Greitas biuro kraustymasis į Londoną efektyviai: patirtis be cukraus

Dirbu šioje srityje jau beveik dviem dešimtmetis ir, turiu prisipažinti, kaskart kai girdžiu frazę „reikia perkelti biurą“, man susisuka žarnos. O jei tas biuras yra kelios šimtadieniais toli, Londono miesto centre, tai tai – visai kitas lygmuo. Žmonės įsivaizduoja, kad greitas biuro kraustymasis į Londoną efektyviai vyksta taip: užsivedate katerį, per dvi valandas viskas pakuojama ir vairuotojas gudriai išvengia spūčių. Realybėje tai yra chaosas, kurio netoleruoja nė vienas vadovas, todėl tenka išrasti tūkstančius būdų, kaip taip efektyviai neprarasti proto. Ir tikrai, jei planuojate šią kelionę, būkite pasiruošę nenumatytumams, pradedant nuo pavojingų posūkių Anglijoje iki dėžių, kurios staiga pasidarė per sunkios.

Pasiruošimas ir dokumentacija (tame ir tas peilis)

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka greitas biuro kraustymasis į Londoną efektyviai?

Tai klausimas, kurį girdžiu dažniausiai. Paprastai sakau „penkios dienos“, nors tai netiesa. Paprastai trunka nuo planavimo momento iki galo porą savaičių, o pati kelionė – 2–3 dienas viena kryptimi. Viskas priklauso nuo to, ką vežate. Jei tai tik keli kompiuteriai ir kėdės, tai greitas biuro kraustymasis į Londoną efektyviai įmanomas per 48 valandas. Tačiau jei ten serveriai, seifai ir jautrios technologijos, pridėkite dar dieną tik dėl specialios pakavimo medžiagos. Ir dar nepamirškite, kad laikas pas mus ir pas juos skiriasi, tad jei vairuotojas pavėluoja valanda, Londone jau jūsų niekas nebelaukia.

Kokiuos dokumentus reikia paruošti iš karto?

Nepamirškite, kad po „Brexit“ viskas pasikeitė. Reikės transporto sutarties, krovinio sąrašo ( packing list), kuris turi būti nuspalvintas ir su svoriais, ir visų tų custom deklaracijų. Vieną kartą važiavome be vieno popieriaus angliškai ir sėdėjome pasienyje šešias valandas. Dabar viską vedu dviem kopijomis. Be to, jei vežate įrangą, kurios vertė didelė, gali tekti mokėti veryti (mokestį). Geriau viską patikrinti su savo buhalteriu prieš kelionę, o ne stovint prie sienos su tuščiais rankomis.

Ar reikia dėlės (Brevet) vairuotojui?

Taip, absoliučiai be to niekur neišvažiuosite. Turi būti kelionės įrašas. Vienas klientas man sakė, kad „vėluoja, galim be?“. Nebegalima. Jei sustabdys juos britų policija be to dokumento, masina pasigrąžins tuščia, o užklijuoti kvitus bus jūsų problema. Dabar tai elektroninė sistema, nebe popierius, todėl reikia tai užpildyti per „Eurocontrol“ sistemą. Geriau tai padaryti darbiniams laikais, o ne prieš pat patį kelionę, kitaip gali būti, kad sistema „užstrigs“.

Ar verti pasamdyti brokerį?

Jei esate ne tokie dideli, galit patys, bet patariu rasti žmogų. Tie britų muitininkai galvoja, kad visi turite narkotikus ar nelegalias cigaretes dėžėse (o kartais tikrai įdeda kažką ne to dėžėje). Tarkime, brokeris padeda su tais „Entry Summary Declarations“. Vieną kartą teko mums patiems aiškinti, kas yra „biuro baldai“, tai truko amžinai. Taigi, užsidėkite tą 100–200 eurų už brokerio paslaugas, tai padarys tą greitas biuro kraustymasis į Londoną efektyviai ne taip, kad jūsų vairuotojas verksteltų nuo streso.

Ką daryti su vertimais?

