Greitas biuro perkėlimas be streso iš Anglijos: Kaip išgyventi chaosą ir nepasikrauti nugaros?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus, tad mažai ką mane gali nustebinti. Žmonės visada svajoja apie tai, kad greitas biuro perkėlimas be streso iš Anglijos įvyktų lyg pasakojime: pakuojam, įsėdame ir važiuojame. Bet realybė, ypač kai kalbame apie perkėlimą iš Londono ar Mančesterio, dažnai būna šiek tiek kitokia. Ten nėra tiesiog kelių dėžių – ten yra jūsų verslo širdis, serveriai, svarbių sutarčių kopijos ir tos visos mažos detalės, kurias pamirštate iki pat paskutinės akimirkos. Esu matęs viską – nuo idealiai suregzuotų pervežimų iki tų, kur vairuotojai praradę raktus nuo sandėlio Didžiojoje Britanijoje. Tad štai, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokio „turinio kūrėjų“ lako.

Ką reikia žinoti prieš pradedant

Kiek laiko užtrunka tas „greitas“ biuro perkėlimas iš Anglijos?

Visada klausiu, ką klientas vadina „greitu“. Jei tai reiškia gabenti keliais džipais per dvi dienas, tai įmanoma, jei turite mažai daiktų. Bet jei kalbame apie pilną biurą, greitas biuro perkėlimas be streso iš Anglijos trunka maždaug savaitę nuo pasirašymo iki įkrovos. Reikia rezervuoti vietą kelyje, paruošti dokumentus, o Britanijoje eismas gali sustabdyti bet ką. Tad neskubėkite su datos pasirinkimu, geriau tur�ti laiko atsarginę planą.

Ar tikrai įmanoma perkelti biurą be streso?

Sąžiningai sakant, „be streso“ yra per didelis žodis. Stresas bus, bet jis gali būti mažesnis. Jei pasiruošiate iš anksto ir nepalikate visko į paskutinę naktį, išvengsite nervinės ligos. Aš esu matęs klientų, kurie rytoja turėjo būti Lietuvoje, o vakare vis dar darėsi dėžes. Tiesiog būkite realistiški – pasirūpinkite kava darbuotojams, kai pakuosite, tai nupirks nemažai ramybės.

Kokia yra pagrindinė klaida darant biuro perkėlimą iš UK?

Didžiausia klaida – nepažymėti dėžių. Atrodo paprasta, bet kai atvykstate į galutinę vietovę, ir visi tiesiog statote dėžes viena ant kitos, prasideda chaosas. Tada pradedama ieškoti tos vienos svarbios bylos, o vėliau viskas iškraunoma ir vėl rūšiuojama. Žymėkime kiekvieną dėžę su kita spalva ar skyriumi, tai padės išvengti nereikalingo darbo vėliau.

Ar reikia rūpintis pakavimu ar atvyksta jūsų komanda?

Galime atvykti su visa komanda ir supakuoti viską už jus. Tai brangiau, bet taip išvengsite to, kad koks vadybininkas padės serverį ant grindų. Tiesa, kartais klientai nori tai daryti patys, kad taupyti. Tai gerai, jei turite pakankamai dėžių ir burbulų. Bet aš visada pasakau – geriau mums mokėti už darbą, nei vėliau keisti lūžusį kompiuterį (ypač jei tai ne apdrausta).

Kas daroma su baldais, kurie netelpa į liftą?

Tai klasikinė problema Londone. Ten pastatai seni, liftai maži. Tada tenka išmontuoti baldus lauke, o kartais net iškelti per langą (nerekomenduojama, bet buvo). Mūsų vairuotojai yra įpratę su tuo dirbti, turi įrankių. Bet svarbu apie tai pranešti iš anksto, kad atvyktume su reikiamu žmonių skaičiumi, o ne su vienu vairuotoju, kuris liks vienas prie didžiulės spintos.

Ar galima sujungti asmeninius daiktus su biuro perkėlimu?

Techniškai galima, bet tai nėra labai gera idėja muitinės požiūriu. Jei ten bus Jūsų asmeninės drabužės ar virtuvės reikmenys, gali kilti klausimų dėl deklaravimo. Geriausia tuos daiktus vežti atskirai arba aiškiai atskirti dėžėse, kad muitininkas nesuimtų viso krovinio dėl vieno indų komplekto.

Kainos ir biudžeto planavimas

Kaip susiformuoja biuro perkėlimo iš Anglijos kaina?

