečiam daiktui reikės papildomo paaiškinimo, todėl tokiu atveju geriau pasitikrinti su brokeriu ar logistiku prieš išvažiuojant.

Pakavimas ir apsauga

Kaip tinkamai supakuoti biuro kompiuterius?

Kompiuterius reikia išjungti, atjungti laidus, susifotografuoti jungtis, pažymėti laidus ir supakuoti taip, kad jie nejudėtų. Monitoriai keliauja vertikaliai arba specialiose dėžėse, ne tiesiog ant kitų dėžių. Sisteminiai blokai turi būti apsaugoti nuo smūgių, o kietieji diskai, jei vežami atskirai, turi būti pažymėti. Daug problemų kyla ne nuo pačios kelionės, o nuo to, kad laidai išsitraukia, o Anglijoje niekas nebeprisimena, kuris kabelis kuriam ekranui priklausė.

Ar biuro dokumentus galima vežti kartu su baldais?

Galima, bet aš to nedaryčiau be normalaus pakavimo. Dokumentai turi eiti į tvirtas dėžes, geriausiai pažymėtas pagal skyrių, metus ar darbuotoją. Svarbius originalus, sutartis, antspaudus, finansinius dokumentus geriau vežti atskirai arba rankiniame bagaže, jei vyksta atsakingas asmuo. Baldai juda, dėžės spaudžiasi, kartais pasitaiko drėgmės. Ir šiaip, dokumentų dėžė po kavos aparatu nėra gera idėja, nors gyvenime visko matyta.

Kiek reikia dėžių mažam biurui?

Mažam biurui dažniausiai reikia apie 20–60 dėžių, priklausomai nuo darbuotojų skaičiaus ir archyvų. Kiekvienam darbuotojui reikėtų 2–4 dėžių: dokumentams, asmeniniams daiktams, smulkmenoms, knygoms ar katalogams. Dar reikia atskirų dėžių virtuvei, spausdintuvams, kanceliariniams daiktams, IT įrangai. Geriausia pirkti vienodo dydžio dėžes, nes jas lengviau krauti. Netvarkingos dėžės paskui sunkvežimyje tampa galvosūkiu.

Ar baldus reikia išardyti prieš vežant į Angliją?

Dažniausiai taip, ypač stalus, spintas, konferencijos stalus, lentynas. Išardytus baldus lengviau apsaugoti, jie užima mažiau vietos ir mažiau rizikuoja susibraižyti. Kai kurie stalai važiuoja ir neišardyti, jei konstrukcija tvirta ir tilpimas geras, bet tai reikia įvertinti vietoje. Blogas sprendimas būtų bandyti „kaip nors įkišti“ didelį stalą į pilną automobilį. Paskui Anglijoje paaiškėja, kad nulaužta koja arba subraižytos durys.

Ką daryti su biuro technika, kuri dar naudojama iki paskutinės minutės?

Reikia pasidaryti išankstinį sąrašą ir palikti tik būtiniausią techniką paskutinėms valandoms. Kompiuteriai, telefonai, maršrutizatoriai, spausdintuvai turi būti paruošti iš anksto, o paskutinę dieną tik išjungiami ir pakraunami. Gerai, kai IT žmogus pažymi įrangą ir laidus. Jei to nėra, paskui Anglijoje prasideda „kur tas laidas?“, „kur adapteris?“, „kodėl šis ekranas neveikia?“. Ir visi žiūri į vairuotoją, nors jis tik vežė.

Ar galima vežti kavos aparatą, virtuvės įrangą ar biuro šaldytuvą?

Galima, bet reikia paruošti. Kavos aparatą reikia išvalyti, išpilti vandenį, jei įmanoma, nuimti talpas ir apsaugoti. Šaldytuvas turi būti išjungtas, išdžiovintas, durys pritvirtintos, kad nekvepėtų visas krovinys. Virtuvės įranga dažnai pamirštama, o paskui paaiškėja, kad vežamas puodų kalnas, mikrobangė, virdulys ir dar pusė sandėliuko. Tai ne problema, tik reikia sąrašo, kitaip Anglijoje visi klaus, kur dingo cukraus indas.

Maršrutas ir terminai

Kiek trunka greitas biuro perkėlimas iš Lietuvos į Angliją?

Jei viskas paruošta ir transportas jau laukia, kelionė į Angliją dažniausiai trunka 2–4 dienas, priklausomai nuo miesto, keltų, eismo ir apkrovos. Į Londoną gali būti greičiau nei į Škotiją, nors kartais Londono eismas sugadina visą grafiką. Jei krovinys dalinamas, trukmė gali pailgėti, nes reikia suderinti kitus krovinius. Greitas perkėlimas reiškia ne magiją, o gerą organizavimą. Ir šiek tiek sėkmės prie pasienio.

Ar galima pasirinkti konkretų iškrovimo laiką Anglijoje?

Dažniausiai taip, bet reikia rezervuoti laiko langą su gavėju arba pastatu. Londono sandėliai, biuro centrai ir gyvenamieji kompleksai dažnai turi griežtas taisykles: atvykti nuo 8 iki 10 val., turėti draudimą, vairuotojo duomenis, kartais net išankstinį leidimą. Jei nebuvo rezervacijos, galima praleisti pusę dienos stovint netoliese. Tai brangu ir visi nervinasi. Todėl adresas vien nepakanka.