Visus dokumentus geresni turėti angliškai. Dėlės galiausiai irgi anglų kalba. Jei turite kokią nors sutartį ar techninę dokumentaciją, paverskite ją. Nereikia versti visko eiliuotai, pagrindiniai dalykai – ką vežate, kiek kainuoja, iš kur ir kur. Kai kurie mano kolegos rizikuoja ir verčia „Google“ vertėju, bet aš to nedaryčiau. Vienas klaidingas žodis ir jūsų krovinys gali būti užfiksuotas kaip pavojingas (angliškai – hazardous), o tada prasideda tikros naujosenos.

Logistika ir techninė pusė (ir kai kas visai ne taip)

Kada geriausia išvykti, kad būtų greitas biuro kraustymasis į Londoną efektyviai?

Idealiai – sekmadienį naktį arba anksti ryto pirmadienį, jei norite būti ten darbo laiku. Tačiau ten yra toks dalykas kaip „London Congestion Charge“ ir „ULEZ“ zoną. Jei įvažiuosite į centrą darbo dieną po septynių ryto, gausite baudą. Tad reikia suspėti iki septynių arba laukti po šešių vakaro. Viskas suskaičiuokite taip, kad vairuotojas neprarytų tos baudos (ji gana didelė). Geriausia planuoti atvykti antradienį ryte, kad poilsėtų nuo to važiavimo.

Ar sunku rasti vietą stovėjimai Londone?

Labai sunku. London centre be „Residential parking permit“ ar leidimo iš savivaldybės (council permission) nebus kur pastatyti sunkvežimį. Reikia prasimanyti vietos prieš porą savaičių ir kreiptis į „Tower Hamlets“ ar „Westminster“ tarybą. Jei nieko nepadarysite, masina bus atitraukta ant „paspirtuko“ (tokia šiukšliavežių machina) per valandą. Geriausia, jei jūsų naujasis biuras turi „loading bay“, tada jums didelė sėkmė. Kitu atveju, vairuotojas gali tiesiog numesti dėžes ant šaligatvio ir važiuoti ratu.

Ką daryti su serverine ir jautria įranga?

Tai man kelia didžiausią baimę. Jei ten yra duomenys, kurie „nera“ (negali dingti), juos reikia vežti specialia furgonu su pneumatine pakaba. Vibracija kelyje gali sugadinti diskus. Vieną kartą matęs, kaip klijavo atgal lenteles po to, kai furgonas užlipo ant kurio nors šaligatvio Londone. Geriau pasirūpinkite, kad vairuotojas nevažiuotų per tuos didžiulius „sleeping policemen“ (tai tokios didelės juostos greičio mažinimui), nešiodami serverius ant grindų.

Ar galima veži pavėsinį (prijungią masiną)?

Jei jums tenka daug daiktų, galvojate apie priekabą. Tačiau Didžiojoje Britanijoje griežtai reglamentuojama, kokių matmenų priekaba gali būti vilkjama be specialios licencijos. Be to, įvežti priekabą per kanalą (tunelį ar keltą) kartais brangiau nei papildomas furgonas. O vairuoti su priekaba per Londono miestą? Tai tikras šou. Geriau pasamdyti du mažesnius furgonus, nei vieną didelį su priekaba, kur taps užstrigęs prie pirmojo siaurojo posūkio.

Kas nutinka, jei įvyksta avarija?

Turi būti draudimas. Sako viskas paprasta, bet kai vairuotojas pataiko į gatvės ženklą Trafalgare (nebus, bet vaizduoju), prasideda varganas. Draudimo turi padengti ne tik furgoną, bet ir krovinį. Be to, reikalaujama „Carrier Liability“ draudimo. Būtinai patikrinkite, ar jis galioja Jungtinėje Karalystėje, nes kai kurie pigūs draudžia tik Europos žemyninę dalį.

Ką daryti su įranga, kurios reikia jungti iš karto?

Planuokite atvykti prieš dieną. Jei jums reikia, kad IT specialistai viską pajungtų rytoj, o jūs atkeliaujate vakare, neįvyks. Geriausia, kai vairuotojas atveža daiktus, jūs juos iškraunate, o IT komanda jau laukia. Aš mačiau situaciją, kai biuras stovėjo keturias dienas be interneto, nes serveris liko Lietuvoje. Na, tiksliau, lietuvoje jis nebuvo, tiesiog vairuotojo pasirinktas kelių variantas buvo blogesnis.

