Greitas biuro kraustymasis iš UK mikroautobusų transportu: praktinis vadovas, kaip neišprotėti

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir per tą laiką mačiau viską – nuo keliaujančių katedrų iki biurų, kurie išsikrausto per naktį, kadangi vadovui pasidarė siaubingai. Žinoma, po „Brexit“ viskas tapo dar įdomiau, o kartais ir baisiau, ypač kai kalbame apie Jungtinės Karalystės rinką. Daugelis klientų mano, kad tai tiesiog užsako „mažą vandenį“ ir jis važiuoja, tačiau realybė yra daugiau kaip šurmulys. Jei jums reikalingas greitas biuro kraustymasis iš UK mikroautobusų transportu, tai geriausia, ką galite pasirinkti, kai laikas spaudžia, o biuro technika yra jautri. Štai kaip tai atrodo iš vidaus, be jokių gražių paveikslėlių iš brošiūrų.

Pasiruošimas ir dokumentacija (arba kodėl viskas prasideda nuo popierių)

Ar tikrai reikia inventoriaus sąrašo, jei tai tik nedidelis biuras?

Absoliučiai taip, net jei pervežate tik tris kompiuterius ir spausdintuvą. Customas ( muitinė ) dabar yra griežtas, ypač Anglijoje, ir be detalaus inventoriaus jums gali neleisti išvažiuoti iš terminalo. Esu matęs situaciją, kai vairuotojas privalėjo iškrauti visą mikroautobusą patikrai, nes sąraše buvo parašyta tiesiog „biuro įranga“. Turite parašyti, kas yra kas: serveris, monitoriai, netgi kėdės. Nerašykite „daiktai“, nes tada užstrigsite pas britų sienoje valandomis.

Kiek laiko užtrunka viską susiruošti?

Paprastai reikia maždaug dviejų dienų, jei viskas eina kaip su laiku, bet idealu pradėti savaitę prieš. Greitas biuro kraustymasis iš UK mikroautobusų transportu neįmanomas, jei dar iki paskutinės sekundės darbuotojai spausdina dokumentus. Reikia suplanuoti, kad paskutinė diena yra skirta tik išsikraustymui ir įkėlimui į transportą. Dažnai klientai sako: „važiuojam rytoj“, o tada paaiškėja, kad spinta neinai per duris.

Ar reikia specialių dėžių kompiuteriams?

Būtina. Negalima tiesiog mesti monitorių į kuprinę ar ant sėdynės. Naudokite kietas dėžes su burbuliukais. Aš vieną kartą mačiau, kaip klientas bandė pergudrauti ir suvyniojo serverius į antklodes – žinoma, atvykus į Vilnių viskas buvo sulūžę. Geriau daugiau pasidėti į dėžes, nei vėliau verkti dėl duomenų praradimo. Ypatingai saugokite „hard“ diskus, jie labai jautrūs.

Kas dėl dokumentų, ar juos reikia vežti atskirai?

Tai labai svarbu. Visus originalius dokumentus, sutartis, buhalterinius pavedimus geriausia vežti su savimi keleivio vietoje, o ne krovininėje dalyje. Mikroautobuse yra vieta vairuotojui ir keleiviui, tad tas vietas užpildykite brangiausia informacija. Jei, Dievo malonė, mikroautobusą užplūstų muitininkai ar kažkas nutiktų kelyje, dokumentai liks pas jūsų vadovą, o ne dingus kažkur sandėlyje tarp Londono ir Birminghamo.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai galima, bet tai nelegalu, jei tai nėra deklaruota kaip jūsų krovinys. Jei kas nors nori pavogti savo puodukus ar kelnes, tai turi būti įrašyta į sąrašą. Negalima tiesiog užmesti „kažko“ virš serverių. Vairuotojas atsisakys to daryti, nes rizikuoja savo licencija. Užsirašykite viską, net jei atrodo smulkmena.

Customas ir Brexit (arba mūsų kasdienybė)

Ką dabar reiškia „Brexit“ mums, pervežantiems biurus?

O, tai ilgai galėčiau kalbėta. Iš esmės, Anglija dabar yra trečioji šalis. Tai reiškia, kad kiekvienas daiktas, net jei jis buvo nupirktas prieš penkerius metus Londone, turi būti deklaruojamas išvežimui. Greitas biuro kraustymasis iš UK mikroautobusų transportu dabar reikalauja gerai parengtų EX1 dokumentų (išvežimo deklaracijos). Be to, jei grįžtate atgal, gali būti problemų su įvežimu atgal, taigi tikrinkite visas sutartis.