Koks geriausias laikas kraustytis į UK?

Geriausia kraustytis darbo savaitės viduryje, jei reikia greito reagavimo, nes savaitgaliais kai kurios paslaugos brangesnės arba užimtos. Vasarą ir mėnesio pabaigoje transporto daugiau reikia, tad vietų būna mažiau. Jei galima rinktis, geriau planuoti ne pirmadienio rytą, o, pavyzdžiui, trečiadienį ar ketvirtadienį. Tada lieka laiko sutvarkyti neatitikimus. Žinoma, realybėje klientai dažnai pasirenka penktadienio vakarą.

Ar greitas biuro perkėlimas į Angliją gali vykti dalimis?

Taip, ir kartais tai protingiausias variantas. Pirmu reisu galima išvežti mažiau naudojamus daiktus, archyvus, rezervinius baldus, o antru – kompiuterius, darbo vietas, dokumentus. Taip biuras gali dirbti ilgiau, o Anglijoje palaipsniui ruošiamos zonos. Minusas tas, kad reikia dvigubai daugiau koordinavimo. Jei nėra aiškaus sąrašo, dalimis kraustomas biuras virsta dviem chaotiškais chaoso gabalais.

Ką daryti, jei Anglijoje biuras dar nėra pilnai paruoštas?

Tada reikia saugojimo sprendimo. Krovinio negalima palikti gatvėje, ypač jei vežami kompiuteriai, dokumentai ar brangi įranga. Geriau iš anksto sutarti dėl trumpalaikio sandėliavimo prie Londono, Birmingamo, Mančesterio ar kito miesto. Kartais tenka laukti, kol baigiami elektros darbai, interneto instaliacija ar baldų montavimas. Tai nėra katastrofa, tik papildoma kaina. Blogiau, kai apie tai sužinoma iškrovimo dieną.

Ar vairuotojas gali padėti iškrauti biuro daiktus?

Tai reikia aiškiai sutarti iš anksto. Kai kurie pervežėjai siūlo tik transportą nuo durų iki durų, kiti turi pakrovimo/iškrovimo komandą. Jei biuras didesnis, vienas vairuotojas fiziškai visko normaliai neiškraus, ypač jei reikia nešti stalus į aukštą pastatą. Reikia žmonių, vežimėlių, apsaugos. Ir, sąžiningai, vairuotojas nėra visų biurų administratorius, nors kartais elgiasi kaip jis.

IT ir dokumentų saugumas

Ar reikia išjungti serverį prieš pervežimą?

Serverį turėtų paruošti IT specialistas. Reikia duomenų kopijų, saugaus išjungimo, įrangos pažymėjimo, kartais specialaus pakavimo. Jei serveris vežamas kaip paprastas dėžės gabalas, tai jau blogas ženklas. Kai kuriais atvejais geriau duomenis perkelti į debesiją arba naują vietą, o seną įrangą vežti kaip atsarginę. Aš pats į IT gylį neinu, bet mačiau, kaip vienas neteisingas judesys sustabdo visą biurą savaitei.

Kaip apsaugoti duomenis perkraustymo metu?

Duomenys apsaugomi ne tik pakavimu, bet ir prieiga. Dėžės su dokumentais, kietaisiais diskais, klientų bylomis turi būti uždarytos, pažymėtos ir perduodamos atsakingam žmogui. Geriausia, kai tos dėžės važiuoja atskirai arba yra pirmos iškraunamos. Reikėtų vengti užrašų kaip „finansai, viskas čia“ ant didelės dėžės. Skamba akivaizdu, bet tokios smulkmenos kartais per daug pasako pašaliniams.

Ar galima vežti konfidencialius dokumentus į Angliją?

Taip, bet su papildoma tvarka. Konfidencialūs dokumentai turėtų būti supakuoti atskirai, užplombuoti, pažymėti kodais, o ne pilnu klientų sąrašu ant dėžės. Geriau, kad juos lydėtų įmonės atstovas arba būtų aiški perdavimo grandinė. Jei dokumentai labai svarbūs, galima naudoti specializuotą kurjerį, nors tai brangiau. Paprastas perkėlimas tikrai netinka jautriems duomenims, jei niekas nekontroliuoja, kas prie dėžių prieina.

Ką daryti su senais kompiuteriais, kurių nebereikia?

Pirma, reikia nuspręsti, ar jie tikrai nebereikalingi. Antra, jei juose yra duomenų, reikia saugaus ištrynimo arba fizinio sunaikinimo. Senos įrangos negalima tiesiog įmesti į bendrą krūvą, ypač jei vežama į Angliją. Kartais pigiau palikti Lietuvoje ir sutvarkyti per atliekų tvarkytoją. O kartais klientas sako „vežkime, gal prireiks“, ir paskui tą patį kompiuterį meta į sandėlį trejiems metams.

Ar reikalinga draudimo apsauga biurui?