Ar brangu toks reisas?

Nebūtinai, jei planuojate. Tačiau „efektyviai“ reiškia ir greitai, o greitai kainuoja. Degalai Anglijoje brangesni, keltai brangesni (arba tunelio mokesčiai). Jei norite, kad greitas biuro kraustymasis į Londoną efektyviai įvyktų per dvi dienas, teks išleistos. Tačiau jei galite laukti, įdėti dalį dalykų į „grupinį“ krovinią (part load), galiu išeiti pigiau. Bet biuro baldus taip retai kada daryna, kasdien jums reikia dirbti.

Ką daryti su atliekomis prieš išvykstant?

Naudingosios medžiagos? Seni stalai? Geriau išmesti čia. Anglijos šiukšlių sistema ne itin palanki svetimšaliams, jei reikia numesti didelius daiktus. Turite turėti „waste transfer note“. Jei tiesiog paliksite senų biuro kėdžių ant gatvės prieš išvykstant, gausite baudą, kurią gausite iš Lietuvos (dabar viskas sujungta). O dar tas britų įstatymų „Duty of Care“ – jums atsakomybė, kur panaudojate tą šiukšlę.

Londono specifika (ir kokia ta jūra egzistuoja)

Ką daryti su darbuotojais? Jie važiuoja su masina?

Gali, bet turi turėti paso ar asmens kortelę. Po „Brexit“ pasienio patikros gali trukti ilgiau, jei jie nebus pasiruošę. Vieną kartą teks laukti valandą, kol vienas vadybininkas ieškojo savo dokumento, kurį, kaip paaiškino, paliko „kitoje kelionėje“. Be to, darbuotojams reikia atostogų arba komandiruotės užpildo. O jei jie važiuoja savo automobiliais? Tada jiems taip pat reikalingi „Green card“ draudimą ir specialūs ženkliukai ant mašinos (UK), kad nebūtų nubausti.

Ar sunku rasti vairuotoją, kuris nori važiuoti į Londoną?

Daugelis vairuotojų nemėgsta važiuoti ten. Kairysis eismo šonas siaubina, nors techniškai masina tokia pati. Be to, ten kietas eismo taisyklių režimas – užfotografavo greičio viršijimą? Bauda atkeliauja į Lietuvą po mėnesio. Tad tekdama mokėti papildomai vairuotojui, kad jis sutiktų važiuoti ten antrąkart. O tas M25 žiedas... ten tiesiog nuolatinė spūstis.

Kaip organizuoti pietus vairuotojui?

Jis negali tiesiog sustoti „prie pirmosios degalinės“, nes ten vieta kiekviena už 15 svarų. Geriau jam duoti pinigus ar korteles (fuel cards), kurios galioja ir JK (pvz., „Shell“ ar „Texaco“). Ir nepamirškite, kad jie ten turi atsipalaiduoti po 4,5 valandos vairavimo. Vienas mano vairuotojas sustojo prie „McDonald‘s“ ir užmiego, pradėjo gąsdinti, kad jį pagrobė. Gerai, kad pabudo.

Ar reikia susitarti dėl „Congestion Charge“ mokesčio?

Taip, tai būtina. Jei vairuotojas įvažiuoja į zoną be mokėjimo, gavęs kvitą (PCN) jį reikės apmokėti per 14 dienų, kitaip kaina padvigubėja. Dabar tai galima padaryti tiksliai numeriui online. Be to, jei vairuotojas nesuvokia angliškai, jis gali nepastebėti zenklų. Būtinai įsidėkite į galvą, kad ULEZ mokesčiai dabar aplinka didžiąją dalį Londono.

Ką daryti jei biure nėra lifto?

Tai košmaras. Aš vienas kartą dėjau 20 spintų į 4 aukštą per laiptus. Vairuotojai nėn kalbėjo su manimi savaitę. Londone daug senų pastatų, kur liftų nėra arba jie tokie maži, kad telpa tik du žmonės. Turite pasirūpinti nešikais (porters) vietiniais. Juos galima rasti per „Checkatrade“ ar panašias svetaines. Jei bandysite šturmuoti su lietuviais vairuotojais, nebaigsite iki nakties.