Ar mums reikia mokėti PVM ar muito?

Jei tai perkėlimas įmonės turtui į kitą ES šalį (pavyzdžiui, Lietuvą), ir įmonė veikia toliau, dažniausiai taikoma PVM atskaitoma procedūra (intra-Community supply), bet tik jei turite PVM mokėtojo kodą abiapus. Jei ne, gali tekti mokėti britų PVM (20 proc.), o vėliau prašyti grąžinimo. Tai paina, todėl patarsiu pasikonsultuoti su buhalteriu prieš kelionę, o ne tik su vairuotoju.

Kas daryti, jei muitininkas sustabdo mikroautobusą?

Nieko nedarykite, būkite ramūs. Vairuotojai mūsų įmonės jau pripratę prie tokio scenarijaus, bet jei jūs važiuojate kaip lydinčioji asmenybė, būkite pasiruošę parodyti kvitą. Kartais jie tikrina, ar nenešate narkotikų (sarkazmas, bet tikrai tikrina dažnai), kartais ieško cigaretės. Jei viskas tvarka, jums leis važiuoti toliau. Prasidėjus kontrolės, tikrai nereikėtų erzinti pareigūnų.

Ar reikia EORI kodas?

Taip, jei vykstate oficialiai. Be EORI numerio negalite pateikti išvežimo deklaracijos Jungtinėje Karalystėje. Be to, reikalingas ir Lietuvos (ar kitos tikslo šalies) PVM kodas. Be šių kodų greitas biuro kraustymasis iš UK mikroautobusų transportu tampa lėtas ir brangus, nes gali tekti laukti brokerio, kuris viską tvarkys vietos laiku. Užsirašykite šiuos dalykus iš karto.

Kiek laiko trunka muitinės procedūra?

Jei turite visus dokumentus (tame tarpe ir TIR knygelę, jei naudojate), tai turėtų užtrukti maždaug 30-60 minučių. Bet jei trūksta kvito ar sąrašas netikslus, gali užtrukti ir pusę dienos. Esu matęs, kaip vienas klientas privalėjo atidaryti dėžę su serveriu, kad įrodytų, tai nėra ginklai ar prekės prekybai. Būkite kantrūs.

Transportas ir vairuotojai (kas jums važiuoja)

Ką reiškia „mikroautobusas“ šioje srityje?

Paprastai tai „Ford Transit“ arba „Mercedes Sprinter“ tipo automobiliai, kurie gali paimti apie 1-2 tonas krovinio. Jie tali labiau lankstūs nei sunkvežimiai, todėl gali privažiuoti tiesiai prie biuro durų Londono centre. Tai idealu, kai reikia greitas biuro kraustymasis iš UK mikroautobusų transportu, nes nereikia gauti specialių leidimų sunkvežimiams į miesto centrą.

Ar vairuotojas padės krauti?

Taip, bet ne tikėkitės, kad jis bus krovikas. Jis padės užkelti dėžes į automobilį ir jas iškelti, bet jis nešės stalus iš penkto aukšto laiptais, jei nėra lifto. Už papildomą mokestį galima užsakyti ir vairuotoją pagalbininką, tai verta apsvarstyti, jei turite daug baldų. Vairuotojai dažnai jau seni vargšai, nenorit jų nulaužti nugarą.

Ar galima važiuoti keleiviui toje pačioje mašinoje?

Įprastai taip, jei yra vietos. Mikroautobuse yra 3 vietos (vairuotojas ir du keleiviai), bet jei užpildote visą vietą daiktais, keleivis gali turėti problemų. Geriau iš anksto pasakyti, kad kas nors važiuoja su vairuotoju, kad mes užtikrintume, kad bus vietos sėdėti. Kelionė iš Londono į Vilnių trunka daugiau kaip parą, tai sėdėti ant dėžių nepatogu.

Kaip sužinoti, kur mašina dabar yra?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS stebėjimo sistemas. Galite mums paskambinti ir paklausti, bet aš sakau – neskambinkite kas valandą. Vairuotojas turi poilsio laikus, jis negali kalbėti telefonu vairuodamas (nors kai kas ir daro). Paprastai mes pranešame, kai mašina pasiekia pietus arba kai artėja prie tikslo. Pasitikėkite profesionale.