Kaina priklauso nuo tūrio, atstumo ir to, kiek darbo reikia padaryti. Greitas biuro perkėlimas be streso iš Anglijos kainuos daugiau nei standartinis, jei reikia skubėti. Taip pat įtakos turi kuro kaina (ji šokinėja kaip nori) ir keltų bilietai. Aš visada siūlau kreiptis bent prieš 2-3 savaites, kad gautumėte fiksuotą kainą, o ne tą, kuri pasikeis paskutinę minutę.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Žinoma, vienos firmos pasako tik bazinę kainą. O tada pridedami mokesčiai už „ilgą nešimą“, už laiptus, už užstatą ant gatvės. Mes stengiamės visą tai įrašyti į sutartį iš karto. Tačiau visada atkreipkite dėmesį į tai, ar įtrauktas angliškas ULEZ mokestis Londono zonai, jei ten įvažiuosite. Nenusimanykite, gali būti nemalonūs staigmenys.

Ar pigiau vežti greitas biuro perkėlimas be streso iš Anglijos dalimis?

Kartais taip, jei turite mažai daiktų ir galite laukti, kol mes surasime kitą klientą tame pačiame maršrute. Tai vadinama „daliniu kroviniu“. Bet jei jums svarbus laikas, tai tikrai neapsibrėžimas. Tada tenka išsinuomoti visą furgoną. Pasidomėkite abiem variantais, jei biudžetas ribotas.

Kaip mokėti – iš karto ar atvykus?

Visada rekomenduoju mokėti avansą, kad užfiksuotumėte datą. Likusią dalį – atvykus arba prieš išvykstant iš Anglijos. Yra firmų, kurios reikalauja viso sumokėjimo iš karto, bet as, tiesiog sakant, to nedaryčiau. Kas jei vairuotojas susirgs ar furgonas suges? Geriau turėti tam tikrą saugumo priemonę rankose.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia išmontuoti ir sumontuoti baldus?

Taip, tai papildomas darbas valandomis. Bet pagalvokite, jei bandysite tai daryti patys penktą valandą vakaro prieš išvykimą, tai gali baigtis nervų priepuoliu. Mūsų monterižai tai padarys greitai. Vieną kartą matęs, kaip klientas bandė išsukti stalą, ir sugriovė visą konstrukciją... Tada montavimas kainavo dvigubai daugiau.

Ar galima gauti nuolaidą, jei perkeliam ir sandėlį?

Jei tūris didelis, visada galima derėtis. Dideli kroviniai mums patogesni, nes užpildome visą mašiną. Tad jei turite ne tik biurą, bet ir prekių sandėlyje, paminėkite tai. Galime pasiūlyti paketą, kuris bus ekonomiškesnis nei du atskiri pervežimai.

Ar draudimas įeina į kainą?

Paprastai įeina bazinis draudimas, bet jis dengia ne viską. Ypač jei kalbame apie brangią elektroniką ar meninius kūrinius. Patikrinkite draudimo sąlynas – ar dengiamas „jūsų neatsargumas“ (pvz., jei palikote dėžę ant laiptų ir ji nukrito). Dažnai ten daug smulkių raštelių, kuriuos reikia perskaityti.

Dokumentai ir muitinė (Brexit smūgis)

Kokius dokumentus reikia turėti išvykstant iš Anglijos po „Brexit“?

Dabar tai daug sudėtingiau nei anksčiau. Reikia eksporto deklaracijos, prekių sąrašo (pakavimo lapo) ir, žinoma, sutarties su mumis. Jei neturite EORI numerio (kaip juridinis asmuo), jį reikia gauti prieš perkėlimą, kitaip muitinė neleis išvažiuoti. Tai tas dalykas, dėl kurio dažnai užstringa greitas biuro perkėlimas be streso iš Anglijos ties pradžia.

Ar reikia mokėti PVM (VAT) perkėlimui?

Jei esate registruota Lietuvoje įmonė ir perkeliate savo turtą į Lietuvą, dažniausiai taikoma 0% PVM tarifas, jei pateikiate teisingus dokumentus. Anglijoje taip pat gali būti taikomas atvirkštinis mokestis. Geriausia tai pasitarti su savo buhalteriu, o ne tikėti, ką aš čia pasakau (aš esu vairuotojų pusėn, ne finansų).

Kas nutinka, jei trūksta kokių nors dokumentų sienoje?

Tai blogiausias scenarijus. Girdėjau istorijas, k krovinys stovėjo pasienyje tris dienas, kol gavę trūkstamą raštą. Tai sukelia vėlavimus ir papildomus išlaidas už sandėliavimą. Užtikrinkite, kad viskas yra „i“ antraštinėje prieš patį pervežimą. Mūsų brokeriai padeda, bet Jūsų duomenys turi būti tikslūs.

Ar turiu deklaruoti kiekvieną kompiuterį atskirai?

Ne, nebūtinai kiekvieną atskirai, jei tai serijinės gamybos daiktai. Bet reikia nurodyti serijinius numerius brangiai įrangai, jei to reikalauja draudimas ar muitinė. Bendras sąrašas su tipais ir kiekiais (pvz., „10 dell monitorių“) dažniausiai užtenka, bet geriau būti per detalių nei per mažai.