Ar verta rinktis keltą ar tunelį?

Tunelis „Eurotunnel“ greitesnis – per 35 minutes esate žemyne. Tačiau ten griežčiau reikalavimai dėl degalų (kažkais buvo, kad negalima daug degalų turėti bakelyje). Keltas „DFDS“ iš Dinglį ar „P&O“ iš Doverio ilgai trunka, tačiau galite pietauti ir atsipalaiduoti. Man asmeniškai patinka tunelis, jis mažiau priklauso nuo oro sąlygų (angliška orų sąlygos – chaosas), bet jei jūsų biuro perkėlimas vėluoja, keltas gali būti lankstesnis (paskutinis bilietas).

Ar sunku atlikti iškrovą centriniame Londone (pvz., Soho ar City)?

Ten absoliučiai negalima stovėti be leidimo. Net jei tik „penkių minučių“. „City of London“ policija labai greita. Turite sutarti su „Traffic Management“ kompanija, kuri atidarys „suspended parking bay“ taisykles. Jie uždaro vieną vietą maršrutinių autobusų stotelėje arba prieš gatvę, kad jūsų furgonas galėtų stovėti. Kainuoja brangiai, bet tai vienintelis būdas numesti dėžes legaliai.

Problemos (pavyzdžiai iš gyvenimo, kai viskas nuo kaulų)

Kas daryti jei dingus dėžė?

Tai buvo viena situacija – atvažiavome, pradėjome skaičiuoti, trūksta vienos didelės dėžės su svarbiaisiais popieriais. Viską sulaužėme, ieškojome – jokių. Pasirodo, ji palikta sandėlyje Lietuvoje, nes ant jos nebuvo lipdukas. Dabar visus dalykus žymiu spalvotais lipdukais su numeriais. Jei dingsta, turi draudimą, bet dokumentų vieneto draudimas neataugins. Būkite kaip aš – skaičiuokite dėžes tris kartus.

Ar galiu veži alkoholį biuro reikmenų?

Ribojimai griežti. Jeigu tai biuro dovanų dėžės (corporate gifts) su vynu, tai galima, bet reikia deklaruoti. Jei tai tiesiog jūsų asmeninė nuotaka, perveskite į kitą furgoną. Vienas klientas bandė pro šalį įvežti porą dešimčių butelių „pamėgtam klientui“, ir muitininkai viską sugriovė. Būkite sąžiningi deklaracijose (angliškai customs declaration), tai padarys viską greičiau.

Ką daryti jei technika sužudo kelyje?

Turi būti „breakdown cover“ visoje Europoje ir JK. Vieną kartą mums furgonas užgijo prie Anglijos pakrantės, nebeėsivažiavo į keltą. Teko šaukti vietinį gelbėtoją. Jei neturite draudimo, užvilkti furgoną kainuos tūkstančius. O tada dar dingsta laikas, ir tas jūsų greitas biuro kraustymasis į Londoną efektyviai tampa tiesiog brangiu sapnu.

Ar būna situacijų, kai negalima įvažiuoti į JK?

Taip, jei vairuotojas turi skyrybas arba buvo teistas (nors tai nebūtai kliūtis). Blogiausia, jei jis turi neteisėtų migrantų istoriją. Sistema „Check an HGV driver is allowed to drive in the UK“ dabar labai gera. Patikrinkite prieš kelionę, kitaip galiausiai jis bus pasuktas atgal iš Kento (Kent) uosto. O tuomet kur vesite tą krovinį?

Kaip susitvarkyti su telefonais ir internetu kol neįrengtas?

Biuras be interneto – ne biuras. Užtikrinkite mobiliuosius duomenis (roaming) arba pasiskolinkite „MiFi“ routerį iš vietinio tiekėjo. O jei darbiams reikalingi fiksuoti telefonai, tuos reikia užsakyti iš „BT“ ar „Virgin Media“ dar mėnesį prieš. Anglijos instaliacijos yra lėtos (lėtos kaip seno vėjo), tai tikrai ne į dieną.