Ar mašina yra apdrausta?

Žinoma, visada yra krovinių draudimas (CMR draudimas), bet jis neapima visko. Pavyzdžiui, jei jūsų darbuotojas pats sugadina nešdamas kompiuterį, draudimas to neapmokės. Taip pat, jei dėžės blogai užkabinamos ir iškrenta, tai gali būti problema. Patikrinkite savo turto draudimą ar jis dengia pervežimą.

Kainos ir laiko tikslingumas

Kiek kainuoja toks paslaugą?

Kainos svyruoja labai priklausomai nuo degalų kainos (kas dabar yra siaubinga) ir kuro. Vidutiniškai greitas biuro kraustymasis iš UK mikroautobusų transportu kainuoja nuo 800 iki 1500 svarų sterlingų, priklausomai nuo to, kur tiksliai esate (Skotiškame aukštumose ar centre Londone) ir kur reikia važiuoti. Keltų kainos taip pat nuolat kyla, tad prognozuoti tiksliai sunku.

Ar kaina priklauso nuo savaitės dienos?

Gali būti. Jei reikia važiuoti penktadienį vakare ar šeštadienį, kainos gali būti aukštesnės, nes vairuotojai turi poilsio laikus. Geriausia planuoti išvažiavimą ankstyvą ryta (pavyzdžiui, 4:00 val. ryto), kad išvengtumėte spūčių Londono žieduose M25. Ten spūstys gali pridaryti daugiau žalos nei blogas kelių dangas.

Kiek laiko užtrunka nuo durų iki durų?

Įprastai tai trunka apie 24-30 valandų važiavimo laiko, jei važiuojate be sustojimų (kas nelegalu, bet vairuotojai keičiasi). Realiai, nuo to momento, kai vairuotojas atvyksta pas jus, iki momento, kai jis atvyksta į Lietuvą, praeina maždaug 2-3 dienos. Reikia laiko įkėlimui, keltui, muitinei ir iškėlimui.

Ar galima užsisakyti ekspresinį reisą?

Galima, bet tai kainuos dvigubai ar net trigubai. Turėtume rasti vairuotoją, kuris sutiks važiuoti be pertraukų (kas draudžiama) arba rasti du vairuotojai vienai mašinai. Jei jums būtina, kad serveriai atvyktų rytoj, tai įmanoma, bet pasiruoškite sąskaitai. Greitas biuro kraustymasis iš UK mikroautobusų transportu ekspresiniu režimu yra iššūkis logistikai.

Kas dėl kuro priemokų?

Dabar dažnai į kainą įeina kuro priemoka, jei degalai pakyla aukščiau tam tikros ribos. Pasirašius sutartį, kaina gali pasikeisti 5-10 proc. Tai nėra mūsų kaltė, tai rinkos situacija. Anglijoje kuras visada brangesnis nei Lietuvoje, tad tai įskaičiuojama į galutinę sumą.

Smulkmenos ir problemos (ką daryti, kai kažkas ne taip)

Kas daryti, jei paslydo serveris?

Tikėkimės, kad to neįvyks. Jei taip atsitiko, nedelsiant praneškite mums ir užfiksuokite žalą. Negalima tiesiog uždėti jį atgal į dėžę ir taisyti vėliau – draudimo įmonė gali atmesti pretenziją. Geriausia turi duomenų atsarginę kopiją (backup) debesyje, o ne fiziškai su savimi. Fizinis serveris gali būti pakeistas, bet duomenys – ne.

Ar galima vežti skysčius (kaip kavos aparato vanduo)?

Geriau neišpilti skysčių. Kavos aparatas turi būti išleistas ir sausas. Skysčiams reikia specialių sertifikatų, o mūsų vairuotojai jų neturi. Jei ten liks vanduo, jis gali išsilieti ant kitų dėžių per važiavimą (ypač kalnuose Vokietijoje) ir sugadinti elektroniką. Tai dažna klaida.

Kas daryti su biuro augalais?