Taip, ypač kai vežami kompiuteriai, serveriai, dokumentai, brangūs baldai. Standartinis CMR draudimas ne visada dengia viską taip, kaip klientas įsivaizduoja. Reikia pasitikrinti limitus, išimtis, pakavimo sąlygas. Jei brangi įranga nebuvo tinkamai supakuota, gali kilti ginčas. Gera praktika – prieš perkėlimą turėti inventorių su vertėmis. Be popieriaus paskui sunku įrodyti, kad „tas mažas juodas dėžutės gabalas“ kainavo 3000 EUR.

Kaip išvengti nuostolių greito perkėlimo metu?

Nuostoliai mažinami planu, žymėjimu, pakavimu ir realiu žmonių skaičiumi. Negalima tikėtis, kad viskas išsispręs kelyje. Reikia žinoti, kas atsakingas už IT, kas už dokumentus, kas už baldus, kas už raktus Anglijoje. Gerai veikia spalvų sistema: mėlyna – finansai, raudona – IT, geltona – virtuvė. Skamba paprastai, bet realybėje daugelis viską žymi flomasteriu ant popieriaus, kuris nuskrenda.

Paslaugos pasirinkimas

Kaip pasirinkti patikimą pervežėją biurui į Angliją?

Reikėtų žiūrėti ne tik į kainą. Patikimas pervežėjas klausia daug nepatogių klausimų: kiek dėžių, ar yra lifto, ar baldai išardyti, kas priims Anglijoje, ar yra parkavimo leidimas. Jei kompanija iškart sako „taip, viską sutvarkysime“ be jokių detalių, aš būčiau atsargesnis. Reikia patirties su tarptautiniais biuro perkėlimais, CMR, draudimu, komunikacija. Ir normalaus žmogaus, kuris paskambina prieš išvykstant.

Ar pigiausias pasiūlymas visada reiškia didesnę riziką?

Ne visada, bet dažnai taip. Pigi kaina gali reikšti, kad nėra pakavimo komandos, nėra draudimo pasirinkimo, nėra aiškaus maršruto ar krovinys bus ilgai laukiamas sandėlyje. Kartais tiesiog kažkas bando užpildyti tuščią vietą automobilyje, ir tai gali būti gerai. Bet jei kalbame apie biurą, terminus ir IT įrangą, vien žema kaina nėra geras argumentas. Geriau mokėti šiek tiek daugiau už aiškumą.

Ką reiškia „door to door“ biuro perkėlimas?

Door to door reiškia, kad krovinys paimamas iš vieno adreso ir pristatomas į kitą. Bet praktiškai reikia patikslinti, ar tai nuo durų iki durų, ar nuo sandėlio iki sandėlio, ar įeina iškrovimas. Londone „iki durų“ gali reikšti, kad automobilis stovi 300 metrų nuo pastato, nes gatvėje nėra leidimo. Todėl prieš sutartį reikia klausti, kas įeina į paslaugą. Kitaip paskui visi ginčijasi.

Ar pervežėjas gali padėti su baldų išardymu?

Gali, jei tai sutarta. Kai kurie pervežėjai turi montuotojus, kiti tik vairuotojus. Biuro baldai kartais būna paprasti, o kartais tokie, kad reikia specifinių įrankių ar instrukcijų. Gerai, kai prieš kraustymą kas nors nufotografuoja, kaip viskas stovėjo. Paskui Anglijoje lengviau sudėlioti darbo vietas. Jei niekas nežino, kuris varžtas kuriam stalui, prasideda improvizacija.

Ar galima gauti fiksuotą kainą greitam perkėlimui?

Fiksuotą kainą galima gauti, jei duomenys tikslūs. Jei klientas sako „mažas biuras“, o realybėje yra 70 dėžių, seifas, trys spausdintuvai ir konferencijos stalas, kaina keisis. Geriausia prieš pasiūlymą atlikti vaizdo apžiūrą arba pateikti išsamų sąrašą. Fiksuota kaina be apžiūros dažnai yra tiesiog spėjimas. O spėjimai tarptautiniuose pervežimuose greitai tampa brangūs.

Kokie dokumentai rodo profesionalumą?

Profesionalumą rodo ne tik sąskaita. Reikėtų turėti paslaugos aprašymą, krovinio sąrašą, draudimo sąlygas, CMR arba važtaraštį, kontaktus, atsakingus asmenis, grafiką. Jei pervežėjas negali pasakyti, kas veža, kada išvyksta, koks automobilis ir kas atsakingas už iškrovimą, tai blogas ženklas. Patikimas žmogus visada palieka popierinį arba elektroninį pėdsaką. Net jei bendrauja per žinutes.

Išvada

Greitas biuro perkėlimas į Angliją – patogus pasirinkimas, kai reikia sutvarkyti viską aiškiai, be bereikalingo streso ir su realiu planu. Sėkmė priklauso nuo paruošimo: kas supakuota, kas pažymėta, kas išardyta, kas laukia Anglijoje. Jei norite, kad kompiuteriai, dokumentai, baldai ir žmonės atsidurtų naujame biure be didelių staigmenų, geriau pradėti nuo sąrašo, ne nuo skambučio „ar galite rytoj?“.