Ar galima nuomasti kelią „Heavy Goods“ transportui?

London centre tam yra specialūs maršrutai. Negalite tiesiog brauti pro „Tower Bridge“, jei jis per sunkus arba aukštas. Yra aplikacijos (pvz., „Truckmate“), kurios rodo leistiną kelią. Vienas mūsų vairuotojas, matyt, norėjo pamatyti karalienę (ar ne, dabar karaliaus) ir užvažiavo į gatvę, kur buvo aukščio apribojimas. Buvo baisu. Nusižiūrėkite maršrutą prieš.

Kas daryti su pavojingomis medžiagomis (chemija, toneriai)?

Toneriai ir spausdintuvų kasetės yra pavojingos, jose yra pavojingų cheminių medžiagų. Jas turi būti pakuojamos į specialias dėžes su sandarikliais. Negalita jų mesti į bendrą krovinią. Buvau, kai vienas toneris išsiliet ant sofos, ir turėjome atmokėti už naują sofos (brangu) uždangalą. Būkite atsargūs su tais mažais buteliukais.

Finansai ir smulkmenos (kurios ilgai kankina)

Kaip mokėti už paslaugas?

Pinigų pervedimas į JK užtrunka ilgiau nei į ES. Dabar reikalingas „IBAN“ ir „SWIFT“, o bankai ima didelius mokesčius už tarptautinius pervedimus. Geriau susitarti dėl mokėjimo kortele (jei įmonė priima) arba naudoti „Wise“ (buvęs „TransferWise“). O jei reikia mokėti vairuotojui „grynuosius“ pinigus gatvėje, tada jūsų „greitas biuro kraustymasis į Londoną efektyviai" tampa kaip kokteilių baras.

Ar gauti PVM (VAT) grąžinimą iš JK?

Tai dabar sudėtingiau nei buvo anksčiau. Jei esate registruota JK PVS mokėtoja, galite taikyti atvirkštinį apmokestinimą (reverse charge). Jei ne, tada galvojant, kad mokate britų PVM (20%) iš savo kišenės. Geriau patikrinti su savo buhalteriu, ar verta kurti „branch“ (filialą) ten, kad nebūtų mokesčių. (Aš ne buhalteris, tiesiog matau, kad pinigai dingsta).

Ką daryti jei klientas atšaukia perkėlimą paskutinę minutę?

Tada jums reikės mokėti „cancellation fee“, nes mes jau esam pasamdę keltą, vairuotoją ir paskaičius kuro. Vieną kartą klientas pasakė „mes nebevažiuojame“, kai mes jau buvome prie tunelio. Buvau labai nuteistas. Tad sutartyje būtinai rašykite apie atšaukimo sąlygas.

Ar verta drausti atsakomybę?

Tiek jums, tiek klientui. „Goods in Transit“ draudimas apsaugo nuo pavojų kelyje. Bet jei dėžės stovi biure ir kažkas jas pavogia, draudimas nebegalioja. Reikalingas „All risk“. Ir dar, jei tarnautojai daužo daiktus kraunant (o jie daužia), turėtumėte turėti draudimą darbo vietoje. Sakyčiau, geriau perdrausti nei verkti paskui.

Kaip apskaičiuoti tūrį (kubus)?

Ne akiais. Naudokitės tokia formule: ilgis x plotis x aukštis = tūris. Bet žmonės visada klaidingai sako „tai tik keli stalai“. Vienas stalas gali užimti tiek pat vietos kaip 10 dėžių. Aš dažnai važiuoju pažiūrėti (eye survey), jei krovinys didelis. Jei negaliu važiuoti, prašau nuotraukų su matmenu. Tai padeda išvengti situacijos, kai dėžės netelpa ir tenka palikti gatvėje.

Ką daryti su el. parduotuvės grąžinimais (pavyzdžiui, if neperkam)?

Nesijungti prie to. Biuro perkėlimas – ne prekybos centras. Jei ten daiktų, kurius parduodate, tai jau neperkėlimas, o prekybos veikla, tai reikalauja kitos muitinės procedūros (Import VAT). Neįsivaizduoju, kodėl žmonės bando tai daryti pro šalį (be to, tai illegal, ar ne).