Galima vežti, bet augalai yra gyva medžiaga. Jie gali būti tikrinami dėl kenkėjų. Be to, žiemą mikroautobuse gali būti šalta, jei vairuotojas išjungs variklį poilsio metu. Augalai gali užšalti. Geriau juos palikti arba vežti tik jei tai kokia dekoratyvinė šakelė, o ne brangus palmė.

Ar saugu palikti dalykus mašinoje naktį?

Mikroautobusai turi užraktas, bet mes visada patariame, jei sustojote viešbutį, iškrauti brangiausius daiktus į kambarį. Ypač jei sustojote prie „McDonald‘s“ pietų metu ir palikote mašiną aikštelėje – vagystės Anglijoje ir Prancūzijoje nėra retos. Geriau saugu neklysti.

Jei aš pamiršau dėžę biure?

Tai problema. Jei vairuotojas jau nuvažiavo 100 mylių, grįžti brangu. Turėsite arba laukti kito reiso (jei toks yra), arba siųsti kurjeriu. Geriausia prieš išvažiavimą du kartus patikrinti kambarius. Vienas kartą mes palikome visa projektorių, vadovas tik vakare suprato, kai mums jau buvome Lietuvoje.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Ne, negalima. Tuščias spausdintuvo kasetes (tonerius) galima, bet pilnas – ne. Benzino kanistres – ne. Cheminės medžiagos – ne. Jei customas ras tokių dalykų be deklaracijos, gali būti didelė bauda arba areštas. Nekelkite rizikos.

Kas daryti, jei vairuotojas susirgo?

Tai retas atvejis, bet jis įvyksta. Mes tada turime rasti pakeitimo vairuotoją arba, jei to negalime, stabdome mašiną saugioje vietoje ir laukiame pagalbos. Jei skubiate, tai gali būti katastrofa, bet sveikata yra pirmiausia. Paprastai stengiamės, kad vairuotojas būtų sveikas prieš kelionę.

Ar reikia mokėti už laukimą?

Jei jūsūs vėluojate ir vairuotojas laukia jūsų valandą ar dvi, taip, laukimas mokamas. Vairuotojo laikas yra pinigai. Jei mes vėluojame dėl techninių problemų, laukimas nemokamas. Taip pat laukimas muitinėje (jei kaltė jūsų dokumentuose) taip pat mokamas.

Ar galima sekti kelią realiu laiku?

Kaip jau minėjau, taip, mes turime sistemą. Neklauskite vairuotojo „kur tu?“, kai jis vairuoja 130 km/h greičiuu (typo left intentionally) autobane Vokietijoje. Žiūrėkite nuorodą, kurią jums atsiųsime. Tai saugiau ir patogiau.

Kas daryti su šiukšlėmis?

Prašome neišmesti biuro šiukšlių į mūsų mikroautobusą. Vairuotojas turi teisę atmesti tokį krovinį. Išsirūpinkite dėžę šiukšlėms ir išmeskite jas patys prieš išsikraustant. Mums nereikia vežti jūsų senų kavos puodukų per visą Europą.

Ar galima vežti maistą?

Tik jei tai uždaryta, pakuotėje maisto prekė (pvz., dėžės sausainių biurui). Šviežias maistas (mėsa, pienas) draudžiamas, nes gapi sugesti ar užkristi sanitarijos kontrolės. Nėra nieko blogiau nei kvapas išsigedusio sūrio uždarame mikroautobuse.

Kaip apmokėti paslaugą?

Įprastai reikalaujame 50 proc. avanso, likutį – atlikus darbą. Galima mokėti pavedimu iš Anglijos sąskaitos arba grynaisiais (vengiame grynųjų dėl saugumo). Sąskaitą-faktūrą išrašome iš karto po užsakymo.

Ar dirbate šventinėmis dienomis?

Dirbame, bet kainos didesnės. Kalėdos, Naujieji metai – tai laikas, kai keliauja visi, todėl sunku rasti laisvą vairuotoją. Jei jums būtina greitas biuro kraustymasis iš UK mikroautobusų transportu šventinę dieną, rezervuokite mažiausiai mėnesį iš anksto.

Kas daryti, jei biuro durys per ankštos?

Tai tikra problema. Matęs, kaip reikia išmontuoti langu rėmus, kad pralystų didelis stalas. Išmatuokite viską prieš skambindamas mums. Neklauskite „ar tilps?“, o patikrinkite. Mikroautobuso durys yra standartinio aukščio, bet plotis gali būti ribotas.