Ar galima vežti naudotus biuro rūbus be mokesčių?

Taip, jei tai yra Jūsų įmonės nuosavybė ir naudojama verslui, tai dažnai laikoma turto perkėlimu, o ne prekyba. Tai leidžia išvengti importo mokesčių. Svarbiausia įrodyti, kad šie daiktai nebus parduoti Lietuvoje iš karto po atvykimo.

Kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais?

Dokumentus reikia pakavoti į uždaras, pažymėtas dėžes. Geriausia, jei jas veža atskira mašina arba yra patalpintos kabinete, kurį užrakina vairuotojas. Mes neatsidaro dėžių, kurios pažymėtos „confidential“, nebent Jūsų prašome. Bet visada saugiau patys pasiimti svarbiausius dokumentus su savimi lėktuvu.

Ar reikia specialių leidimų elektroninei įrangai?

Nėra specialaus leidimo patį vežimui, bet jei turite duomenų serverius, juos reikia išjungti tinkamai (ne tik ištraukti laidą). Tai ne dokumentų klausimas, o techninės apsaugos. O dėl duomenų saugumo – geriau juos susikopijuoti į debesį prieš išjungiant.

Logistika ir techninės smulkmenos

Kokią mašiną reikia rinktis?

Jei tai tik keli stalai ir kėdės, užtenka 3.5 tonnės furgono. Jei pilnas biuras su archyvais – reikės didesnės mašinos, netgi 7.5 tonnės arba sunkvežimio su tentu. Greitas biuro perkėlimas be streso iš Anglijos priklauso ir nuo to, ar spėsime viską sutalpinti į vieną kartą, ar teks važiuoti du kartus.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba lietuviškai, bet yra ir anglakalbių partnerių. Jei Jums svarbu, kad vairuotojas suprastų instrukcijas lietuviškai, prašykite tai iš karto. Nenorite, kad jis būtų patalpintas blogoje vietoje tiesiog dėl kalbos barjero.

Kaip vyksta iškrovos vietoje paruošimas?

Jums reikia užtikrinti, kad vietoje yra laisva vieta mašinai pastatyti. Tai dažnai būna problema Lietuvos miestuose, kur yra siauri gatvės. Jei reikia, gali užimti vietą automobiliu arba gauti leidimą iš savivaldybės laikinai statyti prie pat įėjimo.

Kas daryti, jei naujieji patalpai nebaigti?

Tai reali problema. Kartai verslas auga greičiau nei statybos. Jei taip atsitinka, turime galimybę laikinai padėti daiktus pas mus sandėlyje. Tai papildomai kainuos, bet bent nebus laukti lauke po lietumi. (Aš tikrai nesužinojau, kiek jūsų statybos užtruks, tačiau sandėlis yra viena iš išeičių).

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Didžiojoje dalies atvejų taip. Mes naudojame GPS stebėjimo sistemas. Bet yra vietų, pavyzdžiui, keltuose arba giliuose sandėliuose, kur signalas dingsta. Tada tenka tiesiog pasiklaustyti vairuotojo telefonu. Nenusiminkite, jei žemėlapyje mašina „stovi“ valandą – gali būti, kad tiesiog gera užeiga ir vairuotojas pietauja.

Kaip elgtis su parkavimu Anglijoje?

Jei biuras yra miesto centre, reikia gauti leidimą stovėti „loading zone“. Be to, ten gali būti ribojimai sunkvežimiams (pvz., tik naktį). Geriausia, jei Jūsų angliškas kolega iš anksto susiranda informaciją apie tai, kitaip gausime baudą, kurią teks mokėti (arba Jums, jei nebuvote įspėti).

Ar atvežate ir surenkame viską į vieną dieną?

įprastai taip, jei atstumas nėra per didelis. Vairuotojai dažnai važiuoja poromis – vienas vairuoja, kitas miega, kad atvyktų ryte ir pradėtų dirbti. Taip išlieka tas greitas tempas. Bet jei kelionė užtrunka ilgiau, gali tekti planuoti iškrovą kitą dieną.

Rizikos ir problemos (nepatogios tiesos)

Kas nutinka, jei kažkas sulūžta kelyje?

Tikimės, kad niekas. Bet jei įvyksta avarija (ne mūsų kaltė), draudimas tai padengia. Jei mūsų kaltė (pvz., numetėme dėžę), taip pat padengia. Bet reikia tai užfiksuoti vietoje. Nedarant to, vėliau bus sunku įrodyti, kad monitoriaus ekranas buvo sveikas Londono sandėlyje.

Ar gali būti, kad vairuotojas tiesiog neatvyksta?