Ar reikia mokėti britų mokesčius už techniką?

Importo mokesčiai taikomi tik tada, kai krovinio vertė viršija 135 svarų (per siuntą). Biuro krovinys dažnai viršija tai. Reikės mokėti Import VAT ir galima Custom Duty. Kai kas bando sumažinti kainą deklaracijoje (underdeclare), bet tai rizikuota. Jei pagaus – bauda ir uždraustas vežti. Be to, jeigu perkėlate techniką, kuri jums priklauso ilgiau nei 12 mėnesių, galite kreiptis dėl „Transfer of Residence“ (Relief), bet tai netaikoma įmonėms (tik žmonėms). Gaila.

Ar sunku rasti „pavėsinį“ Londono pilyje?

Jei turite biurą sename name (pvz., „Shoreditch“ rajone), ten dažnai būna siauri laiptai. Greitas biuro kraustymasis į Londoną efektyviai tampa sunkiu jėgos pratimu. Reikalingi nešikai su „sacks barrows“ (tokia ratukais mašina). Negalima būti tingus. Aš vienas kartą bandžiau nešti „baldą“, kuris neįlįdo pro duris, tekoardy (gręžti) gatvę... ne, šipuolčiau, teko išmontuoti.

Ką daryti su vaizdo stebėjimo kameromis?

Jas reikia išjungti ir išmontuoti prieš išvykstant. Jei palikite įjungtas ir jos įrašys kažką nepriimtino kelyje, gali būti problemų. O jei perkėlinėjate sistemą, ten reikia IT specialisto, kuris išjungė tą „NVR“ įrenginį. Neleiskite vairuotojui roplinti tų kabelių (jis tiesiog nukirps juos).

Ar verta rūpintis „vanduo“ ir kava darbuotojams iš karto?

Taip, jei norite, kad jie dirbtų. Anglijoje vanduo iš čiaupo (tap water) geriamas, bet gero skonio nebūtinai (o Lietuvoje irgi kartais būna... na, nebegaliu). Užsakykite vandens talpyklų (water cooler) iš karto. Be to, „kettle“ (virintuvas) yra šventasis dalykas Britanijoje. Be kavos ar arbatos biuras nebebiuras. (Galiu pasakyti, kad be kavos darbuotojai streikuos greičiau nei bet ką).

Kodėl Anglijos policija taip griežta?

Jie tiesiog mėgsta tvarką. Jei furgonas įlipa ant „pavement“ (šaligatvio), jims iš karto skambina žmonės. Neraš tokios „požiūrio“ kaip pas mus, kad „važiuoju tiktai dešimčią metrų“. Ten nėra „dešimčios metrų“. Yra arba legalu, arba ne. Todėl viskas reikia planuoti kaip chirurginę operaciją.

Galų gale, kokia yra didžiausia klaida?

Nesuprasti, kad Londonas ne Lietuva. Ten viskas kainuoja daugiau, trunka ilgiau ir yra daugiau taisyklių. Jei tikėjatės, kad „kažkaip nusivilsi“, nesigauns. Planuokite geriau, turkite atsarginį planą, o greitas biuro kraustymasis į Londoną efektyviai gali būti net lengvas (ar bent ne taip baisus). Sėkmės ten, ten gražu, tik pasakykite savo vairuotojui, kad važinėtų saugiai.

Išvada

Tai, kas atrodo tiesiog perkėlimas, iš tikrųjų yra sudėtingas logistinis žaidimas, kur reikia suderinti tamsius ir šviesius dalykus. Su dvidešimt metų patirtimi galiu pasakyti, kad sėkmė priklauso ne nuo to, kiek brangų furgoną nuomojate, o nuo tų smulkių detalių – leidimų stovėti, dokumentų tvarkos ir vairuotojo humoro (jis būtinas). Greitas biuro kraustymasis į Londoną efektyviai įmanomas tik tada, kai nebijote klausti ir ruošiatis blogiausio scenarijaus. Niekada nepasitikėkite 100 proc., ir tada viskas gerai sueis.