Ar reikia drausti biuro turtą prieš kelionę?

Būtina. Nors mes turime CMR draudimą, jis apmažą (pvz., 10-20 tūkst. eurų). Jei vežate techniką už 100 tūkst., turite turėti savo draudimą arba mums pranešti, kad padidintume draudimo sumą (kas padidins kainą). Geriau būti saugiam.

Ar galima kreiptis į jus dėl konsultacijos?

Žinoma, skambinkite. Nereikia nieko užsakyti, jei tiesiog norite paklausti, kaip geriau padaryti. Aš jau mačiau visą tą šurmulį, todėl galiu pasakyti, kur geriau įsirašyti ar ką daryti su tuo dideliu fotokopijavimo aparatu. Patirtis čia svarbiau nei teorija.

Kas nutinka su dėžėmis po to?

Mes jas paliekame jums. Jei norite, kad jas paimtume atgal, tai kainuos papildomai (tuščias bėgiojimas). Dažniausiai klientai tiesiog išmeta jas arba pasildo. Naudokite stiprias dėžes, kad jos nesugriūtų po svorio.

Ar galima susiplanuoti maršrutą?

Taip, jei turite specifinių pageidavimų (pvz., važiuoti per tam tikrą miestą), galime, bet tai gali pailginti kelionę. Standartiškai važiuojame greičiausiu keliu per Olandiją arba Vokietiją, priklausomai nuo eismo. Pasiklausykite mūsų patarimo.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojų yra lietuviai, taigi kalbėtis galėsite be problemų. Jei atvyksta angliškai kalbantis vairuotojas (retas atvejis), mes įspėjame iš anksto. Bet dažniausiai tai mūsų patys žmonės, kurie dirba jau dešimtmetį.

Ar saugu duoti vairuotojui raktus nuo naujo biuro?

Geriau patys atidaryti biurą, kai vairuotojas atvyksta. Jei negalite būti ten, turite užtikrinti, kad kas nors kitas priims. Mes neprisiimame atsakomybės, jei duodate raktus ir kažkas dingsta (nors to niekas nepadarė). Geriau būti vietoje.

Ką daryti, jei kelyje įvyksta avarija?

Mes turime pagalbos paslaugą visoje Europoje. Vairuotojas skambina mums, mes siunčiame techninę pagalbą. Jūsų krovinys gali būti perkrautas į kitą mašiną, jei ši sugenda. Tai užtrunka, bet mes pasirūpiname, kad viskas pasiektų tikslą.

Ar reikia gerti vairuotojui kavą?

Nebūtina, bet labai malonu. Vairuotojai vertina, jei juos užduoda gera arbata arba pabučiuoju. Tai sukuria gerą nuotaiką, o geros nuotaikos vairuotojas dirba greičiau ir geriau. Smulkmenos lemia rezultatą.

Ar pervežate biurus iš Škotijos?

Taip, važiuojame į Glazgow, Edinburgą ir net toliau į šiaurę. Ten kiek brangiau dėl atstumo, bet greitas biuro kraustymasis iš UK mikroautobusų transportu įmanomas iš bet kurios Anglijos ar Škotijos vietos. Tiesa, reikia suprasti, kad kelias iš šiaurės trunka ilgiau.

Galutinis patarimas – kuo dažniau tikrinkite planą.

Galiausiai, svarbiausia yra ne rūpintis kiekviena smulkmena, o pasitikėti logistika. Esu matęs per šimtą sėkmingų perkėlimų ir tik vieną ar du, kai viskas nuėjo į šonus dėl kliento neatsargumo. Pasiruoškite dokumentus, uždarykite kompiuterius ir atsipalaiduokite – mes pasirūpinsime likusiu chaosu.

Išvada

Viskas su greitu biuro kraustymusi iš UK mikroautobusų transportu atrodo sudėtinga tik tol, kol nepradėsite veikti. Kai žinote, ką tikėtis ir ką reikia paruošti, tampa aišku, kad tai efektyviausias būdas perkelti verslą per jūrą. Nereikia bijoti muitinės ar kelių – svarbiausia turėti patikimą partnerį su patirtimi, kuris išsiveš jūsų „biuro chaosą“ be didesnių sužeidimų. Pasidarykite kavą ir laukite, kol vairuotojai atliks savo darbą.