Su geromis firmomis tai retai, bet su „skrajūnais“ – visai įprasta. Jie paims užstatą ir dingsta. Todėl reikia tikrinti įmonės reputaciją. Aš galiu pasakyti, kad mes jau 20 metų čia esame, tad tikrai nebeginsime dabar dingdyti su Jūsų biuro stalais.

Kokios yra dažniausios problemos su klientais?

Dauguma problemų kyla ne iš pervežimo, o iš to, kad klientai nežino, ką turi. Vienas klientas sakė „turime penkias dėžes“, o prie vartų atsivežė trisdešimt. Aišku, tai nulėmė kainą ir laiką. Būkite sąžiningi su apžiūra, tai padės mums pasiruošti geriau.

Ar saugu vežti serverius?

Taip, jei jai supakuoti. Geriausia juos įstatyti į originalias dėžes su putomis. Jei jų nėra, reikia labai gerai apgaubti antistatine plėvele ir putomis. Vibracija kelyje yra priešas elektronikai. (Gal reikėtų pasidometi specialiu transportu, jei serverių labai daug, bet įprastas furgonas tinka, jei atsargus).

Kas daryti, jei Anglijoje pasikeičia planai paskutinę minutę?

Tai įvyksta dažnai. Raktų perdavimas vėluoja, arba darbuotojai nespėja išsirengti. Jei tai nutinka, mums reikia mokėti laukimo mojį. Vairuotojo laikas – tai pinigai. Geriau pranešti iš anksto, kad galėtume pakeisti tvarkaraštį ir nešvaistyti valandų stovint prie durų.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Mano patirtis sako, kad ne. Pigiausiai dažnai reiškia „be draudimo“, „be profesionalių pakirpėjų“ arba su senais furgonais, kurie gali sugesti kelio viduryje. Greitas biuro perkėlimas be streso iš Anglijos kiekvienam reiškia kitką, bet saugumo tikrai neverta taupyti.

Kaip elgtis su augalais biure?

Negalima. Tiesiog negalima vežti augalų su žeme iš Anglijos į ES be labai sudėtingų fitosanitarinių sertifikatų. Muitinė juos konfiskuos iš karto. Geriau padovanoti kaimynams arba... (na, žinote, ką padaryti). Nesikreipkite dėl jų, tai prarasite laiką.

Ar galiu keliauti kartu su vairuotoju?

Techniškai taip, jei yra vietos (pvz., keleivio vieta). Bet dėl draudimo ir taisyklių, tai reikia sutarti iš anksto. Taip pat atsiminkite, kad vairuotojas dirba, jis nebus Jūsų gidas ar pokalbių partneris visą kelionę.

Kas daryti, jei naujame biure nėra lifto, o sename buvo?

Tą reikia žinoti iš anksto! Mes turime nešikų, bet jei reikia nešti į ketvirtą aukštą laiptais, tai užtruks. O jei laiptai siauri... o dieve. Tokius dalykus reikia aptarti planavimo etape, o ne tada, kai furgonas jau stovi kieme.

Kas nutinka su atliekomis – pakavimo medžiagomis?

Galime viską išvežti ir sunaikinti, arba palikti Jums, jei norite pasinaudoti jomis toliau. Dėlžių grąžinimas dažnai įeina į kainą, jei jos gražinamos nesugadintos. Bet jei norite jas suplėšyti ir mesti – problemos nėra.

Ar galima užsakyti perkėlimą iš Anglijos šiandien ir važiuoti rytoj?

Retai kada įmanoma. Yra minimalus planavimo laikas dėl dokumentų ir muitinės. Jei tikrai skubate, bandykite, bet pasiruoškite, kad kaina bus aukšta, o dokumentai gali būti „ant ribos“. Geriau duokite mums bent tris dienas.

Kaip patikrinti, ar įmonė patikima?

Pažiūrėkite įmonės kodą, apžvalgas internete (būkite atsargūs su per daug geromis recenzijomis) arba paprašykite atlikti apžiūrą vaizdo skambučiu. Mes visada kviečiame atvažiuoti pas mus į sandėlį pamatyti, kas mes darome. Tai geriausia garantija.

Išvados

Na, trumpai tariant, greitas biuro perkėlimas be streso iš Anglijos visiškai įmanomas, jei nepasikliojat pasakų apie stebuklus. Reikia gero plano, šiek tiek kantrybės ir profesionalių rankų, kurios žino, ką daro. Po beveik dvidešimt metų šioje srityje galiu pasakyti, kad geriausia prevencija yra atvirumas – pasakykite mums visus savo baimių ir apribojimus iš karto. Tada išvengsite naktinių skambučių ir tūkstančių baudų. Sėkmės perkėlime, ir tikimės, kad Jūsų verslas Lietuvoje augs dar greičiau nei mūsų furgonai kelyje.